Kementerian Kominfo

Aplikasi Perkantoran Berbasis Awan

siMAYA V.5.0

Buku Petunjuk Penggunaan

PIMPINAN

Kementerian Komunikasi dan Informasi

2015

SiMAYA V.5Page 1

Berbagi foto dll)  Asisten  Arsip  Administrasi Kecamatan  Administrasi Kelurahan  Administrasi Kepegawaian Semoga bermanfaat Kontak : Helpdesk. Aplikasi siMaya V.go. pencarian dan pengarsipan.layanan. Kementerian Kominfo PETUNJUK PEMAKAIAN Modul Admin SiMAYA V.id SiMAYA V.5 PENDAHULUAN Aplikasi siMAYA adalah aplikasi administrasi perkantoran bebasis Web atau awan. Profil. efisien dan cepat. Status. Feature siMAYA :  Surat Masuk  Surat Keluar  Disposisi Masuk  Disposisi Keluar  Disposisi Inisiatif  PNSBook (Linimasa.5Page 2 . sehingga memudahkan dalam proses administrasinya. dengan berbagai tambahan feature yang semakin memudahkan dan memanjakan pengguna agar lebih ekfektif.5 merupakan pengembangan dari versi-versi sebelumnya. Dengan aplikasi ini prosen manajemen persuratan yang biasanya dilakukan secara manual dapat dilakukan secara otomatis.

jika salah anda diminta untuk memasukkan username dan password kembali SiMAYA V. Jika semua benar. Jalankan Browser (Chrome atau Firefox) di perangkat anda ( Laptop. Tekan Go atau tekan tombol Enter 4. maka akan muncul halaman dashboard. Memulai Aplikasi Untuk memulai aplikasi simaya.5Page 3 . Kementerian Kominfo A. Ketik alamat berikut di Browser anda : https://simaya. Masukkan username sesuai yang diberikan oleh administrator simaya 6. jalankan browser dari computer/laptop/tablet 1.Tablet) 2.PC.go. Masukkan Password sesuai yang diberikan oleh administrator simaya 7. JIka benar. atau tombol enter 8. Tekan tombol Login.id 3. maka akan muncul halaman login seperti berikut : 5.

Stuktur Pengguna d. Surat Masuk b. Administrator a. Surat Tembusan c. Jabatan c. Disposisi Masuk d. Disposisi Tembusan e. HALAMAN UTAMA Tampilan Dasboard.5 Menu : 1. Instansi b. Surat Keluar SiMAYA V. Pengguna e. Kementerian Kominfo B. Dasboard 2. Surat Masuk a. Nomor Otomatis f. Setting Server 3.5Page 4 . Surat Keluar a. Disposisi Inisiatif 4. Aplikasi simaya v.

Agenda Surat Masuk b. Daftar Arsip d. Konsep Surat c. Agenda Surat Keluar c. E. Apraisal Arsip e. Agenda Surat a. Kalender b. Laci / Berkas a. Laporan 7. Kehadiran b. Musik SiMAYA V. Image c. Laporan Bulanan 8. Surat Keluar Manual 6. Master b. Disposisi Inisiatif e. Berkas d. Sirkulasi Arsip g. File b. Kegiatan c.5Page 5 . Kementerian Kominfo b. PNSBook a. Asisten a. Buku Tamu 10. Surat Masuk Manual d. Linimasa 11. Disposisi Keluar d. Laporan Harian d.Arsip a. Buat Surat 5. Memo 9. Registasi Naskah c. E.Kinerja a. Retensi Arsip f. Aktifitas c.

SiMAYA V.5Page 6 . Surat masuk dapat diakses dengan memilih menu Surat Masuk atau melalui notifikasi a. Untuk membuka surat masuk. MEMBUKA SURAT MASUK 1. maka detail surat akan terbuka. dan status surat akan menjadi ‘sudah dibaca’. Kementerian Kominfo C. klik di surat masuk atau di notifikasi.

Jika Status Disposisi = ‘Selesai’ maka disposisi surat sudah diselesaikan oleh penerima disposisi j. artinya surat sudah diterima. g. klik Tombol dengan logo ‘H’. Untuk Mencetak Isi surat. Klik Tombol Teruskan. h. Untuk Mendisposisi surat. tapi belum di proses disposisi. Jika Status Disposisi =’Proses’. Untuk kembali kehalaman sebelumnya/Daftar Surat klik tombol Kembali f. artinya surat sudah didisposisikan tetapi disposisi belum diselesaikan oleh penerima disposisi i. Untuk mengetahui riwayat disposisi. Klik Tombol Print e.5Page 7 . jika belum dibuka berwarna merah. Kementerian Kominfo b. SiMAYA V. Jika Keterangan disposisi Terima. d. Untuk surat yang sudah dibaca maka Huruf R di kolom perihal berwarna hijau. Klik Tombol Disposisi c. Untuk Status Disposisi menunjukkan status surat apakah sudah didisposisikan atau belum. Untuk Meneruskan Surat Ke penerima lain.

klik Kembali SiMAYA V. Untuk Mencetak daftar history disposisi. Klik Tombol Print. Kementerian Kominfo i. untuk kembali ke daftar/halaman sebelumnya.5Page 8 .

