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Manual de Comunicacin Formal

de la Administracin
Pblica Estatal

Agosto de 2007
D.R. 2001. Gobierno del Estado de Mxico.

Secretara de Finanzas
Subsecretara de Administracin
Direccin General de Innovacin
Lerdo Pte. 101 esq. Riva Palacio,
Edificio Plaza Toluca, Primer Piso
Toluca, Estado de Mxico, C.P. 50000
Correo electrnico: gemdginnovacion@edomex.gob.mx

Primera edicin, 2001


Segunda edicin, 2007

Nmero de autorizacin del Consejo Editorial


de la Administracin Pblica Estatal CE: 203/1/051/07

Impreso y hecho en Toluca, Estado de Mxico.


Printed and made in Toluca, State of Mexico.

La reproduccin total o parcial de este manual podr


efectuarse mediante la autorizacin expresa de la
fuente y dndole el crdito correspondiente.
Debemos mejorar la comunicacin, coordinacin y articulacin de
esfuerzos () para que construyamos juntos, el Gobierno sensible,
eficaz y moderno que legtimamente exige la sociedad mexiquense.

Lic. Enrique Pea Nieto,


Gobernador Constitucional del Estado de Mxico.
ndice

Pg.

Presentacin 5

1. Base Jurdica 6

2. Objetivo General 7

3. Proceso de Comunicacin 8

4. Conceptos y Generalidades 10

4.1. La comunicacin 10
4.2. Propsito y funcin de la comunicacin 10
4.3. Formas de comunicacin 12
4.4. Flujos de informacin 13

5. Matriz de Informacin para la Emisin de Comunicacin Formal 15

6. Comunicacin Formal de Uso Comn 17

6.1. Medios de comunicacin escrita 17


6.2. Requisitos formales 18

7. Lineamientos Generales 22

8. Estructura Bsica de una Comunicacin Escrita 24

8.1. Estructura 24
8.2. Partes esenciales 25
8.3. Partes complementarias 25
8.4. Recomendaciones para una correcta presentacin 27

9. Elementos Bsicos en la Elaboracin de la Comunicacin Formal 29

9.1. Circular general 29


9.2. Circular interna 32
9.3. Memorndum 35
9.4. Oficio interno 38
9.5. Oficio externo 41

10. El Correo Electrnico como Medio Alterno de Comunicacin Escrita 44

Glosario 49

Bibliografa 52

Anexos 54

Esquema de cualidades de la comunicacin escrita 54


Cuadro de flujo de informacin: nivel jerrquicomedio de comunicacin a 55
utilizar
Presentacin

El Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, licenciado Enrique Pea Nieto, impulsa,
desde el inicio de su gestin, acciones orientadas a contar con una Administracin Pblica
Estatal moderna, eficaz y transparente. En este contexto se requiere, entre otros elementos,
que la forma en la que los servidores pblicos se comunican entre s se realice con base en una
comunicacin formal, clara, precisa y homognea.

En este sentido, la comunicacin es esencial para el adecuado funcionamiento de las


organizaciones, no slo porque facilita su operacin, sino porque las relaciona con su medio
interno y externo.

La comunicacin formal es un proceso utilizado en la Administracin Pblica Estatal para el


desarrollo de las actividades institucionales, que permite expresar la informacin generada en un
tiempo determinado, bajo criterios de calidad, eficacia y eficiencia.

Por ello, el flujo de informacin con el que operan las dependencias y organismos auxiliares para
desarrollar sus responsabilidades obedece, fundamentalmente, a que la comunicacin formal
entre los servidores pblicos y ciudadanos facilite el entendimiento y la realizacin de las tareas
en las oficinas pblicas con oportunidad, suficiencia y precisin, mejorando el quehacer
gubernamental con una visin de resultados a los mexiquenses.

El Manual de Comunicacin Formal de la Administracin Pblica Estatal establece los


lineamientos generales que homologan, clarifican y precisan la comunicacin que emiten las
dependencias y organismos auxiliares del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico, para transmitir
instrucciones, disposiciones, procedimientos, recomendaciones, informes, avisos, acuerdos,
normas o reglas, y con ello, asegurar que la identidad institucional sea acorde con los
compromisos de gestin asumidos por la administracin 2005-2011.

De esta forma, este Manual incluye lineamientos orientados a apoyar la emisin eficiente de tres
medios escritos de comunicacin, que por su importancia en la Administracin Pblica Estatal,
se analizan en estas pginas: circular, memorando o memorndum y oficio; asimismo, se incluye
al correo electrnico como un recurso alterno para la emisin de comunicados escritos.
En los primeros tres apartados del documento se incluye la base jurdica que regula la
administracin de documentos en la entidad; asimismo, se enuncian el objetivo general del
Manual y el esquema bsico del proceso de comunicacin.
Del apartado cuarto al noveno, se establecen los conceptos y generalidades de la comunicacin;
la matriz de informacin para la emisin de comunicacin formal; la comunicacin formal de uso
comn; y los lineamientos generales que se recomienda observar en su emisin, as como la
estructura bsica de una comunicacin escrita y los elementos bsicos que deben considerarse
para la elaboracin de circulares, memorandos y oficios en la Administracin Pblica Estatal.
Finalmente, se anexan el esquema de cualidades de la comunicacin escrita, el cuadro de flujo de
informacin y un glosario de trminos relacionados con la comunicacin formal.

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1. Base Jurdica

1) Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, artculo 8.


2) Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico, artculo 77 fraccin XXVIII.
3) Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Mxico, artculo 24 fraccin XLVIII.
4) Ley para la Coordinacin y Control de Organismos Auxiliares del Estado de Mxico,
artculo 15 fraccin III.
5) Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios, artculo 42
fracciones IV y V.
6) Ley de Documentos Administrativos e Histricos del Estado de Mxico, artculos 1, 2, 3, 4,
5, 8, 9, 10, 11 y 32.
7) Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico, artculo 12
fraccin I.
8) Cdigo Administrativo del Estado de Mxico, artculos 1.41., 1.43., 1.44. y 1.45.
9) Cdigo de Procedimientos Administrativos del Estado de Mxico, artculo 57.
10) Cdigo de Procedimientos Civiles del Estado de Mxico, artculo 1.293.
11) Reglamento de la Ley para la Coordinacin y el Control de los Organismos Auxiliares y
Fideicomisos del Estado de Mxico, artculos 8 fraccin III y 16 fracciones II y III.
12) Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de
Mxico, artculo 3.1.
13) Reglamento Interior de la Secretara de Finanzas, artculo 7 fraccin XI, inciso J.
14) Reglamento Interior de la Secretara de la Contralora, artculo 10 fracciones X, XI y XXX.
15) Reglamento de Tecnologas de Informacin del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico,
artculo 28.
16) Disposiciones para la Contencin del Gasto Pblico.
17) Dictamen 1618 de la Comisin Dictaminadora de Depuracin de Documentos.

6
2. Objetivo General

Establecer lineamientos y proponer modelos de formatos bsicos que orienten a los servidores
pblicos en la emisin de una comunicacin formal, oportuna, clara y precisa, que coadyuven a
eficientar y facilitar la gestin pblica.

7
3. Proceso de Comunicacin

El proceso de comunicacin se refiere a la transmisin de ideas, conceptos e informacin de una


persona a otra. Por ello, es necesario determinar cul es la relacin que existe entre cada uno
de los componentes que lo integran.

Esquema del Proceso de Comunicacin

REALIMENTACIN

TRANSMISIN
MENSAJE CODIFICACIN RECEPCIN DECODIFICACIN ENTENDIMIENTO
DEL MENSAJE

EMISOR RECEPTOR

INTERFERENCIAS

Referencia: J. Antonio Paoli (2002), pp. 28-31.

El emisor es la persona u organizacin que emite la informacin, los datos o el contenido que
se enviar hacia un receptor. El conjunto de ideas o acontecimientos expresados por el emisor
y que desea trasmitir conforman el mensaje que permite el intercambio de informacin. Para
que el mensaje llegue al destinatario como es previsto por el emisor, ste debe aplicar una
codificacin que consiste en formular un mensaje mediante una serie de reglas dispuestas,
segn un plan dictaminado y ordenado, para poder llevarlo de manera entendible al receptor.

La transmisin del mensaje se refiere a la etapa del proceso de comunicacin en la que se


utiliza un medio fsico a travs del cual se transmite la informacin-comunicacin, estableciendo

8
una conexin entre el emisor y el receptor; es decir, es el soporte material o espacial por el
que circula el mensaje.

