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1 DERECHO REGISTRAL y NOTARIAL
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- -- - - - - - -- - Gunther Gonzaies Barrn - - -- - - - - -- -
7. INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOL.ARE S
7 .1 Definicin y m odalidades
L os instrumentos extrapro tocolares son aquellas atestaciones notaria-
les que no se incorporan al protocolo, y sobre los que el manto de la fe
pblica se circunscribe en forma limitada al acto, h echo o circunstancia
que el no tario presencie o le con ste p or percepcin sensorial, y que no sea
1 de competencia propia de otra funci n (art. 98 LN). Segn nuestra ley, los
ins trumen tos extra-pro tocolares pueden ser actas o certificaciones. Las
primeras son instrumen tos redactados por el notario, en el que se da fe de
la realizacin de un hecho, y excepcionalmente de una declaracin de vo-
luntad. Los segundos son atestaciones en documento privado, en donde el
no tario deja constancia de aquello que hace o le consta.
Son actas (art. 94 LN) :
De autorizacin de viaj e de menor.
De destruccin de bienes.
De entrega.
De juntas, directorios, asambleas, comits y dems actuaciones
corporativas.
De licitaciones y concursos.
D e inventario s y subastas, de conformidad con el Dec. Leg. 674,
Ley de promocin de la inversin privada en empresas del Esta-
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Instrumentos notariales
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7.2 Actas
En las actas, normalmente, hay un mero hecho; el notario slo tiene la
actividad de ver y or, no entra al fondo del asunto, lo adapta al derecho
solamente en cuanto a la forma; narra el hecho y lo deja como es, no lo
manipula ni. !'.:' altera; la firma de las partes, si se producen, no es otorga-
miento ni consentimiento, es simple conformidad con lo narrado y odo
por el notatj.o, que es narracin de lo sucedido 895 . A diferencia de la detalla-
da normativa que existe para la redaccin de las escrituras pblicas, en el
caso de las actas prcticamente no hay reglas para ese fin. Por tal motivo, es
necesario acudir a la doctrina para proponer una adecuada redaccin de
este instrumento notarial896 :
COMPARECENCIA: Lugar y fecha en que se realiza la actua-
cin notarial, as como la concurrencia de los interesados que se
encuentren en el lugar, pudiendo identificarlos o no. No se re-
895
ETCHEGARAY, Natalio Pedro. Op. Cit., pg. 29-30.
896
VILA LVAREZ . Op. Cit., pg. 128.
661
- - - - - - - - - - - Gunther Gonzales B asrn - - - - - - - - - - -
897
Ibid., pg. 127 SS.
662
,;lfl.
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Instrumentos notariales
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1 Las actas de referencia sn aquellas en que se acreditan las manifes-
taciones que espontneaniente hace una persona. Se entiende que en ellas
se hace constar la comparecencia del requirente y del manifestante (o del
requirente-manifestante), la solicitud del requirente para que haga constar
las manifestaciones de que se trate y los trminos de stas. Tampoco tiene
regulacin en nuestra ley, pero deben admitirse a tenor del art. 98 LN.
Las actas de notorieditd son aquellas que comprueban y fijan deter-
minados hechos que se entienden notorios de acuerdo a las circunstancias
y a la investigacin sumaria realizada por el propio notario; adems, se lleva
a cabo una declaracin o reconocimiento de derechos, con la consiguiente
legitimacin de situaciones fundadas en el hecho cuya notoriedad se com-
prueba. Por los importantes efectos jurdicos que podran generar, incluso
a falta de norma, esta clase de acta debe regirse por el principio de numerus
clausus.
7 .3 Certificaciones
Las certificac:iones (art. 95 LN) se caracteriz8n porque la actuacin
notarial se circunscribe a una atestacin concreta y especfica, en que gene-
ralmente la intervencin del notario se hace sobre un instrumento del cual
l no es el ~tor. Esta especialidad de las certificaciones hace que se rijan
por el principio del numerus c!ausus, que no cabe ser extendido por va ana-
lgica. Esa conclusin, como ya hemos visto, se extrae del mismo texto
legal: art. 95-h LN.
