You are on page 1of 101

MODUL DIKLAT ANALIS KEPEGAWAIAN

PENYUSUNAN ANALISIS JABATAN

Penulis:
1. Drs. Suparjiyanta
2. Dra. Dewi Mutiarani

PUSAT PEMBINAAN JABATAN FUNGSIONAL KEPEGAWAIAN


BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
JAKARTA, 2014
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Analisis jabatan pada dasarnya merupakan suatu bentuk penelitian dengan
tipe deskriptif yaitu dengan mengumpulkan data jabatan, mengolahnya menjadi
informasi jabatan dan menyajikannya untuk program-program tertentu. Dengan
demikian maka keberhasilan analisis jabatan sebagai proses untuk menghasilkan
informasi jabatan, sangat tergantung pada pengumpulan data jabatan. Seperti juga
dalam penelitian yang lain, pengumpulan data jabatan harus dapat menghasilkan
data yang memenuhi kriteria data yang baik yaitu obyektif, reliable, valid, tepat
waktu, akurat, relevan, representative, komprehensif, sistematik dan lengkap
artinya tidak menyimpang dari keadaan sebenarnya, tidak mengarang atau
mengada-ada. Untuk mendapatkan data yang obyektif diperlukan sikap netral,
kejujuran dan menghindarkan subyektifitas semaksimal mungkin. Untuk
kepentingan ini sebaiknya dalam menganalisis jabatan tidak menganalisis
jabatannya sendiri atau jabatan-jabatan pada unit tempat ia bekerja. Jika harus
demikian maka perlu didampingi analisis jabatan dari unit lain yang akan lebih
dapat berlaku netral.
Data jabatan yang bersifat reliabilitas artinya, data jabatan yang diperoleh
haruslah yang dapat dipercaya atau dapat meyakinkan pihak yang berkepentingan.
Salah satu bukti dan cara mengetahui tingkat reliabilitas tersebut adalah apabila
data jabatan tersebut diperoleh dari beberapa analisis jabatan ternyata data tersebut
sama, maka data tersebut dianggap reliable. Data yang reliable akan bersifat dapat
diandalkan. Reliabilitas data erat hubungannya dengan validitas data. Data jabatan
yang terpercaya biasanya bernilai valid artinya bersifat absah atau layak dipercaya.
Data jabatan perlu ketepatan waktu hal ini dimaksudkan agar dapat
menggambarkan keadaan yang sesuai dengan situasi perkembangan yang ada, tidak
ketinggalan atau tidak basi. Akurasi data sangat penting bagi data jabatan, karena
data jabatan bersifat kualitatif sehingga sulit untuk mengukur tingkat akurasinya.
Untuk itu analisis jabatan perlu memperhatikan hal ini agar ketepatan data dapat

1
dicapai. Untuk mendapatkan data yang akurat diperlukan konfirmasi melalui atasan
pemegang jabatan atau penyelia.
Data jabatan yang relevan maksudnya adalah data tersebut betul-betul
diperlukan. Data jabatan yang representative, adalah data yang bisa mencerminkan
atau menggambarkan keadaan yang sebenarnya. Representasi data jabatan sangat
diperlukan untuk mengumpulkan data yang menggunakan sampel yaitu agar dapat
menggambarkan keadaan seluruh populasi. Data jabatan yang komprehensif artinya
data yang dikumpulkan dapat memberikan gambaran yang menyeluruh secara
bulat. Sifat ini erat dengan sifat integrative, yaitu data jabatan yang diperoleh dapat
saling mendukung, menguatkan dan tidak kontradiktif. Sedangkan data jabatan
yang sistematik dimaksudkan agar dapat membantu untuk mempermudah dalam
memahami data, dan dalam mengolahnya menjadi informasi jabatan. Data yang
lengkap bisa mempercepat proses pengolahan dan penyajian untuk kepentingan
pihak yang membutuhkan. Hasil analisis jabatan berupa informasi jabatan,
dipergunakan untuk membenahi, meningkatkan/menyempurnakan suatu organisasi
dari tiga aspek, yaitu: kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan.
1. Kelembagaan
Untuk kepentingan kelembagaan, pihak yang memerlukan adalah unit-unit
pengelola organisasi yang meliputi kegiatan :
a. Penyusunan organisasi dan unit-unitnya;
b. Penyempurnaan organisasi;
c. Pengembangan organisasi;
d. Penciutan organisasi;
e. Penggabungan unit-unit organisasi.
2. Kepegawaian
Untuk kepentingan kepegawaian, pihak yang memerlukan informasi jabatan
adalah unit pengelola kepegawaian yang meliputi kegiatan:
a. Pengurusan calon pegawai, seperti: rekrutmen, seleksi, dan penempatan;
b. Pengelolaan kepegawaian, misal: administrasi, penilaian jabatan,
penyusunan jenjang karier, mutasi, rotasi, dan promosi;
c. Pasca pegawai, seperti: program pensiun.

2
3. Ketatalaksanaan
Pihak yang memerlukan untuk kepentingan ini adalah unit pengelola
tatalaksana dan tata kerja yang meliputi kegiatan:
a. tatalaksana;
b. tata kerja.

B. Deskripsi Singkat
Mata diklat Analisis Jabatan ini membahas konsep tentang analisis jabatan
dalam rangka mendapatkan informasi jabatan, peranan dan manfaatnya dalam
kaitannya untuk mencapai tujuan organisasi. Selain itu juga dibahas tentang pengertian
dan kegunaan analisis beban kerja serta aspek-aspek dalam penyusunan analisis beban
kerja. Pada bab terakhir dari modul ini diuraikan tentang proses penyusunan evaluasi
jabatan baik untuk jabatan manajerial maupun untuk jabatan non manajerial.

C. Tujuan Pembelajaran Umum


Setelah selesai mengikuti mata diklat analisis jabatan ini peserta diklat
diharapkan dapat memiliki pemahaman tentang cara mengolah data jabatan
berdasarkan metode analisis jabatan, merumuskan data yang diperlukan untuk analisis
jabatan, membuat daftar pertanyaan yang akan digunakan dalam analisis jabatan,
menganalisis data/informasi jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam rangka
penyusunan daftar jabatan, membuat laporan hasil analisis jabatan, tatacara
perhitungan beban kerja, perhitungan standar waktu kerja, konsep, prosedur, metode
dan teknik evaluasi jabatan serta menelaah data jabatan untuk menilai bobot jabatan.

D. Tujuan Pembelajaran Khusus


Setelah selesai mengikuti mata diklat ini peserta diharapkan dapat:
1. Mendeskripsikan pengertian, tujuan dan menerapkan proses penyusunan
analisis jabatan di lingkungan PNS;
2. Mendeskripsikan pengertian, tujuan dan menerapkan proses penyusunan
analisis beban kerja masing-masing jabatan;
3. Mendeskripsikan pengertian, tujuan dan menerapkan proses penyusunan
evaluasi jabatan PNS.

3
BAB II
METODE DAN TAHAPAN PELAKSANAAN ANALISIS JABATAN

A. Metode Analisis Jabatan


Analisis Jabatan adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis,
disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode
tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar
bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan
pengawasan. Analisis Beban Kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah
frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu
(BAKN, 1985: 173). Adapun pengertian analisis beban kerja adalah kegiatan
menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN,
2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara
sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi
kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008).
Evaluasi Jabatan PNS adalah suatu proses untuk menilai suatu jabatan secara
sistematis dengan menggunakan kriteria-kriteria yang disebut sebagai faktor jabatan
terhadap informasi faktor jabatan untuk menentukan nilai jabatan dan kelas jabatan
(Perka BKN Nomor 21 tahun 2011)
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan pegawai meningkat. Sebelum organisasi melakukan
seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer
perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan
dilakukan dan bagaimana pekerjaan itu dapat dilakukan serta kriteria pegawai yang
bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi
perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan,
dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana
melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk memangku jabatan itu perlu
dilakukan analisis terhadap jabatan itu sendiri yang disebut sebagai analisis jabatan.
Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisis jabatan merupakan prosedur untuk
menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang seperti

4
apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, Dessler
menekankan pada dua aspek, yaitu menyangkut isi pekerjaan dan orang yang
melaksanakan pekerjaan.
Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu diperoleh
dalam penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode yang
berbeda-beda. Metode mana yang akan digunakan tergantung dari banyak hal, yaitu
SDM yang tersedia, macam data yang perlu diperoleh, tingkat reliabilitas dan
validitas yang diharapkan. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan
data jabatan yaitu:
1. Metode Observasi dan Interview
Metode observasi dan interview ini adalah pengumpulan data jabatan
dilakukan dengan mengamati orang yang sedang bekerja, menginterview
pemegang jabatan, atasannya langsung atau orang lain yang dapat memberi
keterangan-keterangan yang diperlukan, dan mencatat data yang diperoleh dari
observasi dan interview tersebut. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan
pada jenis pekerjaan yang bersifat berulang-ulang. Penggunaan metode
observasi memungkinkan analisis jabatan dilakukan dengan pengamatan
pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya
analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
2. Metode Daftar pertanyaan
Untuk pengumpulan data jabatan dapat juga digunakan daftar pertanyaan.
Daftar ini dibagikan kepada para karyawan/pegawai dan mereka diminta
kesediaannya untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang telah tercantum
dalam daftar tersebut. Metode daftar pertanyaan ini dikenal juga dengan nama
metode questioner.
3. Metode studi referensi
Data jabatan disusun oleh suatu tim dengan mentafsirkan, merumuskan,
menjabarkan fungsi dan tugas organisasi, laporan kerja harian, publikasi teknik
ke dalam pekerjaan karyawan/pegawai, Publikasi public yang dimaksudkan
disini misalnya instruksi pelayanan mesin, tata cara penetapan kenaikan
pangkat, cara beternak unggas, tata cara penerimaan dan pengangkatan CPNS
dan lain sebagainya.

5
4. Metode kombinasi
Untuk memperoleh data yang memenuhi persyaratan reliabilitas, validitas,
lengkap, cermat dan representative, maka dapat digunakan kombinasi dua atau
lebih metode pengumpulan data tersebut diatas.

B. Tahapan Pelaksanaan Analisis Jabatan


Proses pelaksanaan Analis Jabatan dilaksanakan dengan tahapan-tahapan
tertentu. Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses
analisa jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan
tersebut adalah : perencanaan, persiapan, pelaksanaan, merumuskan deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan serta menyajikan dan memvalidasi deskripsi
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Adapun pelaksanaan Kegiatan Analisis Jabatan
sesuai dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun
2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan sebagai berikut:
A. Prosedur
Pembentukan Tim Pelaksana Analisis Jabatan (TPAJ)
a. Pembentukan TPAJ
Untuk kelancaran pelaksanaan analisis jabatan pada masing-masing
Instansi Pemerintah, Pejabat Pembina Kepegawaian masing-masing
instansi membentuk TPAJ.
b. Tugas TPAJ
TPAJ mempunyai tugas mengumpulkan data, menyusun informasi jabatan,
serta memverifikasi data.
c. Syarat keanggotaan TPAJ
Persyaratan untuk dapat diangkat menjadi anggota TPAJ adalah:
1) PNS dengan pangkat/golongan ruang paling rendah Pengatur Muda
Tk. I II/b;
2) Telah mengikuti pelatihan atau bimbingan teknis analisis jabatan; dan
3) Syarat-syarat objektif lain yang ditentukan oleh pejabat yang
berwenang, seperti pengalaman dan kemampuan lain yang diperlukan
dalam tim.

