Planificación y Control de Proyectos Semestre 2017-1

GUÍA DESARROLLO DE CASO:
Planificación de un Proyecto
Descripción general del desarrollo de caso
El caso de este curso consistirá en desarrollar el Plan para llevar a cabo la implementación
de un proyecto real de mercado publico del cual se tienen los detalles técnicos y
económicos (ofertado).

El proyecto se llama “CONSTRUCCIÓN DE CENTRO DEPORTIVO Y RECREATIVO
GERMÁN RIESCO” los antecedentes se encuentran en el siguiente link:

http://www.mercadopublico.cl/Procurement/Modules/RFB/DetailsAcquisition.aspx?qs=Yjh
iSrUZ9wBPImU90ChYm8YIN9IqOwCrc1nQmXGtwiL4/UC4AAq9jFU6up/mBlKN

Licitación ID: 218-110-LQ16

Como se puede observar existe un cuadro de ofertas con solo un propuesta la cual se debe
considerar como información económica. Existen también especificaciones técnicas que se
deben cumplir que están especificadas en la propuesta.

El caso se hará en grupos de dos integrantes.

Tipo de actividades y tareas
Dadas las características del proyecto al cual le tendrán que desarrollar el plan, se
distinguen áreas de actividades más o menos claras, tales como: construcción de
multicancha y áreas verdes, la incorporación de camarines, circulaciones peatonales
interiores, luminarias, mobiliario urbano, máquinas de ejercicio, juegos infantiles y el
mejoramiento de cierres perimetrales existentes.

Muchas actividades pueden hacer en paralelo y hay dependencias claras entre tareas de las
diferentes líneas principales, por ejemplo no se puede instalar un equipo si no están
preparadas las obras civiles de donde se va a ubicar.

El plan de implementación del proyecto se debe construir en Project. Además se deberá
preparar un informe ejecutivo en Word con las principales características y resultados, y un
archivo Excel con el análisis de actividades elementales.

pues no se ha desarrollado ninguna actividad al respecto. Por lo tanto. ése será uno de los resultados del desarrollo del presente trabajo. Por otra parte. Esto queda mejor explicado con un ejemplo. la cual ya ha sido aprobada por los inversionistas. siendo el MS Project sólo una herramienta. incluir todos los otros recursos necesarios para su instalación. se deberá partir por describir el proyecto en detalle. . si el proyecto requiere un equipo denominado “Mezclador”. Opción 2: En la tarea “Instalar Mezclador” incluir el “Mezclador” como recurso material. además.Consideración de los activos Nota importante respecto a la inversión en activos: cuando corresponda. con todos y cada uno de sus componentes de instalaciones. Es esta sección se propone la metodología a seguir para desarrollar el Plan del Proyecto. en el archivo Project deberán incorporar tanto los costos de los elementos que forman parte de la inversión. Consideración de la triple restricción En primer lugar se debe tener presente la triple restricción Alcance – Tiempo – Costo. incluir todos los otros recursos necesarios para su compra. En ella se busca cierta eficiencia al usar directamente el software MS Project. Metodología de Desarrollo La metodología corresponde a los pasos a seguir para desarrollar algo. porque el alcance del proyecto incluye la capacitación del personal y la puesta en marcha de la planta. equipamiento y personal. Descripción del proyecto cuya implementación se va a planificar. además. comprar e instalar. Los elementos del sistema se pueden presentar a través de los siguientes tipos de aplicaciones: • Planos de la planta. con sus respectivos costos. de la evaluación del proyecto se tiene el detalle de cada uno de los valores de todos los elementos de inversión y de operación. hay al menos un par de opciones para registrar el valor de este equipo: Opción 1: En la tarea “Comprar Mezclador” incluir el “Mezclador” como recurso material. con su respectivo valor y. Consideren que ya se tiene definido el alcance a través del proyecto técnico de diseño del sistema productivo. De este modo. Permitirá determinar todo lo que hay que construir. Dado que se quiere implementar un centro deporte. con su respectivo valor y. estos últimos también serán usados en parte. como los otros recursos y costos asociados a la gestión de esos activos. el inversionista y los gestores del proyecto (ustedes) ya saben cuánto le costará la inversión total y disponen de todos los detalles del proyecto. pero se deja claro que la parte central de la planificación está en el estudio detallado de la forma en que se llevarán a cabo las actividades. y también se tiene definido el costo pues se cuenta con la evaluación económica del proyecto. con sus respectivos costos. lo que no está definido aún es el tiempo que demorará la implementación. 1.