La carta notarial es una certificacin de antigua data en nuestra legis-
lacin notarial, y tiene como nica finalidad dejar constancia autntica de
que determinada carta 898 ha sido remitida a una direccin que se indica en
898
La ley 28580 (que modific el art. 100 LN) seala que la entrega no solo abarca
cartas, sino tambin INSTRUMENTOS. No est claro qu pretende la modificacin
legal, ya que el nico instrumento que se remite a un destinatario puede ser una carta.
663
- - - - - - - - - - - Gunther Gonzales Barrn - - -- - - - -- - -
Tal vez, y en va de especulacin, se busque admitir en forma expresa que las cartas
puedan ir acompaadas de instrumento s, lo cual ya se llevaba a cabo desde siempre
en la prctica. I}~
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Instrumentos notariales @
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fuma, identidad, capacidad o representacin del remitente (art. 102 LN) .
La regla se justifica por cuanto la fe notarial se circunscribe nica y exclusi-
vamente a la entrega de la carta, nada ms, y ese es la caracterstica de todas
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las certificaciones. !!
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Por otro lado, para efectos simplificadores, nuestro ordenamiento ju-
rdico permite que la inscripcin de una serie de acuerdos sociales (espec-
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ficamente los poderes) se funde.exclusivamente en la copia c~ .. tificada de :....r.
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acta asentada en el respectivo libro (art. 6 RRS), pero no ser suficiente la
mera legalizacin de reproducciones (comnmente llamadas "copias lega-
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lizadas"). Nuestra doctrina ha tenido alguna dificultad para diferenciar ambos
tipos documentales, tal como se aprecia del siguiente prrafo: '/':1.n cuando 11
la copia certificada y la legalizaci.n de reproduccin constit11Jen copias de un texto, la ;1
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primera, por la formalidad impuesta, permite inscribir determinados actos ante los Re-
gistros Pblicos, en tanto que la segunda slo da je del cotejo y conformidad con el
original, sin mencionar o informar respecto de ste, no constit11Jendo instrumento sufi-
ci.ente para acceder a los Regtros Pblicos' 899 En tal sentido, si bien ambos do-
cumentos notariales comparten la categora de ser "testimonios por exhi-
bicin", es decir, en ellos el notario da fe de la existencia del documento sin
que exista matriz al cual remitirse; sin embargo, la diferencia fundamental
es la constancia de apertura del libro que siempre debe existir en las copias
certificadas, y que lleva a dejar constancia que el acta consta en determina-
das fojas del libro, por lo que se otorga una garanta, si bien mnima, de la
i vinculacin entre el documento y la persona jurdica de quien emana, ya
que la legalizacin del libro est restringida a su repres.::c,,~-it'.!, ::;,i..:i.:n por
tanto lo conserva en su poder. Este criterio de seguridad es el fundamento
ms importante para rechazar las inscripciones extendidas sobre la base de
legalizacin de reproducciones (copias legalizadas).
En la expedicin de copias certificadas, el notario atesta la transcrip-
cin literal del acta (o lo reemplaza por el sistema de fotocopiado), o de la
parte pertinente, con indicacin del libro, fojas donde consta el acta, n-
mero de fumas y otras circunstancias que sean necesarias para su cabal
contenido, como el funcionario que legaliz el libro, la fecha y nmero que
se le consign a la legalizacin (art. 104 LN). Tratndose esta certificacin
de un "testimonio por exhibicin'', el notario solamente certifica la identi-
899
CORCUERA GARCA, Marco. Comentario.rala ley del notaria, pg. 180.
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- - - - - - - - - - - Gunther Gonzales Barrn - - - - - - - - - - - -
dad de la copia con el original, con el agregado de que los originales corres-
ponden a determinado libro. Siendo ello as, la fe pblica se extiende a ese
reducidsimo mbito, p or lo que resulta pertinente la regla siguiente: "el
notmio no asume responsabilldad por el contenido del libro u hojas sueltas, acta o doa1-
mento, nifirma1 identidad, capacidad o representacln de quienes aparecen smcribindo-
!o" (art. 105 LN).
