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INFORME DE AUDITORIA DE CONTROL


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INTERNO
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FECHA DEL INFORME: FECHA DE LA AUDITORIA:


Inicio 2015 06 - 09
2015 07 03 Finalizacin 2015-07-07-31

PROCESO A1- Gestin Financiera - Administracin de Recursos Financieros


AUDITADO:
AUDITOR(ES): Sandra Luca Lpez Pedreros Asesor con funciones de Jefe de
Control Interno.
Mara Margarita Pea Vargas Profesional Especializado.
OBJETO: Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preceptos legales
vigentes para la Administracin de Recursos Financieros en el primer
trimestre de 2015; as como tambin el cumplimiento de directrices
internas de la entidad dispuestos a travs de manuales, procedimientos,
instructivos del proceso A1. De igual manera, revisar las
recomendaciones realizadas en el informe de Control Interno Contable
realizado en el mes de marzo de 2015 y la ejecucin del plan de accin
del proceso dentro del alcance de la auditoria.
ALCANCE: Primer trimestre de 2015 e informe de Control Interno Contable.
METODOLOGA: El muestreo realizado estuvo dado de forma indiscriminada y
discrecional; dada la informacin tenida para efectos de inspeccin y
verificacin.

Adicionalmente se aplicaron procedimientos de auditora como:

1. Consulta: realizando preguntas a los integrantes del grupo


financiero obteniendo respuestas orales.

2. Observacin: se observaron los procedimientos establecidos


en el SIG y la normatividad que aplicar a la observacin.

3. Inspeccin: se estudiaron documentos y registros como los


expedientes contractuales, ordenes de pago, comprobantes del
sistema STONE, registros de pginas web, entre otros.

4. Revisin de comprobantes: la revisin de comprobantes se


realiz especficamente para probar la validez de la informacin
documentada o registrada.

5. Rastreo: el rastreo se realiz especficamente para probar la


integridad de la informacin documentada o registrada.

6. Procedimientos analticos: se utiliz para identificar anomalas


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en la informacin tales como fluctuaciones, diferencias o


correlaciones inesperadas con respecto a la regulaciones
normativas tanto internamente como a nivel nacional.

7. Confirmacin: Consisti en la obtencin de verificacin directa.

Finalmente se identificaron las observaciones de auditora o hallazgos


que contienen los siguientes elementos:

1. Condicin: La evidencia basada en hechos que encontr el


auditor interno (realidad).
2. Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al
realizar la evaluacin, (lo que debe ser).
3. Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condicin
esperada y la real, que generan condiciones adversas (qu
origin la diferencia encontrada).
4. Consecuencias o Efectos: Los efectos adversos, reales o
potenciales, de la brecha entre la condicin existente y los
criterios, (qu efectos puede ocasionar la diferencia
encontrada).

Finalmente se realizan recomendaciones para cada una de las


observaciones identificadas

CRITERIOS DE Los criterios tenidos durante el desarrollo de la auditora fueron


AUDITORA: bsicamente: documentos fuente, procesos y procedimientos del SIG,
reportes de los sistemas de informacin, cruces y validaciones entre los
sistemas de informacin, pgina web, intranet, normas aplicables al
proceso etc. Se especifica en cada una de las observaciones.
RECURSOS: Para la realizacin de la auditora se hizo uso de recursos como:
Expedientes contractuales, equipo de cmputo, internet, intranet,
registros de activos fijos de STONE y en Excel entre otros.

OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS


Aspectos positivos

Total y entera disposicin por parte del Coordinador del Grupo de Gestin Financiera Ren
Hideki Dok Vendries, para dilucidar inquietudes durante la auditora y en general para
suministrar la informacin requerida para efectos de inspeccin y verificacin.

Limitaciones
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Pese a que se efectuara requerimiento para obtencin de usuario de consulta de Control


Interno en el Sistema Integrado de Informacin Financiera no se ha tenido a la fecha de
emisin de este informe (2015-07-03) el usuario solicitado en comento.

Respecto al usuario para consulta en el aplicativo Stone, inform el Director del Proyecto
Marco Antonio Rueda que como firma proveedora del Software no realiza ingresos de nuevos
usuarios dentro del sistema y que para eso realiz capacitacin en su momento a la doctora
Marina Azucen Medina, para que realizara administracin del sistema y creara los usuarios
correspondientes.

OBSERVACION No. 1. Desarrollo del proceso contable

Condicin:

El proceso contable se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el


reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras,
econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin, la actividad y la capacidad para
prestar servicios.

En las notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, qued sealado en el


numeral 1.3 dentro de las limitaciones y deficiencias de tipo operativo que inciden en el normal
desarrollo del proceso contable informacin de excel para procesos que aunque se adquiri
los aplicativos no se ha logrado que cada rea realice oportunamente los ajustes que requieren
los aplicativos.

A partir del sealamiento efectuado a travs de las notas a los estados financieros con corte
a 31 de diciembre de 2014 y a la fecha de esta revisin segn documento de radicado 15-
2868-0 (emitido segn radicado el 9 de junio de 2015 , pero segn el texto de 2014), no hay
certeza de cundo entrar en produccin el mdulo de nmina del software de Stone, dado
que en el ltimo prrafo del literal b, el Director de proyectos de Stone seala an se estn
realizando validaciones pero no queda claridad y/o precisin en trminos cronolgicos hasta
cuando irn las mismas (validaciones) para tener total y plena funcionalidad de la herramienta
adquirida desde noviembre de 2013, mediante contrato 085-2013.

Sumado a lo anterior, en ausencia de manual de polticas contables de la entidad y respecto


a la funcionalidad del mdulo de inventarios y activos fijos qued tambin sealado en las
notas a los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, en el tem 3 del numeral 1.2 que
trata de Polticas y prcticas contables: Las depreciaciones y amortizaciones de la propiedad
planta y equipo se registra en el SIIF Nacin II en forma global y el detalle individualizado se
controla en el aplicativo Stone.

Por lo sealado en el prrafo precedente y tras la solicitud de saldos realizada por la Asesora
con funciones de Jefe de Control interno a la Coordinadora de Servicios Administrativos Luz
Angela Gallego Holguin, para todas las cuentas de la Propiedad Planta y Equipo mes a mes
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de enero a mayo de 2015, no se tuvo reporte a tal nivel de detalle emanado del aplicativo
Stone; pues se recibi un archivo en PDF de 874 hojas, desconociendo oficialmente si el
aplicativo no propicia este tipo de reportes simples para consulta.

Mediante correo electrnico enviado por la Coordinadora de Servicios Administrativos Luz


Angela Gallego Holguin, en donde remitiera el PDF, denominado consolidado de las cuentas,
se encontr a partir del reporte en mencin:

1. Reporte que contiene 874 hojas, forma esta que de entrada puede concluirse hay algo
ms que los saldos de las cuentas que conforman contablemente las Propiedades
Planta y Equipo del Instituto Nacional de metrologa mes a mes de enero a mayo de
2015.

2. Por la presunta denominacin del reporte: ACTIVOS FIJOS - Relacin de placas


pudiera concluir cualquier lector corresponde a una relacin de las placas de los bienes
y/o elementos que conforman las Propiedades, planta y equipo de la entidad.