El receptor es la persona u organizacin que recibe el mensaje. La recepcin de la


informacin depende de las caractersticas fsicas del mensaje para su correcta audicin o visin.
En esta etapa del proceso de comunicacin se descifra e interpreta lo que el emisor quiere dar a
conocer; es decir, se hace la decodificacin de la informacin, dependiendo de los
conocimientos y capacidades previas del receptor. El mensaje debe realizarse en un lenguaje
comn, esperando que lo que transmite pueda ser apreciado y comprendido, para su adecuado
entendimiento.

La realimentacin es la respuesta que el receptor formula para el emisor, considerada el


mensaje de retorno, con ella se genera la interaccin entre ambos sujetos.

Las interferencias son los defectos que originan una prdida de informacin o que dificultan la
comprensin del mensaje, se puede dar en cualquiera de sus elementos, evitando que el mensaje
llegue al destinatario como era previsto por el emisor y creando confusin para el adecuado
funcionamiento del proceso de comunicacin.

9
4. Conceptos y Generalidades

4.1. La comunicacin

La comunicacin se aplica a todas las fases de la administracin y es particularmente importante


para la funcin pblica. Es un proceso eminentemente social, en razn de que su correcta
aplicacin enriquece la vida colectiva. La comunicacin se entiende como un proceso de
intercambio de ideas de manera oral, escrita, visual o mixta, entre dos o ms personas que
hacen el papel de emisor y receptor, y se basa en una doble situacin: la de externar y recibir
un mensaje y la realimentacin del mismo.

Tambin se puede conceptuar como el proceso mediante el cual un organismo establece una
relacin funcional consigo mismo y con el medio que lo rodea, refleja su propia integracin de
estructuras y funciones, de acuerdo con las influencias que recibe del exterior, en un
permanente intercambio de informacin y conductas. As, mediante la comunicacin, nuestras
ideas, tendencias y sentimientos son conocidos por otros.

4.2. Propsito y funcin de la comunicacin

El propsito de la comunicacin en las organizaciones es facilitar el cambio e inducir la accin


hacia el cumplimiento de sus objetivos. La comunicacin es esencial para el funcionamiento
interno de las instituciones, toda vez que integra y hace eficiente las tareas administrativas.

La funcin de la comunicacin es unificar la actividad organizada y modificar la conducta. Con


ella se efecta el cambio, se hace productiva la informacin y se cumplen metas. La transferencia
de informacin de una persona a otra es vital; y la funcin bsica de la comunicacin es vincular
a las personas y tareas de una organizacin para alcanzar un fin comn.

La comunicacin, entre otros aspectos, es necesaria para:

1) Establecer y cumplir los objetivos de una organizacin;


2) Desarrollar planes y programas;
3) Organizar y optimizar recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos;
4) Seleccionar, desarrollar y evaluar al personal de la organizacin;
5) Dirigir, motivar y crear un clima de confianza entre las personas;
6) Controlar el desempeo; y
7) Eficientar la toma de decisiones.

La comunicacin no slo facilita el desarrollo de funciones administrativas; tambin relaciona a


la institucin con su medio externo.

Es el intercambio de informacin un apoyo para que los gobernantes conozcan con mayor
precisin las necesidades de la ciudadana, les brinden servicios pblicos y coadyuven a su

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desarrollo. Por medio de la comunicacin cualquier institucin pblica se convierte en un
sistema abierto que interacta con su entorno.

Propsito y funcin de la comunicacin

Planeacin Organizacin Integracin Direccin Control

Comunicacin

Medio externo
9 Instituciones federales
9 Dependencias
9 Organismos auxiliares
9 Servidores pblicos
9 Comunidades
9 Ciudadana

Comunicar es intercambiar informacin entre una o varias personas, a travs de un proceso en


el cual participan los siguientes elementos:

1) Un emisor Es la persona o entidad que emite un mensaje, que comunica algo, es la fuente
de donde emana el mensaje o idea de comunicacin.
2) Un mensaje Lo que se quiere comunicar, lo que se dice.
3) Un conducto Medio por el cual se transmite el mensaje.
4) Un receptor Es la persona a quien se dirige el mensaje.
5) Un lenguaje Forma como se expresa el mensaje; puede ser escrito, oral, grfico, corporal,
entre otros.

En cualquier forma del proceso de comunicacin, encontraremos siempre, de principio a fin,


tres componentes bsicos ya sealados: el acto de emitir un mensaje, el mensaje mismo y a
quien va dirigido el mensaje. El emisor representa el elemento encargado de iniciar y guiar el
acto de comunicacin, y el receptor permite que este acto o proceso se complemente; este

11
acto puede transmitirse mediante un escrito, una computadora, el telfono, el correo
electrnico, entre otros. La seleccin apropiada del conducto es vital para la comunicacin
eficaz.

Una comunicacin eficaz puede producirse slo cuando el emisor y el receptor asignan
significados iguales o similares al mensaje. Para verificar la eficacia de la comunicacin es
elemental la realimentacin, toda vez que no se puede asegurar si un mensaje ha sido codificado,
transmitido, decodificado y entendido correctamente hasta que se confirme por medio de la
realimentacin. En el mismo sentido, la realimentacin indica si se ha producido el resultado
motivo de la comunicacin.

4.3. Formas de comunicacin

La comunicacin se puede expresar de diferente manera: oral, escrita y visual. Se emplea segn
el tipo de mensaje a transmitir, considerando las caractersticas y ventajas que presenta cada una
de ellas.

Las formas de comunicacin oral y escrita, se pueden utilizar conjuntamente para que las
cualidades favorables de cada una de ellas se complementen. Adems, es posible que en
ocasiones se recurra a apoyos visuales para complementar la comunicacin. La comunicacin
escrita tiene la ventaja de ofrecer registros, referencias y defensas legales. Tambin puede
promover la uniformidad en polticas y procedimientos, y su importancia radica en que
permanece a travs del tiempo.

La comunicacin oral permite un intercambio rpido con una realimentacin inmediata. En una
interaccin directa es posible notar el efecto. La comunicacin oral se apoya en expresiones
faciales y corporales.

La forma electrnica o mixta de comunicacin permite aprovechar los avances tecnolgicos,


para convertirlos en medios de transmisin y recepcin de informacin.

Para seleccionar la forma de comunicacin se requiere planear y definir el propsito del


mensaje. La falta de claridad y precisin de ste puede tener consecuencias negativas en una
organizacin.

Es importante:

1) Tener claro y preciso qu y a quin se desea comunicar.


2) Formular cuidadosamente el mensaje con un lenguaje claro, conciso y apropiado.
3) Seleccionar el medio o medios ms adecuados para transmitir el mensaje.

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4) Verificar que el mensaje haya sido captado.
5) Recibir los mensajes de respuesta y, de ser necesario, continuar la comunicacin.

En la Administracin Pblica la comunicacin formal es un proceso utilizado para el desarrollo


cotidiano del quehacer gubernamental y, a travs de ste, se expresa informacin sobre los
hechos sucedidos en un tiempo determinado. En otras palabras, es el flujo de informacin que
realizan los diferentes niveles de trabajo y constituye la base de toda accin de gobierno.

Las unidades administrativas de las dependencias y organismos auxiliares aplican diferentes


formas de comunicacin, en funcin de la actividad a desarrollar, utilizando para ello diversos
medios, por ejemplo:

Formas de comunicacin

Formas Escrita Oral Mixta o electrnica

Medios | Boletines y Plticas Telfono


| Inserciones y Conferencias @ Correo electrnico
| Notas y Exposiciones Computadora
| Tarjetas y Discursos Radio localizador
| Memorandos Fax
| Oficios Radio
Televisin

4.4. Flujos de informacin

Entre los diferentes medios o conductos de comunicacin formal que utiliza la Administracin
Pblica destacan los siguientes: circulares, memorandos y oficios.

