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FERRAMENTAS

ESSENCIAIS
DE GESTO PARA
ADMINISTRADORES

Ferramentas Essenciais de Gesto para Administradores | 1


SU
Introduo ....................................................................................................... 03

Ferramentas de Gesto ........................................................................... 04

Gesto de Pessoas ..................................................................................... 05

M
Gesto de Tarefas ....................................................................................... 10

Gesto de Tempo ........................................................................................ 15

Gesto de Marketing ................................................................................. 18

RIO
Gesto Empresarial .................................................................................... 22

Gesto Financeira ....................................................................................... 25

Concluso ....................................................................................................... 28

O IBC .................................................................................................................. 29

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INTRODUO
Ser um Administrador um desafio muito grande, isso devido
s vrias responsabilidades que inevitavelmente preenchem a
rotina deste exigido profissional.

Felizmente, com o advento da internet, as coisas esto sendo


facilitadas com a criao de ferramentas que tem como papel
auxiliar o trabalho de gesto de algumas reas fundamentais
para o funcionamento, produtividade e organizao tanto da
empresa, quanto do administrador.

Por esse motivo, elaboramos este e-book para que voc


conhea e escolha as melhores ferramentas capazes de
potencializar o seu negcio e a sua atuao no mercado.

Portanto, pegue papel e caneta e anote cada ferramenta, site


ou aplicativo que melhor combina com a realidade do seu
negcio e o perfil de profissional que voc .

Boa leitura!

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FERRAMENTAS
DE GESTO

Reunimos 16 ferramentas extraordinrias


que esto categorizadas de acordo com
a sua funo e utilidade.

A maioria delas voc pode usufruir


gratuitamente ou optar por uma verso
grtis, que na pior das hipteses lhe
permitir avaliar se vale a pena investir
nela ou no.

Ento, vamos l!

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GESTO
DE PESSOAS

O maior ativo de uma empresa so as pessoas, mas


gerir o comportamento delas uma das principais
dificuldades dos Administradores, isso porque se
trata de uma tarefa que envolve muitos fatores: os
vrios estgios no qual a pessoa pode estar (sendo
contratada, sendo demitida, sendo promovida, etc),
as diferentes funes e uma srie de outros fatores.

Algumas ferramentas de recrutamento, comunicao,


pesquisa de satisfao e tarefas podem contribuir com
a construo de um clima organizacional favorvel ao
crescimento.

Veja as opes a seguir:

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COACHING ASSESSMENT - IBC
(ANLISE COMPORTAMENTAL)

Para realizar um processo de seleo ou at mesmo - Analista: Regulador, observador, ordenado, criterioso,
se relacionar com profissionais do mercado um especialista, idealizador;
diferencial compreender os comportamentos e ter em
mente o perfil de cada indivduo. Isso ajuda a conduzir - Planejador: Moderador, acolhedor, prevenido,
o trabalho na empresa da melhor maneira possvel. metdico, estabilizador.

Existem ferramentas especiais para o estudo e anlise O Instituto Brasileiro de Coaching vai alm e
do comportamento humano, uma delas o Coaching oferece uma formao completa para Consultor
Assessment, que divide o perfil do indivduo em 4 em Anlise Comportamental, ensinando como
categorias: utilizar a ferramenta da melhor forma para prever as
possibilidades das diversas circunstncias profissionais
- Comunicador: Estimulador, influenciador, articulador, ou pessoais.
comunicativo, facilitador;
Clique aqui para saber mais sobre a formao
- Executor: Desbravador, impulsionador, competidor,
direcionador, solucionador, dominante;

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ROCKJOBS
(RECRUTAMENTO)

O Rock Jobs um banco de vagas nacional,


direcionado para empresas que buscam profissionais
de marketing e vendas.

Voc entra, cria a conta da sua empresa (podendo


optar por cadastrar o perfil do LinkedIn), e em seguida
disponibiliza as vagas nesses setores. Os prprios
profissionais da rea visualizam as opes e podem se
candidatar para as vagas.

