3.

Analiza i proiectarea postului

Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

3. Analiza i proiectarea postului

Dac dorim s realizm o gestiune eficient a resurselor umane, s realizm examene

de selecie profesional eficiente sau o evaluare obiectiv a personalului existent i, eventual,
s reorganizam sistemul de retribuire, dac dorim s consiliem angajaii n drumul lor prin
diferite trepte ierarhice sau s consiliem echipa managerial n luarea unor decizii importante
privind viitorul firmei, trebuie ca la baza acestor aciuni s avem o analiz sistematic
efectuat la nivelul funciilor i posturilor.

3. 1. Definiii
Funcia /postul reprezint un grup de sarcini i responsabiliti pe care le are de
ndeplinit un angajat. Postul poate fi definit i ca un grup de poziii sau situaii identice n
privina sarcinilor lor principale sau un grup de poziii similare privind sarcinile i
ndatoririle (Peretti, 2001, pp. 50-51)
Analiza funciei /postului este o investigaie sistematic a sarcinilor pe care le are de
ndeplinit ocupantul unui post, a responsabilitilor acestuia i a caracteristicilor
profesionale i psihologice pe care trebuie s le aib ocupantul unui astfel de funcii /post.
Fia de descriere a funciei /postului este o descriere sintetic a sarcinilor, ndatoririlor
i responsabilitilor ocupantului unui post, descriere posibil n urma procesului de
analiz a funciei /postului. Ea este esenial: a) n definirea termenilor contractului de
angajare referindu-se foarte clar la caracteristicile definite n fia de descriere a postului
(angajare); b) n definirea rolurilor, sarcinilor i a responsabilitilor ntr-o instituie /firm
(organizare); c) n integrarea, instruirea iniial i continu a angajatului (formare); d) n
stabilirea criteriilor de promovare i dezvoltare profesional (dezvoltare); e) n evaluarea
randamentului activitii angajatului (evaluare); f) n stabilirea treptelor de retribuie n
funcie de ncrctura sarcinilor, calificare, responsabiliti etc. (salarizare); g) n
acordarea identificarea stimulentelor financiare, sociale sau simbolice (motivare) etc.
Fia exigenelor funciei /postului este o descriere sintetic a caracteristicilor
profesionale (nivel de studii, calificri, competene i experien profesional, etc.) i
psihologice (aptitudini, dominante ale personalitii, caracteristici cognitiv-intelectuale
etc.) pe care trebuie s le aib ocupantul unui post, descriere care rezult din procesul de
analiz a funciei /postului. Ea este esenial pentru procesul de recrutare i selecie
profesional i este util n evaluarea performanei i a potenialului de dezvoltare a
angajatului, n stabilirea filierelor de promovare etc.

3. 1. Metode i tehnici utilizate n analiza postului

Exist diferite metode i tehnici de analiz a postului: analiza documentelor, observarea,

autoevaluarea sau jurnalul, interviul, chestionarul de analiz a postului, chestionare
specializate, analiza incidentelor critice i procedeele grafice. Pentru a fi cuprinztoare,
analiza postului trebuie realizat prin mai multe metode; una singur poate duce la concluzii
pariale sau chiar eronate (Stanciu S., Ionescu M. 2003).

26 Copyright 2009 prof. dr. Ticu Constantin

tconst@uaic.ro
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

tefan Stanciu i Mihaela Ionescu (2003, p 165) realizeaz o prezentare sintetic a metodelor
folosite n analiza posturilor (adaptare dup Mathis, 1997, p. 62), metode prezentate n funcie
de persoanele implicate i analizate n funcie de condiiile specifice de aplicare a lor.

27
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

3. 3. Complexitatea postului. Factorul timp

Pe lng metodele variate de evaluare, exist o ntreag procesualitate pentru

realizarea analizei postului, cu numeroase etape i sub-etape. Analiza postului presupune
diverse proceduri de culegere a datelor i de analiz a acestora care se pot utiliza difereniat n
funcie de complexitatea i importana postului i de resursele de timp de care dispunem.
Atunci cnd este vorba de analiza unui post simplu (de exemplu: portar) att demersul
de culegere a datelor, ct i cel de analiz a acestora sunt relativ simple. n plus, miestria
profesional este puin solicitat, deoarece, dac utilizm corect metodologia de culegere a
datelor i respectm criteriile de analiz a acestora, realizarea descrierii unor astfel de posturi
este simpl, iar identificarea exigenelor postului este i ea uor de realizat. Altfel stau
lucrurile atunci cnd este vorba de o un post important, care presupune numeroase sarcini
non-rutiniere, luarea deciziei n situaii de ambiguitate, analiza unor situaii cu totul noi,
organizarea, supervizarea i evaluarea activitii unui numr mare de angajai etc. n acest caz
este vorba de aa numitele funcii de conducere, decizie i concepie, pentru care numele de
post poate fi inadecvat. Pentru astfel de post /funcie demersul de culegere a datelor este mult
mai dificil, sarcinile fiind mult mai individualizate dect la un post simplu, analiza datelor i
integrarea lor ntr-o fi de descriere a funciei i ntr-o fi a exigenelor funciei solicitnd
numeroase competenele profesionale i, prin urmare, i ceva experien. n astfel de situaii
sunt deosebit de utile informaiile furnizate de ocupanii unor astfel de posturi sau ai unor
posturi similare, mai ales dac aceste persoane pot fi evaluate ca avnd o nalt competen i
capacitatea de a analiza obiectiv propriul post i exigenele acestuia.
Pe lng factorul simplitatea complexitatea postului /funciei, n demersul de analiz
mai intervine i factorul timp: avem timpul necesar s realizm o analiz profesionist,
detaliata a postului /funciei, sau iminena unui examen de selecie profesional (de exemplu
pentru un post de director de marketing) nu ne d rgazul realizrii complete a acestui demers?
n funcie de cei doi factori demersul de analiz poate fi organizat difereniat, conform
schemei de mai jos.
Avem timpul
necesar (cel puin
o sptmn) ?