Acá es importante definir el momento en que se debe contar con cada tipo de personal del organigrama. Para redactar esta sección se debe tener en cuenta que este proyecto llega hasta que la planta quede en condiciones de comenzar a producir. 4. Esta etapa metodológica implica dar forma a la estructura general y detallada del proyecto a través de identificar primero las grandes áreas de actividades. Diseñar la forma en que se llevará a cabo cada una de las actividades elementales y estimación de su duración. • Tabla con especificaciones de cada elemento de las instalaciones de la planta y su costo de inversión. hasta las actividades más elementales que constituyen paquetes de trabajo. de manera de orientar la redacción de los objetivos y las metas. esto se puede hacer por ejemplo a través de una columna que se titule “Momento de Contratación” donde se indique alguna referencia directa o relativa del momento en que se debe contar con ese personal. 3. hasta llegar a las actividades elementales o paquetes de trabajo. 2. Definición clara de los objetivos y metas en relación a la gestión de este proyecto en particular. • Producto: archivo Project con estructura del proyecto completo. Con esta información se puede construir la EDT y el diagrama de red inicial. • Diagramas de procesos productivos. ni recursos. que incluya las siguientes sub-secciones. de resumen. Identificar las actividades necesarias para concretar el proyecto y lograr sus objetivos y armar estructura general del proyecto. Además. Si no les acomoda pueden crear otra que cumpla los mismos propósitos. Para esto se puede hacer referencia a los alcances del estudio técnico y los valores de la evaluación económica. aun no se les debe asignar ni duración. • Producto: redacción de objetivos y metas que conecten las características del sistema de operaciones. NOTA 1: se propone un formato de ficha (“Ficha de actividad elemental”) para llevar a cabo esta sección. . con las condiciones generales de su implementación. En esta etapa se deben incluir las dependencias obligadas de predecesoras y sucesoras. en este momento se deben agregar sólo las secuencias obligatorias. Primera grabación. • Herramienta: usar Project para construir la estructura completa del proyecto desde actividades generales. • Características: esta etapa implica sólo identificar las actividades y armar la estructura. para luego ir dividiéndolas en otras más detalladas. Esta actividad corresponde a configurar una ficha (formato libre pero se entrega sugerencia) por cada actividad elemental o paquete de trabajo. no aquellas que serán opcionales y que dependerán de los planificadores. • Características: dejar claramente definido lo que se espera del proyecto. • Tabla con especificaciones del personal en tipo y número con sus respectivas remuneraciones.

4. . etc. pudiendo ser personal propio o personas de otras empresas o contratar consultores o contratar y entrenar nuevo personal. deben definir un valor específico para el tiempo. incluyendo las excepciones. sección “Otros recursos requeridos por la actividad elemental”. • Características: se debe considerar el régimen de horario que puede tener cada participante en el proyecto pues no todos deben trabajar necesariamente al mismo ritmo. • Herramienta: “Ficha de actividad elemental”. otros servicios o simplemente costos.1 Determinación de las habilidades o especialidades requeridas para llevar a cabo la actividad elemental. • Herramienta 2: usar “Ficha de actividad elemental”. • Herramienta: “Ficha de actividad elemental”. pueden ser materiales. NOTA 2: se deberá construir esta ficha en detalle para al menos 10 actividades elementales importantes del proyecto. Incluir de manera especial una explicación del rol del gestor del proyecto en esa actividad. instalaciones.3 Estimar la duración de las actividades elementales. • Producto 2: Aporte a la “Matriz de Responsabilidades” (revisar lecturas). • Características: para las actividades más importantes se debe aplicar efectivamente la metodología seleccionada. Se debe indicar el método de estimación de tiempo. de distinto tipo. por ejemplo. Definición de los calendarios de trabajo con los días y horas que se trabajará. 4. En esta sección puede ser conveniente plantear más de un escenario de duración si se trata de actividades vitales o muy riesgosas. Sección “Recursos humanos requeridos por la actividad elemental”. • Herramienta 1: metodologías de determinación de tiempos (ver lecturas). que debe ser consistente con los recursos humanos y materiales asignados. para registrar el método usado y tiempo asignado a la tarea. • Producto 1: aporte a la “Ficha de actividad elemental”. Esta etapa debe partir por la selección del método de estimación de tiempo adecuado para el caso. Esta etapa de descripción del proyecto es muy importante porque permite comunicar de qué se trata el proyecto a todos los interesados. sección “Duración estimada”. • Producto 1: aporte a la “Ficha de actividad elemental”. 5. equipos.2 Determinar recursos no-trabajo necesarios para desarrollar la actividad elemental. • Características: se debe incluir todo lo necesario para llevar a cabo la tarea. • Producto: estimación de la duración de la tarea elemental bajo el escenario de recursos asignados. 4. • Características: definir las necesidades de personal y las posibles fuentes de los especialistas. para estimar los tiempos de construcción se puede consultar a constructores experimentados (o a empresas constructoras) acerca de la duración para el tipo de obra que deban hacer.