Nessa plataforma ainda existem filtros que podem


auxiliar nesse processo de busca, tanto pode Alm disso voc pode compartilhar as vagas nas
categoria da vaga, quanto pelo tipo (temporrio, redes sociais, atraindo cada vez mais candidatos. Tudo
estgio, integral, etc.). isso gratuitamente!

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SLACK
(COMUNICAO)

Um dos piores problemas que assolam as empresas


a questo da comunicao interna. O Slack um
aplicativo que surgiu com o propsito de ser um
canal efetivo que aproxima os times e centraliza a
comunicao.

Nele voc pode criar canais de comunicao para


seus times, dividindo por setor, projetos e qualquer
coisa, alm de poder criar chats independentes. Todo
mundo tem uma viso transparente de tudo que est
acontecendo e essa integrao decisiva para a
melhora da produtividade. Possui ainda a possibilidade de integrao com plug-
ins, para otimizar a comunicao e torn-la mais
Com a verso gratuita j possvel explorar tudo isso, descontrada, como o caso dos gifs (Coloque /giphy
limitando apenas o acesso ao histrico de conversas e e uma palavra-chave) e o Trello.
o armazenamento de arquivos compartilhados.

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SURVIO
(PESQUISA)

Uma simples maneira de realizar pesquisas,


questionrios, enquetes e formulrios, totalmente
online.

Isso pode ser um diferencial na gesto de pessoas


da sua empresa. Com a aplicao de pesquisas de
satisfao com a sua equipe possvel identificar a
opinio em relao a processos, estratgias e tarefas
do dia-a-dia.

O Survio possui uma verso gratuita que atende


muito bem empresas de pequeno e mdio porte.
A partir de R$ 33,00 voc tem acesso a uma maior
quantidade de pesquisas, ao nmero de e-mails O site possui mais de 100 modelos prontos de
enviados, exportao das respostas, alm de outras pesquisa para feedback de clientes, recursos
responsabilidades. muito fcil de usar, basta se humanos (autoavaliao, motivao, 360, vocacional,
cadastrar no site, criar suas pesquisas, envi-las por a respeito da sada de um funcionrio, processos
e-mail e receber as respostas e os relatrios sobre os seletivos, etc.) e voc ainda pode criar as suas verses
resultados. personalizadas.

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GESTO
DE TAREFAS

Um outro ponto importante para uma administrao


eficaz a diviso, distribuio e entrega das
tarefas. Algumas ferramentas auxiliam no melhor
desenvolvimento das atividades, atendendo aos
prazos de entrega e mostrando ao membro do time
cada etapa do processo que ele precisa percorrer.

A falta de controle sobre essa questo pode interferir


em toda a estrutura da empresa, dificultando as
entregas e gerando um estresse desnecessrio que
acaba atingindo o consumidor final.

Por isso comece agora mesmo a banir esse tipo de


problema e tornar a sua empresa um organismo cada
vez mais produtivo.

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RUNRUN.IT

O Runrun.it uma soluo de gesto de tarefas,


projetos e fluxos do trabalho.

Com ele voc tem acesso a relatrios e um controle


interno do desempenho das equipes e do andamento
dos projetos em tempo real.

Alm disso, a opo do Dashboard TV permite que


voc projete em uma tela o status de cada tarefa e de
cada cliente, para que voc e todo o time acompanhe
em tempo real o desenvolvimento de cada etapa,
assim como os seus prazos.

Atravs dos relatrios de produtividade voc O software tem uma verso temporria de teste, mas
consegue medir os resultados e acompanhar o aps o fim deste perodo cobrado um valor a partir
desempenho de todos. premiando com medalhas de R$ 23,00 por usurio/ms.
aqueles com maior engajamento por meio de um
sistema de gamificao.

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EVERNOTE

Quem no gostaria de se lembrar de tudo? Essa


plataforma permite a voc compartilhar as suas ideias
em qualquer dispositivo. uma tima opo para quem
lida com processos criativos ou escrita e sempre tem
novas ideias, sendo possvel de uma maneira prtica
organiz-las e no perder nenhuma delas.