Pilih Surat Masuk 3.5Page 9 . Kementerian Kominfo D. MENDISPOSISIKAN SURAT Lankah mendisposisi surat masuk 1. Buka Surat yang akan didisposisikan SiMAYA V. Pilih Menu Surat Masuk 2.

Kementerian Kominfo 4. Pilih Instruksi Disposisi 8. Pilih Tanggal Penyelesaian Disposisi 9. sampai tanda cek hilang. Klik saja nama yang dikehendaki. b. 7. Pilih Disposisi 5. Setelah Tampil Detail Surat. Pilih Tujuan Disposisi a. sebanyak yang dibutuhkan. Makan akan muncul jendela disposisi 6. Untuk Membatalkan Klik kembali nama yang terpilih. Pilih Next SiMAYA V.5Page 10 . Untuk Memilih banyak Tujuan Disposisi.

Pilih Finish 14. Pilih Kecepatan Tindakan 12. Pilih Keamanan 11.5Page 11 . Isikan pesan disposisi 13. maka akan muncu di Menu Surat Keluar. Kementerian Kominfo 10. Disposisi Keluar SiMAYA V. Jika Disposisi berhasil.

JIka sudah dibaca maka status disposisi berubah menjadi ‘sudah dibaca pada D-M-Y’ SiMAYA V. Kementerian Kominfo 15.5Page 12 . JIka disposisi belum dibaca oleh tujuan disposisi maka status disposisi ‘belum dibaca’ 16.

Kembali ke halaman sebelumnya/daftar klik tombol kembali 6.5Page 13 . Untuk mendisposisikan kembali pilih Disposisi 4. Jika sudah di baca. perhatikan icon bergambar 1. MEMBACA DISPOSISI SURAT Untuk membaca disposisi sisi yang masuk. Kementerian Kominfo E. maka status disposisi akan menjadi hijau SiMAYA V. Klik pada icon bertulikan Dispo Masuk 2. Untuk melihat isi surat dan disposisi 3. Untuk mencetak pilih tombol Print 5. perhatikan notifikasi di kiri atas layar.

5Page 14 . Untuk menyelesaikan disposisi. bias berupa tulisan atau image pindaian 6. maka status berwarna merah bertuliskan ‘Selesaikan?’ 3. maka status berwarna hijau bertuliskan ‘Selesai’ 4. dari menu Surat Masuk. Jika Disposisi belum diselesaikan. Input laporan penyelesaian disposisi. Klik tombol ‘Selesaikan’ 5. Pilih jika ada lampiran dalam bentuk file/gambar 7. Disposisi Masuk 2. MENYELESAIKAN DISPOSISI 1. Kementerian Kominfo F. Jika sudah selesai. Maka status disposisi akan berubah menjadi selesai yang juga akan diketahui oleh Pemberi Disposisi dan TU SiMAYA V. Klik simpan 8.

biasanya ada angka berwarna merah 2. tetapi akan melalui rangkaian pemeriksaan oleh pejabat/pimpinan pemeriksa surat. MEMERIKSA KONSEP SURAT Surat yang telah selesai dibuat tidak akan langsung terkirim. klik icon tersebut. PIlih Surat yang akan diperiksa 4. Adapun langkah memeriksa konsep surat adalah sebagai berikut 1. Klik Periksa Surat SiMAYA V. Kementerian Kominfo G. Maka akan muncul Daftar Pemeriksaan Konsep Surat 3.5Page 15 . Cek ikon notifikasi bertuliskan Surat Perlu Diperiksa.

Untuk mengembalikan ke pemeriksa sebelumnya. klik ‘kembalikan ke pemeriksa sebelumnya’ 7.5Page 16 . Kementerian Kominfo 5. Silakan edit surat jika ada perubahan 6. Draft surat akan tersimpan di Konsep SiMAYA V. Untuk menerima dan melanjutkan ke pemeriksa selanjutnya klik ‘ Ke pemeriksa selanjutnya’ 8.