6
d. Susunan keanggotaan TPAJ
Keanggotaan TPAJ terdiri atas:
1) Seorang Ketua merangkap anggota;
2) Seorang Sekretaris merangkap anggota; dan
3) Paling kurang 7 (tujuh) orang anggota, termasuk ketua dan sekretaris.
e. Kriteria jumlah TPAJ
Untuk menjamin objektifitas dalam pelaksanaan analisis jabatan anggota
TPAJ ditetapkan dalam jumlah ganjil.
f. Ketua dan Sekretaris TPAJ
Ketua dapat ditunjuk dari seorang pejabat eselon II atau eselon III yang
secara fungsional bertanggung jawab di bidang kepegawaian atau
organisasi. Sekretaris TPAJ dapat ditunjuk paling rendah seorang pejabat
eselon IV yang memiliki kemampuan dan pengalaman teknis di bidang
analisis jabatan.
g. Tugas Ketua TPAJ adalah:
1) Membuat rencana kerja pelaksanaan analisis jabatan;
2) Memberikan pengarahan dan bimbingan kepada anggota TPAJ; dan
3) Menyampaikan hasil pelaksanaan analisis jabatan kepada Pejabat
Pembina Kepegawaian instansi yang bersangkutan.
h. Tugas Sekretaris Tim adalah:
1) Membantu Ketua Tim dalam melaksanakan tugasnya;
2) Menyiapkan bahan diskusi, seminar atau lokakarya;
3) Menyelenggarakan diskusi, seminar atau lokakarya; dan
4) Mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan untuk kelancaran
pelaksanaan analisis jabatan.
i. Tugas anggota Tim adalah:
1) Menentukan metode pengumpulan data yang akan digunakan;
2) Mengumpulkan seluruh data dengan menggunakan metode tertentu
dan menyusunnya menjadi informasi jabatan;
3) Melakukan diskusi, seminar, atau lokakarya dalam rangka
pelaksanaan analisis jabatan; dan
4) Menyusun hasil akhir analisis jabatan.

7
2. Kegiatan Analisis Jabatan
Pengumpulan Data
a. Pada tahap ini TPAJ melakukan pengumpulan data untuk mendapatkan
fakta-fakta dan keterangan dari pemegang jabatan, para pimpinan unit
kerja, narasumber, serta sumber data lainnya seperti catatan harian
pemegang jabatan, rencana kerja dan laporan pelaksanaan pekerjaan, visi
dan misi organisasi, struktur organisasi dan tata kerja serta informasi
kepegawaian lainnya.
b. Sebagai landasan untuk melaksanakan analisis jabatan, perlu
memperhatikan visi dan misi organisasi, struktur organisasi, tata kerja,
tugas pokok, dan fungsi, serta sumber data lainnya seperti rencana kerja,
laporan pelaksanaan pekerjaan, dan informasi kepegawaian lainnya
sebagai sumber data yang berperan dalam penyusunan uraian jabatan dan
syarat jabatan.
c. Apabila visi dan misi belum terdokumentasi secara tertulis, maka TPAJ
dapat memperoleh dari pimpinan instansi tentang arah kebijakan instansi
di masa yang akan datang.
d. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan formulir analisis
jabatan.
e. Para pemegang jabatan yang ditunjuk menjadi responden dalam pengisian
formulir jabatan adalah pegawai yang memiliki kualifikasi antara lain :
1) menguasai pekerjaan di unit kerjanya;
2) dapat menjelaskan program-program unit kerjannya, dan
3) mengerti tentang proses di unit kerjanya.
3. Tahapan Analisis Jabatan
a. Pengumpulan Data Jabatan
Pada tahap ini dilakukan kegiatan penyuluhan, pengumpulan formulir data
jabatan, pengisian formulir data jabatan, wawancara dan konsolidasi data
olahan.
b. Penyusunan Informasi Jabatan
Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis
jabatan dan metode yang akan digunakan harus memahami langkah-

8
langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan informasi jabatan dengan
menggunakan formulir informasi Jabatan yang memuat informasi sebagai
berikut:
1) Identitas jabatan terdiri antara lain: nama jabatan, kode jabatan, unit
kerja jabatan, letak dalam struktur dan ikhtisar jabatan;
2) Uraian jabatan terdiri dari: uraian tugas, bahan kerja, alat kerja, hasil
kerja, tanggungjawab, wewenang, korelasi jabatan, kondisi
lingkungan kerja dan keadaan/ resiko bahaya;
3) Syarat jabatan terdiri dari: pangkat/golongan ruang, pendidikan,
kursus/pelatihan, pengalaman kerja, pengetahuan, keterampilan, bakat
kerja, temperamen kerja, minat kerja, upaya fisik, kondisi fisik dan
fungsi pekerja.
4. Verifikasi/Pra Konvensi
Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan
dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang
menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket
analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah
melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu
untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan
tambahan.
5. Seminar Kelompok/Konvensi
Apabila data yang dikumpulkan sudah selesai, maka selanjutnya menyiapkan
langkah untuk memaparkan hasil pengisian formulir jabatan tersebut untuk
mendapatkan tanggapan, masukan dan koreksi atas informasi yang sudah
tersusun.
6. Laporan Akhir
Begitu informasi jabatan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau
ulang oleh semua individu yang berkepentingan, maka harus selalu dilakukan
pemutakhiran untuk menjaga keakuratannya. Setelah dinyatakan akurat maka
informasi jabatan tersebut disusun sedemikian rupa kemudian ditetapkan oleh
Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) dengan suatu Surat Keputusan untuk
menjadi pedoman informasi jabatan sebagai hasil proses analisis jabatan.

9
C. Latihan
1. Coba Anda jelaskan pengertian analisis jabatan dan tujuan diadakan
penyusunan analisis jabatan .
2. Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu diperoleh dalam
penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan metode yang
berbeda-beda. Sebutkan dan jelaskan metode yang anda ketahui.
3. Pada tahap pelaksanaan analisis jabatan, pegawai yang akan dilibatkan dalam
melakukan analisis jabatan dan metode yang akan digunakan harus memahami
langkah-langkah yang harus dilakukan dalam penyusunan informasi jabatan.
Informasi apa saja yang diperoleh dalam penyusunan analisis jabatan,
sebutkan!

D. Rangkuman
Analisis Jabatan adalah Proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis,
disusun, dan disajikan menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode
tertentu. Tujuannya untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar
bagi program manajemen kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan
pengawasan. Guna memperolah informasi jabatan, data jabatan yang perlu
diperoleh dalam penyelenggaran analisis jabatan dapat dikumpulkan dengan
metode yang berbeda-beda. Metode mana yang akan digunakan tergantung dari
banyak hal, yaitu SDM yang tersedia, macam data yang perlu diperoleh, tingkat
reliabilitas dan validitas yang diharapkan. Metode yang umum digunakan dalam
mengumpulkan data jabatan yaitu: metode observasi dan interview, metode daftar
pertanyaan, metode studi referensi dan metode kombinasi.

10
BAB III
IDENTITAS, URAIAN JABATAN DAN SYARAT JABATAN

Sebagaimana diuraikan didepan bahwa analisis jabatan adalah proses


pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan menjadi informasi
jabatan dengan menggunakan metode tertentu. Tujuannya adalah untuk menyediakan
informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen kepegawaian,
kelembagaan, ketatalaksanaan dan pengawasan. Yang terkait dengan tujuan penyusunan
analisis jabatan tersebut meliputi seluruh kegiatan yang mencakup perencanaan,
penetapan norma standar prosedur formasi, pengangkatan, pengembangan kualitas
sumber daya PNS, pemindahan, gaji, tunjangan, kesejahteraan, pemberhentian, hak,
kewajiban, dan kedudukan hukum. Hal itu dilakukan karena manajemen PNS diarahkan
untuk menjamin penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan secara
berdayaguna dan berhasil guna. Untuk mewujudkan penyelenggaraan tugas pemerintah
dan pembangunan sebagaimana dimaksud, diperlukan PNS yang profesional dalam
memahami penyusunan analisis jabatan di lingkungan organisasi masing-masing.
Hal yang menjadi fokus utama dalam Manajemen Sumber Daya Manusia
(MSDM) yaitu meningkatkan kinerja organisasi baik dari segi produktivitas, pelayanan
maupun kualitas untuk mencapai tujuan utama organisasi. Maka dalam
implementasinya, MSDM akan melaksanakan kegiatan-kegiatan yang akan mendukung
tercapainya tujuan organisasi. Salah satu kegiatan yang memiliki peranan penting dalam
MSDM yaitu analisis jabatan tersebut. Menurut Dale Yonder, analisis jabatan adalah
suatu prosedur untuk memperoleh informasi jabatan secara sistematis. Dalam
melaksanakankan analisis jabatan ada beberapa prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan,
yaitu:
1. Proses analisis jabatan dilakukan untuk memperoleh informasi jabatan yang
didalamnya terkandung tanggung jawab pada setiap jabatan dan kontribusi hasil
jabatan tersebut terhadap pencapaian hasil atau tujuan organisasi.
2. Objek dari kegiatan analisis jabatan ini adalah jabatan, bukanlah si pemegang
jabatan yang memangku jabatan tersebut. Meskipun data diperoleh dari si
pemegang jabatan (incumbent) melalui pengamatan, wawancara atau pun

11
kuesioner/angket, produk yang menjadi hasil analisis jabatan adalah berupa uraian
jabatan (job description) atau spesifikasi jabatan (specifications of the job), bukan
suatu uraian tentang orang (description of the person).
3. Jabatan yang akan dideskripsikan kedalam uraian jabatan merupakan jabatan yang
sesuai dengan struktur organisasi pada saat ini.
Hasil dari analisis jabatan yaitu berupa uraian jabatan (job description) dan
spesifikasi jabatan (job spesification). Uraian jabatan adalah uraian tentang informasi
dan karakteristik jabatan yang akan membedakan antara satu jabatan dengan jabatan
lainnya, misalnya nama jabatan, uraian tugas, hasil kerja, bahan kerja, tanggung jawab
dan wewenang jabatan. Sementara spesifikasi jabatan adalah kualifikasi yang harus
dipenuhi untuk menduduki suatu jabatan, seperti pendidikan, pelatihan, pengalaman
kerja, bakat dan temperamen. Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan inilah yang
kemudian dijadikan landasan dalam MSDM lainnya, diantaranya sebagai landasan
untuk melakukan evaluasi jabatan, rekruitmen, seleksi, pelatihan, promosi, penempatan
pegawai baru, dan menentukan standar hasil kerja seseorang serta merencanakan
perubahan-perubahan dalam organisasi. Pelaksanaan analisis jabatan yang tepat akan
menghasilkan standar suatu jabatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Hasil dari
analisis jabatan akan membantu pegawai dalam memahami jabatan yang akan atau
sedang diduduki, selain itu juga memudahkan organisasi dalam menempatkan pegawai
pada suatu jabatan, serta membantu pelaksanaan pengelolaan pegawai lainnya. Dalam
rangka menempatkan PNS sesuai dengan keahliannya berdasar prinsip the right man
and the right place, maka perlu disajikan butir-butir informasi jabatan yang mencakup
identitas jabatan, uraian jabatan dan syarat jabatan.

