URED BEZ PAPIRA

BENEFITI

ba. .ba T +387 32 442 750 F +387 32 202 581 Naslov publikacije E-book ”Ured bez papira . entitetskih i kantonalnih organa i institucija. maj 2015.freedigitalphotos. Impressum E-book je besplatni edukativni materijal namijenjen pretplatnicima portala chronos. Stavovi i mišljenja autora izneseni u ovoj publikaciji ne predstavljaju nužno stavove i mišljenja na- dležnih državnih. Izdaje se iskl- jučuvo u elektronskoj formi i dio je edukativnog segmenta portala. Izdavač CHRONOS doo Branilaca Bosne 2A Zenica Bosna i Hercegovina www.BENEFITI” Autori: Neven Miličević Sanela Agačević Urednica Sanela Agačević Grafički dizajn Hana Kazazović Fotografije preuzete sa www.net Mjesto i godina izdavanja Zenica.chronos.

chronos. samo je pitanje kada ćemo to shvatiti i prihvatiti.ceptu „Ured bez papira“. da li ima internet • Koliko će me to „zadovoljst. Što prije – to bolje. (ovdje pretpostavljamo da biti korisno firmama koje od Prije nego se počne i razmišl.fonskih linija posjeduje i dr. One Što se tiče početnih ulaganja. i kako smo već ranije rekli i početna ulaganja mogu vari- – navike se najteže odreći.ba . je.lu početnih ulaganja? karakteristike. ali nije nužno) u nizovati po ovom konceptu): kon.konekciju. opreme koja je potrebna su svuda oko nas. dosadašnjem periodu ulagala Promjene su neminovne. „nešto ne poremeti prom- jenama“. KOLIKO ĆEMO UŠTEDITI? Uvođenjem koncepta poslovanja URED BEZ PAPIRA Do sada smo u dva dijela svaki poduzetnik će pitati u računarsku opremu. Shodno tome. Što prije . novo. neuobičajeno. samo je pi. U nastavku navodimo pojedi- POČETNA ULAGANJA načne vrijednosti kompletne Promjene su neminovne.to bolje! 3 www.menta: veličine firme i njene ja ovakvog ureda? opremljenosti.ona mogu varirati u zavis. koliki broj tele- Činjenica je da je to nešto vo“ minimalno koštati u smis. One su svuda oko nas. • Kako ću uštediti poslovan- jem na takav način i koje su rati u zavisnosti od dva ele- Ali. drugači. da li pisali o konceptu poslovanja najmanje dva pitanja: već posjeduje multifunkcijs- – Ured bez papira. koliko nas može koštati čuvanje navika i strah da se uopće prednosti organizovan.se radi o računovodstvenim početka žele poslovanje orga- jati o početku poslovanja po agencijama. ki uređaj. za uspostavljanje koncepta tanje kada ćemo to shvatiti i nosti od toga koliko je firma „Ured bez papira“ (što može prihvatiti.