3. Ausencia de la fecha de corte y/o el rango de las fechas que comprende el perodo del
informe. La nica fecha que se observa en el archivo denominado consolidado de
cuentas parece ser es la fecha de la generacin del reporte.

4. El grfico que muestra el reporte no genera y/o aporta valor a la informacin


suministrada para el caso. El grfico de barras titulado acumulado costo no presenta
nombre los ejes, en el eje de la Y hay valores de 0 a 16.000 millones, mientras que en
el de la X hay nmeros de uno a nueve con dos decimales. En el mismo grfico tambin
se encuentran convenciones que lista la misma informacin del eje de la X.

5. A partir de los ttulos del reporte no es prctico para efectos de ilustracin y/o
entendimiento la informacin que se tiene para:

ADICIN: A partir del primer tem en la primera hoja del reporte muestra un consecutivo
que arranca de cero
SERIE: La totalidad de este campo figura 0
VIDA TIL: En la primera hoja del ejemplo figura un valor de 18.000, desconocindose
si corresponde a un nmero entero con decimales y/o a das, meses o aos.
DIAS DEPR: Por la abreviatura y la informacin registrada no se puede concluir a partir
del reporte como tal si corresponde a los das por depreciar y/o los das que se ha
depreciado el bien.
PROC: La abreviatura no da mayor orientacin y/o agrega informacin al reporte de
saldos
PLACA: Por la informacin que se observa a partir del primer tem puede presumirse
corresponde a un estado

6. El reporte allegado bajo la denominacin de Consolidado de cuentas contiene datos


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que no ilustran en lo absoluto acerca del reporte, con palabras o textos como: LIBRO,
CN, COLGAAP (Abreviatura de los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados en Colombia), LIBRO: COLGAAP, Programa: JAFRELAP, Usuario: Stone,
Versin:

A continuacin ilustracin grfica de lo comentado en los 6 tems de este aparte:


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Criterio:

Notas financieras 2014.


Oficio con radicado 15-2868
Resolucin 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable
()

Causa:

Debilidades e incumplimiento de la puesta en marcha del sistema Stone.

Consecuencias o Efectos:

Debilidades de la informacin en aspectos como confiabilidad, relevancia y comprensibilidad


de la informacin.

OBSERVACION No. 2. Polticas contables.

Condicin:

La Contadura General de la Nacin, mediante Resolucin 357 de 2008, adopta el


procedimiento de control interno contable para la implementar acciones mnimas de control
que deben realizar los responsables de la informacin financiera, econmica, social y
ambiental en los entes pblicos, con el fin de garantizar razonablemente la produccin de la
informacin contable, confiable, relevante y comprensible.

En tal sentido, establece que dentro de los elementos del procedimiento de control interno
contable deben documentarse las polticas y dems prcticas contables con que cuenta o ha
implementado la entidad.

En entrevista con el Coordinador del Grupo de Gestin Financiera, se tuvo conocimiento a la


fecha de emisin de este informe no hay documentada ni diseada de manera formal el
compendio de polticas de la entidad tendientes a dar lineamientos en materia contable
aplicables de manera homognea al Instituto Nacional de Metrologa.

A modo de documentacin se encontr en las notas a los estados financieros a 31 de


diciembre de 2014, un numeral que hace referencia a ellas de manera bastante general.

Criterio:

Resolucin 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable
() numeral 3. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE - 3.2. Manuales
de polticas contables, procedimientos y funciones.
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Causa:

Desconocimiento de las polticas y directrices del control interno contable.

Consecuencias o efectos:

Debilidades en la presentacin de informacin confiable, relevante y comprensible.

OBSERVACION No. 3. Conciliaciones bancarias

Condicin:

La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y/o conciliar los valores que la
entidad tiene registrados, de una cuenta bancaria, con los valores que el banco suministra por
medio del extracto mensual.

En virtud de la documentacin allegada para efectos de la auditora solo se tuvo el formato de


conciliacin bancaria (A1-01-F-07) y copia de los extractos para las conciliaciones de enero,
febrero y marzo de 2015 de la cuentas nmero 062865050; 062876347; 062867734 y
062867759.

Criterio:

Procedimiento conciliaciones bancarias.

Causa:

Falta de soportes que evidencie la efectiva conciliacin bancaria.

Consecuencia o efecto:

Falta de claridad en la realizacin de conciliaciones bancarias.

OBSERVACION No. 4. Inversiones

Condicin:

Para efectos de la inversin realizada en marzo de 2015, a partir del comunicado de radicado
15-1242-0, se evidenci a travs del folio adjunto como control interno de la negociacin
(allegado para efectos de revisin) donde se detalla saldos, ttulos y tasas disponibles, valores
a invertir y resumen; se observa ausencia de la firma o visto bueno de quienes hicieron la
revisin y la aprobacin: Marina Medina y Liliana Fong, respectivamente.
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Criterio:

Control Interno del envo de la compra de TES

Causa:

Debilidades en el diseo y registro de informacin en el control establecido.

Consecuencias o efectos:

Falta de claridad en la informacin.

OBSERVACION No. 5. Actas de conciliacin de ingresos

Condicin:

Los deudores representan los derechos de cobro de la entidad contable pblica originados en
desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estos derechos deben de reconocerse por su
importe original o por el valor convenido, el cual es susceptible actualizacin de conformidad
con las disposiciones legales vigentes, o con los trminos contractuales pactados.

En la nota 3 de los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, figura como precisin


para el rubro de prestacin de servicios: se suscribi un acta de conciliacin de ingresos entre
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la Subdireccin de Innovacin y el Grupo Financiero en donde se estableci que, los siguientes


conceptos fueron prestados y no pagados durante la vigencia 2014:

DATOS DEL CLIENTE


VALOR
RADICADO BENEFICIARIO DESCRIPCIN
143311 INSTITUTO DE MEDICINA LEGAL CALIBRACIONES 20.401

142412 FISCALIA GENERAL DE LA NACIN CALIBRACIN DIMENCIONAL 50.253


146984 IDEAM ASISTENCIA TCNICA 79.500
SIN MEDICINA LEGAL INTERCOMPARACIN 2.880
141509 WEATHERFORD CURSO METROLOGA BSICA 2.019
CURSOS DE FUERZA, CORRIENTE
14-847/2778-
AVIANCA CONTINUA,TEMPERATURA Y HUMEDAD Y 8.103
1611-2328
PATRONES DE ENERGIA

En actas de conciliacin nmeros 001, 002, 003 y 004 se evidenci la falta de oportunidad y/o
precisin respecto a la elaboracin de la misma (conforme lo dispone el procedimiento de
gestin de ingresos (A1-01-P-07) en la actividad 12 del numeral 6, pues las tres ltimas fueron
elaboradas en el mes de mayo de 2015 y a partir de la estructura de ellas se tienen las
siguientes oportunidades de mejora para las que se suscriban posteriormente.

Acta 001

- El documento presenta como fecha 29 de enero de 2014 y por la fecha de las 3 actas
subsiguientes puede presumirse fue suscrita en el 2015.
- Los conceptos relacionados carecen de sumatoria y/o totalizacin
- En el cuerpo del acta se encuentran precediendo relacin de documentos y valores
frases como: calibraciones prestadas y no pagadas, en donde no se especifica la fecha
de la cancelacin del servicio pero se presume por el nmero de radicado fueron en
2014.

