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Ordenar

y filtrar datos
Nos centraremos en la organizacin y el filtrado de los

datos almacenados en una base de datos. La aplicacin de

estos procesos permite ordenar, con base en uno o ms

campos, los registros de las tablas. Adems, para elegir qu

datos visualizar utilizaremos filtros y aprenderemos a crear

criterios complejos que permitan acotar los resultados.

Ordenar registros...................... 76 Filtros por formulario....................... 84


Orden personalizado......................... 76 Avanzadas......................................... 86
Reorganizar columnas...................... 79
Resumen.................................... 87
Filtros........................................ 80
Filtrar registros................................ 80 Actividades................................ 88
Criterios............................................ 82

Servicio de atencin al lector: usershop@redusers.com


76 4. ORDENAR Y FILTRAR DATOS

Ordenar registros
Como vimos en el Captulo 2, para ordenar datos en forma
ascendente o descendente con base en un campo debemos usar los
botones Ascendente y Descendente de la ficha Inicio. Sin embargo, existe la
posibilidad de que el orden que deseamos aplicar no sea estrictamente
alfabtico o numrico, por ejemplo, ordenar los datos segn los das de
la semana, los meses del ao, etctera. A continuacin, veremos otras
maneras de organizar la informacin.

Orden personalizado
Existen infinidad de funciones en Access que permiten obtener
diferentes resultados; cada una de ellas posee una sintaxis que
debe respetarse. Por ejemplo, es posible ordenar datos de forma
personalizada desde la Vista Hoja de datos con la funcin SiInm, que
permite obtener un resultado segn una combinacin de acciones. Su
objetivo es ordenar datos de acuerdo con determinadas condiciones y
su sintaxis es: SiInm(expresin; valor_verdadero; valor_falso). Ms adelante
veremos cmo aplicar esta funcin pero, primero, debemos entender
las partes y condiciones de su expresin.

expresin: aqu tenemos que indicar la condicin que deben cumplir


los datos, por ejemplo: edad>18, mes=febrero, sueldo<=1200, etctera.
valor_verdadero: resultado que se obtiene si la expresin es
verdadera, por ejemplo, si la edad es mayor a 18, el valor verdadero
podr ser Mayor de edad.
valor_falso: resultado que se obtiene si la expresin es falsa, por
ejemplo, si la edad es menor a 18, el valor falso ser Menor de edad.

Cuando creamos la expresin de la funcin, debemos tener en


cuenta las siguientes condiciones:

El nombre de un campo debe estar encerrado entre parntesis recto,


por ejemplo: [Da de la semana].
Si se incluye texto, debe estar entre comillas, por ejemplo: Lunes.
Si se incluyen valores numricos, deben estar escritos sin comillas.

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Entre el nombre, el campo y el valor debe


existir un operando, por ejemplo: [Da de la LAS FUNCIONES
semana]=Lunes, [Edad]<=18, [Mes]=Febrero. DE ACCESS TIENEN
Debe existir la misma cantidad de parntesis
abiertos que de parntesis cerrados. UNA SINTAXIS
ESPECFICA QUE
Para que la funcin ordene los datos, debemos
asignarle un valor_verdadero a cada registro y, DEBE RESPETARSE
luego, indicar el orden ascendente, por ejemplo:
SiInm([Da de la semana]=Lunes;1;SiInm([Da de la
semana]=Martes;2;SiInm([Da de la semana]=Mircoles;3;SiInm([Da de
la semana]=Jueves;4;SiInm([Da de la semana]=Viernes;5;SiInm([Da de la
semana]=Sbado;6;SiInm([Da de la semana]=Domingo;7))))))).
Para ordenar los datos con la funcin SiInm, debemos seguir el Paso
a paso que presentamos a continuacin.

PAP: ORDEN PERSONALIZADO DE REGISTROS

01 Ingrese en la Vista Hoja de datos de la tabla, ubquese en la primera celda


de la columna Da de la semana, haga clic sobre el botn Avanzadas de la
ficha Inicio/Ordenar y filtrar y seleccione la opcin Filtro
avanzado/Ordenar.

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78 4. ORDENAR Y FILTRAR DATOS

02 En la fila Campo de la primera columna de la grilla, escriba la funcin SiInm,


respetando la sintaxis detallada anteriormente.

03 A continuacin, en la fila Orden (correspondiente a la columna que posee la


funcin), seleccione la opcin Ascendente.

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04 Haga clic sobre el botn Alternar filtro, de la ficha Inicio, y observe los
resultados. Los das de la semana se habrn ordenado segn la funcin ingresada.
El botn se desactivar de manera automtica.

