¿Para qué sirve el Flujo de caja?

Una parte importante del proceso de planificación de los costes de un proyecto es analizar su
viabilidad desde el punto de vista de la tesorería, lo que significa la capacidad que tendrá el
proyecto para hacer frente a los pagos. Esto se realiza mediante el cálculo y análisis del flujo
de caja del proyecto.
El flujo de caja es la diferencia entre los pagos y cobros en un determinado periodo de tiempo
(día, semana, mes, etc.), lo cual suele diferir de los gastos e ingresos del proyecto. Desde el
punto de vista financiero, los segundos hacen referencia a un derecho u obligación, mientras
que los primeros implican una transferencia real de dinero. Esto se entiende bien con algunos
ejemplos:
 Toda factura de proveedores lleva asociada un plazo de pago, por lo que
la fecha de pago no es el mismo día que se recibe esta, sino que se retrasa
algunos días en función de este plazo.
 Lo mismo ocurre cuando facturamos a un cliente, este tampoco paga el
día que emitimos la factura, sino que lo hace al finalizar el plazo de pago, o en
el siguiente periodo de pago a proveedores en el caso de empresas grandes.
 La mayoría de las facturas que paguemos estarán afectadas por
impuestos, algunos de los cuales la organización podrá recuperar cuando haga
la declaración correspondiente, pero que hasta este momento será una salida
de dinero del proyecto.

Importancia del flujo de caja

El objetivo de la fase de planificación del proyecto es definir una forma realista de ejecutar
este, de forma que al final se consigan los objetivos inicialmente definidos. Este realismo
implica la capacidad del proyecto de hacer frente a los pagos que este origine debido a sus
costes directos, lo cual puede conseguirse de dos formas:

 Ajustando el cronograma del proyecto para que los cobros permitan
hacer frente a los pagos durante todo el periodo de ejecución del proyecto. Esto
implica tener un flujo de caja acumulado positivo a lo largo del proyecto.
 Obteniendo financiación externa al proyecto, bien de la organización que
lo ejecuta, o bien de entidades financieras, las cuales nos cobrarán unos
intereses que deberemos incluir como costes adicionales. En este caso la
cantidad a financiar será igual al valor máximo en negativo del flujo de caja
acumulado a lo largo del proyecto.

Esto se entenderá mejor con el siguiente ejemplo, el cual muestra los pagos y cobros para un
proyecto de 17 meses, para el cual se han considerado dos diferentes formas de facturación.

y el proyecto finaliza con un beneficio de 213. lo que ilustra de forma práctica la importancia del cálculo del flujo de caja. En el caso de tareas externalizadas o compras esto viene reflejado en las condiciones de pago indicadas en la oferta. . incluyendo el plazo de pago. los cuales se originaban. con la primera el proyecto va a necesitar una financiación externa por valor de 272 en el séptimo mes. lo que implica que es viable financieramente. Obviamente para distribuir los pagos y cobros debemos saber cuándo estos se van a producir. y sumarlos. bajo amenaza de que este dejará el proyecto por problemas financieros. y de conocimiento sobre la fiscalidad del lugar donde el proyecto se desarrolle (o apoyo del departamento financiero). o la organización en proyectos internos. sino los hitos que generan este pago.Como puede verse en ambos casos. Pero. De forma similar deberemos conocer la forma en que nuestro cliente. y por la relación de estos con alguna tarea o hito en concreto. y el plazo de pago definido en nuestra oferta. Esto genera mucho estrés en el proyecto y lo pone en riesgo. basta con distribuir los pagos y los cobros a lo largo del tiempo. En la práctica para hacer esto es necesario disponer de una serie de información. Para ser conservadores siempre asumimos que nos pagarán al final del plazo. De igual forma que ocurría en el cálculo de la línea base de costes. Aspectos a tener en cuenta para el cálculo del flujo de caja De forma conceptual el cálculo del flujo de caja es bastante simple. Entre los aspectos que más influyen en este cálculo podemos destacar: Cronograma. Estimación y distribución de los costes. Estimación y distribución de los ingresos. debemos conocer el coste de cada tarea. Durante mi carrera ya me he encontrado con la situación de renegociar las condiciones de pago con un proveedor. entre otros motivos. va a pagar nuestro proyecto. considerando el tiempo hasta el siguiente periodo de pago a proveedores en empresas grandes. y la forma en que este va a ser aplicado al proyecto. por no haber calculado y considerado en la oferta los costes de financiación. mientras que en tareas internas se acostumbra a considerar que el coste se aplica linealmente con pago dentro del mismo mes (debido que en la mayoría de los casos hablamos de salarios). mientras que con la segunda forma de facturación el proyecto siempre tiene capacidad para hacer frente a los pagos. lo que vendrá definido por el cronograma. Esto no solo implica saber el valor total que se va a pagar. los pagos y cobros totales son los mismos. si lo tienen.