Acta 002

- El numeral 1 seala las capacitaciones prestadas y no pagadas al mes de enero de


2015, no especifica la fecha exacta.
- La frase: Las calibraciones prestadas y no pagadas; es bastante general en cuanto a
fechas dado que es a partir del radicado que se puede presumir corresponden al 2014.
- El aparte que hace referencia a: la asistencia tcnica pagada y no prestada an, no
da ningn tipo de claridad al respecto toda vez que puede presumirse corresponde a
la fecha de emisin del acta (7 de mayo de 2015) o a la fecha en que se da lectura al
acta

Acta 003

- El tem 1 del documento seala las calibraciones prestadas y no pagadas,


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desconocindose a partir de la lectura la fecha de corte de la prestacin de los servicios


y el desconocimiento de la fecha de corte de la no cancelacin.
- En el aparte donde se relacionan contratos firmados en diciembre de 2014, figuran por
valor de $79500.000 servicios a IDEAM, sobre el cual hay en el documento aclaracin
sern prestados y pagados en el 2015. No obstante y a la luz de la aclaracin queda
la duda si la nota que trae la cuenta de cobro aplica en este caso toda vez que en el
acta suscrita en mayo es el mismo valor sin ajuste por la tarifa correspondiente al 2015.
- De la relacin donde se discriminan 31 calibraciones pagadas y no prestadas de lo que
se puede presumir por el nmero de radicado corresponde a 2013, 2014 y 2015 y no
al 2014 y febrero de 2015.
- De las inter comparaciones pagadas en el ao 2014 y febrero de 2015; no se evidencia
a partir del acta cuando culminar la realizacin en 2015.

Acta 004
- El tem 1 que seala calibraciones prestadas y no pagadas, no tiene aparte de la
presuncin por el nmero de radicado determinar la fecha exacta de la prestacin del
servicio que a la fecha de corte est sin cancelar.
- En el numeral 2 del acta de conciliacin de ingresos se tiene ausencia de la fecha
precisa de corte en la que no han sido prestados los servicios a marzo.
- La asistencia tcnica pagada por valor de $1.886.000 se presume fue cancelada segn
el radicado en SURDO en el 2014.
- El aparte donde se relacionan las inter comparaciones no da un rango de fecha en la
que se realizarn dichos servicios.

De otro lado pero a la luz de la mismo nota 3 de los estados financieros aqu referida se torna
algo dispendioso y engorroso el hecho de tener que mirar una a una y buscar uno a uno los
clientes para determinar a partir de las actas cuales de las capacitaciones al 31 de marzo de
2015 por ejemplo estaban pendientes cuando a esa misma fecha no se tena suscrita sino una
de ellas.

En el numeral 12 de la actividad nmero 6 del procedimiento de gestin de ingresos est


sealado de manera general el deber de hacer conciliaciones, sin que se medie exactitud y/o
precisin frente a cuales son los primeros das de cada mes. En lo que corresponde al primer
trimestre del ao 2015, se tuvo conocimiento de la suscripcin del acta nmero 001 de fecha
29 de enero de 2014. As las cosas y por lo que se acaba de comentar no hay cumplimiento
frente al procedimiento en la realizacin de las conciliaciones. Las actas nmero 2, 3 y 4
tienen fecha de suscripcin de los das 7,14 y 21 de mayo de 2015.

De igual manera, no debera existir el cobro de servicios con posterioridad a la prestacin ya


que las Resoluciones DG 028-2014 y DG 021 de 2015 establece que el valor de las tasas
deber ser cancelado previamente a la prestacin del servicio, con excepcin a las entidades
a las que aplica el Estatuto General de la Contratacin Pblica, caso en el cual, se sujetar a
lo establecido en la normatividad.
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Criterio:

Procedimiento de gestin de ingresos (A1-01-P-07).


Resolucin DG 028-2014.
Resolucin DG 021 de 2015.

Causa

Desconocimiento y debilidades del procedimiento de gestin de ingresos.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento del procedimiento en la realizacin de las conciliaciones de ingresos.

OBSERVACION No. 6. Propiedades Planta y Equipo

Condicin:

Las propiedades, planta y equipo comprenden los bienes tangibles de propiedad de la entidad
que se utilizan para la produccin y comercializacin de bienes y la prestacin de servicios.

La depreciacin debe reconocerse mediante la distribucin racional y sistemtica del costo de


los bienes, durante su vida til estimada, con el fin de asociar la contribucin de estos activos
al desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Como poltica y prctica contable sealan las notas a los estados financieros a 31 de diciembre
de 2014, en el tercer tem del numeral 1.2: Las depreciaciones y amortizaciones de la
propiedad planta y equipo se registra en el SIIF NACIN II en forma global y el detalle
individualizado se controla en el aplicativo Stone.

A partir de reporte generado de Stone, denominado Activos fijos Relacin de Placas, remitido
como consolidado de cuentas, emitido o generado el da 30 de junio de 2015, sin que mediara
rango o perodo de reporte visible, se evidenci a modo de ejemplo para tan solo 3 cuentas
de la Propiedades Planta y equipo respecto a la validacin se ve falta de consistencia tal cual
como se aprecia en el siguiente resumen comparativo entre los valores arrojados mes a mes
(de enero a mayo de 2015) por SIIF respecto al reporte emitido desde Stone.
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SIIF STONE
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO COSTO DEPRECIACIN
CDIGO CUENTA VALOR LIBROS
2015-01-31 2015-02-28 2015-03-31 2015-04-30 2015-05-31 HISTRICO ACUMULADA
Edificios y
1.6.40.01 casas 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.782.397.588 9.688.721.788 9.217.485.993
1.6.85.01 Edificaciones - 372.715.666 - 386.975.005 - 401.234.344 - 401.234.344 - 401.234.344 471.235.796
Equipo de
1.6.70.02 computacin 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 780.080.463 529.417.526
Equipos de
comunicacion y
1.6.85.07 computacion - 196.478.663 - 203.286.405 - 210.094.204 - 210.094.204 - 210.094.204 221.375.875
1.6.75.02 Terrestre 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 207.200.525 145.040.365
Equipos de
transporte,
traccion y
1.6.85.08 elevacion - 44.893.448 - 48.346.791 - 51.800.134 - 51.800.134 - 51.800.134 62.160.164

Adicional a lo anterior y respecto a los movimientos de la cuenta de Depreciacin Acumulada


a partir de reporte del SIIF se evidenci no hubo registro de ninguna ndole en abril y mayo de
2015, tal cual como se aprecia a partir del resumen extrado del reporte en comento:

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO


CDIGO CUENTA
2015-01-31 2015-02-28 2015-03-31 2015-04-30 2015-05-31
1.6.85 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -3.521.756.199 -3.691.187.889 -3.860.714.217 -3.860.714.217 -3.860.714.217
1.6.85.01 Edificaciones - 372.715.666 - 386.975.005 - 401.234.344 - 401.234.344 - 401.234.344
1.6.85.03 Redes, lineas y cables - - - - -
1.6.85.05 Equipo medico y cientifico -2.734.673.159 -2.869.111.061 -3.003.643.542 -3.003.643.542 -3.003.643.542
1.6.85.06 Muebles, enseres y equipos de oficina - 171.226.834 - 181.625.165 - 192.023.498 - 192.023.498 - 192.023.498
1.6.85.07 Equipos de comunicacion y computacion - 196.478.663 - 203.286.405 - 210.094.204 - 210.094.204 - 210.094.204
1.6.85.08 Equipos de transporte, traccion y elevacion - 44.893.448 - 48.346.791 - 51.800.134 - 51.800.134 - 51.800.134
1.6.85.09 Equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleria - 1.768.428 - 1.843.461 - 1.918.494 - 1.918.494 - 1.918.494

Por lo expresado en este aparte se evidencia contrariedad a lo que sealan las notas a los
estados financieros a 31 de diciembre de 2014 respecto a la razonabilidad y consistencia de
las cifras contables cuando seala que para el control individualizado se adquiri el aplicativo
Stone el cual fue implementado a partir del 1 de enero de 2014, porque contablemente no
est reflejado la actualizacin.

