Índice

Temas # Página
1. Tablasde Datos 3
1.1. Introducción 3
1.2. Crearuna Tabla 4
1.3. Modificarlos Datosde unaTabla 5
1.4. Modificarla Estructura deuna Tabla 7
1.5. Estilodeuna Tabla 8
1.6. OrdenarunaTabla deDatos 9
1.7. Filtraruna Tabla 10
1.8. Funcionesde Bases de Datos 13
1.9. Crearun resumende Datos 19
1.10. Criterios de Filtrado 20
2. TablasDinámicas 22
2.1. Crearuna tabla dinámica 22
2.2. AplicarFiltros a una tabla dinámica 25
2.3. ObtenerPromediosdeuna tabla dinámica 25
2.4. Gráficoscon tablas dinámicas 26
3. Característicasavanzadasde Excel 28
3.1. Formasde Cambiar unFormato 28
3.2. DefinirFormatosPersonalizados 30
3.3. FormatoCondicional 33
3.4. LaValidación de Datos 36
3.5. Enlazary Consolidar hojas 38
3.6. Excele Internet 40
4. Macros 43
4.1. Introducción 43
4.2. Crearuna macroautomáticamente 44
4.3. Ejecutar una macro 45
4.4. Crearuna macromanualmente 47
4.5. Guardar un archivocon macros 48

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1. Tablas de Datos
MANEJARFILTROSENEXCEL2003ESDIFERENTEAEXCEL2007,LA
SIGUIENTEIMAGENMUESTRAELACCESOENLAAPLICACIÓNDEESTA
HERRAMIENTADEEXTRACCIÓNDE DATOS.

1.1. Introducción
UnatablaenExcelesunconjuntodedatosorganizadosenfilasoregistros,enlaquelaprimerafila
contienelascabecerasdelascolumnas(losnombresdeloscampos),ylasdemásfilascontienenlos
datosalmacenados.Escomounatabladebasededatos,dehechotambiénsedenominanlistasdeba
se
dedatos.Cadafilaesunregistrodeentrada,portantopodremoscomponercomomáximounalistacon
255campos y65535 registros.
Lastablassonmuyútilesporqueademásdealmacenarinformación,incluyenunaseriedeoper
aciones quepermiten analizar y administrar esos datos de formamuycómoda.
Entre las operaciones másinteresantes que podemos realizar con las listastenemos:
-Ordenarlalos registros.
-Filtrar el contenidode la tablapor algún criterio.
-Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algúntipo de filtrado.
-Crearun resumende los datos.
-Aplicar formatosa todos los datos.
Lastablasde datos, yase usaban en versionesanteriores de Excel, pero bajo
eltérminoListasdedatos. Inclusoencontrarás, que en algunos cuadros dediálogo, se refirealas

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.Seleccionar delTabla en la pestaña Insertar. Alcerrarse elcuadro de diálogo. activaremos la casilla deverificación La lista tiene encabezados. Crearuna tabla Paracrearunalistatenemos que seguirlos siguientes pasos: -Seleccionar el rango deceldas(condatos o vacías) que queremos incluiren la lista.lopodemos hacerahora. Apartir deahora nos referiremos a estetipo de tablas. Sinos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas. 1.tablas como listas. -Al final hacer clic enAceptar. correspondiente a las Herramientasdetabla: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 4 . podemos ver que en la banda deopcionesaparece la pestaña Diseño. -Si en elrango seleccionadohemos incluido la fila de cabeceras (recomendado). Aparecerá a continuación el cuadro dediálogoCrear tabla.2.

Veamos un ejemplo. Paraabrir el formulario de datos.. Comoestaopción no estádirectamentedisponible en laCinta de opciones.tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s. yAgregarel icono Formulario.3. Unformulariodedatosesuncuadrodediálogoquepermitealusuarioescribiromostrarconfacili dad unafilaentera de datos (un registro). Pulsando el BotónOffice > Opciones de Excel > Personalizar. tenemos que posicionarnos en lalista para que esté activa. y pulsar enel icono Formulario . Modificarlosdatosde una tabla Paramodificarointroducirnuevosdatosenlatablapodemostecleardirectamentelosnuevosva lores sobrelaella.. en la secciónde Comandosque no estánenla cinta deopciones. Yen la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formatopropio de la tabla. podemos añadirla a la Barrade acceso rápido. 1.de la formaque yavimos.. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 5 .Estasegundaopciónvienemuybien sobre todosi la lista es muygrande.obienpodemosutilizarunformulariodedatos.

Excelseposicionaráenunregistro vacío. Eliminar: Eliminarelregistroque está activo.si queremos guardar los cambios pulsamos latecla Intro. disponemos de siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. DespuésdeaceptarExcelseposicionaenunnuevoregistroenblancoporsiqueremosinsertarv arios registros. Criterios: Sirve para aplicar un filtro debúsqueda. Cerrar: Cierrael formulario. ParabuscarunregistroyposicionarnosenélpodemosutilizarlosbotonesBuscaranterioryBus Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 6 . Paracambiarlosdatosdeunregistro. Alcrear el formulario.hacemosclicenelbotónNuevo. Buscarsiguiente: Se desplaza al siguiente registro.luegorectifica mos losdatosquequeramos(paradesplazarnosporloscampospodemosutilizarlasteclasdetabulación) .hacerclic en Cerrar.primeronosposicionamossobreelregistro.si noshemosequivocadoynoqueremosguardarloscambioshacemosclicenelbotónRestaurar.una vez agregados los registros. sólo nos quedarárellenarlo y pulsarIntro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Paracrearunnuevoregistro. Buscaranterior: Se desplaza al registro anterior.

podemos seleccionar un nuevorango de datos.4. estos debenpermanecer enla mismaposición. 1.essimilaral formulariode datos pero encimade la columnade botones aparece la palabra Criterios. Modificarla estructura de la tabla Pulsandoenel icono Cambiartamaño de la tabla. Porejemplo. deberemos posicionarnos sobre una celda. Cuandonecesitemos añadiruna fila al final dela tabla para continuar introduciendodatos. Sinecesitamos insertarfilasy columnas entrelas filasexistentes de latabla. sólo tendremos que pulsarla teclaTABdesde la últimacelda y aparecera una fila nueva. Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas. en la pestaña de Inicio o en el menúcontextual dela tabla. yelegiremos FilasoColumnas de latabla en el menú Eliminar.escribimosAnaen NombreypulsamoselbotónBuscarSiguiente.Pulsamos en el botónCriteriosconlocualpasamosalformularioparaintroducirelcriteriodebúsqueda. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 7 .sibuscamosunregistroconelvalorAnaenelcampoNombre. Pero si la tabla contiene encabezados.así que sólo podremos aumentary disminuirfilas. nos posicionaremos en la primera celdaque queremos desplazar y elegiremos la opcióncorrespondiente desde el menúInsertar.estirando o encogiendo la tabla desde su esquinainferior derecha. Paraeliminar filas o columnas.Excelvuelvealformulariodedatosynosposicionaen elregistrodenombreAna.car siguienteo irdirectamente aunregistroconcreto introduciendo uncriteriodebúsqueda. disponible enla pestaña deInicio y en el menúcontextual dela tabla.

seleccionamos toda la tabla y pulsamosSUPR. pero no la estructura dela tabla. Estilo de laTabla Unaformafácil de dar unacombinación decoloresa la tabla que resulte elegante. EnOpciones de estilo de la tabla.ordenarporunúnic Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 8 .5. OrdenarunaTabla de Datos Alahoradeordenarunatabla. etc. eliminamos los datos seleccionados. 1. yse hanmarcadolas opcionesPrimera y Últimacolumna. quea cualquier celda dela hoja de cálculo. 1. fondo condicional. como quelas columnasofilas aparezcan remarcadascon bandas. se ha cambiadoel estilo. Enestatabla. fila o columna. y pulsandola tecla SUPR. es escogiendo uno de los estilos predefinidos.6.a cada celda se le podránaplicar los coloresde fuente y fondo. Lasbandas y resaltadosdependerán del estilo de la tabla. entonces pulsamos en lapestaña de Diseño de latabla. o se muestreun resaltado especial en la primerao última columna.esdecir.Excelpuedehacerlodeformasimple. pero conservarlos datos en la hoja. Porlo demás. disponiblesenla pestaña Diseño de la tabla. Seleccionando una celda. podemos marcaro desmarcar otros aspectos. Si deseamos eliminar laestructura d ela tabla. Paraeliminar la tabla completa.

