GARIS PANDUAN
AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S)
PEJABAT PENDAFTAR

I S I K A N D U N G A N

KATA-KATA ALUAN Mukasurat
Pendaftar i
Pengerusi Jawatankuasa 5S ii

BAHAGIAN SATU: MENGENALI AMALAN 5S
1.0 Tujuan 1
2.0 Latar Belakang 1
3.0 Memahami Konsep Amalan 5S 1
4.0 Kunci Kejayaan Amalan 5S 10
5.0 Penutup 11

BAHAGIAN DUA: HALATUJU AMALAN 5S
1.0 Tujuan 12
2.0 Latar Belakang 12
3.0 Hala Tuju Amalan 5S Pejabat Pendaftar 12
4.0 Penutup 14

BAHAGIAN TIGA: LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S
1.0 Tujuan 15
2.0 Latar Belakang 15
3.0 Pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar UTM 15
4.0 Langkah-Langkah Pelaksanaan Amalan 5S 17
4.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Induk 5S
4.2 Langkah 2 – Mewujudkan Zon 5S
4.3 Langkah 3 – Latihan 5S
4.4 Langkah 4 – Pelancaran 5S
4.5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S
5.0 Penutup 26

BAHAGIAN EMPAT: STANDARD TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S DI
PEJABAT PENDAFTAR - KEBERSIHAN, KEKEMASAN DAN KESELAMATAN
1.0 Tujuan 27
2.0 Latar Belakang 27
3.0 Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S 27
3.1 Keperluan Utama Pelaksanaan 27
3.2 Ruang Pejabat 28
3.3 Ruang Kerja/Bilik Pegawai 31
3.4 Bahagian Pengeluaran 33

3.5 Stor 34
3.6 Tempat Umum 35
3.7 Keupayaan Sumber Manusia 37
3.8 Keselamatan Persekitaran 38
4.0 Penutup 38

BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S
1.0 Tujuan 39
2.0 Latar Belakang 39
3.0 Tatacara Audit Dalaman 39
4.0 Penutup 40

Sekalung Penghargaan

Hasil Jangkaan Pelaksanaan 5S 8 8. Kesan Nyata Pelaksanaan SUSUN 4 4. Kesan Nyata Pelaksanaan SISIH 3 3. Istilah 5S dalam Bahasa Jepun. Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan 3 2. Kesan Nyata Pelaksanaan SENTIASA AMAL 7 7. Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja 23 S enarai J A D U A L 1. Tag Merah 22 9. Struktur Jawatankuasa Induk Amalan 5S. Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S 16 6. Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan 5 3. Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM 7 5. Kesan Nyata Pelaksanaan SAPU 5 5. Bahasa Inggeris dan Bahasa Melayu 2 2. S enarai R ajah 1. Kesan Nyata Pelaksanaan SERAGAM 6 6. Kaedah “Plan-Do-Check-Action” (PDCA) 15 . Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU 6 4. Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja 22 8. Pejabat Pendaftar 18 7.

Ia bagi melengkapi semarak budaya kualiti yang menitikberatkan aspek produktiviti. Pejabat Pendaftar memperkasakan budaya 5S sebagai medium untuk mencapai matlamat memajukan pembangunan modal insan serta menyuburkan budaya inovasi & kreativiti.. Pejabat Pendaftar maju selangkah lagi dengan memberi penekanan kepada pembudayaan 5S ke arah memantapkan lagi persekitaran pekerjaan yang kondusif dan sistematik. Dengan kejayaan Anugerah Kualiti Perkhidmatan 2011 yang diraih sempena dengan Majlis Citra Karisma 2012. melalui penghayatan budaya 5S yang betul. Saya percaya. Garis panduan ini akan menjadi rujukan oleh semua staf Pejabat Pendaftar dalam melaksanakan amalan 5S di tempat kerja masing-masing. KATA-KATA ALUAN PENDAFTAR Assalamualaikum Wrt. WAN MOHD ZAWAWI BIN WAN ABD RAHMAN Pendaftar Universiti Teknologi Malaysia i . akan membantu staf mengurus sumber-sumber yang ada dengan cara yang lebih efisien dan efektif. meminimakan sebarang pembaziran sumber dan menyumbang kepada pencapaian objektif organisasi ‘lean’. Ia juga diharap dapat menjadi pemangkin kepada budaya kerja berkualiti dan medan transformasi UTM bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada semua pihak. Bagi menyokong kepada ‘KAI’ Universiti. menformulasi strategi dan berusaha demi merealisasikan matlamat melahirkan budaya kerja yang lebih berkualiti dan berimpak tinggi. 5S menekankan aspek ‘KAIZEN’ iaitu penambahbaikan berterusan dalam persekitaran kerja yang berkualiti. Harapan saya. Wbt. Sekali lagi. di samping meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dalaman. luaran serta pihak-pihak yang berkepentingan. Syabas dan tahniah diucapkan kepada Ahli Jawatankuasa 5S Pejabat Pendaftar dalam usaha menghasilkan Garis Panduan Amalan Persekitaran Berkualiti (Amalan 5S) yang bertujuan untuk menggariskan standard Amalan Persekitaran Berkualiti yang berkesan. setinggi-tinggi ucapan tahniah & penghargaan kepada mereka yang terlibat di dalam penghasilan terbitan Garispanduan ini dan semua warga Pejabat Pendaftar yang telah menyumbang kepada kejayaan serta kecemerlangan Pejabat Pendaftar khususnya dan UTM amnya. Jadikanlah 5S sebagai budaya kerja seharian kita bagi mencerminkan kualiti perkhidmatan Pejabat Pendaftar yang cemerlang. Penghayatan budaya 5S juga mampu menyuburkan ‘DNA’ institusi melalui pencapaian ‘KAI’ yang tersirat. agar warga Pejabat Pendaftar bersatu-padu dalam membentuk sinergi.

Amalan 5S adalah satu program menyeluruh KAIZEN yang melibatkan semua staf dalam organisasi. Wbt. Usaha ini adalah sebahagian dari usaha Pejabat Pendaftar untuk menjadikan kualiti sebagai budaya kerja dalam organisasi. pejabat menjadi tempat kerja yang selesa dan selamat. Akhir kata. Tahniah diucapkan. KATA-KATA ALUAN PENGERUSI JAWATANKUASA 5S Assalamualaikum Wrt. Selain daripada itu.. Alhamdulillah. penghasilan kerja lebih mudah dilihat oleh pelanggan dalaman dan luaran serta boleh meningkatkan kreativiti dan inovasi di tempat kerja. meningkatkan produktiviti dan persekitaran pekerjaan. Kelebihan dalam melaksanakan amalan 5S di tempat kerja di antaranya adalah tempat kerja lebih bersih dan tersusun. Ini adalah satu pendekatan yang berkesan untuk memotivasikan staf. tahap disiplin staf akan meningkat dan semua pihak akan berasa bangga serta seronok dengan persekitaran yang lebih kondusif. Harapan saya agar garis panduan ini akan dapat dimanfaatkan sepenuhnya dan amalan persekitaran berkualiti (amalan 5S) akan menjadi nadi kepada budaya kerja berkualiti Pejabat Pendaftar. saya ingin merakamkan sekalung penghargaan dan ucapan terima kasih kepada semua ahli jawatakuasa 5S yang telah bertungkus lumus serta menggembleng tenaga dan buah fikiran untuk menghasilkan garis panduan ini. Garis panduan Amalan Persekitaran Berkualiti (Amalan 5S) Pejabat Pendaftar telah berjaya dihasilkan sebagai rujukan kepada semua staf Pejabat Pendaftar untuk melaksanakan Amalan 5S. HAJI HASSAN BIN HUSIN Pengerusi Jawatankuasa 5S Pejabat Pendaftar Universiti Teknologi Malaysia ii .

GARIS PANDUAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (AMALAN 5S) PEJABAT PENDAFTAR .

