APLIKASI SIMAYA

-
Buku Petunjuk Cara Penggunaan Aplikasi siMAYA

Abstrak
Buku ini merupakan buku petunjuk cara penggunaan dari “siMAYA” yang disusun sesuai
rancangan aplikasi dan bertujuan untuk membantu serta memudahkan user dalam penggunaan
fungsi dan menu yang ada

0

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................ i

MEMULAI APLIKASI ................................................................ 1

ALUR SIMAYA ................................................................ 1

LOGIN ........................................................................... 6

AKTIFITAS USER .................................................................... 7

ADMIN LOCAL ................................................................ 7

STAF/PEGAWAI .............................................................. 23

PIMPINAN...................................................................... 37

TATA USAHA.................................................................. 44

i

MEMULAI APLIKASI

ALUR SIMAYA

TATA - SCAN SURAT
- ADMINISTRASI SURAT
USAHA

- DISPOSISI SURAT PIMPINAN
- APPROVAL SURAT

PENGGUNA - PENERIMA DISPOSISI
BIASA - KONSEPTOR SURAT

Gambar Alur Simaya

1

1.Scan Surat .Disposisi Surat Pejabat Pejabat Gambar Alur Surat Masuk 2 . Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang dikonversikan menjadi elektronik b. Surat Masuk siMAYA adalah surat yang diterima dari instansi yang terintegrasi siMAYA Alur surat masuk : Tata Usaha .Administrasi Surat Pimpinan . Administrasi Surat Masuk Surat masuk terbagi menjadi 2 : a.

pdf) ke Pimpinan siMAYA Pimpinan Disposisi Masuk Disposisi Surat Gambar Alur Kerja Surat Masuk Manual Alur kerja surat masuk antar siMAYA : Surat Masuk Penomoran siMAYA Agenda Surat Surat Masuk Disposisi Surat Pimpinan Disposisi Masuk ke Penerima Gambar Alur Kerja Surat Masuk Manual 3 .Alur kerja surat masuk manual : Scan Surat Surat Masuk Fisik (ext .pdf) Administrasi Input Surat Masuk Surat (.

Administrasi Surat Keluar Surat keluar terbagi menjadi : a. Surat Keluar Manual adalah Surat yang dibuat melalui aplikasi dan dikirim secara manual b. Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke instansi pengguna aplikasi siMAYA Alur surat keluar : Staff / Pejabat Pimpinan Tata Usaha Pejabat Pemeriksa Pembuat Konsep Approval Surat Berjenjang Gambar Alur Surat Keluar 4 .2.

Alur surat keluar manual : Pembuatan Pemeriksaan Konsep Surat Konsep Pemeriksaan Administrasi Surat Konsep oleh Pimpinan Pengiriman secara Cetak/Print Surat Manual Gambar Alur Keluar Manual Alur surat keluar siMAYA : Pembuatan Pemeriksaan Konsep Surat Konsep Penomoran/ Approval Konsep Administrasi Surat oleh Pimpinan Surat Dikirim Gambar Alur Surat Keluar siMAYA 5 .

Unutk mengakses Aplikasi siMAYA buka alamat http:://simaya.id.go. 6 . maka akan masuk ke halaman dashboard (halaman utama admin local).LOGIN Langkah pertama dalam membuka aplikasi simaya adalah dengan melakukan proses login.sumbarprov. lalu akan tampil halaman utama sekaligus halaman login seperti gambar berikut : Gambar Tampilan Halaman Login Masukan username dan password dengan benar. jika sudah benar klik Jika username dan password yang dimasukan benar.

AKTIFITAS USER ADMIN LOCAL Dashboard Dashboard adalah tampilan menu utama jika sudah berhasil login. Adapun menu yang ada pada Dashboard Admin Local seperti gambar dibawah ini : Gambar Dashboard Admin Local 7 . Pada Dashboard akan tampil beberapa menu yang tentunya berfungsi dalam aplikasi siMAYA.

1. klik tombol . Adapun tampilannya seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Pengguna a. klik menu administrator lalu akan muncul sub-sub menu. lalu pilih menu pengguna. Menambahkan Data Pengguna 1) Untuk menambahkan data pengguna. Pengguna Menu Pengguna merupakan menu yang digunakan oleh local admin untuk melakukan melakukan manajemen terhadap pengguna aplikasi siMAYA. Unutk mengaksesnya. sehingga tampil seperti gambar berikut: 8 .

