MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG / MECI

PROCESO: GESTIÓN DE MEJORA CONTINUA

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................... 3
2. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 3
3. DEFINICIONES ................................................................................................ 3
4. FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO ..... 5
4.1 PRESENTACIÓN ....................................................................................... 5
4.1.1 Reseña Histórica ................................................................................. 5
4.1.2 Ubicación ............................................................................................. 5
5. ORGANIZACIÓN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR
AGROPECUARIO ................................................................................................... 6
5.1 INFRAESTRUCTURA ................................................................................ 7
6. ESTRUCTURA, ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG ............... 7
6.1 RESPONSABILIDAD ................................................................................. 7
6.2 CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................... 8
6.3 DISTRIBUCIÓN ......................................................................................... 8
6.4 ALCANCE .................................................................................................. 8
6.4.1 DEL DOCUMENTO ............................................................................. 8
6.4.2 DEL CERTIFICADO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG
9
7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN .................................................... 9
7.1 ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN10
7.2 MANUAL DE SERVICIOS ........................................................................ 10
7.3 MANUAL DEL SIG ................................................................................... 10
7.4 MANUAL .................................................................................................. 11
7.5 POLÍTICA ................................................................................................. 11
7.6 REGLAMENTO ........................................................................................ 11
7.7 PROTOCOLO .......................................................................................... 11
7.8 CADENA DE VALOR ............................................................................... 11
7.9 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO ...................................................... 11
7.10 PROCEDIMIENTO ................................................................................... 12
7.11 HOJA DE VIDA INDICADORES .............................................................. 12
7.12 INSTRUCTIVO ......................................................................................... 12
7.13 MANUAL DE USUARIO ........................................................................... 12
7.14 POLÍTICAS OPERACIONALES ............................................................... 12
7.14.1 POLÍTICA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA ............................ 13
7.14.2 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ........................ 14
7.14.3 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ................. 15
7.15 REGISTROS DEL SISTEMA ................................................................... 16
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7.16 NORMOGRAMA ...................................................................................... 16
7.17 PLANES DE MEJORAMIENTO ............................................................... 16
7.18 RIESGO ................................................................................................... 17
8. EXCLUSIONES ............................................................................................. 17
9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ............................................................... 17
9.1 DOCUMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES A LAS
ACTIVIDADES, PRODUCTOS Y SERVICIOS FINAGRO..................................... 18
9.2 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN .............................................................................................................. 19
10. CLIENTES Y PRODUCTOS .......................................................................... 19
11. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN .................................................... 20
12. ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN .. 23
12.1 MISIÓN .................................................................................................... 23
12.2 VISIÓN ..................................................................................................... 23
12.3 IMAGEN OBJETIVO ................................................................................ 23
12.4 PRINCIPIOS Y VALORES ....................................................................... 24
12.5 GRUPOS DE INTERÉS ........................................................................... 24
12.6 POLÍTICA DE CALIDAD .......................................................................... 25
12.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS O DE CALIDAD ...................................... 25
12.8 PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ................................................. 26
12.9 CADENA DE VALOR ............................................................................... 28
12.10 INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS ................................................. 30
12.11 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS..................................................... 35
12.11.1 CONTROL DE DOCUMENTOS ........................................................ 35
12.11.2 CONTROL DE REGISTROS ............................................................. 35
12.11.3 ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA ......... 35
12.11.4 CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME ........ 36
12.11.5 AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD ........................................... 36
13. RIESGOS ....................................................................................................... 36
14. MEDICIÓN ..................................................................................................... 37
14.1 REPORTE DE INDICADORES ................................................................ 38
15. CONTROL ..................................................................................................... 38
16. DESEMPEÑO Y CUMPLIMIENTO ................................................................ 39
16.1 EQUIPO MECI ......................................................................................... 39

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1. OBJETIVO

Describir el Sistema Integrado de Gestión - SIG, establecer su alcance,
identificar y justificar las exclusiones, hacer referencia a los procedimientos
documentados y presentar la interacción entre los procesos.

Así mismo, tiene por objeto determinar las autoridades, responsabilidades y
referenciar los procedimientos que describen sus actividades.

También tiene por objeto presentar el Sistema Integrado de Gestión – SIG, adecuado
a los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000 y en el Decreto 1599 de 2005
que establece el Modelo Estándar de Control Interno, a nuestros clientes y
beneficiarios, informándoles sobre los controles específicos implementados para
lograr su satisfacción.

2. INTRODUCCIÓN

FINAGRO, en cumplimiento de lo establecido por la Ley 872 de 2003 por la cual se
crea el Sistema de Gestión de Calidad en las instituciones públicas de la Rama
Ejecutiva, y con el compromiso de mejorar continuamente la prestación del servicio
para el beneficio de sus clientes, ha implementado un Sistema Integrado de Gestión
-SIG, adecuado a los requisitos establecidos en las normas NTC GP 1000 e ISO
9001 y los aspectos requeridos por el Modelo Estándar de Control Interno
establecidos por el Decreto 1599 de 2005,
.

El SIG diseñado con base en las Normas legales vigentes, las políticas sectoriales,
las necesidades de los clientes y beneficiarios, ha identificado sus procesos, su
interacción, sus productos y controles, entre otros parámetros.

El manual del SIG describe el sistema integrado de Gestión, para lo cual ha definido
sus capítulos con base en la estructura de las normas NTC GP 1000 e ISO 9001.

3. DEFINICIONES

Beneficiario: Productor agropecuario o rural al que los Intermediarios Financieros le
entregan un producto o servicio.

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Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.

Cliente: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Exclusiones: Procesos que no se encuentran controlados por el Sistema Integrado
de Gestión de la entidad.

Listado maestro de documentos y registros: Listado conformado por el conjunto
de documentos soporte del Sistema Integrado de Gestión – SIG, el cual se encuentra
en el módulo de procesos del aplicativo de Administración del SIG.

Listado maestro de registros: Conjunto de documentos de salida de los procesos
identificados en el SIG, el cual se encuentra en el módulo de procesos del aplicativo
de Administración del SIG.

Modelo Estándar de Control Interno – MECI: Conjunto de elementos
interrelacionados, donde intervienen todos los colaboradores de la entidad y le
permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos
contraídos con las partes interesadas, garantiza la coordinación de las acciones, la
fluidez de la información, la comunicación, anticipa y corrige de manera oportuna las
debilidades que se presentan en el quehacer institucional.

Plantea tres fundamentos que lo enmarcan, integran, complementan y desarrollan
contribuyendo a dar mayor claridad a los resultados:

Autocontrol: Todos los colaboradores de los procesos
Autorregulación: Capacidad institucional
Autogestión: Administración institucional

Manual SIG: Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestión, tanto
desde el aspecto de calidad de la organización, como en lo referente al Modelo
Estándar de Control Interno – MECI.

Objetivos de calidad o estratégicos: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado
con las políticas de calidad y estratégicas.

Políticas de calidad: Intenciones globales y orientación de una organización
relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la Alta Dirección.