O Evernote funciona tambm para realizar gravaes


de udio, como agenda ou mesmo como um sistema
colaborativo de criao, j que todas as anotaes
podem ser compartilhadas com qualquer pessoa.
- Plus: alm de mais espao possui tambm opes de
O sistema possui 3 verses: suporte ao cliente e cadernos offline;

- Basic: gratuita e atende muito bem gestores - Premium: permite pesquisa e anotaes em PDF,
e empresrios, e conta com 60mb/ms de chat, busca de notas de contedo relacionado,
upload, captura de imagens e pginas na web, busca em documentos do Office, e pode ser usado
compartilhamento de notas e busca em imagens e simultaneamente por vrios usurios, sendo ideal para
textos; empresas.

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GOOGLE CALENDAR

O Google Calendar vai alm de um simples calendrio,


e uma tima opo para quem j usa o Gmail. Alm
do bsico agendamento de tarefas, ele permite o
acesso de outras pessoas que querem marcar uma
reunio ou algum compromisso com voc.

Com acesso sua disponibilidade elas agendam data,


horrio e local (que pode ser direcionado para o Google
Maps) e te convidam para o evento.

Voc pode ser notificado em seu desktop, celular ou


e-mail, garantido assim o cumprimento de todos os
seus compromissos.

A agenda ainda possui classificao de eventos por cor


para facilitar a visualizao, todos os feriados nacionais
j programados, e tambm funciona como uma agenda
integrada.

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TRELLO

O Trello uma ferramenta gratuita de gerenciamento


de tarefas rica em recursos visuais.

Trata-se de um quadro online de cartes que podem


ser administrados individualmente ou por equipes.

Nele voc pode direcionar o responsvel, fazer


comentrios, estabelecer os prazos e tambm arquivos
do Google Drive e Dropbox.

A plataforma tambm conta com um sistema de


notificaes para qualquer concluso ou modificao
de tarefas e um status de concluso do projeto.

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GESTO
DE TEMPO

Se antes as pessoas gastavam tempo para economizar


dinheiro, hoje a lgica se inverteu e muitas pessoas
gastam dinheiro para economizar tempo. Por isso
podemos afirmar que o tempo se tornou uma moeda
as vezes mais valorizada do que o prprio dinheiro.

Um exemplo disso so as passagens. Se antes as


pessoas passavam horas dentro de um nibus, hoje
elas esto dispostas a gastar um pouco mais em
um voo, e assim ter mais horas para aproveitar uma
viagem ou resolver alguma pendncia do trabalho.

Todos ns temos a sensao de que temos cada vez


menos tempo e por isso que ele vem se tornando
mais valioso. Por isso que importante utilizar ferramentas
que proporcionam uma melhor gesto do tempo,
Nas organizaes isso no diferente, vrias delas assim voc no s estar garantindo uma melhor
cobram por seus servios proporcionalmente ao produtividade, como tambm gerando uma maior
tempo utilizado para execut-los. economia.

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POCKET

Muitas pessoas esto fazendo determinada tarefa, mas


acabam se deparando com aquele link interessante
enviado por um colega, ou um artigo que tem muito a
lhe ensinar, e para no perder aquele contedo, acaba
interrompendo a tarefa para ler aquele material.

Para evitar que isso acontea existe o Pocket.

Um aplicativo pensado para que voc no perca o foco


no seu trabalho e nem o contedo que pode fazer voc
aprender mais. Com ele voc pode gravar links para ler
depois (na hora do almoo por exemplo).

Quando voc salva um link no Pocket, ele


automaticamente fica salvo em todas as plataformas
em que voc tenha o aplicativo. Outra vantagem a
possibilidade de compartilhamento dos links gravados
por e-mail, para fazer leitura offline.

