USER

MANUAL

e-Procurement Application System

Mekanisme e-Tendering
[Lelang secara Elektronik ]

PT. ANGKASA PURA I (PERSERO)
2014

0

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................. 1

I. Pengantar ........................................................................................................................................ 2
1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e-Tendering) .................................................................. 2
1.2 Pengguna Sistem e-Tendering.................................................................................................. 2
1.3 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan .............................................. 2
II. Memeriksa Undangan Lelang ......................................................................................................... 4
2.1 Mengakses Website e-Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) .......................................... 4
2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In) ........................................................................................... 4
2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang ........................................................................................ 5
III. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang.............................................................. 6
3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang......................................................................................... 6
3.2 Memutuskan Mendaftar (Registrasi) Lelang atau Tidak Mengikuti ........................................ 7
IV. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation) ................................................................................ 8
4.1 Mendownload Dokumen Lampiran Lelang (Attachment for Registered)................................. 8
4.3 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang................................ 9
4.4 Meng-upload Dokumen Dokumen Persyaratan Lelang....................................................... 10

1
I. Pengantar

1.1 Pengertian Lelang secara Elektronik (e-Tendering)

e-Tendering adalah tata cara pemilihan rekanan (vendor) penyedia barang/jasa yang dilakukan oleh
PT. Angkasa Pura I (Persero) dan dapat diikuti oleh semua Vendor Terdaftar yang mendapatkan
undangan dari system VMS. Undangan Lelang akan dikirimkan kepada vendor-vendor yang
memenuhi Kualifikasi Lelang sesuai ketentuan yang ditetapkan sebelumnya oleh Panitia Lelang
melalui sistem pelelangan menggunakan aplikasi e-Procurement yang dimiliki dan diselenggarakan
oleh PT. Angkasa Pura I (Persero).
Setiap vendor yang telah diundang berhak mengikuti atau tidak mengikuti proses Lelang. Vendor
yang telah mendaftar Lelang berhak menyampaikan penawaran, dalam rentang waktu yang telah
ditentukan oleh mekanisme lelang. Penawaran lelang diajukan kepada Panitia Lelang secara online
melalui sistem e-Tendering, yang merupakan bagian dari sistem e-Procurement. Mekanisme
penentuan pemenang lelang dilakukan oleh sistem e-Tendering dan akan diberitahukan secara
langsung kepada pemenang lelang melalui media elektronik dan juga diumumkan di website e-
procurement PT. Angkasa Pura I (Persero).

1.2 Pengguna Sistem e-Tendering

Pengguna (user) dari sistem e-Tendering dapat dibagi 2 kategori, yaitu:
Vendor / Rekanan telah terdaftar di VMS e-Procurement PT. Angkasa Pura I
Adalah perusahaan yang telah mendaftarkan diri dan telah lulus Prakualifikasi Online,
dinyatakan aktif sebagai Vendor di sistem VMS e-Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero).
Sebagai Vendor yang diundang pada Proses Lelang, sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura I
(Persero) akan memberikan otoritas kepada setiap vendor untuk mengikuti atau tidak
mengikuti Proses Lelang, melakukan penawaran harga terhadap Lelang yang ditawarkan
Panitia Lelang melalui sistem eProcurement PT. Angkasa Pura I (Persero).
Panitia Lelang (Panitia)
Adalah pengguna yang diberikan otoritas oleh PT. Angkasa Pura I (PERSERO) untuk
mengelola Proses Pengadaan secara elektronik / e-Procurement PT Angkasa Pura I
(PERSERO).

1.3 Proses yang Harus Dilakukan Vendor dalam Proses Pelelangan

Proses-proses yang menjadi bagian dari rangkaian dari Proses Pengadaan untuk Vendor dalam
Sistem Pelelangan e-Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO) adalah:
Otentifikasi Vendor (Sign-in)
Periksa faftar Undangan Lelang
Memutuskan mengikuti proses Lelang (Registrasi) atau tidak ikut (No Quote)
Menyampaikan Penawaran Harga (Quote) dan melampirkan Dokumen Persyaratan Lelang.