Parahacerunaordenaciónsimple.yasíelcriteri o deordenación seguiráel mismo patrón...porejemploordenarlalistapor elprimerapellidomáslafechadenacimiento.laordenaciónalfabéticanoseríacorrecta.enlapestañaDatos. Para ordenarlalistapormásdeuncriteriodeordenación.dondeelegimossielordenesalfabético(AaZoZaA)osigueel ordende unaListapersonalizada.porejemploordenarlalistaanteriorporelprimerapellido.Porejemplo.oporsucoloroicono(enOrdenarSegún).sienlacolumnadelatablaseguardanlosnombresde díasdelasemanaomeses. Estosbotonestambiénestándisponiblesaldesplegarlalistaqueaparecepulsandolapestañajuntoal encabezado de la columna..despuéspodemosaccederalapestañaDatosypuls ar sobreOrdenar.de bemos posicionarnosenlacolumnadelprimerapellido.ypodemosescogerunalista dondeseguardenlosvaloresposibles.si ordenamossegúnelvalordelacelda.yescogerelcriteriodeordenaciónobienpulsarsobreunodelosbotones de lasecciónOrdenaryfiltrarparaquelaordenaciónseaascendenteodescendenterespectivamente.pulsamossobre Ordenar.ordenadosdelaformaquecreamosconveniente. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 9 .nosapareceelcuadrodediálogoOrdenardondepodemosseleccionarlos camposporlosquequeremosordenar(pulsandoAgregarNivelparaañadiruncampo)..yel Criteriodeordenación.o campo u ordenarla lista por diferentes campos a lavez.

por ejemplo. y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo.aumentamos o disminuimos laprioridad de ordenación de este nivel.donde nos ofreceuna seriedeopcionespara realizar el filtro. nos aparece un menúdesplegable comoeste.. Utilizar el Filtro. seleccionar aquellos que se correspondancon algún criterio fijadopor nosotros.por el primer nivel de la lista. -Utilizando filtros avanzados. Sipulsamos. y sucesivamente por los demás niveles en ordendescendente. Los datos se ordenarán. sobre laflecha del campo 1er Apellido.7. Parautilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadasalas cabeceras de campos(podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datosmarcando o desmarcando el botón Filtro). Seleccionando un nivel. Enla parte superior derecha tenemos un botón Opciones. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 10 ..primero. Excel nos ofrece dos formas de filtrar unalista. FiltrarunaTabla Filtrar el contenido de la tabla Filtrar unalistano es ni másni menosque de todos los registrosalmacenados en latabla. 1..estebotón sirve para abrir el cuadro Opcionesdeordenación dónde podremos especificar más opcionesen el criterio de la ordenación. -Utilizando el Filtro (autofiltro).

donde se despliegan unaserie de opciones: Encualquier opción.si sólomarcamos Moreno. mostrará la fila. y elasterisco * para indicar quepuede haber o no un grupo de caracteres. ysi se cumple. accedemos a una ventana dondepodemos elegir dos condiciones de filtro de texto.Excel filtrará todoslosregistrosque tengan Morenoen el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán'dela lista. y exigir que se cumpla unacondición o las dos. Excel evaluará la condición elegida conel texto queescribamos. Porejemplo. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 11 . es usar los Filtrosdetexto. Usaremos el carácter ? para determinar que enesa posiciónhabrá un carácter. sea cual sea. Otraopción.

UtilizarFiltros avanzados.solose mostrarán los registros cuyo1erApellidotengauna o en el segundo carácter y no contenga laletra z.reaparecerán todos los registrosdela lista.utilizaremos elcuadro dediálogo Filtro avanzado.Tambiénpodemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro enla pestaña Datos. volvemos a desplegar la lista y elegimos laopción (SeleccionarTodo). pulsaremos en en la secciónOrdenary filtrar. Siqueremos filtrar los registrosdela lista por una condición máscompleja. la flecha de la listadesplegable cambia de icono. Paraindicarnosque hayun filtro activo. Paraquitarel filtro. Enel ejemplode la imagen. unas filasdonde indicaremos los criterios del filtrado. Rangode criterios:Aquíseleccionamos lafila donde se encuentran los criterios de filtrado Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 12 . Paraabrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos teneren la hoja de cálculo. Rangode la lista:Aquí especificamos los registrosde la lista a los quequeremos aplicar el filtro.

Filtro- Mostrartodo. Paravolver a visualizar todos los registrosde lalista.nopodemosutilizarlafunción sumaporquesumaríatodoslosautomóviles. en este caso rellenaremos el campo Copiara: conel rango de celdasquerecibirán elresultado del filtrado. las repeticiones de registros(filas con exactamentelos mismos valores)desaparecerán. Simarcamos la casilla Sóloregistrosúnicos. utilizaremos la hoja: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 13 .esdeciraplicandopreviamenteun filtro. acceder al menú Datos . Porejemplositenemosunacolumnaconelbeneficioobtenidopornuestrosautomóviles(verfig ura másabajo)yqueremossabercuántohasidoelbeneficiodelosFord. Funciones de base de datos Eneltemadefuncionesomitimoselapartadodefuncionesdedicadasabasesdedatos. Estasfuncionesseutilizancuandoqueremosrealizarcálculossobrealgunacolumnaperoañad iendo unacondicióndeseleccióndelasfilasqueentraránenelcálculo.(la zona decriterios). También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otrolugar.8.peroaho ra vamos a explicar cada una de esas funciones yaque se aplican a tablas de datos. 1. seleccionando la opción Copiara otro lugar. Paraexplicarlas funciones de Basede datosque nos ofreceExcel.enestecasolopodríamosconseguirconlafunciónde base dedatos BDSUMAincluyelacondición de filtrado automóvil="Ford".

debemosre servar unazonaennuestrahojadecálculoparadichascondiciones(preferiblementeantesdelabasede datos)."Años". rentabilidad ybeneficio obtenido. Enestazonatendremosqueescribirenunafilalosnombresdeloscamposdelahojadecálculo. Enestahojatenemosunalistaconlosautomóvilesdelaempresa. Nota:Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros. unrangodecriteriosparaindicarlacondiciónquedebencumplirlasfilasqueseránutilizadasenel cálculo de la función (el filtro).nombre_campo.introduzcaunalíneaenblancodebajo delos nombres de campoen el rango de criterios FunciónBDCONTARA(rango_datos.rango_criterios).rango_criterios). nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa contar. Cuentalasceldasquecontienenunvalor(quenoseablanco)enunadeterminadacolumna(cam Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 14 .elnombredelcampoqueseutilizaenlafunción. FunciónBDCONTAR(rango_datos.Todasellasllevantresargum entos: elrangodedatosquedefinelatablaobasededatos. Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14. rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista donde se quiere contar.nombre_campo. EstassontodaslasfuncionesdebasededatosofrecidasporExcel.A2:F2)Como resultado obtenemos -->2 Cómose forman las condiciones Paraformarlascondicionesquevayamosautilizarenelparámetrorango_criterios.conlosdatosdeplazas.años. Cuentalasceldasquecontienenunnúmeroenunadeterminadacolumna(campo).consideran do únicamente las filasque cumplanuna determinadacondición. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el recuento. Para realizarunaoperaciónentodaunacolumnadelabasededatos.

