COMUNICACIÓN EMPRESARIAL

Introducción

La Comunicación Empresarial es un activo intangible, que aporta uno de los mayores
porcentajes de éxito a la Empresa, debido a que permite que la organización se
“comunique” interna y externamente para desarrollar su “objeto social”.

La estructuración de la Comunicación Empresarial debe ser responsabilidad de un equipo
de trabajo (departamento o unidad de comunicación) que lleve a cabo la integración de los
factores y técnicas necesarias para su aplicación, dotándola de los medios y recursos
adecuados en toda la Empresa.

El éxito de la Comunicación Empresarial depende del correcto entendimiento entre las
diferentes partes, generando una consecución de los objetivos definidos; por lo tanto la
excelencia en la comunicación, debería ser la meta de toda la Empresa.

Finalidad de la Comunicación Empresarial

La Comunicación Empresarial se basa en establecer acciones que conlleven a disminuir la
incertidumbre sobre la información que circula a nivel interno y externo; desarrollando
flujos directos con cada uno de los públicos con que se relaciona.

Para esto es necesario establecer canales y espacios específicos, utilizando diferentes tipos
de comunicación que permitan integrar eficaz y eficientemente los equipos de trabajo.

Partiendo de este punto, es necesario considerar que, él primer elemento necesario es
la “información”; lo cual nos permite construir una comunicación entre dos o más
personas; estas intercambian mensajes utilizando códigos similares cuyo propósito es influir
los unos a los otros, produciendo una o más acciones.

Bases de la Comunicación Empresarial

Toda Empresa, produce “información”, por ello es importante recordar los elementos
básicos presentados por Claude E. Shannon y Warren Weaver en “La Teoría de la
información”.

Interferencia (ruido) 5. 3. Fuente de información: origen de la emisión del mensaje 2. Señal 4.1. Fuente de información 2. Mensaje: contenido informativo que se propaga 3. 2. Receptor 7. lo cual genera una relación entre el emisor y el receptor. Toda comunicación tiene un nivel de contenido y un nivel de relación. . 1. representando la comunicación digital con las palabras y la analógica con la comunicación no verbal. Señal recibida 6. Mensaje Cada uno de estos elementos puede ser identificado en la Organización. Código: forma de transmisión de la información 4. La naturaleza de una relación depende de la puntuación de los procedimientos (secuencias) de comunicación entre los comunicantes. Canal: medio físico para trasmitir la información 5. Destinatario: destino de la emisión del mensaje Para analizar el alcance de la comunicación utilizaremos como referencia “Los Cinco Axiomas” de Paul Watzlawick. La comunicación humana implica dos modalidades: digital y análoga. en la cual el emisor y el receptor construyen un flujo de comunicación de diferente forma. en este se aclara que todo comportamiento humano contiene una forma de comunicación. Destinatario 8. uno de los principales autores de la “Teoría de la Comunicación”. sin embargo se presentarán los más importantes agrupándolos de la siguiente manera: 1. Transmisor 3. contiene más información relacionada con Cómo él que habla quiere ser entendido. 4. donde cada parte contribuye al desarrollo de un proceso cíclico y continuo. El nivel de contenido significa que toda comunicación. Es imposible no comunicar.

2. 3. 4. Los procedimientos de comunicación entre humanos pueden ser simétricos o complementarios. Ascendente: Los experimentos desarrollados en Hawthorne Works realizados por George Elton Mayo[ ofrecen importantes descubrimientos que permiten establecer canales de comunicación: * Ofrece la participación de los empleados por parte de su superior. Por lo tanto la Comunicación debe ser: 1. Información comprensible. La primera categoría que se desarrollará es según el emisor de la comunicación. Descendente o Complementaria: Teniendo como referencia la teoría planteada por Max Weber.2.1. Emocionante. 1. * Los miembros de los grupos desarrollaron lazos de solidaridad. en caso contrario la comunicación es complementaria. Vertical 1. Completa. en la cual cada cargo inferior se encuentra bajo la influencia y control de un cargo superior. los cuales generarán una estructura que será capaz de responder por todo el equipo. amigos. Tipos de Comunicación Con el fin de estudiar el Plan de Comunicación Empresarial. y 5. . etcétera. es necesario analizar las clasificaciones existentes en relación al tipo de comunicación. Aquella que fluye desde los rangos superiores de la Organización. en la cual la racionalización del trabajo es el principal factor que origina una estructura organizacional llamada “Burocracia” generando así una estructura jerarquizada. hasta los rangos inferiores.5. haciendo una comparación con la comunicación organizacional los simétricos se observan cuando los participantes de la comunicación se encuentran en igualdad de condiciones como grupos de trabajo. porque se presenta un tipo de autoridad superior- subalterno. esta puede ser: 1. permitiendo el desarrollo de la comunicación descendente. Importante (relevante) para el público al que está dirigida. Interesante (seductora). generando un ambiente de empatía y cordialidad en los diferentes equipos de trabajo.