2
Diagram Alur Proses e-Tendering

PANITIA
PENGUMUMAN & OTORITASISASI PENILAIAN
UNDANGAN LELANG KEIKUTSERTAAN VENDOR PENAWARAN


OTENTIKASI & PERIKSA PENYAMPAIAN PENAWARAN PENGUMUMAN
DAFTAR UNDANGAN LELANG

NILAI LELANG PEMENANG
VENDOR
e-Lelang: e-Procurement PT Angkasa Pura I (PERSERO)

3

II. Memeriksa Undangan Lelang

2.1 Mengakses Website e-Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero)

Vendor yang akan mendapatkan Undangan Lelang adalah Vendor yang telah terdaftar sebagai
Rekanan Aktif pada sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero), dan termasuk ke dalam
Kualifikasi Proses Lelang tersebut. Untuk memeriksa daftar Undangan Lelang, Vendor harus
mengakses website e-Procurement dengan menggunakan USER ID dan Password yang telah
diberikan pada proses Prakualifikasi Online.
Website e-Procurement PT. Angkasa pura I (Persero):

! http://eproc.angkasapura1.co.id:999/

2.2 Mengakses Akun Vendor (Sign-In)

Akses alamat website http://eproc.angkasapura1.co.id:999, gunakan USER ID dan Password untuk

dapat mengakses akun (account) perusahaan dalam sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura I
(Persero).

Catatan:
Memasukan USER ID dan Password harus berhati-hati, karena sistem e-Procurement hanya
memberikan 3 (tiga) kali kesempatan saja. Apabila terjadi 3 kali kesalahan pemasukan Password,
Vendor harus menunggu selama 3 menit untuk proses entry USER ID dan Password berikutnya.
Apabila entry USER ID dan Password benar, maka akan tertampil halaman Akun Vendor dalam
website e-Procurement sebagai berikut:

4


Tampilan Muka dari Akun Vendor pada Sistem eProcurement PT. Angkasa Pura I (Persero)

2.3 Memeriksa Daftar Undangan Lelang
Untuk melihat Daftar Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura I (Persero), klik menu
Quotation, kemudian akan muncul sub-menu View Quotation, klik menu tersebut.

Pilih Menu Quotation !

View Quotation untuk
memeriksa daftar Undangan
Lelang.

Setelah diklik menu View Quotation, tampilan daftar Undangan Lelang adalah sebagai berikut:

Pilih dari menu dropdown

untuk memilih opsi / filter
daftar mana yang akan
ditampilkan.
.

5
III. Melihat Detail Lelang dan mendaftar (Registrasi) Lelang

3.1 Memeriksa Detail Undangan Lelang

Untuk mengetahui detail dari sebuah Undangan Lelang yang diadakan PT. Angkasa Pura I (Persero),
Vendor dapat mengetahuinya dengan mengklik Nomor RFQ dari Lelang tersebut.

Klik nomor RFQ (highlight

kuning) untuk memeriksa
secara detail Undangan
Lelang.

Apabila Nomor RFQ Undangan Lelang diklik sistem akan menampilkan detail Undangan Lelang
sebagai berikut:

Jadwal Proses Lelang yang

harus diperhatikan Vendor.

Jadwal Undangan
Aanwijzing, waktu, Tempat
dan persyaratannya.

Daftar dokumen yang dapat

didownload untuk

persyaratan Lelang.

6
Proses Lelang Pengadaan Barang/Jasa pada sistem e-Procurement PT. Angkasa Pura I (Persero) ini
adalah proses secara elektronik, sehingga detail penjadwalan (Schedule) harus sangat diperhatikan.
Jadwal-jadwal tersebut akan mengatur prosesi waktu lelang secara ketat, kapan registrasi dan
penawaran lelang tersebut ditutup.
Download dokumen-dokumen yang dilampirkan dengan mengklik menu Download, kemudian
simpan sebagai dokumen persyaratan dan perlengkapan Proses Lelang.

3.2 Memutuskan Mendaftar (Registrasi) Lelang atau Tidak Mengikuti

1. Pilih: Register / No Quote

2. Masukan password
3. Klik tombol Go

1. Mendaftar Undangan Lelang

Apabila Vendor memutuskan untuk mengikuti Lelang tersebut, masukan Password dan kemudian
pilih tipe proses Register pada kolom combo-box. Setelah mengklik Go, artinya Vendor tersebut
harus mempersiapkan diri mengikuti proses Lelang sesuai dengan jadwal-jadwal yang ditentukan
pada Detail Undangan Lelang.

2. Tidak mendaftar Undangan Lelang
Apabila Vendor memutuskan untuk tidak mendaftar Undangan Lelang tersebut, yang perlu dilakukan
adalah pilih tipe proses No-Quote pada kolom combo-box. Masukan Password sebelum mengklik
Go, dan artinya Vendor memutuskan tidak mengikuti undangan lelang.