En el reporte suministrado desde Stone por parte de la Coordinacin de Servicios


Administrativos, denominado Consolidado de cuentas, se evidenci tambin la falta de
actualizacin y control en la herramienta toda vez que se encontraron como responsables de
elementos personal que ya no presta servicios en el Instituto Nacional de Metrologa como por
ejemplo: Beatriz Elena vila Hernndez, Bibiana Patricia Chamorro, Carlos Andrs Macana;
Jaime Hernn Paredes y Marcelo Zamudio Rincn.

Criterio:
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Notas financieras 2014.


Resolucin 237 de 2008

Causa:

Desconocimiento de la Resolucin 357 de 2008 - por la cual se adopta el procedimiento de


control interno contable ()

Consecuencia o efecto:

Debilidades en el control interno contable y en la razonabilidad de los estados financieros.

OBSERVACIN No. 7. Avalo Tcnico

Condicin:

La Contadura General de la Nacin considera como avalo para efectos contables la


valoracin tcnica que efecta el funcionario, persona natural o jurdica expertas, designado
por la entidad pblica, que permita acopiar la informacin y documentacin suficiente y
pertinente sobre el valor actual de un bien mueble o inmueble y que generalmente se establece
en funcin del precio de mercado que estos bienes tienen.

A partir de la documentacin allegada se evidenci la Superintendencia de Industria y


Comercio solicit avalo comercial urbano al Instituto Geogrfico Agustn Codazzi del edificio
donde hoy funciona el Instituto Nacional de Metrologa. El informe de radicacin nmero
8802011ER5964 presenta fecha junio 7 de 2011.

Por lo expresado en este aparte y en virtud de la circular externa 060 del 19 de diciembre de
2005, vale la pena comentar el Instituto Nacional de Metrologa no ha dado cumplimiento a
dicha circular toda vez que el documento allegado por la Superintendencia de Industria y
Comercio data de junio de 2011 y los avalos realizados con posterioridad al 2005 tienen
vigencia de 3 aos como mnimo.

Por expresa manifestacin de la Coordinadora de Servicios Administrativos no se tiene


programado para el 2015 realizar avalo del inmueble donde funciona el INM.

Criterio:

Circular externa 060 del 19 de diciembre de 2005 de la Contadura General de la Nacin.


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Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Causa:

Desconocimiento de la Circular externa 060 del 19 de diciembre de 2005.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento de la normatividad vigente.

OBSERVACIN No. 8. Informacin financiera en la web

Condicin:

El ttulo de Informe de ejecucin presupuestal de gastos, no presenta o no tiene link para


mostrar la informacin anunciada a partir del mismo (un informe de presupuesto de gastos)

Criterio:
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Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Pgina Web del Inm


Ley 1712 de 2014.

Causa:

Falta de control de la informacin que se publica en la pgina Web correspondiente al proceso


de la Gestin Financiera.

OBSERVACION No. 9. Presentacin informacin a diferentes instancias.

Condicin

Se verific que se present de forma extempornea la informacin al CHIP de la Contadura


General de la Nacin en la presente vigencia (como en la anterior) especficamente a las Notas
Generales, como se evidencia a continuacin:
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Criterio:

La Ley 734 del 2002 (Cdigo Disciplinario nico) establece en su artculo 48 numeral 52, como
Falta gravsima: "No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema
Nacional de Contabilidad Pblica de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contadura
General de la Nacin y no observar las polticas, principios y plazos que en materia de
contabilidad pblica se expidan con el fin de producir informacin confiable, oportuna y
veraz". (Negrilla fuera de texto).

Adicionalmente la Resolucin 248 de 2007 en su artculo 3 establece: Funcionarios


responsables. El representante legal, el contador pblico que tenga a su cargo la contabilidad
de la entidad contable pblica y el revisor fiscal en las entidades obligadas, sern responsables
por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los plazos y requisitos para el reporte
de la informacin a la Contadura General de la Nacin.

Causa:

Incumplimiento normativo y falta de control en la informacin a rendir.

Consecuencia o efecto:

Sanciones disciplinarias.

OBSERVACION No. 10. Coordinar SIIF Nacin.

Condicin
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Se evidenci que el coordinador del SIIF era ejercido en el alcance de la auditoria por la
profesional especializada grado 2028 - 18 Marina Azucena Medina Sandoval cuando el
artculo 14 del Decreto 2674 de 2012 establece que el funcionario responsable del SIIF en la
entidad son designados por los Secretarios Generales o quien haga sus veces, siendo estos
del nivel directivo o asesor para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad. as:

Criterio:

Decreto 2674 de 2012: Artculo 14. Funcionario responsable del SIIF en la entidad. Los
Secretarios Generales o quien haga sus veces, designarn un funcionario del nivel directivo
o asesor para que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, quien ser el enlace
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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oficial entre la Entidad y el Administrador del Sistema.

Decreto 1785 de 2014.

Artculo 2. NIVEL DIRECTIVO. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones
de direccin general, de formulacin de polticas institucionales y de adopcin de planes,
programas y proyectos.

Artculo 3. NIVEL ASESOR. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir,
aconsejar y asesorar directamente a los empleados pblicos de la alta direccin de la rama
ejecutiva del orden nacional.

Artculo 4. NIVEL PROFESIONAL. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la


ejecucin y aplicacin de los conocimientos propios de cualquier disciplina acadmica o
profesin, diferente a la formacin tcnica profesional y tecnolgica, reconocida por la ley y
que, segn su complejidad y competencias exigidas, les pueda corresponder funciones de
coordinacin, supervisin, control y desarrollo de actividades en reas internas encargadas de
ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.

Causa:

Desconocimiento normativo.

Consecuencia o efecto:

Posible extralimitacin de funciones.

OBSERVACION No. 11. Roles activos en el SIIF - Nacin.

Condicin:

En revisin de los roles activos en el SIIF remitida por el profesional especializado Richard
Rodriguez de 23 de junio se evidencia que:
Cdigo: C1-01-F-03
Versin: 01
INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Se verific que esta persona quien ejerci como contratista ya no est vinculada con el Instituto
a la fecha de verificacin por lo tanto ya no debera tener usuario activo en el SIIF Nacin.