por lo tanto debe ser administrada cuidadosamente. es necesario tener en cuenta que la comunicación no se soporta únicamente en un emisor y un receptor. Comunicación Interna: Es importante aclarar. se puede clasificar en: 1.Por tanto. 2. para no entorpecer el desarrollo empresarial. Generando de esta forma. generando así un flujo de información que procede y procesa el Entorno Externo. esta podría ser: 1. y  Los grupos sociales se desarrollan cuando se comparten: objetivos. generando un . es factible contar con una comunicación en sentido contrario a la mencionada en el numeral anterior. 2. interacción entre los conformantes y deseo de cooperación. Comunicación Externa: La Escuela Sistémica presentó la capacidad de las Organizaciones a comunicarse e interactuar con el Exterior.  Las limitaciones de los seres humanos generan grupos sociales. Esta amistad llevará a aumentar o disminuir el esfuerzo para alcanzar los objetivos planteados. La tercera categoría está relacionada con los interlocutores. una comunicación entre los diferentes niveles de la organización que comparten un ambiente de trabajo (a nivel jerárquico se encuentran en el mismo nivel). a través de los sistemas interdependientes y sistemas abiertos. generan comunicaciones Internas las cuales proceden y son procesadas por la Empresa. Multidireccional: Gracias a la globalización de la información. La segunda categoría que se desarrollará es según la procedencia de la información en la empresa. 2. con el fin de establecer un ciclo continuo de información entre los diferentes niveles organizacionales. que todas las teorías Administrativas mencionadas anteriormente. Horizontal o Simétrica: Partiendo de los experimentos realizados por George Elton Mayo es importante recordar que: * Los miembros de una Empresa desarrollan relaciones de amistad que se extienden fuera del trabajo. Bidireccional: Es la comunicación más utilizada. actualmente se generan respuestas de múltiples grupos de receptores. generando una retroalimentación constante. en ella la interacción es de doble vía. Recordando los aportes de Ghester Barnarnd en relación a la Escuela Humanística:  En las interacciones humanas las dos partes se influyen mutuamente.

por temor a rechazo. incomprensión. Estilos de Comunicación Cada persona desarrolla paulatinamente su propio estilo de comunicación. Los estilos de comunicación más importantes son: 1. las creencias. Comunicación Asertiva: Es el estilo de comunicación más natural. que en una comunicación Bidireccional al contar con un sin número de participantes interesados en presentar sus opiniones y puntos de vista sobre un tema en particular. presentando conformidad con todo aquello que se le plantea. poco utilizada actualmente y no presente en organizaciones altamente participativas.mecanismo de retroalimentación mucho más enriquecedor. como su nombre lo indica este estilo es opuesto al mencionado anteriormente (pasivo). utilizando estrategias como sentimiento de culpabilidad. sabiendo de ante mano que las posturas planteadas posiblemente no coincidan. Monodireccional: Es una comunicación que se trasmite en un solo sentido donde el receptor no presenta ninguna respuesta. con el fin de transmitir diferentes mensajes. abierto a las opiniones ajenas. 3. generando así un dialogo en el cual no se “impone” ninguna de las dos partes. el cual debe ser transmitido respetando a las demás personas. generando la misma importancia que a las propias (sin menospreciar sus opiniones personales ni tampoco las de los extraños). e incluso intimidación. En ella se exponen las diferentes características de la comunicación que son relevantes para un Organización. 3. Cada comunicación que se . y es necesario trabajar en puntos de convergencia para buscar una solución y no un conflicto. tanto los tipos como estilos de comunicación. y se caracteriza por la sobrevaloración de los sentimientos y opiniones personales. Sin embargo esto evita que la persona exponga sus pensamientos y/o sentimientos. Comunicación Agresiva: En este caso. la persona busca alcanzar sus objetivos sin preocuparse de la satisfacción del otro. Se sustenta en el respeto a uno mismo. sin embargo el estilo puede ser influenciado por el comportamiento. Comunicación Pasiva: Normalmente sí una persona ha decidido evitar una confrontación directa y no llamar la atención. directo y claro. o presión. enfado. 2. utilizará este tipo de comunicación en la cual se genera un respuesta de forma pasiva. costumbres y otros aspectos empleados en la comunicación.