La informacin que transmiten estos medios de comunicacin formal fluye en diversas


direcciones: descendente, ascendente y de manera cruzada, es decir, de forma horizontal y
diagonal. (Ver anexo: Cuadro de flujo de informacin: nivel jerrquico-medio de comunicacin a
utilizar)

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Flujos de informacin

Horizontal*

Ascendente Diagonal*
Descendente

* Debido a que los flujos de comunicacin horizontal y diagonal tienen


caractersticas comunes, se les conoce como comunicacin cruzada.

a) La comunicacin descendente fluye de los niveles superiores hacia los niveles inferiores
en la jerarqua organizacional; desafortunadamente, la informacin con frecuencia se pierde
o distorsiona conforme desciende por la cadena de mando. En consecuencia, es vital contar
con un sistema de realimentacin para determinar si la informacin se capt como era la
intencin del emisor.

b) La comunicacin ascendente va de los niveles inferiores a los superiores y sube por la


jerarqua organizacional; la transmisin objetiva de informacin es vital para la comunicacin
y requiere de un medio sencillo en el que los niveles inferiores se sientan con libertad para
comunicarse. Por ello, crear un libre flujo de comunicacin ascendente es, en gran medida,
responsabilidad de los niveles superiores.

c) La comunicacin cruzada incluye el flujo horizontal de informacin, con personas de un


mismo o similar nivel jerrquico; y el flujo diagonal, con personas en diferentes niveles que
no tienen relacin directa de autoridad o subordinacin. Este flujo de informacin acelera la
comunicacin, mejora el entendimiento y facilita la coordinacin de esfuerzos tendientes a
la consecucin de los objetivos organizacionales. Una parte considerable de la comunicacin
no sigue la jerarqua organizacional, sino que cruza la cadena de mando.

En las instituciones pblicas la informacin debe fluir rpidamente; por lo cual, es importante
considerar la cantidad de informacin que se debe emitir, evitando generar una sobrecarga, ya
que normalmente no se requiere ms informacin, sino datos relevantes.

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5. Matriz de Informacin para la Emisin de Comunicacin Formal

Medio o conducto Servidores pblicos que lo


Concepto Informacin a transmitir Uso
de comunicacin emiten

Circular general Documento de carcter Acuerdos Gobernador Interno


general, til para informar Instrucciones Secretarios Para las dependencias y
sobre diversos aspectos de la Procedimientos Procurador General de organismos auxiliares de la
Administracin Pblica Estatal. Recomendaciones Justicia Administracin Pblica
Se emite con el fin de dar a Especificaciones e Coordinador General Estatal, hasta el nivel que se
conocer una misma informacin interpretacin de normas considere necesario dar a
a varias unidades Reglas conocer la informacin.
administrativas, sin la necesidad
Decisiones
de preparar una comunicacin
Informes y avisos
individual para cada
destinatario. Informacin de observancia
general
Transmite informacin en lnea
horizontal o descendente. Nota: Se recomienda hacer
referencia a un solo asunto, el
cual se detallar y precisar a
fin de evitar confusiones.
Circular interna Documento de carcter interno Acuerdos Gobernador Interno
que transmite informacin con Instrucciones Secretarios De inters para las
la finalidad de implementar Procedimientos Procurador General de unidades administrativas
nuevos cursos de accin o Recomendaciones Justicia que conforman las
continuar desarrollando Especificaciones e Coordinador General entidades emisoras.
procesos administrativos. Se interpretaciones de normas Subsecretarios
puede derivar de alguna Reglas Directores Generales
disposicin jurdica o
Decisiones Contralores Internos
administrativa.
Informes y avisos Directores de rea
Transmite informacin en lnea Comunicaciones de Coordinadores/ jefes de
horizontal o descendente. observancia general unidades de apoyo
administrativo y/o
Nota: Se recomienda hacer delegados administrativos
referencia a un solo asunto, el
cual se detallar y precisar a
fin de evitar confusiones.
Instrumento de apoyo para la Instrucciones Los niveles de autoridad Interno
Memorndum transmisin oportuna de Observaciones que tengan que dar a
Para las dependencias y
informacin de carcter Informes conocer informacin sobre
organismos auxiliares de la
interno, utilizado por las Avisos determinado asunto o
Administracin Pblica
unidades administrativas para el Recordatorios situacin que intervenga con
Estatal, sin que la
eficaz desempeo de sus Gestiones y/o peticiones otras unidades informacin trascienda al
funciones. administrativas.
exterior, mientras no exista
autorizacin.
Instrumento de apoyo para la Instrucciones Los niveles de autoridad Interno/externo
Oficio/ transmisin interna de Normas que tengan que dar a Entre las diferentes
interno y externo informacin de carcter oficial, rdenes conocer informacin sobre
unidades administrativas
o bien, para establecer Informes determinado asunto o
que integran la
comunicacin externa con Notificaciones situacin que intervenga con Administracin Pblica
personas fsicas y morales y Avisos otras unidades
Estatal, personas fsicas y
dependencias y organismos administrativas o con alguna
Gestin de asuntos morales y dependencias y
auxiliares federales, estatales y instancia externa a la
Respuestas a peticiones organismos auxiliares
municipales con quienes se Administracin Pblica
ciudadanas e instituciones federales y municipales o
guarde relacin. Estatal. con las que se requiera
pblicas
tener comunicacin.
Nota:
Internos: todos los niveles
de la estructura de
organizacin. Externos:
hasta directores de rea.

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Medio o conducto Servidores pblicos que lo
Concepto Informacin a transmitir Uso
de comunicacin emiten

Medio de comunicacin para la Gestin de asuntos o Los niveles de autoridad y Interno/externo


Correo emisin electrnica de peticiones que no generen operativos que tengan que
Entre las diferentes
Electrnico informacin oficial interna y actos administrativos dar a conocer informacin unidades administrativas
para establecer comunicacin Instrucciones sobre determinado asunto o
que integran la
externa con personas fsicas y Informes y avisos situacin que intervenga con
Administracin Pblica
morales y dependencias y Respuestas a peticiones otras unidades Estatal, personas fsicas y
organismos auxiliares federales, ciudadanas e instituciones administrativas o con alguna
morales y dependencias y
estatales y municipales bajo un pblicas instancia externa a la
organismos auxiliares
soporte de tecnologas de Recordatorios Administracin Pblica
federales y municipales con
informacin, a travs de Estatal.
las que se requiera tener
sistemas de comunicacin comunicacin.
electrnica.

16
6. Comunicacin Formal de Uso Comn

6.1. Medios de comunicacin escrita

En el Estado de Mxico, el quehacer de la Administracin Pblica utiliza diariamente diferentes


medios de comunicacin escrita que sirven, entre otros aspectos, para transmitir instrucciones,
disposiciones, procedimientos, recomendaciones, informes, avisos, acuerdos, normas o reglas.
Estos documentos deben atender especificaciones tcnicas, con la finalidad de comunicar de
manera eficiente y eficaz los mensajes.

En este manual se consideran, como comunicacin formal, aquellos medios escritos de mayor
utilidad: circular general, circular interna, memorando y oficio.

A continuacin se presenta, en trminos generales, la definicin y caractersticas de cada uno de


ellos.

Circular general

Comunicacin formal que se dirige simultneamente a varios destinatarios de unidades


administrativas por ser de inters general y por regular aspectos diversos de la Administracin
Pblica. Transmite acuerdos, instrucciones, reglas, procedimientos, informes, avisos,
recomendaciones, decisiones e interpretaciones de normas, con la finalidad de ratificar o
implementar nuevos cursos de accin o para continuar el desarrollo de determinados procesos
administrativos. El carcter imperativo de la circular general se explica porque regula actividades
de las dependencias y organismos auxiliares, con fundamento en disposiciones jurdicas o
administrativas. Es de observancia general y la informacin que transmite fluye en lnea
horizontal o vertical descendente, la emiten el Gobernador, secretarios, Procurador General de
Justicia y coordinador general.

Circular interna

Comunicacin formal que se dirige simultneamente a varios destinatarios de unidades


administrativas de una misma dependencia u organismo auxiliar. Transmite acuerdos,
instrucciones, reglas, procedimientos, avisos, informes, recomendaciones, decisiones e
interpretacin de normas, con la finalidad de implementar nuevos cursos de accin o continuar
el desarrollo de determinadas funciones o procesos administrativos. La circular interna se deriva
de alguna disposicin jurdica o administrativa superior, transmite informacin en lnea vertical
descendente y horizontal, y es de observancia para quienes est dirigida. El Gobernador,
secretarios, Procurador General de Justicia, coordinador general, subsecretarios, directores
generales, contralores internos, directores de rea, coordinadores o delegados administrativos
pueden emitir esta comunicacin formal.

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Memorando o Memorndum

Comunicacin formal de uso interno que transmite informacin para recordar asuntos,
comunicar disposiciones, solicitar informes, realizar observaciones o comunicar instrucciones en
las dependencias y organismos auxiliares. Es un documento breve, claro y preciso, y su
redaccin es sencilla y concisa. La informacin que transmite fluye en lnea vertical descendente
y horizontal y la pueden emitir los titulares de las unidades administrativas.