se i polovnih uređaja sa jako se većina poslova „preseliti“ no do. tora cca 200 KM. cijena jednog uređaj koji povezuje računare računara cca 500 – 600 KM. Ostala oprema. 5. a za Mi- fonskih linija i posjedovanje crosoft O ce 300 KM. 1. 350 KM. 7.350 KM . Serverski računar za 9. od vodećih software proiz.500 KM. Veoma često će NAS) mrežni uređaj za pohra. 1. Nabavka licenci za na provajdera Internet uslu. ovakav ured košta cca 1. Nabavka analognog se cijena. štampu. Spojni put između kancelarije (access point. paket zadržati na nu podataka koji košta cca modema (PTSN modem) i istom nivou. 11. Nabavka UPS uređaja koš- 3. wireless opremu i licenciran Windows i Microsoft Office. stroj operativni sistem jednog 10. 340 KM za Windows. Kablovi koštaju 0. 2. tj. Multifunkcijski uređaj za štampu. Uz sve ovo bilo bi poželj. U vođača – Microsoft. kod svakog provajdera ima (Network Attached Storage - ksnu cijenu. multifunkcijskog uređaja za jenu usluge provajdera. (switch). 3. Minimalna Ovako pojedinačno nabrojano na prvi pogled izgleda mnogo. više telefonskih lini- navedenim ja. ulaganja sa značajan broj firmi posjeduje internet konekciju. skeniranje i kopiranje ovom dijelu možemo samo mo izdvojiti dodatno još 400 sa obaveznim ADF utorom za govoriti o smanjenju troško. određen broj tele. Eventualna zamjena switch) košta cca 60 KM računara (wireless oprema) i računara. trebaće. računare. Odgovarajuća konekcija 4.ta cca 350 KM. papir.000 . a internet paket dobrim perfomansama može za pravljenje rezervne kopije naći za cca 300 – 400 KM). 4 www. cijena jednog moni. UPS uređaj.500 KM 2. 250 KM. 30 KM (analogni (switch) košta cca 60 KM.kupiti mrežni uređaj na internet. wireless uređaja za potrebe 2. više računara koji se eventualno moraju samo „pojačati“.ba . Mrežni uređaj za pravljenje rezervne kopije (Network Attached Stor- age . međutim. cca 250 KM.000 – 1. minimalna ulaganja se odnose na: 2.NAS) mrežni uređaj za pohranu podataka. 8. pretpostavkama iznose Ako posjeduje navedeno. metar.chronos. ako uzmemo u obzir va telefonskih usluga jer će nižu cijenu to je 600 KM (iako 6. Nabavka dodatnog monitora za 12. uređaja koji nam omogućava 5. skeniranje i kopiranje. Serverski računar. 600 KM.850 KM. 4. KM. 1. 1. 150 KM.80 pf / svaki računar. Uključimo li na ovakav pristup internetu (router. Posjedovanje mrežnog modem) je uključeno u ci. po računaru cca ga (ISP). modem).

4. finansijski izvještaji i sl. 1.) se dostavl- jaju elektronski. ostaje prostor za prihvatanje novih poslova čime se direktno utiče na povećanje prihoda. 3. u uredu ima- mo minimalan broj računara i zaposlenika. operacija. bruto bilansi. 2. putem mail-a čime (opet) štedimo na papiru..chronos. papira. pristupamo softveru za bilo kog mjesta. ali i broju zaposlenika. a neke se apsolutno ukidaju. kopir nove djelatnosti. toner i vrijeme zaposlenika. toneru.). fax uređaj je sada „u računarima“ zaposlenika). tonera time stvaramo uštedu na radnom prostoru i monostable mogućnost za započinjanje Smanjen intenzitet korištenje printera. koraka i sl. i u konačnici – dobiti vlasnika kapitala. i fax uređaja (tačnije.. kartice. čime štedimo: električnu energiju. vremenu. ŠTA DOBIJAMO? KOJE SU KORISTI? BENEFITI? Opisno. papir. Ušteda energije. bez da projiciramo vrijednost uštede. prednosti su sljedeće. 5 www. Više vremena za druge poslove Ako ured organizujemo na način kako smo opisali – nabavimo server. Ušteda radnog prostora Kako se zaposlenicima „oslobađa“ radno vrijeme (skraćuje se vrijeme trajanja poje- dinačnih radnih zadataka. Na taj način možemo iz- vršiti preusmjeravanju zaposlenika na drugo radno mjesto.ba . Elektronski izvještaji Izvještaji (razne vrste reporta.