Criterio:

Decreto 2674 de 2012, artculo 15: Responsabilidades de la coordinacin del SIIF en la


Entidad. Mantener actualizado al administrador del sistema respecto a las novedades de
los usuarios y del funcionario responsable del sistema.

Causa:

Falta de controles ante la desvinculacin de contratistas.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento normativo.

OBSERVACION No. 12. Grupo de gestin Financiera.

Condicin.

En la Resolucin 173 de 2013 se establecen los grupos internos de trabajo, as:


Cdigo: C1-01-F-03
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Evidencindose que la actividad 1.3.2 es la de coordinar y controlar sin observar claridad si la


funcin es del coordinador del grupo o del grupo. A la vez, la actividad 1.3.9 corresponde a
un integrante del grupo como es el contador y no a las funciones del grupo en general.

Criterio:

Resolucin 173 de 2013.

Causa:

Debilidades en la resolucin de creacin de grupos de trabajo.


Falta de claridad en s son las funciones del grupo o del coordinador del grupo

Consecuencia o efecto:

Incertidumbre en cules son las responsabilidades del coordinador (a).

OBSERVACION No. 13. Reservas presupuestales.

Condicin:

Se evidencia la siguiente constitucin de reservas presupuestales por gastos generales as:


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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Saldo por
Rubro Descripcin Recurso Utilizar Nombre Razn Social Observaciones
Prestar el servicio de agente de
aduanas con el fin de adelantar los
trmites relacionados con la
importacin, exportacin,
TRANSPORTE, ALMACENES nacionalizacin liberacin de guas
CARGUE Y GENERALES DE areas martima y/o terrestre y
A-2-0- DESCARGUE DE DEPOSITO trmites ante empresas o
4-12-2 MERCANCIAS INGRESOS CORRIENTES 32.276.962 ALMAGRARIO S A entidades involucradas. Cto 052
Prestar el servicio de agente de
aduanas con el fin de adelantar los
trmites relacionados con la
importacin, exportacin,
ALMACENES nacionalizacin liberacin de guas
OTROS GASTOS DE GENERALES DE areas martima y/o terrestre y
A-2-0- OPERACION DEPOSITO trmites ante empresas o
4-12-3 ADUANERA RECURSOS CORRIENTES 12.080.430 ALMAGRARIO S A entidades involucradas. Cto 052
TRANSPORTE,
CARGUE Y U.A.E. DIRECCION DE
A-2-0- DESCARGUE DE IMPUESTOS Y 4 x mil GMF - gravamen
4-12-2 MERCANCIAS INGRESOS CORRIENTES 129.108, ADUANAS NACIONALES movimientos financiero. Ao 2014
Programa de seguros que amparen
los intereses patrimoniales
actuales y futuros del instituto
nacional de metrologa de
Colombia que estn bajo su
responsabilidad y custodia y
aquellos que sean adquiridos para
A-2-0- SEGUROS desarrollar las funciones
4-9-11 GENERALES INGRESOS CORRIENTES 3.000.000,00 QBE SEGUROS S A inherentes

U.A.E. DIRECCION DE 4 x MIL GMF - GRAVAMEN


A-2-0- SEGUROS IMPUESTOS Y MOVIMIENTOS FINANCIERO. AO
4-9-11 GENERALES INGRESOS CORRIENTES 12.000,00 ADUANAS NACIONALES 2014
Adquisicin de un juego de masas
patrn clase eo, intervalo de
medida, u mg a 500 mg, incluye
certificado de calibracin PTB, una
A-2-0- EQUIPO DE VANSOLIX SA EN masa patrn clase: eo....cto 082-
4-1-10 LABORATORIO RECURSOS CORRIENTES 21.842.096,00 REESTRUCTURACION 2014

Adquisicin de un juego de masas


patrn clase eo, intervalo de
medida, u mg a 500 mg, incluye
certificado de calibracin PTB, una
A-2-0- EQUIPO DE VANSOLIX SA EN masa patrn clase: eo....cto 082-
4-1-10 LABORATORIO INGRESOS CORRIENTES 18.814.744,00 REESTRUCTURACION 2014
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Contratar el mantenimiento de los


sistemas de soporte y espacio para
ubicacin de los comparadores de
MANTENIMIENTO DE masas de alta capacidad y de
A-2-0- BIENES MUEBLES, ALPHA METROLOGIA susceptometro en el laboratorio
4-5-2 EQUIPOS Y ENSERES RECURSOS CORRIENTES 21.982.000,00 SAS de masa del INM

U.A.E. DIRECCION DE 4 x MIL GMF - GRAVAMEN


A-2-0- EQUIPO DE IMPUESTOS Y MOVIMIENTOS FINANCIERO. AO
4-1-10 LABORATORIO INGRESOS CORRIENTES 75.259,00 ADUANAS NACIONALES 2014

La constitucin de reservas por gastos de inversin fueron las siguientes:


Saldo por Nombre Razn
Rubro Descripcin Recurso Utilizar Social Observaciones
ADQUISICION DE UNA CELDA DE
PUNTO FIJO DE ALUMINIO Y SU
RESPECTIVO HORNO, 12
TERMOMETROS PATRON DE
FORTALECIMIENTO LA RESISTENCIA DE PLATINO PT 25, UN
OFERTA DE SERVICIOS EN TERMOPAR TIPO S, 1
LA SUBDIRECCIN DE INSTRUMENTOS Y TERMOMETRO DIGITAL CON 4
METROLOGA FSICA DEL MEDICIONES TERMOMETROS DE RESISTENCIA
C-112- INSTITUTO NACIONAL DE INDUSTRIALES DE PLATINO PT 100 Y 1
200-1 METROLOGA NACIONAL RECURSOS CORRIENTES 229.622.000 LTDA TERMOMETRO DIGIRAL CON 6
INTERVENTORIA DEL CONTRATO
QUE RESULTE ADJUDICADO EN LA
LICITACION PUBLICA LP-002 DE
2014, CUYO OBJETO ES LA
ADECUACIN CONTRATACION DE LA SEGUNDA
MODERNIZACION Y FASE DE LAS OBRAS DE
MANTENIMIENTO DE LA ADECUACION DEL AREA
SEDE DEL INSTITUTO RESPECTIVA PARA LOS
C-111- NACIONAL DE CONSORCIO JASA- LABORATORIOS DE METROLOGIA
200-1 METROLOGIA EN BOGOTA RECURSOS CORRIENTES 81.828.432,00 1 QUIMICA DEL INM POR EL SIS
ADQUISICION DE EQUIPOS
DIDACTICOS EN LA SUBDIRECCION
FORTALECIMIENTO LA DE METROLOGIA FISICA EN EL
OFERTA DE SERVICIOS EN MARCO DEL PROYECTO
LA SUBDIRECCIN DE FORTALECIMIENTO DE LA OFERTA
METROLOGA FSICA DEL DE SERVICIOS EN LA SUBDIRECCION
C-112- INSTITUTO NACIONAL DE DE METROLOGIA FISICA DEL INM.
200-1 METROLOGA NACIONAL RECURSOS CORRIENTES 9.885.288,00 QUIMILIZ LTDA CONTRATO 087 - 2014

Se evidencia que: 1) no se encuentran justificadas por el ordenador del gasto solamente se


evidencia visto bueno en comunicados de solicitud de constitucin de la reserva y 2) no se
generaron en hechos ajenos a la voluntad del Instituto o a circunstancias de fuerza mayor, que
obligaran trasladar el recibo de los bienes y servicios en la vigencia 2015, se evidencia
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CONTROL INTERNO
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debilidades en la planeacin del recibo de los bienes o servicios. Aunque estn correctamente
constituidas en el SIIF.