A. Identitas Jabatan
Identitas Jabatan merupakan ciri yang menggambarkan tentang suatu
jabatan. Identitas Jabatan mencakup:
1. Nama Jabatan
Dalam menentukan nama jabatan harus ringkas, substantif, jelas dan dapat
memberikan pengertian yang tepat bagi pembaca. Penamaan untuk Jabatan
Manajerial setidaknya mengandung fungsi manajemen. Sedangkan untuk
penamaan Jabatan Fungsional dapat dirumuskan berdasarkan:

12
a. Bahan yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan (seperti Pengumpul,
Pengadministrasi).
b. Alat yang digunakan dalam melakukan pekerjaan (seperti operator).
c. Hasil yang diperoleh setelah pekerjaan dilaksanakan (seperti penyusun,
pengonsep).
d. Proses yang dilakukan dalam melakukan pekerjaan (seperti pemroses,
pengolah)
2. Kode Jabatan
Kode jabatan merupakan kode yang dibuat untuk memudahkan dalam
pengadministrasian suatu jabatan. Pengkodean jabatan harus menggunakan
format kode yang seragam.
3. Unit Kerja
Unit Kerja merupakan cerminan tempat atau letak keberadaan suatu jabatan.
Contohnya : Apabila kita akan menganilisis sebuah jabatan Kepala Sub Bagian
Tata Usaha (Eselon IV di BKN) memiliki unit kerja Sekretariat Utama (Eselon
I), Biro Umum (Eselon II) dan Bagian Persuratan (Eselon III). Unit kerja
eselon IV-nya tidak dituliskan karena jabatan yang dianalisis adalah jabatan
struktural eselon IV.
4. Kedudukan Dalam Struktur
Kedudukan dalam struktur harus mencerminkan posisi jabatan apakah jabatan
manajerial atau non manajerial yang disesuaikan dengan susunan organisasi
dan Tata Kerja (SOTK) dengan menggambarkan kedudukan atasan langsung,
atasan dari atasan langsung, jabatan yang dianalisis dan jabatan lain yang
memiliki atasan langsung sama. Untuk membedakan antara jabatan yang
dianalisis dengan jabatan yang lain, maka jabatan yang dianalisis diberi tanda
(diarsir) seperti contoh dibawah ini:

13
Kepala Sub
Direktorat
Analisis Jabatan

Kepala Seksi
Inventarisasi
Jabatan

Pengumpul Data Pengelola


Jabatam Database
Jabatan

e. Ikhtisar Jabatan
Ihktisar jabatan merupakan cerminan uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang
memberikan gambaran umum tentang kompleksitas suatu jabatan yang
digambarkan dalam satu kalimat yang mencerminkan WHW (What, How,
Why)
a. Apa yang yang dikerjakan (what)
b. Bagaimana cara mengerjakan (how)
c. Mengapa atau untuk apa pekerjaan itu dilaksanakan (why)
Contoh Ihktisar Jabatan untuk Jabatan Manajerial: memimpin dan
melaksanakan objek kerja (What) berdasarkan/sesuai dengan ........... (How)
agar/untuk/sebagai .......... (Why)
Contoh ihktisar jabatan untuk Jabatan Fungsional: Melaksanakan objek
kerja (What) berdasarkan/ sesuai dengan .............. (How) agar/ untuk/
sebagai ......... (Why).

B. Uraian Jabatan
Uraian Jabatan merupakan ciri yang menggambarkan tentang suatu jabatan.
Uraian Jabatan mencakup:
1. Uraian Tugas
Tugas (task) merupakan unit terkecil dari analisis yang merupakan pernyataan
specifik mengenai apa yang dikerjakan oleh seseorang. Tugas adalah upaya

14
pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan tertentu
menjadi suatu hasil kerja. Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif
(berawalan me dan menggambarkan tindak kerja).
Uraian tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas
jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu.
Dalam menyusun uraian tugas harus dilakukan juga tahapan didalamnya.
Tahapan kerja (proses) adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan
secara berurutan dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas. Dalam menyusun
Struktur Uraian tugas tersebut berpedoman pada prinsip WHW yaitu Tugas apa
yang dikerjakan, dengan apa tugas tersebut dilakukan, serta untuk apa tugas
tersebut dilakukan.
Contoh uraian tugas Kepala Seksi Administrasi Pengadaan A pada Direktorat
Pengadaan PNS Badan Kepegawaian Negara. Salah satu tugasnya adalah:
Membuat rencana kegiatan Seksi Administrasi Pengadaan A (W)
berdasarkan Rencana Operasional Sub Direktorat Administarsai
Pengadaan (H) sebagai pedoman pelaksanaan tugas (W).
Tahapan :
a. Mempelajari Renja Direktorat
b. Menyusun konsep rencana kegiatan seksi
c. Mendiskusikan konsep rencana kegiatan seksi dengan bawahan
d. Menetapkan rencana kegiatan
2. Bahan Kerja
Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) untuk
menjadi hasil kerja. Bahan kerja tersebut akan dapat diolah menjadi hasil kerja
jika ada perangkat kerja (alat kerja) yang digunakan.
Contoh: surat masuk (untuk diagendakan), peraturan, referensi atau buku
(untuk penyusunan materi bimtek).
3. Alat Kerja
Alat kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja
menjadi hasil kerja. Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga

15
berupa peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan
dalam pelaksanaan tugas
Contoh:
Stetoskop digunakan Dokter dalam memeriksa pasien
Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis
Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan
4. Hasil Kerja
Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau informasi
yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas. Hasil kerja dapat
diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja). Hasil kerja dapat berupa
data, laporan, dokumen, kegiatan dan lain-lain.
5. Tanggungjawab
Tanggungjawab merupakan kewajiban yang melekat pada jabatan, yang terkait
dengan benar atau salahnya pelaksanaan tugas. Tanggung jawab jabatan dapat
meliputi tanggung jawab terhadap : bahan kerja (kerahasiaan data), alat kerja
(kelengkapan peralatan kerja), hasil kerja (keakuratan laporan) dan proses kerja
(kesesuaian pelaksanaan tugas terhadap peraturan/SOP).
6. Wewenang
Wewenang merupakan hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam
mengambil keputusan/ tindakan yang diakui secara sah oleh pihak lain.
Wewenang dapat terkait dengan:
a. Bahan kerja (antara lain: mengembalikan bahan kerja yang tidak sesuai)
b. Alat kerja (antara lain: melakukan pemeliharaan perangkat kerja yang
digunakan)
c. Hasil kerja (antara lain: menyebarluaskan informasi yang dihasilkan
kepada orang lain)
d. Proses kerja (antara lain: menetapkan prosedur kerja)
7. Korelasi Jabatan
Korelasi jabatan adalah hubungan kerja yang dilakukan antara jabatan terkait
dengan jabatan lain dalam konteks pelaksanaan tugas.
Hubungan jabatan dapat berupa:
a. Hubungan vertikal (atasan dengan bawahan)

16
b. Hubungan horizontal (hubungan dengan jabatan yang setara)
c. Hubungan diagonal (hubungan dengan jabatan yang lebih tinggi di
organisasi yang berbeda)
8. Kondisi Lingkungan Kerja
Kondisi lingkungan kerja merupakan keadaan tempat bekerja yang menjadi
konsekwensi keberadaan pemegang jabatan dalam melaksanakan tugas jabatan.
Kondisi lingkungan kerja suatu jabatan meliputi:
a. tempat kerja
b. suhu
c. udara
d. keadaan ruangan
e. letak
f. keadaan tempat kerja
g. penerangan
h. suara
i. getaran
9. Keadaan Resiko Bahaya
Kemungkinan resiko bahaya ini bisa bersifat fisik atau mental adalah hal-hal
yang ditentukan dari keberadaan pegawai terkait dengan:
a. lingkungan pekerjaan
b. penanganan bahan
c. proses yang dilakukan
d. penggunaan perangkat kerja
e. hubungan jabatan
f. penanganan produk yang diberikan
10. Syarat Jabatan
Syarat jabatan merupakan gambaran bagaimana jabatan itu harus dikerjakan
agar sesuai dengan tujuannya dengan memperhatikan syarat-syarat yang
diperlukan antara lain sebagai berikut:
a. Pangkat dan golongan ruang
Syarat pangkat dan golongan ruang adalah syarat pangkat golongan ruang
minimal seorang PNS untuk dapat menduduki jabatan itu. Contoh untuk

17
menduduki jabatan eselon IVa ditentukan syaratnya adalah Penata Muda
Tingkat I, golongan ruang III/b, kecuali ditentukan lain. Demikian pula
untuk jabatan Fungsional pada jabatan operator komputer ditentukan
misalnya Pengatur, golongan ruang II/c, dll.
b. Pendidikan
Syarat Pendidikan yang diperuntukkan dalam menduduki suatu jabatan
adalah pendidikan formal yang harus dimiliki oleh calon pemangku
jabatan. Contoh untuk menduduki jabatan operator komputer pendidikan
yang diperlukan adalah Sekolah Lanjutan Tingkat Atas (SLTA), untuk
menduduki jabatan Kasubbag Keuangan Pendidikan yang diperlukan
adalah Sarjana Ekonomi atau Sarjana Akuntasi.
c. Kursus/ Pelatihan baik yang bersifat tehnis maupun penjenjangan
Pelatihan adalah merupakan kursus/pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan kemampuan manajerial, seperti kemampuan di bidang
manajerial atau teknis tertentu dan atau pengetahuan lainnya sesuai dengan
yang dipersyaratkan untuk jabatan itu. Hal tersebut dapat berupa pelatihan
penjenjangan maupun teknis. Contoh untuk jabatan operator komputer
diperlukan pelatihan teknis tentang komputer. Untuk menduduki jabatan
Eselon IV maka harus mengikuti Diklat Penjenjangan Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV (Diklatpim IV) dan seterusnya.
d. Pengalaman Kerja
Pengalaman kerja merupakan pengembangan pengetahuan, ketrampilan
kerja, sikap mental, kebiasaan mental dan fisik yang tidak diperoleh dari
pelatihan tetapi diperoleh dari masa kerja sebelumnya dalam kurun waktu
tertentu. Contoh: Untuk menduduki Jabatan Kepala Seksi Mutasi
Kepegawaian dan Pensiun diperlukan pengalaman kerja sebelumnya di
bidang Penetapan Kenaikan Pangkat, Pensiun serta Mutasi.
e. Pengetahuan yang harus dimiliki untuk dapat melaksanakan tugas jabatan
itu.
Pengetahuan merupakan akumulasi hasil proses pendidikan formal atau
informal yang dimanfaatkan oleh PNS di dalam pemecahan masalah, daya
cipta serta dalam pelaksanaan tugas pekerjaan. Contoh pengetahuan kerja

18
pada jabatan operator komputer adalah pengetahuan mengenai program-
program komputer.
f. Keterampilan
Keterampilan merupakan tingkat kemampuan dan penguasaan teknis
operasional PNS dalam suatu bidang tugas pekerjaan tertentu. Tujuannya
adalah untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas jabatan. Contoh
keterampilan kerja pada operator komputer : keterampilan mengetik,
keterampilan teknik menyiapkan dan memelihara perangkat komputer,
keterampilan mencetak data.
g. Bakat Kerja
Pengertian secara umum bakat adalah kemampuan yang sudah dimiliki
sejak lahir. Jika dikaitkan dengan kerja maka merupakan kecenderungan
yang dimiliki seorang sehingga akan lebih mudah untuk melaksanakan
tugas jabatannya. Bakat kerja merupakan kapasitas khusus atau
kemampuan potensial yang disyaratkan bagi seseorang untuk dapat
mempelajari, memahami beberapa tugas atau pekerjaan. Jenis bakat kerja
meliputi antara lain :
Intelegensia (G)
Bakat Verbal (V)
Bakat Numerik (N)
Bakat Pandang Ruang (S)
Bakat Penyerapan Bentuk (P)
Bakat Ketelitian (Q)
Koordinasi Motorik (K)
Kecekatan Jari (F)
Kecekatan Tangan (M)
Koordinasi Mata-Tangan dan Kaki (E)
Kemampuan membedakan warna (C)

19
Adapun arti jenis Bakat kerja seperti tersebut pada tabel berikut:

Tabel 1.

