Ditetapkan oleh Kepala

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN Puskesmas Maniangpajo
KABUPATEN
WAJO No. Kod :

Terbitan :
dr. H. GUSAIDI M.Kes

SOP No. Revisi : NIP. 19680104 200604 1 004

Tgl.Mulai Berlaku :

Halaman :

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian ukm
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan

6. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola
dan dikendalikan secara efektif.

meliputi : Manual Mutu. Tanggal mulai berlaku. diperiksa. Diagram Alir (jika diperlukan). MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN Membuat Dokumen Menetapkan Jenis REKAMAN Dokumen Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis Memberikan Mengesahkan isi Identitas dokumen dokumen dan rekaman terkendali. Prosedur Kerja / SOP dan Formulir Memberikan Menerbitkan & Penomoran Mendistribusi 2. Halaman. disahkan ) 5. Alat dan Bahan ATK. Kebijakan 4. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas 4. Referensi. Tujuan. Dokumen terkait. sekretariat ISO memberi . MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN Menerbitkan Ulang Merevisi Dokumen MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut : Melakukan Melakukan Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri Penarikan & Peninjauan Ulang Pemusnahan dari : Pengertian. Penanggungjawab ( disiapkan. Melakukan Pengendalian Catatan revisi/ Perubahan Dokumen eksternal 3.3. Revisi ( dua digit ). MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen. Prosedur. Formulir 6. Unit Terkait. Terbitan ( dua digit ). Nomor kode dokumen. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir 1. Referensi 5. Kebijakan.

Penomoran formulir Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 6. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang berkepentingan dengan . nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas b. prosedur kerja dan instruksi kerja Bagian I menunjukkan jenis dokumen MM untuk manual mutu PK untuk prosedur kerja FORM untuk Formulir yang digunakan Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen. Penomoran Manual mutu. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN a. dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015 b.

mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI” dengan persetujuan MR. Bila terjadi penerbitan ulang.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen 8. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen . Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen c. 7. dokumen lama ditarik 9. Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada Bagian. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja. Terjadi perubahan sistem mutu b. MEREVISI DOKUMEN Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara: a. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN EKSTERNAL a. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang c. c. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika: a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas b.Sub Bag. Bidang atau Seksi d.

Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ . Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR. Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Usulan Revisi Formulir Bukti Penarikan Dokumen Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar induk dokumen eksternal . MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal 7. Bukti Penerimaan dokumen. b. diperhatikan Bukti penarikan dokumen. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan. Unit Terkait 9. Usulan revisi. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali 11. Hal-hal yang perlu Catatan Revisi perubahan. Berita acara pemusnahan dokumen 8. dan disimpan MR sebagai arsip d. 10. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen c. Salinan dokumen yang sudah ditarik.