consid Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 15 .rango_criterios) Devuelveelvalormínimoencontradoenunadeterminadacolumna(campo).nombre_campo.considerandoúni camente lasfilasque cumplanuna determinadacondición. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo. nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel cálculo. nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel cálculo.rango_criterios) Devuelveelvalormáximoencontradoenunadeterminadacolumna(campo). rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.A1:A3)Como resultado obtenemos -->105 FunciónBDPRODUCTO(rango_datos.nombre_campo."Años".considerandoúni camente lasfilasque cumplanuna determinadacondición. FunciónBDMAX(rango_datos."Beneficio". Ejemplo: BDMAX(A5:F14.A1:A3)Como resultado obtenemos -->123 FunciónBDMIN(rango_datos.puesenlacolumnaaños todos los registrostienen completos sus datos. Ejemplo: BDMIN(A5:F14. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo.A2:F2)Como resultado obtenemos -->2."Beneficio".nombre_campo.rango_criterios) Devuelveelproductodelosvaloresencontradosenunadeterminadacolumna(campo). rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. Ennuestrocasoestafuncióntendríaelmismoresultadoquelaanterior.po). considerando unicamente las filas que cumplan unadeterminadacondición. nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la función. ango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. Ejemplo: BDCONTAR(A5:F14.

conside rando unicamentelasfilasquecumplanunadeterminadacondición.deunacolumnaolistaquecumplenlos criteriosestablecidos. rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel cálculo. nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la función. Ejemplo: BDPRODUCTO(A5:F14.rango_criterios) Obtieneelpromediodelosvaloresencontradosenunadeterminadacolumna(campo).33.A1:A3)Comoresultado obtenemos -->566.erando unicamente las filasque cumplanuna determinadacondición.rango_criterios) Obtienelasumadelosvaloresencontradosenunadeterminadacolumna(campo).A1:A3)Comoresultado obtenemos -->178200 FunciónBDPROMEDIO(rango_datos. rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la función. Ejemplo: BDPROMEDIO(A5:F14."Beneficio". FunciónBDEXTRAER(rango_datos."Rentabilidad". rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo.nombre_campo."Beneficio".nombre_campo. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo.rango_criterios) Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 16 . rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. Ejemplo: BDSUMA(A5:F14.A1:A2)Comoresultado obtenemos -->110.consideran do unicamente las filasque cumplanuna determinadacondición.nombre_campo. FunciónBDSUMA(rango_datos.

rango_criterios) Calculalavarianzabasándoseentodoslosvalorescontenidosenunadeterminadacolumna(c ampo). Nota:esteejemplofuncionaporquehayunsóloregistroquecumplelacondición. Si másde un registrocoincide con los criterios. nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene el valor a extraer. FunciónBDVARP(rango_datos."Automóvil". rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebecumplirelregistro buscado.nombre_campo."Beneficio".rango_criterios) Calculalavarianzabasándoseenunamuestradelosvalorescontenidosenunadeterminadaco lumna(campo). rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. Ejemplo: BDVAR(A5:F14.elvalordelcampoAutomóvilenlafilaquecumplalacondiciónincluidaenelrangoD1:D4(renta bilidad=9). considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición. Extraedelabasededatosunúnicovalorcontenidoelcampoindicadoyenlafilaquecumplala condición establecida mediante el rango de criterios. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo.BDEXTRAERdevuelve el valorde error #¡NUM! Ejemplo:BDEXTRAER(A5:F14. nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la función. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 17 . nombre_campo:indica el nombredel campo que se utiliza en la función. FunciónBDVAR(rango_datos.33.D1:D4)Comoresultadoobtenemos-- >Ford. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo. considerando únicamente las filas que cumplan unadeterminadacondición.A1:A2)Comoresultado obtenemos -->70.nombre_campo. BDEXTRAERdevuelve el valor deerror #¡VALOR!. Siningúnregistrocoincide con los criterios.hayunsolo automóvilcon rentabilidad 9. rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista.

A1:A2)Como resultado obtenemos -->46. dirección. Porejemplosi tenemos una lista de niños con los campos nombre."Beneficio".A1:F3)Como resultado obtenemos -->7.rango_criterios) Calculaladesviaciónestándarbasándoseenunamuestradelosvalorescontenidosenunadet erminada columna (campo).nombre_campo. rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista. considerando únicamente las filas que cumplan unadeterminadacondición."Beneficio". rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo. rango_criterios:eselrangodeceldasquecontienenlacondiciónquedebencumplirlosregistr osque entran en el cálculo. nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel cálculo. rango_datos:es el rangode celdas que componenla base dedatos o lista."Beneficio".A1:A3)Como resultado obtenemos -->8. considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.rango_criterios) Calculaladesviaciónestándarbasándoseentodoslosvalorescontenidosenunadeterminada columna(campo).nombre_campo.15 1. nombre_campo:indica el nombredel campo que contiene los valoresa utilizar enel cálculo. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 18 .localidad yedad.10 FunciónBDDESVESTP(rango_datos.podemos obtenerun resumende la edad media delos niños por localidad. Ejemplo: BDDESVESTP(A5:F14. Crearun resumen de datos Cuandohablamos de crearun resumende los datos deuna tabla nos estamos refiriendo acrearsubtotales agrupandolos registrospor alguno delos campos de la lista.9. Ejemplo: BDDESVEST(A5:F14. Ejemplo: BDVARP(A5:F14.88 FunciónBDDESVEST(rango_datos.

apareceunapestaña conuna lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna. debemos reservar unazona en nuestra hoja decálculo para dichascondiciones. en la pestaña Diseño. disponemos de una lista de vehículos clasificados por marca y modelo. Otroejemplo. Enestazona tendremos que tener en una fila los encabezados de los campos de lalista Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 19 . zonaque llamaremos zona de criterios.el quete enseñamos abajo.10.y queremos averiguar el costetotal decadamarca. Alseleccionar una celda de la fila de totales. Criteriosde Filtrado Paraformar las condicionesquevayamos a utilizar enel parámetrorango_criterios. Paraagregarlos subtotales automáticamentedebemos situarnossobre unacelda cualquiera dela lista y marcar la opciónFilade totales en las Opcionesde estilo de tabla. 1.

aparecen los registroscuyonombre esRosa oAna. Si enla zona de criterios tenemos: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 20 . si las condiciones estánescritas en distintasfilas.es parecidoa indicar condicionesenla rejilla QBE de lasconsultas.que intervienen enla condición. aparecerán todas lasAna y todas las Rosa. estarán unidas por el operadorO. Si enla zona de criterios tenemos: Sefiltrarán los registrosde nombreRosa y que ademástengan un código mayorque 3. estarán unidas por eloperadorY. Enun criterio de filtrado. SiconocesAccess. Porejemplo.ponemos directamente el valor Rosa. ahora si quisiéramos los registros cuyocódigo seasuperiora 3 deberíamos escribir en la celda inferior a la cabecera CODIGO. >3 para formarla condición Codigo>3.si queremos filtrar los registrosde nombre Rosa. aparecen los registroscuyoprecioestá comprendido entre 101 y 1199. Por ejemplo. Cuandola condición es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor. esto equivalea definir la condición Nombre="Rosa". Paracombinarvariascondicionesse emplean los operadoresYy O. si las condiciones estánescritas en la mismafila. Por ejemplosi en la zona de criteriostenemos: Sefiltrarán los registrosde nombreRosa. Enun criterio de filtrado. Por ejemplo precio > 100y precio < 1200. para que el registroaparezca se deben cumplirtodas las condiciones.con la condiciónnombre="Rosa"Onombre="Ana". enla zona de criterios debajode lacelda Nombreescribimos Rosa. el registro aparecerá en el resultado del filtrado si cumpleal menosuna de las condiciones. (lomejor es copiarlosdela lista) y debajoindicaremos las condiciones.