Adicionalmente no se evidencia en la constitucin de reservas, el contrato 071 de 2014 cuyo


Objeto es CONTRATACION DE LA SEGUNDA FASE DE LAS OBRAS DE ADECUACION
DEL AREA RESPECTIVA PARA LOS LABORATORIOS DE METROLOGIA QUIMINA DEL
INM, POR EL SISTEMA DE ADMINISTRACION DELEGADA, teniendo conocimiento que an
esta obra no ha culminado.

Criterio:

Hallazgo 11 del informe de la Contralora General de la Nacin. Y Funcin de advertencia de


la Contralora sobre constitucin de reservas de 2012, numeral 1.11.

Causa:

Incumplimiento de planes de mejora y de los hallazgos establecidos por la Contralora General


de la Repblica. Tal vez un inoportuno inicio del proceso contractual. Debilidades en la
planeacin contractual.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento de los planes de mejoramiento de la CGR y la normatividad relacionada con


el establecimiento de reservas.

OBSERVACIN No. 14. Pago de vacaciones

Condicin:

Se evidencio que los pagos por concepto de vacaciones estn siendo cancelados de forma
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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extempornea, es decir no estn siendo cancelados por lo menos con cinco (5) das de
antelacin a la fecha sealada para iniciar el goce del descanso remunerado, se observan los
siguientes casos:

NOMBRE PERIODO DE VACACIONES FECHA DE PAGO DIFERENCIA

LUIS ALBERTO SUAREZ 2015-01-19 2


QUEVEDO 2015-01-21 - 2015-02-13

CARLOS ANDRES MACANA 2015-01-30 1


MORENO 2015-02-02 - 2015-02-20
LILIA ADRIANA MATIZ 2015-03-24 - 2015-04-15 2015-03-17 4
LUIS ENRIQUE AMAYA
2015-03-30 1
RINCON 2015-04-01 - 2015-04-23

DIANA MARCELA LOPEZ 2015-03-16 0


VICTORIA 2015-03-16 - 2015-04-08

Causa:

Incumplimiento de la normatividad vigente para el pago de vacaciones.

Criterio:

Decreto 1045 de 1978, Artculo 18.- Del pago de las vacaciones que se disfruten. El valor
correspondiente a las vacaciones que se disfruten ser pagado, en su cuanta total, por lo
menos con cinco (5) das de antelacin a la fecha sealada para iniciar el goce del descanso
remunerado.

Consecuencia o efecto:

Posibles incumplimientos normativos.

HALLAZGOS DE OTRAS AUDITORIAS QUE SON PARTE DEL PROCESO DE GESTIN


FINANCIERO

OBSERVACIN No. 15. Contrato 038 2015

Condicin:

La clusula quinta del contrato establece el VALOR Y LA FORMA DE PAGO, la cual indica:
a) Un pago anticipado por el 50% del valor del contrato, al momento del perfeccionamiento
contrato y aprobacin de las plizas correspondientes.
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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En verificacin que reposa en el expediente se evidencia: registro presupuestal No. 10015 del
2015-03-16 (folio 57), aprobacin de la garanta del 6 de abril de 2015 (folio 59), certificacin
para pago de contratos con radicado SURDO 15-01951 (folio 65), cuenta de cobro No. 22 por
un valor de $41.606.040 por concepto de anticipo del 10 de abril de 2015, soporte con el que
se realiz el pago.

As se evidencia que esta ltima hace referencia a un anticipo y no a un pago anticipado.

Criterio:

1. Clausula quinta del contrato.


2. Concepto 47555 de 1997 de la DIAN.

Los soportes de pago no reposaban en el contrato en el momento de la revisin.

Causa:

Aparentemente se solicit el pago de un anticipo y no de un pago anticipado. No reposan los


soportes de pago en el contrato siendo estos documentos producto de la relacin contractual.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento de la clusula quinta que estableca VALOR Y LA FORMA DE PAGO que


estableca el pago de un pago anticipado por el 50% y no de un anticipo.
Cdigo: C1-01-F-03
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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OBSERVACION No. 16. CDP y Registro Presupuestal

Condicin:

Contrato 010 -2015

A folio 50 se evidencia registro presupuestal firmado por Marcela, en el procedimiento A1-


01-P-04 se establece que el responsable de esta expedicin es el profesional de presupuesto
y no el tcnico del rea. El registro fotogrfico es el siguiente:

Contrato 024 2015

Se evidencia despus del folio 5 numerado con 1. Que el Certificado de Disponibilidad


Presupuestal es expedido y firmado por Marcela, el certificado afirma que es el jefe de
presupuesto quien certifica que existe apropiacin.
Cdigo: C1-01-F-03
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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Criterio:

Decreto Ley 111 de 1996. Procedimientos A1-01-P-03 (Expedicin de disponibilidad


presupuestal) y A1-01-P-04 (registro de compromisos presupuestales).

Causa:

Desconocimiento de los procedimientos A1-01-P-03 (Expedicin de disponibilidad


presupuestal) y A1-01-P-04. No se evidenci a quien corresponden puntualmente las
funciones de Jefe de Presupuesto pues podra ser el cargo de Secretario General o el de
Coordinador Financiero o el Profesional de Presupuesto.

Consecuencia o efecto:

Incumplimiento de autorregulacin interna. Documentos no validados por ser firmados por


quien no tiene la competencia.

OBSERVACION No. 17. Anulacin CDP, registros presupuestales y CAO 016 de 2014.

Condicin:

En verificacin de la base de registros presupuestales remitidas por el funcionario de


presupuesto Juan Alberto Lpez Piraneque en auditoria del mes de marzo al proceso de
proyectos , se observ que el registro presupuestal No. 32714 y el certificado de disponibilidad
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presupuestal 19914 correspondientes a la CAO 016 de 2014 y cuyo objeto es ADQUISICION


DE MATERIAL ESPECIAL DE VIDRIO PARA CONSOLIDACION DE LOS SISTEMAS
SECUNDARIOS DE MEDICION Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS PRIMARIOS DE
MEDICION DE LAS MAGNITUDES QUIMICAS DE PH Y CONDUCTIVILIDAD
ELECTROLITICA PARA EL AREA DE ANALISIS ELECTROQUIMICO, fueron liberados.

Se verific que la CAO 016 de 2014 tanto el expediente como en el libro donde se registra la
relacin de CAOS no muestra que esta se encuentre anulada, cuando su CDP y Registro
Presupuestal fueron liberados a travs de solicitud a la Coordinacin Financiera. El registro
grfico de que no fue anulado es el siguiente:

Criterio:

Normas presupuestales - Decreto Ley 111 de 1996, donde se establece la obligatoriedad del
certificado presupuestal y el registro presupuestal.

Causa:

Falta de comunicacin entre las diferentes reas ante cambios en la gestin financiera y
contractual.

