Kementerian Komunikasi dan Informatika

Aplikasi Perkantoran Berbasis Awan

siMAYA V.5.0

Buku Petunjuk Penggunaan

TATA USAHA / STAF

Kementerian Komunikasi dan Informasi

2015

SiMAYA V.5Page 1

Kementerian Komunikasi dan Informatika

PETUNJUK PEMAKAIAN
Modul Admin
SiMAYA V.5

PENDAHULUAN

Aplikasi siMAYA adalah aplikasi administrasi perkantoran bebasis Web atau awan.
Dengan aplikasi ini prosen manajemen persuratan yang biasanya dilakukan secara
manual dapat dilakukan secara otomatis, sehingga memudahkan dalam proses
administrasinya, pencarian dan pengarsipan.

Aplikasi siMaya V.5 merupakan pengembangan dari versi-versi sebelumnya, dengan
berbagai tambahan feature yang semakin memudahkan dan memanjakan pengguna
agar lebih ekfektif, efisien dan cepat.

Feature siMAYA :
 Surat Masuk
 Surat Keluar
 Disposisi Masuk
 Disposisi Keluar
 Disposisi Inisiatif
 PNSBook (Linimasa, Status, Profil, Berbagi foto dll)
 Asisten
 Arsip
 Administrasi Kecamatan
 Administrasi Kelurahan
 Administrasi Kepegawaian
Semoga bermanfaat

Kontak :

Helpdesk.layanan.go.id

SiMAYA V.5Page 2

Masukkan Password sesuai yang diberikan oleh administrator simaya 7. Memulai Aplikasi Untuk memulai aplikasi simaya.PC. jalankan browser dari computer/laptop/tablet 1. Jika semua benar. Tekan tombol Login. Kementerian Komunikasi dan Informatika A. jika salah anda diminta untuk memasukkan username dan password kembali SiMAYA V. Jalankan Browser (Chrome atau Firefox) di perangkat anda ( Laptop.go. atau tombol enter 8. maka akan muncul halaman login seperti berikut : 5.5Page 3 . maka akan muncul halaman dashboard. JIka benar. Masukkan username sesuai yang diberikan oleh administrator simaya 6. Tekan Go atau tekan tombol Enter 4. Ketik alamat berikut di Browser anda : https://simaya.id 3.Tablet) 2.

Instansi b. Surat Keluar SiMAYA V. Dasboard 2. Jabatan c. Surat Keluar a. Disposisi Masuk d. HALAMAN UTAMA Tampilan Dasboard. Setting Server 3. Surat Masuk a. Surat Tembusan c. Disposisi Tembusan e. Administrator a. Kementerian Komunikasi dan Informatika B.5Page 4 .5 Menu : 1. Disposisi Inisiatif 4. Aplikasi simaya v. Surat Masuk b. Pengguna e. Nomor Otomatis f. Stuktur Pengguna d.

Disposisi Inisiatif e. Laporan Harian d.Arsip a. Kehadiran b. Sirkulasi Arsip g. Registasi Naskah c. Surat Masuk Manual d. Laci / Berkas a. Image c. Berkas d. Buku Tamu 10. Daftar Arsip d. Apraisal Arsip e. Konsep Surat c. Agenda Surat Masuk b. Musik SiMAYA V. Memo 9. Kalender b. Agenda Surat a.Kinerja a. Retensi Arsip f. Kementerian Komunikasi dan Informatika b. Agenda Surat Keluar c. Master b. Laporan 7. E. Linimasa 11.5Page 5 . File b. Asisten a. Kegiatan c. Buat Surat 5. E. Laporan Bulanan 8. Aktifitas c. PNSBook a. Disposisi Keluar d. Surat Keluar Manual 6.

SURAT MASUK MANUAL Surat masuk manual berfungsi untuk memasukan surat fisik yang dikirim oleh instansi daerah atau pusat ke dalam aplikasi siMAYA. Pilih Surat Masuk Manual 3. langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Kementerian Komunikasi dan Informatika C. surat masuk manual dapat di gunakan oleh tata usaha dan staf. untuk memulai surat masuk manual pada aplikasi siMAYA. Setelah itu masukan data sebagai berikut SiMAYA V. Pilih Surat Masuk pada menu siMAYA 2.5Page 6 .

