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Capacitacin Archivstica

Organizacin de Documentos de Archivos

Bogot D.C., 12 de septiembre de 2013

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Proteccin del Ley 80 de 1989
Art. 74 Acceso a los documentos
Patrimonio (Le otorga funciones al
AGN)

CONCORDANCIA

Acuerdo 042 de 2002

PGD Dto. 2609/12

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PRINCIPIOS DE PORGANIZACIN
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA : Est dado por el autor del
documento que puede ser una persona natural o jurdica.
Cada documento debe estar situado en el fondo documental
del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la
unidad e independencia de cada fondo y en ste la integridad
y carcter seriado de los documentos.
Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como
administrativos, pues debe reconstruirse la historia de la
institucin que los produce identificando en ella las
dependencias y funciones, integrando en torno a stas los
documentos agrupados en series.

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El Principio de Procedencia debe tenerse en cuanta tanto en
la organizacin de los documentos del archivo como en la
ordenacin, clasificacin y descripcin de los mismos.
Aplicacin del Principio de Procedencia:
Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los
documentos.
Reconstruir la organizacin jerrquica de la entidad
productora.
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada
dependencia.
Ventajas de la aplicacin del Principio de Procedencia:
Proteger la integridad de las agrupaciones documentales:
fondos, secciones , series.

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Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que
le corresponde de acuerdo con a la actividad o funcin que lo
genera.
Este principio se aplica a todas las tareas relacionadas con el
quehacer archivstico.

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PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es el que hace relacin al
orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de
acuerdo a la secuencia que origin el expediente y en el orden
que se dieron los documentos que materializan las
actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin
administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto
en la oficina que tienen la competencia especfica. En
consecuencia, debe respetarse el orden natural de los
documentos ya que son producidos en una relacin causa-
efecto.

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Una cuenta de cobro por obras realizadas ilustra el orden
original que deben conservar los documentos dentro del
expediente:

Ejemplo:
a. Formatos de cuenta de cobro
b. Autorizacin de pago
c. Contrato
d. Recibos y/o facturas de costos de materiales
e. Plizas de cumplimiento, anticipo y calidad
f. Actas de entrega y recibo de la obra.

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SISTEMAS
DE
ORDENACIN

MIXTO

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CLASIFICACIN DOCUMENTAL

Definicin:
Fase del proceso de organizacin
documental, en la cual se
identifican y establecen
agrupaciones documentales de
acuerdo con la estructura orgnico-
funcional de la entidad productora
(fondo, seccin, series y/o asuntos)

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Clasificacin en Archivo de Gestin

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Clasificacin en Archivo Central
Pargrafo:
La clasificacin en el
Archivo Central
Institucional, debe
responder al Cuadro de
Clasificacin Documental ,
siguiendo de manera
jerrquica la estructura
orgnico-funcional de la
entidad.

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ORDENACIN DOCUMENTAL

Definicin
Principios

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Principios de la ordenacin documental
en las entidades del estado
Las reas responsables de la Gestin Documental,
deben velar por la adecuada ordenacin de sus
fondos documentales, teniendo en cuenta los
principios de procedencia, orden original,
integridad de los fondos y dems directrices,
polticas y normas que expida el AGN,
as como las que establezca el
Comit Interno de Archivo de la
entidad

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Cuadro de Clasificacin
Entidades

FONDOS

Principio de - Cuadro de Clasificacin


Orden Original - Tabla de Retencin

TIPOS SECCIONES Y
DOCUMENTALES SUBSECCIONES

-Cronolgico
- Alfabtico
- Cuadro de Clasificacin
- Numrico
- Tabla de Retencin
-Mixto SERIES, - Tabla de Valoracin
EXPEDIENTES SUBSERIES,
ASUNTOS

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Acuerdo 042 de 2002

Por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los


archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas, se regula el Inventario nico
Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000

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ARTCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que
deben seguirse para la organizacin de los archivos de
gestin, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles
de la organizacin administrativa, territorial y por servicios y
las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, de
acuerdo con los Artculos 8 y 9. de la Ley 594 de 2000.
ARTCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organizacin de
los archivos de gestin. Las entidades a las que se les aplica
este Acuerdo, debern organizar sus archivos de gestin de
conformidad con sus Tablas de Retencin Documental y en
concordancia con los manuales de procedimientos y
funciones de la respectiva entidad.