Reorganizar columnas
La Vista Hoja de datos permite modificar el orden de las columnas
sin cambiar el de los campos en la Vista Diseo. Esta opcin nos brinda
la posibilidad de ordenar los campos a nuestro gusto para ingresar
o visualizar registros. Para modificar su ubicacin, debemos ir a la
Vista Hoja de datos y seleccionar el campo que deseamos mover. Luego,
tenemos que trasladarlo hacia la nueva posicin con un clic sostenido
desde la posicin actual hasta la deseada.

FUNCIONES

Debido a que la cantidad de funciones incorporadas en Access 2013 es muy extensa, no es posible abar-
carlas todas en un solo libro. Sin embargo, para conocerlas con mayor profundidad, puede ingresar en la
ayuda del programa, elegir Ayuda de Office.com, escribir en el cuadro de bsqueda la palabra Funciones y
pulsar ENTER. Se listarn las diferentes entradas para acceder a la informacin.

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80 4. ORDENAR Y FILTRAR DATOS

Debemos tener en cuenta que es posible


LOS CAMBIOS EN trasladar la posicin de todos los campos la

LA VISTA HOJA cantidad de veces que lo necesitemos, pero la


Vista Diseo siempre mostrar el orden que hemos
DE DATOS NO SE configurado de manera inicial. Sin embargo,

REFLEJARN EN tambin es posible modificar el orden a travs


de ella. La diferencia radica en que, cuando
LA VISTA DISEO modificamos la estructura, la Vista Hoja de datos
s toma los cambios realizados. Para modificar el
orden en la Vista Diseo, seleccionamos el campo
que queremos mover y lo trasladamos hacia la nueva ubicacin. Luego
de realizar el cambio, al visualizar la tabla en la Vista Hoja de datos, esta
tomar el nuevo orden de la estructura.

Filtros
Una muy buena forma de clasificar los datos es filtrarlos.
Mediante la aplicacin de filtros, logramos clasificar datos con uno
o varios criterios (segn lo que especifiquemos). De esta manera,
visualizaremos nicamente los datos que cumplan con los criterios
especificados y esto nos permitir disponer fcil y rpidamente de la
informacin que necesitamos.

Filtrar registros
Para llevar a cabo una adecuada clasificacin de la informacin en la
creacin de los diferentes tipos de filtros, utilizaremos las opciones del
apartado Ordenar y filtrar de la ficha Inicio:

EXPRESIONES

Las expresiones permiten obtener datos como resultado de la aplicacin de diferentes clculos. Esta ne-
cesidad surge de la posibilidad de que, en la informacin ingresada en la base de datos, no se encuentren
los datos, sino que estos se deban calcular, ya sea mediante operaciones o comparacin.

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Filtro: muestra el cuadro de filtros donde debemos activar


o desactivar los valores que deseamos visualizar.
Seleccin: permite filtrar registros en base a condiciones.
Avanzadas: posee la lista de operaciones posibles basadas
en la filtracin de datos.

La versin 2013 de Access reconoce tres tipos de filtros


que explicamos a continuacin:

Comunes: son los que se generan al activar o desactivar las casillas


correspondientes o al indicar un criterio para el filtro.

Figura 1. Al desplegar el encabezado de la columna, se mostrarn


las opciones Filtros de texto o Filtros de nmeros, segn
los valores que posea la celda donde se encuentra el cursor.

Al seleccionar un tipo de filtro (ya sea de texto o numrico),


se mostrar el cuadro Filtro personalizado para que indiquemos el criterio
para filtrar. Por ejemplo, si queremos mostrar solo las exportaciones
mayores a 60, debemos indicar el tipo de filtro Mayor que, luego,
escribir el valor 60 y pulsar Aceptar. De este modo, solo se visualizarn
los registros que cumplan con el criterio indicado. Para anular el filtro,
es decir, para que se muestren todos los registros, tenemos
que desactivar el botn Alternar filtro en la cinta de opciones.

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82 4. ORDENAR Y FILTRAR DATOS

Por seleccin: permiten crear un criterio en base a un dato


seleccionado. Es decir, si el criterio que queremos aplicar en el filtro
se encuentra en un registro, lo seleccionamos y pulsamos Seleccin.
Por formulario: la filtracin se puede realizar de acuerdo con
varios criterios. Debemos pulsar el botn Avanzadas y, luego,
seleccionar la opcin Filtro por Formulario.

Figura 2. El listado de opciones se adapta al valor


seleccionado, es decir que lo considera como el criterio de filtrado.

Criterios
Los criterios son aquellas expresiones que determinan una
condicin para la seleccin de registros. Dependiendo de la posicin
del cursor, variarn las opciones de filtrado. Veamos los criterios
posibles para los campos de tipo texto.