Distinto es el caso de la legalizacin de reproducciones (copias),
que consiste en la certificacin del notario referida a que una reproduccin
guarda absoluta conformidad con su original (art. 11 O LN). Se trata, sin
dudas, de lo que la doctrina notarial denomina "testin:1oriio por exhibi-
cin", esto es, el notario da fe de la existencia del documento sin que exista
matriz al cual remitirse, para lo cual simplemente se le ha exhibido el origi-
nal. Este limitadsimo mbito de la fe pblica hace que la copia legalizada
(como se denomina, comnmente) no vare la naturaleza del documento
original, ni lo autentique, ni lo certifique desde ninguna perspectiva. Sim-
plemente se tra ta de una igualacin entre una copia y el original. Sobre el
particular, se echa de menos en este mbito una norma como la del art. 105
LN, la cual exonera de toda responsabilidad al notario por el contenido del
documento original, ya sea fuma, identidad, capacidad o la representacin
a que se aluda. Sin embargo, la misma solucin legal se aplicar para la
legalizacin de copias (o reproducciones), no slo por ser sta la conse-
cuencia de la reducida fe pblica inmersa en esta certificacin, sino funda-
ment::.b1erne porque el art. 105 LN f':S perfectamente aplicable en va ana-
lgica, ya que la copia certificada y la legalizacin de reproducciones com-
parten, ambas, la misma naturaleza de ser testimonios por exhibicin. Cuan-
do el documento original presenta enmendaduras o interpolaciones, el
notario, a su criterio, podr denegar la certificacin o expedirla dejando
constancia de este hecho (art. 111 LN). En la prctica, parece preferible
esta segunda alternativa, pues muchas veces los originales de documentos
privados, al tener mnimos formalismos, contienen errores o enmendadu-
ras, lo que se agrava con el paso del tiempo, por lo que la mejor solucin
apunta a expedir la certificacin, que puede ser fundamental para el usua-
rio, dejando constancia de las enmendaduras. Por el contrario, si el original
es un documento pblico, s parece conveniente denegar de plano la certi-
ficacin, pues lo contrario podra legitimar un instrumento sobre el que
exista fund ada duda sobre su autenticidad y legalidad. Estas reglas prcti-
cas, empero, debern evaluarse en cada caso particular.
666
1
Instrumentos notariales
900
GIMNEZ ARNAU. Op. Cit., pg. 799.
901
Ibdi., pg. 798.
902
El debate puede verse en el interesante artculo de: CORVETTO RO:MERO, Aru'bal.
Legalizacin de fotocopias de testimonios expedidos por otros notan.os, EN: Notanus. Revista del
Colegio de Notarios de Llma, No. 2, Lima 1991.
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- - - - - - - - - - - - Gunther Gonzales Barrn - - - - - - - - - - - -
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do. En esta legalizacin de reproducciones, la actuacin del notario recae
sobre el traslado, y no sobre el instrumento protocolar,' que no se tiene a la
vista. Sobre el particular se ha dicho: "si se ;buede fotocopiary autenticar el testimonio
de una sentenciajudicial, qu razn hay para que no se pueda fotocopiar la copia de una
escritura? Tngase presente que puede ocum'r que en un determinado momento negocia! o
procesal, el notano y su protocolo puedan estar a una distancia inasequible para que el
interesado pueda recum'r a aqu!'fJ03 . La d.;_scusin citada ya es puramente histri-
ca, pues en la actualidad se encuentra claramente asentada la postura referida
a que s es posible legalizar la reproduccin de un traslado notarial (testimo-
nio, boleta, parte) por un notario que no tiene en su poder el protocolo de
donde emana ese instrumento. Sin embargo, el tema tiene importancia para r'
definir que, con este mismo criterio, tambin debe admitirse la legalizacin f&
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de copias de instrumentos que consten a su vez en copias legalizadas, o en
los cuales haya un elemento original (como en el ejemplo dado por COR-
VETTO, la fotocopia de un escrito presentado a una reparticin pblica,
pero en donde el cargo o sello est en original). Por tanto, la palabra "docu-
; mento original" que utiliza el art. 11 O LN debe ser interpretada en forma
j
1 extensiva, mxiine cuando el art. 234 CPC considera documento, entre otros,
a cualquier impreso, fotocopia, facsmil o fa..x. Cualquiera de ellos poch ser
objeto de una legalizacin de reproduccin, siempre que el documento exhi-
bido ante notario cuente con un elemento propio de ser original (por ejem-
.:
1 plo: firma original en la copia autenticada por notario o funcionario, sello '~
1
! original en cargo, etc.). ;
Por ltimo, el notario se encuentra habilitado para legalizar la apertu-
ra de libros, siendo que esta certificacin cumple tres finalidades bsicas:
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Vincular el libro con una determinada persona natural o jurdica,
de tal suerte que el contenido del libro prueba en contra de su
titular (art. 48 CCom); adems, la mera certificacin del libro de
~-
903
GIMNEZ-ARNAU. Op. Cit., pg. 796.
