MENGELOLA PROYEK

PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK
Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi antara proyek-proyek sistem
informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi perlu banyak
lebih banyak waktu dan uang untuk melaksanakan daripada yang diantisipasi
atau sistem selesai tidak bekerja dengan benar.

PROYEK RUNAWAY DAN SISTEM KEGAGALAN
The Konsultasi Standish Group, yang memonitor proyek TI tingkat
keberhasilan, ditemukan bahwa hanya 29 persen dari seluruh investasi
teknologi diselesaikan pada waktu, pada anggaran, dan dengan semua fitur
dan fungsi semula ditentukan (Levinson, 2006). Sebuah 2007 Tata
Consultancy Services studi efektivitas IT dilaporkan mirip Temuan (Blair,
2010).
Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa yang tepat manajemen
kemungkinan besar akan menderita konsekuensi ini:
 Biaya yang jauh melebihi anggaran
 Waktu selip Unexpected
 kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
 Kegagalan untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan
Sistem yang dihasilkan oleh proyek informasi gagal sering tidak
digunakan dalam cara mereka dimaksudkan, atau mereka tidak digunakan
sama sekali. Pengguna sering harus mengembangkan sistem manual paralel
untuk membuat sistem ini bekerja. Desain yang sebenarnya dari sistem
mungkin gagal untuk menangkap bisnis yang penting persyaratan atau
meningkatkan kinerja organisasi.

TUJUAN MANAJEMEN PROYEK
Proyek adalah serangkaian rencana kegiatan terkait untuk mencapai
tertentu tujuan bisnis. Proyek sistem informasi termasuk pengembangan
sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau upgrade atau
penggantian teknologi informasi perusahaan (TI) infrastruktur. Manajemen
proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan
teknik untuk mencapai target tertentu dalam anggaran dan waktu yang
ditentukan kendala.
Kegiatan manajemen proyek termasuk perencanaan pekerjaan, menilai
resiko, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan, pengorganisasian pekerjaan,memperoleh sumber daya manusia

Rencananya berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan dari rencana). organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung rencana bisnis mereka secara keseluruhan dan di mana sistem strategis yang dimasukkan ke dalam perencanaan tingkat atas. manajemen proyek untuk sistem informasi harus berurusan dengan lima variabel utama: ruang lingkup. melaporkan kemajuan. Ini membantu memastikan bahwa yang paling penting proyek diberikan prioritas. kegiatan mengarahkan. dan risiko. menetapkan tugas. sistem saat ini / situasi. dasar pemikiran. dan menganalisis hasil. Ada ide jauh lebih untuk sistem proyek dari ada sumber daya.dan material. Sebagai di daerah lain bisnis. Perencanaan strategis perusahaan kelompok bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan. PROYEK PEMILIHAN Perusahaan biasanya disajikan dengan banyak proyek yang berbeda untuk memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. Di puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan Informasi komite sistem kemudi. waktu. dan anggaran. Perusahaan akan perlu memilih dari grup ini proyek yang menjanjikan manfaat terbesar untuk bisnis. perkembangan baru untuk mempertimbangkan. manajemen strategi. rencana pelaksanaan. yang mungkin memerlukan pengembangan sistem baru. . mengendalikan pelaksanaan proyek. biaya. STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK INFORMASI SISTEM PROYEK Gambar menunjukkan unsur-unsur struktur manajemen informasi proyek sistem di sebuah perusahaan besar. kualitas. MENGHUBUNGKAN SISTEM PROYEK UNTUK RENCANA BISNIS Dalam rangka untuk mengidentifikasi sistem informasi proyek-proyek yang akan memberikan yang paling nilai bisnis.

dan lingkungan yang lebih luas. 2004). Setiap proyek sistem informasi membawa menetapkan sendiri risiko dan manfaat. Jika tujuan tersebut dapat dicapai. dan lebih baik organisasi-lebarkoordinasi investasi TI (Jeffrey dan Leliveld. . Analisis strategis. Analisis portofolio persediaan semua informasi organisasi proyek dan aset sistem. Perusahaan di mana analisis portofolio sejalan dengan bisnis strategi telah ditemukan untuk memiliki kembali unggul pada aset TI mereka. keselarasan yang lebih baik dari investasi TI dengan tujuan bisnis. organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas dari kedua panjang dan kebutuhan informasi jangka pendek. analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi sistem alternatif proyek. termasuk infrastruktur.FAKTOR KEBERHASILAN KRITIS Untuk mengembangkan sistem informasi rencana yang efektif. pendekatan berpendapat bahwa kebutuhan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor penentu keberhasilan (CSF) dari manajer. perusahaan. Ini portofolio investasi sistem informasi dapat digambarkan memiliki profil risiko tertentu dan bermanfaat bagi perusahaan (lihat Gambar 14-4) mirip dengan portofolio keuangan. manajer. ANALISIS PORTOFOLIO Setelah analisis strategis telah menentukan arah keseluruhan dari pengembangan sistem. manajemen dapat menentukan campuran yang optimal dari investasi risiko dan imbalan untuk perusahaan mereka. menyeimbangkan proyek high-hadiah berisiko dengan yang lebih rendah-hadiah yang lebih aman. kontrak outsourcing. Oleh menggunakan analisis portofolio. atau faktor penentu keberhasilan. 1982). dan lisensi. Keberhasilan perusahaan atau organisasi terjamin (Rockart. 1979. Rockart dan Treacy. CSF dibentuk oleh industri.