Este vorba de un post Este vorba de un post

cu funcii de decizie cu funcii de decizie
sau concepie? DA NU sau concepie?

DA NU DA NU

Utilizare: Utilizare: Utilizare: Utilizare:

1. Observaie liber 1. Observaie liber 1. Chestionare de 1. Chestionare de
2. Observaie 2. Observaie autodescriere autodescriere
sistematizat sistematizat 2. Chestionare de 2. Chestionare de
3. Chestionare de 3. Chestionare de heterodescriere (ef, heterodescriere
autodescriere autodescriere colaboratori, (ef, colaboratori,
4. Chestionar de 4. Chestionar de subalterni) subalterni)
heterodescriere heterodescriere (ef, 3. Interviu cu ocupani 3. Analiza altor
5. Analiza preliminar colaboratori, ai postului surse
a datelor subalterni) 4. Interviu cu teri 4. Sinteza
6. Analiza altor surse 5. Analiza altor surse 5. Analiza altor surse
7. Interviu cu teri 6. Interviu cu ocupani 6. Sinteza
8. Interviu cu ocupani ai postului
ai postului 7. Sinteza
9. Sinteza

Figura 3.1. Strategii de analiz a postului (n funcie de timp i importana postului)

28
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

Schema de mai sus pornete de la premisa c putem contacta i implica n demersul de

analiz pe ocupani actuali ai postului /funciei. Aa cum vom detalia n continuare,
chestionarele de auto-descriere trebuie completate de ocupanii actuali ai unor posturi identice
sau similare iar chestionarele de hetero-descriere trebuie completate cu referire la ocupani
actuali ai unor posturi identice sau similare.

3. 3. Etapele procesului de analiz

n continuare vom prezenta demersul de analiz a postului /funciei pornind de la

premisa existenei acestor ocupani actuali ai unor posturi identice sau similare n firma/
instituia analizat. n finalul capitolului vom reveni cu descrierea aceluiai demers, n situaia
n care astfel de persoane nu exist n firma /instituia noastr (nu exist astfel de posturi).

3. 3. 1. Analiza nesistematic a postului/funciei

Dac trebuie s realizm un examen de selecie profesional i suntem sub presiunea

timpului, putem face o prim culegere de date cu ajutorului unui ghid de interviu semi-
structurat i al unor chestionare de descriere a postului /funciei, consultnd n acelai timp i
fie anterioare de descriere a funciei /postului respectiv. Principalele surse de informaii
pentru aceast prim culegere de date pot fi:
o Ocupantul actual al postului sau ocupanii actuali ai unor posturi similare. Acestea
sunt persoanele care pot oferi descrierea cea mai pertinent a caracteristicilor postului i a
exigenelor acestuia. Este nevoie de o anumit pruden n interpretarea datelor.
Persoanele intervievate au tendina de a exagera volumul de munc prestat sau importana
anumitor caliti psihologice sau a unor competene pe care le consider valorizante.
Exist i cteva modaliti de contracarare a acestor tendine, reprezentate de :
9 utilizarea unor criterii de ierarhizare a competenelor sau abilitilor descrise;
9 solicitarea de a numi competene, abiliti, caracteristici psihologice pe care nu le
deine ocupantul actual, dar care ar fi utile pentru ocupantul unei astfel de post;
9 intervievarea unor persoane care nu au interes s exagereze sau s prezinte funcia
respectiv ntr-o anumit lumin;
9 verificarea evalurilor cu ajutorul informaiilor similare obinute de la colegi sau
superiori (persoanele plasate pe treapta ierarhic imediat superioar).
o Colegii i superiorii - informaiile obinute de la aceste surse, mai ales folosite n
combinaie cu informaiile obinute de la prima categorie (ocupanii actuali), asigur i
controleaz obiectivitatea primelor i aduc noi informaii, de aceast dat privite din
perspectiva relaiilor de comunicare /colaborare pe orizontal i vertical ntre posturi
plasate pe acelai nivel ierarhic sau ntre posturi plasate pe niveluri ierarhice diferite.
i n acest caz pot exista tendine subiective fie de a minimaliza importana, atribuiile sau
exigenele unui post, fie de a le exagera. Trebuie sesizat o astfel de intenie i analizate
informaiile prin prisma acestei posibiliti. Pe de alt parte, fiecare dintre aceste persoane
descrie postul analizat doar din perspectiva relaiei pe care o are cu acel post (formal i
informal), informaiile astfel obinute putnd fi utilizate ca definitorii, eseniale doar dac
ntrunesc consensul (sunt descrise de toi cei intervievai) sau dac coincid i cu descrierile
ocupanilor unui astfel de post /ai unor posturi similare. Altfel, informaiile obinute de la
tere persoane pot fi utilizate doar ca informaii suplimentare, complementare, pentru
descrierea funciei /postului respectiv.