1 Memberi pemahaman tentang Amalan 5S. kemas dan selamat di dalam organisasi dan menentukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan. Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang diringkaskan menjadi 5S. Inovatif Kondusif Lestari BAHAGIAN SATU: MENGENALI AMALAN 5S 1.1.2 Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun.2 Di Malaysia. 3. 1 . Sapu.0 MEMAHAMI KONSEP AMALAN 5S 3.0 LATAR BELAKANG 2. 2.0 TUJUAN 1. 3. Seragam dan Sentiasa Amal. Seiri.1.1 Amalan 5S merupakan alat pengurusan persekitaran berkualiti yang dipelopori oleh Jepun dengan penumpuan kepada lima (5) langkah tindakan pelaksanaan yang bermula dengan huruf awalan ‘S’ yang bermatlamatkan pengurusan amalan kebersihan yang bersistematik. Seiso. Dalam Bahasa Melayu memberi maksud Sisih. konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Amalan 5S ialah kaedah atau alat pengurusan yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja berkualiti yang selesa.1 Amalan 5S 3. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).1 Konsep Amalan 5S mula diperkenal kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Bagi menjayakannya. 2. penyertaan dan komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat staf dalam organisasi. Seiton. Kaizen adalah cara pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses. Susun.

3 Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan kerana: a) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan produktif. Seiketsu Standardise Seragam Keseragaman: Mewujudkan piawaian Tempat penyimpanan amalan terbaik di tempat kerja dan peralatan dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi dokumen yang jelas. secara kemas dan sistematik supaya mudah diambil dan dikembalikan ke tempat asal selepas digunakan. ditetapkan. Seiton Set in Order Susun Kekemasan: Menyusun barang. 2 .1. c) Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh staf untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan. Jadual 1: Istilah asal dalam Bahasa Jepun BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU MAKSUD CONTOH Seiri Sort Sisih Menyisih barang-barang yang tidak Melupuskan peralatan perlu: Mengasingkan dan melupuskan yang rosak mengikut barang-barang yang tidak diperlukan di prosedur yang tempat kerja secara sistematik. 3. supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi. Inovatif Kondusif Lestari 3. pantas dan selamat. Mencapai dokumen barang/dokumen yang diperlukan dalam tempoh 30 saat. d) Semua staf akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik. f) Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang. Shitsuke Sustain Sentiasa Amal Disiplin: Melatih staf untuk mengamal Lakukan Amalan 5S sistem Amalan 5S secara berterusan secara konsisten. e) Operasi di tempat kerja lebih senang. peralatan dan kerja individu. yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam Jadual 1. g) Menjadi kebanggaan semua staf dan meningkatkan imej organisasi. kekemasan dan keselamatan yang nyata. persekitaran tempat kerja. b) Hasil kebersihan. Seiso Shine Sapu Pembersihan: Membersihkan dan Tanggungjawab harian memeriksa tempat kerja secara untuk pembersihan terperinci supaya tiada debu atau ruang dan peralatan kotoran di atas lantai. di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa.1.4 5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun.

Inovatif Kondusif Lestari 3. Jadual 2 : Kesan Nyata Pelaksanaan SISIH Kuantitatif Kualitatif  Penjimatan ruang  Tempat kerja lebih selamat  Kawalan stok dan produk yang cekap  Suasana kerja lebih selesa  Masa pencarian yang pantas  Mudah mengesan tempat/ alat/bahan rosak lebih awal Pengasingan Tindakan Barang/dokumen yang tiada nilai dan Lupus dengan segera senang dibuang Barang/dokumen Barang/dokumen Dihapuskan/dijual yang ada nilai dan yang tidak diperlukan mengikut prosedur senang dibuang Lupus dengan Barang/dokumen menggunakan tiada nilai tapi kos kaedah/kos yang pelupusan tinggi paling rendah Rajah 1: Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan 3 . Barangan yang tidak diperlukan akan dilupuskan seperti dalam Rajah 1. Kesan nyata dalam pelaksanaan sisih ditunjukkan dalam Jadual 2.2. Sisih merupakan satu proses kerja mengasing barangan yang diperlukan dan tidak diperlukan daripada sekumpulan barangan di tempat kerja.2 PRINSIP AMALAN 5S 3. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang diperlukan pada masa sekarang atau masa hadapan dan perlu disimpan di tempat penyimpanan yang ditetapkan.1 Sisih (Seiri): Menyisih dan melupuskan (membuang) barang yang tidak perlu di tempat kerja.

b) Penyimpanan barangan lebih kemas dan teratur. Tujuan utama menyusun ialah: a) Menjimatkan penggunaan ruang. Jadual 3 : Kesan Nyata Pelaksanaan SUSUN Kuantitatif Kualitatif  Kawalan stok dan produk yang  Suasana kerja lebih selesa cekap  Mendidik staf berdisiplin positif  Masa pencarian yang pantas  Menjana idea kreatif di kalangan  Proses kerja lebih pantas staf  Mengelak kesilapan dan kesalahan  Moral tinggi di kalangan staf  Kadar kehilangan peralatan rendah  Selamat di tempat kerja  Kaedah FIFO (First In First Out) mudah dilaksanakan 4 .2. c) Memudahkan proses mengesan dan mendapatkan barangan pada masa akan datang.2 Susun (Seiton): Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas. Inovatif Kondusif Lestari 3. Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak perlu diasingkan. Kesan nyata dalam pelaksanaan susun ditunjukkan dalam Jadual 3. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama seperti dalam Rajah 2. mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya.

Jadual 4: Kesan Nyata Pelaksaan SAPU Kuantitatif Kualitatif  Kos kerosakan peralatan rendah  Suasana kerja lebih selesa dan  Kualiti produk bertambah ceria  Masa membersih lebih pantas  Staf terus menjana idea kreatif  Moral staf tinggi  Selamat di tempat kerja 5 .2. menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. peralatan dan persekitaran tempat kerja. Persekitaran yang bersih diperlukan oleh semua peringkat staf untuk merasa selesa dan ceria apabila bekerja. Inovatif Kondusif Lestari Kelompok Tindakan yang perlu barang/dokumen Susun dekat dengan Barang/dokumen tempat kerja dan selalu digunakan cepat dicapai Letakkan di tempat Barang/dokumen yang dikhaskan bagi Barang/dokumen jarang digunakan barang/dokumen diperlukan semasa urusan yang jarang harian digunakan/jarang dirujuk Barang/dokumen Letakkan di tempat tidak digunakan yang dikhaskan bagi semasa urusan barang/dokumen harian tetapi perlu yang dirujuk secara dirujuk dan mesti bermusim disimpan Rajah 2: Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan 3. Kesan nyata dalam pelaksanaan sapu ditunjukkan dalam Jadual 4. mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. mesin.3 Sapu (Seiso): Mencuci atau membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada staf tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini. Selain meningkatkan kecekapan kerja. Tujuan menyapu untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai. kotoran di atas lantai.

Jadual 5: Kesan Nyata Pelaksanaan SERAGAM Kuantitatif Kualitatif  Kos selenggara rendah  Mendidik staf berdisiplin positif  Kos overhead rendah  Staf terus menjana idea kreatif  Kecekapan proses meningkat  Kemahiran staf meningkat  Kuantiti pengeluaran meningkat  Staf setia kepada organisasi  Rungutan pelanggan rendah  Imej organisasi meningkat  Produktiviti staf meningkat 6 . Guidebook. Work Instruction (WI).4 Seragam (Seiketsu): Mematuhi piawaian persekitaran berkualiti di tempat kerja bagi memastikannya bersih dan teratur sepanjang masa. Antaranya ialah Standard Operation Procedure (SOP). Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting supaya segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Tindakan melaksanakan amalan seragam adalah seperti dalam Rajah 4. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh setiap staf akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Inovatif Kondusif Lestari Aktiviti Proses Hasil Kenalpasti ruang. Carta Alir (Process Flow). Panduan diperlukan untuk dipatuhi oleh staf bagi menjamin kualiti dan piawaian yang telah ditentukan.2. Kesan nyata dalam pelaksanaan seragam ditunjukkan dalam Jadual 5. susun. Tindakan peralatan dan tempat membersihkan BERSIH kerja yang kotor kekotoran Rajah 3: Tindakan Melaksanakan Amalan SAPU 3. gambar atau contoh fizikal dan Sistem Visual yang jelas. dan sapu telah disempurnakan.