En algunos países las empresas deben realizar una retención de impuestos sobre las facturas que emiten los profesionales autónomos. como los ingresos por ventas o el pago de cuentas (egresos). Fiscalidad. y por tanto una forma de financiar este. aunque al final no afecten financieramente al proyecto porque son transparentes para la organización. lo que puede suponer un gasto adicional o una posibilidad de financiar temporalmente el proyecto. En el Flujo de Caja no se utilizan términos como “ganancias” o “pérdidas”. En proyectos pequeños este punto de la fiscalidad se puede obviar. Durante el periodo. entregándonos una información clave que nos ayuda a tomar decisiones tales como:  ¿cuánto podemos comprar de mercadería? . y por tanto contabilizados como gasto. Existen impuestos que no se recuperan. ya que las diferencias son fácilmente absorbidas por la organización. Esto implica que el proyecto deberá adelantar o retrasar el pago de ciertas cantidades de dinero. y sumar estas. Por ello. a nivel de flujo de caja supongan un pago o cobro. En muchos casos nos vamos a encontrar con impuestos o retenciones que. esta retención supone un pago menor para el proyecto. por lo que la cantidad pagada en concepto de IVA acaba siendo transparente para el proyecto y la organización. el cálculo del flujo de caja es relativamente simple. pero dentro de cada periodo no lo es. recordando que lo más importante para el director del proyecto es el flujo de caja acumulado. El flujo de caja (Cash Flow. Este impuesto se declara en diferentes periodos a lo largo del año. en inglés) se caracteriza por dar cuenta de lo que efectivamente ingresa y egresa del negocio.  Impuestos no recuperables. destacando tres puntos importantes:  Impuestos por valor añadido (como el IVA en España). dado que no se relaciona con el Estado de Resultados. en proyectos grandes principalmente.  Retenciones a profesionales. los cuales debemos asegurarnos que están incluidos en las ofertas que recibamos de los proveedores. y supone una salida de dinero a la cual hacer frente. Sin embargo. la cual es también declarada de forma periódica. la importancia del Flujo de Caja es que nos permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa. es importante conocer la fiscalidad del lugar donde este se ejecuta. este consiste en distribuir las diferentes entradas y salidas de dinero a lo largo del plazo de ejecución del proyecto. Cálculo del flujo de caja Teniendo claros los aspectos anteriores.