A CONTINUACIONMUESTROLAIMAGEN PARALAAPLICACIÓNDEESTAHERRAMIENTAENEXCEL2003DIFERENTE DE EXCEL2007. es decir los de nombreAna y los que tengan un código mayor que3 aunque no se llameAna. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 21 .Tablas Dinámicas LASTABLASDINAMICASSONUNAHERRAMIENTAQUESIMPLIFICAEL SACARREPORTESENEXCEL. Conun pocode práctica puedesllegar a formarcondiciones realmentecomplejas 2. Sefiltrarán los registrosde nombreRosa Ocódigo mayorque 3.

. Crearuna tabla dinámica Unatabla dinámica consiste en el resumende un conjuntode datos. etc. Paracrearunatabla dinámica. cambiando la presentación de los datos. Veamos cómopodemos crear unatabla dinámica apartir de unos datos que yatenemos.Es dinámica porquenos permiteir obteniendo diferentestotales. representado comouna tabla dedoble entrada quenos facilita la interpretación de dichos datos. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 22 . Paraaquellosque tenganconocimientos deAccesses lo más parecido a unaconsulta de referencias cruzadas.filtrando datos. visualizando o no los datos origen.. Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.2.1.atendiendo a varioscriterios de agrupación. pero con másinteractividad.

Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 23 . Desde aquípodremos indicar el lugar dondese encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla. Apareceelcuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Vamos a crearuna tabla dinámica a partir de estos datospara poder examinarmejor las ventasdecada artículo en cada mes. Supongamos que tenemos una colección de datos delos artículosdel almacéncon el númerode referencia y el mes decompra. Paraellovamos a lapestaña Insertar y hacemos clic enTabla dinámica (tambiénpodemos desplegarel menúhaciendo clic en la flecha al pie del botón para crearun gráfico dinámico). además sabemos la cantidad compraday el importe delmismo.

Podríamos crearunaconexióncon otra aplicación para obtener los datos desde otrafuentediferente aExcel. incluyendo lascabeceras. Enel caso deseleccionar la opción Selecciona una tabla o rangodebemos seleccionar todas las celdas que vayana participar. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 24 . PulsamosAceptarpara seguir. Ennuestro caso indicamos que vamos a seleccionarlos datos de un rango deceldasyquequeremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

3. más unaopción para marcartodas las opciones en estecaso todos los meses. Sidejamos marcados los meses Eneroy Febrero. Aplicarfiltros a una tabla dinámica Otracaracterística útil delas tablas dinámicas es permitir filtrarlos resultados y así visualizar únicamentelos que nos interesenenun momentodeterminado. Obtenerpromediosen una tabla dinámica Pordefecto.etc.Cuenta. Paracerrareste cuadro debemos pulsar enAceptaro sobre Cancelar para cerrar y dejarlocomoestaba. nos aparece un menú emergente con diferentesopciones.medianteSuma. Loscampos principales en el panel y los rótulos en la tabla estánacompañados. el promedio.si pulsamos sobrela flecha del rótuloRótulosde columna nos aparece unalista como vemos en la imagen conlosdistintos meses disponibles en latabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no. los otros meses desaparecerán de la tabla.Excel nos genera unos totales con sumatorio. Parahaceresto debemos situarnosen cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con elbotón derecho delratón. puede interesarnosmodificar esas fórmulas por otras comopueden ser sacarel máximo o el mínimo. al crearunatabla dinámica.porejemplopodemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 deabril. Promedio..pero no se pierden. en su partederecha. Enestecuadro de diálogo podemos escogercómo queremos hacerel resumen. Porejemplo. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 25 .. etc. en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).Esto se emplea sobre todocuando el volumende datos es importante. debemos escogerla opción Configuración de campo de valor. Aplicando el filtro a varios campos podemos formarcondiciones de filtrado más complejas.2.2. 2. y nos aparece un cuadrode diálogo comoel que vemos en la imagen. de una flecha indicando unalista desplegable.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón dela
pestaña Opciones.

2.4. Gráficoscon tablas dinámicas
Paracrearunagráfica de nuestratabladinámica deberemos hacerclic en el botón
Gráficodinámico de lapestaña Opciones.

Paracambiarelformato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos
convengamás según los datos quetenemos.
Alpulsareste botón se abrirá el cuadro de diálogo deInsertar gráfico, allí deberemos
escogerelgráfico quemásnos convenga.
Luego,la mecánica aseguir para trabajarcon elgráficoes la mismaque se vió enel tema
degráficos.

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3.CaracterísticasAvanzadas de Excel
LASMANERASDEDARLEUNFORMATOALOSREPORTESDEEXCELCAMBIAENSU
MODODE ACCESOENEXCEL2003,ACONTINUACIONMUESTROLAPANTALLAQUE
PARAUSTEDESESMUYFAMILIARYAQUESEREFIEREALFORMATOO
PRESENTACIONQUELEPODEMOSDARAUNFORMATOADIFERENCIADEEXCEL2007ES
DISTINTOEN SUAPLICACIÓN.

3.1. Formasde cambiarun formato
Enestetema estudiaremos algunas característicasavanzadasde Excel que nos pueden
ser de utilidad cuandoqueramos realizar algúntrabajoun poco más profesional o que se salga
un poco de locorriente.
Diferentes formas decambiarun formato.
Paramodificar el formatode una o varias celdas,podemos elegir entre las distintas
formas que nos proporciona Excel, es interesante conocerlas todas paraluego elegir la que
nos resulte máscómoda.
Estasson las diferentes formas que podemos utilizar: Utilizando la pestaña Inicio.
Ya hemos visto, en temasanteriores, que en la pestaña Inicio, tenemos varios iconos

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También podemos escogerun formatoutilizando las teclas de acceso rápidoque exponemos en la siguiente tabla: TeclasdeAcceso Rápido Efecto CTRL+MAYÚS+$ Aplicar el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen en rojo).m CTRL+MAYÚS+! Aplicar el formato Número condos decimales separadordemiles y signo menos (-) para los valores negativos Estaforma mepermiteaplicartambién enun sólopaso un formato. CTRL+MAYÚS+% Aplicar el formatoPorcentajesin decimales CTRL+MAYÚS+^ Aplicar el formato numérico Exponencial con dos decimales CTRL+MAYÚS+# Aplicar el formato Fecha con el día mes y año CTRL+MAYÚS+@ Aplicar el formatoHoracon la hora y minutos eindicar a.paraasignar de formarápida un determinado formato alos números incluidos en las celdas.incluyeformatos queno tenemos enla barra Formato. peroes tal vez más complicada de utilizar yaquerequiere que memoricemos las combinaciones de teclas. o p.pero permiteutilizar muchosmásformatos y sobre todo nos permite vertodo el amplioabanico de formatos que nos ofreceExcel. Losformatos incluidos en labarra son los más comunes. elegir la pestaña adecuada yluegoel formato deseado). además depermitir que definamos nuestro propioformatopersonalizado. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 29 .m. Utilizando lasteclas de acceso rápido. Paraabrir el cuadro de diálogo Formato de celdas podemos elegir entre: -Hacerclic enla flecha queaparece al pie de la sección Número(en la imagenmás arriba). Utilizandoel cuadro dediálogo Formato de celdas Estaúltima formaes menos rápida yaquerequiere de varios pasos (abrir elcuadro dediálogo.