Inovatif Kondusif Lestari MENYUSUN SISTEM MENGGUNAKAN NOMBOR/RUJUKAN SERAGAM SKEMA WARNA MELABEL Rajah 4: Tindakan Melaksanakan Amalan SERAGAM 3.2. patuh. Jadual 6: Kesan Nyata Pelaksanaan SENTIASA AMAL Kuantitatif Kualitatif  Kos pengeluaran rendah  Staf lebih kreatif dan inovatif  Produktiviti staf meningkat  Kemahiran staf meningkat  Kualiti produk/perkhidmatan  Staf setia kepada organisasi meningkat  Budaya kerja berpasukan yang  Memperolehi Sijil 5S tinggi  Kemalangan sifar di tempat kerja 7 .5 Sentiasa Amalkan (Shitsuke): Melatih staf berdisiplin untuk mengamalkan sistem Amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja berkualiti dalam organisasi. berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Kesan nyata dalam pelaksanaan sentiasa amal ditunjukkan dalam Jadual 6. Amalan kebersihan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala. Setiap staf perlu faham. Budaya kerja cemerlang dapat dibangunkan dengan mematuhi panduan dan piawaian yang telah ditentukan.

k) Memudahkan urusan penyelenggaraan. h) Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan.3 Faedah Melaksanakan Amalan 5S Terdapat pelbagai faedah dalam melaksanakan amalan 5S dan di antaranya : a) Persekitaran tempat kerja menjadi lebih bersih. i) Pengurusan kos yang lebih berkesan. 3. d) Kesilapan kerja dapat dielakkan. Inovatif Kondusif Lestari 3.4 Hasil Yang Dijangka Dari Amalan 5S Jadual 7: Hasil Jangkaan Pelaksanaan Amalan 5S BIL SENARAI HASIL YANG DIJANGKA CATATAN 1. j) Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian perkhidmatan. l) Meningkatkan semangat kerja berpasukan. e) Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses pengeluaran/pemberian perkhidmatan. Penjimatan Kos  Penjimatan penggunaan inventori  Menghalang kerosakan ke atas inventori / aset  Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan  Mempercepatkan proses pencarian dan pengesanan dalam sesuatu urusan kerja 2. Persekitaran tempat kerja menjadi lebih selamat. cekap dan berkesan. f) Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas. b) Staf berpeluang menjana idea yang bernas dan kreatif untuk mencapai persekitaran tempat kerja yang bersih dan kondusif. g) Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan persekitaran yang berkualiti. Meningkatkan kecekapan  Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja penggunaan sumber  Meminima masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses  Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan 8 . c) Proses pencarian menjadi lebih mudah dan pantas dalam melaksanakan kerja. kemas dan tersusun rapi.

d) Memaksa staf bekerja dengan lebih tekun dan pantas. peralatan dan kemudahan-kemudahan 4. Meningkatkan keselamatan di  Menghapuskan keadaan yang merbahaya persekitaran tempat kerja  Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja  Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan  Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian  Pematuhan kepada peraturan-peraturan 6. Jaminan kualiti  Meningkatkan kualiti dan produktiviti barangan/perkhidmatan  Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat  Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan 5. c) Memaksa staf bekerja. 9 . Meningkatkan motivasi staf  Perhubungan yang baik antara staf  Membentuk disiplin yang tinggi  Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan  Memupuk nilai-nilai murni dari kalangan staf  Meningkatkan rasa sayang pada tempat kerja 3. Inovatif Kondusif Lestari BIL SENARAI HASIL YANG DIJANGKA CATATAN 3. b) Menyalahkan orang lain sekiranya berlaku sebarang kecacatan. peralatan dan kemudahan-kemudahan yang digunapakai  Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin.5 Tindakan Yang Bukan Amalan 5S Antara tindakan yang bukan ciri Amalan 5S adalah seperti berikut: a) Memberi latihan pengemasan. Meningkatkan kecekapan dan  Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat keberkesanan penyelenggaraan mesin. e) Dibuat pada bulan-bulan atau tahun-tahun tertentu (bermusim) sebagai contoh dilaksanakan dalam bulan kualiti atau pertandingan sahaja. peralatan dan kemudahan-kemudahan  Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin.

10 . Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan.4 Melatih Semua Peringkat Staf untuk Mengamalkan Amalan 5S Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan 5S dan staf lain di dalam organisasi.2 Membentuk Prasarana yang Berkesan Sediakan prasarana yang bersesuaian. 4. Perlu dirancang latihan asas Amalan 5S kepada setiap staf. 4. e) Surat berita dalaman (Newsletter). Untuk itu. Ini bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan 5S. b) Menggunakan intranet seperti portal. beberapa kaedah boleh digunakan misalnya: a) Melalui mesyuarat. Inovatif Kondusif Lestari 4.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S 4. Pihak pengurusan atasan akan memberikan hala tuju dan keputusan-keputusan untuk memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan dalam organisasi dengan baik oleh stafnya.5 Penandaarasan Amalan Terbaik Wujudkan dan kongsikan amalan terbaik (best practices). Antaranya mengadakan lawatan ke syarikat-syarikat atau agensi-agensi yang menjadi model Amalan 5S untuk penambahbaikan yang berterusan. c) Informasi di papan kenyataan. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain. Menjadi kepentingan untuk mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan Amalan 5S dalam organisasi.3 Mengadakan Sistem Komunikasi yang Berkesan Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. d) Poster dan risalah. Tindakan yang bersistematik adalah perlu dengan mewujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan Amalan 5S dan terma rujukan yang jelas. 4. blog atau laman web organisasi. 4. kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kepada staf lain.1 Sokongan dan Komitmen Berterusan dari Pengurusan Atasan Sokongan dan komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang menyemarakkan pelaksanaan Amalan 5S selain mampu memberi kesan yang berpanjangan.

Periksa (Check) . setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan.Laksana (Do) .1 Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap staf kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. Penilaian ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang menawarkan ganjaran pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori yang dianjurkan.0 PENUTUP 5.7 Mengamalkan Penilaian Prestasi dan Sistem Ganjaran Audit Dalaman Amalan 5S dalam organisasi adalah kaedah terbaik membuat penilaian prestasi Amalan 5S. Dalam pelaksanaan Amalan 5S. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan Amalan 5S di organisasi lebih berkesan. Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. 5.2 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S. 5. Inovatif Kondusif Lestari 4. mewujudkan persekitaran yang produktif dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi.Tindakan (Action)).6 Pelan Pelaksanaan Amalan 5S – Kitaran P-D-C-A Sediakan pelan pelaksanaan Amalan 5S yang menyeluruh dengan merangka pendekatan yang sistematik dengan menggunakan Kitaran P-D- C-A (Rancang (Plan) . 11 . 4. Amalan ini juga boleh dilaksanakan di semua organisasi kerana Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan.

c) Mewujudkan semangat kerja berpasukan dalam organisasi. UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA 1. Bahagian Pengurusan Organisasi (BPO) dan Bahagian Keselamatan (BK). Ini akan menjadikan Pejabat Pendaftar sebagai organisasi contoh kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang lain di Universiti.1 Pejabat Pendaftar mempraktikkan Amalan 5S bagi mewujudkan modal insan yang berupaya mempamerkan kecekapan dan keberkesanan dalam aspek pengurusan persekitaran kerja yang berkualiti. Bahagian Pembangunan Modal Insan (HCD).0 TUJUAN 1.0 HALA TUJU AMALAN 5S PEJABAT PENDAFTAR 3. Bahagian Pengurusan Akademik (BPA).3 Pejabat Pendaftar terdiri daripada 5 bahagian utama iaitu Bahagian Pengurusan Modal Insan (HCM). b) Penjimatan masa. kos dan tenaga. Universiti Teknologi Malaysia (UTM).1 Polisi “Pejabat Pendaftar komited dalam mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif melalui pelaksanaan Amalan 5S yang kreatif dan inovatif bagi meningkatkan produktiviti dan kepuasan pelanggan” 3.2 Amalan 5S merupakan salah satu bentuk pelaburan jangka panjang untuk memastikan Pejabat Pendaftar sentiasa bersedia menghadapi cabaran persekitaran dan keperluan pelanggan. Kondusif. 2.1 Memberi pemahaman tentang hala tuju Amalan 5S di Pejabat Pendaftar. 3. 2. Lestari 12 .0 LATAR BELAKANG 2. Inovatif Kondusif Lestari BAHAGIAN DUA: HALA TUJU AMALAN 5S PEJABAT PENDAFTAR. Keupayaan ini akan memaparkan identiti korporat Pejabat Pendaftar untuk: a) Merangsang persekitaran kerja yang bersih. kemas dan selamat untuk keberkesanan operasi.2 Moto Inovatif. 2.