Oficio

Comunicacin formal que se utiliza para tratar asuntos de ndole oficial. Su caracterstica
primordial es la sobriedad de su estilo. Es un documento que inicia una gestin, informa de un
hecho relevante, regulariza una situacin, transmite rdenes, lineamientos e instrucciones, o
trata asuntos especficos relacionados con personas fsicas o morales fuera del sector pblico. La
informacin fluye en lnea vertical ascendente o descendente y en forma horizontal. Este tipo de
comunicacin la emiten los titulares de las unidades administrativas.

En funcin del destinatario, el oficio se clasifica en:

Interno

El oficio interno se utiliza cuando existe la necesidad de transmitir informacin entre las
dependencias y organismos auxiliares de la Administracin Pblica Estatal.

Externo

El oficio externo se utiliza cuando se requiere establecer comunicacin con personas fsicas o
morales fuera del sector pblico estatal, as como con instituciones pertenecientes a los
gobiernos federal, estatales o municipales.

6.2. Requisitos formales

Imagen institucional

En la Administracin Pblica del Estado de Mxico, es importante que todo escrito emitido por
las unidades administrativas de las dependencias y organismos auxiliares contenga la imagen
institucional vigente.

Al respecto, la Coordinacin General de Comunicacin Social elabor el Manual de Uso de la


Identidad Grfica del Gobierno del Estado de Mxico, instrumento normativo para el diseo y
produccin de materiales de comunicacin interna, externa o pblica que emitan las
dependencias y los organismos auxiliares que conforman la Administracin Pblica Estatal.

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La imagen institucional contempla los siguientes elementos de identidad grfica que sintetizan los
valores, principios y fines del Ejecutivo Estatal:

1. Escudo oficial del Estado de Mxico en sus formas y colores originales, acompaado de
las palabras Gobierno del Estado de Mxico.
2. Colores oficiales.
3. Leyenda del ao correspondiente.
4. Logotipo Compromiso. Gobierno que cumple.
5. Crditos oficiales que corresponden al nombre de la dependencia, organismo auxiliar
o unidad administrativa que emite el documento, as como su domicilio, telfonos y
direccin electrnica.

Ejemplo:

19
En trminos generales, la observancia de estos elementos permitir identificar adecuadamente a
la unidad administrativa que emite una comunicacin formal, de ah que sea recomendable
consultar el referido Manual de Uso.

Clave de referencia

Es necesario que los documentos de comunicacin formal cuenten con una clave de referencia
que permita identificar quin los emite y cundo.

La clave de referencia se integra por tres partes: codificacin estructural de la unidad


administrativa que emite la comunicacin formal; nmero consecutivo del documento que
asigna la unidad administrativa emisora y el ao en que se elabora dicho comunicado.

La codificacin estructural se utiliza de manera progresiva de izquierda a derecha, y representa


la identificacin de las unidades administrativas de cada dependencia y organismo auxiliar,
iniciando de los niveles jerrquicos superiores hacia los inferiores. Su representacin se realiza
con nueve dgitos y sta es proporcionada por la Direccin General de Innovacin, de acuerdo
con las estructuras de organizacin autorizadas.

A fin de contar con los elementos que permitan identificar los documentos que se reciben y
emiten, se utilizar la clave de dichos documentos de la siguiente forma:

000000000-000/0000

Ao

Nmero consecutivo de la comunicacin formal

Codificacin de la unidad administrativa que la emite

Un ejemplo sera el siguiente:

Oficio enviado por la Direccin General de Innovacin, utilizando dos opciones igualmente
vlidas de la clave de referencia del documento:

1 opcin
203430000-001/2007
(codificacin completa)
2 opcin
20343-001/2007
(codificacin abreviada)

20
Validacin de la comunicacin

Los titulares de las unidades administrativas de las dependencias y organismos auxiliares, que
con motivo de su funcin, comisin o encargo rubriquen la comunicacin formal que emitan,
debern hacerlo con el carcter de profesionistas o pasantes que tengan, evitando el uso de
algn ttulo profesional cuando carezcan de l.

Archivo

La guarda y custodia de la comunicacin formal generada o recibida por las unidades


administrativas de las dependencias y organismos auxiliares debe ser depositada en un archivo
de trmite, de acuerdo con lo establecido en la Ley de Documentos Administrativos e
Histricos del Estado de Mxico.

Una vez concluida la vida til de los documentos emitidos o recibidos, se concentrarn en el
Archivo General del Poder Ejecutivo o en los archivos de concentracin, segn corresponda,
para su resguardo por parte de los servidores pblicos de las unidades administrativas; para su
destruccin es necesario obtener la aprobacin por escrito de la Comisin Dictaminadora de
Depuracin de Documentos.

21
7. Lineamientos Generales

Los presentes lineamientos tienen como propsito constituir un marco de referencia para
homologar, precisar y clarificar la comunicacin formal que emiten las dependencias y
organismos auxiliares del Poder Ejecutivo del Estado de Mxico. Tienen un carcter de
orientacin, de ah que su intencin sea slo apoyar a los servidores pblicos en la emisin de
una comunicacin formal eficaz, que coadyuve en la modernizacin de la gestin pblica.

a) La utilizacin de un determinado medio de comunicacin formal se definir en funcin de


la informacin a transmitir, del emisor, de las ventajas que ofrece el medio a utilizar, del
destinatario de la informacin y del objetivo que se pretende alcanzar.

b) Los servidores pblicos que reciban alguno de los medios de comunicacin formal
especificados en el presente Manual, se responsabilizarn de su uso, manejo y
confidencialidad, en su caso.

c) Los titulares de las unidades administrativas que emitan comunicacin formal, lo harn
tomando en cuenta los niveles jerrquicos con los que deben comunicarse, el medio de
comunicacin que ofrezca mayores ventajas para transmitir el mensaje y el flujo de
informacin que en mayor medida facilite la comunicacin y la toma de decisiones.

d) Los medios de comunicacin formal que emitan los titulares de las unidades administrativas
debern elaborarse tomando en consideracin las caractersticas tcnicas y los materiales
que ofrezcan mayores ventajas para su emisin, registro y resguardo.

e) Con el propsito de facilitar la identificacin, seguimiento y clasificacin de la


comunicacin formal, las unidades administrativas sealarn en sus medios de
comunicacin la referencia del documento.

f) Para evitar el gasto irracional de recursos y la saturacin de los archivos de gestin, se


recomienda elaborar y enviar copia de la comunicacin formal exclusivamente a quienes
deban tener conocimiento del asunto de que se trate, as como la copia para el expediente
correspondiente.

g) Cuando en una comunicacin formal sea necesario enviar copias a servidores pblicos de
diferente nivel jerrquico, se marcarn de acuerdo con el orden que seala la Ley Orgnica
de la Administracin Pblica del Estado de Mxico, los reglamentos interiores o la
estructura orgnica (leda sta de arriba hacia abajo).

Por ejemplo, si en un documento se envan copias a los secretarios de Finanzas y de


Desarrollo Econmico, as como a los directores generales de Recursos Materiales y de
Recaudacin, las copias quedaran en el siguiente orden:

22
c.c.p. C. Secretario de Finanzas
c.c.p. C. Secretario de Desarrollo Econmico
c.c.p. C. Director General de Recaudacin
c.c.p. C. Director General de Recursos Materiales

Si en un documento se envan copias a titulares de unidades administrativas con niveles de


director de rea, subdirector y jefe de departamento, las copias se anotaran en el orden
como se presenta en el siguiente ejemplo:

c.c.p. C. Coordinador del Programa de Apoyo a la Comunidad


c.c.p. C. Subdirector de Adquisiciones
c.c.p. C. Jefe del Departamento de Concursos
c.c.p. C. Jefe del Departamento de Seguimiento de Contratos

h) La comunicacin formal denotar en su contenido: claridad, precisin, propiedad,


concisin, sencillez y cortesa, con el propsito de facilitar su entendimiento.

i) Las dependencias y organismos auxiliares sern responsables de codificar, distribuir y


controlar la comunicacin formal que emitan.

j) La emisin de circulares generales ser competencia de los mandos superiores de la


Administracin Pblica Estatal; es decir, del Gobernador del Estado, secretarios,
Procurador General de Justicia y coordinador general.