Consecuencia o efecto:
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INFORME DE AUDITORIA DE
CONTROL INTERNO
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En el rea jurdica el contrato est vigente a la fecha.

OBSERVACIN No. 18. Plan de mejoramiento.

An se encuentra pendiente de desarrollar los siguientes hallazgos con su correspondiente


accin de mejora:

DESCRIPCIN DEL ACTIVIDADES / ACTIVIDADES / UNIDAD DE


ACCIN DE MEJORA
HALLAZGO DESCRIPCIN MEDIDA
Actualizar el procedimiento A1-
Procedimiento A1-01-P-11
No hay creacin oportuna de 01-P-11, incluyendo el
Actualizado con el
usuario en SIIF para el requerimiento de crear con 3
requerimiento de crear con 3
funcionario que remplace al das hbiles de antelacin el Procedimiento A1-01-P-11
das de antelacin el usuario
responsable del registro de usuario SIIF cuando se Actualizado
SIIF, cuando se generen
operaciones de caja menor de generen periodos de
periodos de vacaciones o
gastos generales y de viticos. vacaciones o remplazo del
remplazo del titular del usuario.
titular del usuario.

Se evidencia que los CDP


Actualizar el procedimiento
emitidos para la legalizacin de
A1-01-P-03 (Expedicin Procedimientos actualizados y
gastos de caja menor (gastos Aclarar el proceso financiero de
Disponibilidad armonizados con la actividad
generales y de viaje) no reembolsos de caja menor en
Presupuestal) en conjunto de Reembolsos de Caja
presentan formato de solicitud el Procedimiento A1-01-P-03
con el Procedimiento A1- Menor.
de certificado de disponibilidad
01-P-11 (Caja Menor)
presupuestal.

NOTA: OBSERVACIN No. 19. CUENTAS POR PAGAR.

No fueron suministradas por lo tanto no se pudo verificar su constitucin

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIN No. 1. Desarrollo del proceso contable

Se sugiere disear e implementar polticas propias para el manejo de los activos, aplicarlas
de forma consistente, dado que de manera importante y significativa contribuye y aporta
informacin al proceso contable, sabiendo que la realidad econmica se expresa mediante
hechos econmicos que pueden ser reales y formales.

De otro lado y con respecto a la informacin procesada desde otras reas y especficamente
por ejemplo a travs de herramientas como el mdulo de activos de Stone se sugiere realizar
una autoevaluacin del aporte que est dando al proceso contable y adelantar las gestiones
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para garantizar oportunamente informacin veraz y confiable.

RECOMENDACIN No. 2. Polticas contables

Se sugiere definir, documentar y dar a conocer al interior de la entidad las polticas contables
que deben aplicarse y tener en cuenta en el desarrollo del proceso contable, bajo el marco
de los principios, normas, tcnicas y procedimientos del Rgimen de Contabilidad Pblica,
toda vez que vienen siendo comentadas ao a ao a travs de las notas a los estados
financieros, pero que en el desarrollo de la entidad pueden contribuir por lo menos a:

Adelantar gestiones administrativas por parte de los responsables de la informacin


de carcter financiero

Garantizar informacin confiable y completa, til para o en la toma de decisiones

Permitir verificaciones, validaciones y en general comprobacin de informacin


contable procedente de diferentes reas.

RECOMENDACIN No. 3. Conciliaciones bancarias

Para efectos de practicidad en una revisin e incluso en el seguimiento a partidas


conciliatorias se sugiere acompaar el formato del cuadre con el auxiliar de la cuenta
generado desde el Sistema Integrado de Informacin Financiera, dado que por circunstancias
de otra ndole no ha sido asignado el usuario de consulta para efectos de la auditora de este
proceso.

RECOMENDACIN No. 4. Inversiones

Se sugiere incorporar el cuadro resumen como documento del Sistema Integrado de Gestin
dado que por ejemplo el que fuera adjunto al comunicado de la realizacin de la inversin
forzosa del mes de marzo de 2015 (15-242-0) presenta informacin que soporta la
negociacin realizada y surte inquietud si corresponde al documento relacionado del numeral
7 en el tem 4; adems de que puede constituir evidencia de la revisin y aprobacin otorgada
por quienes tienen el deber formal de hacerlo. De otro lado y si ha de ser acogida la
sugerencia se propone para efectos de presentacin o esttica al documento dar ttulo a las
cifras que son relacionadas por el Ministerio de Hacienda y Crdito pblico, dado que en el
caso del cual se hace mencin no se presenta, tal cual como se aprecia en la siguiente
imagen capturada desde el ejemplo:
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De otro lado y si es considerada como oportunidad de mejora la actualizacin del


procedimiento para constitucin de inversiones forzosas de ttulos de tesorera TES (A1-01-
P-09), se sugiere incluir en el mismo los trminos o plazos para la realizacin de las
actividades. Adicional a lo anterior y si ha de tenerse en cuenta la sugerencia podra incluirse
en el formato datos informativos como fechas, llamadas efectuadas, comentarios u
observaciones aclaratorias.

RECOMENDACIN No. 5. Actas de conciliacin de ingresos

Se sugiere para efectos de visualizar, dimensionar, realizar seguimiento y/o verificacin de


manera prctica adems de totalizar los conceptos, incluir subtotales para diferenciar
vigencias, etc.

Para realizar un anlisis y/o lograr acentuar control sobre los servicios dejados de prestar
pagados o no, se sugiere sealar adems del nmero del recibo de caja la fecha de emisin
del mismo e incluir el tiempo que tiene de cancelado el servicio o de prestado sin que haya
sido cancelado.

Desde la dimensin del detalle de las actas de conciliacin se propone efectuar una revisin
integral de la estructura del proceso y por ende de los procedimientos (de cursos de
capacitacin y gestin de ingresos) toda vez que se evidencian oportunidades de mejora para
la interaccin que tienen entre si los dos procesos; con ocasin de la oportunidad y/o la fecha
de la prestacin de servicios. Por lo aqu manifestado a modo de ejemplo se puede citar el
caso del cliente Biomerieux Colombia SAS en donde el mismo cancel el curso de NTC
17025 y en oficio de la Subdireccin de servicios (14-586-3) se le informa el recibo de la
solicitud de aplazamiento y adems le advierte que en caso tal de que no sea posible ofrecer
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el servicio durante el mismo ao en que fue solicitada la capacitacin, el dinero se abonara


a la siguiente vigencia; sugerencia esta que se realiza a travs de comunicados pero no por
expreso cumplimiento de directrices o polticas en la materia documentadas y dispuestas
oficialmente por la entidad.

De no ser posible la revisin y/o actualizacin del procedimiento de cursos de capacitacin


bsicamente en lo que a la actividad nmero 7 del numeral 6.2 del procedimiento de cursos
de capacitacin (M1-02-P-01) se refiere se sugiere disear y documentar las polticas para
atender casos como estos y no generar reprocesos ni acumulacin de recursos de varias
vigencias y que no son de propiedad de la entidad, tal cual como se aprecia en la siguiente
imagen

RECOMENDACIN No. 6. Propiedades Planta y Equipo

Se sugiere implementar controles administrativos para la elaboracin y presentacin de los


estados contables, de tal modo que las reas responsables de remitir informacin que
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constituye insumo para la elaboracin de estados financieros y/o reportes, goce de


veracidad y por ende refleje la realidad econmica de la entidad, dado que los hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que
sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del
equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuar cuando surjan los
derechos y obligaciones, o cuando la transaccin u operacin originada por el hecho incida
en los resultados del perodo.