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RESCUE TIME

O Rescue Time uma tima opo para o


Administrador que gosta de medir e analisar tudo,
principalmente a sua prpria produtividade.

Sua funo monitorar o tempo gasto em cada


atividade que voc esteja desempenhando em frente
ao computador. Isso inclui leitura de e-mails, Facebook,
Twitter, sites, etc.

No fim de cada semana o Rescue Time gera um


relatrio completo da sua produtividade e do seu
tempo perdido direto no seu e-mail.

O aplicativo possui uma verso gratuita para extenso


de navegadores e tambm uma opo paga que
permite a voc bloquear os sites que mais te
atrapalham com a sua produtividade. O valor de cerca
de US$9,00 por ms (isso mesmo, em dlares).

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GESTO
DE MARKETING

Essa parte deve ter prioridade em toda empresa, no


sendo um item adicional e optativo.

atravs do marketing que feita a ligao afetiva


entre o seu produto e os clientes.

Para ajudar nessa difcil tarefa existem ferramentas


para vrios tipos de estratgias e ns vamos listar aqui
algumas boas opes para voc comear.

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RD STATION

O RD Station uma plataforma de automao de


marketing digital.

Ela proporciona inmeras aes de marketing


como a criao de fluxos de nutrio, disparos de
e-mail marketing, Landing Pages para potencializar
a converso do seu site ou blog, alm de conseguir
monitorar todas interaes dos seus leads com os seus
e-mails.

O RD Station tambm ajuda voc com a sua estratgia


de SEO (Search Engine Optimization), com a anlise inbound, assim voc planeja o seu desenvolvimento e
de palavras-chaves que posicionam o seu negcio novas aes com base nesses dados.
organicamente nos primeiros lugares em motores de
pesquisa como o Google. A plataforma paga, mas voc pode testar uma verso
gratuitamente durante 7 dias para que voc conhea e
Com base em todas as interaes, ele ainda gera faa uso das funcionalidades e veja se realmente essa
relatrios que contribuem com a sua estratgia de uma boa opo para sua empresa.

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GOOGLE ANALYTICS

O Google Analytics uma excelente ferramenta para


voc analisar as mtricas do seu site ou blog.

A partir dos relatrios gerados, voc consegue enxergar


quais estratgias esto indo bem e quais precisam ser
melhoradas. Assim voc pode focar o seu investimento
somente naquelas que geram um retorno vantajoso
para o seu negcio.

Usando essa ferramenta possvel analisar o


comportamento do seu pblico, quais os horrios de
maior acesso e principais aes em sua pgina.

Embora muitas pessoas considerem o Google Analytics


uma ferramenta um pouco mais difcil de ser usada,
existem materiais que ensinam voc a utilizar das
funes mais bsicas s mais avanadas.

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AGORA PULSE

uma plataforma para que voc possa gerenciar todas


as suas redes sociais, centralizando as aes e gerando
relatrios de engajamento.

Voc ainda pode categorizar a sua audincia e a


partir disso estabelecer uma comunicao direta e
personalizada com o seu pblico.

Muito simples e funcional, o Agora Pulse proporciona


uma organizao fluida das suas redes e te ajuda a
gerar novos negcios com isso.

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GESTO
EMPRESARIAL

Todo Administrador precisa dar ateno especial para


alguns processos e necessidades que a maioria das
empresas tem.

So inmeros dados e cada vez mais relatrios


que fazem parte da estrutura administrativa de
uma empresa e nada melhor do que contar com
ferramentas para te auxiliar nessa misso de fazer o
negcio crescer sempre mais.

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CANVAS

O modelo de negcio responsvel por dar a diretriz


para misso do seu Negcio, que valor entrega, qual
seu diferencial e o jeito de ser.

Por isso voc precisa conhecer o formato Canvas,


um quadro subdividido em 9 partes que facilita a
visualizao e aplicao do modelo de negcios em
toda a empresa.