29
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

o Colaboratorii aceast categorie nu se refer la colaboratorii de pe aceleai niveluri

ierarhice (colegii), ci la ceilali colaboratori din interiorul firmei sau din exteriorul
acesteia. De exemplu, un ef al Departamentului de Marketing are relaii directe n
interiorul firmei att cu departamentul R&D1, cu departamentul de Aprovizionare i
desfacere, ct i cu departamentele de Producie, Financiar etc. n acelai timp, el
poate avea relaii permanente cu colaboratori externi: clienii sau beneficiarii cei mai
importani ai firmei, reprezentanii comunitii locale (n probleme de sponsorizare sau de
conflicte legate de protecia mediului), cu reprezentanii mass-media. Cel puin unele
dintre aceste relaii trebuie explorate pentru c, de exemplu, lipsa unor aptitudini de
negociere sau a unor abiliti n reprezentarea imaginii firmei n exterior poate afecta
relaiile firmei cu mediul socio-economic n care i desfoar activitatea.
i n acest caz, descrierile aptitudinilor i ale competenelor necesare pentru ocupantul
unui astfel de post se fac unilateral, din perspectiva poziiei pe care se plaseaz cel care
face evaluarea. Aceste date vor fi complementare celor care vor constitui indicatorii
principali ai exigenelor postului..
o Fiele anterioare ale descrierii funciei i a exigenelor /specificaiilor acesteia. O alt
surs de informaii o pot constitui descrierile anterioare ale postului /funciei respective.
Acestea pot fi valoroase dar, n primul rnd, trebuie verificat procedura prin care s-a
realizat descrierea funciei respective i cum au fost evaluate exigenele profesionale i
psihologice corespunztoare acesteia (cerine psihologice, pregtire, competene, abiliti
etc.), dac aceasta s-a realizat pe baza unei metodologii ct de ct obiective sau exprim
mai degrab dorinele sau viziunea celui care a imaginat postul /funcia respectiv. n al
doilea rnd trebuie verificat dac, din momentul n care a fost descris, funcia respectiv
a evoluat, acumulnd noi responsabiliti sau delegnd responsabiliti altor posturi, dac
nu a suferit mutaii majore. n acest din urm caz se impune ca necesar o nou analiz a
funciei respective, pentru a fi n acord cu noua realitate.

3. 3. 2. Analiza sistematic a postului/funciei

Dac avem timpul necesar pentru realizarea n bune condiii a procesului de analiz a
postului /funciei, se recomand utilizarea acelorai instrumente, dar i a altora, de aceast
dat folosite n cadrul unui demers unitar i complet. Procesul de analiz a postului /funciei
cuprinde urmtoarele etape:
1. Observaia liber
2. Observaia sistematizat
3. Investigaia pe baz de chestionar (autodescriere i heterodescriere)
4. Analiza preliminar a datelor
5. Analiza altor surse (fie anterioare de descriere a funciei /monografii profesionale etc.)
6. Interviu cu ocupantul funciei
7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori)
8. Sinteza: Fia de descriere a caracteristicilor postului i Fia de descriere a
exigenelor postului.

1
Department R&D (Research and Development) (Engl.) - Departamentul de Cercetare i Dezvoltare unitate
semiautonom n cadrul firmei, care are drept scop inovarea, gsirea de soluii tehnice, economice sau
organizatorice fie pe linia crerii de noi produse /servicii sau a mbuntirii continue a celor existente, fie pe
linia optimizrii produciei, inovaiilor tehnologice pentru reducerea costurilor de producie.