ne samo audio. kopir i fax aparata) – nema potrebe za korištenjem navedenih uređaja. di u pitanje egzistiranje dokumenata. Server kođe uključiti i ušteda na održavanju soft. Bez troškova održavanja Održavanje opreme (npr. firma imala dislociran računarski server ili jednostavno postavljen van mogućnosti da bude poplavljen – svi podaci o poslovanju su sačuvani. ako radimo udaljeno znači i niže troškove održavanja. (samo) 300.chronos. Na takav način možete komunicirati sa zaposlenicima (ako ste menadžer). Mogućnost besplatne komunikacije Telekomunikacijski troškovi (fiksni i mobilni tel. pa samim tim su i ovi troškovi „srezani“. Ulaganje će se “povratiti” za manje od godinu dana! Ako ne projiciramo uštedu na troškovima. 6. već i video komunikacija. se može ostvariti besplatna direktna. Povećanje sigurnosti Sigurnost! Sjetimo se nedavnih poplava i ko- liko je dokumentacije uništeno. naplaćuje po računaru. navedeno ulaganje će već samo porastu prihoda povećanjem se „povratiti“ za 9 – 10 mjeseci. „pamti“ sve. za računovodstvene nepunu godinu samo kroz povećanje priho- agencije) ili proširenjem djelatnosti (za da će se pokriti ulaganja. zapos- lenici međusobno. I ne mora 5. 8.ba .) – korištenjem Vibera. Niži troškovi za software se raditi samo o poplavi. na primjer. za broja klijenata (npr. zaposlenici za klijentima i sl. Skype-a i sl. preko izvještaja pa do fax-ova. Manji broj računara. Ukoliko je. druge firme) na mjesečnom nivou za 6 www. 7.00 KM. to može biti bilo koja prirodna nesreća ili situacija koja dovo- U okviru naprijed navedenog se može ta. Znači. od knjigovodstvenih dokume- verskog paketa koje se takođe veoma često nata. računarske opreme na kojoj su pohranjeni podaci i sl.

a služi kao agenciji. dopušta. tj. Nije jed- nostavno. formalističku i destimultivnu računovodstvenu legislativu sa jednom laganom formom poslovanja bez (puno) bespotrebne dokumentacije. kopija originalne sjedištu. jednostavni- je i ugodnije poslovanje – da organiziraju „Ured bez papira“.ako je na ispravi navedeno mjesto čuvanja pirnoj“ formi? originalne isprave. ISPRAVA? Knjigovodstvene isprave – moraju li nužno Knjigovodstvena isprava je „pisani dokaz ili biti u „papirnoj formi“ u računovodstvenoj memorisani elektronski zapis o nastalom agenciji? poslovnom događaju. niti jednim članom ne ŠTA JE. Moramo se vratititi na formalne karakteris- tike pomenutog Zakona. Osnovno pitanje jeste kako pomiriti konzervativnu. koja je potpisana od strane lica koje je ovlašteno za sastavljanje i Ne moraju biti nužno u računovodstvenoj kontrolu knjigovodstvene isprave. Veoma često se naprave dogovo. 7 www. odnosno razlog upotrebe Obveznici primjene Zakona o računovodstvu i kopije i ako je potpisana od lica ovlaštenog reviziji u FBiH treba da se upute na koji način za zastupanje pravnog lica ili lica na koje je da ispravno primjenjuju odredbe Zakona. ali nije nemoguće. Odnosno. u njegovom prava primljena telefaksom.chronos. Sa druge strane. da sebi ostave prostor za lakše. Osnovni „predmet“ pisanja ovog teksta i uspostavljanja koncepta poslovanja „Ured bez papira“ jeste da doku- ment (papir) nema „papirnu“ već elektronsku formu. KNJIGOVODSTVENA zabranjuje. DA LI ZAKON O RAČUNOVODSTVU I REVIZJI “DOPUŠTA“ OVAKAV VID RADA SA DOKUMENTACIJOM? Da.ba . Dokument (papir) = knjigovodstvena isprava (prema terminologiji Zakona o račun- ovodstvu i reviziji u FBiH). U STVARI. a preneseno ovlaštenje. ostaje pitanje mora isprave ili isprava na elektronskom zapisu li dokument biti isprintan? Mora li biti u „pa. osnov za knjiženje u poslovnim knjigama“. ri između klijenta i agencije da se poslovne Knjigovodstvenom ispravom smatra se i is- knjige vode kod klijenta.