debiera ser igual a la vida útil real del proyecto. Cada momento refleja dos cosas: los movimientos de caja ocurridos durante un período. y los desembolsos que deben estar realizados para que los eventos del período siguiente puedan ocurrir. por su naturaleza. Asimismo. podemos tomar decisiones estratégicas para el futuro. los costos variables y el margen de contribución exigible al proceso productivo del negocio para obtener el punto de equilibrio. en una situación ideal.  ¿Podemos comprar al contado o es necesario solicitar crédito?. la estructura de costos y beneficios futuros de la proyección estaría directamente asociada con la ocurrencia esperada de los ingresos y egresos de caja en el total del período involucrado. la cuantía de los impuestos sobre las utilidades que se podrán . una para cada año de funcionamiento y otra para reflejar todos los desembolsos previos a la puesta en marcha. generalmente de un año. del activo o del sistema que origina el estudio. El calendario de inversiones corresponde a los presupuestos de todas las inversiones que se efectúan antes del inicio de la operación que se espera realizar con la implementación del proyecto. Los ingresos y egresos afectos a impuesto incluyen todos aquellos movimientos de caja que. FLUJO DE C AJA DEL PROYECTO Un factor de mucha relevancia en la confección correcta de un flujo de caja es la determinación del horizonte de evaluación que.1. De esta forma.  ¿Debemos cobrar al contado o es posible otorgar crédito?  ¿Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?  ¿Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones? El diagrama de flujo lo podemos elaborar para un nuevo proyecto de inversión y determinar el VAN y la TIR. por lo tanto. En base a la información que nos entrega con el saldo neto. incorporando las tasas de interés bancarias y los costos de oportunidad de hacer ese u otro negocio. se deberá construir un flujo de caja con once columnas. Estructura General de un Flujo de Caja Un flujo de caja se estructura en varias columnas que representan los momentos en que ocurren los costos y beneficios de un proyecto. el Flujo de Caja es uno de los mejores aliados en cualquier proyecto de inversión. Como vemos. se conoce como momento cero e incluye lo que se denomina calendario de inversiones. puedan alterar el estado de pérdidas y ganancias (o estado de resultados) de la empresa y. Si el proyecto se evaluara en un horizonte de tiempo de diez años. el adecuado registro de los ingresos y egresos nos permite determinar los costos fijos. por ejemplo. Una forma de ordenar los distintos ítems que componen el flujo de caja de un proyecto considera los cinco pasos básicos que se muestran en la figura 7. Esta última va antes que 33 las demás.

alquileres y cualquier desembolso real que signifique además un gasto contable para la empresa.generar por la implementación del proyecto. tanto efectivos como no desembolsables. sin ser salidas de caja. . permitiendo reducir la utilidad sobre la cual se deberá calcular el monto de los impuestos a pagar. Como resultado de las sumas y restas de ingresos y gastos. entre este tipo de ingresos se pueden identificar las mayores ventas que podrán esperarse de una ampliación. entre los egresos. Por ejemplo. los ahorros de costo por cambio de tecnología o la venta de algún activo si se hace un outsourcing o un abandono de alguna área de actividad de la empresa y. corresponde aplicar la tasa tributaria porcentual sobre las utilidades para determinar el monto impositivo. sin ser egresos de caja. la del cálculo del impuesto. Etapas para la construcción de un flujo de caja Ingresos y egresos afectos a impuestos Gastos no desembolsables Cálculo del impuesto Ajuste por gastos no desembolsables Costos y beneficios no afectos a impuesto Los gastos no desembolsables corresponden a gastos que. constituyen cuentas de gastos contables. la depreciación de los activos fijos. Después de calculado y restado el impuesto. que sí es un egreso efectivo necesario de incorporar en la construcción del flujo de caja. son posibles de agregar a los costos de la empresa con fines contables. las remuneraciones. Por ejemplo. se obtiene la utilidad antes de impuesto. la amortización de los activos intangibles y el valor contable o valor libro de los activos que se venden. En la tercera etapa. insumos. se obtiene la utilidad neta.