Las circulares generales e internas tratarn un solo asunto por documento, el cual se
detallar y precisar, a fin de evitar confusiones.

k) Los minutarios de apoyo al seguimiento de correspondencia se integrarn en cada unidad


administrativa que emita o reciba comunicacin formal, los cuales estarn sujetos a
inventario.

l) Las unidades de correspondencia o equivalentes de las dependencias y organismos


auxiliares debern atender los criterios de operacin que determine el Departamento de
Correspondencia de la Direccin General de Innovacin, a fin de facilitar la recepcin y
distribucin de los documentos.

m) Toda comunicacin formal que generen o reciban las unidades administrativas de las
dependencias y organismos auxiliares se mantendr organizada, de acuerdo con el mtodo
de clasificacin que estimen conveniente, a fin de facilitar su organizacin, consulta y
depsito en los archivos de trmite.

23
8. Estructura Bsica de una Comunicacin Escrita

8.1. Estructura

La estructura de un escrito es la distribucin y el orden de las partes que lo componen. De esta manera,
por ser la estructura la base de su congruencia y claridad, es evidente la importancia que tiene su
correcta conformacin en la comunicacin formal.

La estructura de un escrito formal debe contener elementos bsicos, los cuales se pueden
ejemplificar de la siguiente manera:

Estructura

Objetivo Ordenamiento
Dnde?
Para qu?
(Entrada, cuerpo o final)

Lenguaje
Destinatario
Con qu?
Para quin?
(Terminologa, tecnicismos, modismos)

Asunto Tono
Sobre qu? En cul?
(Trato estimulativo, atento, cordial, convincente)

Seleccin
Estilo
Cul material?
De qu manera?
(Sencillez, modo ameno, personalizado)

Jerarquizacin
De qu importancia?

24
8.2. Partes esenciales

Una vez que se estructure el escrito, el documento resultante es un todo que consta de varias
partes; stas dependen del tipo de instrumento de comunicacin formal a utilizar; no obstante,
todo texto debe contar con tres partes esenciales: entrada, medio y fin.

a) Entrada, es el principio del escrito; es la presentacin sinttica o antecedente del asunto al


que se hace referencia.

b) Medio, llamado tambin cuerpo o exposicin; es la parte fundamental del escrito. Aqu se
expone el asunto bsico con todos los argumentos y datos necesarios para cumplir el
objetivo fundamental: informar, solicitar, exhortar, entre otros. En la eficacia de su
redaccin radicar el mayor factor de xito de la comunicacin.

c) Fin, denominado tambin eplogo, es el cierre de la parte medular. Por lo general, su


propsito es reafirmar o resumir lo expuesto en el medio. El cierre del escrito ha de ser
estructurado de modo que resulte una consecuencia natural y lgica de los apartados
anteriores del escrito.

8.3. Partes complementarias

Segn sea el tipo de escrito, ste puede contener otros elementos que cumplan diferentes
funciones, algunas de naturaleza prctica, otras estticas, formulistas o simplemente rutinarias,
que no afectan lo esencial del contenido.

Algunas partes accesorias del escrito son:

Referencia: Se integra con la codificacin estructural de la unidad


administrativa; con el nmero secuencial del documento, de
acuerdo con su control interno, y con el ao de emisin del
documento. Por tratarse de un elemento sumamente til
para el manejo y archivo de la comunicacin formal, no
debe faltar. Su condicin fundamental es la exactitud.

Nombre del lugar Se emplea para indicar el nombre de la localidad, ciudad,


donde se elabora: municipio y Estado en donde se elabora el documento.

Fecha: Es til para identificar el da, mes y ao en que se emite la


comunicacin formal.

25
Nombre y referencia En esta parte se consigna el nombre completo de la persona
del destinatario: o personas a quienes se dirige el escrito, as como sus
ttulos profesionales, en su caso, y los cargos que
desempean; es conveniente que el texto de este apartado
se escriba con letras maysculas.

Destino del escrito: Se consignarn los datos completos del domicilio del
destinatario (calle, nmero exterior e interior, localidad,
ciudad, municipio, Estado y pas), los cuales se plasmarn
bajo cubierta cuando el escrito se enva por correo o por
medios indirectos. En caso de ser entregado directamente,
bastar con indicar el nombre del lugar en donde se
encuentra el destinatario (dependencia, organismo auxiliar).

Encabezado: Es el conjunto de palabras introductorias con que se


empiezan ciertos documentos oficiales. En los oficios suelen
tomar el nombre de tratamiento, principalmente cuando es
frmula de cortesa o distincin dedicada al destinatario.

Despedida: En la comunicacin formal la despedida debe evitar el uso


rutinario de frmulas o frases hechas que carecen de
vigencia; es conveniente fomentar un criterio selectivo tan
amplio y dctil que permita elegir las formas ms adecuadas
en cada oportunidad.

Firma: Es imprescindible en la comunicacin formal. Por principio


de validez, debe ser manuscrita y completa en los originales.
La firma impresa o facsmil slo se justifica en algn tipo de
escrito colectivo.

Notas aclaratorias: Sirven para agregar o esclarecer datos que figuran en el


escrito. Es preciso que las notas fuera de texto se
justifiquen plenamente por su contenido.

Adjuntos o anexos: Son anotaciones que se usan en determinados escritos para


indicar detalles referentes a elementos anexos
(documentos, folletos, entre otros); resultan de importante
valor como testimonio y control del escrito enviado.

Iniciales Son letras cuyo objeto es la identificacin de quin dict,


identificadoras: orden o realiz el escrito. Son anotaciones convencionales
de importante valor prctico.

26
8.4. Recomendaciones para una correcta presentacin

Otra cualidad importante en toda comunicacin formal es la apariencia del escrito. En general,
no es suficiente que el contenido tenga un conjunto de cualidades para que cumpla su cometido,
tambin es necesario que la presentacin sea grata.

Es importante subrayar el aspecto relativo a la ortografa en la presentacin de un escrito, ya


que aun cuando se cumplan cualidades de estilo en su redaccin, si ste presenta errores
ortogrficos, maltrato de papel o deficiente distribucin del texto, su calidad demerita.

Existen algunos requisitos bsicos para que la presentacin resulte apropiada:

a) Adecuacin de los elementos, la clase y el tamao del papel, el tipo de escritura, la tinta,
los medios de sujecin y todo lo que se emplea para realizar un escrito tiene que ser
seleccionado de acuerdo con la funcin que debe cumplir y con las necesidades prcticas de
su uso.

b) Calidad, todo el material empleado en los medios de comunicacin formal debe ser de la
calidad adecuada a su tipo, a fin de que el escrito tenga la debida presentacin.

c) Condiciones estticas, las cualidades que requiere la presentacin de un medio de


comunicacin formal estn basadas en su tamao, forma, distribucin equilibrada de sus
elementos, regulacin de mrgenes y blancos, determinacin en el uso de letras, entre
otros.

d) Papel, su calidad debe estar determinada por la funcin y uso que se le dar al medio de
comunicacin formal. Tambin se prestar atencin al tamao y, en cuanto al color, el ms
apropiado es el blanco.

e) Escritura, conviene cuidar las condiciones de modernidad y uniformidad en los tipos de


escritura, en el uso de tintas de calidad y en la utilizacin de colores, a efecto de lograr
legibilidad y aseo en los escritos.

f) Distribucin, por razones de claridad, es necesario que el escrito tenga una equilibrada
distribucin de sus elementos. La colocacin de espacios completa el conjunto de exigencias
para una distribucin adecuada; por ejemplo:

1) Mrgenes, el superior y el inferior deben guardar relacin con la extensin del escrito
y corresponderse entre s. El margen izquierdo debe dar espacio suficiente para
encarpetar o encuadernar con facilidad el medio de comunicacin formal. El escrito
debe quedar rodeado por un marco blanco equilibrado.

27
2) Espacios, los escritos se elaborarn utilizando el espacio necesario que facilite su
lectura.

3) Sangras, son los espacios que se dejan al comienzo de los prrafos. Se debe evitar que
las sangras sean muy grandes. Se puede utilizar la escritura en bloque que prescinde
de sangras, sustituyndolas por un rengln en blanco despus de cada punto y aparte.

4) Ilustraciones, cuando acompaan al escrito dibujos, fotografas, planos, bocetos,


croquis, esquemas u otras ilustraciones, es preciso que se integren al texto. Para ello,
deben estar ordenadas y con explicaciones de acuerdo con el contenido y la intencin
del escrito.