Gambar Tampilan Form Tambah Pengguna 2) Isi field-filed yang telah disediakan seperti gambar dibawah ini: Gambar Tampilan Form Tambah Pengguna Langkah 1 3) Klik untuk melanjutkan pada langkah 2. akan muncul seperti gambar berikut: 9 .

Gambar Tampilan Isi Sandi 4) Klik untuk melanjutkan pada langkah 3. akan muncul seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Isi Surel dan Nomor Telepon 10 .

pimpinan atau admin. 5) Klik untuk melanjutkan pada langkah terakhir. Sehingga tombol off berubah menjadi on. Silahkan masukan surel dan telpon. Langkah terakhir adalah mengatur hak akses pengguna. tatausaha. apakah akan dijadikan sebagai staf. Unutk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar Tampilan Jenis Pengguna Untuk mengaktifkan pengguna yang baru saja ditambahkan klik gambar . lalu klik berikutnya. 6) Selanjutnya akan tampil notifikasi konfirmasi seperti gambar berikut: 11 . Surel adalah email aktif yang dapat dihubungi jika nantinya username tidak dapat digunakan atau lupa kata sandi.

simpan untuk menyimpan data pengguna. b. klik pada salah satu nama pengguna yang akan diubah seperti pada gambar berikut: Gambar Tampilan Data Pengguna Selanjutnya akan tampil data pengguna seperti berikut: 12 . Gambar Tampilan Konfirmasi Klik Tidak untuk membatalkan. atau klik Ya. Mengubah Data Pengguna Untuk mengubah data pengguna.

dan Kewenangan pengguna. Telpon. Email. Adapun data pengguna yang dapat diubah adalah Profil. Gambar Tampilan Ubah Pengguna c. 1) Bagian Profil. Ubah data yang diperlukan lalu klik simpan dan tutup untuk menyimpan perubahan. Kata Sandi. dapat dilihat pada gambar diatas. 2) Bagian Password/ Kata Sandi Gambar Tampilan Kata Sandi 13 .

Masukan kata sandi baru pada kolom kata sandi serta pada kolom konfirmasi kata sandi. selanjunya klik simpan dan tutup. 14 . lalu pilih simpan untuk menyimpan perubahan. 4) Bagian Kewenangan Gambar Tampilan Kewenangan Klik untuk melakukan ceklis terhadap kewenangan dari pengguna yang akan diubah. 3) Bagian Surel Gambar Tampilan Surel Masukan alamat email selajunya klik simpan unutk menyimpan.

d. seperti gambar berikut: 15 . klik pada salah satu pengguna yang ada seperti pada gambar berikut: Gambar Tampilan Data Pengguna Klik sehingga tampil konfirmasi seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Notifikasi Konfirmasi Pilih tombol Hapus untuk melakukan konfirmasi terhadap penghapusan data pengguna atau pilih Tutup unutk membatalkan. sehingga data yang di tampilkan adalah informasi mengenai pengguna adminlocal biro humas. Pengguna Admin Pada menu ini berisikan data yang berisikan data adminlocal yang sedang login adalah admin biro humas yang sedang login. 2. Menghapus Data Pengguna Untuk menghapus data pengguna.

3. Struktur Pengguna Pada menu ini Struktur Pengguna berisi tentang struktur organisasi yang ada pada biro masing-masing tergantung pada login adminlocalnya. Dapat dilihat pada gambar berikut: 16 .

4. Menambahkan Data Jabatan Untuk menambahkan jabatan klik pada salah instansi. adapun tampilannya dapat dilihat seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Data Nama Jabatan a. Nama Jabatan Menu Jabatan digunakan untuk menambahkan jabatan yang terdapat pada struktur organisasi penggguna aplikasi siMAYA. misal klik biro humas. maka akan tampil gambar berikut: 17 .