-Presionar la combinación deteclas Ctrl + 1. porcentajes. Parasubsanar estacarencia Excel dispone de una herramienta para crear formatos personalizados. -Hacerclic conel botón derechosobre la celda y escogiendo del menúcontextualla opción Formatodeceldas.etc.Sufuncionamientose basa enqueloqueescribimosesloquetenemos. seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en elcuadro detexto Tipo: debemos Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 30 ..peroesposiblequeenalgúnmomento necesitemos algún formato que no esté disponible en los estándares de Excel. PordefectotodaslasceldasdeExceltienenelformatodenúmerogeneral. Paracrearun nuevoformato debemos acceder alcuadro de diálogo Formato deceldas. DefinirFormatosPersonalizados Excelproveeunagrancantidaddeformatosnuméricos.2. 3.yaseatexto. Alrealizar cualquiera de estasoperaciones nos aparece elcuadro de diálogo comoel quevemos en la imagen dondepodemos escogerentre los diversos formatos numéricos.esdecirseadaptaaloquehayamosescrito. números con decimales..

. .Añadeespaciosenceros insignificantes. latercera. primero debemos conocerlas reglasdelos códigos para crear un formato. #:Reservaun dígito para un número.:Separadorde millares. Laprimera sección define el formato que tendrá el número enla celda si es positivo.e+ : Notación científica. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 31 .:Puntodecimal. %:Símbolo porcentual. 0:Reservaun dígito para un número.si el número vale cero. la segunda. si no se completa el tamañodefinidopor el formatose completa conceros. Paracrearunformato de número personalizado. . ?: Reservaun dígito. pero si no se completa el tamañodefinido por el formato se deja enblanco. la cuarta si la celda contiene texto. Elformatose componede cuatro seccionesseparadas por (. . . E-E+ e. si el númeroes negativo.) (punto y coma).escribir el código delformatoque deseamos crear.

m: Muestrael mescomonúmero sin ceros (1-12).+ / ( ) :: Muestraestos caracteres."" Esteformatocontiene cuatro secciones separadaspor elsigno de punto ycomay utiliza un formato diferente para cada sección. $. mo mm:Muestralos minutos como números sin ceros (0-59) o como números conceros (00-59). Puedeser Negro. AM/PM :Muestrala horaen formatode 12 horas.(0.##[Verde].Magenta. ddd:Muestrael nombredeldía comoabreviación (Lun."Cero". ho hh :Muestrala horacomo números sin ceros (0-23) o como números conceros (00- 23).Mar). dd:Muestrael día comonúmero con ceros(01-31).Azul.puedes utilizar el siguiente formato personalizado: €#. [valorcondición] : Permiteescogertu propiocriterio para cadasección de un formato numérico. Rojo yAmarillo. [color]: Muestrael carácteren el color especificado. Feb). Martes). *:Repite el siguientecarácter hastacompletar el ancho dela celda.Verde. dddd :Muestrael nombredeldía por completo (Lunes. _:Deja un espacio "texto" :Muestrael texto escrito entre la comillas dobles. Febrero). Porejemplo. n puede ser un númeroentre 0 y 56. d:Muestrael día comonúmero sin ceros (1-31). No necesitancomillas. s o ss :Muestralos segundos comonúmeros sin ceros (0-59) o comonúmeros con ceros(00-59). [colorn] : Muestraelcorrespondiente color de la paleta de colores. mmm:Muestrael nombredelmescomo abreviación (Ene. mm: Muestrael mes comonúmero conceros (01-12). \: Muestrael siguiente carácter enel formato. si no se indica esta opción se muestralahora enformato 24 horas. mmmmm: Muestrala inicial del mes(E. Cian. yyo yyyy :Muestrael añoen dos dígitos(00-99) o cuatro (1900-9999). F). Conesteformatoestamos indicando quelos números positivos(1ªsección) se escriben en Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 32 .00€)[Rojo]. mmmm: Muestrael nombre del mes por completo (Enero. Verde. @: Espacioreservadoparatexto.

##). no se muestranlos ceros no significativosy solose muestran 2 decimales (#.verde. esetextodesaparecerá.3. 3. ElFormato Condicional LOSFORMATOSPERSONALIZADOSSONDEDEMASIADAUTILIDADCUANDO MANEJAMOSALGUNACONDICIONYARROJEELRESULTADODEFORMA AUTOMATICASINRODEOS. 1°Acceso a Formato Condicional Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 33 .los números negativos se escribenenrojo. LO PRESENTAMOS EN LASIGUIENTEVENTANA. llevan elsigno del eurodelante. los valores cero se sustituyenpor lapalabra cero y los textos por la cadena nula.ELACCESOAESTAAPLICACIÓNENEXCEL2003ES DISTINTAAEXCEL2007. entreparéntesis con el € detrás y con dos decimales siempre. es decirque si enla celda haytexto.

. 2°FormatoCondicional Elformatocondicional sirve para quedependiendo del valor de la celda. Excel aplique un formato especial o no sobreesacelda.. etc.para valores que cumplan una determinada condición. Cómoaplicar un formatocondicional a una celda: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 34 . para resaltar las celdas según elvalor contenido enella. Elformatocondicional suele utilizarse para resaltar errores.

Escalas de color y Conjuntode iconos paraaplicar diversos efectos a determinadas celdas. Aquítenemos variasopciones. Enel marco Editar unadescripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplirla celda ydequé forma se marcará.aunque puedes escoger otro diferente. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 35 . Nosapareceun cuadro dediálogo Nuevaregla de formato comoel quevemos en laimagen. Enestecuadro seleccionaremos un tipo de regla. o resaltar aquellasceldas quetenganun valor mayoro menor que otro. -Accedemos al menú Formatocondicional dela pestaña Inicio. Nosotrosnos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formatoconcreto aaquellas celdasquecumplandeterminadas condiciones. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente alas celdas que contengan un valor.comoresaltar algunasceldas dependiendo desu relación con otras. Utiliza las opcionesBarrasde datos. -Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formatocondicional.

Paraaplicaruna validación a una celda. entramos en un cuadrode diálogo donde podemos escogerelformato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla.no se leaplicará ningún formato especial. LaValidaciónde Datos Lavalidación de datos es muysimilaral formato condicional. un valormenorque y condicionesdeese estilo. 3. el color de fondo de la celda. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 36 . no se aplicarán los cambios efectuadosenel formato condicional. etc. -Seleccionamos la celda que queremos validar. el borde de la celda.el estilo.un valormayor que.el colorde la fuente de la letra. salvo que esta característica tiene una funciónmuyconcretay es validar el contenido deuna celda. Para practicar estasoperaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Crear un formatocondicional. AlpulsarsobreAceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará.4. Losvalores de las condicionespueden ser valoresfijos o celdasquecontengan el valor a comparar. -Accedemos a lapestañaDatos y pulsamosValidaciónde datos. Sipulsamos sobreCancelar. Deestaforma si nos basamos en elValorde la celda podemos escogerentre variasopcionescomo puedenser un valor entre un rango mínimoy máximo. Si pulsamos sobreel botón Formato.. Si el valorincluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones.. pudiendo incluso mostrar un mensajede erroro aviso si llegara el caso. El formatopuede modificar.