Kode Bakat Arti

G Intelegensia Kemampuan belajar secara


umum.
V Verbal (verbal aptitude) Kemampuan untuk memahami arti
kata-kata dan penggunaannya
secara tepat dan efektif.
N Numeric (numeric Kemampuan untuk melakukan
aptitude) operasi arithmatik secara tepat
dan akurat.
S Pandang Ruang (spatial Kemampuan berpikir secara
aptitude) visual mengenai bentuk-bentuk
geometris, untuk memahami
gambar-gambar dari benda-benda
tiga dimensi.
P Penerapan Bentuk (form Kemampuan menyerap perincian-
perception) perincian yang berkaitan dalam
objek atau dalam gambar atau
dalam bahan grafik.
Q Ketelitian (clerical Kemampuan menyerap perincian
perception) yang berkaitan dalam bahan
verbal atau dalam tabel.
K Kondisi Motor (motor Kemampuan untuk mengkoordinir
coordination) mata dan tangan secara cepat dan
cermat dalam membuat gerakan
yang cepat.
F Kecekatan Jari (finger Kemampuan menggerakkan jari-
dexterity) jemari dengan mudah dan perlu
keterampilan
E Kondisi mata,tangan, kaki Kemampuan menggerakkan tangan
(eye, hand, foot dan kaki secara koordinatif satu
coordination) sama lain sesuai dengan
rangsangan penglihatan.
C Membedakan warna Kemampuan memadukan atau
(colour discrimination) membedakan berbagai warna
yang asli, yang gemerlapan.
M Kecekatan tangan (manual Kemampuan menggerakkan tangan
dexterity) dengan mudah dan penuh
keterampilan.

20
h. Temparemen Kerja
Temperamen kerja merupakan syarat kemampuan penyesuaian diri yang
harus dipenuhi sesuai dengan sifat pekerjaan. Temparemen Kerja yang
diperlukan seperti pada table berikut:

Tabel 2

Kode Temparemen Arti

D DCP (direktion, control, Kemampuan menyesuaikan diri


planning) menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin, mengendali-
kan atau merencanakan.
F FIF (feeling, idea, fact) Kemampuan menyesuaikan diri
dengan kegiatan yang me-
ngandung penafsiran perasaan,
gagasan atau fakta dari sudut
pandangan pribadi.
I I (influ/influencing) Kemampuan menyesuaikan diri
untuk pekerjaan-pekerjaan mem-
pengaruhi orang lain dalam
pendapat, sikap atau pertimbangan
mengenai gagasan.
J SJC (sensory & Kemampuan menyesuaikan diri
judgemental criteria) pada kegiatan perbuatan
kesimpulan penilaian atau
pembuatan peraturan/Keputusan
berdasarkan kriteria rangsangan
indera atau atas dasar
pertimbangan pribadi.
M MVC (measurable and Kemampuan menyesuaikan diri
veri fiable criteria) dengan kegiatan pengambilan ke-
simpulan, pembuatan per-
timbangan, atau pembuatan
peraturan/Keputusan berdasarkan
kriteria yang diukur atau yang
dapat diuji.
P DEPLl (dealing with Kemampuan menyesuaikan diri
people) dalam berhubungan dengan orang
lain lebih dari hanya penerimaan
dan pembuatan instruksi

21
R REPCON (repettive, Kemampuan menyesuaikan diri
continously) dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus
menerus melakukan kegiatan yang
sama, sesuai dengan perangkat
prosedur, urutan atau kecepatan
yang tertentu.
S PUS (performing under Kemampuan menyesuaikan diri
stress) untuk bekerja dengan ketegangan
jiwa jika berhadapan dengan
keadaan darurat, kritis, tidak biasa
atau bahaya, atau bekerja dengan
kecepatan kerja dan perhatian
terus menerus merupakan
keseluruhan atau sebagian aspek
pekerjaan.
T STS (set 0f limits) Kemampuan menyesuaikan diri
dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut
perangkat batas, toleransi atau
standar-standar tertentu.
V V -VARCH (variety, Kemampuan menyesuaikan diri
changing) untuk melaksanakan berbagai
tugas, sering berganti dari tugas
yang satu ke tugas yang lainnya
yang berbeda sifatnya, tanpa
kehilangan efisiensi atau
ketenangan diri.

i. Minat Kerja
Minat kerja merupakan kecenderungan memiliki kemauan, keinginan, dan
kemampuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik berdasarkan
pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki. Teori minat kerja antara lain
menggunakan teori minat bipoler dari Dr.William C. Cottle dan teori
karier/ kepribadian Holland. Bipolar dalam ilmu kejiwaan adalah dua
kutub yang berbeda : kutub depresi dan kutub manik atau hipomanik.
Gejala utama gangguan bipolar terjadi pada perubahan perasaan. Pada
depresi terjadi rasa sedih yang sangat dalam, sedangkan pada episode
manik terjadi kegembiraan yang luar biasa. Karena itu gangguan bipolar
digolongkan pada gangguan mood,. Jika dikaitkan dengan teori minat
Bipolar maka kecenderungan pada satu minat tertentu berlawan dengan

22
minat yang segaris. Dengan demikian minat kerja Bipolar antara satu yang
sejajar saling berlawan seperti terlihat pada table berikut:

Tabel 3
Jenis Minat Bipolar
Kode Deskripsi Berlawanan Kode Deskripsi
(Versus)

Pilihan melakukan Pilihan melakukan


1a kegiatan-kegiatan kegiatan yang ber-
1b
yang berhubungan hubungan dengan
dengan benda dan Berlawanan komunikasi data
obyek (VS)
Pilihan melakukan Pilihan melakukan
2a kegiatan yang kegiatan yang ber-
Berlawanan 2b
berhubungan dengan sifat ilmiah dan
orang dalam niaga (VS) teknik
Pilihan melakukan Pilihan melakukan
3a kegiatan rutin, kegiatan yang ber-
Berlawanan 3b
konkrit dan teratur sifat abstrak dan
(VS) kreatif
Pilihan melakukan Pilihan melakukan
4a kegiatan yang kegiatan yang ber-
Berlawanan 4b
dianggap baik bagi hubungan dengan
orang lain (VS) proses, mesin dan
teknik
Pilihan melakukan Pilihan melakukan
5a kegiatan yang kegiatan yang
Berlawanan 5b
menghasilkan menghasilkan
prestise atau (VS) kepuasan nyata dan
penghargaan dari produktif
pihak lain

Teori kepribadian/ karier lain yang menyatakan bahwa Kualifikasi minat


karir berdasarkan teori Vocational Personality dari John Holland (1985).
Teori ini merupakan pendekatan yang paling banyak dipakai untuk
membuat profil karir seseorang. Dengan teori ini juga, Konsultankarir.com
mengembangkan sebuah tes psikometri untuk mengetahui orientasi minat
(interest) seseorang dalam berkarir. Menurut teori ini, terdapat enam tipe
kepribadian vocational, dari ke-enam tipe ini, seseorang dapat memiliki

23
profil pilihan karir yang unik sesuai dengan minat dan kepribadiannya. Di
bawah ini dijelaskan rincian setiap tipe berikut definisinya .

Tabel 4
Teori Vocational Personality (Kesesuain Minat Kerja)
John Holland
Kode Gambaran Pekerjaan

Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain:


Kegiatan yang membutuhkan keterampilan
R (Realistik)
tangan
Tugas mekanial atau teknikal
Aktifitas fisik
Pekerjaan yang dilakukan di luar ruangan
Menggunakan peralatan atau perlengkapan yang
spesifik
Memperbaiki mesin atau benda-benda
Bekerja dengan obyek nyata
Dapat dilakukan seorang diri

Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi antara lain:


Melakukan penelitian
Membutuhkan kemampuan matematis
I (Investigatif) Membutuhkan analisis kritis
Melakukan kegiatan brainstorming (penciptaan
ide/konsep)
Penyelesaian masalah-masalah abstrak
Pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya akademis
Tugas-tugas ilmiah
Pekerjaan yang membutuhkan ketelitian dan
ketepatan tinggi

Pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan


kegiatan antara lain:
Membuat suatu karya tulis kreatif
A
Mendesain sampul majalah/kemasan produk
(Artistik)
Melakukan pengembangan produk
Melakukan pemikiran kreatif
Merubah dan mengembangkan sesuatu (yang
bersifat abstrak)
Menampilkan ekspresi yang orisinil dan artistik
Memiliki jadwal kerja yang bervariasi
Berada dalam struktur kerja otonom

24
Pekerjaan-pekerjaan yang meliputi kegiatan-
kegiatan seperti:
Menjalin hubungan dengan orang lain
Kegiatan-kegiatan yang sifatnya sukarela/sosial
Memiliki tujuan yang sifatnya idealis
S (Sosial) Berhubungan dengan klien/masyarakat
Mengajar/berkomunikasi secara intens
Kegiatan-kegiatan yang berkelompok atau tim
Aktifitas yang membutuhkan keterampilan
bersosial
Pekerjaan konsultasi/konseling atau pembinaan

Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-


kegiatan antara lain :
Kegiatan yang menantang atau melibatkan
pengambilan resiko
E
Pengembangan bisnis
(Kewirausahaan/
Entrepreneurial) Memiliki potensi untuk berkembang
Memiliki orientasi financial
Melibatkan pengambilan keputusan
Aktifitas-aktifitas penjualan/marketing
Negosiasi perjanjian dan kontrak
Aktifitas entrepreneurial

Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-


kegiatan antara lain :
Administratif/tugas dasar organisasi
Mengelola arsip
C (Konvensional) Menjalankan sistem atau rutinitas
Menyusun pembukuan/akuntansi
Mengikuti kebijakan atau prosedur
Kegiatan yang berhubungan dengan angka
Pelaporan yang rinci
Jadwal kerja yang ketat dan terstruktur

j. Upaya Fisik
Upaya fisik adalah upaya yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan
dalam melakukan pekerjaannya, contoh untuk melakukan pekerjaan maka
dilakukan dengan duduk, berdiri, berjalan, memanjat dan sebagainya.

25
k. Kondisi Fisik
Kondisi fisik adalah gambaran fisik yang diperlukan bagi calon pemegang
jabatan agar dapat melakukan tugas jabatannya seperi Jenis Kelamin,
Umur, Tinggi Badan, Berat Badan, Postur Badan, Penampilan dan
sebagainya.
l. Fungsi Pekerja
Sebuah organisasi diperlukan untuk mencapai tujuan, jadi jelas mengapa
harus ada, untuk apa diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena
itu organisasi merumuskan visi, misi dan perencanaan yang kemudian
membentuk struktur. Dari struktur inilah selanjutnya pekerjaan/jabatan
(job) itu muncul. Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi
yang membangun organisasi. Semua jabatan harus dikombinasikan untuk
mencapai tujuan, sehingga jabatan harus berhubungan dengan individu
(employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer). Dari sinilah jabatan
bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab atau aktifitas untuk
menghasilkan sesuatu, dengan demikian jabatan tersebut memiliki fungsi
baik yang terkait dengan data, orang dan benda.
Fungsi Pekerja yang terkait dengan data misalnya menyusun data,
membuat laporan dan lain-lain. Sedangkan fungsi yang terkait dengan
orang antara lain berbicara, mengarahkan, memberi petunjuk, dan lain-
lain. Adapun fungsi pekerja yang berhubungan dengan dengan benda,
dibedakan antara :
1) Fungsi yang berhubungan dengan mesin;
Dalam fungsi ini kegiatan karyawan merupakan bagian kegiatan
mesin, baik sebagai pemegang atau sebagai pengarah bahan, hasil atau
alat. Misalnya memasang, mengontrol memasukkan dan lain-lain.
2) Fungsi yang berhubungan dengan benda
Jika dalam melaksanakan kegiatan karyawan berhubungan sedikit
dengan mesin, atau tidak sama sekali, maka I melakukan kegiatan
seperti mengerjakan presisi, mengemudikan,memegang dan lain-lain.