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FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO 4.C. 28-17 pisos 2. 4 y 5 Conmutador: 3203377 Fax: 3380197 A. evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. E-mail: finagro@finagro.1. fue creado por la Ley 16 de 1990 y nació de la necesidad del sector agropecuario y rural de contar con un Sistema Nacional de Crédito Agropecuario y tener una entidad autónoma y especializada en el manejo de los recursos de crédito.co MCO-DOC-001 Versión: 2 5 . las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Sistema de Control Interno: Entendido como un conjunto de políticas.Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan.1. la Alta Dirección y demás colaboradores de la organización para proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos.A. principios. D.2 Ubicación Dirección: Carrera.1 Reseña Histórica El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. 4. 4.com. 13 No.1 PRESENTACIÓN 4. 241951 Bogotá. FINAGRO. dispersos en varios organismos que los asignaban como una variante complementaria de la política macroeconómica. 3. reconocer. procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación establecidos por la Junta Directiva. de la Junta Monetaria hoy Junta Directiva del Banco de la República. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo: Sistema de Gestión que busca anticipar. Sistema de Gestión de la Calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad. normas.

responsabilidades y las funciones respectivas a cada cargo definido en la planta de personal aprobada por la Junta Directiva. Contribuye a que haya una clara separación entre los procesos estratégicos. contenido en el numeral 13 del presente Manual. MCO-DOC-001 Versión: 2 6 . en el marco de la normatividad aplicable. se encuentran los cargos requeridos para cumplir con los procedimientos que le corresponden. y se presenta en forma esquemática en el siguiente organigrama y en el documento denominado Estructura Organizacional de FINAGRO. El conjunto de esta documentación se constituye para FINAGRO como el marco regulatorio de la estructura organizacional. de apoyo y control. Propicia el control interno de la entidad. y la planta de personal. ORGANIZACIÓN DEL FONDO PARA EL FINANCIAMIENTO DEL SECTOR AGROPECUARIO La estructura organizacional de la entidad la establece la Junta Directiva y se considera adecuada por las siguientes razones: Se encuentra alineada con la estrategia y facilita alcanzar los objetivos de la entidad y establecer claramente las responsabilidades de cada área y los integrantes de la organización. mediante la existencia de la Oficina de Control y Promoción del Desarrollo y las revisiones por el Comité Directivo - SIG. igualmente se cuenta con la Descripción de Perfil de Cargos para los diferentes niveles jerárquicos establecidos en la estructura organizacional. niveles de responsabilidad y autoridad de la entidad. en el que se precisan los requisitos. permitiendo que existan los pesos y contrapesos necesarios entre las diferentes áreas. cargos y sus perfiles. asimilándose al manual de funciones. con una clara definición de los roles y responsabilidades de cada una de las partes. Contribuye a que las actividades se realicen con independencia operativa y autonomía presupuestal. las funciones.Los principales propósitos de la entidad se encuentran incluidos en la Estrategia Institucional y en el Plan Estratégico de la Entidad. 5. competencias. misionales. Es concordante con la arquitectura empresarial de la entidad. Tiene relación directa con la planta de personal. En la caracterización de los procesos que hacen parte del SIG. competencias.

b) Software y comunicaciones: Cuenta con software para su operatividad y sistemas de comunicación orientados al buen desarrollo de los procesos y la interacción con los clientes. ALCANCE Y CONTROL DEL MANUAL DEL SIG 6. ejecutar. ESTRUCTURA. . La Dirección de Operaciones Tecnológicas administra los equipos que hacen parte de la plataforma tecnológica. proveedores y el personal interno. supervisando los contratos referentes a tecnología. La Dirección de Operaciones Tecnológicas administra las redes de comunicación.1 INFRAESTRUCTURA El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario cuenta con la infraestructura necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión. monitorear su adecuada operatividad acorde con la visión.com/Paginas/estructura. El Administrador del Sistema es el Gerente de Planeación y le corresponde. estableciendo estrategias para su divulgación. misión y políticas estratégicas de la entidad. evaluar y hacer seguimiento a la Estrategia MCO-DOC-001 Versión: 2 7 . 6. es el responsable de la validez de su contenido y de su formalización. principalmente en los siguientes aspectos del SIG: coordinar.1 RESPONSABILIDAD Para la emisión. los equipos y los software que constituyen la plataforma tecnológica. supervisando los contratos referentes a tecnología.aspx 5. y el cumplimiento de sus objetivos. Consulta de la Estructura: https://finagro. coordinando el mantenimiento de equipos y software y brindando soporte a la operación de los mismos. coordinando el mantenimiento de equipos y brindando soporte a la operación de los mismos. distribución y control se siguen los lineamientos establecidos en el Procedimiento de MCO-PRO-002 Control de Documentos. modificación. c) Hardware entendido como los equipos que se tienen para la prestación de los servicios.sharepoint. entendimiento y apropiación por todos los colaboradores de FINAGRO. El Administrador del Sistema. Esta infraestructura se divide en: a) Instalaciones Físicas: Cuenta con oficinas idóneas para el desarrollo de la Gestión.

FINAGRO.4. coordinar y velar por que se haga seguimiento a los indicadores estratégicos. Este manual describe los Sistemas de Gestión de Calidad y de Control Interno y se expresa como el Sistema Integrado de Gestión -SIG. Así mismo ha considerado la integración del sistema de gestión de calidad. es del Comité Directivo . reglamentos. 6. en el aplicativo de Administración del SIG. 6. adecuado al modelo estándar de control interno MECI 1000:2005. ubicado en el proceso de Gestión de Mejora Continua. procedimientos.4 ALCANCE 6. se efectúa de acuerdo con el Procedimiento de MCO-PRO-002 Control de Documentos.SIG. los cuales se encuentran asociados a cada proceso en la documentación del SIG. fichas técnicas y registros del Sistema Integrado de Gestión del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. La evaluación y aprobación de las exclusiones son conducidas en el marco de las sesiones de trabajo desarrolladas por el citado Comité.3 DISTRIBUCIÓN La distribución del Manual del SIG. evaluar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Gestión.1 DEL DOCUMENTO El presente Manual aplica para todos los manuales.2 CONTROL DE CAMBIOS En el “Historial de Revisiones y/o Modificaciones” se describen las modificaciones realizadas al Manual del SIG del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. Los sistemas de administración MCO-DOC-001 Versión: 2 8 . el cual se adecua a los requisitos de las normas NTC GP 1000 e ISO 9001 con el sistema de control interno. procesos. protocolos. políticas. ejecutar. códigos. La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para determinar la aprobación del Manual. e interactúa con los Sistemas de Gestión de Riesgos de la Entidad. El control y registro actualizado es mantenido por el Administrador del Sistema. Institucional y al Plan Estratégico de la Entidad. coordinar. 6.

estos deben ser documentados de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Control de Documentos que se encuentra en el proceso de Gestión de Mejora Continua en el MCO-DOC-001 Versión: 2 9 . El Código de Ética y Conducta. se encuentra determinado en el procedimiento MCO-PRO-002 Control de Documentos. y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. así como el mecanismo de administración de la documentación del sistema incluyendo. en cumplimiento del objetivo de la entidad identificado en su misión: “Somos el aliado estratégico para el desarrollo agropecuario y rural del país. los productos y servicios de la entidad.2 DEL CERTIFICADO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN – SIG Financiación de las actividades de producción y comercialización del sector agropecuario y rural. se encuentra disponible para la consulta de todos los colaboradores. social y ambiental que construyen la competitividad y sostenibilidad del sector. el presente documento facilita su programación y ejecución. a través de productos y servicios financieros que contribuyen a la generación de valor económico. De acuerdo con lo anterior. en cumplimiento de su razón de ser y en el marco de la gestión por procesos del Sistema Integrado de Gestión SIG. 7. Para propósitos de auditorías internas y procesos de certificación del sistema de gestión de calidad. en el aplicativo de Administración de SIG y está soportada en la estructura jerárquica y definiciones establecidas en el documento MCO-DOC-002 Metodología de Gestión y Documentación de Procesos El medio de consulta. son objeto del contenido de este manual los procesos referenciados en el mapa de procesos.de riesgos están descritos en los manuales establecidos para cada uno de los tipos de riesgos administrados. FINAGRO.” 6. . los clientes y beneficiarios identificados.4. Dado que los documentos mencionados en la pirámide anterior forman parte de las actividades de los procesos. los documentos externos y los obsoletos. igualmente se encuentran en documentos específicos el Código de Buen de Gobierno. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN La documentación del Sistema Integrado de Gestión del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario.