30
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

1. Observaia liber (nestructurat). Dup contactarea persoanei care ocup o funcie /post pe
care dorim s-l analizm, dup explicarea a ceea ce intenionm s facem i primirea
acceptului de participare din partea acesteia, prima etap propriu-zis de analiz a unei funcii
este cea de observaie liber. Aceasta presupune urmrirea persoanei pe parcursul unei zile
de lucru i notarea principalelor activiti i sub-activiti pe care le realizeaz. n aceast
etap se pot pune i ntrebri de clarificare referitoare la natura activitii (de exemplu, dac
ocupantul postului redacteaz anumite materiale, analistul va trebui s afle despre ce este
vorba, ce fel de raport este, dac face aceasta n fiecare zi sau periodic, cui i este adresat etc.).
Etapa de observare liber permite analistului familiarizarea cu specificul funciei analizate i
identificarea principalelor activiti i sub-activiti care vor intra n componena grilei de
observaie, care se va utiliza n urmtoarea etap.
n funcie de specificul funciei, att aceast etap (observaie liber), ct i cea care
urmeaz (observaie sistematic) se pot realiza pe eantioane scurte de timp (de exemplu cte
jumtate de or de observaie atent la fiecare o or i jumtate) pentru posturile care
presupun sarcini repetitive (strungar, magazioner, operator computer, centralist etc.) sau pe
eantioane sptmnale (de exemplu realizarea unei grile de observaie coninnd cte dou
ore i jumtate de urmrire zilnic a ocupantului funciei, intervale de timp plasate aleator sau
sistematic n fiecare zi, pe parcursul a ase zile lucrtoare) pentru funciile care presupun
sarcini de conducere, decizie i concepie (inspector de teren, responsabil regional de vnzri,
director de marketing etc.). Deci, varianta simpl ar fi aceea a urmririi ocupantului funciei
/postului analizat n cteva reprize pe durata unei zile de lucru, pentru identificarea celor mai
importante activiti i sub-activiti. Varianta complex ar fi urmrirea ocupantului unei
funcii pe parcursul mai multor zile i identificarea unor dominante ale activitii care, n a
doua etap, vor fi analizate n mod sistematic ntr-un interval de timp de cteva zile.

2. Observaia sistematizat (structurat). Avnd deja o imagine asupra principalelor

caracteristici ale postului /funciei analizate i avnd construit grila de observaie (un cap de
tabel sistematiznd pe orizontal activiti i sub-activiti, iar pe vertical intervalele orare ale
unei zile de lucru) putem trece la urmrirea sistematic a activitii ocupantului postului
/funciei. Pentru aceasta stabilim eantioane de timp precis delimitate n care se va realiza
observaia sistematic i pe care trebuie s le respectm n mod strict (jumti de or sau ore
pe parcursul unui zile - pentru posturile cu sarcini repetitive sau ore pe parcursul mai multor
zile pentru funciile cu sarcini de conducere, decizie i concepie).
Observaia sistematic se realizeaz cu ajutorul unui cronometru (este de preferat unul
electronic, silenios), notnd n grila de observaie, n dreptul fiecrei sub-activiti, n
intervalul orar n care se face observaia, numrul de minute n care ocupantul postului
persist ntr-o activitate /sarcin. Valorile mai mici de un minut nu se noteaz. O variant mai
grosier este aceea n care, cu ajutorul unui ceas simplu, se nregistreaz scurgerea fiecrei
uniti de 5 minute i se noteaz /simbolizeaz acestea durat n grila de observaie, la
intersecia dintre sub-activitate i intervalul orar n care se face observaia.
Dup realizarea observaiei sistematice i nregistrarea tuturor timpilor n dreptul
activitilor corespunztoare, se fac calculele necesare pentru identificarea numrului de
minute /ore alocate fiecrei activiti i sub-activiti. Cu aceast ocazie se realizeaz i o
verificare a corectitudinii notrii timpilor (de exemplu, suma tuturor intervalelor de timp
rezultate nu trebuie s depeasc 4 ore pentru observaia sistematic realizat pe eantioane
de jumti de or, pe parcursul unei zile).
Urmnd aceste proceduri de analiz, pn n acest moment avem o imagine destul de
clar a sarcinilor specifice postului /funciei analizate, a modului n care sunt ele realizate, a
intervalelor de timp acordate fiecrei sarcini etc. Putem deja s identificm i care ar trebui s
fie exigenele postului, adic nivelul de studii, competene specifice, caliti psihologice etc.

31
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

Dac din aceast ultim categorie apar concluzii care ni se par evidente este bine s le notm,
subliniind competena sau trstura psihologic respectiv (abiliti de utilizare a
computerului cunoaterea unei limbi strine). Ne putem rezuma la cteva astfel de
intuiii, pentru c nu avem nc toate datele i putem cdea n greeala de a trage concluzii
premature. Dac mai sunt i alte elemente care ni se par a fi credibile, putem s le notm
adugnd un semnul ntrebrii, acestea fiind abiliti, competene sau trsturi a cror
importan trebuie s o verificm pe parcursul analizei (rezisten la stres?; abiliti de
negociere?).
Exist i situaii n care metoda observaiei nu se poate aplica. Posturile care presupun
predominat activitate de monitorizare a unor indicatori (supraveghere trafic feroviar,
monitorizare procese chimice etc.) sau realizarea de sarcini mediate de computer (realizare de
soft, documentare, tehnoredactare, etc.) nu pot fi analizate prin metoda observaiei.