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ARTICULO TERCERO.- Conformacin de los archivos de
gestin y responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de
las entidades deben con fundamento en la tabla de retencin
documental aprobada, velar por la conformacin,
organizacin, preservacin y control de los archivos de
gestin, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
orden original, el ciclo vital de los documentos y la
normatividad archivstica. El respectivo Jefe de la oficina ser
el responsable de velar por la organizacin, consulta,
conservacin y custodia del archivo de gestin de su
dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad sealada en
el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico.

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ARTCULO CUARTO.- Criterios para la organizacin de archivos
de gestin.
1) La organizacin de los archivos de gestin debe basarse en
la Tabla de Retencin Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificacin de las carpetas debe reflejar las
series y subseries correspondientes a cada unidad
administrativa.
3) La ubicacin fsica de los documentos responder a la
conformacin de los expedientes, los tipos documentales se
ordenarn de tal manera que se pueda evidenciar el
desarrollo de los trmites. El documento con la fecha ms
antigua de produccin, ser el primer documento que se
encontrar al abrir la carpeta y la fecha ms reciente se
encontrar al final de la misma.

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4) Los tipos documentales que integran las unidades
documentales de las series y subseries, estarn debidamente
foliados con el fin de facilitar su ordenacin, consulta y
control.

5) Las carpetas y dems unidades de conservacin se deben


identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su
ubicacin y recuperacin, dicha informacin general ser:
fondo, seccin, subseccin, serie, subserie, nmero de
expediente, nmero de folios y fechas extremas, nmero de
carpeta y nmero de caja si fuere el caso.

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6) Las transferencias primarias debern efectuarse de
conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retencin
Documental, para ello se elaborar un plan de transferencias y
se seguir la metodologa y recomendaciones que sobre el
particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el
formato nico de inventario, regulado por el Archivo General
de la Nacin.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se
identificarn as: cdigo de la dependencia cuando se trate de
transferencias primarias, fondo, seccin, legajos identificados
con su nmero respectivo, libros cuando sea del caso,
identificados con el nmero que le corresponda, nmero
consecutivo de caja, nmero de expedientes extremos y
fechas extremas de los mismos.

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PARGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en
la Tabla de Retencin Documental de las dependencias y por
lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o
vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo
jefe de dependencia.
ARTCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de
documentos en los archivos de gestin, por parte de otras
dependencias o de los ciudadanos, deber efectuarse
permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea
su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o
fotocopias, stas debern ser autorizadas
por el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien
se haya delegado esa facultad y slo se permitir cuando la
informacin no tenga carcter de reservado conforme a la
Constitucin o a las Leyes. En la correspondiente

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Preparacin fsica de los documentos
LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION: Esta labor debe realizar
en un espacio con buenas condiciones de ventilacin,
iluminacin e higiene. El personal deber contar con
mascarillas, guantes, gorros y overol. Equipos aspiradora,
brochas, telas de algodn, bayetilla. La aspiradora debe estar
dotada con una boquilla de succin protegida con tela suave,
las brochas de cerdas suaves y las telas de algodn blancas. La
aspiradora slo aplicar a las partes externas de los libros,
tomos, y dems encuadernaciones. Para la parte interna las
brochas.

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EXPURGO: Accin de extraer, de eliminar los documentos
repetidos(copias) de un expediente o de grupos de
expedientes.
DUPLICIDAD: Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor
literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.
MATERIAL ADHESIVO: Material que contiene adhesivo
(Pegante) que puede o no contener informacin.
ELIMINACION DE MATERIAL METALICO: Este proceso no debe
realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse
con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de
documentos que pueda afectar la foliacin y descripcin
correspondiente.
Eliminar material metlico: clips, ganchos de cosedora,
legajadores etc., procurando no ocasionar deterioros de tipo a
la documentacin.

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MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO: Si se detecta que
esta afectado por agentes biolgicos, como hongos o insectos,
debe retirarse y realizar el proceso de desinfeccin. Puede
afectar el equipo de digitalizacin y contaminar los dems
documentos.
REVISION FINAL POR EL AUXILIAR: Verificar que al
documentacin se encuentre perfectamente ordenada y
documentos completos para iniciar con la foliacin.

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FOLIACION
La foliacin en documentos de archivo es imprescindible en
los procesos de organizacin archivstica. Tiene dos
finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una
unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar
la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio de
orden original y la conservacin de la integridad de la unidad
documental o unidad archivstica.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el


respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa.

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En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un
documento, la foliacin es necesaria para diligenciar
diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de
control de prstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios,
guas, catlogos).

De otra parte, la foliacin es requisito ineludible para las


transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo
central) como secundarios (archivo central al archivo
histrico).