Cada persona es una unidad básica que participa en diferentes equipos de trabajo. es un grave error pensar que lo más importante en el Plan de Comunicación son las tecnologías utilizadas. tiene la capacidad de crear lazos de amistad. La transparencia que demuestra cada directivo con sus subalternos. pero sí exige que sea transparente y sincera. pero que se construyan de una forma honesta. Las relaciones Cualquier Plan de Comunicaciones se sustenta en la construcción de relaciones tanto formales (laborales) como informales (de amistad). siendo las segundas mucho más fuertes y durables en el tiempo. Estos lazos se sustentan en una relación informal. ellas son quienes dialogan. la cual es apreciada y respetada. ya que de no ser así ¿Cómo podríamos comunicar las Necesidades Empresariales para que éstas se logren? Aspectos básicos de un Plan de Comunicación Las personas El plan de comunicación debe diseñarse teniendo en cuenta que el punto de partida y llegada son las personas que conforman los diferentes públicos de la Organización. incrementando así el nivel de participación y pertenencia. al reconocer cada una de sus acciones en pro de un beneficio común. forjando así nuevos canales de comunicación. los cuales pueden hacer parte de una o más organizaciones. sin necesidad de crear un vínculo laboral. . En las Organizaciones es necesario que se desarrollen lazos de amistad entre los cargos directivos y sus respectivos subalternos. Cada persona que se encuentra relacionada con una organización. “el factor humano”. La comunicación es de vital importancia para que los objetivos Empresariales puedan ser alcanzados. olvidando el factor más importante. por lo tanto cada uno de ellos debe tener la posibilidad de ser escuchado e incluido en las decisiones de la Organización. produciendo resultados deficientes y un ambiente de trabajo inestable. para no construir un ambiente de incertidumbre y desagrado para sus miembros.construya en la organización deberá tener en cuenta todas estas características. sin embargo cuando se actúa de forma contraria todos los equipos de trabajo no confiarán en la persona que ha sido encargada de la dirección. relacionan y llegan a acuerdos. propicia un ambiente de compromiso por parte de cada uno de ellos.

puede parecer una medida dictatorial. Esto debe abarcar canales. qué intentar dirigir “enemigos”. que gira sin una orientación definida. estas no deben concebirse como interacciones netamente laborales.Es normal que cada persona dedique en promedio de 40 a 48 horas semanales laborando en trabajos regulares. . de lo contrario puede parecer una “rueda suelta”. sin olvidar que todo es posible mediante la interacción de personas. Definición del Alcance El Plan debe construir un conjunto de relaciones entre los diferentes públicos (internos y externos) de la Organización. con el fin de alcanzar el objeto social de la misma. en temas más diversos y ricos que el objeto social de la Organización. generando espacios diferentes a los establecidos previamente en el Plan. mecanismos de retroalimentación y análisis de impacto. fomentando la creatividad y el esparcimiento de sus diferentes miembros. periodicidad. por lo tanto pensar en frases como “Aquí no se viene a hacer amigos”. el cual puede ser gestionado por proyectos o para toda la Organización. donde sea posible lograr el nivel de eficiencia y eficacia deseado. en la cual se desconoce la importancia de la “amistad” siendo esta capaz de incrementar la productividad. debido a que cada persona intentará presentar sus diferentes puntos de vista. Ahora. por el conjunto de públicos que serán objeto de dichas comunicaciones. La comunicación es un “asunto” de todos El Plan de Comunicación permite la construcción de relaciones entre las personas que hacen parte de los diferentes públicos. sin olvidar las prioridades y recursos con que se cuentan para dicha labor. mensajes. Estructura de un Plan de Comunicación El Plan de Comunicación hace parte del Plan de Desarrollo Empresarial. Es necesario que el Plan de Comunicación se encuentre enmarcado en la Estrategia de la Organización. A continuación se presenta la estructura estándar de un Plan de Comunicación Empresarial: 1. Por lo tanto el alcance estará determinado. es necesario comprender que es mucho más fácil coordinar “amigos”. por lo tanto es importante permitir que dichas relaciones enriquezcan el ambiente Organizacional. medios.