3. Investigaie pe baz de chestionar (autodescriere i heterodescriere). Etapa a treia const

n completarea de ctre ocupantul postului /funciei analizate a unui chestionar special
(exemplu n anexa la acest curs), n care sunt solicitate:
a) elementele legate de identificarea postului /funciei - nume, secia /departamentul,
instituia;
b) sarcinile postului /funciei - descrierea obiectivului postului /funciei, a principalelor
sarcini - subuniti de activitate i a manierei de execuie a acestora;
c) evaluarea timpului afectat fiecrei activiti /sarcini - n minute /ore /procente;
d) descrierea altor caracteristici ale postului /funciei - evaluarea randamentului, eficienei
activitii; calificarea cerut; responsabilitile specifice postului analizat;
e) evaluarea exigenelor profesionale i psihologice solicitate - n termeni de studii,
calificare, abiliti, competene, experien i caracteristici psihologice;
f) descrierea relaiilor de colaborare i subordonare;
g) alte elemente importante pentru descrierea postului.

Un chestionar similar cu cel completat de ocupantul postului este nmnat spre completare
unor teri (efi, colegi, colaboratori, subalterni), cu solicitarea ca, referindu-se la postul
respectiv (i nu la ocupantul actual), s l analizeze i s l descrie din perspectiva poziiei i
relaiei pe care le au cu postul respectiv.
Dac etapele de observaie au permis identificarea i descrierea principalelor caracteristici ale
postului din perspectiva unui observator exterior, chestionarul completat de ctre ocupantul
postului ne va oferi o imagine din interior, n mare msur personalizat (ocupantul postului
avnd tendina s se raporteze pe sine ca reper, etalon n descrierea unui astfel de post
/funcie). Chestionarele completate de ctre teri ne vor oferi percepii cumva complementare,
fiecare dintre participani descriind postul i caracteristicile ocupantului unui astfel de post
/funcie, din perspectiva relaiei pe care o are cu postul respectiv. De exemplu, referindu-se la
competene sau la caracteristicile psihologice ale ocupantului unui astfel de post, efii vor fi
mai tentai s se raporteze n termeni de eficien, promptitudine, seriozitate, colegii n
termeni de sociabilitate, colaborare, negociere, n timp de subordonaii n termeni de
imparialitate, nelegere simul umorului. Cu att mai preioase sunt acordurile dintre
cele patru categorii de descrieri (ocupantul postului, efi, colegi, subalterni), aceast situaie
ducnd la izolarea dimensiunii /dimensiunilor respective ca fiind esenial n descrierea
postului sau a exigenelor acestuia.

4. Analiza preliminar a datelor. Acum este momentul pentru realizarea unei prime schie a
descrierii postului i a unei prime evaluri a exigenelor acestuia. Aceast analiz primar este
necesar din mai multe motive. n primul rnd trebuie s sistematizm datele colectate pn

32
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

n acest moment, volumul de date prea mare putnd s afecteze sistematizarea lor. n al doilea
rnd trebuie s ne facem o imagine preliminar asupra caracteristicilor postului /funciei
deoarece urmeaz o etap de analiz a altor surse (fie anterioare de descriere a postului,
profesiograme, monografii profesionale) care ne-ar putea influena n mod decisiv,
structurndu-ne informaii pe modele deja formulate (altfel spus, oferindu-ne modele de
descriere coerente dar imprecise care ar putea fi percepute ca fiind i complete, considernd c
datele noastre se potrivesc celor deja descrise). n al treilea rnd, trebuie s identificm
lacunele i contradiciile dintre: a) descrierea postului aa cum a fost obinut de noi prin
observaie; b) descrierea aceluiai post din perspectiva unui ocupant al postului; c) descrierea
aceluiai post din perspectiva unor teri. Contradiciile rezultate n urma acestor analize vor
trebui formulate n ntrebri indirecte i introduse n ghidul de interviu adresat ocupantului
postului i, dac este cazul, n ghidul de interviu adresat terilor, acestea fiind ultimele etape n
care mai putem verifica acurateea datelor nainte de redactarea fielor finale.

5. Analiza altor surse (fie anterioare de descriere a funciei /monografii profesionale etc.).
Dac exist astfel de surse de informaii este util consultarea lor n acest moment, deoarece
ele ne pot oferi informaii preioase privind lacunele din modul n care am cules noi datele,
dimensiuni sau aspecte ale postului la care nu ne-am gndit.
Aceast categorie de date nu trebuie s ne serveasc drept modele (de preluat/ copiat) de
structurare a informaiilor pe care le-am colectat pn n acest moment. Nu trebuie uitat faptul
c, de cele mai multe ori, fiele anterioare de descriere a postului au fost redactate fr nici o
baz empiric, de cercetare concret, de ctre cineva care i-a imaginat ce ar trebui s fac
ocupantul unui astfel de post i ce caliti ar trebui s aib persoana respectiv. Chiar i atunci
cnd ele au fost realizate ntr-un mod profesionist, o dat cu trecerea timpului cele mai multe
posturi /funcii evolueaz, se modific prelund noi sarcini i responsabiliti sau delegnd din
vechile sarcini i responsabiliti.
Analiza altor surse va fi un prilej de reflexie asupra concordanei sau neconcordanei dintre
datele noastre i cele identificate n aceste surse (fr a le acorda acestora din urm mai mult
credit) i de identificare a unor posibile scpri, lacune ale modului n care am colectat datele,
lacune care trebuie clarificate n etapa de interviu.