26
11. Prestasi Kerja yang diharapkan
Prestasi kerja yang diharapkan berkaitan dengan kapasitas/kemampuan serta
beban/target yang diharapkan dapat dihasilkan dalam rentang waktu tertentu.
Tentu saja angka ini didapat dengan memperhitungkan waktu idle atau waktu
jeda. Demikian juga dengan SDM (pemegang jabatan). SDM dengan segenap
energi dan kemampuannya dalam bekerja harus mengacu pada target yang
telah ditetapkan. Untuk pengukuran kesesuaian antara beban kerja dengan
kemampuan SDM ini, maka perlu dilakukan penghitungan beban kerja.
penghitungan beban kerja perlu dipahami oleh setiap pegawai. Penghitungan
beban kerja merupakan suatu pola perhitungan untuk menentukan jumlah,
satuan/ukuran beban kerja dan tingkat efisiensi suatu jabatan, unit kerja atau
organisasi. Penghitungan ini berguna sebagai bahan perumusan dan penataan
jabatan, penyusunan peta jabatan dan formasi serta mutasi pegawai. Dengan
mempertimbangkan hasil perhitungan ini diharapkan akan tercapai the right
man in the right place.
Penghitungan beban kerja diawali dengan analisis jabatan yang antara lain
memuat nama, kode dan syarat jabatan, iktisar jabatan, uraian tugas, bahan,
perangkat dan hasil kerja, tanggung jawab dan wewenang, nama jabatan yang
ada di bawahnya, korelasi jabatan, kondisi lingkungan kerja, resiko bahaya
serta prestasi yang diharapkan. Dari informasi analisis jabatan ini kemudian
dibuat suatu perhitungan dengan membandingkan antara hasil dan waktu yang
dibutuhkan dengan satuan rentang waktu efektif tertentu. Dalam rentang waktu
tersebut, diperhitungkan pula waktu untuk istirahat normal yang dibutuhkan
pegawai bersangkutan. Prestasi kerja yang diharapkan tersebut terkait dengan
satuan hasil seperti rencana, kegiatan, dokumen dan lain-lain, kemudian jika
dikaitkan dengan jumlah hasil dalam 1 (satu) tahun berupa angka (bilangan)
seperti 1 rencana, 3 kegiatan, atau 15 dokumen dan seterusnya. Sedangkan
yang terkait dengan waktu penyelesaian adalah waktu yang diperlukan dalam
menyelesaikan setiap kali kegiatan dalam satu tahun:
12. Butir Informasi Lain
Butir informasi lain adalah informasi yang belum muncul dalam informasi
jabatan dalam kegiatan analisis jabatan, contohnya seperti tidak takut akan

27
ketinggian, untuk jabatan yang memerlukan keterampilan memanjat, bisa
berenang untuk jabatan yang terkait dengan penanganan korban, dan lain-lain.

C. Latihan
1. Uraian Tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas
jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu.
Coba Saudara buatkan contoh uraian tugas Caraka !
2. Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas) untuk
menjadi hasil kerja sedangkan alat kerja adalah sarana yang dipergunakan
untuk mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja. Coba berikan contoh bahan
kerja dan alat kerja seorang Caraka!
3. Menurut Saudara apa yang menjadi hasil kerja seorang Caraka, jelaskan !

D. Rangkuman
Hasil dari analisis jabatan akan membantu SDM dalam memahami jabatan
yang akan atau sedang diduduki, selain itu juga memudahkan organisasi dalam
menempatkan SDM pada suatu jabatan, serta membantu pelaksanaan pengelolaan
SDM lainnya. Dalam rangka menempatkan PNS sesuai dengan keahliannya
berdasar prinsip the right man and the right place, maka perlu disajikan butir-butir
informasi jabatan yang mencakup identitas jabatan, uraian jabatan dan syarat
jabatan.
Tugas (task) merupakan unit terkecil dari analisis yang merupakan
pernyataan specifik mengenai apa yang dikerjakan oleh seseorang. Tugas adalah
upaya pokok dalam memproses bahan kerja dengan menggunakan peralatan
tertentu menjadi suatu hasil kerja. Ditulis dengan menggunakan kalimat aktif
(berawalan me dan menggambarkan tindak kerja).
Uraian tugas dapat diartikan suatu paparan atau bentangan atas semua tugas
jabatan yang merupakan tugas pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dalam kondisi pelaksanaan tertentu.
Dalam menyusun uraian tugas harus dilakukan juga tahapan didalamnya. Tahapan
kerja (proses) adalah langkah-langkah (kegiatan) yang dituliskan secara berurutan

28
dari awal hingga akhir pelaksanaan tugas. Dalam menyusun struktur uraian tugas
tersebut berpedoman pada prinsip WHW yaitu Tugas apa yang dikerjakan, dengan
apa tugas tersebut dilakukan, serta untuk apa tugas tersebut dilakukan.
Bahan kerja adalah masukan yang diproses dengan tindak kerja (tugas)
untuk menjadi hasil kerja. Bahan kerja tersebut akan dapat diolah menjadi hasil
kerja jika ada perangkat kerja (alat kerja) yang digunakan.
Contoh: surat masuk ( untuk diagendakan), peraturan, referensi atau buku (untuk
penyusunan materi bimtek).
Alat kerja adalah sarana yang dipergunakan untuk mengolah bahan kerja
menjadi hasil kerja. Alat kerja tidak terbatas pada sarana materiil, dapat juga berupa
peraturan, pedoman, prosedur kerja atau acuan lain yang digunakan dalam
pelaksanaan tugas
Contoh:
Stetoskop digunakan dokter dalam memeriksa pasien
Peraturan Kepala BKN nomor 12 tahun 2011 digunakan oleh Analis
Kepegawaian untuk melaksanakan Analisis Jabatan
Hasil kerja adalah suatu produk berupa barang, jasa (pelayanan) atau
informasi yang dihasilkan dari suatu proses pelaksanaan tugas. Hasil kerja dapat
diperoleh bila ada sesuatu yang diolah (bahan kerja). Hasil kerja dapat berupa data,
laporan, dokumen, kegiatan dan lain-lain.

29
FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan :

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi

Eselon I :

Eselon II :

Eselon III :

Eselon I V :

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2
(dua) jabatan diatasnya dan 2 (dua) jabatan dibawahnya (jika ada) serta
jabatan-jabatan yang setara.

30
5. Ikhtisar Jabatan :

6. Uraian Tugas:
a. ..........................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................
b. .......................................................................................................................... .

Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

c. ...........................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

d. ...........................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

e. ...........................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)
3)

f. ............................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

g. ...........................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

31
h. ...........................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

i. ............................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

j. ............................................................................................................................
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3)......................................................................................................................

k.
Tahapan :
1)......................................................................................................................
2)......................................................................................................................
3) .....................................................................................................................

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas


1.
2.
3.
Dst,

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas


1.
2.
3.

Dst.

32
9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)

1.
2.
3.

Dst.
1) Hasil Kerja: Tulis Hasil Kerja sesuai dengan masing-masing uraian tugas
2) Tulis satuan hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan, dll.

10. Tanggung Jawab:


a.
b.
c.
d.

11. Wewenang:
a.
b.
c.
d.

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1.
2.
3.
.Dst.

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja
2. Suhu
3. Udara
4. Keadaan Ruangan
5. Letak
6. Penerangan
7. Suara
8. Keadaan tempat kerja
9. Getaran

33
14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang :

b. Pendidikan :

c. Kursus/Diklat

1) Penjenjangan :

2) Teknis :
d. Pengalaman kerja :

e. Pengetahuan kerja :

f. Keterampilan kerja :

g. Bakat Kerja :

1) ..................................................................................................................
2) ..................................................................................................................
3) ..................................................................................................................
h. Temperamen Kerja :

1)
2)

i. Minat Kerja :

1) ..................................................................................................................
Alternatif Tambahan :
2) ..................................................................................................................
3) ..................................................................................................................
Pilihan Minat Kerja diisi dengan salah satu dari Jenis Minat Kerja yang sesuai dan dapat
diberi alternatif tambahan Minat Kerja sesuai dengan ketentuan sebagai berikut:

34
Realistik (R), dengan alternatif tambahan Investigatif (I) atau Konvensional (K).
Konvensional (K), dengan alternatif tambahan Realistik (R) atau Kewirausahaan (Ke).
Kewirausahaan (Ke), dengan alternatif tambahan Konvensional (K) atau Sosial (S).
Sosial (S), dengan alternatif tambahan Kewirausahaan (Ke) atau Artistik (A).
Artistik (A), dengan alternatif tambahan Sosial (S) atau Investigatif (I).
Investigatif (I), dengan alternatif tambahan Artistik (A) atau Realistik (R).

Contoh Minat Kerja :


Realistik (R)
Alternatif tambahan:
Investigatif (I)
Konvensional (K)

j. Upaya Fisik :

1)
2)

k. Kondisi Fisik :

Jenis Kelamin .......................................................................................................... :

Umur ....................................................................................................................... :

Tinggi badan ............................................................................................................ :

Berat badan .............................................................................................................. :

Postur badan ............................................................................................................. :

Penampilan ............................................................................................................... :

l. Fungsi Pekerjaan :

1)
2)
3)

35
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Waktu
No Hasil Kerja Jumlah Hasil Penyelesaian
1.

2.

3.

Dst.
*) Hasil Kerja lihat nomor 9 kolom 3

17. Butir Informasi Lain :


..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................

....................., ....................201..

Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat

(...............................................) (...................................)
NIP. NIP

36
CONTOH INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Kepala Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Kerja : Badan Nasional Penanggungan Bencana (BNPB)

Eselon I : Kedeputian Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi


Eselon II : Direktorat Pemulihan dan Peningkatan Sosial Ekonomi
Eselon III : Sub Direktorat Pemulihan dan Peningkatan Sosial
Eselon I V : -
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
masyarakat akibat bencana sesuai dengan peraturan dan ketentuan yang
berlaku untuk memulihkan kembali sistem dan pelayanan kesehatan masyarakat
seperti kondisi sebelum terjadi bencana.

