KLV3: clarificaciones cadena

aprovisionamiento / compras
Para responder a las preguntas frecuentes sobre cómo gestionar la compra de
determinados materiales / servicios, en esta parte se establecen clarificaciones
sobre qué procedimientos se deben seguir en ciertos casos específicos.

Cadena de aprovisionamiento

En el KLV3 se encuentran los procedimientos de compra y la guía de la cadena de
aprovisionamiento. La guía de la cadena de aprovisionamiento está diseñada
específicamente para el departamento logístico que maneja casi todo el
aprovisionamiento. En algunos casos excepcionales el aprovisionamiento se maneja
por departamentos diferentes al logístico. Abajo se encuentra una revisión de cada
mercado, la lista de excepciones (si es de aplicación) y el procedimiento a seguir
en caso de excepción. Nótese que estos elementos son genéricos que pueden ser
ajustados entre logística y administración a nival de cada misión de acuerdo con
las especificidades del contexto.

1. Todos los suministros, comprados en el terreno o para el terreno, deben
ser solicitados de acuerdo con la guía y los procedimientos de la cadena de
aprovisionamiento. En este punto, la única excepción aplicable es la comida
para los expatriados (ver en la tabla de abajo).

2. Mientras que la mayoría de los servicios se compran por el departamento logístico,
en algunos casos específicos otros departamentos pueden estar encargados de la compra de
servicios. Estos casos incluyen:

Procedimient
Procedimiento de
o cadena
Compra
Departamento Participación aprovisionami
(Cotizaciones,
encargado del del ento
Descripción Orden de Compra
procedimiento Departamento (Solicitud
al Proveedor,
y archive Logístico Pedido /
Formulario de
Seguimiento
Acuerdo)
pedido)
Alimentación (para Administración N/A NO NO, a no ser que
base, OTP, (Terreno) haya servicios de
demostraciones de cátering o
cocina, celebraciones supermercados,
comunitarias, casos en los que la
materiales de alimentación debe
capacitación ser tratada como
adquiridos en la suministro,
comunidad local, o en aplicándose los
mercados locales en procedimientos
1

prestablecido del Dossier de No es necesario SP. procedimiento de compra para la selección del contrato. a no ser procedimientos de que se trate de compra de la selección de servicios y se una agencia de deben comparar viajes en cuyo varias agencias de Administración / Los logistas case se debería viaje para Billetes de transporte RRHH (terreno) podrían preparar una determinar la (avión. tasas. NO pago. hacerse a través de etc. SI. tarjetas facturas antes entrega en cada post-pago de móvil) Logística del pago. Administración / tributaciones RRHH (terreno) (incluidos visados) y RRHH (sede) N/A NO NO NO. Hambre no entonces la selecciona el selección de un proveedor (tasas fijas proveedor debería de electricidad. preparación validación logística.circunstancias donde la comparación con el mercado habitual no son factibles. gastos de compra. donde el Validación de la finanzas tras importe está SP. agua. habituales. Gestión Gastos de post-pago de las facturas dentro de un hechas por contrato. en cuyo caso son de aplicación los NO. tren. verificar OCP ni Hoja de internet. (ejemplo. que son Logística puede un procedimiento derivadas de Administración / intervenir en el de compra de un alquileres) RRHH (terreno) pago NO servicio. NO. autobús y Finanzas participar en la solicitud de elección más o taxi) (sede) reserve / compra pedido ventajosa 2 . a no ser que Servicios en los que hay varios Acción Contra el proveedores. a no ser que se trate de la selección de una agencia de viajes. Impuestos.

en cuyo caso se cuyo caso se aplican los debería procedimientos de preparar una compra de servicio. a menos que Servicios de correo se utilicen que sea una sea la selección de (sellos. SP. a no ser que haya un seguro nacional obligatorio donde no es de aplicación un proceso de selección. solicitud de en los que se deben pedido. a no ser que se relacionada con solicitud de trate de actividades la transferencia pedido para la CaLP en cuyo caso de fondos (CaLP selección se aplican los – Cash and inicial de procedimientos de Administración / Learning servicios compra de Tasas bancarias RRHH (terreno) Partnerships) bancarios servicios Administración N/A a menos que NO. a menos NO. en cuyo se trate de caso se debe actividades preparar una NO. por lo ha realizado menos deben Seguros para las correctamente y participar 4 personas (seguros Administración / firma el corredores en el médicos. Logística lidera monopolio caso únicamente maquinaria pesada…) Logística el proceso nacional) SP y OCP) SÍ. a no ser que se trate de actividades NO. a no ser que CaLP. en transporte. seguro de RRHH (terreno) formulario de procedimiento viaje internacional) y RRHH (sede) acuerdo NO negociado NO. Procedimiento de compra regular: estudio de mercado. envío de compañías selección de un servicio paquetes) privadas de compañía ¿privado? de correo transporte privada de y paquetería. OCP (salvo si no hay opción sobre Seguros de bienes SI (Salvo si proveedor: en ese (edificios. vehículos. Si se utilizan los Logística servicios de un comprueba si el corredor de procedimiento se seguros. comparar diferentes 3 .