A continuación se hace una breve descripción de la documentación que compone el Sistema. Incentivos. estableciendo las metas y el plan de acción para dar cumplimiento a la misión y a los imperativos u objetivos de calidad o estratégicos. articulado con la Estrategia Institucional y los objetivos específicos que se definen como el elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los recursos y esfuerzos. y el Plan Estratégico y de acción Institucional define la orientación de la entidad en el corto y mediano plazo. Seguimiento y Control. objetivos estratégicos o de calidad con sus indicadores y metas y el pensamiento institucional. a los clientes y beneficiarios de la entidad. o referencia a los mismos así como la descripción de MCO-DOC-001 Versión: 2 10 .3 de Control de Documentos de las normas de calidad que nos certifican y la organización y claridad de los documentos que soportan la trazabilidad de los procesos. los procedimientos documentados establecidos para el Sistema Integrado de Gestión. misión. como la política de largo plazo orientada a la sostenibilidad y posicionamiento de la entidad en cumplimiento del mandato legal. 7. Gestión de Cartera. De la misma manera los demás documentos identificados en el desarrollo de las tareas propias de los procesos. Lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento a cabalidad del numeral 4.2 MANUAL DE SERVICIOS Determina las características de los productos.3 MANUAL DEL SIG Es el documento que específica el Sistema Integrado de Gestión del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. es la base de la planificación del producto o servicio y permiten determinar su nivel de conformidad con los requisitos establecidos. Administración de Garantías.2. en él se detalla el alcance del Sistema Integrado de Gestión.1 ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN La Estrategia Institucional define la visión. 7. servicios y programas administrados que entregan los procesos misionales de: Evaluación Operaciones de Crédito.aplicativo de Administración del SIG. y que son la base para su seguimiento y evaluación. 7.

7. que proveen un marco para la acción. No deben incluirse en este documento políticas ni procedimientos. con el fin de facilitar su administración y control. Se encuentra publicada en el aplicativo de Administración del SIG. 7. entre otros).la interacción entre sus procesos.9 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Identificación del conjunto de elementos esenciales del proceso y su interrelación con otros. MCO-DOC-001 Versión: 2 11 . 7.5 POLÍTICA Documento que establece lineamientos de alto nivel y permite la aplicación en la Entidad de la normatividad externa y/o las disposiciones generadas por la Alta Dirección. Es una declaración realizada por la Entidad.4 MANUAL Documento con un cuerpo sistemático que contiene la descripción de información referente a un tema (legislación o normatividad aplicable.7 PROTOCOLO Pautas o pasos puntuales (no necesariamente cumplen con una secuencia lógica) requeridos para desarrollar una tarea específica. consolida su desarrollo y facilita su comunicación. de sus intenciones y principios con relación a un determinado tema.6 REGLAMENTO Conjunto de normas y/o reglas que rigen la forma de actuación de la Entidad frente a determinados aspectos. En el documento se específica lo referente al modelo estándar de control interno. 7. como parte de un sistema. estructura y funciones específicas. 7.8 CADENA DE VALOR En la cual se identifican los procesos de la entidad y se definen sus interacciones de acuerdo con lo establecido por la norma NTCGP1000. productos y servicios. 7. metodologías.

7. reglamentos.10 PROCEDIMIENTO Documento que relaciona las diferentes actividades ejecutadas para el logro del objetivo del procedimiento.7. su documentación debe ser precisa y concreta. define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades. Condiciones Generales”. MCO-DOC-001 Versión: 2 12 . 7. en el punto “5. cómo y quién ejecuta cada una de las actividades que lo componen.11 HOJA DE VIDA INDICADORES Ofrecen una referencia a los clientes. entre ellos se cuentan las políticas operacionales. Las políticas operacionales se encuentran en los procedimientos del SIG. sobre la forma en que se realiza seguimiento a la ejecución del proceso. Dichos procedimientos cuentan con una documentación de referencia que apoya de manera directa su desarrollo. establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública.14 POLÍTICAS OPERACIONALES Constituyen los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la operación de los componentes del direccionamiento Estratégico. la cual hace parte de un procedimiento. Se caracteriza por suministrar información orientada al aprendizaje de una actividad. y demás documentación asociada al proceso.13 MANUAL DE USUARIO Documento que explica la manera de operar de un aplicativo o herramienta tecnológica. beneficiarios y colaboradores involucrados en el proceso.12 INSTRUCTIVO Documento que presenta una secuencia clara y ordenada de tareas que tienen como finalidad describir una actividad. protocolos y políticas relacionados con los procesos. hojas de vida de indicadores. en éste se debe identificar qué. Su objetivo es proporcionar soporte para la utilización del mismo. así mismo se encuentran en los manuales. 7. 7.

Los objetivos de la Política de Comunicación de FINAGRO son: 1. y entre ésta y su entorno. buscan entre otros dar a conocer la misión de la entidad. 2. 3. sirven como insumo de entrada en otro proceso. Crear un sistema comunicacional que sirva de asiento a la interacción continua de los miembros de la entidad y de las áreas organizacionales de FINAGRO. MCO-DOC-001 Versión: 2 13 . Establecer el marco normativo y organizativo de la gestión informativa de FINAGRO. Los aspectos relevantes de la comunicación corporativa plasmados en este. Contribuir a la definición de una cultura corporativa en las relaciones internas de la entidad.1 POLÍTICA DE COMUNICACIÓN CORPORATIVA Consolidada en el documento CMU-DOC-001 Política de Comunicaciones Corporativas que contiene las condiciones. sus productos y servicios y generar una atmósfera de transparencia e integralidad frente al cliente interno1 y externo. Fortalecer la imagen pública de la entidad. 4.7. metas e intereses institucionales más importantes y el respaldo comunicacional a las demandas del entorno. El manejo de la comunicación se basa en 5 aspectos fundamentales: Función de la Información Función de la Divulgación Función de la Identidad Corporativa Función de las Relaciones Públicas Función del Protocolo 1 Cliente interno hace referencia a la interacción entre procesos. en donde los productos resultantes de la gestión de un proceso. tanto en su dimensión interna como también de cara a la comunidad regional y la sociedad colombiana en su conjunto. canales y responsables del ejercicio de comunicación interna y externa de FINAGRO. 5. Coadyuvar a la integración de la comunidad de FINAGRO en torno a sus fines.14. el cumplimiento de sus objetivos.