37
6. Uraian Tugas:

a. Merencanakan kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan


berdasarkan Rencana Operasional Subdit Pemulihan dan Peningkatan Sosial
dan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan
1) Mempelajari Rencana kegiatan tahun lalu
2).Mensinkronisasi dengan rencana operasional Sub Direktorat Pemulihan
dan Peningkatan Sosial.
3).Menyusun konsep rencana kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan
Kesehatan.
4).Mengkonsultasikan konsep rencana kegiatan dengan pimpinan untuk
mendapatkan pengarahan.
5).Memfinalisasi rencana kegiatan Seksi.

b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing untuk kelancaran pelaksanaan tugas Seksi Pemulihan dan
Peningkatan Kesehatan;
Tahapan :
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi tugas-tugas yang harus
dilaksanakan bawahan
2) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan
3) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan
4) Menentukan target waktu penyelesaian.

c. Membimbing pelaksanaan tugas bawahan dilingkungan Seksi Pemulihan


dan Peningkatan Kesehatan setiap saat sesuai dengan tugas dan tanggung
jawab yang diberikan agar pekerjaan berjalan tertib dan lancar;
Tahapan :
1). Menjelaskan tugas yang akan dilaksanakan bawahan
2). Mengidentifikasi kesulitan yang dialami bawahan
3).Mengkonsultasikan permasalahan kepada kepala sub direktorat untuk
menentukan solusi terbaik
4).Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami

d. Menyiapkan bahan penyusunan Rencana Pemulihan dan Peningkatan


Kesehatan masyarakat akibat bencana berdasarkan ketentuan yang berlaku
dan arahan pimpinan agar pimpinan dapat menyusun rencana Pemulihan dan
Peningkatan Sosial;
Tahapan :
1) Mengiventarisir fasilitas kesehatan yang rusak akibat bencana
2) Mengiventarisir alat pelayanan medis dan obat2an yang dibutuhkan
3) Mengiventarisir sumber sumber pendanaan pelayanan kesehatan.
4) Mengkompilasi bahan/data rencana untuk diserahkan kepada pimpinan.

38
e. Melaksanakan pemantauan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan
Kesehatan didaerah bencana secara priodik sesuai jadwal yang telah
ditetapkan sebagai bahan evaluasi tugas pimpinan;
Tahapan:
1).Membuat jadwal pemantauan.
2).Mengkomunikasikan pelaksanaan kegiatan kepada tim teknis.
3) Mempelajari laporan dari tim teknis lapangan
4).Mencatat kegiatan-kegiatan dilapangan
5).Membuat laporan hasil pemantauan.

f. Mengevaluasi kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan didaerah


bencana dengan cara membandingkan rencana dengan kegiatan yang telah
dilaksanakan untuk pelaporan pelaksanaan kegiatan;
Tahapan:
1). Menganalisis laporan pemantauan dari bawahan
2). Mengklasifikasi kegiatan yang sudah dan yang belum dilaksanakan.
3). Menghitung jumlah serapan penggunaan anggaran
4). Membuat laporan hasil evaluasi

g. Menganalisis pelaporan kegiatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan


sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk pertanggungjawaban pelaksanaan
kegiatan dan pertimbangan pimpinan;
Tahapan:
1). Mencatat laporan yang sudah diterima / masuk
2). Mengkompilasi laporan laporan dari tim pelaksana teknis
3). Mengkonsultasikan laporan yang terkumpul dengan pimpinan
4). Memperbaiki dokumen hasil laporan.

h. Mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkungan Seksi Pemulihan dan


Peningkatan Kesehatan dengan cara mengidentifikasi hambatan yang ada
dalam rangka perbaikan kinerja dimasa mendatang
Tahapan :
1) Mempelajari laporan pelaksanaan tugas bawahan
2) Menginventarisir permasalahan dalam pelaksanaan kegiatan
3) Mendiskusikan kemajuan pelaksanaan tugas dengan bawahan
4) Memberikan langkah-langkah perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan.

i. Melaporkan pelaksanaan tugas di lingkungan seksi Pemulihan dan


Peningkatan Kesehatan sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku
untuk pertanggungjawaban dan Rencana yang akan datang.
Tahapan :
1) Menganalisis laporan yang diterima dari bawahan
2) Membahas bahan laporan dengan bawahan
3) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
4) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada atasan
5) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.

39
j. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik
lisan maupun tertulis.
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Menjalankan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Rencana kegiatan operasional Penyusunan Rencana Kegiatan Seksi


Kasubdit Pemulihan & Peningkatan Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
Sosial

2. Beban kerja Pembagian tugas kepada bawahan

3. Tugas Bimbingan pelaksanaan tugas bawahan

4. Data kerusakan, sumber dana dan Penyiapan bahan rencana Pemulihan


fasilitas kesehatan dan Peningkatan Kesehatan.

5.. Jadwal dan rencana kegiatan Pemantauan kegiatan Pemulihan dan


pemantauan Peningkatan Kesehatan didaerah

6. Laporan hasil evaluasi Pelaksanaan evaluasi kegiatan


Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
didaerah bencana

7. Laporan yang masuk Pelaksanaan analisis pelaporan kegiatan


Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan.

8. Rencana dan realisasi kegiatan Pelaksanaan evaluasi tugas di


lingkungan Seksi Pemulihan dan
Peningkatan Kesehatan

9. Rencana dan realisasi kegiatan Laporan pelaksanaan tugas di


lingkungan seksi Pemulihan dan
Peningkatan Kesehatan

10. Perintah pimpinan Pelaksanaan tugas lain-lain

40
8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Rencana Operasional Subdit Menyusun Rencana Kegiatan Seksi


Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan

2. SOP dan SOTK Membagi tugas kepada bawahan

3. SOP dan Juknis Membimbing pelaksanaan tugas


bawahan

4. SOP dan Juknis Menyiapkan bahan rencana Pemulihan


dan Peningkatan Kesehatan.

5. SOP dan Juknis Memantauan kegiatan Pemulihan dan


Peningkatan Kesehatan didaerah

6. SOP dan Juknis Melaksanakan evaluasi kegiatan


Pemulihan dan Peningkatan Kesehatan
didaerah bencana

7. Juknis dan Peraturan Melaksanakan analisis pelaporan


kegiatan Pemulihan dan Peningkatan
Kesehatan.

8. Rencana kegiatan Melaksanakan evaluasi tugas di


lingkungan Seksi Pemulihan dan
Peningkatan Kesehatan

9. Rencana kegiatan Melaporkan pelaksanaan tugas di


lingkungan seksi Pemulihan dan
Peningkatan Kesehatan

10. Surat Perintah/Surat Tugas Melaksanaan tugas lain-lain

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Rencana Kegiatan Seksi Pemulihan


Rencana
dan Peningkatan Kesehatan

2. Tugas Kegiatan

3. Bimbingan pelaksanaan tugas Kegiatan

4. Bahan rencana Pemulihan dan Dokumen

41
Peningkatan Sosial

5. Laporan Pemantauan Dokumen

6. Laporan evaluasi Dokumen

7. Laporan hasil analisis Dokumen

8. Laporan evaluasi Dokumen

9. Laporan pelaksanaan tugas Dokumen

10. Tugas lain-lain Kegiatan

10. Tanggung Jawab:


1. Keakuratan data kerusakan fasilitas kesehatan
2. Kelancaran dalam penyusunan petunjuk teknis
3. Keberlangsungan program kerja kegiatan pasca bencana
4. Keterwujudan koordinasi antar stakeholder
5. Kelancaran pendampingan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana

11. Wewenang:
1. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan Seksi Pemulihan dan Peningkatan
Kesehatan
2. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi
3. Memantau pelaksanaan program di lokasi bencana
4. Memantau pelaksanaan koordinasi dengan para stakeholder

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Direktur Pemulihan BNPB Konsultasi


dan Peningkatan
Sosial Ekonomi

2. Kasubdit Pemulihan BNPB Konsultasi


dan Peningkatan
Sosial

3. Eselon lll dan lV Intansi terkait Koordinasi

4. Eselon lV terkait BNPB Kerjasama

42
13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan

3. Udara Sejuk

4. Keadaan Ruangan Cukup

5. Letak Datar

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat kerja Bersih

9. Getaran -

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. -

2. -

3. -

15. Syarat Jabatan:


a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda Tingkat l / IIIb
b. Pendidikan : S-1 SKM / Manajemen
. Kursus/Diklat
c. Penjenjangan : Diklat Pim IV
d. Teknis : Penanggulangan Bencana
e. Pengalaman kerja : 2 tahun di bidang Pemulihan dan Peningkatan
Kesehatan

43
f. Pengetahuan kerja : Peraturan-peraturan tentang penanggulangan
bencana
g. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer
h. Bakat Kerja
1). G; Inteligensia : Kemampuan belajar secara umum
2). V; Bakat verbal : untuk memahami arti kata-kata dan
penggunaannya secara tepat dan efektif.
3). Q; Ketelitian : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan
dalam bahan verbal atau dalam tabel.

i. Temperamen Kerja
1) D : Kemampuan memimpin
2) M: Kemampuan mengambil keputusan
3) S : Kemampuan bekerja dalam keadaan darurat

j. Minat Kerja
Realistik (R), dengan alternatif tambahan Investigatif (I) atau Konvensional (K)
k. Upaya Fisik
1) Duduk
2) Berdiri
3) Berjalan
l. Kondisi Fisik
Jenis Kelamin : Pria/Wanita
Umur :
Tinggi badan :
Berat badan :
Postur badan :
Penampilan :
m. Fungsi Pekerja :
1). D.3: Menyusun data
2). O.6: Berbicara

44
16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian


No Satuan Hasil
( dalam 1 th)

1. Rencana 1 3000

2. Kegiatan 2 12000

3. Kegiatan 2 6000

4. Dokumen 6 3000

5. Dokumen 6 3000

6. Dokumen 6 2500

7. Dokumen 6 3000

8. Dokumen 1 3000

9. Dokumen 1 4000

10. Kegiatan 6 6000

17. Butir Informasi Lain :


..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................

Jakarta,

Mengetahui Atasan Langsung Yang Membuat

( ...................................... ) ( .................................. )
NIP NIP

45
BAB IV
ANALISIS BEBAN KERJA

A. Pendahuluan
Tata kelola pemerintahan yang baik (good governance) adalah cita-cita
yang hendak diwujudkan oleh pemerintah. Untuk mewujudkan cita-cita tersebut,
pemerintah merumuskan dan sekaligus mengimplementasikan suatu kebijakan
prioritas, yaitu Reformasi Birokrasi (RB). Kebijakan RB dalam rangka
mewujudkan good governance merupakan langkah strategis untuk membangun
aparatur negara agar lebih berdaya guna dan berhasil guna dalam mengemban tugas
umum pemerintahan dan pembangunan nasional. Kebijakan RB tertuang dalam
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:
PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi. Hal
mendasar yang harus dikerjakan dalam penyelenggaraan RB tidak lain adalah hal-
hal tentang manajemen kepegawaian atau manajemen PNS (PNS). Hal-hal yang
dimaksud adalah penguatan unit organisasi kepegawaian, penguatan unit kerja
kediklatan, pembenahan peraturan perundang-undangan (kepegawaian), penegakan
disiplin, penegakan kode etik, dan perbaikan pengadaan sarana dan prasarana.
Ada tiga aspek utama dalam pelaksanaan RB, yaitu organisasi, tatalaksana,
dan sumber daya manusia/kepegawaian. Masing-masing aspek memiliki prasyarat
awal yang harus diselenggarakan untuk selanjutnya dapat memperbaiki masing-
masing aspek yang telah disebutkan. Sebagai contoh, dalam membenahi aspek
organsasi, prasyarat yang harus dikerjakan adalah: 1) redefinisi visi, misi, dan
strategi; 2) restrukturisasi; dan 3) analisis beban kerja. Dalam hal analisis beban
kerja, disadari bahwa hingga saat ini pemahaman tentang analisis beban kerja di
lingkungan instansi pusat dan daerah masih terbatas. Karena itu perlu adanya
pelatihan maupun sosialisasi mengenai analisis beban kerja. Terkait dengan itu
maka seluruh instansi Pemerintah melalui Bagian Organisasi dan Tatalaksana atau
Badan Kepegawaian Daerah difasilitasi oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN)
telah menyelenggarakan penyusunan Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja.