con el fin de depurar los grupos de personas que deben recibir los diferentes comunicados. con el fin de determinar el progreso. de esta forma se establecerá el tipo de comunicación y estilo comunicativo más indicado con el cual se deberá relacionar con dichos grupos. El conjunto de acciones deberán ser verificadas continuamente. 5. Estas acciones deben tener un responsable definido. el cual deberá utilizar por lo menos un mecanismo de retroalimentación para determinar el grado de eficacia de la acción realizada. 4. Estas acciones deben ser cuantificables. esto tiene una relación directa con que sean realistas. que se deben llevar a cabo para determinar sí las diferentes comunicaciones realizadas alcanzaron el propósito para el que fueron desarrolladas. Público(s) objetivo La selección del público objetivo. con el fin de determinar qué porcentaje del público objetivo recibió el mensaje. 6. Cada público debe estar relacionado con la Organización. con el fin de garantizar el uso de las más apropiadas. Los objetivos deben ser cuantificables. Acciones Representan la ejecución de las actividades a desarrollar y los medios a utilizar para desarrollar el Plan de Comunicación. Es conveniente que se desarrolle una estructura que permita determinar el tipo y estilo de comunicación que se utilizará para los diferentes públicos versus los escenarios donde serán utilizados. es fácil seleccionar múltiples grupos de personas a las que se quiere dirigir. Mensajes Cada uno de los mensajes estará relacionado con actividades particulares de los procesos organizacionales. Objetivos Es necesario establecer que se pretende alcanzar con las actividades que se pongan en marcha. y en qué grado se generó una interacción con él mismo. es un proceso evolutivo. pero es necesario realizar filtros continuamente. . Mecanismos de retroalimentación Los mecanismos de retroalimentación son equivalentes a acciones.2. 3.

produciendo un ambiente laboral desagradable y poco productivo. Finanzas. concisas y precisas. es necesario desarrollar un plan de acción dirigido a cumplir dicha meta. deben tener el menor número de saltos entre la fuente emisora y la receptora.  Las comunicaciones deben ser claras. más no la(s) herramienta(s) utilizada(s) para su implementación. de lo contrario parecerá que se pretende producir un ambiente donde la transparencia no es la premisa de la Organización. etc. con el fin de verificar la alineación o no de los dos. enmarcado en un tiempo (cronograma) y bajo un conjunto de condiciones previstas. Cronograma o calendario El cronograma debe listar los elementos más importantes (que pueden ser identificados inicialmente) con sus fechas previstas de comienzo y final. Talento Humano.  La elaboración del presupuesto permite a la Organización establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos.  Las comunicaciones de carácter privado deben ser gestionadas cuidadosamente para que estas no se conviertan en conversaciones de pasillo. . este es una herramienta de trabajo que debe conocer toda la Organización. Presupuesto Con el fin de calcular los anticipos de ingresos y egresos que producirá el diseño y desarrollo del Plan de Comunicaciones Empresariales.  El Plan de Comunicación Empresarial no puede convertirse en un documento de papel digital almacenado en un disco duro. junto con todos sus elementos. de lo contrario cada salto agregará o disminuirá información. El presupuesto deberá ser evaluado continuamente versus el cronograma de trabajo.  El riesgo de producir una filtración de información se incrementa proporcionalmente con el número de niveles verticales que deba atravesar dicha comunicación. Es necesario que este se soporte en el calendario de eventos más relevantes para la Organización. 7.  Lo más importante del Plan de Comunicación Empresarial es la Comunicación en sí. este debe estar expresado en términos financieros. analizando los objetivos propuestos versus los alcanzados. Puntos importantes  Las comunicaciones verticales descendentes. con el fin de no desconocer actividades que se encuentran relacionadas con otros departamentos como Contabilidad. produciendo una comunicación errónea. 8. por lo tanto cada miembro puede tener acceso al mismo.