.

Menggunakan Tabel di atas. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada dasarnya berkisar pada masalah pengembalian modal yang diinvestasikan. . dan komputer didukung sistem kerja kolaborati. Sistem transaksi dan administrasi yang menggantikan tenaga kerja dan menghemat ruang selalu menghasilkan lebih terukur.MODEL SKOR Sebuah model scoring berguna untuk memilih proyek mana banyak kriteria harus dipertimbangkan. BIAYA DAN MANFAAT SISTEM INFORMASI Manfaat nyata dapat diukur dan diberi nilai moneter. perusahaan harus memutuskan antara dua alternatif perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem. Manfaat tak berwujud. software. proyek modal menghasilkan arus kas. perlu menjadi investasi yang baik bagi perusahaan. Ini memberikan bobot untuk berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung jumlah tertimbang. sistem pendukung keputusan. manfaat nyata dari sistem informasi manajemen. Biaya investasi untuk informasi proyek sistem adalah arus keluar uang tunai langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk hardware. MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI Bahkan jika proyek sistem mendukung tujuan strategis perusahaan dan memenuhi pengguna kebutuhan informasi. Metode penganggaran modal bergantung pada langkah-langkah arus kas masuk dan keluar dari perusahaan. Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi Model penganggaran modal adalah salah satu beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi dalam modal jangka panjang proyek-proyek investasi. tidak dapat segera dihitung tetapi dapat menyebabkan kuantitatif keuntungan dalam jangka panjang. dan tenaga kerja. seperti layanan pelanggan lebih efisien atau ditingkatkan pengambilan keputusan.

MANAJEMEN PERUBAHAN DAN KONSEP IMPLEMENTASI Pengenalan atau perubahan dari suatu sistem informasi memiliki kuat perilaku dan organisasi dampak.PILIHAN MODEL NYATA HARGA Model nyata pilihan harga (ROPMs) menggunakan konsep pilihan valuasi dipinjam dari industri keuangan. diakses. Tingkat proyek Risiko ini dipengaruhi oleh ukuran proyek. seperti biaya untuk melatih pengguna akhir. struktur proyek. 2002). . tingkat kompleksitas. seperti lebih tepat waktu keputusan dari sistem baru atau ditingkatkan pembelajaran karyawan dan keahlian. dan organisasi dan komponen teknis. Harrison. ruang lingkup. dan Schkade. MENGELOLA PROYEK RISIKO DIMENSI RISIKO PROYEK Sistem berbeda secara dramatis dalam ukuran. untuk Misalnya. Sebuah pilihan pada dasarnya adalah benar. atau manajer perlu waktu menghabiskan mengawasi perubahan sistem yang berhubungan baru. dan digunakan untuk mengelola sumber daya organisasi sering menyebabkan untuk distribusi baru otoritas dan kekuasaan. Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin untuk membuat masalah yang kita telah dijelaskan sebelumnya atau menderita keterlambatan karena mereka membawa tingkat yang lebih tinggi dari risiko daripada yang lain. dan tingkat teknis keahlian staf sistem informasi dan tim proyek. dampak yang belajar pengguna kurva untuk sistem baru terhadap produktivitas. Keputusan investasi banyak perusahaan ‘sistem informasi tidak memadai mempertimbangkan biaya dari gangguan organisasi diciptakan oleh baru sistem. Sebuah call option yang khas. untuk bertindak beberapa waktu ke depan. tapi bukan kewajiban. KETERBATASAN MODEL KEUANGAN Fokus tradisional pada aspek keuangan dan teknis dari informasi Sistem cenderung mengabaikan dimensi sosial dan organisasi sistem informasi yang dapat mempengaruhi biaya yang sebenarnya dan manfaat dari investasi. Perubahan dalam cara bahwa informasi adalah didefinisikan. Manfaat. adalah pilihan keuangan di mana seseorang membeli hak (namun tidak kewajiban) untuk membeli aset yang mendasari (biasanya saham) pada harga tetap (strike price) pada atau sebelum contoh date. juga dapat diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan.