En razn de lo anterior, se propone para la elaboracin de la comunicacin formal, lo


siguiente:

a) Elegir el material adecuado para la elaboracin del medio de comunicacin formal.

b) Cuidar, en todos los casos, que la distribucin del texto sea adecuada al contenido, tipo y
tamao de la comunicacin formal a emitir.

c) No encimar letras y eliminar cualquier tipo de mancha en el documento.

d) Cuidar que los signos de puntuacin y auxiliares, acentos, subrayados y cualquier marca
que deba utilizarse, sean correctamente empleados, que no falten ni sean variables.

e) Revisar minuciosamente lo escrito y una vez terminado, rectificar o complementar lo


necesario.

f) Doblar con cuidado los escritos (con el menor nmero de dobleces que sea posible), si se
han de introducir en sobre.

g) Ordenar con atencin los elementos anexos y colocarlos de tal modo que no generen
confusin al revisarlos.

h) Observar las especificaciones establecidas en el Manual de Uso de la Identidad Grfica del


Gobierno del Estado de Mxico.

28
9. Elementos Bsicos en la Elaboracin de la Comunicacin Formal

9.1. Circular general

Elementos que integran el formato

No. Concepto Descripcin


1. Imagen institucional Son elementos bsicos de un escrito oficial. Por ello debe
atenderse lo establecido en el Manual de Uso de la Identidad
Grfica del Gobierno del Estado de Mxico, emitido por la
Coordinacin General de Comunicacin Social.
2. Leyenda Corresponde a la frase que, en su caso, se decreta para
testimoniar el reconocimiento de hechos o personajes
histricos de relevancia para los mexiquenses.
3. Ttulo de identificacin Es la impresin del tipo de comunicacin formal de que se
trata; en este caso, CIRCULAR GENERAL.
4. Referencia Es la clave de identificacin del escrito. Se compone de la
codificacin estructural; nmero secuencial, de acuerdo con el
control interno que lleva la unidad administrativa emisora; y
ao en que se emite el documento.
5. Lugar y fecha de emisin Corresponde a la ciudad, municipio y entidad federativa en
donde se emite la Circular General, as como el da, mes y ao
en que se expide. Deber registrarse inmediatamente despus
de la referencia.
6. Destinatario Son datos de identificacin de los titulares de las unidades
administrativas a los cuales va dirigida esta comunicacin y se
anotarn en forma descendente, con relacin a su jerarqua
institucional; inmediatamente despus se anotar la palabra
PRESENTE.
7. Texto Constituye la parte esencial de la circular y en l se describir
el asunto que origin su emisin, as como las bases y
lineamientos a que d lugar.
8. Remitente Son los datos del servidor pblico que emite la comunicacin
formal, quien se identificar con su nombre, cargo y firma.
9. Copia(s) Corresponde a los datos para identificar el nombre y cargo de
las personas a quienes se considera conveniente enviar una
copia de la comunicacin emitida.
10. Iniciales de responsabilidad Son anotaciones convencionales que permiten identificar quin
dict, orden y elabor la comunicacin formal, y se anotan al
calce y a la izquierda del formato.
11. Unidad Administrativa Se anotar el nombre de la instancia que emite la
comunicacin formal, conforme a lo establecido en el Manual
de Uso de la Identidad Grfica del Gobierno del Estado de Mxico.
12. Domicilio Se anotar el domicilio y telfonos de la instancia que emite la
comunicacin formal, conforme a lo establecido en el Manual
de Uso de la Identidad Grfica del Gobierno del Estado de Mxico.

29
Esquema de diseo

(1)

(2)

(3)

(4)
(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11) (12)

30
Ejemplo de circular general

31
9.2. Circular interna

Elementos que integran el formato

No. Concepto Descripcin


1. Imagen institucional Son elementos bsicos de un escrito oficial. Por ello debe
atenderse lo establecido en el Manual de Uso de la Identidad
Grfica del Gobierno del Estado de Mxico, emitido por la
Coordinacin General de Comunicacin Social.
2. Leyenda Corresponde a la frase que, en su caso, se decreta para
testimoniar el reconocimiento de hechos o personajes
histricos de relevancia para los mexiquenses.
3. Ttulo de identificacin Es la impresin del tipo de comunicacin formal de que se
trata; en este caso, CIRCULAR INTERNA.
4. Referencia Es la clave de identificacin del escrito. Se compone de la
codificacin estructural; nmero secuencial, de acuerdo con el
control interno que lleva la unidad administrativa emisora; y
ao en que se emite el documento.
5. Lugar y fecha de emisin Corresponde a la ciudad, municipio y entidad federativa en
donde se emite la Circular Interna, as como el da, mes y ao
en que se expide. Deber registrarse inmediatamente despus
de la referencia.
6. Destinatario Son datos de identificacin de los niveles jerrquicos a los
cuales va dirigida esta comunicacin y se anotarn en forma
descendente, con relacin a su jerarqua institucional;
inmediatamente despus se anotar la palabra PRESENTE.
7. Texto Constituye la parte esencial de la circular y en l se describir
el asunto que origin su emisin, as como las bases y
lineamientos a que d lugar.
8. Remitente Son los datos del servidor pblico que emite la comunicacin
formal, quien se identificar con su nombre, cargo y firma.
9. Copia(s) Corresponde a los datos para identificar el nombre y cargo de
las personas a quienes se considera conveniente enviar una
copia de la comunicacin emitida.
10. Iniciales de responsabilidad Son anotaciones convencionales que permiten identificar quin
dict, orden y realiz la comunicacin formal, y se anotan al
calce y a la izquierda del formato.
11. Unidad Administrativa Se anotar el nombre de la secretara, subsecretara, direccin
general u organismo auxiliar, segn corresponda, que emite la
comunicacin formal, conforme a lo establecido en el Manual
de Uso de la Identidad Grfica del Gobierno del Estado de Mxico.
12. Domicilio Se anotar el domicilio y telfonos de la secretara,
subsecretara, direccin general u organismo auxiliar, segn
corresponda, que emite la comunicacin formal, conforme a lo
establecido en el Manual de Uso de la Identidad Grfica del
Gobierno del Estado de Mxico.

32
Esquema de diseo

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11) (12)

33
Ejemplo de circular interna

34
9.3. Memorndum

Elementos que integran el formato

No. Concepto Descripcin


1. Imagen institucional Son elementos bsicos de un escrito oficial. Por ello debe
atenderse lo establecido en el Manual de Uso de la Identidad
Grfica del Gobierno del Estado de Mxico, emitido por la
Coordinacin General de Comunicacin Social.
2. Leyenda Corresponde a la frase que, en su caso, se decreta para
testimoniar el reconocimiento de hechos o personajes
histricos de relevancia para los mexiquenses.
3. Ttulo de identificacin Es la impresin del tipo de comunicacin formal de que se trata;
en este caso, MEMORNDUM.
4. Referencia Es la clave de identificacin del escrito. Se compone de la
codificacin estructural; nmero secuencial, de acuerdo con el
control interno que lleva la unidad administrativa emisora; y ao
en que se emite el documento.
5. Lugar y fecha de emisin Corresponde a la ciudad, municipio y entidad federativa en
donde se emite el memorndum, as como el da, mes y ao en
que se expide. Deber registrarse inmediatamente despus de la
referencia.
6. Destinatario Son datos de identificacin de la persona a la que va dirigida la
comunicacin, anotando el nombre y cargo correspondiente;
inmediatamente despus se anotar la palabra PRESENTE.
7. Remitente Son los datos del servidor pblico que emite el documento,
quien se identificar con su nombre, cargo y firma.
8. Texto Constituye la parte esencial del escrito y en l se describir el
asunto que se trata; es decir, es el mensaje central, y su
redaccin debe ser breve, concisa y clara.
9. Copia(s) Corresponde a los datos para identificar el nombre y cargo de
las personas a quienes se considera conveniente enviar una
copia de la comunicacin emitida.
10. Iniciales de responsabilidad Son anotaciones convencionales que permiten identificar quin
dict, orden y realiz la comunicacin formal, y se anotan al
calce y a la izquierda del formato.
11. Unidad Administrativa Se anotar el nombre de la secretara, subsecretara, direccin
general u organismo auxiliar, segn corresponda, que emite la
comunicacin formal, conforme a lo establecido en el Manual
de Uso de la Identidad Grfica del Gobierno del Estado de Mxico.
12. Domicilio Se anotar el domicilio y telfonos de la secretara,
subsecretara, direccin general u organismo auxiliar, segn
corresponda, que emite la comunicacin formal, conforme a lo
establecido en el Manual de Uso de la Identidad Grfica del
Gobierno del Estado de Mxico.