mediante boletines de noticias. Éstos pueden ser internos –empleados. la gestión de la reputación ha cobrado aún Por lo tanto. gestión de crisis con los medios de comunicación. medios de comunicación. etc. organización o instituto y se dirige a sus distintos públicos-meta.. agrupaciones empresariales. una eficaz y oportuna difusión de la información. Comunicación empresarial. La comunicación empresarial tiene que ver con la gestión de las percepciones. Una eficaz comunicación empresarial debe promover:  Sólida cultura empresarial  Una identidad corporativa consistente  Una filosofía corporativa solvente  Auténtico sentido de la ciudadanía corporativa  Adecuada relación profesional con la prensa.). clientes o inversores.¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL? Comunicación empresarial o corporativa es la comunicación que proviene de una empresa. sirve de vínculo entre una organización y sus públicos. gobiernos. la comunicación empresarial o corporativa es una función dada día más im La época en que la comunicación empresarial consistía en cenar con los clientes ha pasado. una imagen corporativa positiva y una relación positiva con todos las partes interesadas. por tanto. debido al fácil acceso a la información y la creciente competencia. Las organizaciones pueden comunicar a su público-meta a través de las relaciones públicas y la publicidad. la creación de valor del producto y la comunicación con accionistas. ONG -organización no gubernamental-. planificación de eventos especiales. institución. . videos. Hoy en día. público en general. etc. accionistas. ONG. Ahora se ha co gestionar percepciones. incluyendo una rápida y fiable gestión de comunicación  Comprensión de las herramientas de comunicación y las nuevas tecnologías  Sofisticado uso de los instrumentos globales de comunicación. organización.o externos (clientes. todos ellos necesitan tener buena imagen y excelente reputación. universidades. u organismo gubernamental. empresa.

bien valorado y considerado como una autoridad en el respectivo  Gestión de contenido de sitios web corporativos y / o en otros puntos de contacto externo  La gestión de publicaciones empresariales o corporativas . reuniones de socios. la redacción y difusión de comunicados de prensa. etc.Comunicación empresarial externa Relaciones con los medios Se trata de construir y mantener una relación positiva con los medios de comunicación (televisión. medio pero no se limita a. etc. Casi la mitad de el director general de . iniciativas importantes. Empresa/portavoz El portavoz de la empresa es conocido. eventos rela productos. Eventos externos Podría implicar encuentros de vendedores/proveedores/distribuidores. la organización de conferencias de profesionales de los medios y la organización de eventos para los medios de comunicación.5 años en la empresa. o Gestión de la Intranet y otros portales de la web interna o Desarrollo y mantenimiento de la identidad corporativa para garantizar el cumplimiento de las direct o Mejora de la comunicación de empresa a fin de comunicar clara y eficazmente la esencia de la empre Comunicación empresarial de crisis o Gestionar situaciones de crisis mediante una comunicación eficaz Las investigaciones recientes sobre la función de comunicación empresarial dicen que los gestores d comunicaciones del Fortune 500 tienden a tener un promedio de 4. la construcción de orgullo del empleado.para el mundo exterior  La gestión de los medios impresos Comunicación empresarial interna o La gestión de publicaciones corporativas para los empleados y socios o La organización de eventos para el personal interno o El intercambio de información con los empleados.

los medios de comunicación y la reputación. . se centr corporativa. Durante el próximo año.Dicen que el 42% de su trabajo es estratégico y un 58% es táctico.