en los egresos se incluirán las inversiones. Por ejemplo.En los costos y beneficios no afectos a impuesto se deberán incluir aquellos movimientos de caja que no modifican la riqueza contable de la empresa y que. sino que sólo está cambiando un activo corriente (como caja. Previo a la puesta en marcha del proyecto. correspondiendo el último al momento cero del proyecto. el desembolso realizado en el último mes no ocasiona costos de capital. Por otra parte. impuesto territorial o energía. entre estos últimos están aquéllos en que se incurre por concepto de seguros de las maquinarias. esto se reflejará en una pérdida anual de una parte de su valor. Por ejemplo. Esto hace necesario construir un calendario de inversiones que posibilite agregar el costo del capital inmovilizado durante la etapa de construcción y puesta en marcha. entre otros. sean calificados bajo la denominación de inversión o de gasto. Si. por cuanto al adquirir un activo no disminuye la riqueza de la empresa. sueldos. Comúnmente.1. como se muestra en la tabla 1. las inversiones se realizan por lo general. si su adquisición fue financiada con deuda. por lo tanto. como un solo monto en el momento cero. y se anotará al final del último período de evaluación. en el momento 6 se incluye una inversión fija y no se agrega otra en capital de trabajo. Es decir. Por ejemplo. La pérdida para la empresa se producirá posteriormente cuando entre en uso el activo. se incrementó también la inversión en capital de trabajo para asegurar el financiamiento de la mayor actividad que el aumento en la operación implicará para el negocio. el que incluso puede tener un valor superior al de la inversión inicial. Nótese que al aumentar las inversiones fijas en el momento 4. por ejemplo) por un activo fijo (como máquinas) o aumentando el valor de los activos y los pasivos. no están sujetos a impuestos. En empresas en marcha estos egresos son cargados frecuentemente como gastos del período para fines contables y tributarios. por ejemplo. mientras que los de inversión propiamente tal se activan para posteriormente depreciarlos. una columna del flujo. en la columna o momento 0 se registrarán todas las inversiones que deben estar efectuadas para que el proyecto pueda iniciar su operación a partir del primer período.1 Estructura general de un flujo de caja . Cada uno de los cinco pasos ordenará la información que corresponda a cada cuenta registrándola en la columna o momento respectivo. Como se mencionó antes. durante la etapa de construcción o inversión. la que se expresará en el valor de desecho del proyecto. más aquellas inversiones que deberán estar realizadas para enfrentar un crecimiento en la operación en el quinto año. anotará los ingresos y egresos proyectados para el cuarto año. alquileres. como la 4. lo que se registrará contablemente en la depreciación. En los beneficios no afectos a impuestos se incluirá la valoración del remanente de la inversión realizada y ocupada. En el calendario de inversiones se deben incluir todos los egresos derivados de la eventual puesta en marcha del proyecto. Tabla 1. este calendario se hace en períodos mensuales. al final del sexto período (momento 6). por ejemplo. Por el contrario. se deberá incluir el ingreso esperado de la venta del que se reemplaza (antes de impuesto) y el egreso por la inversión de reposición (después de impuesto). por suponer que la sustitución de activos no cambia los requerimientos de capital de operación. un activo tiene una duración estimada de seis años. simultáneamente.

Lo anterior se usa escasamente y sólo cuando existen variaciones estacionales significativas durante un año.Si el proyecto se evalúa en un horizonte de diez años y uno de los activos tiene exactamente una vida útil de diez años. la capitalización de un flujo anual expresado mensualmente deberá hacerse a la tasa de costo de capital mensual. 8 ó 15 años. si el proyecto pretende mantenerse en el tiempo. . se requerirá toda su capacidad productiva instalada disponible. Pero. no se calculan flujos capitalizados en forma mensual. aun cuando sea al final del período de evaluación. se deberá incluir en el momento 10 la reposición de ese activo cuando el valor de desecho se calcule por el método económico. Los beneficios que son posibles de esperar después del décimo año se reflejarán en el valor de desecho del proyecto. En la gran mayoría de los casos. por ejemplo. hay una convención no escrita que hace que la mayoría de los evaluadores usen un período de evaluación de diez años. por cuanto se considera que la variación en el monto calculado de rentabilidad para el proyecto generalmente cambia en forma poco significativa y porque parte del efecto estacional puede ser corregido por un capital de trabajo determinado sobre consideraciones estacionales. agregándoles el costo del capital utilizado dentro de un año. Obviamente. el cual se anotará como un beneficio no afecto a impuesto en el último momento del flujo. Si es uno al que se le augura una vida útil real de 5. Es posible obtener un resultado de la evaluación más certero si en vez de anotar la suma de los flujos durante un año éstos se capitalizan. Para que el proyecto tenga la capacidad de seguir generando beneficios a futuro. mensualmente. El horizonte de evaluación (o plazo en que se evaluará la inversión) depende mucho de las características de cada proyecto. sin embargo. por ejemplo. lo mejor será construir un flujo de caja a ese número de años. los que se considerarán para calcular el valor de desecho del proyecto. por cuanto la empresa tiene un horizonte de vida superior al plazo de evaluación.