dan kosa kata. manajemen. Strategi juga telah dirancang untuk memastikan bahwa pengguna bermain sesuai peran selama periode pelaksanaan dan untuk mengelola Proses perubahan organisasi. itu lebih mungkin dirasakan positif oleh kedua pengguna dan staf layanan informasi teknis. analis sistem adalah mengubah agen.Konsep Implementasi Untuk mengelola perubahan organisasi seputar pengenalan baru sistem informasi secara efektif. Hal ini disebut sebagai komunikasi user-desainer kesenjangan. persyaratan pengumpulan. seperti sistem informasi baru. Implementasi mengacu pada semua kegiatan organisasi bekerja menuju adopsi. pendekatan untuk pemecahan masalah. yang biasanya membutuhkan luas organisasi mengubah dan yang mungkin memerlukan menggantikan teknologi lama dan sistem warisan yang berakar dalam banyak proses bisnis yang saling terkait. dan Merger dan Akuisisi Mengingat tantangan inovasi dan implementasi. Dalam proses implementasi. Reengineering. Peran Pengguna Akhir Implementasi sistem umumnya manfaat dari tingginya tingkat keterlibatan pengguna dan dukungan manajemen. Anda harus memeriksa proses implementasi. PENGENDALIAN FAKTOR RISIKO Berbagai manajemen proyek. dan prioritas. dan metodologi perencanaan telah dikembangkan untuk kategori tertentu dari masalah pelaksanaan. tidak mengherankan untuk menemukan tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara aplikasi enterprise dan proses bisnis rekayasa ulang (BPR) proyek. Aplikasi Enterprise. Banyak aplikasi enterprise dan rekayasa ulang proyek telah dirusak oleh implementasi dan manajemen perubahan praktik buruk yang gagal untuk mengatasi masalah karyawan tentang perubahan. Tidak semua aspek dari proses . kepentingan. dan rutinisasi dari suatu inovasi. Partisipasi pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil positif. Perbedaan ini menyebabkan divergen loyalitas organisasi. Pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki latar belakang yang berbeda. Dukungan manajemen dan Komitmen Jika proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan. Kedua kelompok akan percaya bahwa mereka partisipasi dalam proses pembangunan akan menerima tingkat tinggi perhatian dan prioritas.

Desain sociotechnical Salah satu cara untuk mengatasi masalah manusia dan organisasi adalah untuk menggabungkan praktek desain sociotechnical ke proyek- proyek sistem informasi. mengantisipasi pelaksanaan potensial masalah dan menerapkan strategi perbaikan yang sesuai dapat meningkatkan peluang untuk sukses sistem. proyek sistem informasi harus secara eksplisit mengatasi cara di mana organisasi akan berubah ketika sistem baru dipasang. dan lingkungan kerja harus direncanakan secara hati-hati. extranet. Pengguna harus dimobilisasi untuk mendukung salah satu dari banyak pilihan yang mungkin desain dan tetap berkomitmen untuk desain tunggal. Selain prosedural perubahan. Perencanaan formal dan Pengendalian Peralatan Proyek besar manfaat dari penggunaan yang tepat alat perencanaan formal dan alat kontrol formal untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek. dan aplikasi Web. Desainer mengatur set sebagainya terpisah dari . Keberhasilan proyek tersebut tergantung pada bagaimana juga kompleksitas teknis mereka dapat dikelola. Alat integrasi eksternal terdiri dari cara-cara untuk menghubungkan pekerjaan pelaksanaan tim untuk pengguna di semua tingkatan organisasi. struktur organisasi. PERT adalah singkatan dari Evaluasi Program dan Ulasan Teknik. metodologi dikembangkan oleh Angkatan Laut AS selama tahun 1950 untuk mengelola kapal selam Polaris program rudal. kekuatan hubungan. Peningkatan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Pengguna Perlawanan Proyek dengan struktur yang relatif sedikit dan banyak persyaratan terdefinisi harus melibatkan pengguna secara penuh pada semua tahap.pelaksanaan dapat dengan mudah dikendalikan atau direncanakan. Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek yang grafik Gantt dan grafik PERT. Namun. transformasi dalam fungsi pekerjaan. Mengelola Kompleksitas Teknis Proyek dengan teknologi menantang dan kompleks bagi pengguna untuk menguasai manfaat dari alat integrasi internal. MERANCANG UNTUK ORGANISASI Karena tujuan dari sistem baru adalah untuk meningkatkan kinerja organisasi. termasuk pemasangan intranet.

Desain sosial rencana mengeksplorasi struktur yang berbeda workgroup. alokasi tugas. sumber daya yang dialokasikan kepada mereka. menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas. portofolio proyek perangkat lunak manajemen membantu organisasi mengelola portofolio proyek dan ketergantungan di antara mereka. dan desain pekerjaan individu. pelacakan kemajuan.Sedangkan perangkat lunak manajemen proyek membantu organisasi melacak individu proyek. . Perangkat lunak manajemen proyek biasanya memiliki kemampuan untuk mendefinisikan dan memesan tugas. kolaboratif. perangkat lunak manajemen proyek juga cenderung menjadi lebih fleksibel. PROYEK ALAT SOFTWARE MANAJEMEN Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi banyak aspek manajemen proyek memudahkan proses manajemen proyek.solusi desain teknis dan sosial. Berkat popularitas media sosial seperti Facebook dan Twitter. dan user-friendly. dan memfasilitasi modifikasi tugas dan sumber daya. membangun awal dan akhir tanggal untuk tugas. dan biaya mereka.