Cumplir con las obligaciones legales vigentes relacionadas con Seguridad de la Información que apliquen a la Entidad. y ayudar a que todos los colaboradores. tomando las medidas necesarias de acuerdo a la operación que se realiza en FINAGRO. requisitos del personal responsable. manejo de crisis y promoción de la entidad en medios. a la luz de las mejores prácticas de la industria. Los objetivos en materia de Seguridad de la Información definidos por FINAGRO: 1. Otros aspectos relevantes relacionados en este documento tienen que ver con: Comunicación Interna Comunicación Externa Estructura Comunicacional Estrategia de Gestión Recursos Presupuestarios 7.La normativa es expresada en 8 puntos que entre otros enuncian la reglamentación aplicable a la actividad comunicacional. responsabilidades y conductas que se seguirán sobre los Activos de Información de FINAGRO.2 POLÍTICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Se consolida en el documento ARI-DOC-014 Políticas de Seguridad de la Información en el marco del proceso de Administración de Riesgos. permitiendo un equilibrio entre funcionalidad y seguridad. Facilitar la discusión al interior de la Compañía en temas de Seguridad de la Información. consolidación de la red telemática. Soportar y mejorar la calidad de las operaciones de FINAGRO.14. con el fin de proporcionar continuidad y calidad a las operaciones del negocio. 3. Manual de Imagen Corporativa. Gestionar los riesgos de Seguridad de la Información en todos los procesos de manera eficiente. 2. MCO-DOC-001 Versión: 2 14 . velando por que la operación de la entidad se realice bajo las condiciones adecuadas de seguridad. en él se establecen las directrices. canales oficiales de contenidos. 4. lineamientos. clientes y contratistas sean conscientes de las amenazas potenciales de Seguridad de la Información y los riesgos asociados al negocio.

1 Seguridad de la Información del Sistema Integrado de Gestión – SIG La seguridad del Sistema Integrado de Gestión –SIG se realiza bajo las características de Confidencialidad. semanal y mensual. 7. los documentos vigentes del SIG pueden ser consultados por todos los colaboradores. en caso tal que haya perdida de la misma. determina a qué aplicativos de la entidad y sus bases de datos se les deben hacer backups diario. evaluar los riesgos y establecer los respectivos controles.3 POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Se consolida en el documento Política de Seguridad y Salud en el Trabajo donde se establece el compromiso hacia la implementación y desarrollo de un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) con el apoyo de todos los niveles de la organización.14. La herramienta con que se administra el SIG se encuentra alojada en el servidor de aplicaciones de la entidad por lo que cumple con el protocolo de backup diario. Los objetivos en materia de Seguridad y Salud en el trabajo definidos por FINAGRO: 1. Integridad y Disponibilidad fijados por la política.2.2 Backup´s del Sistema Integrado de Gestión – SIG La estructura de backups establecida por el proceso de Gestión de Servicios e Infraestructura TIC. Proteger la seguridad y salud de todos los colaboradores MCO-DOC-001 Versión: 2 15 .14.2. previa autorización del Dueño de Proceso. Identificar los peligros.7. Así mismo determina los mecanismos de recuperación de la información. y se manifiesta públicamente el compromiso organizacional y económico y de mejora.14. 2. Por disposición en el control documental. semanal y mensual. Para tal fin la información del SIG se encuentra disponible en un aplicativo que permite su administración y control. 7. sin embargo su uso y disposición es controlada a través de permisos que se asignan o no.

la entidad cuenta con un instrumento denominado normograma que relaciona las normas de carácter constitucional. FINAGRO ha establecido instrumentos para planificar y ejecutar planes de mejoramiento en los tres niveles que exige el Modelo Estándar de Control Interno y la norma NTC GP 1000. mediante la aplicación del procedimiento MCO-PRO-005 Acciones Correctivas. controlado a través del aplicativo de Administración del SIG. legal. a cargo del proceso de Gestión de Talento Humano. resultado del procedimiento de evaluación de desempeño que establece el plan de formación. MCO-DOC-001 Versión: 2 16 .3. 7. Estos deben gestionarse a partir del procedimiento para el GDO-PRO-005 Control de los Registros. Plan de Mejoramiento por Proceso. módulo MECI. reglamentario internas y externas.16 NORMOGRAMA En cumplimiento del principio de autorregulación del Modelo Estándar de Control Interno. Preventivas y de Mejora del proceso de Gestión de Mejora Continua. Promover la participación activa en el SG-SST de todos los colaboradores independiente de su modalidad de contratación. que son aplicables en todos los procesos. Estos instrumentos relacionan las actividades que se deben adelantar con el propósito de eliminar las brechas detectadas a nivel de cada funcionario. de cada proceso y a nivel institucional. Cumplir con la Normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales 4. a cargo de los responsables y dueños de procesos. 7.17 PLANES DE MEJORAMIENTO En cumplimiento del principio de Calidad y Mejora Continua. 7.15 REGISTROS DEL SISTEMA Conjunto de evidencias que se generan una vez se han adelantado las diferentes actividades del proceso. Se han establecido tres instrumentos así: Plan de Mejoramiento Individual. del proceso de Gestión Documental. de cada procedimiento.

b) 7. calificación y valoración de los riesgos de la entidad en cumplimiento de sus actividades y se encuentran descritas en los manuales de riesgo desde el contexto estratégico hasta cada uno de los procesos. cuya ejecución está a cargo de los responsables de proceso. 9. no requiere del empleo o uso de medios de medición que requieran ser administrados para garantizar el nivel de confianza en sus mediciones mediante su continua verificación y calibración. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 872 de 2003. los siguientes requisitos de las normas NTCGP 1000 e ISO 9001. Plan de Mejoramiento Institucional. y el seguimiento y reporte a cargo de la Oficina de Control y Promoción del Desarrollo.18 RIESGO Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. los cuales obedecen a las normas legales. a) 7. la Junta Directiva del Banco de la República y la Comisión Nacional de Crédito Agropecuario.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición: FINAGRO en la prestación de sus servicios y en la entrega de sus productos. y que éstos se encuentran regulados por la Superintendencia Financiera de Colombia. se excluye este numeral de las actividades del proceso. al diseño y desarrollo de las políticas sectoriales establecidas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Diseño y Desarrollo: dadas las características de los servicios incluidos en el sistema de gestión. EXCLUSIONES No son aplicables a FINAGRO. 8. Se han establecido las metodologías para la identificación. MCO-DOC-001 Versión: 2 17 . suscrito con la Contraloría General de la República.3. 7.

19 de 2015. 2. MCO-DOC-001 Versión: 2 18 . 14 y 38 de 2009. 1694 de 2013. Decreto 1599 de 2005 Modelo Estándar de Control Interno. programas. Decreto 1072 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo 9. 780 y 2860 de 2011. 262 y 302 de 1996. 1395 de 2002. 1328 de 2009. Decretos). Leyes. 053. 967 de 2000. 2370 y 2371 de 2015. 051 de 2010. Decreto 4110 de 2004. Decreto 943 de 2014. Presidencia de la República. Resoluciones Junta Directiva del Banco de la República: 3 de 2000. Decretos: 312 de 1991. Circulares Externas Superintendencia Financiera de Colombia: 007 de 1996 Básica Jurídica. y entre las cuales se encuentran las siguientes: Leyes: 16 de 1990.1474y 1504 de 2011. Entes de Control y Vigilancia. 905 de 2004. la cual es controlada por el proceso de Gestión del Sistema Normativo. Capítulo 6. circulares). 038 de 2013. 69 y 101 de 1993. 103. son originadas por: Congreso de la República (Constitución Nacional. Banco de la República (resoluciones). 1753 de 2015. NTC 5254 Riesgos Operacionales. 6. Manual Técnico MECI. productos y servicios de FINAGRO. 17. 1450. 139 y 160 de 1994. 41 de 2007. 3610 de 2009. 15 de 2012. Título 4. 811 de 2003. Resoluciones de la Comisión Nacional de Crédito Agropecuario. 626 y 1824 de 1994. 1484 de 2008. 7 de 2014. 892 de 1995. DNP (políticas. 4828 de 2010. resoluciones. y 21 de 2007. Norma ISO 19011: Directrices para auditorias para SIG y/o medio ambiente. 2179. Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. PRODUCTOS Y SERVICIOS FINAGRO La normatividad aplicable a las actividades. 26 de 2008. 1449. 047 de 2011. 1071. 731 de 2002. decretos. Parte 2. 126. 4580 de 2010. 4579 de 2010. 2448 y 2482 de 2012. planes. 1712 y 1731 de 2014. 2172 de 2007. en el Libro 2.1 DOCUMENTOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS APLICABLES A LAS ACTIVIDADES. 590 de 2000. 8 y 14 de 2008. 355 de 2014. 48 de 2006. 100 de 1995 Básica Contable. 1447 de 1999. Ministerios. NTCGP 1000 Sistemas de Gestión de Calidad para entidades públicas.

