SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION

13 noviembre, 2012Ing. Hugo Gonzalez

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SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN

En el mbito actual de las organizaciones, es indudable que los aspectos vinculados a

la Calidad, el Medio Ambiente y la Salud y Seguridad Ocupacional se
encuentran relacionados e interdependientes, de modo que desatender uno, repercute
forzosamente en los otros.

Esta circunstancia encuentra una explicacin al advertirse el origen comn de estos tres
aspectos, ya que tanto cumplir con los requisitos del cliente, mantener un desempeo
sustentable respecto del Medio Ambiente y asegurar la Salud y la Seguridad
Ocupacional del personal son el resultado de un trabajo bien hecho, de forma tal que
los defectos, impactos ambientales y los accidentes y enfermedades laborales significan
que las cosas no se estn haciendo bien.

ESTNDARES PARA SISTEMAS DE GESTIN

El extraordinario xito de la difusin de la Norma ISO 9000 para Gestin de la

Calidad ha facilitado en gran medida la difusin de otros estndares de sistemas de
gestin con una estructura similar pero con aplicacin en mbitos diferentes.

As, la Norma ISO 14000 de Gestin Ambiental ha tenido una incidencia notable. Se
trata de una norma que especifica los requisitos para un sistema de gestin ambiental,
destinados a permitir que una organizacin desarrolle e implemente una poltica y unos
objetivos que tengan en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organizacin
suscriba, y la informacin relativa a los aspectos ambientales significativos, con aplicacin
en cualquier organizacin con independencia de su tamao o actividad.

Pero el xito de la implantacin de los sistemas de gestin basados en estndares

internacionales no se agota con la difusin de las normas ISO 9000 e ISO 14000. En
efecto, en los ltimos aos se est produciendo, siguiendo la
senda abierta por las exitosas normas, un importante proceso de emisin de nuevos
estndares, relacionados con mbitos tan diversos de la gestin empresarial como la
prevencin de riesgos laborales y la seguridad y salud en el trabajo, la
responsabilidad social corporativa o las actividades relacionadas con la gestin de recursos
humanos, por poner slo unos ejemplos.

En el mbito de la gestin de la Salud y Seguridad Ocupacional, tiene gran relevancia la

norma OHSAS 18000 Occupational Health and Safety Assessment Series
(Sistemas de gestin de la seguridad y la salud en el trabajo), que tiene
como finalidad proporcionar a las organizaciones los elementos de un sistema de gestin
de la SSO eficaz que puedan ser integrados con otros requisitos de gestin, y para ayudar
a las organizaciones a lograr los objetivos de SSO y econmicos.

LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN BASADOS EN ESTNDARES

INTERNACIONALES
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: CALIDAD + MEDIO AMBIENTE + SEGURIDAD
OCUPACIONAL

El xito en la difusin de tantos estndares de gestin ha llevado a las organizaciones a

que su implementacin est orientada a lograr un nico sistema de gestin integrado.
Al respecto, en el mbito acadmico se han publicado investigaciones que analizan los
aspectos ms relevantes sobre la integracin de sistemas de gestin,
basados principalmente en la definicin de Sistema Integrado de Gestin (SIG), la
metodologa de integracin, los niveles
de integracin de la empresa y sus ventajas y desventajas.

Entre las investigaciones realizadas por expertos, los aportes ms destacados se

encuentran los siguientes:
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: APORTES
 LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN: VENTAJAS

Pueden sealarse las siguientes ventajas derivadas de la integracin de los sistemas

de gestin:

Simplificacin de los requerimientos del sistema.

Optimizacin de los recursos.

Reduccin de costos.

Realizacin de auditorias integradas.

Reduccin de la documentacin.

Alineacin de los objetivos de los distintos estndares y sistemas.

Creacin de sinergias.

Reduccin de duplicaciones de polticas y procedimientos.

Incremento de la motivacin de los trabajadores.

Mejora de la efectividad y eficiencia de la organizacin.

Mejora de la satisfaccin de los stakeholders o partes interesadas.

LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN: DIFICULTADES

Una organizacin puede encontrarse con diversas dificultades durante el proceso de

integracin, como por ejemplo:

Dificultades derivadas de la resistencia al cambio por parte de la alta direccin y del

personal de la organizacin.

Necesidad de recursos adicionales especficos para planificar y ejecutar el plan de

integracin.

Dificultad para elegir el nivel de integracin adecuado al nivel de madurez de la

organizacin.

Mayor necesidad de formacin del personal implicado en el sistema integrado de gestin.

LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN: UNA GUA

El proceso de integracin de sistemas de gestin puede verse facilitado por la norma UNE
66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los sistemas de gestin.
Esta norma no certificable ofrece directrices para la elaboracin y ejecucin de una Plan
de Integracin enfocado a crear un SIG de tercera generacin, ayudando a la direccin
en el diseo y establecimiento (aunque sin precisar su alcance ni su contenido) con una
serie de herramientas de autoevaluacin y seleccin de plan y mtodo de integracin
 ajustados al contexto organizativo. Este modelo est fuertemente inspirado por la
norma ISO 9004:2000.

La prescripcin de proceso de integracin de sistemas de gestin establecida en la norma

sigue el ciclo PDCA, en virtud de que esta estructura goza de una eficacia probada y
facilita el desarrollo de proyectos de esta ndole. Por tanto, el proceso de integracin
recomendado consta de tres grandes etapas. Estos tres captulos detallan las directrices
para el diseo, implantacin y mantenimiento del plan de integracin y son los siguientes:

1 Desarrollo del plan de integracin

2 Implantacin del plan de integracin

3 Revisin y mejora del SIG

1. Desarrollo del plan de integracin

Para desarrollar el plan de integracin, la norma aconseja documentar tres aspectos

esenciales:

Beneficios esperados

Anlisis del contexto

Seleccin del mtodo de integracin

Para el primer aspecto resulta fundamental considerar la relacin entre costos y beneficios
que se espera del proyecto, pues se considera necesario conocer con antelacin el balance
entre los beneficios esperados y los recursos necesarios a fin de asignar al proyecto de
integracin la prioridad y el apoyo directivo adecuados.

Los ltimos dos aspectos requieren analizar elementos como la complejidad y extensin
de los sistemas de gestin, pero requiere una mayor atencin el anlisis que debe
realizarse acerca del Nivel de madurez o capacidad para la gestin por procesos.
Existen diversos niveles de madurez posibles de los sistemas de gestin, segn las
caractersticas que presenten en cuanto a la experiencia y eficacia en el uso de los
sistemas y herramientas de gestin, la estructura organizativa y el nivel de competencias
del personal de la organizacin.

La tabla siguiente describe de manera sinttica las caractersticas de los cinco niveles
de madurez posibles de los sistemas de gestin de la organizacin:
 GESTION POR PROCESOS NIVEL DE MADUREZ

2. Implantacin del plan de integracin

Esta fase consiste en responder a la pregunta cmo lo voy a hacer?. La norma ofrece aqu
directrices sobre dos aspectos:
 Equipo del proyecto de integracin de sistemas de gestin. El documento considera
conveniente formar un comit o equipo de integracin del cual formen parte los
responsables de los distintos departamentos o sistemas a integrar.

Seguimiento del plan de integracin, con una frecuencia que permita controlar el
cumplimiento de los objetivos prefijados y, en el caso de desviaciones, introducir los
oportunos cambios en el plan actualizndolo. El seguimiento debe documentarse en
informes de revisin, que deben distribuirse a todas las partes implicadas en el proceso de
integracin.

3. Revisin y mejora del SIG

La norma adopta la filosofa de mejora continua siguiendo el ciclo PDCA. Esta ltima fase
pretende responder a dos preguntas: es eficaz y rentable la integracin adoptada?, y
necesita mejoras? Las ventajas que la norma indica de la revisin conjunta sobre la
revisin individual de cada sistema son tres: una visin global de los hechos y los
resultados, la mejora de la coherencia de las decisiones y la determinacin de las
prioridades en los distintos elementos del SIG aprovechando las sinergias.

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de

Gestin Ambiental, Gestin de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional,
entre otros segn estndares internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,
muchas organizaciones recurren a la automatizacin de las actividades. Para ello se puede
emplear alguna de las tantas herramientas tecnolgicas existentes en el mercado
diseadas especficamente para administrar de manera integrada, gil y eficaz, todos los
componentes de un Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001:2015, o de Gestin
Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestin de SSO OHSAS 18001, entre otros.
 SOFTWARE PARA ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informticas, por lo que
resulta sumamente importante efectuar una correcta eleccin, no solo de la
herramienta, sino tambin de su tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones
propietarias, desarrollos a medida y software as a service.

Bibliografa:

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management systems, The TQM Magazine, Vol. 10 Iss: 3, pp.204 213

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JORGENSEN, T. (2007): Towards more sustainable management systems: through life

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 ZENG, S.; SHI, J.; LOU, G. (2006): A synergetic model for implementing an integrated
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Norma UNE 66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los sistemas de
gestin.