yaitu tanggal surat masuk tersebut dibuat d. 4. Nomor Agenda. yaitu nomor agenda surat masuk tata usaha. Nomor surat. Tanggal terima. yaitu tanggal pada saat terima surat b. apabila staf yang memasukan dan tidak mengetahui nomor agenda maka bisa di kosongkan nanti di isikan oleh tata usaha. Kementerian Komunikasi dan Informatika Cara Entri : a. yaitu tanggal diteruskan surat masuk tersebut ke pimpinan c. Tanggal surat. maka akan tampil seperti gambar di bawah ini SiMAYA V. Setelah itu klik Next. Tanggal diteruskan. yaitu nomor surat yang tertera pada surat masuk tersebut e.5Page 7 .

terdiri dari 3 yaitu : Perorangan. Klasifikasi. Nama Instansi. yaitu nama instansi pengirim. Alamat. Instansi Pengirim. yaitu alamat instansi pengirim 5. Laporan b. Setelah itu klik Next maka akan muncul gambar seperti dibawah ini Cara Entry : a. sekretaris e. Kecepatan. Jabatan. dan Pusat c. bersifat keterangan untuk kerahasian surat contoh : Biasa. rahasia. contoh : Dinas perikanan. contoh : Surat undangan. Keamanan. Segera. yaitu klasifikasi surat tersebut b. Penerima. Tembusan. yaitu jabatan pengirim surat. contoh : Kepala dinas.5Page 8 . Amat segera d. Setelah itu klik Next maka akan muncul gambar seperti di bawah ini SiMAYA V. yaitu yang menerima surat masuk tersebut contoh : pimpinan. Kementerian Komunikasi dan Informatika Cara entry : a. rahasia terbatas. Perihal. bersifat keterangan untuk jenis surat yang penting contoh : Biasa. Menteri e. Kementerian Kominfo d. yaitu memberikan tembusan surat 6. yaitu masukan perihal surat. sangat rahasia c. Daerah.

Ringkasan. Isi Surat. masukan ringkasan surat yang telah discan b. maka surat akan masuk seperti gambar di bawah ini SiMAYA V. Setelah itu pilih file dan insert image d. masukan file surat yang telah di scan dengan menekan tombol seperti gambar dibawah ini c.5Page 9 . Kementerian Komunikasi dan Informatika Cara Entry : a.

Apabila ada lampiran bisa diklik pada lampiran seperti gambar dibawah ini D. yang berfungsi untuk dapat meng agendakan surat masuk. pilih Agenda Surat Masuk SiMAYA V.5Page 10 . AGENDA SURAT MASUK Agenda surat hanya berlaku untuk petugas Tata Usaha. Kementerian Komunikasi dan Informatika e. yaitu dengan memilih menu Agenda Surat.

biarkan jika sudah benar 2. Tekan tombol Agendakan 4. Surat Keluar Surat keluar bisa dibuat oleh tata usaha atau staf berikut langkah-langkah untuk membuatnya : 1. Klik menu surat keluar lalu pilih surat keluar maka akan tampil seperti gambar dibawah ini 2. Cek Nomor Agenda. Kementerian Komunikasi dan Informatika Untuk mengagendakan surat masuk. maka status di daftar agenda surat masuk Sudah Diagendakan E. 1. Ada 2 pilihan untuk membuat surat keluar yaitu SiMAYA V.5Page 11 . Selesai. Cek Nomor Surat. Tekan tombola Agendakan. biarkan jika sudah benar 3.

Setelah itu klik next maka akan tampil seperti gambar dibawah ini SiMAYA V. contoh untuk penandatangan surat : Bupati. di sesuaikan dengan tanggal pembuatan surat c. digunakan untuk mengirim surat keluar ke instansi yang sudah menggunakan aplikasi simaya. Lalu pilih penandatangan surat. Sekda. Pilih buat surat untuk mengirimkan surat ke instansi yang sudah menggunakan aplikasi simaya : a. digunakan untuk membuat surat ke instansi yang belum menggunakan aplikasi simaya 3. Buat surat. untuk nomor surat apabila tidak mengetahui bisa di kosongkan nanti tata usaha yang akan mengisikan d.5Page 12 . Nomor surat. untuk nomor agenda apabila tidak mengetahui bisa di kosongkan nanti tata usaha yang akan mengisikan 4. Nomor agenda. Surat Manual. Kepala Dinas b. Kementerian Komunikasi dan Informatika a. b. Tanggal surat.