evaluará las modificaciones legales o reglamentarias y su aplicación a FINAGRO. De acuerdo con las modificaciones propuestas. ha identificado como sus clientes a: CLIENTE DESCRIPCIÓN DEL CLIENTE Persona Jurídica. La Presidencia de FINAGRO presentará a la Junta Directiva. La Gerencia de Planeación implementará las modificaciones aprobadas y las divulgará a todos los colaboradores de FINAGRO y si es del caso a los clientes y beneficiarios. y si es del caso propondrá las modificaciones respectivas precisando el alcance de las mismas. 3. se seguirá el siguiente procedimiento: 1. Persona natural o jurídica que puede 2 BENEFICIARIOS acceder al financiamiento de las actividades agropecuarias o rurales y a los MCO-DOC-001 Versión: 2 19 . productos y servicios de FINAGRO. a través de las cuales se realiza la intermediación de los productos y servicios de FINAGRO. para su aprobación. la Gerencia de Planeación definirá los cambios al SIG y los presentará ante el Comité Directivo .SIG. y que en consecuencia se requiera realizar cambios al Sistema Integrado de Gestión. 4. 2.9. si es de su competencia. las modificaciones al SIG para su información y si se requiere su aprobación. SIG. vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia o por la Superintendencia de Economía 1 CANAL Solidaria. 10. La Secretaría General de FINAGRO a través del proceso de Gestión del Sistema Normativo.2 CAMBIOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN En caso de modificación de la documentación legal y reglamentaria aplicable a las actividades. CLIENTES Y PRODUCTOS El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario.

son: programas y líneas de crédito. garantías. Los Productos y Servicios de FINAGRO. fondos de capital. CLIENTE DESCRIPCIÓN DEL CLIENTE apoyos definidos por el Gobierno Nacional. incentivos. microcrédito rural. encabezada por su Presidente. 11. de acuerdo con la siguiente clasificación: a) Pequeño productor b) Mujer rural de bajos ingresos c) Jóvenes rurales d) Comunidades Negras e) Población desmovilizada y reinsertada f) Población vinculada a Programas de Desarrollo Alternativo g) Población calificada como Víctimas del conflicto interno h) Mediano productor i) Gran productor j) Esquemas asociativos y de integración La definición de cada uno de los beneficiarios de la entidad. circulares reglamentarias respectivas que se encuentren vigentes. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN En el marco de la implementación del Sistema de Gestión y del Modelo Estándar de Control Interno. se encuentran establecidos en el Manual de Servicios de la Entidad. la Alta Dirección del Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. instrumentos de apoyo y de mitigación del riesgo para el sector agropecuario. capital de riesgo. fondo de microfinanzas rurales. y el reglamento del programa de inversión y capitalización del sector rural. programas de alivios. MCO-DOC-001 Versión: 2 20 . y se encuentran especificados en el Manual de Servicios. y en los planes operativos suscritos con el MADR para la administración de los diferentes instrumentos de apoyo. comunica a toda la institución la importancia de cumplir con los requisitos establecidos para los servicios que son prestados por la institución. la Cadena de Valor.

En el marco de la política estratégica o de calidad. Cualquier cambio que afecte la operación del Sistema Integrado de Gestión.La Alta Dirección dispone de las herramientas necesarias para el fortalecimiento y mejoramiento de sus Sistema Integrado de Gestión . Para velar por el desempeño del Sistema Integrado de Gestión –SIG y del Modelo Estándar de Control Interno -MECI. . principalmente en los siguientes aspectos: ejecución. velar por el reporte y evaluación a los indicadores estratégicos para medir la gestión de la entidad en cumplimiento de la estrategia institucional. SIG. y ejecutar.2 del presente Manual. la visión y la misión de la entidad e incluyendo un compromiso de cumplir con los requisitos establecidos y mejorar continuamente la eficacia. eficiencia y efectividad del sistema. ha determinado la política de calidad considerando como marco de su formulación la estrategia institucional. Estos mecanismos de autorregulación buscan definir parámetros de comportamiento al interior de la entidad para garantizar un ambiente de control. Así como el ARI-DOC-002 Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. De la misma forma la Alta Dirección ha definido y divulgado el Código de Buen Gobierno que manifiesta a través de políticas institucionales. evaluación y seguimiento al Plan Estratégico de la Entidad. como documento que recoge los valores institucionales y que cada funcionario debe aplicar en desarrollo de sus actividades. Así mismo. MCO-DOC-001 Versión: 2 21 . por parte de cada uno de los colaboradores que ejecutan las actividades dentro de los procesos del Sistema. evaluar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Gestión. se realizará de acuerdo con lo establecido en el numeral 9. se formularon los objetivos de calidad o estratégicos que permiten la medición y el control al cumplimiento de esta política.MECI Con la participación de todos los colaboradores de la entidad y con la aprobación de la Junta Directiva se ha definido y socializado el ARI-DOC-007 Código de Ética y Conducta. la Presidencia ha designado como su Representante al Gerente de Planeación quien desarrolla estrategias para la divulgación. entendimiento y apropiación del SIG. cuál debe ser la posición de la entidad y sus colaboradores frente a las partes interesadas.

para lo cual el proceso Gestión de Talento Humano se tiene establecido el perfil y requisitos básicos de los colaboradores. mediante su Representante del SIG se asegura que se establecen. siendo su responsabilidad la actualización permanente de los mismos.MECI. estado de las acciones correctivas y preventivas. a los cambios tecnológicos y a los requisitos de cada proceso. acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección. responsabilidades del cargo. disponibilidad. de acuerdo con MCO-DOC-001 Versión: 2 22 . y funciones. competencias. se realiza por parte del Comité Directivo . como un tipo documental de Perfil de Cargo. formación. Como evidencia de la responsabilidad de la dirección se encuentra: a) Velar por el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión . c) Mantener el equipo humano motivado y en permanente desarrollo de acuerdo a las necesidades de entorno del negocio. El Presidente de FINAGRO. Los perfiles de cargo hacen parte del proceso de Gestión del Talento Humano. y se encuentran publicados en cada proceso en el aplicativo de administración del SIG. cuya información reúne aspectos como: educación. conocimientos. Este compromiso se logra a través del programa de desarrollo del talento humano que es actualizado anualmente. b) Contar con un equipo humano competente con base en educación. Este Comité se conforma por los colaboradores de FINAGRO que integran el Comité Directivo establecido en el Manual de Comités Institucionales y es presidido por el Presidente de FINAGRO y en la parte correspondiente a temas propios del SIG actúa como secretario el Gerente de Planeación. como máximo ordenador de la entidad. los cambios que podrían afectar el SIG.SIG por lo menos una vez al año.Se cuenta con la Descripción de Perfil de Cargos para cada proceso. experiencia.MECI. La revisión del Sistema Integrado de Gestión . desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio. grado en la organización. teniendo como objetivo asegurarse de su conveniencia. retroalimentación del cliente. para lo cual tiene en cuenta los resultados de auditorías. recomendaciones para la mejora y los riesgos actualizados e identificados para la entidad. adecuación y eficacia continua. habilidades y experiencia. y que se asegure que se promueve la toma de conciencia de los requisitos de los clientes y beneficiarios en todos los niveles de la Institución. implementan y mantienen los procesos necesarios para el SIG. que se informe a la Alta Dirección sobre su desempeño y de cualquier necesidad de mejora.