46
B. Sekilas Teori
Sebelum membahas mengenai analisis beban kerja, perlu diingat kembali
bahwa analisis beban kerja dalam manajemen PNS merupakan salah satu tindak
lanjut (pemanfaatan) dari proses analisis jabatan. Sebagaimana diuraikan pada bab
sebelumnya bahwa analisis jabatan adalah: 1) proses mengumpulkan dan
mengevaluasi informasi relevan tentang pekerjaan, seperti: sifat dan tingkat
pekerjaan, tipe KSA (knowledges, skills, and abilities) yang dibutuhkan, dan
kondisi yang menunjang pencapaian pekerjaan; 2) proses, metode, dan teknik untuk
mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan
menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta
ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemenfaatannya bagi pihak-pihak yang
menggunakannya
Informasi jabatan yang dihasilkan dari kegiatan analisis jabatan, meliputi:
1) nama jabatan; 2) kode jabatan; 3) unit kerja; 4) kedudukan dalam struktur
organisasi; 5) ikhtisar jabatan; 6) uraian tugas; 7) bahan kerja; 8) perangkat/alat
kerja; 9) hasil kerja; 10) tanggungjawab; 11) wewenang; 12) korelasi jabatan;
13) kondisi lingkungan kerja; 14) resiko bahaya; 15) syarat jabatan; 16) prestasi
kerja yang diharapkan; dan 17) butir informasi lain.
Gopher dan Donchin (1986) serta Kontowitz dan Casper (1988)
mendefinisikan beban kerja sebagai perbedaan antara tuntutan pekerjaan (termasuk
lingkungan kerja) dan kemampuan pekerja untuk memenuhi tuntutan tersebut. Hart
(1980) menyatakan bahwa beban kerja merupakan usaha/biaya yang dikeluarkan
manusia untuk mencapai performansi yang diharapkan. Sanders dan Mc Cormick
(1993) mendefinisikan beban kerja sebagai tuntutan fisik/mental dari pekerjaan
terhadap seseorang ketika ia melakukan pekerjaan tersebut, yang ditujukan dengan
kapasitas tertentu. Pada dasarnya, beban kerja dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Beban fisik
Terjadi ketika ada perbedaan antara tuntutan pekerjaan, termasuk lengkingan
kerja, dan kemampuan pekerja untuk memenuhi tuntutan pekerjaan tersebut
secara fisik. (Gopher dan Donchin 1986, Kontowitz dan Casper, 1988). Beban
kerja ini lebih mudah diketahui karena dapat diukur secara langsung dari

47
kondisi fisik pekerja yang bersangkutan, baik secara obyektif maupun secara
subyekif.
2. Beban mental
Merupakan perbedaan antara tuntutan kerja mental dengan kemampuan mental
yang dimiliki oleh pekerja yang bersangkutan (Jex,1988). Beban mental yang
timbul dari aktivitas mental dilingkungan kerja antara lain disebabkan oleh:
a. Keharusan untuk tetap dalam kondisi kewaspadaan tinggi dalam waktu
lama;
b. Kebutuhan untuk mengambil keputusan yang melibatkan tanggung jawab
besar;
c. Menurunnya konsentrasi akibat aktivitas yang monoton;
d. Kurangnya kontak dengan orang lain, terutama untuk tempat kerja yang
terisolasi dengan orang lain.
Workload atau beban kerja merupakan usaha yang harus dikeluarkan oleh
seseorang untuk memenuhi permintaan dari pekerjaan tersebut. Sedangkan
Capacity adalah kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas ini dapat diukur dari
kondisi fisik maupun mental seseorang. Penjelasan sederhananya seperti ini.
Misalnya suatu pekerjaan kuli angkut mempunyai permintaan untuk mengangkut
100 karung, per hari.. Jika pekerja hanya mampu mengankut 50 karung per hari,
berarti pekerjaan tersebut melebihi kapasitasnya. Sehingga jika ia diberikan beban
kerja yang berlebihan, maka akan menurunkan kualitas hidup (kelelahan, dsb) dan
kualitas kerja orang tersebut (tingginya error rate dsb), dan juga dapat
mempengaruhi keselamatan dan kesehatan kerja. Analisis beban kerja dapat
digunakan dalam penentuan kebutuhan pekerja/pegawai (man power planning),
analisis organisasi, analisis keselamatan dan kesehatan kerja (K3) hingga
perencanaan dan penggajian.

C. Analisis Beban Kerja


1. Pengertian
Beban kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah frekuensi rata-rata
masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu (BAKN, 1985:
173). Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus

48
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka
waktu tertentu dan pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik
untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu
organisasi, atau penmegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik
manajemen lainnya (Menpan 1977). Adapun pengertian analisis beban kerja
adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan
organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang
dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat
efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja
(Permendagri Nomor 12 Tahun 2008).
2. Kegunaan Analisis Beban Kerja
Analisis beban kerja diperlukan untuk mengetahui dengan tepat jumlah
pegawai yang dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit
organisasi sehingga tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi
sumber daya pegawai yang berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja. Selain
itu, ketiadaan analisis beban kerja juga berdampak pada berbagai hal yang
terkait dengan manajemen kepegawaian, seperti: penyusunan formasi,
pengembangan pegawai, pendayagunaan pegawai, dan lain-lain.
3. Aspek-aspek Analisis Beban Kerja
Dalam melaksanakan penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, aspek
aspek tersebut adalah sebagai berikut :
a. Waktu Kerja
Sebelum penghitungan kerja dilaksanakan, terlebih dahulu harus diketahui
jumlah waktu yang diperlukan oleh suatu unit organisasi atau pegawai
pemegang jabatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang menjadi
beban tugasnya. Waktu kerja ditetapkan oleh pimpinan organisasi dan
terdiri atas dua jenis, yaitu: waktu kerja produktif dan waktu kerja tidak
produktif. Waktu kerja produktif adalah waktu yang benar-benar
digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sedangkan waktu kerja
tidak produktif adalah waktu yang tidak benar-benar (semu) untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.

49
Contoh :
Jabatan Pengagenda Surat salah satu tugasnya adalah menerima dan
mencatat surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda. Satuan
hasilnya adalah surat, sebanyak 15 surat. Jika waktu penyelesaian
penerimaan dan pencatatan per surat diperlukan waktu 3 menit, maka
waktu kerja ditulis 3 menit
b. Beban Kerja
Beban Kerja merupakan rata-rata jumlah satuan hasil yang diwujudkan
dengan angka yang mempunyai hubungan dengan standar waktu kerja
Contoh: Jabatan Pengagenda Surat
Yang dimaksud dengan rata-rata adalah apakah pekerjaan merimaan dan
mencatat surat masuk dan keluar ke dalam buku agenda dilakukan setiap
hari ? Jika dilakukan setiap hari, maka berapa jumlahnya setiap hari. Jika
tidak dilakukan setiap hari, maka tingkatkan menjadi setiap minggu, Jika
tidak dilakukan setiap minggu maka tingkatkan menjadi setiap bulan dan
seterusnya sampai setiap tahun. Kemudian berapa banyak jumlahnya.
c. Uraian Tugas
Uraian tugas adalah paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang
merupakan upaya pokok yang dilakukan pemegang jabatan dalam
memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan
perangkat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu (LAN, 1990: 5).
Uraian tugas yang baik harus memenuhi enam kualifikasi, meliputi1:
Sistematis (memenuhi aturan, bentuk, syarat-syarat tertentu).
Jelas (harus dapat memberi isi dan maksud yang jelas dan dapat
dipahami oleh pembacanya).
Ringkas (perlu menggunakan kata-kata dan kalimat yang singkat dan
benar sehingga pembacanya tidak perlu waktu yang lama untuk
memahaminya).
Tepat (harus menyajikan uraian yang sesuai dan cocok seperti apa
yang dimaksudkan oleh isi jabatan).

1
Syuhadak, 2000: 2.

50
Taat azas (kata-kata dan kalimat tersebut isinya menunjukkan maksud
dan arah yang sama).
Akurat (harus disusun secara teliti, tidak kurang dan tidak lebih).
Adapun penyusunan uraian tugas hendaknya memperhatikan beberapa hal
sebagai berikut2:
1) Syarat Isi
Syarat isi dimaksudkan agar uraian tugas dapat mencerminkan secara
tersurat dan atau tersirat akan obyek, cara, dan tujuannya. Salah satu
cara yang digunakan adalah diuji dengan kalimat Tanya, seperti:
What ? apa yang dikerjakan oleh si pemegang jabatan;
How ? bagaimana cara tugas itu dilakukan;
Why ? mengapa/untuk tujuan apa tugas itu dilakukan.
2) Norma Kalimat
Uraian tugas diformulasikan dalam bentuk kalimat, sehingga perlu
diperhatikan norma penyusunan kalimat.
Kalimat dibuat sederhana berisi WHW (what-how-why);
Kalimat uraian tugas merupakan kalimat yang menonjolkan
predikat dan obyek tanpa menggunakan subyeknya, predikat
tersebut berujud kata yang menunjukkan tindak kerja.
Contoh 1:
Mencatat pengeluaran uang dalam buku kas.
(pola susunan kalimat pada tugas yang fungsi pekerjaannya erat
dengan data, maka polanya: predikat-obyek bersifat data dan
keterangan cara serta tujuan. Namun cara dan tujuan sering tidak
tersurat tetapi hanya tersirat).
Contoh 2:
Mewawancarai pencari kerja dengan menanyakan nama,
pendidikan, pengalaman yang dimiliki untuk mengetahui
identitasnya.