f. memberikan tembusan surat dan dapat di kosongkan e. pusat. dll b. Pemeriksa surat. contoh : apabila menggunakan penomoran pada dinas maka TU dinas terkait 5. Tembusan. Tambah pemeriksa. karena form aplikasi akan menampilkan seluruh instansi se-Indonesia yang sudah menggunakan aplikasi simaya d. di bagi menjadi 4 yaitu : perorangan. tata usaha yang mengirim surat. apabila nama pemeriksa tidak keluar di list pemeriksa surat bisa di tambahkan secara manual g. pilihlah tujuan surat dengan mengetikan nama atau tujuan instansi secara spesifik. Instansi tujuan. berfungsi sebagai pemeriksa surat secara berjenjang sesuai dengan tingkat esselon mulai dari staf. esselon IV. esselon III. Setelah itu klik next maka akan muncul gambar dibawah ini SiMAYA V. esselon II. contoh : surat undangan. masukan perihal surat. Tujuan surat. daerah. esselon I. TU Pengirim.5Page 13 . Kementerian Komunikasi dan Informatika a. Perihal. luar negeri c. laporan.

bersifat keterangan untuk kerahasian surat contoh : Biasa. bersifat keterangan untuk jenis surat yang penting contoh : Biasa. Surat yang telah selesai di buat tidak langsung terkirim. Amat segera d. untuk melihat surat keluar sudah sampai mana bisa di cek di konsep surat a. rahasia. isi ringkasan dari surat keluar tersebut e. bisa di ketikan di text editor atau di lampirkan dalam file di lampiran f. Ringkasan surat. pilih sesuai klasifikasi surat tersebut apabila tidak ada bisa di pilih umum b. Kementerian Komunikasi dan Informatika a. Setelah selesai semua klik finish 6. Keamanan. rahasia terbatas. Segera.5Page 14 . sangat rahasia c. Pilih surat keluar lalu klik konsep surat SiMAYA V. Kecepatan. Klasifikasi. Isi Surat. akan tetapi akan masuk di konsep surat dan akan melalui proses berjenjang dimana sesuai dengan pemeriksa yang di pilih.

Apabila surat telah di periksa dan di paraf semua oleh pimpinan maka surat akan kembali lagi ke tata usaha untuk di beri nomor lalu di kirim oleh tata usaha tersebut 7. Kementerian Komunikasi dan Informatika b. Klik notifikasi tersebut maka akan tampil seperti gambar dibawah ini 9. c. dimana logo surat menandakan posisi surat saat ini berada. Setelah itu pilih periksa surat lalu cek surat tersebut apabila sudah lengkap dan sesuai maka klik kirim maka akan muncul seperti gambar dibawah ini SiMAYA V.5Page 15 . Maka akan tampil seperti gambar diatas. Apabila pada tata usaha ada surat yang perlu dikirim maka akan ada notifikasi seperti gambar di bawah ini 8.

Pilih Tombol + Surat Manual 3. maka surat akan terkirim ke instansi tujuan. Surat Keluar Manual adalah surat fisik yang sudah melalui proses pemeriksaan dan tanda tangan pimpinan dan akan dimasukkan kedalam aplikasi siMAYA sebagai dokumentasi atau arsip. SURAT KELUAR MANUAL i. Kementerian Komunikasi dan Informatika 10. Pastikan nomor surat dan nomor agenda sudah di isi setelah itu pilih kirimkan surat. F. SiMAYA V. Setelah muncul formulir buat surat. Pilih menu surat keluar.5Page 16 . Surat Keluar 2. ii. Untuk meng input surat manual langkahnya adalah sebagai berikut 1.

Isi nomor agenda (otomatis/diisi TU) 8. Isi Nama Tujuan SiMAYA V.5Page 17 .Daerah atau Pusat) 11. Pilih Atas Nama Surat ( Penanda Tangan Surat) di kanan atas layar 5. Kementerian Komunikasi dan Informatika 4. Isi perihal surat 10. Isi jenis Instansi Tujuan (Perorangan. Klik Next 9. Isi nomor surat (otomatis/di isi TU) 7. Pilih tanggal surat 6.

Pilih Tembusan jika ada 15. Ketik isi surat atau insert image pindaia surat 22. Isi Instansi Tujuan 14.5Page 18 . jika salah maka silakan perbaiki kembali. Pilih Tata Unit yang memberi nomor surat 16. Klik Next 17. Klik Finish 24. maka surat akan muncul di daftar surat keluar TU dan Atas Nama. SiMAYA V. Pilih Kecepatan Penyampaian Surat 20. Pilih Keamanan Surat 19. Jika pengisian benar. Kementerian Komunikasi dan Informatika 12. Isi Jabatan Tujuan 13. Pilih Klasifikasi Surat 18. Pilih lampiran jika ada 23. Isi Ringkasan Surat 21.

5Page 19 . Kementerian Komunikasi dan Informatika SiMAYA V.

5Page 20 . Kementerian Komunikasi dan Informatika SiMAYA V.