18 . Gambar Tampilan Nama Jabatan Biro Humas Klik . jika ingin membatalkan klik tutup. lalu akan tampil gambar berikut: Gambar Tampilan Tambah Nama Jabatan Untuk menyimpan klik simpan.

lalu akan muncul notifikasi konfirmasi seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Notifikasi Konfirmasi Klik ya.b. 19 . hapus untuk menghapus atau batal untuk membatalkan. Klik ubah untuk mengubah atau tutup untuk membatalkan. c. lalu akan muncul konfirmasi seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Konfirmasi Masukkan nama jabatan untuk mengubah nama jabatan. Menghapus Data Jabatan Klik . Mengubah Nama Jabatan Klik .

siMAYA L Menu siMAYA L berfungsi untuk menghubungkan siMAYA yang dipakai di PEMDA Tingkat II dengan siMAYA yang dipakai di PEMPROV 6. merubah. atau menghapus struktur yang ada.5. Localadmin dapat menambahkan struktur baru. Untuk mengakses instansi. Instansi Menu Instansi digunakan unutk melakukan manjemen terhadap struktur dari sebuah instansi yang dikelola oleh localadmin. yang terdapat disebelah kiri dashboard. Tampilan instansi dapat dilihat pada gambar berikut: Gambar Tampilan Instansi 20 . klik menu .

Mengubah Struktur Organisasi Untuk mengubah struktur instansi baru. misalnya pada biro humas seperti pada gambar yang dilingkari diatas. Selanjutnya klik tombol tambah struktur . Selanjutnya klik tombol ubah struktur . Menambahkan Struktur Organisasi Untuk menambahkan struktur instansi baru. klik pada salah satu instansi yang ada. sehingga muncul tampilan berikut : 21 . misalnya pada bagian adm yang telah dibuat. klik pada salah satu instansi yang ada. sehingga muncul tampilan berikut: Gambar Tampilan Tambah Struktur Organisasi Masukan nama strukturnya.a. b. pilih simpan untuk menyimpan atau tutup unutk membatalkan.

go. lalu akan muncul konfirmasi seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Hapus Struktur Pilih Ya. Gambar Tampilan Ubah Nama Instansi Pilih Ubah untuk melakukan perubahan atau Tutup untuk membatalkan.id 22 . hapus untuk melakukan penghapusan atau Batal untuk membatalkan. c. 7.sumbarprov. PNS Mail Menu ini berfungsi untuk menghubungkan ke link webmail. Menghapus Stuktur Organisasi Untuk menghapus klik .

Saat staf membukan halaman tersebut maka sistem akan menampilkan halaman login staf seperti gambar berikut: Gambar Login Staf 23 .go. berikut akan dijelaskan langkah-langkah staf dalam melakukan pembuatan surat. 1.id. Login Staf Login Staf merupakan tampilan halaman utama ketika staf mengakses halaman simaya.STAF/PEGAWAI Staf merupakan aktor atau user utama yang bertugas dalam membuat surat dan menerima disposisi surat.sumbarprov.

Pada halaman login di atas staf menginputkan username dan password dan menekan tombol login agar bisa masuk ke halaman staf seperti pada gambar berikut: Gambar Tampilan Memasukkan Username dan Password Jika username dan password staf sesuai dengan data yang ada di sistem maka sistem akan menampilkan halaman utama staf seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Halaman Utama Staf 24 .

d. Menu Disposisi Masuk berfungsi untuk melihat disposisi untuk staf. c. 25 . Menu Tembusan berfungsi untuk melihat surat-surat yang ditembuskan atas nama staf yang bersangkutan. Tembusan.Pada halaman utama staf di atas terdapat menu-menu yang dapat diakses oleh staf seperti menu Surat Masuk yang memiliki sub menu Surat Masuk. Menu Disposisi Tembusan berfungsi untuk melihat disposisi tembusan atas nama staf. b. Disposisi Masuk dan Disposisi Keluar seperti pada gambar berikut: Gambar Tampilan Menu Surat Masuk a. Menu surat masuk befungsi untuk melihat surat masuk yang diterima oleh staf.