Per Diem (al equipo o Administración / a los beneficiarios) RRHH (terreno) N/A NO NO NO. a menos que haya una necesidad de seleccionar los servicios de una compañía de NO. SÍ lo plazo. en ocasional. compra de un notario) RRHH (terreno) valoración NO servicio 4 . en caso Trabajadores contrario hay que temporales seguir las reglas (cualificados o no Administración / del mercado de cualificados) RRHH (terreno) N/A NO TRABAJOS Logística comprueba si el procedimiento ha sido seguido Servicios legales correctamente y (servicios legales. siempre que esté basado en una tasa diaria establecida por Acción Contra el Hambre. proveedores de servicios de transporte para seleccionar la oferta más ventajosa. Administración / firma la tabla de SÍ. en cuyo cuyo caso se trata es si se trata de caso debería de la compra de un Administración / servicios prepararse una servicio Alojamiento o espacio RRHH (terreno) hoteleros para solicitud de completado por para formación y logística uso a largo plazo pedido logística NO. los umbrales siguiendo los identificados procedimientos impliquen seguir Servicios de de compra según procedimientos de mensajería Administración el umbral. NO. NO compra. a no ser que se que se trata de trate de la la selección de selección de un NO es necesario un hotel para hotel para un uso a si se trata de uso un uso a largo largo plazo. a no ser NO. a menos que mensajería.

por ejemplo). hay que hacer 2 cosas: .Comprobar que el importe sigue siendo cubierto por la SP válida (la factura está dentro de la cantidad máxima estimada del mes y aún dentro del período cubierto por la SP) . el PR se puede preparar en Adelanto con la cantidad máxima estimada que se pagará cada mes. tabla de Logísta sede: servicio contratada por sede) Logística (HQ) valoración SÍ Logísta sede: SÍ Departamento de programas en terreno de acuerdo a expertise con apoyo de Evaluación externa Logística sobre (consultoría el proceso de contratada por la selección y misión en terreno) contrato. (sede) o Dependiendo del artículos. Acción dossier de Operaciones guardadas por Evaluación externa Contra el compra. Esto se puede hacer de varias maneras:  Emitir una Nota de Recepción para confirmar que este número de teléfonos se ha utilizado este mes y que el total de minutos de llamadas coincide con el informe de consumo detallado (si lo hay) 5 . el gasto debe ser autorizado por adelantado.Confirmar la recepción del servicio para permitir el pago. es decir. firma la sede: NO sede.) Comunicación departamento de requeridos por sede (sede) sede involucrado SÍ SÍ (*) Para gastos post-pago en virtud de un contrato: Como de costumbre. etc. Operaciones Operaciones sede: sede: NO La selección de Acción Contra el Logísta sede: documentos y la Hambre FR y asigna la justificación de la ESP Operaciones referencia del elección son (sede). una SP debe ser preparada y aprobada antes de que comience el servicio: si las tarifas pueden variar (basado en llamadas o ancho de banda de Internet que se utilizó. contratan el (consultoría Hambre US. Para pagar la factura mensual. SÍ SÍ SÍ Operaciones (sede) o Dependiendo del Traducción Comunicación departamento de (requerida por sede) (sede) sede involucrado SÍ SÍ Servicios de Operaciones comunicación (vídeos.