Adicional a lo anterior y por las oportunidades de mejora que surten a partir de herramientas
como Stone para el mdulo en funcionamiento se sugiere tambin implementar controles de
tipo operativo que incluyan por ejemplo verificaciones, conciliaciones de cuentas, anlisis y
realizar la depuracin y/o ajustes cuando a ello hubiere lugar y verdaderamente cumpla su
cometido como herramienta para mejora y optimizacin de los procesos.

RECOMENDACIN No. 7. Avalo Tcnico

El Plan General de la Contabilidad Pblica define el valor en libros como el neto resultante
de la sumatoria algebraica del costo histrico, depreciaciones, amortizaciones, provisiones,
valorizaciones y desvalorizaciones aplicables a cada clase de bien mueble o inmueble, segn
sea el caso. As las cosas y para efectos de tener un valor actualizado del inmueble donde
funciona la entidad se sugiere realizar la valoracin tcnica del terreno y la edificacin,
mxime cuando ha sido objeto de remodelaciones y mejoras en los dos ltimos aos y el
ltimo estudio tcnico realizado fue en 2011 por parte de la Superintendencia de Industria y
Comercio.

RECOMENDACIN No. 8. Informacin financiera en la web

Se sugiere eliminar los anuncios de informacin inexistente o en su defecto atender los


lineamientos dados a travs del manual para la implementacin de la Estrategia de Gobierno
en lnea y la Ley de transparencia en las entidades del orden nacional de la Repblica de
Colombia.

RECOMENDACIN No. 9. Presentacin informacin a diferentes instancias.

Se recomienda al Coordinador Financiero establecer controles de seguimiento a los informes


que debe rendir por parte del proceso financiero y especficamente con la informacin
contable.

RECOMENDACIN No. 10. Coordinar SIIF Nacin.

Se recomienda que en cumplimiento al Decreto 2674 de 2012: Artculo 14, la Secretaria


General o quien haga sus veces, designe un funcionario del nivel directivo o asesor para
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que ejerza las funciones de Coordinador SIIF Entidad, para que sea el enlace oficial entre la
Entidad y el Administrador del Sistema.

RECOMENDACIN No. 11. Roles activos en el SIIF - Nacin.

Se recomienda crear controles ante la desvinculacin de contratistas o funcionarios que no


posean roles activos en los sistemas de informacin.

RECOMENDACIN No. 12. Grupo de gestin Financiera.

Se recomendar establecer claramente las funciones de los coordinadores de grupos de


trabajo.

RECOMENDACION No. 13. Reservas presupuestales.

Se recomienda que en la constitucin de reservas se encuentran justificadas por el ordenador


del gasto y no un visto bueno en comunicados de solicitud de constitucin de la reserva.

Se recomienda que al establecer las reservas se constituyan por razones que se generen en
hechos ajenos a la voluntad del Instituto o a circunstancias de fuerza mayor, que obliguen a
trasladar el recibo de los bienes y servicios a la prxima vigencia de constitucin del
compromiso y no a una debilidad en la planeacin contractual.

Se recomienda fortalecer la planeacin del recibo de los bienes o servicios para que se de
en la vigencia que se adquiere el compromiso.

Se recomienda dar cumplimiento al principio de anualidad presupuestal y no distorsionar la


contabilidad presupuestal cuando con la constitucin de patrimonios autnomos se les
trasladan los recursos aun cuando no se han recibido efectivamente los bienes y servicios.

RECOMENDACIN No. 14. Pago de vacaciones.

Se recomienda dar cumplimiento al Decreto 1045 de 1978, Artculo 18.- Del pago de las
vacaciones que se disfruten. El valor correspondiente a las vacaciones que se disfruten ser
pagado, en su cuanta total, por lo menos con cinco (5) das de antelacin a la fecha
sealada para iniciar el goce del descanso remunerado.

Se recomienda establecer mecanismos de comunicacin entre los procesos y en especial


recordar al grupo de talento humano los plazos establecidos para el pago de vacaciones: Se
entiende que el posible incumplimiento se presenta en talento humano.
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HALLAZGOS DE OTRAS AUDITORIAS QUE SON PARTE DEL PROCESO DE GESTIN


FINANCIERO

RECOMENDACIN No. 15. Contrato 038 2015

Se recomienda dar estricto cumplimiento por parte del supervisor de las clusulas
contractuales.

Se recomienda validar la posibilidad de modificar el proceso de pago e involucrar el soporte


o copia virtual de la forma de pago de los contratos para la verificacin efectiva por parte del
proceso financiero de los requisitos de pago y as establecer un control en el pago.

De igual forma, se recomienda modificar el procedimiento y que reposen en el expediente


soportes de las rdenes de pago con los soportes que dieron origen a estos.

RECOMENDACIN No. 16. CDP y Registro Presupuestal

Se recomienda dar estricto cumplimiento a los procedimientos A1-01-P-03 y A1-01-P-04 y


establecer claramente quien ejerce las funciones de jefe de presupuesto.

RECOMENDACIN No. 17. Anulacin CDP, registros presupuestales y CAO 016 de


2014.

Se recomienda comunicar entre los diferentes procesos los cambios que se presenten en el
proceso de Gestin Financiera e involucrarlo dentro de los procedimientos del SIG del
Instituto.

RECOMENDACIN No. 18. Plan de mejoramiento.

Se recomienda involucrar en el plan de mejoramiento las dos acciones pendientes de mejora


de la auditoria anterior.
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OTRAS RECOMENDACIONES
Realizar cierre mensual y entregar informe con la misma periodicidad (mensual) a la Alta
Direccin de por lo menos Balance General y Estado de Actividad Financiera, Econmica,
Social y Ambiental, para que esta misma forma se conozca la situacin de la entidad y no
esperar al cierre de la vigencia la presentacin que viene realizando al siguiente ao.

Se sugiere dar continuidad a la realizacin de arqueos sorpresivos dando alcance y


cumplimiento a la disposicin del decreto 2768 de 2012, al igual se recomienda remitir copia
de los arqueos a las cajas menores realizados por el rea financiera al rea de Control
Interno.

Se recomienda llevar un control de la informacin solicita y brindada en las auditorias por


parte de los auditados.

Evaluar los riesgos surgidos en este informe e involucrarlos en el mapa de riesgos para su
debido control. Al igual de realizar revisiones peridicas de evaluacin de riesgos para su
actualizacin.

Se recomienda establecer mecanismos de comunicacin efectivos entre los procesos para


garantizar informacin confiable en cada uno de los procedimientos, como por ejemplo que
reposen y se enven los originales en los expedientes contractuales los CDP y registros
presupuestales.

NOTA 1: Se programa una verificacin especfica en el programa de auditoras de Control


Interno para su respectiva evaluacin de las cuentas por pagar y de las conciliaciones
bancarias.

NOTA 2: Tener en cuenta todas las recomendaciones adicionales que se dieron en la reunin
de cierre.

ELABOR: Mara Margarita Pea Vargas REVIS: Sandra Luca Lpez Pedreros