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~~1~] Instrumentos notariales
904
PATERNOTIRE, Aquiles. Las actas de las juntas de accionistas, pg. 234
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- -- - - - - -- - Gunther Gonzales Barrn - - - - - - - - - -
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alienta fraudes y engaos. Adems se busca impedir que los libros se lega- - ::.=;~
licen por parte de personas sin inters legtimo. Sobre el particular, resultz.
evidente que la prdida del libro se acredita solamente con la denuncia
policial respectiva, ya que no existe ningn otro medio idneo, salvo que se
[.
exija una prueba ms rigurosa, que probablemente evitara muchos fraudes
1 pero que en la mayora de los casos entrabara peligrosamente el trfico. En
{ la actualidad, adems, se requiere la presentacin ante la Superintendencia
Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT) de una comunicacin
~ dando cuenta de la prdida, la cual debe presentarse en el plazo de quince
~l. das tiles de ocurrido el hecho, y en el que debe indicarse con precisin el
~ - libro extraviado, indicando el nmero que tena y el funcionario que lo
~~ legaliz.
I~ El notario debe llevar un registro cronolgico interno de legalizacin
1
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de apertura de libros y hojas sueltas, con la indicacin del nmero correla-
~ .: tivo, nombre del titular y registro de contribuyente, objeto y nmero del
libro, y fecha de legalizacin (art. 114 LN y disposiciones complementarias
dictadas por la SUNAT). Esta informacin es objeto de la declaracin anual
f rlp -nr.t<>r10~, por la cual se comunican todas las legalizaciones de apertura
de libros a la SUNAT.
Segn la doctrina, la legitimacin o legalizacin de firmas es una
declaracin notarial puesta al pie del documento, en la que se certifica como
autnticas las firmas que all aparecen, ya sea porque el notario ha llegado a
esa conclusin por conocimiento directo (comparecencia del firmante) o
por considerarla idntica con relacin a otras firmas indubitadas 905 . Ntese
que el destacado notarialista espaol admite ambas frmulas para legitimar
las firmas, esto es, por presencia del firmante ante el notario, o por simple
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mentos privados cuando le conste de modr.:; indubitable su autenticidad, .)r.._
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para pleitos a un abogado, siendo que este acto est reservado a la escritura
pblica segn nuestra legislacin, que es la nica que rige la actuacin del
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notario peruano. '-~
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En el caso de la constatacin domiciliaria, sta fue atribuida a los
notarios en virtud a la Ley 27839, publicad?. el!! ::le octubre de 2002, y que ;'f.~-
modific el art. 95 LN. Consiste en la inspeccin que el notario realiza en :.:~
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un determinado domicilio, a pedido del interesado, y en el cual se constata .'>?,
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mediante un sumario toma de dichos la realidad del domicilio. En puridad
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se trata de un acta de notoriedad, basada en la toma de dichos realizada en
el domicilio del requirente. De acuerdo con el art. 2 Ley 27839, la Polica i
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Nacional continu expidiendo certificados de constatacin domiciliaria,
as como los Gobiernos locales dentro de su jurisdiccin, aun cuando esto
ltimo fue simplemente terico. Adems, se atribuy que los jueces de paz
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puedan hacer lo propio en los casos previstos por la Ley Orgnica del 1<;
Poder Judicial, esto es, cuando no haya notario en la localidad. Sin embar- }~
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go, por Ley 28862 se elimin la competencia de la polica en la emisin del ~
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GONZLEZ, Carlos Emrito. Op. Cit., pg. 94-95.