puede ser que en algún caso usemos Project para determinar la holgura de una tarea. • Producto 2: Informes de presupuesto. 9. tiempos y recursos asignados. • Herramienta: Project. 6. las duraciones. asumiendo su costo. pero luego debemos rearmar la ficha de la tarea para dejar consistente el tiempo con los recursos. Actividad similar a la tarea de gestión del riesgo (revisar ese enunciado) pero aplicada a este proyecto. con estructura. • Herramienta: metodología de tratamiento de riesgos. • Producto: Plan de gestión del riesgo. se acorta o alarga su duración. . 8. Se recomienda analizar la ruta crítica y hacer los ajustes necesarios. al final de lo cual deben verificar la cuadratura del presupuesto completo versus la inversión esperada según la evaluación de proyectos. Incorporar los valores monetarios de los recursos usados. 7. Requiere el ingreso de todos los “Recursos”. por diseño. • Herramienta: usar Project para registrar la información determinada. Debe quedar claro que un cambio en la duración de una tarea corresponderá a un nuevo diseño de ella y no a un “resultado” de Project. Esto puede implicar la modificación de algunas fichas o especificaciones de tareas. • Producto: calendarios laborales a usar para el periodo del proyecto. Segunda grabación. • Herramienta: Project y fichas de actividades. • Características: esta etapa incluye el análisis y la asignación inteligente de recursos considerando que se puede multiplicar recursos si son requeridos en paralelo. Por su parte. También se puede definir la ubicación y el orden de las tareas según la conveniencia del uso eficiente de recursos. Completar estructura del plan del proyecto (elaborado en el punto 3) incorporando a Project los recursos. • Producto 1: Archivo Project completo. • Producto: archivo Project con el proyecto completo. Analizar y optimizar el plan del proyecto eliminando las sobreasignaciones de recursos y minimizando el tiempo total del proyecto y el tiempo de ocio. agregándoles o restándoles recursos con lo que. las secuencias discrecionales (decididas por ustedes) y los recursos. Cuarta grabación. Tercera grabación. Desarrollar el plan de gestión de riesgos. ya que ustedes son los que definen cuántos recursos se van a usar. • Producto: archivo completo y optimizado. • Características: esta etapa es sólo de registro de la información de las tareas elementales.

Evaluación Según consta en el Syllabus esta actividad se evaluará a través del avance. los productos a entregar como resultado del desarrollo de los casos.2 y 4. Los detalles de la forma de entregar y presentar los resultados serán entregados oportunamente. son los siguientes. 9 de Mayo: revisión grupo a grupo del avance. . • Matriz de responsabilidades. 10 actividades importantes (Punto 4. • Archivo Project con los recursos incorporados (Punto 6 de la metodología).1. Resumen de productos a evaluar En resumen. • Archivo Project final completo (Punto 8 de la metodología). • Fichas de estimación de recursos y tiempos de actividades. Debe estar terminado hasta el punto 5. Debe estar terminado hasta el punto 8. (Punto 4 de la metodología) (en informe). 16 de Mayo: revisión grupo a grupo del avance. Hasta el punto 3. • Calendarios del proyecto (Punto 5 de la metodología) (en informe). • Definición (redacción) de Objetivos y Metas del proyecto (Punto 2 de la metodología) (en informe). para esto deben estructurar claramente las diferentes áreas de actividades del proyecto y asignar sabiamente los nombres de las actividades. explicación detallada de la pauta. • Detalle de recursos a usar en el proyecto (Punto 6 de la metodología) (en informe).3 de la metodología) (archivo Excel). 4. • Plan de gestión de riesgos para el proyecto (Punto 9 de la metodología) (en informe). el plan en sí mismo y la presentación del plan.Controles de avances 4 de Mayo: fecha de partida del desarrollo del caso. • Archivo Project con todas las actividades y red básica (Punto 3 de la metodología). • Archivo Project optimizado (Punto 7 de la metodología). resolución de dudas a los grupos que ya hayan avanzado en la primera etapa. • Descripción formal del Sistema de Operaciones (Punto 1 de la metodología) (en informe). Nota: todos los archivos Project deben ser autoexplicativos y ordenados. • Detalle de presupuesto y de tiempos parciales y totales (Punto 8 de la metodología) (en informe).

Deben presentar el plan resultante según pauta específica que se les entregará de manera oportuna. para esto deben estructurar claramente las diferentes áreas de actividades del proyecto y asignar sabiamente los nombres de las actividades.2 y 4. 4. Informe en Word: Descripción formal del Sistema de Operaciones (Punto 1) Definición (redacción) de Objetivos y Metas del proyecto (Punto 2) Matriz de responsabilidades. Grabaciones de Project Project 1: todas las actividades y red básica (Punto 3) Project 2: lo mismo con los recursos y costos incorporados.Resumen de productos a evaluar En resumen. el desarrollo de casos genera varios productos los que deben ser subidos a Educandus el 17 de Mayo. resumiendo son los siguientes. Incluyendo además secuencias discrecionales (hasta Punto 6) Project 3: optimizado (Punto 7) Project 4: completo (Punto 8) Presentación final del plan 18 de Mayo. 8 . Nota: los archivos Project deben ser autoexplicativos y ordenados. (Punto 4) Calendarios del proyecto (Punto 5) Detalle de recursos a usar en el proyecto (Punto 6) Detalle de presupuesto y de tiempos parciales y totales (Punto 8) Plan de gestión de riesgos para el proyecto (Punto 9).1. Excel Fichas de actividades elementales. Universidad de Talca – Rodrigo Vergara.3). con la fundamentación de la estimación de recursos y tiempos de 10 actividades importantes y diferentes (Puntos 4.