Ceria Biru .Aspirasi Merah . bersih dan sistematik setiap masa.Melebihi Jangkauan Kerawang .3 Logo Keterangan logo 5S: Ungu . Inovatif Kondusif Lestari 3.Kesepakatan Ekor 5 .4 Objektif Memastikan pengurusan Amalan 5S yang cekap dan berkesan bagi mencapai ciri-ciri kualiti di tempat kerja seperti berikut: a) Menggalakkan budaya kerja yang kreatif & inovatif.Kreativiti dalam pelaksanaan 3. selesa.Lestari Oren .Kesungguhan Hijau . b) Memupuk semangat ukhwah bagi membentuk sinergi di kalangan warga Pejabat Pendaftar dari pelbagai peringkat. e) Memartabatkan perkhidmatan berkualiti dan mesra pelanggan sejajar dengan objektif Pejabat Pendaftar 13 . d) Mewujudkan persekitaran kerja yang selamat. c) Meningkatkan mutu perkhidmatan kerja melalui penerapan budaya kaizen /inovasi.Harmoni Bulatan .

selamat dan ceria memerlukan penglibatan staf Pejabat Pendaftar yang konsisten. kecekapan dan keberkesanan dalam pengurusan persekitaran berkualiti (amalan 5S) menjadikan Pejabat Pendaftar sebuah organisasi yang kondusif. 3. b) Perkongsian sumber (masa.6 Ciri-ciri keutamaan amalan 5S yang dijadikan sebagai garis panduan adalah seperti berikut. 0 PENUTUP Secara keseluruhan. a) Beridentitikan imej korporat yang mempamerkan persekitaran berkualiti iaitu kondusif dan selamat untuk keselesaan pelanggan. melaksana. Pendekatan PDCA digunakan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan pengamalan 5S. b) Penglibatan yang berterusan oleh staf Pejabat Pendaftar. tenaga. b) Mempelbagaikan program kesedaran dan pendedahan mengenai pelaksanaan Sistem Amalan 5S menerusi latihan yang berjadual. kewangan dan idea). selamat dan dapat memupuk semangat berpasukan. d) Kreatif dan inovatif dalam menggunakan sumber sedia ada. memantau dan mengkaji semula pelaksanaan Amalan 5S dari semasa ke semasa bagi mewujudkan suasana kerja yang berkualiti dan produktif. 3. Inovatif Kondusif Lestari 3. 4. c) Pelaksanaan aktiviti dan amalan 5S secara berterusan berdasarkan kepada Kitaran PDCA. 14 .7 Kunci utama kejayaan pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar adalah seperti berikut: a) Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan. c) Keseragaman dan ruang kerja yang kondusif. c) Mengamalkan semangat kerja berpasukan dan komitmen tinggi di kalangan staf.5 Pendekatan Pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar mengfokuskan kepada perkara berikut: a) Komitmen pengurusan yang jitu dan konsisten meliputi penglibatan dalam merancang.

Seragam dan Sentiasa Amal) Check (Semakan. Inovatif Kondusif Lestari BAHAGIAN TIGA: LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S DI PEJABAT PENDAFTAR UTM 1. Susun. 2.1 Tujuan Bahagian Tiga ini ialah untuk memberi panduan terhadap langkah- langkah 5S (Sisih.0 Tujuan 1. dan Sentiasa Amal) yang dapat membantu warga Pejabat Pendaftar UTM untuk pelaksanaan Amalan 5S dengan lebih mudah dan berkesan.2 Panduan langkah-langkah Amalan 5S ini sebagai bahan rujukan kepada semua peringkat organisasi di Pejabat Pendaftar UTM untuk mewujudkan persekitaran yang berkualiti di Pejabat Pendaftar UTM.0 Latar Belakang 2. Susun. Seragam. di samping menentukan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan serta dapat memupuk usaha penambahbaikan di persekitaran tempat kerja secara berterusan. Sapu. Jadual 8: Kaedah “Plan-Do-Check-Action” (PDCA) KAEDAH TAKRIFAN Plan (Rancang) Mewujudkan polisi.1 Model Pelaksanaan Amalan 5S Pejabat Pendaftar berasaskan kepada Kaedah “Plan-Do-Check-Action” (PDCA) seperti takrifan di Jadual 8. Sapu. Seragam dan Sentiasa Amal yang membantu staf Pejabat Pendaftar UTM untuk memahami dan melaksanakan konsep 5S dengan lebih terancang. Periksa & Memeriksa dan menilai keberkesanan aktiviti dengan Nilai) mengambil kira pencapaian perancangan dan keperluan standard/piawaian Action (Tindakan) Mengambil tindakan berterusan bagi menambahbaik prestasi aktiviti persekitaran berkualiti 15 . 3. objektif.1 Panduan pelaksanaan Amalan 5S ini mengandungi langkah-langkah 5S iaitu Sisih. sumber dan merancang aktiviti persekitaran berkualiti selaras dengan keperluan standard/piawaian serta keperluan organisasi Do (Laksana) Melaksanakan aktiviti seperti yang dirancang iaitu penerapan amalan 5S (Sisih. Susun. Sapu. 2.0 PELAKSANAAN AMALAN 5S DI PEJABAT PENDAFTAR UTM 3. mudah dan berkesan.

prosedur atau standard yang ditetapkan. d) Memberikan pendedahan kepada pihak pengurusan 5S 3.2. PLAN / PERANCANGAN ACTION / TINDAKAN • Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan. (b) Susun (Seiton) Menjelaskan apa-apa yang perlu disusun dan tentukan kaedah penyusunan. b) Membentuk struktur pelaksana Amalan 5S.2. Rajah 5: Langkah-Langkah Pelaksanaan Amalan 5S 3.2 DO (Laksana) (a) Sisih (Seiri) Mengenalpasti dan mengasingkan barang-barang yang tidak perlu di kawasan kerja. standards. • Sediakan Pelan Tindakan • Adakan Pelancaran di peringkat PTJ • Program kesedaran atau latihan atau lawatan Pelaksanaan Amalan 5S CHECK / PEMANTAUAN / PENILAIAN DO / PELAKSANAAN • Laksanakan Amalan 5S • Audit Dalam • Sisih • Benchmarking. 16 . • Susun • Menilai sejauh mana amalan dilaksanakan. maintenance etc ). • Tubuhkan Jawatankuasa • Pensijilan / Pengiktirafan • Pecahkan kawasan mengikut zon/seksyen dan • Konvensyen di peringkat Kebangsaan lantik Ketua • Gunakan Sudut 5S untuk kemaskini • Tentukan objektif dan polisi. (ii) Mengenalpasti punca-punca berlakunya kekotoran. Inovatif Kondusif Lestari Kaedah PDCA diperkukuhkan lagi dengan penambahbaikan berterusan seperti dalam Rajah 5.2 Pada amnya pelaksanaan Amalan 5S boleh dilakukan melalui pendekatan “Plan-Do-Check-Action” (P-D-C-A) 3. (iii) Mengambil tindakan menghapuskan kekotoran dan punca-punca yang menyebabkannya. perkembangan & prestasi Amalan 5S di Pejabat. c) Menggariskan pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S. procedures. (c) Sapu (Seiso) (i) Mengenalpasti dari mana datangnya kekotoran.1 PLAN (Rancang) a) Menubuhkan Jawatankuasa Induk 5S. • Sapu keberkesanannya dan pematuhan pada • Seragam ( Person in charge.