- So elas:

> Segmento de mercado


> Proposta de valor
> Canais > Parcerias-chave
> Relaes com clientes > Estrutura de Custos
> Fonte de renda
> Recursos-chave Essa uma tima maneira de voc e todo o seu time
> Atividades-chave terem uma viso macro de como o negcio funciona.

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ANLISE SWOT

A Anlise Swot uma metodologia de anlise do seu


negcio para que possa tomar decises baseadas em
fatos, diminuindo assim os erros ao longo do caminho.

fundamental ter uma clara noo dos principais


aspectos positivos e pontos de melhoria, tais como
as variveis internas e externas que podem impactar
diretamente o seu negcio.

E fazer essa avaliao muito simples: basta preencher


o quadro da Anlise SWOT com as seguintes
informaes:

> Pontos positivos internos


> Pontos negativos internos Ou seja, foras, fraquezas, oportunidade e ameaas.
> Pontos positivos externos Identificar esses fatores significa entender o seu
> Pontos negativos externos mercado e saber onde se quer chegar.

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GESTO
FINANCEIRA

O perigo de desconhecer a realidade financeira da sua


empresa pode ser fatal e levar at mesmo a falncia.

Todo o investimento pode ser comprometido,


juntamente com o crescimento da organizao, se a
parte financeira no estiver equilibrada.

Felizmente existem ferramentas para ajudar o


Administrador com uma questo to delicada e torn-
la mais fcil e prtica de ser realizada.

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ZERO PAPER

O Zero Paper funciona como um programa online que


simula uma planilha financeira.

Que Administrador no gostaria de ser lembrado sobre


as contas a pagar e demais obrigaes financeiras?
Essa a proposta deste servio que envia notificaes
por e-mail e ou SMS para que tudo permanea em
ordem.

O Zero Paper ainda permite o uso por mais de um


usurio, gerao de recibos, a importao por outros
sistemas e planilhas e a emisso de NF-e.

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CONTA AZUL

O Conta Azul tambm um sistema simples e intuitivo


de controle financeiro.

possvel com ele, observar o fluxo de caixa, ter


uma viso geral dos dados da empresa, como saldos
bancrios e vendas.

Tambm possvel integrar a emisso de NF-e com


o processo de vendas e com isso s precisa informar
uma vez os dados de cada pedido e conseguir enviar
as notas e documentos auxiliares (DANFE) diretamente Os valores variam entre R$39,90 ao ms (para
por email aos seus clientes. autnomos) e R$279,00 ao ms (para mdias
empresas, at 20 usurios, 3.000 boletos e 2.000 notas
O seu contador tambm pode ter acesso ao Conta Azul, fiscais). Mas, antes de contratar, voc pode acessar
facilitando o acesso aos seus documentos fiscais e a verso temporria gratuita e conhecer todas as
sincronizao de dados. funcionalidades desta ferramenta.

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CONCLUSO
Nenhum administrador autossuficiente e pode se dar combinam com o seu tipo de gesto, situao da sua
ao luxo de administrar uma empresa apenas com seus empresa e, principalmente, ao que voc mais precisa
conhecimentos prvios e suas prprias anotaes. neste momento.

Ento para ter uma gesto completa, muito Boa sorte e que o seu caminho alcance cada vez mais
importante contar com a ajuda de pessoas e de sucesso!
ferramentas pensadas no desenvolvimento do
negcio.

Elas iro proporcionar economia de tempo e dinheiro,


alm de ter acesso a recursos que s as novas
tecnologias podem oferecer.

Neste e-book como voc pde observar, existem


inmeras alternativas que vo impactar diretamente
na performance do seu negcio e tambm na sua
prpria atuao.

Por isso esperamos que voc tenha selecionado,


pelo menos algumas delas, as ferramentas que mais

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O IBC
O Instituto Brasileiro de Coaching - IBC tem a misso
de despertar e desenvolver nas pessoas seu potencial
infinito, contribuindo para um mundo melhor.

Por isso ns trabalhamos na construo de


contedos que possam causar um impacto positivo e
proporcionar a sua mxima evoluo.

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