35
Esquema de diseo

(1)

(2)

(3)

(4)
(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11) (12)

36
Ejemplo de memorndum

37
9.4. Oficio interno
Elementos que integran el formato

No. Concepto Descripcin


1. Imagen institucional Son elementos bsicos de un escrito oficial. Por ello debe
atenderse lo establecido en el Manual de Uso de la Identidad
Grfica del Gobierno del Estado de Mxico, emitido por la
Coordinacin General de Comunicacin Social.
2. Leyenda Corresponde a la frase que, en su caso, se decreta para
testimoniar el reconocimiento de hechos histricos de
relevancia para los mexiquenses.
3. Referencia Para integrar este dato, primero es necesario escribir en la
parte superior derecha del documento la palabra Oficio No., e
inmediatamente despus se coloca la referencia, que es la clave
de identificacin del escrito. Esta se compone de la codificacin
estructural; nmero secuencial, de acuerdo con el control
interno que lleva la unidad administrativa emisora; y ao en
que se emite el documento.
4. Lugar y fecha de emisin Corresponde a la ciudad, municipio y entidad federativa en
donde se emite el oficio, as como el da, mes y ao en que se
expide. Deber registrarse inmediatamente despus de la
referencia.
5. Destinatario Son los datos de identificacin del servidor pblico al que va
dirigido el oficio, anotando el nombre y cargo
correspondiente; inmediatamente despus se anotar la
palabra PRESENTE.
6. Texto Constituye la parte esencial del oficio y en l se describir el
asunto que se trata y, si existe, alguna referencia del mismo
(oficio, antecedente, en respuesta a, etc.).
7. Remitente Son los datos del servidor pblico que emite el documento,
mismo que se identificar con su nombre, cargo y firma.
8. Copia(s) Corresponde a los datos para identificar el nombre y cargo de
las personas a quienes se considera conveniente enviar una
copia de la comunicacin emitida.
9. Iniciales de responsabilidad Son anotaciones convencionales que permiten identificar quin
dict, orden y realiz la comunicacin formal, y se anotan al
calce y a la izquierda del formato.
10. Unidad Administrativa Se anotar el nombre de la secretara, subsecretara, direccin
general u organismo auxiliar, segn corresponda, que emite la
comunicacin formal, conforme a lo establecido en el Manual
de Uso de la Identidad Grfica del Gobierno del Estado de Mxico.
11. Domicilio Se anotar el domicilio y telfonos de la secretara,
subsecretara, direccin general u organismo auxiliar, segn
corresponda, que emite la comunicacin formal, conforme a lo
establecido en el Manual de Uso de la Identidad Grfica del
Gobierno del Estado de Mxico.

38
Esquema de diseo

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10) (11)

39
Ejemplo de oficio interno

40
9.5. Oficio externo
Elementos que integran el formato

No. Concepto Descripcin


1. Imagen institucional Son elementos bsicos de un escrito oficial. Por ello debe atenderse lo
establecido en el Manual de Uso de la Identidad Grfica del Gobierno del
Estado de Mxico, emitido por la Coordinacin General de
Comunicacin Social.
2. Leyenda Corresponde a la frase que, en su caso, se decreta para testimoniar el
reconocimiento de hechos histricos de relevancia para los
mexiquenses.
3. Referencia Para integrar este dato, primero es necesario escribir en la parte
superior derecha del documento la palabra Oficio No., e
inmediatamente despus se coloca la referencia que es la clave de
identificacin del escrito. Esta se compone de la codificacin estructural;
nmero secuencial, de acuerdo con el control interno que lleva la
unidad administrativa emisora; y ao en que se emite el documento.
4. Lugar y fecha de emisin Corresponde a la ciudad, municipio y entidad federativa en donde se
emite el oficio, as como el da, mes y ao en que se expide. Deber
registrarse inmediatamente despus de la referencia.
5. Destinatario Son los datos de identificacin de la persona a la que va dirigido el
oficio, anotando nombre, cargo (en su caso) y domicilio, cuando se
enve por correo o por medios indirectos. Inmediatamente despus se
anotar la palabra PRESENTE.
6. Texto Constituye la parte esencial del oficio y en l se describir el asunto en
cuestin, en forma sencilla, clara y precisa; adems, se podr citar alguna
referencia existente.
7. Remitente Son los datos del servidor pblico que emite la comunicacin formal,
mismo que se identificar con su nombre, cargo y firma.
8. Copia(s) Corresponde a los datos para identificar el nombre y cargo de las
personas a quienes se considera conveniente enviar una copia de la
comunicacin emitida.
9. Iniciales de responsabilidad Son anotaciones convencionales que permiten identificar quin dict,
orden y realiz la comunicacin formal, y se anotan al calce y a la
izquierda del formato.
10. Unidad Administrativa Se anotar el nombre de la secretara, subsecretara, direccin general u
organismo auxiliar, segn corresponda, que emite la comunicacin
formal, conforme a lo establecido en el Manual de Uso de la Identidad
Grfica del Gobierno del Estado de Mxico.
11. Domicilio Se anotar el domicilio y telfonos de la secretara, subsecretara,
direccin general u organismo auxiliar, segn corresponda, que emite la
comunicacin formal, conforme a lo establecido en el Manual de Uso de
la Identidad Grfica del Gobierno del Estado de Mxico.

41
Esquema de diseo

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10) (11)

42
Ejemplo de oficio externo

43
10. El Correo Electrnico como Medio Alterno de Comunicacin Escrita

El uso de tecnologas de informacin constituye un recurso en el cual estn inmersas todas las
organizaciones, es un elemento necesario para el desarrollo administrativo, por lo cual debe
aprovecharse la tecnologa con los distintos medios informticos que brinda.

El correo electrnico, tambin llamado e-mail (electronic mail), es un medio de comunicacin


til para enviar documentos, mensajes, cartas y archivos bajo un soporte de tecnologas de
informacin, a travs de sistemas de comunicacin electrnica.

Para efectuar este tipo de comunicacin, tanto la persona que enva el correo electrnico,
como la persona que lo recibe, deben poseer una cuenta en un servidor de internet. Para el
caso de la comunicacin por medio electrnico se debern observar las disposiciones
contenidas en los artculos 1.41., 1.43., 1.44. y 1.45. del Cdigo Administrativo del Estado de
Mxico y 28 del Reglamento de Tecnologas de Informacin del Poder Ejecutivo del Estado de
Mxico.

Este tipo de comunicacin tiene importantes ventajas, tales como:

a) Inmediatez, el tiempo que transcurre entre la emisin de un mensaje y su recepcin es casi


instantneo, a diferencia de un mensaje enviado por correo postal, que suele tardarse uno
o varios das.
b) Costo, enviar mensajes por esta va sin importar donde se encuentre el destinatario,
reduce significativamente los costos para el Gobierno del Estado de Mxico.
c) Asncrono, no se requiere la intervencin del emisor y receptor al mismo tiempo.
d) Intemporal, considerando que la comunicacin por correo electrnico no requiere un
espacio y tiempo determinado, se puede llevar a cabo durante el desarrollo de otras
actividades.
e) Permite enviar de forma anexa diversos tipos de informacin, de acuerdo con la capacidad
sealada por el servidor de internet.
f) Una copia del e-mail se puede distribuir a varias personas con slo indicar a quienes se les
debe enviar.
g) Un mensaje recibido se puede responder, reenviar o retransmitir inmediatamente despus
de recibirlo. Se puede reenviar informacin sin tener que reescribirla.
h) Ahorro considerable en el uso de medios convencionales para comunicacin, ya que con
una sola conexin a internet, se puede enviar o recibir informacin.
i) Dentro del uso interno de las unidades administrativas se puede tener comunicacin con
los diferentes servidores pblicos, sin importar el lugar donde se encuentren.