6. Interviu cu ocupantul funciei. Aceasta este etapa n care pe baza unui ghid de interviu i
a unui set de ntrebri suplimentare, rezultate ale etapelor 5 i 6 (Analiza primar a datelor i
Analiza altor surse), analistul mai poate s solicite informaii din partea ocupantului unui
astfel de post cu privire la caracteristicile postului respectiv i la exigenele pe care trebuie s
le ndeplineasc ocupantul postului. Durata interviului poate s fie foarte scurt (dac datele
provenite din diferitele surse utilizate sunt concordante) sau mai lung, dac exist numeroase
contradicii sau lacune n datele colectate.

7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori). Dac se consider necesar, mai ales
dac este vorba de analiza unei funcii foarte importante (funcie de conducere, decizie sau
concepie), se pot solicita interviuri persoanelor deja investigate (n special efi i colegi ai
actualului ocupant al postului) pentru clarificarea unor aspecte contradictorii sau pentru
completarea unor informaii. De asemenea, pot fi contactate alte persoane, de exemplu viitorii
efi ai persoanei care va ocupa funcia respectiv, n situaia n care aceast funcie este
vacant sau n situaia n care aceast funcie tocmai va fi creat ntr-o firm sau instituie.
Aceste persoane pot preciza aspecte ce in de viitoarele sarcini, de competenele ateptate sau
de caracteristicile psihologice dorite de la viitorul ocupant al postului.

33
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

8. Sinteza: Concluziile rezultate din analiza datelor colectate i sistematizate pn n acest

moment Fia de descriere a caracteristicilor postului i Fia de descriere a exigenelor
postului.
Fia de descriere a caracteristicilor postului va conine sinteza acelor date care vor permite
descrierea sintetic i exact a postului analizat: a) date de identificare a postului; b)
obiectivul postului; c) rezumatul postului (descrierea elementelor definitorii ale postului
/funciei); d) descrierea sarcinilor specifice postului i a duratei acestora; e) responsabilitile
postului; f) relaiile verticale i orizontale; g) condiiile de igien i securitate a muncii; alte
date specifice.
Aa cum am mai precizat, Fia de descriere a postului este deosebit de util la
definirea termenilor contractului de angajare referindu-se foarte clar la caracteristicile
definite n aceast fi, este esenial n definirea rolurilor i a responsabilitilor ntr-o
instituie /firm (organizare), n instruirea iniial a angajatului (formare) i n stabilirea
criteriilor de promovare (dezvoltare), n evaluarea randamentului activitii sale (evaluare), n
stabilirea treptelor de retribuie n funcie de ncrctura sarcinilor, calificare, responsabiliti
etc. (salarizare) sau n acordare de stimulente financiare sau recunoateri (motivare) etc.
Fia de descriere a exigenelor postului trebuie s conin descrierea sintetic a exigenelor
profesionale i psihologice pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul postului: a) date de
identificare a postului; b) descrierea exigenelor (n termeni de instrucie /studii necesare;
aptitudini, abiliti, competene; exigene fizice, neurofiziologie i psihologice); c) evaluarea
importanei factorilor (note de la 1 la 5).
Aa cum am mai precizat Fia exigenelor postului ar trebui s fie instrumentul care st la
baza demersurilor de selecie profesional sau de evaluare profesional. Ea reprezint singurul
act cu caracter de mai mare obiectivitate care ne poate ghida n procesul de selectare a
candidailor pentru postul respectiv sau de alegere a instrumentelor psihologice utilizate n
evaluarea psihologic a candidailor. Ea este util i n evaluarea performanei i a
potenialului personal, n stabilirea filierelor de promovare etc.

3. 4. Analiza postului /funciei n absena unor posturi /funcii similare

Aceasta ar presupune crearea de noi posturi sau funcii i se recomand a fi realizat

n cel puin dou etape:
a) analiza preliminar a datelor moment n care se realizeaz o prim culegere de date i o
prim descriere a postului /funciei respective
b) analiza final a datelor cnd, dup un interval de timp de la prima descriere i de la
ncadrarea unei persoane pe postul respectiv, se aplic procedurile prezentate mai sus,
pentru a realiza o analiz i descriere a postului /funciei deja stabilizate, dup fluctuaiile
inerente n definirea responsabilitilor din primele luni de activitate.
Pentru o prim etap, de culegere primar a datelor, am putea adopta dou strategii
pentru a face fa unei astfel de situaii. Prima s-ar baza pe transferul de caracteristici ale
postului i ale exigenelor postului de la alte posturi /funcii nrudite sau similare. Cea de a
doua strategie s-ar baza pe descrierea prospectiv a postului /funciei respective.
Transferul de caracteristici se poate realiza pornind de la posturi nrudite sau
similare celui pe care l vizm noi. Pentru aceasta trebuie s identificm astfel de posturi, s
evalum dac analiza i descrierea lor a fost fcut profesionist i s extragem acele
caracteristici care par s se potriveasc cu postul /funcia vizat de noi. Este o modalitate
aproximativ i neprofesionist de a realiza o descriere a postului i se recomand folosirea ei
doar pentru situaiile de urgen (presiunea timpului), cu condiia revenirii, dup un interval de
timp, cu proceduri sistematice de analiz i descriere a postului /funciei respective.