QUITAR FILTROS

Si bien es muy importante conocer los tipos de filtros existentes, sus caractersticas y el procedimiento
para aplicarlos, tambin debemos saber cmo quitarlos. Para esto, podemos pulsar el botn Alternar
filtro o desactivar el botn Filtrado, situado en la parte inferior de la ventana, sobre la Barra de estado.

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Es igual a: permite filtrar registros en base a que el valor del campo


actual sea coincidente con el texto escrito.
No es igual a: muestra todos los registros donde el valor del campo
actual sea diferente al escrito.
Empieza por: nos permite indicar las letras iniciales para filtrar
aquellos registros que se mostrarn.
No comienza por: muestra todos los registros donde la letra inicial sea
diferente de la indicada.
Contiene: aqu indicamos los caracteres que
tendrn los registros que se van a mostrar.
En este caso, podemos determinar ms de LOS CRITERIOS SON
un criterio o tambin utilizar caracteres EXPRESIONES QUE
comodn. Por ejemplo, para mostrar
los registros que poseen la letra s en su DETERMINAN UNA
contenido, escribimos simplemente la letra. CONDICIN PARA
Sin embargo, para seleccionar aquellos que
tengan una determinada cadena de caracteres, SELECCIONAR DATOS
debemos utilizar el carcter comodn *, el
cual representa una cantidad indefinida de
caracteres. Es decir que para mostrar los registros que posean
la cadena de caracteres ig, tenemos que escribir *ig*.
No contiene: produce el efecto inverso a la opcin Contiene.
Termina con: nos permite indicar el o los caracteres finales que
contengan los registros que se mostrarn.
No termina en: posibilita establecer los caracteres finales de aquellos
registros que no se mostrarn.

Los filtros para el tipo de dato numrico son similares, excepto por
los siguientes tres que explicamos a continuacin:

APLICACIN DE CRITERIOS

Debemos tener en cuenta que los criterios ofrecen una gran diversidad de resultados. Lo importante es
comprender que, para lograr su correcto funcionamiento, estos deben ser aplicados en el campo ade-
cuado. De esta manera, la filtracin de datos nos permitir visualizar solamente un grupo de registros,
sin necesidad de eliminar el resto, que no coincida con los criterios.

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84 4. ORDENAR Y FILTRAR DATOS

Menor que: se mostrarn los registros que posean valores menores


al indicado.
Mayor que: el resultado ser los registros que posean valores
superiores al indicado.
Entre: mostrar los registros que estn entre los valores indicados.

Cuando el tipo de dato por filtrar es Fecha/Hora, la lista de filtros es


mucho ms extensa y permite, entre otras cosas, filtrar entre meses,
aos y dos fechas establecidas.

Filtros por formulario


Hasta el momento, hemos visto cmo actan los filtros y cul es su
funcin. Ahora desarrollaremos en profundidad cmo trabajar con ellos,
as como tambin las posibles variantes que pueden conjugarse para
generar distintos resultados. Recordemos que, para
operar con filtros, podemos utilizar las opciones
PARA OPERAR CON del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.

FILTROS UTILIZAMOS Para seleccionar el Filtro por formulario debemos


desplegar las opciones del botn Avanzadas. Este
LAS OPCIONES DEL tipo de filtro permite seleccionar datos que

GRUPO ORDENAR Y cumplan uno o ms criterios, de forma rpida,


a travs de la Vista Hoja de datos. Al seleccionarlo,
FILTRAR la tabla se muestra vaca y se crea una lista
desplegable en cada campo, que permite filtrar
los datos que se mostrarn en la tabla.
Cada vez que seleccionamos un elemento de una lista, estamos
creando un criterio para el filtrado. Es decir que los registros que
se mostrarn sern solamente aquellos que cumplan con todos los

COMPATIBILIDAD CON EXCEL

Los usuarios que conozcan y utilicen el programa Microsoft Excel encontrarn varias similitudes con la
hoja de datos que ofrece la versin 2013 de Access. Debido a esta nueva caracterstica, es posible
importar una hoja de clculo desde Excel 2013 hacia la hoja de datos de Access. En la ficha Datos
externos encontraremos las opciones para hacerlo.

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ACCESS 2013 85

criterios elegidos. Para aplicar el filtro, debemos


pulsar el botn Alternar filtro y as los registros que EL FILTRO POR
no cumplan con los criterios indicados quedarn FORMULARIO
ocultos (pero no se eliminarn).
Para modificar los criterios de los campos que ADMITE MS DE
ya tienen filtro, tenemos que hacer clic sobre el UN CRITERIO DE
encabezado de la columna que posee el icono
indicativo y en el men activar o desactivar las SELECCIN
opciones deseadas. Para agregar criterios en otros
campos, tambin hacemos clic sobre la flecha
situada en el encabezado y en el men, activamos o desactivamos los
elementos que queremos visualizar. Para quitar el filtro de un campo,
desplegamos el men del encabezado y pulsamos Quitar filtro.