(c) Memberikan pengiktirafan/penghargaan terhadap usaha staf.1. 17 . 4. (c) Peranan ahli Jawatankuasa Induk Pejabat Pendaftar UTM perlu dijelaskan untuk kelancaran pelaksanaan tanggungjawab tersebut. (ii) Mengekalkan keadaan yang baik dengan usaha penambahbaikan berterusan. (d) Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan 5S Pejabat Pendaftar UTM adalah seperti dalam Rajah 6.2.0 LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S 4. (b) Pengerusi Jawatankuasa Induk bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan Amalan 5S dijalankan sebaiknya. (b) Melakukan penandaarasan dengan jabatan dan organisasi lain untuk penambahbaikan berterusan.1 Objektif: (a) Melaksanakan program penambahbaikan secara berterusan. (c) Memastikan peraturan Amalan 5S dipatuhi.3 CHECK (Semak) (a) Melaksanakan Audit Dalaman 5S. (e) Sentiasa amal (Shitsuke) (i) Memastikan setiap warga Pejabat Pendaftar UTM memahami. (e) Memperolehi pensijilan Amalan 5S.1 Langkah 1 – Pembentukan Jawatankuasa Induk 5S 4. 3. Inovatif Kondusif Lestari (d) Seragam (Seiketsu) (i) Mewujudkan rasa tanggungjawab terhadap persekitaran dan peralatan. (b) Untuk meningkatkan penyertaan semua peringkat staf dan mewujudkan budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja berkumpulan ke arah mencapai prestasi cemerlang. mematuhi dan mengamalkan peraturan. 4. (ii) Menerima pakai amalan terbaik yang telah diseragamkan.1.4 ACTION (Tindakan) (a) Membudayakan Amalan 5S di tempat kerja. (b) Membuat perbandingan pencapaian sebenar dengan sasaran secara berkala.2 Struktur Pelaksanaan Amalan 5S (a) Tanggungjawab pelaksanaan amalan 5S hendaklah menyeluruh dan setiap ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing. 3. (d) Menyemak semula kitaran Plan-Do-Check-Action.2.

(o) Menyedia. (m) Memastikan pelaksanaan 5S di setiap zon menjadi amalan berterusan. (g) Menyelaras aktiviti-aktiviti jawatankuasa kecil. Pejabat Pendaftar 4. (n) Mengurus dan menyelaras usaha pensijilan 5S. (e) Merancang. 18 . bersih dan selamat. menyelaras dan menyelenggara Sudut 5S Pejabat Pendaftar. Inovatif Kondusif Lestari Penaung Pengerusi Setiausaha JK JK JK JK Latihan Promosi Audit Tugas-Tugas Khas Wakil Wakil Wakil Wakil Wakil Zon Zon Zon Zon Zon HCM HCD BPA BPO BK Rajah 6: Struktur Jawatankuasa Induk Amalan 5S. (c) Membangun dan mengesahkan objektif dan polisi 5S Pejabat Pendaftar. (h) Merancang dan melaksanakan sistem penghargaan/ganjaran/ pengiktirafan. (d) Mengesahkan Logo dan Motto 5S Pejabat Pendaftar.3 Tanggungjawab Jawatankuasa Induk Pejabat Pendaftar adalah seperti berikut: 4. (f) Menetapkan peraturan serta garis panduan pelaksanaan Amalan 5S. (l) Memantau dan menilai aktiviti penambahbaikan yang dijalankan oleh setiap zon.3.1 Jawatankuasa Induk (a) Menentukan hala tuju dan matlamat pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti (5S). menentukan dan mengesahkan belanjawan dan sumber kewangan.1.1. (i) Memantau atau menilai kemajuan pelaksanaan aktiviti Amalan 5S. (k) Merancang dan mengatur program ke arah membangunkan budaya kerja yang lebih sistematik. (j) Mengawasi kemajuan program dengan pembentukan standard yang sesuai berkaitan sistem 5S yang perlu diwujudkan. mengemaskini. (b) Merancang dan membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S.

(b) Menyediakan skala pemarkahan audit yang sesuai. (f) Menyimpan dan menyelenggara rekod audit.2 Jawatankuasa Audit (a) Merangka dan menyediakan pelan perancangan pelaksanaan Audit Dalaman 5S bagi Pejabat Pendaftar (carta perbatuan). (e) Memantau tindakan susulan hasil penemuan audit yang dibuat oleh para Juruaudit Dalaman. 19 . (c) Menyedia dan mengemaskini Borang Penilaian Audit Dalaman 5S Pejabat Pendaftar. (d) Menyimpan rekod latihan/kursus/seminar Amalan 5S staf. kempen. (d) Menguruskan keperluan audit yang sewajarnya. mengemaskini dan menyimpan Fail Audit Dalaman 5S Pejabat Pendaftar. juruaudit. 4. (e) Menyelenggara. (b) Mengenalpasti keperluan latihan berkaitan 5S untuk ahli jawatankuasa. (h) Menyimpan dan mengemaskini rekod Kelayakan Juruaudit Dalaman 5S (Sijil/ Pengesahan Kehadiran). gambar aktiviti 5S. poster.4 Jawatankuasa Promosi (a) Merangka dan menyediakan pelan perancangan aktiviti Jawatankuasa Promosi bagi menggalakkan dan menyemarakkan lagi budaya Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) (carta perbatuan). mengemaskini dan menyimpan Fail Jawatankuasa Latihan 5S Pejabat Pendaftar. (g) Mengenalpasti calon Juruaudit Dalaman yang bertauliah dan menguruskan pelantikan mereka.3.1. Inovatif Kondusif Lestari 4.3. banner.1.3. (b) Mengurus dan melaksanakan program/aktiviti yang sesuai bagi meningkatkan kesedaran amalan 5S di kalangan staf Pejabat Pendaftar (contohnya: program gotong-royong. (i) Menyelenggara. 4. lencana dsb).3 Jawatankuasa Latihan (a) Menyediakan perancangan/cadangan latihan/kursus/seminar/lawatan kerja yang berkaitan dengan Amalan Persekitaran Berkualiti (5S) (carta perbatuan). (c) Melaksana & menguruskan program latihan Amalan 5S. (j) Menyediakan ringkasan audit/rumusan/analisa/laporan penilaian Audit Dalaman 5S untuk dilaporkan ke Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.1. (f) Mengemukakan laporan perkembangan/pencapaian aktiviti Jawatankuasa Latihan ke Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar. ketua-ketua zon dan semua staf Pejabat Pendaftar.

2.2.2 Jawatankuasa Induk 5S akan menentukan zon-zon yang sesuai.3 Langkah 3 .2. hebahan dan bahan komunikasi dalaman/luaran dalam fail Jawatankuasa Promosi.3. 4. Pembahagian kawasan hendaklah diwujudkan menggunakan pelan lokasi untuk kemudahan rujukan kumpulan 5S. (d) Mengemukakan laporan perkembangan/pencapaian semua yang berkaitan dengan aktiviti Promosi ke Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar.1 Tujuannya adalah untuk menyebarkan metodologi Amalan 5S dan melatih warga organisasi dengan pengetahuan asas pelaksanaan 5S. 20 . Inovatif Kondusif Lestari (c) Menyimpan dan menyelenggara rekod.1 Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan yang dipertanggungjawabkan kepada kumpulan serta memudahkan pelaksanaan Amalan 5S.3.3 Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon: (a) Susun atur keseluruhan kawasan dan pembahagian kepada zon-zon hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi. 4.4 Pejabat Pendaftar UTM Johor Bahru terbahagi kepada 5 bahagian dan kelima- lima bahagian dinamakan seperti di bawah: (a) Bahagian Pengurusan Modal Insan – Zon ASPIRASI (b) Bahagian Pembangunan Modal Insan – Zon SINERGI (c ) Bahagian Pengurusan Organisasi – Zon TRANSFORMASI (d) Bahagian Pengurusan Akademik – Zon INOVASI (e) Bahagian Keselamatan – Zon KREATIVITI 4. 4.2.Latihan 5S 4.1.5 Jawatankuasa Tugas-Tugas Khas a) Merangka dan menyediakan perancangan untuk melaksanakan tugas-tugas yang merupakan projek khas amalan 5S b) Mengurus dan melaksanakan program/aktiviti yang sesuai bagi mengukuhkan pelaksanaan amalan 5S. 4. dokumen. surat menyurat.2 Langkah 2 – Mewujudkan Zon 5S 4. (b) Zon-zon di Pejabat Pendaftar UTM adalah berdasarkan Bahagian/ Unit di mana yang bersesuaian. 4.

(iii) Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa pelancaran adalah seperti berikut: (a) Polisi 5S. 21 .5 Langkah 5 – Pelaksanaan Amalan 5S 4. (ii) Menentukan tempat penyimpanan bagi barang yang perlu. (b) Sila rujuk Rajah 7 untuk tatacara amalan sisih di tempat kerja (c ) Berikut adalah panduan untuk melaksanakan aktiviti sisih secara berkesan: (i) Mengenalpasti barang-barang yang tidak perlu dengan menggunakan kaedah ‘tag merah’ seperti di Rajah 8.4. (c) Audit Dalaman 5S. (b) Amalan Konsep Pelaksanaan 5S.3. 4.5.4 Langkah 4 – Pelancaran 5S 4.2 Pihak pengurusan hendaklah terlibat secara langsung serta memberi komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan Amalan 5S. (e) Pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S. Inovatif Kondusif Lestari 4. (b) Objektif 5S.1 Pelancaran 5S diadakan untuk merasmi dan menyampaikan hasrat pengurusan bagi melaksanakan Amalan 5S dalam Pejabat Pendaftar UTM. (c) Garis Panduan Pelaksanaan Amalan 5S. 4. Sisih dengan memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pembuangan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja. rujuklah kepada Arahan Perkhidmatan dan Arahan Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. dasar dan objektif Amalan 5S dan juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan. (d) Zon-zon 5S.4. melalui penetapan sasaran.2 Latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman: (a) Program Kesedaran amalan 5S.1 SISIH (a) Mengenalpasti barang-barang yang tidak diperlukan. 4.