44
Recomendaciones para el uso correcto del correo electrnico:

a) Las dependencias y organismos auxiliares podrn hacer uso del correo electrnico para el
envo de informacin, a excepcin de la considerada como de uso restringido o
confidencial, atendiendo a las disposiciones anteriormente sealadas.
b) En el uso del correo electrnico deber evitarse el envo de mensajes, fotos, texto,
imgenes o cualquier otro tipo de informacin cuyo lenguaje, intencin o expresin
resulten soeces o atenten contra la integridad de las personas.
c) La comunicacin debe ser cordial, respetuosa y oportuna.
d) Es importante tener en cuenta que un mensaje de correo electrnico puede ser
considerado como un documento legal.
e) Los mensajes deben estar respaldados con la informacin necesaria que incluya un texto
de identificacin al pie del mensaje, pudiendo contener el nombre, cargo, unidad orgnica,
domicilio y telfono del emisor.
f) Antes de enviar el mensaje determinar adecuadamente el o los destinatarios que requieren
la informacin que corresponda a su responsabilidad, funcin o actividad.
g) En el elemento asunto debe precisarse el contenido del mensaje, lo cual permitir al
receptor priorizar su revisin.
h) Al responder un mensaje slo se debe escribir el texto que exprese los argumentos
imprescindibles para entender el contexto del escrito.
i) En la respuesta de un mensaje se deben considerar los mismos elementos de la
comunicacin formal escrita: destinatario, texto, despedida y remitente.
j) Para no saturar la bandeja del correo se recomienda su revisin diaria, lo que facilitar la
fluidez en la comunicacin.

45
Elementos bsicos que integran la ventana

No. Concepto Descripcin


1. Destinatario Nombre y/o direccin de correo electrnico de la persona a la que va
dirigido el mensaje.
2. Copia (s) Nombre y/o direcciones de las personas a quienes se considera
necesario enviar una copia de la comunicacin emitida.
3. Asunto Es una sntesis, comentario o explicacin breve y precisa del propsito
que motiva el correo electrnico.
4. Adjuntar archivos Icono de interliga para adjuntar los archivos que se desean enviar.
5. Texto Constituye la parte esencial del escrito y en l se describir el asunto en
cuestin, en forma sencilla, clara y precisa; adems, se podr citar alguna
referencia existente.
6. Remitente Son los datos del servidor pblico que emite el mensaje, quien se
identificar con su nombre, cargo y telfono.

46
Esquema de diseo

(4)

47
Ejemplo de correo electrnico

48
Glosario

Accin Procedimiento interdisciplinario por el cual se ejecutan las


actividades y proyectos de la Administracin Pblica.

Acto administrativo Toda declaracin unilateral de voluntad, externa, concreta y


de carcter individual, emanada de las autoridades del Poder
Ejecutivo del Estado, los municipios y los organismos
auxiliares estatales y municipales con funciones de autoridad,
que tiene por objeto crear, transmitir, modificar o extinguir
una situacin jurdica concreta.

Administracin de Actos que se realizan para la generacin, adquisicin,


documentos recepcin, control, circulacin, reproduccin, organizacin,
conservacin, custodia, restauracin, valoracin, seleccin y
eliminacin de los documentos; as como las actividades
enfocadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y
divulgacin.

Archivo administrativo Conjunto de expedientes debidamente organizados para su


gestin, custodia, conservacin y consulta. Por sus
caractersticas puede ser de gestin o de concentracin.

Archivo de Conjunto de expedientes de asuntos concluidos, cuya


concentracin consulta es espordica, pero que forman parte de la memoria
de trabajo de la institucin, los cuales han sido transferidos
por un archivo para su conservacin, mientras vence su vida
til.

Archivo de gestin Conjunto de expedientes de asuntos en trmite, cuya


consulta es frecuente y necesaria, para la toma de decisiones
y el despacho de los asuntos encargados a una unidad
administrativa. La vigencia e importancia de los asuntos de
tipo oficial obliga a un cuidado institucional del archivo.

Circulacin documental Tratamiento que se da al documento, desde su origen hasta


la conclusin del trmite y su destino final, en forma eficaz y
oportuna.

49
Control documental Etapa del proceso de la administracin documental que tiene
como propsito registrar los documentos oficiales generados
por la actividad administrativa, a travs de controles de
correspondencia e inventarios.

Datos referenciales Antecedente del asunto que se trata en una comunicacin


oficial, necesaria para conocer, fundamentar, testimoniar o
documentar un hecho.

Disposicin legal Mandato, orden o precepto normativo emanado de un


rgano competente, con el objeto de mantener la estabilidad
poltica y seguridad social.

Documentacin en Documentos generados como consecuencia de toda


trmite actividad administrativa, referentes a asuntos en gestin.

Documento Soporte material que contiene informacin textual, en


lenguaje natural o convencional, o cualquier expresin grfica
o en imagen que pueda dar constancia de un hecho, y que se
genera como consecuencia de un acto.

Imagen institucional Conjunto de elementos grficos que identifican valores,


principios y lneas de accin del Gobierno del Estado de
Mxico, que son aplicados en el diseo y produccin de
materiales impresos, as como en la comunicacin exterior y
en la sealizacin de carcter oficial.

Jerarqua administrativa Escala vertical y horizontal de funciones pblicas que tienden


al cumplimiento de los fines del Estado. La idea de la
jerarqua se funda en el ejercicio de la autoridad y en la toma
de decisiones. Dos son los factores que promueven y
desarrollan la jerarqua: el principio de autoridad y el
principio de institucionalizacin.

Produccin documental Generacin de los documentos, con el objeto de cumplir un


trmite determinado en el desarrollo de toda gestin, a
partir del razonamiento de que su produccin es necesaria y
til.

50
Observancia Respeto personal y profesional que se hace de las normas y
reglas establecidas, como parte de las polticas de la
direccin, para un mejor funcionamiento de la organizacin.

Reglas Normas que dictan la accin o la abstencin, pero que no


permiten de ninguna manera la libertad. Describen la accin
o no accin requerida y especfica y no permiten discrecin.
Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guan
la accin, sin especificar una secuencia temporal.

51
Bibliografa

Bohmann, Karin. (1989) Medios de Comunicacin y Sistemas Informativos en


Mxico. Mxico. Alianza Editorial Mexicana CONACULTA.

Capparelli, Srgio e Ida Regina C. Stumpf. (2001) El Campo Acadmico de la


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Utpica y Estructuracin Cientfica de la Investigacin de la Comunicacin en
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Widdowson, H.G. (1995) Conocimiento de la Lengua y Habilidad para Usarla, en


Llobera, M. (comp.), Competencia Comunicativa. Madrid. Edelsa.

53
Anexos

Esquema de cualidades de la comunicacin escrita

Claridad.- Lo expresado debe evitar dudas o


equvocos. Las palabras han de emplearse con
propiedad. Con una puntuacin correcta, que
no sea excesiva o ausente.
Concrecin.- Es abreviar a lo esencial el Sencillez.- Se caracteriza por la llaneza o
asunto sobre el que se escribe; es evitar ausencia de afectacin. Imprime a la
rodeos intiles, palabras ociosas o extensos redaccin un tono de veracidad expresiva
parlamentos. que la favorece en efectividad y atraccin.

Cualidades que deben tomarse en


cuenta al emitir un medio de
comunicacin formal

Actualidad.- La manera de enfocar los


Adecuacin.- En la comunicacin escrita temas, los datos utilizados, la construccin de
significa un acto de lgica consideracin hacia los prrafos, el vocabulario, la puntuacin, la
el destinatario. No se debe dirigir a todos de forma ortogrfica, los smbolos
idntica manera, sino en forma adecuada a convencionales y los elementos materiales.
Originalidad.- Conviene evitar toda muestra
cada caso. Todo debe revelar agilidad y vigencia.
de automatismo, copia o actividad
indiferente. Las frmulas deben utilizarse con
conciencia de su utilidad y han de estar
actualizadas en su contenido y forma para
que tengan fuerza expresiva. La originalidad
se logra recurriendo a la naturalidad y
sencillez.

54
Cuadro de flujo de informacin: nivel jerrquico-medio de comunicacin a utilizar

55
Directorio

Lic. Enrique Pea Nieto


Gobernador Constitucional
del Estado de Mxico

Dr. Luis Videgaray Caso


Secretario de Finanzas

Lic. Susana Machuca Snchez


Subsecretaria de Administracin

Lic. Elizabeth Vilchis Prez


Directora General de Innovacin
El Manual de Comunicacin Formal de la Administracin Pblica
Estatal se termin de imprimir en agosto de 2007, en el Departamento de
Micrografa y Reprografa de la Direccin General de Innovacin, sito en
Leandro Valle norte 310, Sector Reforma, C.P. 50070, Toluca, Estado de
Mxico.

El tiraje consta de 300 ejemplares.