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que los notarios existen?"
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,. , Escritura
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Al notario se le
puede pedir
quelevante
acta de las
molestias que
nos ocasiona
un vecino.
ca un precinto que impide acceder tacin que no se haga de forma vo usual es que el notario se persone
a: dicho suelo sin forzarlo; y que, re luntaria, a tal fin y previa adver en el domicilio y, tras ident.ificarse
tirado el precinto, otras imgenes tencia de la posibilidad de diferirla como tal, .invite a recibir la copia
vuelven a reproducir el estado del a una comparecencia en la notara del acta. Como en el apartado ante
suelo. Estas pruebas tienen la pre en los dos das siguientes. rior, lo::; hechos que p~rciba,..el des-
suncin legal de veracidad: nadie Actas de remisin por correo: tinatario la r:ecibe o la rehsa, 1;!n
puede negarlas si no media conde tambin caben a,ctas que acrediten cuyo caso se tiene por hecha la no
na por falsedad al notario -cuyos que un documento .ha sido remitido tificacin, o resulta haber cambia
pre-:;edentes pueden entender::c por correo, as como los datos sobre do el titular del dcmici],:io- quedan
pracncame11te inexistentes-. El no su entrega. amparados por la fe pblica en los
tario no atribuye la variacin de Actas de notificacin y reque- trminos indicados, aunque luego
las manchas en el suelo a fantas rimiento: el notario transmite a al el interesado pretenda negarlos.
mas, ni a fenmenos quimicos o at guien una manifestacin ajena, en Algunas veces el contenido del
mosfricos. Simplemente narra los la que tal vez se le emplace a deter acta resulta positivo para quien la
hechos que ha presenciado. El art minada conducta. Salvo disposi- recibe. No suele ser la r~ila gene
culo 148 del Reglamento Notarial cin legal en contrario, pueden ral, hace aos un ,notario veterano
invita a hacerlo con "verdad en el practicarse por correo; pero lo simplificaba, hwnorsticamente,
concepto, propiedad en el lenguaje
y severidad en la forma". Su inter
pretacin corresponde a la campe
tencia ajena.
Qu es un acta notarial?
Con carcter comn a sta y a AS actas notariales son diferentes de las escrituras y las plizas, que s recogen
las dems especies, conviene obser
var que no caben lo que podramos
L contratos y actos jurdicos y se hallan sujetas a mayores requisitos para garanta
del trafico civil y mercantil. Las actas se limitan a dejar constancia, a instancia de
llamar actas insidiosas o subrepti parte interesada, de hechos percibidos por el notario, para asegurar su prueba -lo
cas, en las que el notario presencia que se llama preconstituir la prueba, es decir, tener sta al alcance para el caso de
hechos o anota declaraciones sin ' que sea negado un hecho cierto-, o a recoger un juicio del notario a los efectos pre-
que sus protagonistas sepan ante 1 vistos en la Ley. Los percepcin puede derivar de cualquier sentido; ordinariamente,
quin las estn haciendo: en todo como es lgico, la vista y el odo; pero tambin el tacto -la pared se encuentra h-
caso hay que advertir previamente
de que media acta notarial y no
puede recogerse ninguna manifes
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meda-, el olfato -una emanacin maloliente- e incluso, prescindiendo de factores
subjetivos, el gusto.