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Definiciones
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Accin de numerar hojas.
3. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara
recta // Operacin incluida en los trabajos de ordenacin
que consiste en numerar correlativamente todos los folios de
cada unidad documental.
4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se
numera.
6. Pgina: Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Accin de numerar pginas.

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Como se puede advertir,
foliar no es lo mismo que
paginar, pues no solo son
trminos diferentes sino
tambin conceptos distintos.
Para efectos de numeracin
en archivos, este documento
se refiere nica y
exclusivamente a foliacin, la
cual ratifica la ordenacin.

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Requisitos para foliacin

1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe


estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrar
relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD). En
fondos acumulados, se foliar la documentacin que por
Tabla de Valoracin Documental (TVD) sea objeto de
conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico, al igual
que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.

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2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe
estar previamente ordenada. La ubicacin correcta de los
documentos es aquella que respeta el principio de orden
original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que
dieron lugar a su produccin. El orden original ms comn es
el orden cronolgico. El nmero uno (1) corresponde al
primer folio del documento que dio inicio al tramite en
consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.

3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe


estar depurada. La depuracin consiste en el retiro de
duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo
en los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados,
se har igualmente depuracin.

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4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades
documentales de una serie. En el caso de series documentales
simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la
foliacin se ejecutar de manera independiente por carpeta,
tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas
(contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias,
procesos jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una
sola foliacin de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin
(carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda
ser la continuacin de la primera.

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Materiales para foliacin

1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra


y blanda, tipo HB B. Otra alternativa es el uso de bolgrafo
(esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color
no es capturado, en la mayora de los casos, por las mquinas
reprogrficas.

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Procedimiento
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin
omitir ni repetir nmeros.
2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A,
B, C, bis.
3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha
de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del
documento.
4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin
enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede
causar dao irreversible al soporte papel.

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6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrn


el nmero de folio consecutivo que les corresponde, an
cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento
de control o de consulta se debe dejar constancia de las
caractersticas del documento foliado: tamao, colores, ttulo,
asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si
se opta por separar este material se dejar constancia
mediante un testigo de su lugar de destino y en este se
indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de
referencia.

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8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos,
revistas.) que se encuentren se numerarn como un solo folio.
En el rea de notas del instrumento de control o de consulta
se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de
pginas. Si se opta por separar este material se har el
correspondiente cruce de referencia.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato
pequeo adheridos a una hoja, a sta se le escribir su
respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del
instrumento de control o de consulta las caractersticas del
documento foliado: cantidad de documentos adheridos,
ttulo, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir
documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante
libre de cido).

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10. Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara
vuelta, utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B,
correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el
rea de notas del instrumento de control o de consulta se
debe dejar constancia de las caractersticas del documento
foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se
consideren pertinentes. Si una o varias fotografas se
encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su
respectivo nmero de folio, dejando constancia en el rea de
notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad
de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras
caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros
datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar
este material se har el correspondiente cruce de referencia.

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11. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en
soportes similares, deben colocarse en un sobre de proteccin
y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material
para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del
instrumento de control o de consulta el contenido del sobre:
cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos
que se consideren pertinentes.

12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de


correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.)
que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica,
puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad
de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el
rea de notas del instrumento de control o de consulta, la
cantidad de folios o pginas que contiene.

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13. Para el caso de unidades documentales que se generan
foliadas por impresora, se dejar esta foliacin siempre y
cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una,
en caso contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse
toda la unidad de conservacin.

14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una


lnea oblicua, evitando tachones.

15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste,


proceso de descripcin o proceso tcnico de reprografa
(microfilmacin o digitalizacin).

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16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del
acervo documental en Archivos Histricos, cuyos folios estn
sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se
encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se dejar
la anotacin respectiva en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta que tienen esta condicin. La foliacin
de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lpiz
de mina negra y blanda, tipo HB o B.

17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco


(cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos
en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o
de consulta.

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18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco
cuando stos cumplen una funcin de conservacin como:
aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico,
proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para
evitar migracin de tintas por contacto.

19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al


papel (cassettes, discos digitales CDs-, disquetes, videos,
etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad
documental a la que pertenecen, en el rea de notas del
instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar
este material se har el correspondiente cruce de referencia.

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Preguntas?
Gracias por su atencin

Grupo de Evaluacin Documental y


Transferencias Secundarias

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Telfonos: 3282888 Ext. 250
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