34
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

Descrierea prospectiv a postului /funciei se poate realiza prin adaptarea

chestionarului de descriere a postului /funciei pentru teri (efi, colaboratori, subalterni) i a
ghidului de interviu pentru teri la situaia de a anticipa i descrie sarcinile,
responsabilitile, calificarea i experiena, caracteristicile psihologice solicitate etc. pentru un
viitor post /o viitoare funcie. Aceast evaluare se poate face de ctre viitorii efi, colegi,
colaboratori al ocupantului unui astfel de post. Este o modalitate dificil de a sistematiza
informaii relevante, dar este singura modalitate care ne permite proiectarea unui post,
adaptate prezentului, anticipnd viitorul, fr a mai fi condiionat de vechile moduri de
definire, de organizare sau de funcionare a unui astfel de post /funcii.
Aa cum am menionat, dup un interval de timp de la prima descriere i de la
ncadrarea unei persoane pe postul respectiv (6 12 luni), este necesar reluarea demersurilor
de analiz a postului utiliznd procedurile descrise n prima etap (Analiza sistematic a
postului/funciei), miznd pe faptul c sarcinile i solicitrile specifice postului sunt deja uor
de definit, stabilizate dup fluctuaiile din primele luni de activitate.

3. 5. Concluzii

Schemele prezentate mai sus nu trebuie nelese ca limitative, ci doar orientative. Mai
trebuie s inem cont de faptul c posturile au grade diferite de complexitate i, n strns
dependen de aceasta, grade diferite de unicitate. De regul, posturile simple, de execuie,
(care presupun o pregtire profesional de nivel gimnazial sau mediu i care nu au putere de
conducere i decizie) sunt mai puin complexe i relativ de asemntoare. n schimb posturile
complexe, cele de decizie, conducere i concepie, presupun o pregtire profesional
superioar i difer mult de la o firm la alt. De exemplu, un post de portar poate avea
aceleai atribuii i responsabiliti la o firm de producie (fibre sintetice) i la o firm de
creaie publicitar. n schimb, un director de marketing de la o firm de producie n mod cert
va avea atribuii i responsabiliti diferite de omologul lui de la firma de creaie publicitar.
Datorit acestui caracter, dac pentru posturile simple se recomand analiza dup
proceduri prezentate mai sus a mai multor posturi similare i sinteza acestor descrieri n fie
de descriere a postului i fie ale exigenelor postului integratoare, pentru funciile complexe
acest lucru nu mai este nici posibil (datorit absenei unor posturi similare n aceeai firm i
diferenelor destul de mari dintre diferite firme) i nici recomandabil.
Vom reveni cu descrierea altor proceduri de identificare a exigenelor psihologice
corespunztoare un posturi complexe n prelegerea 4 (Procesul de selecie profesional).

ACTIVITATE PRACTIC

Utiliznd fia de descriere a postului de pe pagina urmtoare, realizai o procedur de

analiz a unui post multiplu. Pentru aceasta identificai un post pentru care avei acces la
cel puin 10 persoane care ndeplinesc exact aceleai sarcini (estoare, telefoniste, ageni
de vnzri, casieri magazin etc.), aplicai chestionarul asistnd persoana intervievat i
sintetizai rspunsurile obinute ntr-o descriere a postului de maximum o pagin.

NTREBRI

1. Care sunt principalele etape ale procedurii de analiz a succesiunilor logice de munc?
2. Care sunt principalele etape ale procedurii analizei sistematice a postului /funciei?
3. Care sunt persoanele care trebuie s completeze chestionarul de evaluare a postului?
4. Ce este o Fi de descriere a postului? Ce este o Fi de descriere a exigenelor
postului?
5. Cum se poate realiza Descrierea prospectiv a postului /funciei?
35
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

2. 5. Caseta metodologic

Chestionar de descriere a postului /funciei

Ocupantul postului

A. Identificarea postului /funciei

1. Titlul postului __________________________ 3. Serviciul /biroul

2. Alte denumiri ale postului _________________ 4. Titlul efului direct

B. Sarcinile postului /funciei

Descriei pe scurt obiectivul postului, principalele sarcini (activiti principale) i maniera de execuie a acestora.

Obiectivul /scopul postului __________________________________________________________________________

(Care este raiunea lui de a fi, __________________________________________________________________________
pentru rezolvarea cror probleme __________________________________________________________________________
a fost creat?)