Preparación de un dossier de compra Como regla. cargo y fecha) para confirmar que el servicio ha sido recibido y permitir el pago. por lo que la aprobación de la factura es la manera más sencilla de confirmar el servicio y permitir el pago. el departamento logístico estará a disposición para cualquier aclaración sobre la aplicación de los procedimientos de compra. En los casos mencionados arriba.). Procedimientos de compra Una vez que se determina el departamento y el lugar que gestiona la compra (logística u otro. se asigna una referencia de dossier de compra y se procede con la implementación del procedimiento de compra relevante (directo. Esta última opción debe ser preferida. Por ejemplo. En cualquier caso. se abre el dossier de compra.  Seleccionar el mejor valor por coste considerando las necesidades e intereses de Acción Contra el Hambre  Documentar la elección  Aprobar el gasto por los departamentos responsables antes de que el servicio comience. nacional / internacional. Debajo se aclaran preguntas frecuentes y errores cometidos.  Obteniendo una prueba de recepción para cada servicio o bien recibido por Acción Contra el Hambre (la firma de la factura puede considerarse como prueba de recepción del servicio para servicios de bajo valor). incluso si se trata de una 6 . 1. los servicios no se solicitan a logística y su participación es limitada o inexistente. Por ello. el dossier de compra debe incluir elementos relacionados. pero la OCP no tiene un valor añadido real ya que no se considera como contrato (Sin firmar por el proveedor de servicios) y además se prepara después de recibir el servicio.  Haga que la factura sea aprobada y firmada por Log (con nombre. la persona/departamento encargada de la compra es responsable de asegurar la conformidad con los procedimientos de compra y debe garantizar el respeto de los principios de trazabilidad y transparencia que pautan los procedimientos de compra de Acción Contra el Hambre:  Evaluar diferentes opciones (proveedores o prestatarios de servicio). aunque Logística no lidere el proceso y no sean utilizadas las herramientas logísticas. para evitar trámites innecesarios: el gasto ha sido aprobado en la SP y tenemos que confirmar la recepción del servicio a pagar. etc. cables para ordenadores no configuran el mismo mercado que pintura y no deberían estar en la misma solicitud de pedido. licitación. negociado. según lo especificado arriba).

el coordinador logístico puede iniciar la expresión de interés para estudiar el mercado e identificar varios proveedores que pueden ser aceptables para trabajar con Acción Contra el Hambre y ofrecer herramientas apropiadas para sus programas. Por ejemplo. 2. una licitación nacional abierta puede prepararse sin la solicitud de pedido. Es imposible tener una orden de compra a proveedor entre varios dosieres. Tiene que haber por lo menos una orden de compra a proveedor en un expediente de compra. si las condiciones de pago marcan que se paga el 50 % por adelantado y el otro 50 % cuando se reciben los materiales. 7 . la solicitud de pedido tiene que realizarse y tiene que abrirse un dossier de compra. no es necesario preparar una segunda orden de pago al proveedor para hacer el pago final. Similarmente. ver el capítulo de aprovisionamiento en el KLV3. según la descripción del plan de compras. la solicitud de pedido se recibe por logística. pero para finalizarla. La solicitud de pedido no puede recibirse por el Logista porque el contrato del proyecto no ha sido firmado todavía. Es suficiente con una copia de la orden de compra al proveedor original. se abre el expediente de compra y los proveedores. Tras la firma del contrato del proyecto. Para más detalles. No es necesario tener una solicitud de pedido para abrir el procedimiento de expresión de interés. Puede publicarse como parte de una licitación nacional / internacional restringida / elaboración de contratos marco y / o para crear una base de datos de proveedores. la solicitud de pedido tiene que realizarse y tiene que abrirse un dossier de compra. La orden de compra al proveedor tiene que ser específica para cada dossier de compra. Por ejemplo. seleccionados durante la expresión de interés. Pero en la segunda fase de la selección del proveedor (licitación restringida). herramientas agrícolas se tienen que comprar de acuerdo con el plan de compras. Es posible tener más de una orden de compra a proveedor en el dossier de compra en algunos casos específicos (entregas múltiples que no pueden ser gestionadas por pedidos a otras bases. son contactados para las cotizaciones según el procedimiento de licitación restringida. En algunos casos es posible tener elementos no relacionados en la misma solicitud de pedido (si se trata de 3-4 artículos raramente comprados) pero se deben evitar largas órdenes de compra a los proveedores con artículos mezclados. Sin embargo. varios proveedores debido a la insuficiencia de stocks) pero no es necesario tener varas órdenes de compra a proveedores para varios pagos.cantidad pequeña y en el caso de una compra directa. La agrupación de artículos en un dossier de compra en lugar de mezclarlos. comprado a distintos proveedores. Expresión de interés / Licitación Restringida / Licitación Abierta Una expresión de interés nacional es una oferta abierta para todas las partes interesadas. previene la división del mercado.