k) Código de buen gobierno. las garantías y las herramientas de gestión de riesgos sectoriales para el favorecimiento MCO-DOC-001 Versión: 2 23 . liderando.1 MISIÓN Somos el aliado estratégico para el desarrollo agropecuario y rural del país. orientándolos principalmente hacia donde se presentan fallas de mercado. social y ambiental. e) Actas Comité Directivo – SIG. social y ambiental que construyen la competitividad y sostenibilidad del sector. l) Manual SARLAFT. h) Resultados de encuestas de satisfacción. i) Planes de Mejoramiento. que promueve la generación de valor económico. 12. su seguimiento y evaluación. d) Plan Estratégico y de Acción. f) Registros de participación de los colaboradores a divulgaciones del sistema. las necesidades manifiestas por los responsables de proceso. a través de productos y servicios financieros que contribuyen a la generación de valor económico. 12. g) Resultados de la medición y análisis de datos de los procesos. ESTRATEGIA INSTITUCIONAL Y PLAN ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN 12.2 VISIÓN Ser en el 2038 el Banco de Desarrollo del Sector Agropecuario y Rural. j) Código de ética y de conducta. Como Banco de Desarrollo especializado en el sector rural proveerá el capital. con objetivos de inclusión socioeconómica y de crecimiento sectorial. innovando y creando productos y servicios financieros de fácil acceso. m) Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. flexibles.3 IMAGEN OBJETIVO FINAGRO será un aliado estratégico del desarrollo agropecuario y rural del país. oportunos y pertinentes. 12. de acuerdo con lo establecido en el procedimiento Formación del Proceso de Talento Humano.

5 GRUPOS DE INTERÉS Accionistas Generadores de Política Pública (Presidencia de la República. valorando los impactos obtenidos con su gestión. CNCA) Clientes (Canales y Productores-Beneficiarios) Inversionistas Institucionalidad Sectorial Institucionalidad Nacional y Territorial Gremios Entes de Control y Vigilancia Academia Agroindustria Entidades Multilaterales Comunidad en general Medios de Comunicación Colaboradores MCO-DOC-001 Versión: 2 24 . Min. 12. DNP. Agricultura.4 PRINCIPIOS Y VALORES Los Valores Corporativos del Fondo Para El Financiamiento Del Sector Agropecuario. hacen parte del código de ética.y fortalecimiento de las inversiones en el campo. y se enfocan al compromiso social asumido por sus accionistas y directores para cumplir con el objetivo de la ley que lo creo. Hacienda. República. Min. Bco. FINAGRO. PRINCIPIOS: • Lealtad • Transparencia • Honestidad VALORES: • Respeto • Responsabilidad • Compromiso • Sostenibilidad • Integridad 12.

12. con el compromiso de mejorar continuamente la eficacia. logramos los resultados bajo los principios de transparencia. Generación de Impacto Actuar permanentemente y con pertinencia sobre las cadenas productivas generando una dinámica de desarrollo rural competitivo y sostenible.7 OBJETIVOS ESTRATEGICOS O DE CALIDAD Política Sectorial Contribuir activamente en la formulación y comprometerse en la ejecución de la política para el desarrollo rural integral y sostenible. utilizando un lenguaje fácil y entendible para nuestros clientes. evaluando su impacto MCO-DOC-001 Versión: 2 25 . Sustentados en nuestro talento humano. Financiamiento Asegurar recursos oportunos y suficientes para el financiamiento del desarrollo del sector rural. eficiencia y efectividad del SIG y de los productos y servicios. orienta sus acciones bajo las siguientes directrices de política: Comunicamos amplia y oportunamente las políticas. a través de productos y servicios financieros que contribuyen a la generación de valor económico. de acuerdo con la normatividad establecida. Nuestro sistema integra la gestión con un enfoque preventivo. como el aliado estratégico para el desarrollo sostenible del Sector Agropecuario y Rural del país. social y ambiental que construyen la competitividad y sostenibilidad del sector. Ejecutamos y articulamos eficientemente las orientaciones de la política pública para el sector rural y agropecuario. Garantizamos respuestas oportunas a las solicitudes de nuestros productos y servicios. eficiencia y eficacia.12.6 POLÍTICA DE CALIDAD FINAGRO.

El Plan Estratégico Institucional y de Acción de FINAGRO. se encuentra desplegado en objetivos. con seguridad jurídica. asegurando los recursos necesarios para el logro de lo planificado. Contribuir al desarrollo rural mediante la estructuración de herramientas de inversión para el sector. que facilite el acceso al financiamiento formal.sharepoint.aspx.com/FNG_Plan_Estrategico/Forms/AllItems. Proveer un Sistema de Garantías para el Sector Agropecuario y rural. 12. FINANCIERA Mantener los niveles de sostenibilidad financiera de la Entidad garantizando el flujo de recursos económicos suficientes para el desarrollo del sector agropecuario y rural. MCO-DOC-001 Versión: 2 26 . innovación y creación de valor superior a los grupos de interés. El Plan Estratégico y de Acción se encuentra publicado en la intranet de FINAGRO en la siguiente ruta https://finagro. Articulados con los objetivos estratégicos o de calidad y enmarcados en las perspectivas del mapa estratégico de la organización. Excelencia Organizacional Alcanzar altos niveles de desempeño y excelencia organizacional. visión y objetivos estratégicos o de calidad definidos para un periodo determinado. estrategias.8 PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL Los planes y programas materializan las estrategias de la organización para dar cumplimiento a su misión. metas y acciones necesarias para la proyección de la entidad a corto y mediano plazo y guiar sus actividades hacia los resultados previstos. se definen los siguientes objetivos específicos del PEI: IMPACTO AL SECTOR RURAL Fortalecer y optimizar el Sistema de Colocaciones de Crédito agropecuario. Dotar al sector de información estructurada para gestionar de manera integral el riesgo asociado a la actividad agropecuaria.

por parte de los actores de las cadenas productivas.COMERCIAL Profundizar el usos de productos y/o instrumentos de FINAGRO. GESTIÓN ORGANIZACIONAL Fortalecer el sistema de dirección y gestión de FINAGRO. con el fin de promover el desarrollo sostenible del sector agropecuario y rural. siendo atractivos para los clientes – canal. MCO-DOC-001 Versión: 2 27 .