Sarcinile principale (activiti principale) i modul de realizare a lor:

Sarcini Mod de realizare /execuie

______________________________________________________
1. ______________________________________________________

______________________________________________________
______________________________________________________
2.

______________________________________________________
3. ______________________________________________________

______________________________________________________
4. ______________________________________________________

______________________________________________________
5. ______________________________________________________

6. ______________________________________________________
______________________________________________________

C. Timpul de execuie a sarcinilor postului /funciei

Enumerai principalele sarcini i intervalul de timp pe care trebuie s l consacrai acestora.

a) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
b) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
c) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
d) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
e) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi
f) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi

Alte precizri:

36
 3. Analiza i proiectarea postului
Conf. dr. Ticu CONSTANTIN

1. Cum este msurat randamentul n munc, eficiena activitii postului /funciei ? Care sunt efectele vizibile prin
care se poate deduce c sarcinile specifice postului au fost bine realizate ?____________________________________________

2. Care este calificarea cerut pentru a asigura un bun randament n aceast sarcin ?
nivelul de studii : ________________________ specializarea _______________________________________
alte calificri /diplome /atestri necesare:

2. Care sunt responsabilitile specifice acestui post i care este importana lor ?
Descriei n termeni de responsabiliti care pot atrage sanciuni de retrogradare, sanciuni materiale, financiare sau juridice
dac nu sunt ndeplinite (a rspunde de realizarea /buna execuie a anumitor activiti de supraveghereaetc.).
RASPUNDE DE

E. Exigenele postului

1. Ce abiliti practice /competene profesionale sunt necesare pentru

postul /funcia descris ? 2. Care sunt nsuirile psihologice necesare
a) Alegei 7 abiliti din lista de mai jos (marcai un x n ptratul din faa lor) pentru postul /funcia descris ?
b) Facei o ierarhie cu cele 7 abiliti alese n prima etap. Pe liniua din faa a) Alegei 7 caracteristici din lista de mai jos
fiecrei din cele 7 abiliti alese (__ ), notai cu 1 pe cea mai important, cu 2 pe (marcai un x n ptratul din faa lor)
cea aflat pe locul doi ca importan, cu 7 cea aflat pe locul 7 ca importan. b) Facei o ierarhie (dup acelai model).
___ndrzne ___provocator
___altruist ___operativ
___a reaciona cu promptitudine ___ a fi ntotdeauna punctual
___ambiios ___obiectiv
___a se adapta rapid la noi situaii ___ a fi non-conflictual, pacifist
___atrgtor ___cooperant
___a rezista la efort susinut ___a fi loial fa efi
___autoritar ___cu imaginaie
___a rezista la presiuni /stres psihologic ___a avea respect fa de petent /public
___calm ___cu iniiativ
___ confidenialitate
___energic ___respectuos
___a avea tact in abordarea problemelor
___a avea o prezen agreabil ___a selecta rapid i eficient informaiile
___entuziast ___comunicativ
___a dovedi spirit de observaie ___a memora rapid i durabil
___flexibil ___constant
___a avea sim practic ___a analiza rapid informaiilor
___ncpnat ___prudent
___a avea rapiditate n luarea deciziilor ___a avea capacitate de sintez
___inteligent ___adaptabil
___a nu lua decizii pripite ___a manifesta flexibilitate n gndire
___implicat ___deschis spre dialog
___a avea prezen de spirit ___a avea raionament logic, matematic
___rezervat ___metodic
___a fi pasionat de ceea ce face ___a dovedi creativitate, ingeniozitate
___ pasionat ___diplomat
___a identifica rapid probleme
___detaat ___hotrt
___a-i organiza eficient activitatea ___a gsi rapid soluii eficiente
___abil ___disciplinat
___a avea abiliti de conducere (ef) ___de ndejde ___perseverent
___a se face bine neles (comunicare) ___cunoaterea unei limbi strine ___cinstit ___simul umorului
___abiliti de relaionare cu ceilali ___cunoaterea la zi a legislaiei ___optimist ___spontan
___a fi mereu amabil, calm ___compet. n interpretarea legislaiei ___prietenos ___sigur pe sine
___a avea abiliti de negociere, de ___competene pentru desen, grafic ___psihic puternic ___independent
a obine cu vorba bun ceea ce dorete ___competene n estetic, design ___cu imaginaie ___plcut
___capacitate de a argumenta /convinge ___apt. de a redacta rapoarte de sintez ___sentimental ___eficace
Copyright
___sincer 2008 conf.
dr. Ticu Constantin
___ competene de a lucra n echip ___abiliti lucru pe computer ___original, deosebit
tconst@uaic.ro
___capacitatea de a lucra singur ___abiliti de a utiliza fax, copiator, ___cu intuiie ___exigent
___ a putea urmri i controla eficient e-mail, Internet ___rbdtor ___adaptabil
mai multe probleme simultan ___ altceva ? (numii alte competene)___ ___integru, demn ___perspicace
___a nelege punctului de vedere ________________________________ ___tolerant __temperat /echilibrat
al celuilalt ________________________________ ___meticulos ___supus
___competitiv ___rafinat
F. Alte completri /comentarii. ___logic /raional ___receptiv (atent)
Exist alte elemente ale acestui post care merit a fi precizate ? ___popular ___ _____________?
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
Data completrii chestionarului: Semntura:

37 Copyright 2009 prof. dr. Ticu Constantin

tconst@uaic.ro