Escritura ~
P0BLICA 6>
No caben 11 actas insidiosas o subrepticias", en las que el notario presencia hechos o
anota declaraciones sin que sus protagonistas sepan ante quin las estn haciendo
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oo F'l.Tl3 LJ (;/\
determinados parientes de un testa-
dor, que el testamento no menciona
por sus nombres--, algunas coyun-
turales; como las llamadas actas de
guerra, en los aos 80, en las que en-
tre otros extremos haba que decla-
rar notorias las heridas padecidas
durante la guelTa civil en el bando
republicano; y en una evolucin na-
tural de la normativa, para agilizar
el trabajo de la Justicia, bien podan
ser otras tantas ms.
Actas de protocolizacin: que
incorporan algo al protocolo, de for-
ma que se evite el extravo, se prue-
be su existenCia o posesin en esa
fecha y se puedan obtener copias fu-
turas. Ese algo ser ordinariamen-
te un documento escrito o una ima-
gen, pero tambin puede consistir
en cualquier objeto susceptible de
quedar encuadernado con el proto-
colo por su medida y naturaleza -a dos, que s resultan propias de al- har constar los hechos que presen- En las .actas de
ttulo de ejemplo, verificado en la gunos Notariados extranjeros. cie, hasta donde puedallegar la fe
retrerida, deo
manifeStadones
prctica, hasta una camisa, prueba Actas de subasta. Por las que pblica -la carta ganadora es elegi- el notario
para un futuro juicio por despido se hacen constar los trmites de da aleatoriamente entre las_ que simplemente
recoge lo que el
debido a defectos, no recuerdo bien una venta pblica al .mejor postor. obran en un bombo, aunque no se ciudadano ie
si en la sisa o en la talli . Hay que decir que la Sala Tercera estn
:,eda saber si en el bombo to- ti.lenta.
Actas de depsito: por las que del Tribunal Supremo invilid la das las que fueron remitidas al pro-
alguien deposita ante notario un minuciosa regulacin del Regla- grama-. De mediar alguna sospecha
objeto o documento, fijando las mento Notarial, por falta de cober- de irregularidad semejante, la im-
condiciones de restitucin: a ttulo tura de ley; pero que, mientras las pugnacin del interesado recUlTir
de ejemplo, un cheque, que ser reglas de la subasta sean de libre precisamente a la prueba que le su-
entregado a una u otra parte segl'.m configuracin por los interesados, ministra el acta.
ocurran determinados eventos fu- no habr ningn inconveniente en Por supuesto, el listado no es
turos, pero puede consistir en que stos se remitan a sus normas. exhaustivo. En el pasado ha habi-
otras muchas cosas: de nuevo a t- Actas de sorteo. Mediante las do otros tipos de actas frecuentes,
tulo de ejemplo, en un frasco con l- que se hace constar la seleccin ale- como las habr en el futuro. Por
quido de frenos extrado de un co- atoria de los ganadores de un pre- ejemplo las de circuncisin, con la
che accidentado, para remitir a mio, segn las reglas de su convoca- finalidad obvia de que ningn in-
nuevos anlisis si procede. Tanto toria. Las bases de stas pueden ser quisidor pudiera acusar despus al
en este caso como en la protocoli- hechas pblicas en Internet en el es- paciente de judaizante. El notario
zacin, la documentacin que se pacio Abaco de la web del Consejo recoga las manifestaciones del ci'
entregue debe ser examinada por General del Notariado (www.nota- rujano sobre la necesidad de la
el notario para verificar su legali- riado.org); sin que en caso de nega- operacin y presenciaba el acto fi-
dad. No cabe el depsito a ciegas, tiva a la insercin quepa proclamar sico. Pese a la conveniencia gene-
por ejemplo de un sobre cerrado en la publicidad que media inter- ral, de la que slo hemos apuntado
sin que el notario haya accedido vencin notarial. Conviene obser- algunas manifestaciones, de exten-
antes a su contenido. Y se halla ex- var que en tales actas, como en to- der el mbito de las actas notaria-
cluida la realizacin de funciones das, dicha intervencin no tiene les, stas en concreto parecen pres-
de gestin de los fondos deposita- efectos taumatrgicos: el notario cind bles. 11
En las actas de notoriedad el notario declara, por ejemplo, quines son los
herederos de una persona fallecida sin testamento
Escritura ,._,
P(IBLICA 6/