Figura 3. Se ha modificado el nombre


de la pestaa, indicando que aplicamos un filtro.

AUTOFILTRO EN LA VERSIN 2013

Si bien las versiones anteriores a Access 2013 permitan filtrar datos, la posibilidad de hacerlo de manera
rpida y fcil sobre cada campo es una mejora muy til y prctica de la ltima versin del programa.
Gracias a esta innovacin, filtrar los datos de una tabla se ha vuelto una tarea muy sencilla.

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Una de las caractersticas distintivas de este


PARA QUITAR TODOS tipo de filtro es que la cantidad de registros

LOS CRITERIOS visualizados se actualiza de modo automtico a


medida que modificamos los criterios, de manera
ESTABLECIDOS, que, luego de indicar los elementos que queremos

PULSAMOS EL BOTN visualizar, debemos pulsar Aceptar. Para quitar


todos los criterios establecidos, tenemos que
ALTERNAR FILTRO pulsar nuevamente el botn Alternar filtro y, a
continuacin, se mostrarn la totalidad de los
registros que integran la tabla.

Avanzadas
Dentro del grupo Ordenar y filtrar encontramos el botn Avanzadas, que
permite trabajar de manera detallada con los filtros personalizados y
emplear herramientas especficas. Sus opciones son las siguientes:

Filtro por formulario: este botn nos permite pasar del filtro
personalizado al filtro por formulario.
Aplicar filtro u ordenar: aplica el filtro personalizado actual. Su funcin
es la misma que el botn Alternar filtro.
Filtro avanzado/ordenar: no realiza ninguna accin, ya que estamos
situados en el filtro avanzado.
Cargar desde la consulta: carga el diseo de una consulta en la grilla.
Guardar como consulta: almacena los datos del filtro personalizado
como una nueva consulta.
Borrar cuadrcula: elimina toda la informacin que posee la grilla, la
deja completamente vaca.
Cerrar: cierra la pestaa del filtro.

ELIMINAR FILTROS

Hemos visto que, para quitar todos los filtros aplicados, debemos pulsar el botn Alternar filtros de la cinta
de opciones. Sin embargo, tambin es posible realizar esta accin a travs del botn Filtrado, situado
en la parte inferior de la ventana. El resultado es exactamente el mismo, y cada usuario podr elegir la
opcin que le resulte ms apropiada.

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ACCESS 2013 87

Figura 4. Cuando el filtro es personalizado, las opciones


del botn Avanzadas permiten realizar ms operaciones
que sobre los filtros comunes o de seleccin.

RESUMEN

Hemos aprendido a crear filtros personalizados y a ordenar datos segn criterios propios, sin necesidad
de que el orden sea alfabtico. Esta utilidad es posible gracias a la funcin SiInm, que genera filtros basa-
dos en condiciones y logra resultados personalizados segn las necesidades de cada usuario. Tambin
conocimos los filtros por formulario que son de gran utilidad, ya que permiten mostrar u ocultar datos
rpidamente, al indicar diferentes criterios. La rapidez con la cual Access actualiza los datos depende de
la cantidad de registros que tenga la tabla.

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Actividades
TEST DE AUTOEVALUACIN

1 Qu funcin permite ordenar datos en forma personalizada?

2 Cul es la sintaxis de la funcin SiInm?

3 Cmo accedemos al tipo de filtro avanzado?

4 En qu vista debemos modificar el orden de los campos para que no se


modifique la estructura de la tabla?

5 Es posible utilizar el filtro por formulario con ms de un criterio?

EJERCICIOS PRCTICOS

1 En la base de datos guardada en el Captulo 2, cree la tabla Turnos con los


campos Da y Encargado. Complete siete registros con diferentes das para el
campo Da. El campo Encargado debe contener la lista de los apellidos de los
empleados, seleccionando uno en cada registro.

2 Ordene los datos de la tabla Turnos en base al orden lgico semanal (lunes,
martes, mircoles, etctera).

3 Cree la tabla Resumen con los campos Mes y Total. El campo Mes debe
contener los 12 meses del ao ingresados en forma aleatoria y el campo Total,
valores superiores a $ 32.000.

4 Ordene los datos de la tabla Resumen en base al orden lgico de los meses.

5 Abra la tabla Ventas en la Vista Hoja de datos y modifique el orden de los


campos como le resulte ms apropiado.

PROFESOR EN LNEA

Si tiene alguna consulta tcnica relacionada con el contenido, puede contactarse


con nuestros expertos: profesor@redusers.com

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