9 CADENA DE VALOR MCO-DOC-001 28 Versión: 2 .12.

el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000. los procesos que se encuentran incluidos en el Sistema Integrado de Gestión son: Procesos Estratégicos Gestión Estratégica Gestión de Comunicaciones Gestión del Sistema Normativo Gestión Jurídica Administración de Riesgos Gestión de la Innovación y del Conocimiento Gestión de Proyectos Procesos Misionales Gestión Comercial Gestión de Seguimiento y Control Gestión de Recursos Monetarios Gestión de Carteras de Segundo Piso Gestión de Microfinanzas Rurales Gestión de Carteras Administradas y Directas Gestión de Garantías Gestión de Instrumentos de Riesgos Agropecuarios Gestión de Inversión en Fondos de Capital Gestión Forestal Procesos de Apoyo Gestión de Servicios e Infraestructura TIC Gestión de Talento Humano Gestión de Contratación Gestión de Servicios Administrativos Gestión Documental Gestión Contable y Tributaria MCO-DOC-001 29 Versión: 2 .El Fondo para el Financiamiento del Sector Agropecuario. de conformidad con los requisitos de la ISO 9001. circular SARO. adoptó la “CADENA DE VALOR” en un esquema que integra los veinticinco (25) procesos de la entidad y su interacción dentro del Sistema Integrado de Gestión. modelo SARLAFT. NTCGP 1000.

MCO-DOC-001 30 Versión: 2 . destinados al cliente interno o externo. En las caracterizaciones de los procesos se encuentran establecidas las interacciones que existen entre los procesos de FINAGRO y de éstos con los entes externos de acuerdo con la siguiente correspondencia: a) Entradas del proceso. 12. Las Caracterizaciones de Procesos son complemento del presente manual. Los objetivos de los procesos.10 INTERRELACIÓN DE LOS PROCESOS En atención a los requerimientos de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 2170 de 2002. mediante resultados de la gestión y retroalimentación del sistema sobre rendición de cuentas y la percepción que tienen las partes interesadas sobre los productos y servicios que presta. las cuales corresponden a los insumos del proceso. materiales. tales como información. en este aparte de la caracterización se establecen los proveedores y entradas. se encuentran relacionados en cada caracterización del proceso. Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente. en este aparte de la caracterización se establecen los resultados del proceso. b) Salidas del proceso. que se van a transformar o consumir en la ejecución del proceso. etc. documentos. los ciudadanos y partes interesadas. además la forma como se divulga e interactúa al interior de la organización. se encuentran descritos en cada una de las caracterizaciones de los procesos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión y que se encuentran publicados en el aplicativo de administración del SIG en la ruta: https://lysithea/finagro/isodoc/consultas.nsf/ListadoMaestro?OpenFrameSet. FINAGRO cuenta con el SIG en el que se indica para cada uno de los procesos la forma en que se obtiene y entrega la información y la interacción entre los mismos. Gestión de Mejora Continua Procesos de Evaluación Independiente Gestión del Control y Promoción del Desarrollo Los puntos de la norma que aplican a los procesos de FINAGRO. en atención a las observaciones de las veedurías y grupos de control social. solicitudes.

MCO-DOC-001 31 Versión: 2 .En la tabla siguiente. de apoyo y evaluación. se establecen las interrelaciones de los procesos misionales con los procesos estratégicos.

PROCESOS PROCESOS PROCESOS DE PROCESOS DE SALIDA DEL PROCESO ESTRATÉGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN PROCESOS ESTRATÉGICOS 1 GESTIÓN ESTRATÉGICA Direccionamiento y planeación X X X X estratégica 2 GESTIÓN DE COMUNICACIONES X X X X Políticas y directrices para el desarrollo de la comunicación interna y X X X X externa 3 GESTIÓN DEL SISTEMA NORMATIVO X X X X 4 GESTIÓN JURÍDICA X X X X Conceptos jurídicos X X X X Lineamientos o directrices de X X X X actuación 5 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Políticas y límites de manejo de X X X X riesgos Herramientas de control de riesgos X X X X operativos Herramientas de control para otros X X X X procesos GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN Y DEL 6 X X X X CONOCIMIENTO 7 GESTIÓN DE PROYECTOS X X X X PROCESOS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE GESTIÓN DE CONTROL Y PROMOCIÓN 8 DEL DESARROLLO MCO-DOC-001 Versión: 2 32 .

PROCESOS PROCESOS PROCESOS DE PROCESOS DE SALIDA DEL PROCESO ESTRATÉGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN Resultados de evaluación interna y X X X X seguimientos PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DE SERVICIOS E 9 INFRAESTRUCTURA TIC Elementos de Hardware y software X X X X Mantenimiento de Hardware y X X X X Software Servicios de comunicaciones X X X X Soporte tecnológico interno X X X X Disponibilidad de servicios X X X X tecnológicos Back up's de información X X X X 10 GESTIÓN DE TALENTO HUMANO Personal competente X X X X Buen ambiente laboral X X X X Planes de capacitación y formación X X X X ejecutados 11 GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Contratos X X X X Convenios y acuerdos de X programas administrados GESTIÓN DE SERVICIOS Y 12 SUMINISTROS Implementos de Oficina y de X X X X Bienestar Instalaciones adecuadas X X X X MCO-DOC-001 Versión: 2 33 .

preventivas y X X X X de mejora eficaces para los procesos Mantenimiento del Sistema de X X X X Gestión de Calidad MCO-DOC-001 Versión: 2 34 . Financiero y Operacional 15 GESTIÓN DE MEJORA CONTINUA Acciones correctivas. PROCESOS PROCESOS PROCESOS DE PROCESOS DE SALIDA DEL PROCESO ESTRATÉGICOS MISIONALES APOYO EVALUACIÓN 13 GESTIÓN DOCUMENTAL Archivo y conservación de X X X X documentos Radicación. X X X X Tributario. traslado y entrega de X X X X documentos 14 GESTIÓN CONTABLE Y TRIBUTARIA Estados financieros X X X X Acompañamiento Contable.

con el fin de garantizar la implementación mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión. y se encuentran incluidos en el proceso de Mejora Continua. proteger y controlar tiempos de retención y disposición final de los registros del Sistema Integrado de Gestión.11.3 ACCIONES CORRECTIVAS. PREVENTIVAS Y DE MEJORA Describir las actividades que se deben desarrollar para tomar acciones que conduzcan a eliminar las causas de no conformidades reales o potenciales en el desarrollo de todas las actividades de la entidad y prevenir que vuelva a ocurrir. almacenar. disponible. para facilitar su utilización y conservación. así como evaluar los aspectos que permitan desarrollar actividades de mejora en cada uno de los procesos. productos y servicios de FINAGRO. distribución y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión-SIG.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Describir la metodología adoptada para la elaboración.11. y se conserve la memoria institucional de FINAGRO. 12. aprobación. recuperar. MCO-DOC-001 35 Versión: 2 .11 PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS Son procedimientos requeridos por la Norma de Calidad.2 CONTROL DE REGISTROS Definir las políticas y lineamientos para identificar. Control de Documentos (MCO-PRO-002) Control de Registros (GDO-PRO-005) Acciones Correctivas. Preventivas y de Mejora (MCO-PRO-005) Control de Producto y/o Servicio No Conforme (MCO-PRO-004) Auditorías Internas de Calidad (CPD-PRO-001 y CPD-PRO-003) 12. vigencia y distribución de los documentos legales y reglamentarios de origen externo aplicables a las actividades.11. corresponde a la Secretaría General de FINAGRO. con el fin de garantizar que dicha documentación se encuentre actualizada. mediante los procesos de Gestión del Sistema Normativo. El control. 12.12. revisión. custodia.