Inovatif Kondusif Lestari Cara Amalan SISIH Di Tempat Kerja Mengikut Tatacara Pelupusan Aset/Stor Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Yang Mana Stratifikasi Tindakan ??? Tiada nilai dan senang dilupuskan Lupus dengan SISIH (tidak memerlukan segera Item tatacara pelupusan aset/inventori) Tak Diperlukan Ada nilai/tiada nilai Dilupuskan (memerlukan mengikut tatacara pelupusan prosedur sedia aset / inventori) ada SISIH Rajah 7: Cara Amalan SISIH di Tempat Kerja DASAR TAG MERAH –POLISI PEMBUANGAN ATAU PENYISIHAN TAG MERAH (RED TAG) Tidak Diperlukan dan Dalam Proses Dilupuskan Rajah 8: Tag merah 22 .

Penekanan tertumpu kepada kaedah penyusunan yang cekap. Inovatif Kondusif Lestari 4.2 SUSUN (a) SUSUN merujuk kepada slogan “setiap barang mempunyai tempatnya dan setiap tempat ada barangnya”. (d) Sila rujuk Rajah 9 untuk tatacara susun di tempat kerja. (b) Selepas melaksanakan sisih (seiri) dengan jayanya. Ini akan mewujudkan kerja yang kemas dan produktif. (iv) Memastikan barang disusun dengan ketinggian yang selamat. barang yang diperlukan hendaklah disusun mengikut keperluan penggunaan. (iii) Menyimpan barang-barang mengikut kategori.5. berkesan dan selamat. (ii) Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada peralatan dan perkakasan. Bagaimana SUSUN Tempat Kerja Stratifikasi Tindakan Item Mesti diletak dekat Selalu digunakan dengan tempat kerja SUSUN Item Diletakkan jauh dari Jarang digunakan tempat kerja Item Mesti disimpan Untuk tak diguna tapi berasingan tapi Susun perlu disimpan mudah dicari Rajah 9: Cara Amalan SUSUN di Tempat Kerja 23 . (c) Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan: (i) First-In-First-Out (FIFO).

(b) Pembersihan setiap hari diperlukan untuk memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan bersih. (iii) Keadaan persekitaran lebih baik. (ii) situasi selepas waktu kerja – fail disusun semula ke tempat asal dengan mengikut tatacara pengurusan fail.5. (iv) Kos penyelenggaraan lebih rendah. Inovatif Kondusif Lestari Nota : (1) Contoh item yang selalu digunakan: (a) Fail aktif diletakkan dekat dengan tempat kerja: (i) situasi semasa bekerja – fail berada di atas meja. Peringkat ini dapat dilaksanakan dengan cekap melalui pewujudan prosedur dan standard yang sesuai. (c ) Kejayaan pelaksanaan SAPU boleh diukur melalui: (i) Produk dan hasil kerja yang berkualiti. (d) Bahan-bahan rujukan pegawai untuk tugas (generic dan functional). (3) Contoh item yang tidak digunakan : (i) Fail tutup – mengikut tatacara pengurusan fail. (v) Keyakinan pelanggan terhadap kebersihan pejabat.4 SERAGAM (a) SERAGAM merujuk kepada pelaksanaan aktiviti 3S yang pertama secara berterusan. 4. 4. (c) Fail Meja perlu sentiasa berada di atas meja. 24 . (ii) Aset: Tatacara Pengurusan Aset Alih universiti. (b) Alat tulis perlu sentiasa berada di meja kerja dalam keadaan kemas dan teratur. aktiviti penandaarasan amalan terbaik perlu dilaksanakan ke arah penambahbaikan berterusan. (ii) Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.3 SAPU (a) SAPU memberikan penekanan kepada penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. (2) Contoh item jarang digunakan : Fail separa aktif (tertakluk kepada norma kerja) disimpan mengikut prosedur pengurusan peringkat fail dalam keadaan kemas dan teratur bagi mudah dicapai.5. Selain itu.

25 . pertandingan dan anugerah. (iii) Wujud disiplin dan semangat kerja berpasukan. (ii) Staf Pejabat Pendaftar UTM mematuhi peraturan di tempat kerja. (ii) Sistem kawalan visual yang lebih baik.5 SENTIASA AMAL (a) SENTIASA AMAL ialah usaha membudayakan amalan 4S (Seiri. (v) Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik. (iv) Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan untuk usaha yang ditunjukkan oleh staf Pejabat Pendaftar UTM. (v) Penambahbaikan dari segi operasi dan aliran kerja. (iii) Peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP). (c) Kejayaan pelaksanaan S kelima ini boleh diukur daripada: (i) Prestasi keputusan audit dalaman 5S yang cemerlang. (vi) Penyertaan dalam konvensyen. (v) Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja. (b) Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan 5S: (i) Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan.5. (iv) Staf mempunyai daya usaha untuk menambahbaik aktiviti di tempat kerja. (ii) Memastikan audit dalaman amalan 5S dilaksanakan mengikut jadual. (iii) Mengadakan jadual penyelenggaraan. (iv) Standard Operating Procedure (SOP) (v) Etika penggunaan ruang (c) Kejayaan pelaksanaan penyeragaman diukur melalui: (i) Standard tempat kerja yang lebih baik. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan seluruh warga kerja serta disiplin diri bagi memastikan Amalan 5S dapat dilaksanakan secara berkesan dan cekap. Seiton. (iii) Memastikan aktiviti promosi berterusan. 4. (ii) Mengadakan prosedur kerja pembersihan. Inovatif Kondusif Lestari (b) Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap: (i) Mewujudkan senarai semak peraturan inventori. Seiso. (iv) Perkongsian maklumat mengenai piawaian yang diperlukan. Seiketsu) di tempat kerja ke arah penambahbaikan berterusan.

2 Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan. 5.0 PENUTUP 5.1 Konsep 5S mudah difahami oleh setiap staf kerana perkara ini hanya memerlukan pengetahuan konvensional dan disiplin serta komitmen yang tinggi. 5.4 Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan semua staf menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S. 5.3 Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif.5 Amalan 5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian perkhidmatan yang cemerlang. 5. Inovatif Kondusif Lestari 5. 26 . bersih dan selamat ke arah sistem penyampaian perkhidmatan bertaraf dunia. disiplin diri dan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab serta sayang kepada organisasi. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua peringkat Pejabat Pendaftar UTM.

0 LATAR BELAKANG Imej Korporat dan Lestari yang dilaksanakan melalui Amalan 5S Pejabat Pendaftar ialah seperti berikut: 2. e) Tempat Penyimpanan/Stor. 3. g) Kawasan Persekitaran Pejabat. 2. 2. KEKEMASAN DAN KESELAMATAN 1. kekemasan dan keselamatan yang boleh dilaksanakan oleh warga Pejabat Pendaftar. c) Carta Perbatuan/Gantt Chart.1 Persekitaran semua peringkat ruang pejabat pada status sentiasa berada pada tahap yang bersih.0 TUJUAN Tujuan Bahagian Empat ini ialah sebagai garis panduan untuk standard tindakan kebersihan. i) Keselamatan Persekitaran. b) bahan yang digunakan adalah yang bersesuaian. c) Lain . b) Carta Organisasi Sistem Amalan 5S. Universiti Teknologi Malaysia dalam pelaksanaan Amalan 5S di Pejabat Pendaftar.lain ketetapan yang diputuskan oleh Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar. Inovatif Kondusif Lestari BAHAGIAN EMPAT STANDARD TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S: KEBERSIHAN. 2. 27 . 3. c) Ruang Kerja/Bilik Pegawai. kemas dan selamat mengikut standard yang ditetapkan. b) Ruang Pejabat.0 TINDAKAN PELAKSANAAN AMALAN 5S Penekanan terhadap pelaksanaan Amalan 5S ini terbahagi kepada 9 kategori utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di Pejabat Pendaftar iaitu: a) Keperluan Utama Pelaksanaan.1 KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut: a) Polisi (Tandatangan ketua dan tarikh)/Objektif/Matlamat Sistem Amalan 5S. d) Bahagian Pengeluaran.4 Keseragaman warna penandaan.2 Keseragaman pelabelan: a) tidak keterlaluan dan memudahkan capaian serta bermaklumat. f) Tempat Umum. 2. h) Keupayaan Sumber Manusia.3 Hiasan persekitaran berkonsep sederhana.

bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan workstation pegawai. d) Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai. Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S (gambar).2. i. b) Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut atau di bawah peralatan perabot dan perhiasan. Info berkaitan Sistem Amalan 5S untuk tujuan promosi.2. Pelan Lantai Bahagian. b) Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan. Secara maya. 3.3 Susun Atur Peralatan Perabot Pejabat a) Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas. berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan staf. 3. f. II. Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding/ papan kenyataan). manakala yang pecah segera diganti. e) Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian.2. b) Cermin tingkap sentiasa dilap dan tidak berhabuk. Inovatif Kondusif Lestari d. tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran. 3.2 RUANG PEJABAT 3. c) Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu. Slogan Sistem Amalan 5S. g. Sudut 5S hendaklah berimej korporat dengan hiasan yang tidak keterlaluan. e.2 Peralatan Pejabat a) Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat. 28 . c) Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Kaedah penyaluran penyampaian: I.1 Lantai a) Lantai tidak berdebu. h. d) Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan diasingkan. c) Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan staf.

piagam pelanggan. menyenangkan pergerakan. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti). dan tidak mengancam keselamatan staf. c) Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partisyen dan bilik pegawai. Bilik Kebal.2. c) Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya. b) Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas. bersih. b) Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko. tidak berdebu dan selesa.2. e) Bilik berkenaan perlu melantik seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. 29 . f) Susunan hiasan sentiasa kemas.7 Ruang Kerja Khas a) Ruang kerja khas ini merangkumi Bilik Server. d) Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup adalah digalakkan (jika digunakan perlu penyelenggaraan bagi mengelak habuk terperangkap serta kerosakan pada karpet. b) Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi. c) Sistem pengurusan ruang kerja khas perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan). dasar kualiti dsb). b) Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat per fail). mudah dan jimat diselenggarakan serta kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan staf. 3. tersusun. tersusun. d) Tanda arah.6 Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan a) Tanda nama Bahagian/Seksyen/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan staf.5 Hiasan Dalaman a) Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan.2. Inovatif Kondusif Lestari 3. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan. 3.4 Susunan Fail a) Disusun dengan teratur. petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh pelanggan dalaman dan luaran. tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik. d) Tanda arah.2. dan Bilik Operasi. e) Pastikan semua hiasan tidak berdebu. mudah diperoleh/disimpan dan bersistem. 3. petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh warga kerja.

ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan. Inovatif Kondusif Lestari 3.2. Telefon ii. Borang aduan/cadangan/ kepuasan hati pelanggan 30 . i) Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut: i. 3. petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh pelanggan. b) Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu. piagam pelanggan. bersih dan disusun supaya kelihatan kemas. g) Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian staf lain. f) Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan. d) Maklumat korporat Pejabat Pendaftar atau bahagian boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi. minum dan merokok di dalam bilik fail. i) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).2. d) Sistem identifikasi dan kemudahkesanan dokumen/fail dilaksanakan dengan berkesan. e) Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan. f) Staf dilarang makan. g) Jadual penggiliran atau kaedah untuk mendapatkan perkhidmatan disediakan. Direktori telefon pegawai Pejabat Pendaftar iv. c) Tanda arah. pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan).8 Bilik Fail a) Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik. Set computer dan capaian Internet iii.9 Ruang Kaunter a) Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat. c) Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja. h) Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan. b) Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks. h) Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan. Senarai fail tidak perlu dilekatkan di luar kabinet. e) Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet berkunci.

d) Barang-barang peribadi perlu diletakkan di dalam laci peribadi dan disusun kemas.3. b) Sediakan satu (1) ruang khas untuk meletak sepasang kasut dan sepasang selipar. c) Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cable casing. Inovatif Kondusif Lestari 3. 3.3 Meja (Di bawah/Tepi meja) a) Tiada bakul sampah di Bilik Pegawai dan staf.3. b) Laci 3 dan seterusnya adalah urusan peribadi (optional). 3.3. Satu kawasan ruang kerja hanya satu tong sampah sahaja. c) Dalam laci rasmi.2 Meja (Di atas Meja) a) Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional). b) Terdapat task box.3 RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI 3. 3. Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.masing termasuk bilik pegawai: a) Tanda Nama Penuh. c) Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.3.3. tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran. 31 . d) Fail tersusun dan dilabelkan. PA-7). e) Staf hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur. hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian bagi mengisi alat tulis. e) Senarai rujukan fail (optional). d) CPU yang ditempatkan di bawah meja atau di sisi meja perlu dialas kecuali lantai yang berkarpet.1 Lantai a) Pastikan lantai tidak berdebu. telefon dan buku direktori (optional). 3.5 Dinding/partisyen staf Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing. b) Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja.4 Laci Meja Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut: a) Laci 1 dan 2 alat tulis (optional). c) Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). b) Jawatan.

e) Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah diletakkan dan disusun di meja kerja.10 Pelabelan dan pemakiran (Parking Lot) a) Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan. 3. b) Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down). c) Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti.3. 32 . d) Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap. b) Blazer (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari. c) Wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan mengikut ketetapan pihak pengurusan. Inovatif Kondusif Lestari f) Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur g) Dibenarkan satu sudut mini di partisyen/dinding (optional) tidak melebihi saiz A3 untuk hiasan.3. b) Setiap parkir hendaklah dilabelkan dengan nama alatan berkenaan. 3.3.6 Kerusi a) Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan. 3. c) Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian dan boleh ditampal pada partition. 3.9 Bilik Pegawai a) Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian. selesa dan bersih. tidak bergoyang. 3.3. b) Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail.3.8 Sistem fail a) Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail. c) Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk. sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi/pintu.7 Komputer dan pencetak a) Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna. d) Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur. coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya. b) Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas sofa.

f) Carta alir proses ditunjukkan bagi sesuatu Barangan/ perkhidmatan. d) Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai. tidak berhabuk. c) Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair. sila pastikan ia dibaiki dengan cepat.4. e) Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan. b) Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik. 3. c) Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan boleh dilabelkan dengan nama alatan dan disimpan di tempat parkir atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula. berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama alatan. h) Panduan penggunaan mesin diletakkan di sebelah mesin/peralatan. g) Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin. tidak terdapat lubang. g) Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/ barangan/ perkhidmatan (Contoh: label barang siap. berminyak. berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin. rekahan atau sebarang kecacatan lantai. tidak berdebu. e) Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian.2 Mesin dan Peralatan a) Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja. barang dalam proses.1 Bilik Pencetakan/Dokumentasi a) Pastikan lantai bilik sentiasa bersih. Sekiranya ada. b) Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih. rosak. Inovatif Kondusif Lestari 3.4. f) Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan. pelupusan dan lain-lain). 33 . Penggunaan poster/ gambar/ carta alir/ visual boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja. d) Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada staf lain.4 BAHAGIAN PENGELUARAN 3.

iii. Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir. e) Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor. e) Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama. 3.3 Keselamatan dan Kebersihan Stor a) Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: i. 3. Lokasi yang strategik dan mudah dicapai. c) Pencahayaan yang mencukupi. kotak. petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai. f) Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan. d) Emergency Light.5. alat ganti atau makmal dan sebagainya. b) Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: water sprinkler dan hose reel). tin.5 STOR 3.2 Simpanan Barang Stor a) Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan staf stor. i) Pelan lantai. Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba. f) Staf tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor. Inovatif Kondusif Lestari 3. Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia. g) Rekod inventori mestilah sentiasa dikemaskini. g) Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau arahan kepada staf lain. c) Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut: i. b) Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara ‘First In First Out’ (FIFO). ii. b) Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/ komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor). Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan.5. peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.5. h) Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli). tanda arah. c) Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis. 34 . d) Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari.1 Dalam Stor a) Pastikan stor sentiasa bersih. d) Stok yang asalnya berada di dalam bekas. iv. tidak berdebu dan tersusun kemas.