Disposisi keluar berfungsi melihat disposisi yang telah dibuat. Menu tembusan berfungsi untuk melihat tembusan surat keluar. Batal berfungsi untuk membatalkan surat keluar. Menu Surat Keluar Berfungsi untuk melihat surat keluar yang telah dikirim. Buat Surat berfungsi untuk membuat surat keluar. d.Kemudian menu surat keluar yang berisi sub menu seperti gambar berikut: Gambar Tampilan Menu Surat Keluar a. e. Konsep berfungsi untuk membuat konsep pada surat keluar. b. c. f. Kemudian Menu Agenda Gambar Tampilan Menu Agenda 26 .

klik Menu dipojok kanan atas tampilan siMAYA nanti anda akan menemukan tampilan sebagai berikut . b.a. Panduan berfungsi untuk memberikan panduan pada si pengguna. c. Agenda Masuk berfungsi untuk melihat agenda yang masuk b. Ubah kata sandi berfungsi untuk mengubah kata sandi. Agenda Keluar Berfungsi untuk melihat agenda yang keluar Selanjutnya untuk melihat menu profil. Profil berfungsi untuk melihat profil si pengguna. 27 . klik tombol halo agus akan muncul tampilan sebagai berikut: Gambar Tampilan Menu Staf a.

Lalu pilih menu Buat Surat setelah itu akan muncul tampilan sebagai berikut: Gambar Tampilan Buat Surat Keluar 28 . Pilih Surat Keluar lalu akan muncul tampilan sebagai berikut: Gambar Menu Surat Keluar b. Membuat Surat Keluar a. d. Help desk berfungsi untuk memberikan bantuan dan bertanya mengenai siamaya kepada KOMINFO. 2.

Pada kolom atas nama bisa anda pilih atas nama siapa surat ini buat setelah itu isi tanggal surat sesuai dengan surat yang telah dibuat setelah terisi selanjutkan klik tombol berikutnya maka akan muncul tampilan sebagai berikut: Gambar Tampilan Buat Surat Keluar Langkah 2 29 . Gambar Tampilan Buat Surat Keluar Yang Telah Diisi c.

d. Selanjutnya klik tombol ambil dari pangkalan data maka nanti akan muncul tampilan seperti berikut: Klik Provinsi Sumatera Barat nanti akan muncul biro. dinas yang ada 30 .

Pilih salah satu biro contohnya kita pilih biro umum setelah itu klik kepala biro berarti surat ini ditujukan kepada kepala biro umum .Lalu klik tombol tembusan seperti tampilan berikut: f. Setelah klik tombol tembusan maka akan muncul seperti tampilan berikut: 31 .e.

klik tombol masukkan jika telah selesai memilih kepada siapa tembusan diberikantembusan surat bias lebih dari satu surat 32 .Lalu klik provinsi sumatera barat pilih kepada siapa tembusan akan diberikan.

Setelah tembusan surat terisi lakukan pengisian kolom perihal surat setelah mengisi perihal surat lalu pilih kecepatan surat sesuai dengan pilihan yang telah disediankan selanjutnya pilih tingkat keamanan surat seperti gambar dibawah ini.g.Selanjutnya lakukan pengisian kolom isi ringkas surat seperti tampilan berikut: 33 . h. Setelah semuanya terisi silahkan klik tombol berikutnya maka akan dilanjutkan ke proses berikutnya.

Pegawai ini yang nantinya akan memproses surat tersebut. Pada daftar pemeriksa akan muncul pegawai yang akan terlibat dalam pemeriksaan. Selanjutnya melakukan pengambilan surat yang telah dibuat sebelumnya dengan klik gambar disket. 34 .dapat dilihat seperti gambar berikut: j.i.

odt (Open document text) k. Setelah klik menu disket maka nanti akan muncul tampilan seperti tampilan berikut: 35 . Catatan : surat yang dicari harus dalam format .

Lalu pilih surat yang akan dikirim . 36 . Klik tombol Tidak jika anda batal menyimpan surat.maka nanti surat yang telah dibuat sebelumnya akan muncul Setelah surat selesai dengan benar maka klik tombol selesai maka nanti akan muncul tampilan seperti berikut: Klik tombol Ya.l. Simpan jika ingin menyimpan surat.

m. a. Seperti gambar berikut: 37 . Maka kegiatan selanjutnya dilakukan oleh kepala sub bagian . Setelah klik tombol Ya. Simpan nanti akan muncul pemberitahuan bahwa surat keluar telah dibuat proses pengiriman dan pemeriksaan telah dimulai untuk dilaksanakan seperti tampilan berikut: PIMPINAN 1. Pertama sekali kepala sub bagian silahkan Login ke dalam system dengan mengisi username dan password yang telah diberikan. Bagian Kepala Sub Bagian Setelah staf selesai membuat surat keluar maka selanjutnya di periksa oleh kepala sub bagian.