Origen: podremos escribir los distintos valoresseparadospor . se produciráun error.si el usuario intenta escribir un número decimal. por ejemplo. Númeroentero. Enla pestaña Mensaje deerror podemos escribirelmensajede error que queremos se le muestre al usuariocuando introduzca enla celda un valor incorrecto. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 37 . Enla pestaña Mensaje deentrada podemos introducir un mensajequese muestre al acceder a la celda.Decimal. Excel sólopermitirá números enterosen esa celda. Por ejemplo si elegimos Númeroentero.Lista. Fecha.(punto y coma)para queaparezcan en formade lista.donde. podemos indicar que los valoresestén entre 2 y 8. Dentrode Permitir podemos encontrar Cualquier valor. Longitud detextoypersonalizada. podremos escribiruna lista de valorespara que el usuario puedaescogerun valorde los disponibles en la lista.Hora. Estemensajesirve parainformarde qué tipos de datos son consideradosválidospara esa celda. Sienla opción Permitir: elegimos Lista. Podemos restringir más los valores permitidos en la celda con la opciónDatos:. Enla sección Criterio de validación indicamos lacondición para que el datos sea correcto.Enel recuadro que aparecerá. Nosapareceun cuadro dediálogoValidación dedatos comoel que vemos en la imagendonde podemos elegir entre variostipos de validaciones.

inclusosi cambiamos el nombre delarchivo donde estánlos datos desdeArchivo→ Guardarcomo.. Sienel libro de trabajodependiente queremos ver todos los vínculosalas páginasfuente podemos hacerlo accediendo a la pestaña Datos y haciendoclic en el botón Editar vínculos. es decir fórmulas que hacen referencia adatos que se encuentran enuna hojaexterna a la que estála fórmula. lenlazar hojas de trabajoestamos creandouna dependencia deuna con respecto a la otra. -Terminarla fórmula y pulsar Intro. ¿Cómocrear fórmulas de referencias externas? Paracrearfórmulas de referencia externa debemos seguir los siguientespasos: -Abrir ellibro de trabajofuente(el libro que contiene los datos). Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 38 ..es si realmente nos hacefalta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlotodo en una misma hoja. Lasreferencias al libro externo las gestiona automáticamente Excel. Elconcepto de enlazar en Excel es elhecho de utilizar fórmulas de variashojas para combinar datos.si las hojas las van a utilizar variaspersonas.. Enlazary Consolidarhojas Enlazar hojas de trabajo. activar el libro de trabajofuentey seleccionar las celdas necesarias. -Introducir la fórmula de la formaque hemos hechosiempre..3. etc. Lacuestión que debemos plantearnos antesde enlazar hojas de trabajo. Noexisteuna respuestagenérica.. -Abrir ellibro de trabajodependientey seleccionar la celda donde queremos incluir la fórmula.5. Nos aparece el cuadrode diálogo Modificar vínculosdondepodemos hacermodificaciones sobrelos vínculos. apareciendo asídos conceptos: -el libro de trabajo dependiente: es elque contiene lasfórmulas. -el libro de trabajo fuente: es elque contiene los datos.. Paracrearun libro de trabajo dependiente debemos crearfórmulas de referenciasexternas. dependerá de la envergadura delos datos y de las fórmulas. cuandose llegue al punto de escogerlas celdas de datos. lasreferencias también se cambiarían.

Comprobarestado: Compruebael estado del origen. Preguntainicial: Podemos incluir unaadvertencia al abrir el libro dependiente.Cuandohablamosdeconsolidarhojasdetrabajoestamosentablandounarelaciónentrevarias hojas de trabajo. Consolidar hojas de trabajo Elconceptodeconsolidarhojasdetrabajovienemuyligadoalconceptodeenlacequeacabamo sde ver. Abrirorigen: Abreel libro del vínculo seleccionado. Romper vínculo: Quita los vínculosdelas fórmulas externas.por tantoes muyposibleque existan enlaces entreesas hojas de trabajo. Actualizarvalores:Actualiza la listaconlos vínculos.indicando que tenemos enlacesexternos. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 39 . Cambiarorigen: Podemos modificar elorigendel vínculo seleccionado.

paraconocerelpresupuest o totaldelaempresa. nos aparece elcuadrode diálogo Consolidarcomo vemos en la imagen dondepodemos escoger: -la Función: a utilizar. crearíamosuna hoja dependiente yloslibros fuentesseríanloslibrosde losdepartamentosconsus prepuestos.losdatosdeloslibrosfuenteseincluirán enellibroconsolidadoamododeesquema. -pulsamos sobreAgregarpara añadir las celdas seleccionadasala lista de todaslas referencias. -en Referencia: vamos seleccionando las celdas de uno de los librosfuentes. -repetimos los dos últimos pasos paraseleccionar lasceldasdelos diferentes libros fuentes.. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 40 .. Simarcamos lacasillaCrearvínculosconlosdatosdeorigen. Unejemplodondesepuedeutilizarlaconsolidacióndehojasdetrabajopuedeserunacompañía que disponedevariosdepartamentos. Sipulsamos sobrela pestaña Datos y pulsando el botón Consolidar.cadaunodeellosconunpresupuesto. -finalmente pulsamos enAceptar para finalizar la fórmula.ysicambiamosunvalorenelorigen.esecambioquedará automáticamentereflejadoen el libro consolidado.

Convertiruna hojaen página web. Enestapantalla disponemos de dos posiblesmodos deguardar la páginaWeb: Unavezhayamoselegidolaopciónquemásnosinteresasegúnnuestrasnecesidadespodemo Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 41 . -Seleccionar laopción Guardar como.Parahacerestodebemosseguirlossiguientes pasos: -Pulsar sobre elBotón Office. Excel e Internet ExcelnosofrecelaposibilidaddecompartirnuestrashojasdetrabajoenlaWebytambiénrecoge r informaciónde Internet.6. - EnelcuadrodediálogoGuardarcomotipotendremosqueseleccionareltipoPáginaWebenGuardar comotipo: .debemosconvertirloaun formatoreconocibleporlosnavegadores(htmloxml). Para poderexponer("colgar")enInternetnuestrotrabajorealizadoenExcel.3.

htmen lugardel clásico .xls.spulsar sobreGuardarytendremos nuestrahojaExcelguardadacomounapáginawebconlaextensión . Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 42 . Unaveztenemosnuestrahojaconvertidaaformatohtmltendremosquesubirlaaunservidorde Internet para que puedaser vistapor los internautas.

elcolordeciertasceldas. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 43 .elVisualBasicApplication (VBA).1.enquénospuedenayudarycómocrearmacro s automáticamente.4. Introducción Cuandotrabajamosconunlibropersonalizado. 4.losformatosde loscálculosycaracterísticassimilares.Estaunidadtratarádemaneramuysencillaeltemademacrossinentraren profundidadconellenguajedeprogramaciónutilizadoporMSExcel. yaque esto ocuparía un curso entero y se saledel objetivodel curso.quenoshemosdefinidoconunaseried e característicasespecíficascomopuedansereltipodeletra.Macros LASMACROSENEXCELSONUNAHERRAMIENTAQUEAUTOMATIZAPROCESOS.esdecir.perdemosmuchotiempoenformateartodoellibrosi disponemos de muchas hojas.LA MANERADEACCESARENEXCEL2003ESCOMOLOMUESTRALASIGUIENTE IMAGENACOMPARACION ES DIFERENTECON EXCEL2007. EnestaunidadestudiaremosquésonlasMacros.

Donde accedemos a un listado de las macros creadasenese libro. Además deestaopción en el menú podemos encontrarlas siguientes opciones: Ver Macros.añadie ndopor ejemploun botón en nuestrolibro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas.2. Estegrabadordemacrostepermitegrabarlasaccionesdeseadasqueposteriormentelastradu cea instruccionesenVBA... Usar referencias relativas .. .lascualespodemosmodificarposteriormentesitenemosconocimientosde programación.Con estaopción utilizaremos referenciasrelativas para quelas macros se grabencon acciones relativasala celda inicial seleccionada. Conlasmacrosloquesepretendeesautomatizarvariastareasyfusionarlasenunasola. Crearuna macroautomáticamente Laformamásfácileintuitivadecrearmacrosescrearlasmedianteelgrabadordemacrosdelque disponeExcel. 4. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 44 .. ParagrabarunamacrodebemosaccederalapestañaVistay despliegaelsubmenúMacrosydentrodeestesubmenuseleccionar laopción Grabarmacro.

Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 45 . lo primero quevemos es el cuadrode diálogo Grabar macro dondepodemos dar un nombrea la macro (no estápermitido insertar espaciosen blanco en el nombre dela macro). Antesde darla ordende ejecución dela macro. será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadaspor lasacciones de la macro. presionamos sobre el botónDetener de la barrade estado. es conveniente no seleccionar ningunacelda a partir de la grabación.la podremos ejecutar lasvecesque queramos. Apartir deentoncesdebemos realizar las acciones que queramos grabar.. la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuerade rango.si nos fijamos en labarra deestado. dependiendo del tipo de macroque sea. Alseleccionar la opción Grabar macro. Unavezconcluidas las acciones que queremos grabar. tendremos que seleccionar las celdas previamente antesdeejecutar la macro.en el libro de macros personalo en otro libro. EnGuardarmacroen: podemos seleccionar guardarla macroen el libro activo.. 4. Paracomenzar la grabaciónde la macro pulsamos el botónAceptar y a continuación. o accediendo al menú deMacros y haciendo clic en . Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL+ "una tecla del teclado".3.encontraremos estebotón enla barra de estado dondetenemos la opciónde detener la grabación. yaquesi seleccionamos algunacelda posteriormente.cuando ejecutemos lamacro. Porejemplosi hemos creadouna macroque automáticamente daformatoa las celdas seleccionadas.. El problemaestá en encontrar unacombinación queno utilice yaExcel. EnDescripción: podemos describircuál es el cometidode la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente. Ejecutaruna Macro Unavezcreada una macro.

Estos dos últimos botones son paralos que sapan programar. Paso apaso . Paraejecutar la macrodebemos acceder al menúVer Macros.. Crearuna MacroManualmente Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 46 . Encuantoal resto debotones: Cancelar .4. Debemos seleccionar la macro deseada y pulsarsobre el botón Ejecutar. Modificar -Abre eleditorde programación deVisualBasic para modificar el código de la macro. 4. que se encuentra en el menú Macros de la pestañaVista.Borra lamacro.Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación deVisualBasic. Eliminar..y nos aparece el cuadro dediálogoMacro como elque vemos enla imagen dondetenemos una lista conlas macros creadas.Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. Opciones -Abre otrocuadro de diálogo dondepodemos modificar la tecla demétodo abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macrosin necesidad de utilizar el menú)y la descripción dela macro..Cierra elcuadro dediálogosin realizar ninguna acción.

UnavezabiertoeleditordeVisualBasicdebemosinsertarunmódulodetrabajoqueesdondese almacenaelcódigodelasfuncionesoprocedimientosdelasmacros. Acontinuacióndebemosplantearnossiloquevamosacrearesunafunción(enelcasoquedevu elva algúnvalor).. TambiénescogemosdequéTipoes. Unavezconcretado que es loque vamos a crear. yaquees el lenguajede programación enel que se basa el VBAde Excel. Paracrearunamacrodeformamanualesnecesariotenerconocimientosdeprogramaciónen general ydeVisualBasic en particular.perosilocreamoscomoPrivadosolo podremos utilizarlo dentro deesemódulo. Función o es unaPropiedad. accedemos al menúInsertar → Procedimiento. o si por el contrario es un procedimiento (si no devuelve ningún valor). Primerodebemos abrir el editorVisualBasic presionandola combinación de teclasAlt + F11.SiloponemoscomoPúblicopodremos utilizarelprocedimiento/funcióndesdecualquier otromódulo. Ademáspodemosseleccionar elÁmbitode ejecución. Una vezseleccionadoeltipodeprocedimientoyel Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 47 .Parainsertarunmódulo accedemos al menúInsertar → Módulo.siesunProcedimiento. Nosapareceuncuadrodediálogocomovemosen la imagendondeledamoselNombre:al procedimiento/funciónsininsertarespaciosensu nombre.. Sino tienesesta base puedes saltarte estepunto del tema.

Cuandoabrimosun archivo quetieneMacros almacenadassenos mostraráesteanunciobajolabanda deopciones: EstoocurreporqueOfficenoconocelaprocedenciadelasMacros. SiconfíasenlasposiblesMacrosquecontuvieseelarchivoolashascreadotúpulsaelbotónOpci Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 48 . SeabriráelcuadrodediálogoGuardarcomo.5. Guardarun archivo con macros Cuandoguardamos un archivoy queremos que las Macros que hemos creadose almacenen con el restode las hojas decálculodeberemos utilizar un tipo de archivo diferente.Comoestáncompuestaspor código podríanrealizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestroequipo.xlsm). Paraellodeberemos ir al Botón Office y seleccionar la opciónGuardarcomo.EneldesplegableGuardarcomotiposeleccionarL ibro deExcel habilitadopara macros(*. 4.ámbitopresionamossobreAceptaryseabreel editordeVisualBasicdondeescribimoslas instruccionesnecesariasparadefinir la macro. Daleun nombre y elarchivo se almacenará.

Aparecerá este cuadro de diálogo: Selecciona la opción Habilitar este contenido y pulsa Aceptar.ones paraactivarlas. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 49 .

4. Quitar flechas 4 1.1.2. ANEXO Índice Temas # Página 1.5.3. Auditoría de fórmulas 3 1. Rastrear dependientes 5 1. Evaluar fórmula 5 1. Rastrear precedentes 4 1. Mostrar las fórmulas 5 Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 50 .

Solver 16 2.4.1. Administrar escenarios 6 2.5.6.2. Crear listas desplegables 19 2.3. Sub-totales 22 1. Tabla de datos 14 2. Análisis de Hipótesis 5 2. Buscar Objetivos 12 2. Auditoría de Fórmulas Mostrar fórmulas Mostrar las fórmulas Comprobación de errores Evaluar fórmula Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 51 .2.

pasando por la detección del origen de un error. Muestra de forma gráfica. Debes tener lo siguiente: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 52 . como son recalculadas y cómo afecta la modificación de un dato en otras celdas. como se relacionan las celdas entre sí. Ingresa los siguientes datos: Ahora realiza las fórmulas de total y promedio en cada una de las columnas que corresponden a los meses del año y en cada una de las filas que corresponden a los Estados de Venezuela.

Rastrear precedentes Dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula. 1.Quitar flechas Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 53 .1.1. Clic en la celda I3 y luego en Rastrear precedentes Debes tener lo siguiente: Muestra todas las celdas que están involucradas en la celda I3.2.

4. Ahora clic en la celda B3 y luego clic en Rastrear dependientes. Rastrear dependientes Dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada.Mostrar las fórmulas Permite ver todas las fórmulas de la hoja. si es que pertenece a alguna fórmula. También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de errores. 1.5.Evaluar fórmula Abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus resultados. En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de análisis de hipótesis: escenarios. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 54 . debes tener lo siguiente: 1. Para dejar la hoja como estaba debes hacer clic en Quitar flechas 1. 2. tablas de datos y búsqueda de objetivo. Análisis de Hipótesis El análisis de hipótesis es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas para ver cómo los cambios afectan al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo.3. Elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes.