3. Hadir mengikuti Undangan Aanwijzing
Hadir mengikuti Aanwijzing sesuai jadwal dan lokasi yang telah ditentukan pada Undangan
Aanwijzing.

Tampilan setelah Mendaftar untuk mengikuti Undangan Lelang

Apabila sudah mendaftarkan

Lelang, status akan berubah
menjadi Registered

7

IV. Memberikan Penawaran Lelang (Quotation)

4.1 Mendownload Dokumen Lampiran Lelang (Attachment for Registered)

Setelah mendaftar Lelang dan mengikuti proses Aanwijzing, periksa form Request for Quotation,
apabila ada dokumen lampiran Lelang, silakan download.

Download dan pelajari

semua Dokumen Lampiran
Lelang yang dikhususkan
bagi Vendor yang sudah
mendaftarkan untuk
mengikuti Lelang.

4.2 Memilih untuk Memberikan Penawaran (Quotation) Lelangan
Setelah mendaftarkan perusahaannya untuk mengikuti Undangan Lelang, Vendor kemudian harus
memutuskan untuk memberikan penawaran (Quote) atau tidak. Menu tersebut dapat ditemukan
pada form Request for Quotation, pilih menu Quote untuk mengirimkan terus mengikuti Lelang dan
memberikan penawaran, No-Quote untuk berhenti mengikuti Lelang.

1. Pilih menu Quote untuk

terus mengikuti Lelang
dan memberikan
penawaran.
2. Klik tombol Go

8
4.3 Mengisi dan Menyimpan Form Pengajuan Komersial Penawaran Lelang
Ketika menu Quote yang dipilih, sistem akan menampilkan form Vendor Commercial Quotation
Manual yang merupakan isian mengenai penawaran Vendor terhadap Proses Lelang yang diajukan.
Isikan data-data penawaran yang akan diberikan terhadap Proses Lelang, beserta data-data khusus
mengenai kesanggupan Vendor terhadap persyaratan teknis secara umum. Setelah data isian form
telah komplit, klik tombol Save setelah memasukan password untuk di kolom ysng disediakan.

Isi semua data-data yang Setelah selesai, masukan

dimintakan sebagai password dan klik tombol
pengajuan harga komersial. Save

Berikut adalah data isian form Vendor Commercial Quotation Manual:
1. No. Referensi.
2. Masa berlakunya penawaran (Hari).
3. Kode (Code)
Deviasi Spek penawaran ada ketidaksesuaian dengan yang dimintakan oleh teknis
Lelang.
Fully Comply Seluruh spek sesuai dengan apa yang diminta oleh teknis Lelang.
4. Deskripsi material (Secara umum)
5. Kuantitas Jumlah paket yang ditawarkan
6. Harga Penawaran harga yang diajukan (beserta satuan currency-nya)
7. Jumlah total harga
8. Waktu pengiriman


Sistem akan memberitahukan
informasi apabila pengajuan
komersial penawaran telah
sukses diperbaharui.

9
4.4 Meng-upload Dokumen Dokumen Persyaratan Lelang
Langkah berikutnya adalah meng-upload semua Dokumen Persyaratan Lelang yang dimintakan oleh
Panitia Lelang. Berikan nama masing-masing file / dokumen sesuai dengan yang dimintakan, upload
dari PC dan simpan (Save) ke sistem e-Procurement. Setelah semua dokumen berhasil di-upload dan
disimpan, kemudian klik tombol Close

Upload dan Simpan (Save)

Dokumen Persyaratan
Lelang satu per-satu, sesuai
dengan permintaan.

Sistem akan memberikan pembertahuan untuk setiap keberhasilan proses peng-upload-an dan
penyimpanan masing-masing file.

10
Klik tombol Close setelah semua file yang menjadi Dokumen Persyaratan Lelang berhasil di-upload
dan disimpan ke dalam sistem e-Procurement sesuai yang dimintakan.

Klik tombol Close setelah

semua file yang dimintakan
selesai di-uplad dan
disimpan di dalam sistem e-
Procurement.

Tampilan status tender yang diikuti akan berubah dari Registered menjadi Quoted sebagai tanda
proses pengajuan penawaran terhadap Undangan Lelang, baik secara komersial maupun teknis telah
selesai. Proses selanjutnya, Vendor menunggu keputusan penilaian dan pengumuman pemenang
Lelang oleh Panitia Lelang Pengadaan Barang/Jasa PT. Angkasa Pura I (Persero).

11