Setelah Login maka nanti akan masuk kedalam system maka nanti dapat anda lihat ada notifikasi surat masuk. c.b. Setelah surat masuk maka klik notifikasi tersebut makan nanti akan muncul surat yang telah dibuat oleh staf sebelumnya.setelah itu klik surat tersebut. 38 .

maka akan muncul tampilan sebagai berikut: 39 . Setelah selesai maka klik tombol berikutnya untuk melanjutkan proses surat. Setelah klik surat masuk tersebut maka akan dilanjutkan proses surat dengan mengisi tanggal surat.berkas pemindahan ceklis kolom tidak ada lampiran jika memang tidak ada lampiran surat. e.d.

Setelah semua kolom terisi lanjutkan dengan klik tombol berikutnya.setelah melakukan edit surat klik tombol berikutnya. Setelah itu kolom proses pemeriksaan.f. h. Maka nanti akan muncul konfirmasi pesan 40 . g. Setelah muncul surat yang akan diperika setelah itu lakukan edit surat. Lalu isi kolom tindakan pemeriksan apakah disetujui atau ditolak.

Simpan maka proses pemeriksaan surat pada kepala sub bagian selesai 2.Simpan jika ingin menyimpan surat Klik tombol Tidak jika anda batal menyimpan surat i. Pertama sekali kepala sub bagian silahkan Login ke dalam system dengan mengisi username dan password yang telah diberikan. c. Setelah kepala bagian Login nanti akan muncul pemberitahuan /Notifikasi surat yang akan diperiksa kepala bagian 41 . Klik tombol Ya . b. Setelah klik tombol Ya. Setelah kepala sub bagian selesai melakukan pemeriksaan surat maka selanjutnya di periksa oleh kepala bagian Maka kegiatan selanjutnya dilakukan oleh kepala bagian. Kepala Bagian a.

Bisa dilihat cara kerja pada bagian kepala sub bagian.setelah penerima surat login nanti akan muncul notifikasi disposisi surat. Lalu klik disposisi surat seperti gambar berikut: 42 . Proses kegiatan pada kepala bagian sama dengan proses kegiatan pada kepala sub bagian yaitu meneruskan pemeriksaan surat hingga selesai. Disposisi Kegiatan disposisi dilakukan oleh penerima surat . Catt: Setiap surat yang masuk agar bisa diperiksa oleh pemeriksa atau penerima berikutnya harus di edit dulu oleh pemeriksa.Penerima Surat terlebih dahulu login sesuai dengan username dan password penerima surat terakhir.

Setelah klik tombol buat disposisi maka nanti akan muncul tampilan sebagai berikut: Selanjutnya isi kolom: 43 .

TATA USAHA 1. a. c. d. Intruksi : Bagaimana instruksi surat tersebut. Kecepatan/Penyampain surat : Kecepatan surat. 44 . Setelah semua terisi kirim disposisi maka nanti akan terkirim kepada penerima disposisi. b. Tanggal Selesai : tanggal surat tersebut selesai. Menerima Surat Masuk siMAYA Setelah kepala bagian selesai melakukan pemeriksaan surat maka selanjutnya dilanjutkan bagian tata usaha. Pertama sekali tata usaha silahkan login ke dalam sistem dengan mengisi username dan password yang telah diberikan. Tingkat keamanan : Tingkat keamanan surat tersebut. e.