Un escenario puede tener muchas variables. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 55 .C11.1.C9. pero puede acomodar hasta 32 valores.C6.C9.2.C10.C10. luego en Administrador de nombres y luego en el botón Nuevo Repite el procedimiento con C5.C5. Administrar escenarios Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y determinan posibles resultados. Ingresa los siguientes datos en la Hoja2 Cambia los nombres de la las celdas C4.C11. Clic en la celda C4 Clic en Fórmulas.C6.

Las celdas deben cambiar así: Al final el Administrador de nombres debe quedar así: Ahora selecciona la pestaña Datosy en Herramientas de datos clic en Análisis Y si. luego en Administrador de escenarios Ahora clic en el botón Agregar Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 56 .

Llena el cuadro así: Utiliza la tecla Ctrl para seleccionar la celdas que van en celdas cambiantes Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 57 .

Al finalizar se obtiene un cuadro así: Clic en Aceptar y debe mostrar lo siguiente Ahora clic en Agregar para definir el segundo escenario. llena el cuadro asi: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 58 .

Ahora Aceptar y veremos lo siguiente: Para ver el comportamiento del escenario lo selecciona y clic en Mostrar.Ahora cambia los valores así: La loratadina cámbiala en 41000. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 59 .

luego en Administrador de nombres y luego en el botón Nuevo. cámbialas: Clic en la Hoja2.2. debes hacer clic en Resumeny en las celdas resultado debes seleccionar las celdas de totales (C7. Obtendrás una hoja similar a la siguiente: Observa que las celdas C13. Luego si quieres comparar los escenarios.C15 no tienen nombre.C14. luego Clic en Fórmulas. 2.C14).C12. Buscar Objetivos Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 60 .

200. Llena la Hoja4 así: Ahora suponemos que la cuota mensual que debo pagar es muy alta y solamente puedo pagar Bs. luego en Análisis Y Si y ahora llena la tabla así: Observa el cambio que sufre el capital a prestar: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 61 . Por ejemplo. el período en el cual devolveras el préstamo y el porcentaje. Si sabes el resultado que deseas de una fórmula. Puedes usar la Búsqueda de objetivo para determinar la cuota que debes pagar para cumplir el objetivo de préstamo. Conoces la cantidad de dinero que deseas.1. supón que tienes que pedir prestado dinero. pero no estás seguro de cuáles son los datos que requiere la fórmula para obtener dicho resultado. puedes usar la función Búsqueda de objetivo.00 es por ello que debo de calcular cuanto me puede prestar el banco: Clic en Datos.

Llena la Hoja3 así: Tomando en cuenta que: Interés=pago*tasa Amortización=pago-interés Saldo=Saldo-Amortización Ahora clic en Datos.Otro ejemplo. luego en Análisis y Si. selecciona Buscar Objetivo Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 62 .

Tabla de datos Si tienes una fórmula que usa una o dos variables.3. o varias fórmulas que usan una variable común. Al finalizar debes obtener la siguiente tabla 2. Con el uso de las tablas de datos podrás examinar más fácilmente una variedad de Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 63 . puedes usar una tabla de datos para ver todos los resultados en un solo lugar.

posibilidades de un vistazo. siempre tendrá datos nuevos.200. los resultados son fáciles de leer y compartir en formato tabular.1. rellena así: Ahora obtenemos la proyección de los nuevos intereses Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 64 . Si se habilita un nuevo cálculo automático para el libro. los datos de las tablas de datos se actualizarán inmediatamente. Puesto que se centra en solo una o dos variables. Ejemplo: Suponga que en el préstamo en donde puede pagar Bs. 00 quiere calcular otras tasas (4. por ello. clic Análisis y si. luego en Tabla de datos.66% y 8.55%) Seleccionamos desde D1 hasta E3.

Solver Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y sí con Solver. en una hoja de cálculo.4. con la fórmula de la celda objetivo. Llena la Hoja5 tomando en cuenta de agregar en la columna total las fórmulas: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 65 . Pueden aplicarse restriccionespara restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen. directa o indirectamente. puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de celda. denominadas celdas ajustables. Solver funciona en un grupo de celdas que estén relacionadas. denominada celda objetivo. También se puede realizar con dos variables tasa y cuotas 2.Utilice Solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras celdas. para generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo.

luego en opciones Luego clic en complementos y luego clic en ir a. seleccionar Solver Verificamos que SOLVER esté en la cinta de opciones y continuamos con el ejemplo. Clic en Solver y llenamos el cuadro así: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 66 . clic en Archivo. En el caso que no tengas la función Solver activa.

Crear listas desplegables Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 67 . Agregamos las restricciones: Valores en celdas C4:C11 > 1 y que sean enteros Ahora se debe haber resuelto la problemática 2. Si hacemos clic es posible que nos de una solución poco óptima por cuanto falta agregar las restricciones.5.

y el riesgo de equivocarse y digitar mal un texto desaparece completamente. puesto que eso nos evita el trabajo de digitar los mismos valores cada vez que se necesiten. y que mejor que seleccionarlo de una lista ya predefinida y que al ubicarse en la celda donde se necesita colocar. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 68 . En la Hoja6 ingresa la siguiente información Ahora definimos los nombres Clic en la celdaEstados. un producto o un concepto de retención. se despliegue una lista de la cual podamos seleccionar el producto o el concepto que necesitemos. En ocasiones necesitamos escribir en una celda de Excel. luego en fórmulas y luego en Administrador de nombres. y todo lo que debemos hacer es definir la lista. Siempre es mejor tomar los datos de una base o listado ya definido. Excel ofrece esta herramienta.

Clic en Nuevoy llenar el cuadro así: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 69 .

luego Validación de datos y llenar el cuadro asi: Luego Aceptar Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 70 . Igualmente crear la lista para: Miranda. Aragua y Carabobo. Al finalizar debe quedar el cuadro de nombres así: Ahora clic en la Hoja7 y agregar lo siguiente: Ahora selecciona Datos.

2.6. Sub-totales Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una base de datos. Ahora cambiamos el nombre de la celda A2 por el nombre SELECCIONE Luego te ubicas en B2. de productos y sus respectivas ventas. Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 71 . Supongamos un listado de vendedores. clic en Datos. clic en Validación de datos y llena el cuadro así: Ahora podemos seleccionar el Estado y solamente aparecen las ciudades que corresponden. ya sea de un producto determinado o de todos los productos. de manera que Excel puede calcular cuánto vendió cada trabajador. Igualmente agrupar por productos de tal forma que Excel pueda calcular cuánto se vendió de cada producto y cuánto vendió cada empleado. de manera tal que podemos agrupar elementos para así identificar la suma de sus valores. Podemos agrupar por vendedores y por productos.

050. ubicamos la opción “Subtotal”: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 72 . Si queremos agrupar y determinar los subtotales de los vendedores ordenaremos la columna de los vendedores.100.450. o la de productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar.956.000 Pedro Producto 3 1. seleccionamos nuestra tabla y en la opción “Datos de la barra de tarea de Excel.000 Juan Carlos Producto 1 3.000 Pedro Producto 1 3.000 Alirio Producto 2 2.000 El primer paso es ordenar los datos según el criterio que queremos subtotalizar.000 Alirio Producto 1 1.000 Alirio Producto 1 1. Supongamos la siguiente tabla: Vendedor Producto Venta Juan Carlos Producto 3 2.187.200.000 Pedro Producto 2 2.180. En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada empleado.789. por lo que ordenaremos de menor a mayor la columna de los vendedores. Una vez ordenados los datos.

ordenamos la columna de producto y en las opciones de subtotales en Excel aparecerán marcadas por defecto las opciones productos y ventas. y tendríamos lo siguiente: Microsoft Office Excel (Nivel Avanzado) 73 . Allí seleccionamos la opción Vendedor y Ventas como aparece en la siguiente imagen: Si quisiéramos agrupar y subtotalizar los productos.