Umjesto registratore. treba uvezati sa ovakvim konceptom rada („Ured bez papira“) i iskoristiti te na- pomene. kao attachment dodaje u svakom trenutku dokumente isprintati ili skeniran dokument (koji je predmet knjižen- prenijeti na USB. Zakonu. Za potrebe bilo kakve kontrole moguće je. programe koji idu „pod ruku“ sa ovakvim konceptom rada. punimo skeniranim dokumentima. na serveru. 8 www. istratora igra server. indirektnih poreza. To uveliko olakšava rad i daje zaposleniku postupcima kontrole kako direktnih tako i mogućnost da bude efikasniji i produktivniji. o čemu smo u okviru naslova o bene tima Smatram da se time ne krše odredbe Zakona govorili. Međutim. tj. gdje se prilikom knjiženja.chronos. na serveru. o računovodstvu i reviziji u FBiH jer doku. ali nije isprintan? To Takođe. kako sada često i traže u ja). mi original dokumenta imamo pohranjen – u računaru. Knjiženje se vrši tako što menta koji nije original možda može značiti zaposlenik. uz nalog za knjiženje. imamo foldere koje ment / knjigovodstvena isprava POSTOJI u elektronskoj formi koja se uvijek može „pret.ba . gdje god se (a veoma često se) to u registratoru. listamo na monitoru. pohranjen ne u registratoru već u računa- sistiranje na ovakvim karakteristikama doku. zakonodavac je izgubio iz vida da venih agencija koje su uvele digitalizaciju živimo u savremenom dobu gdje je internet dokumentacije i koje svaki dokument imaju i telekomunikacija svakodnevnica. Ulogu reg- voriti“ u papirnu formu. „lista“ drugi mon- evidentiranje poslovne promjene. a dokumentaciju umjes- Praktično. U BiH postoji određen broj računovodst- međutim. te da in. Treba insistirati na originalnom dokumentu. određene softverske kuće su razvile navedemo na dokumentu kao napomenu. ru. itor (koji smo u tekstu naprijed pominjali) i šta znači i da li se krši navedena odredba ako evidentira poslovnu promjenu. Radni pominje riječ „elektronski“ u navedenom sto je čist – bez papira. umjesto da lista registrator sa da će se sutra moći osporiti knjigovodstveno „papirnim“ dokumentima.

ali nakon toga odmah treba napraviti dobru organizaciju funkcionisanja Zašto to ne iskoristiti? Zašto ostati tapka. tehnologije. se) smatra profesijom koja je dosadna. tj. bezperspektivna. ako koji je bolji. jele metode rada. poslovanja po konceptu „Ured bez papira“.ba . Ako je pala odluka na „Ured bez papira“. održavanje iste... pa malo na „novi“ način.. Ali. nabaviti oprema. jenile – nabolje. sve je uzalud. Ako tapkamo u mjestu onda zaostajemo za okruženjem.. Budimo sigurni da će oni tražiti način rada 9 www. vodstvenoj profesiji i treba da budemo onda sve ima puni smisao ako je zaokruže- sigurni da mladi koji ulaze u ovu profesiju na cjelina koja ima kontinuitet da se razvija neće ručno kontirati. EH TE NAVIKE. ako se ne iskorijene zastar- najmanje 10-tak godina stvari su se promi. promjene. slati samo u tom pravcu. Međutim. ručno knjižiti. Navike je teško mijenjati.chronos. prihvatanje promjene -> organi- ponašali? zacija -> disciplina je možda osnovna karika u cijeloj priči.... NAVIKE. Ne može se raditi malo na „stari“. fax-ove na „stari“ način. unazad „novi“ način. Pominjali smo podmlađivanje u računo. Tehnologija je počela da ulazi i vrši jedan zaista lijep i koristan uticaj Korak dalje – organizacija.. Sve se može organizovati na Računovodstvo se dugo (i još uvijek način kako smo naveli. Zašto bi se prema sebi tako I na kraju. e kasniji i u skladu sa razvojem ih ne mijenjamo onda tapkamo u mjestu. Prihvate se i na računovodstvo. ali ako se ne počne raditi na monotona. ti u mjestu dok drugi napreduju i uveliko Disciplina je direktno vezana za organizaci- koriste prednosti te iste tehnologije? ju. uložiti novac.