3) Centang tidak ada lampiran jika surat tidak memilih lampiran 45 . Lalu klik surat masuk seperti tampilan berikut: a. maka proses selanjutnya adalah mengisi: 1) Nomor Surat : Mengisi nomor surat. 2) Agenda surat keluar:Mengisi agenda surat keluar. Setelah masuk kedalam sistem nanti akan muncul notifiksai surat dari kepala bagian. Setelah klik surat masuk.

b. Setelah semua kolom terisi maka selanjutnya klik kirim surat seperti tampilan

seperti gambar berikut:

46

c. Setelah kirim surat maka nanti akan muncul konfirmasi surat seperti gambar

berikut ini:

47

Klik tombol Ya, jika ingin mengirim surat.

Klik tombol Tidak, jika batal mengirim surat.

Setelah klik tombol Ya maka surat akan dikirim ke bagian tata usaha biro

penerima surat.

Maka Tata Usaha bagian penerima surat akan melakukan kegiatan login.

Setelah login maka nanti akan muncul surat masuk /notifikasi masuk

48

Lalu klik surat tersebut makan nanti akan muncul tampilan sebagai berikut: Setelah semua bagian kolom surat telah terisi sesuai dengan kebutuhan surat .lalu klik tombol berikutnya maka akan muncul tampilan sebagai berikut 49 .jangan lupa centang tombol tidak ada lampiran jika tidak ada lampiran pada surat.

Setelah klik terima surat maka nanti surat akan sampai pada penerima surat akhir pada bagian kepala biro seperti tujuan penerima surat yang telah dipilih di awal pembuatan surat. 2. Agenda Surat Masuk Manual 1) Masuk sebagai tata usaha 2) Pilih menu Agenda  Surat Masuk Manual 3) Tampilan Form Surat Masuk 50 .

4) Setel nama pengirim surat 5) Berkas scan surat manual 6) Isi form surat manual pengirim surat 7) Pilih tombol untuk melanjutkan ke halaman berikutnya 51 .

tombol berfungsi untuk menambahkan tembusan. jika ada boleh diisi dan juga boleh dikosongkan jika tidak ada tembusan 52 .8) form surat manual penerima surat 9) Pilih penerima surat dengan tekan .

10) isi form surat manual penerima surat 11) jika sudah tekan tombol untuk melanjutkan pada langkah ketiga 53 .

dapat dipilih berbagai macam sebagai berikut disesuaikan berdasarkan jenis surat masuk nantinya.12) pada jenis naskah dinas. dan isi ringkasan dari surat tersebut seperti gambar berikut 54 .

Setelah login dapat dilihat pada ada 4 buah pesan masuk. 14) Kemudian kita harus login sebagai penerima surat. 55 .13) Kemudian tekan tombol untuk mengirim surat kepada pengirim surat.

15) Klik pesan masuk kemudian klik pesan paling atas untuk melihat surat masuk yang dikirim tadi. dapat dilihat pada gambar berikut 16) Ada beberapa tombol 56 .

a. Klik tombol 18) Akan muncul form sebagai gambar berikut 19) Klik tombol untuk menambahkan penerima disposisi surat. 57 . Tolak  untuk menolak surat masuk dan dikembalikan ke pemeriksa sebelumnya b. Buat disposisi  tanggapan terhadap surat masuk serta rekomendasi untuk tindakan selanjutnya. Pindaian  hasil dari scan surat masuk 17) Apabila ada tanggapan buat surat masuk. c.

23) Kemudian login sebagai penerima disposisi surat. Disana ada satu pesan masuk. . 21) Isi formulir disposisi sebagai gambar berikut 22) Klik tombol untuk mengirim surat. 58 .20) Pilihan beberapa intruksi untuk tanggapan surat.

akan muncul seperti gambar berikut 59 .24) Klik menu pesan masuk tersebut. akan muncul gambar sebagai berikut 25) Klik pesan tersebut.

Tanggapi  tanggapan terhadap disposisi surat masuk e. 27) Ada beberapa tombol yang dapat di klik a. Tolak  menolak surat masuk 60 . Bagikan  untuk membagikan surat masuk c. Cetak  untuk mencetak keterangan surat masuk b. Buat disposisi  untuk membuat disposisi surat.26) Kemudian lihat pada untuk melihat detail surat. apabila ada tanggapan lagi maka dapat digunakan tombol tersebut d.

:: SEKIAN& TERIMA KASIH ::. BUKU PETUNJUK CARA PENGGUNAAN APLIKASI siMAYA 61 . .