12. FINAGRO ha diseñado metodologías apropiadas y documentadas para la implementación de los sistemas mencionados siguiendo las etapas definidas por el Modelo Estándar de Control Interno en el componente Administración de Riesgos y la norma NTC GP 1000 en lo referente a la Producción y Prestación del Servicio. los requisitos legales del proceso y el incumplimiento del desarrollo de las actividades establecidas en sus procedimientos.11. registro y tratamiento del producto y/o servicio no conforme que resulte de no cumplir los requisitos establecidos para los mismos en las entradas del proceso. Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo SARLAFT. la documentación asociada al proceso. del Sistema de Administración de Riesgos. y el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. mapa de riesgos y política de administración de riesgos se encuentran en la caracterización del proceso de Administración de Riesgos y en los siguientes manuales: Manual de SARO Manual de SARLAFT Manual de Carteras Administradas Manual SARL Manual SARC Manual de Cupos MCO-DOC-001 36 Versión: 2 . Las metodologías. 13.4 CONTROL DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME Establecer los parámetros para la identificación.12. RIESGOS En cumplimiento de las circulares emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia relacionadas con la implementación del Sistema de Administración de Riesgos Operacionales SARO.5 AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD Describir el sistema utilizado para el desarrollo constructivo de las auditorías internas de calidad que verifican el correcto cumplimiento con las normas ISO 9001 y NTCGP 1000. se definieron como procesos dentro del SIG. los documentos del SIG. eficiencia y efectividad del mismo.11. Por la importancia de los riesgos en la operación de FINAGRO. la reglamentación vigente y aplicable a la Entidad y en general la eficacia.

SIG y en la Revisión por la Dirección.aspx. Los resultados de estas mediciones y de la EOEA son presentados y valorados por el Comité Directivo . MEDICIÓN El SIG se monitorea y mide a través de una batería compuesta por tres tipos de indicadores de acuerdo con los requisitos de la NTCGP-1000. contiene indicadores de eficacia. Para verificar el enfoque del sistema con respecto a los lineamientos estratégicos se ha construido un tablero de mando que permite establecer la cohesión de los procesos del SIG con los objetivos estratégicos y de calidad. EOEA. De igual forma. La ruta es: http://finagro. registro y controles de los riesgos que atentan contra el propósito de entidad Controles: Los controles son el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos y estrategias de FINAGRO en desarrollo de sus actividades.app/easyindicators/index.Adicionalmente. el cumplimiento de las metas y si es del caso las acciones previstas para alcanzarlas o replantearlas. El Tablero de mando de los indicadores se encuentra publicado en la intranet de FINAGRO como parte del aplicativo de administración de indicadores de gestión de FINAGRO EASYINDICATORS. los controles se encuentran identificados en las carpetas de los diferentes procesos y consolidados en las carpetas de los procesos SARO y SARLAFT. 14. estas mediciones se complementan en lo pertinente a la satisfacción de los beneficiarios con la Encuesta de Opinión Empresarial Agropecuaria. realizada con periodicidad trimestral. herramienta que facilita la identificación. el proceso de Gestión Comercial. En FINAGRO los controles tienen un enfoque preventivo y buscan que se logren los propósitos de cada proceso y conducen a reducir los riesgos. se encarga de medir de acuerdo a su plan de acción la percepción de los Intermediarios Financieros y Beneficiarios. los riesgos de la entidad se administran mediante un aplicativo. eficiencia y efectividad. MCO-DOC-001 37 Versión: 2 .

FINAGRO ha definido mecanismos de auto evaluación. El desempeño general de la organización a través de los indicadores definidos para los objetivos estratégicos o de calidad.En el Plan Estratégico y de Acción se establecen metas para la evaluación de las actividades propias de cada estrategia. son: El seguimiento a las Quejas y Reclamos del cliente interno y del cliente externo. CONTROL En cumplimiento de las exigencias del Modelo Estándar de Control Interno y la norma NTC GP 1000. El desempeño de los procesos a través de los indicadores de gestión establecidos para los procesos. MCO-DOC-001 38 Versión: 2 . Seguimiento al Plan Estratégico Institucional y de Acción. semestral. 15. el personal es evaluado en términos de competencias una vez al año con base en los resultados se establece el correspondiente plan base para el plan de mejoramiento individual. anual). 14. deben contener el análisis de resultado de los datos. para que el proceso de Control y Promoción del Desarrollo de manera independiente verifique la coherencia y aplicación de los colaboradores y responsables de proceso mediante su evaluación independiente al sistema de control interno. En cumplimiento de la normatividad establecida. las cuales se monitorean en las sesiones de seguimiento que realiza la alta dirección. Los mecanismos adoptados de autocontrol y autogestión. de acuerdo con el mecanismo establecido para tal fin y con la periodicidad definida para cada indicador en particular. Los reportes que se deben realizar en la hoja de vida del indicador. Estos instrumentos se constituyen en insumos.1 REPORTE DE INDICADORES Los dueños de cada proceso deberán reportar los indicadores a más tardar el día 10 del mes siguiente a la generación del reporte (mensual. para garantizar el cumplimento de los principios de autocontrol y autogestión. la Alta Dirección ha definido los instrumentos pertinentes para detectar el cumplimiento de los mismos.

Gestión de Comunicaciones . Gestión Documental . 16. Gestión de Control y Promoción del Desarrollo . El tratamiento al producto no conforme en los procesos misionales. DESEMPEÑO Y CUMPLIMIENTO Según lo establecido en el Decreto 943/2014 y el Manual Técnico. por procesos e individual. en el marco del Sistema Integrado de Gestión – SIG la entidad aprueba el cumplimiento de las mismas a través de la definición de roles y responsabilidades del Representante de la Dirección y el Equipo MECI mediante acta número 379 del 1° de Julio de 2015 16. Administración de Riesgos . Gestión del Talento Humano El equipo MECI para el seguimiento unificado está conformado por: . Gestión de Mejora Continua . Los procesos que suministra información para el seguimiento a la gestión son: . La revisión y actualización de los riesgos por procesos. Gestión de Mejora Continua Las responsabilidades del equipo son: MCO-DOC-001 39 Versión: 2 .1 EQUIPO MECI Es un equipo multidisciplinario. Estos instrumentos hacen parte del SIG y se encuentran publicados en la intranet de FINAGRO. La verificación de la conciencia que tienen los colaboradores respecto de la pertinencia de sus actividades el autocontrol y autogestión. La ejecución de los controles. El establecimiento y seguimiento a los planes de mejoramiento Institucional. Gestión de Control y Promoción del Desarrollo . que actúa como instancia intermedia entre los procesos el Comité de Auditoría y el Representante de la Dirección. Administración de Riesgos .

entre otros que se identifiquen como críticos para medir la gestión de la entidad: • Resultados evaluación del control interno y auditorías de calidad. • Control y monitoreo de riesgos. Los miembros del equipo se reunirán con los diferentes procesos que requieran apoyo en cualquiera de los temas transversales evaluados en el seguimiento. • Disponibilidad de información para el cumplimiento de Ley de Transparencia. • Apoyar el proceso de implementación y mejoramiento del nuevo Modelo. El resultado se presenta al Comité Directivo. • Control documental. • Evaluar el desempeño de los procesos. • Cumplimiento de acciones para la seguridad de la información. • Control de registros y tablas de retención documental. Para el seguimiento se utiliza una planilla que calcula la calificación global del proceso y la consolida por áreas. • Realizar seguimiento a las acciones de mejoramiento. El Equipo MECI evaluará trimestralmente el desempeño de los procesos teniendo en cuenta los aspectos que aparecen a continuación. • Gestionar las capacitaciones necesarias para la adopción y fortalecimiento del modelo. • Control de SARLAFT. • Mejoramiento continuo. • Asesorar y apoyar en la gestión a los diferentes procesos de la entidad. MCO-DOC-001 40 Versión: 2 .