teratur.1 Lobi Utama/Ruang Tamu a) Semua peralatan.3 Surau/Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat: a) Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. i) Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT. kemas dan tempat rehat yang menyenangkan. b) Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna. e) Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian. meja hendaklah disusun kemas. b) Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu. kerusi. 3. h) Sofa disediakan di ruang menunggu.6 TEMPAT UMUM Ruang Umum/Kaunter/Lobi Utama merupakan ruang yang perlu dititikberatkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan.6. c) Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti. k) Tong sampah hendaklah diletakkan di tempat yang sesuai. d) Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api. tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang melindunginya.2 Bilik Rehat Staf a) Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. dilipat. barang. l) Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.6. Jadi. Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada staf dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini. j) Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya.6. c) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor telefon). perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan: 3. tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai. f) Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang partisyen. Inovatif Kondusif Lestari 3. disimpan atau digantung dengan kemas. b) Bersih. 3. kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun. tidak berhabuk dan teratur. 35 . kemas tersusun dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan. g) Pastikan kaunter sentiasa bersih. c) Telekung.

kering dan tidak berbau. d) Pastikan pemadam dan marker pen diletakkan di tempat yang disediakan. dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik. i) Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai.6 Pantri a) Lantai sentiasa bersih. b) Peralatan/kemudahan dalam keadaan baik dan berfungsi. 3. g) Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projector. l) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon). f) Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/ kabinet/rak yang disediakan. e) Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan. j) Penggunaan pewangi (air freshner) digalakkan untuk mendapatkan suasana yang sentiasa segar. e) Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai.6.5 Bilik Latihan a) Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk.6. h) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik perbincangan. c) Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi. tidak berdebu dan tiada kekotoran. f) Etika penggunaan bilik mesyuarat disediakan. c) White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai. c) Kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional). 36 . g) Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan dan boleh dilihat dengan jelas.4 Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan Pastikan Bilik Mesyuarat/Bilik Perbincangan berada dalam keadaan berikut: a) Sentiasa memastikan lantai bersih. k) Jam dinding disediakan untuk panduan. b) Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan. b) Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan. Inovatif Kondusif Lestari d) Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat.6. suis dan lain- lain ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat. h) Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi. 3. 3. informatif dan efektif.

2 Perhubungan dengan rakan sejawat Mempamerkan usaha bersama/ kerja berpasukan seperti gotong royong. k) Etika penggunaan pantri disediakan. 3.3 Perhubungan dengan pelanggan Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman. kemas. 37 . kreativiti. proaktif.7 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA 3. h) Tong sampah yang disediakan ditutup supaya tidak berbau. l) Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan pantri. 3. mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.7. bertatasusila dan sedia membantu. teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/ optional). bersemangat. dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam. makhluk perosak.7. gula. i) Pantri hendaklah sentiasa bersih.7.7. f) Pastikan sinki bersih. 3. mesyuarat dan sebagainya. sopan santun. cara pakaian. tidak tersumbat dan tiada sisa makanan. Inovatif Kondusif Lestari d) Tiada pinggan mangkuk/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan. e) Kain lap yang kotor dicuci dan disangkut kemas. budi bahasa.1 Dari segi penampilan diri dan imej Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria. susu. 3. kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas. j) Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yang tidak menyenangkan. tersusun dan bebas daripada sebarang serangga. nescafe. g) Bahan makanan seperti milo.

b) Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang. ruang tangga. bilik air. h) Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera.8 KESELAMATAN PERSEKITARAN Langkah-langkah keselamatan berikut perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat: a) Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga. c) Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran. d) Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantri. tanda KELUAR dan AWAS). Inovatif Kondusif Lestari 3. stor. ruang awam dan sebagainya). i) Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya. e) Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : Dilarang Merokok. fire extinguisher. f) Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barang- barang pra pelupusan). bilik fail.0 PENUTUP Standard tindakan dan penguatkuasaan yang dinyatakan tertakluk kepada pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan daripada Pengerusi Jawatankuasa Amalan 5S Pejabat Pendaftar. g) Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman Pejabat Pendaftar (contoh: pantri. 38 . kafeteria. kotak- kotak. barang-barang pra pelupusan dan sebagainya). 4.

2. 3. 3.6 Setiap bahagian yang diaudit hendaklah memastikan segala teguran dan keputusan hasil audit dibuat penambahbaikan untuk mencegah punca ketidakpatuhan. 2.0 LATAR BELAKANG 2. tindakan pencegahan dan laporan penambahbaikan direkod dan didokumentasikan.2 Pengauditan ini amat diperlukan bagi memastikan setiap bahagian dalam Pejabat Pendaftar mengetahui kekuatan yang ada dan menepati standard yang ditetapkan serta membuat penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala pada ketetapan jangkamasa yang ditetapkan oleh JK audit.4 Kriteria audit.5 Laporan/Pembentangan Audit Dalam kepada setiap bahagian dan Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar. 3. skop.7 Aktiviti susulan hendaklah merangkumi tindakan pembetulan.5 Pemilihan juruaudit hendaklah terdiri daripada individu yang kompeten.2 Penyediaan pelan perancangan Audit Dalam tahunan. Inovatif Kondusif Lestari BAHAGIAN LIMA: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S 1. berpengalaman dan mempunyai Sijil Audit Dalam 5S yang dikeluarkan oleh pihak MPC (Malaysia Productivity Corporation). 2.4 Penilaian Audit Dalam dibuat berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.1 Jawatankuasa Induk Audit 5S Pejabat Pendaftar melantik dan membentuk kumpulan Pasukan Audit Dalam Pejabat Pendaftar. 2. 3.3 Pelaksanaan Audit Dalam pada setiap bahagian Pejabat Pendaftar. kekerapan dan kaedah hendaklah ditentukan oleh Jawatankuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar. 2. 2.0 TATACARA AUDIT DALAM 3.3 Program audit hendaklah dirancang dengan mengambilkira status dan kepentingan aktiviti setiap bahagian Pejabat Pendaftar yang akan diaudit dan juga berdasarkan keputusan audit yang lalu. 2. 39 .1 Audit Dalam Amalan 5S perlu dilaksanakan di semua bahagian Pejabat Pendaftar sebagai penilaian kendiri pelaksanaan Amalan 5S.0 TUJUAN Memberi pemahaman tentang pelaksanaan Audit Dalam Amalan 5S yang digunapakai semasa proses pengauditan dilaksanakan di setiap bahagian Pejabat Pendaftar. 3.

7 Memastikan tindakan pembetulan/tindakan penyelesaian dibuat untuk dimaklumkan kepada Ketua Pasukan Audit.6 Menjalankan Audit Pemantauan pelaksanaan Amalan 5S di setiap bahagian Pejabat Pendaftar berdasarkan dapatan/teguran Audit Dalam yang telah dilaksanakan. Laporan akan dikemukakan kepada Jawatakuasa Induk 5S Pejabat Pendaftar. 4. 3.0 PENUTUP Penilaian Audit Dalam akan menggerakkan organisasi untuk meningkatkan kualiti dan keberkesanan secara berterusan terhadap perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Inovatif Kondusif Lestari 3. Aktiviti Audit Dalam yang terancang dan berterusan dapat membantu warga Pejabat Pendaftar untuk sentiasa bersedia menghadapi Audit 5S bagi mendapatkan atau mengekalkan pengiktirafan pensijilan Amalan 5S. 40 .

Sekalung Penghargaan Haji Wan Mohd Zawawi bin Wan Abd Rahman Pendaftar Haji Hassan bin Husin Timbalan Pendaftar Kanan. Bahagian Pengurusan Modal Insan Hanifah binti Ahmad Norazlina binti Md Zaid Azri bin Hohad Hazlina binti Stam Beni Wirdarman bin Yus Kelana Hajjah Nor Azlinda binti Abu Bakar Nor Haslinda binti Mahdi Raudah binti Md Auzair Md Ajis Bin Saman Murni Hariyanti binti Muslim Nuril Aini binti Ahmad Tohid Mohd Faizal bin Hj Abdul Jalal Aryani Arnida binti Ismail Haminah binti Che Long Ratna Aisah binti Sahjaya dan semua staf Pejabat Pendaftar yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam penerbitan garispanduan ini .