2
Erwanto, 2000: 4.

51
(pola susunan kalimat pada tugas yang fungsi pekerjaannya erat
dengan orang, polanya adalah: predikat-obyek berujud orang dan kata
keterangan cara serta tujuan.
Contoh 3:
Mengasah gergaji menggunakan kikir agar gergaji menjadi tajam.
(pola susunan kalimat pada tugas yang fungsi pekerjaannya erat
dengan benda, polanya adalah: predikat-obyek berujud benda dan
kata keterangan cara serta tujuan.
3) Standar Waktu Kerja
Standar waktu kerja adalah waktu efektif yang digunakan untuk
bekerja. Menurut penelitian BKN (2004) standar waktu kerja adalah
sebagai berikut:
1 (satu) hari = 5 jam = (5x60) = 300 menit;
1 (satu) minggu = 5 hari = (5x5) = 25 jam = (25x60) = 1500
menit;
1 (satu) bulan = 20 hari = (20x5) = 100 jam = (100x60) = 6000
menit;
1 (satu) tahun = 240 hari = (240x5) = 1200 jam = (1200x60) =
72000 menit.
Contoh : Jabatan Pengagenda surat , jika pekerjaan penerimaan dan
pencatatan surat masuk dan keluar seperti contoh sebelumnya
dilakukan setiap hari maka standard waktu kerja adalah 300 menit,
namun jika pekerjaan tersebut dilakukan setiap minggu maka standar
waktu kerja adalah 1500 menit dan seterusnya.
4) Tingkat Efisiensi Jabatan
Tingkat efisiensi jabatan adalah tercapainya penyelesaian suatu tugas
jabatan oleh pemangku jabatan, dengan kualitas pelayanan yang tepat
hasil dan tepat waktu. Hasil perhitungan tingkat efisiensi jabatan ini,
dapat digunakan sebagai ukuran untuk mengetahui standar efisiensi
jabatan.
Contoh : tugas berikutnya pengagenda surat adalah menyampaikan
surat masuk dan keluar yang telah didesposisi pimpinan ke unit kerja

52
terkait untuk diproses lebih lanjut. satuan hasilnya adalah surat,
waktu penyelesaiannya adalah 10 menit, beban kerjanya 3, standar
kerjanya harian. tingkat efisiensi jabatannya yaitu :10 x 3 : 300 =
0,10

CONTOH FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA

Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan : ......
......................................................................................................
......................................................................................................
.....................................................................................................
No Uraian Tugas Satuan Waktu Waktu Beban Pegawai
Hasil Penyelesaian Kerja Kerja yang
Efektif dibutuhkan
1
2
3

Dst

53
Contoh
Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi
Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi tambahan formasi
instansi pusat dan daerah sesuai dengan peraturan yang berlaku,
untuk kelancaran pelaksanaan tugas dilingkungan Direktorat
Perencanaan Kepegawaian dan Formasi BKN.
No Uraian Tugas Satuan Waktu Waktu Beban Pegawai Ket
Hasil Penyelesa Kerja Kerja yang
ian efektif dibutuh-
kan
1 Menginventarisasi data Data 5 menit 24.000 602 0,125
usulan formasi yang menit
disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah dengan
cara mengelompokkan
sesuai dengan instansinya
agar memudahkan dalam
pencarian data

2 Memeriksa data usulan Laporan 15 menit 24.000 602 0,376


formasi yang disampaikan menit
sesuai dengan format
formulir yang ditentukan
agar data akurat
3 Mengolah data usulan Bahan 15 menit 24.000 602 0,376
formasi berdasarkan jenis Pertimba menit
jabatan untuk membuat ngan
bahan pertimbangan formasi

4 Memelihara database Kegiatan 30 menit 72.000 4 0,002


formasi pegawai dengan menit
cara menyimpan,
memperbaharui dan
memproteksi data agar tetap
akurat dan terjaga
kerahasiaannya

5 Memberikan informasi Laporan 5 menit 24.000 602 0,125


yang dibutuhkan menit
Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan data
usul formasi sebagai bahan
pembuatan kebijakan
formasi dan pertimbangan
alokasi tambahan formasi

54
6 Membuat konsep laporan Laporan 6.000 24.000 1 0,125
statistik mengenai formasi menit Menit
pegawai Instansi Pusat dan
Daerah berdasarkan data
usul formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung

7 Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN Pertimba 6.000 24.000 1 0,125
mengenai alokasi tambahan ngan menit menit
formasi pegawai Instansi
Pusat dan Daerah
berdasarkan data usul
formasi sebagai bahan
pertimbangan teknis Kepala
BKN

8 Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang Kegiatan 10 menit 300 3 0,100
diperintahkan oleh atasan menit
baik lisan maupun tertulis
untuk kelancaran
pelaksanaan tugas

JUMLAH 1,604

Jadi Jumlah Pegawai yang


dibutuhkan = 1,604
dibulatkan menjadi 2
orang

D. Latihan
1. Menurut Saudara apa kegunaan dari analisis beban kerja ? jelaskan
2. Apa pengertian analisis beban kerja menurut Saudara ? jelaskan
3. Ada lima aspek analisis beban kerja sebutkan dan jelaskan masing-masing
aspek tersebut.

E. Rangkuman
Beban kerja suatu jabatan dalam organisasi publik adalah frekuensi rata-rata
masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu (BAKN, 1985: 173).
Beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan
oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu dan
pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan
informasi tentang efisiensi dan efektifitas kerja suatu organisasi, atau penmegang

55
jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis
jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya (Menpan 1977).
Adapun pengertian analisis beban kerja adalah kegiatan menghitung perkiraan
beban kerja dari masing-masing satuan organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian
lain suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh
informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan
volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008). Analisis beban kerja
diperlukan dan digunakan untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang
dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi
sehingga tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi sumber daya
pegawai yang berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja. Selain itu, ketiadaan
analisis beban kerja juga berdampak pada berbagai hal yang terkait dengan
manajemen kepegawaian, seperti: penyusunan formasi, pengembangan pegawai,
pendayagunaan pegawai, dan lain-lain. Sedangkan dalam melaksanakan
penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, yaitu aspek waktu kerja, aspek
beban kerja, aspek uraian tugas, aspek standar waktu kerja dan aspek tingkat efisiensi jabatan

BAB V
EVALUASI JABATAN

56
A. Pendahuluan
Dalam rangka penataan jabatan dan reformasi bidang sumber daya aparatur,
perlu ditenukan peringkat jabatan untuk setiap jabatan di lingkungan PNS
berdasarkan nilai jabatan melalui evaluasi jabatan. Evaluasi jabatan dilakukan
untuk menentukan nilai jabatan yang selanjutnya akan digunakan dalam
peringkatan jabatan. Hasil evaluasi jabatan berupa nilai dan peringkat jabatan ini
digunakan antara lain untuk penghitungan tunjangan, penempatan dan pentaan
jabatan. Dasar pemikiran adalah beberapa teori dan konsep yang menjelaskan
tentang evaluasi jabatan yang dijadikan pertimbangan antara lain : TT Paterson
Paterson (1972) mengaitkan evaluasi jabatan dengan analisis jabatan (khususnya
butir uraian tugas), penggajian, intensif, dan beberapa hal penting seperti kinerja
individu. Frans Poels Poels (2001:9) keterkaitan evaluasi jabatan dengan
remunerasi bahwa evaluasi jabatan yang dilaksanakan pada suatu organisasi
merupakan bahan utama pembuatan kebijakan mengenai gaji dan tunjangan.
Remunerasi yang dibayarkan berdasarkan hasil evaluasi jabatan, akan memberikan
keadilan internal bagi pegawai yang bekerja pada organisasi tersebut. Sedangkan
untuk menjamin keadilan eksternal, disamping evaluasi jabatan, antara lain juga
harus dilaksanakan benchmark untuk tingkat jabatan yang sama pada organisasi
lain. Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk mengidentifikasikan nilai
setiap pekerjaan dihubungkan dengan pekerjaan lain dalam suatu organisasi
(Maarif, 2003). Konsep perum Jasa Tirta I: Konsep evaluasi jabatan yang
digunakan oleh Perum Jasa Tirta I merupakan konsep yang alur pikirnya paling
banyak digunakan dalam penyusunan pedoman evaluasi jabatan karena :
1. Perum Jasa Tirta I membuat definisi operasional job evaluation/evaluasi
pekerjaan sebagai berikut: evaluasi pekerjaan adalah suatu proses yang
sistematis untuk menganalisa dan menilai sekelompok pekerjaan dalam rangka
menetapkan nilai pekerjaan (job value). Dari pengertian tersebut dinyatakan
dengan tegas bahwa yang dinilai adalah pekerjaannya bukan manusianya.
2. Ide pelaksanaan job evaluation di lingkungan perum Jasa Tirta I (saat ini
namanya: Proyek Brantas) timbul pada tahun 1976 dan dilaksanakan pada

57
tahun 1977-1978. Pertimbangan-pertimbangan yang dilakukan untuk
melakukan job evaluation adalah:
a. Sistem penggajian pada waktu itu masih didasarkan pada pendidikan
formal, belum memasukkan unsur bobot pekerjaan yang terkandung pada
setiap jabatan.
b. Makin berkembangngnya jabatan yang ada dan dengan bervariasinya
beban kerja yang ada.
c. System yang ada dirasa kurang fleksibel dibanding dengan perkembangan
jabatan.
d. System penggajian tidak dapat mendapat dukungan dari karyawan.

B. Pelaksanaan Evaluasi Jabatan


Setiap instansi diberikan kewenangan untuk melakukan penilaian jabatan
dilingkungannya masing-masing, dengan prinsip-prinsip sebagai berikut :
1. Obyek yang dievaluasi adalah tugas pokok dan fungsi jabatan yang diuraikan
dalam informasi jabatan, bukan pegawai yang menduduki jabatan tersebut;
2. Jabatan yang dievaluasi adalah jabatan yang telah ditetapkan oleh masing-
masing instansi;
3. Evaluasi jabatan bukanlah suatu proses matematis, evaluasi jabatan pada
dasarnya adalah suatu proses pertimbangan intelektual untuk menentukan nilai
jabatan sebagai dasar penentuan kelas jabatan;
4. Penetapan nilai jabatan harus dicapai melalui proses pembahasan dan
kesepakatan tim, yang selanjutnya dituangkan dalam berita acara dan
ditetapkan dengan peraturan.

C. Kriteria Faktor Jabatan


Pada masing-masing jabatan terdapat faktor jabatan. Penjelasan terhadap
masing-masing faktor jabatan sebagaimana diatur dalam Peraturan Kepala BKN
Nomor 21 tahun 2011 tentang Pedoman pelaksanaan evaluasi jabatan PNS adalah:

1. Faktor Jabatan Struktural

58
Faktor jabatan struktural PNS terdiri dari 6 (enam) faktor. Setiap faktor
memiliki beberapa level dan setiap level memiliki kriteria dan nilai tertentu
dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Faktor 1 ruang lingkup pekerjaan dan dampak
Faktor ini menilai tingkat kerumitan dan kedalaman lingkup dan dampak
umum bidang program dan pekerjaan yang diarahkan oleh pejabat
struktural, termasuk dampak pekerjaan di dalam maupun di luar
organisasi. Dalam menerapkan faktor ini, pertimbangkan semua bidang
program, proyek, dan tugas yang secara teknis dan administratif diarahkan
oleh pejabat struktural, termasuk yang dilaksanakan melalui pegawai
bawahan dan pihak lain (konsultan atau kontraktor).
Faktor 1 Ruang Lingkup pekerjaan dan Dampak memiliki 5 (lima) level
dan nilai sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
11 175
12 350
13 550
14 775
15 900

b. Faktor 2 pengaturan organisasi


Faktor ini mempertimbangkan situasi organisasi dalam beberapa tingkat
jabatan penyelia. Jika jabatan itu bertanggung jawab kepada 2 (dua)
jabatan, maka pilihlah tingkat faktor yang berhubungan dengan jabatan
yang mempunyai tanggung jawab atas penilaian kinerja.
Faktor 2 pengaturan organisasi memiliki 3 (tiga) level dan nilai sebagai
berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
21 100
22 250
23 350

59
c. Faktor 3 wewenang kepenyeliaan dan manajerial
Faktor ini meliputi wewenang kepenyeliaan dan manajerial yang
dijalankan secara berulang. Untuk dapat dinilai dalam faktor ini, suatu
jabatan harus memenuhi ketentuan wewenang dan tanggung jawab yang
diuraikan untuk tingkat faktor tertentu. Tingkat faktor yang digunakan
untuk pengarahan program khusus, fungsi lini, fungsi staf, dan kegiatan
operasional dan penunjang. Jika wewenang duplikasi atau tidak dapat
dibedakan di antara beberapa tingkat organisasi, maka suatu tingkat faktor
dapat digunakan untuk jabatan pada beberapa tingkat organisasi.
Faktor 3 wewenang kepenyeliaan dan manajerial memiliki 3 (tiga) level
dan nilai sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
31 450
32 775
33 900

d. Faktor 4 hubungan personal


Faktor ini terdiri dari dua bagian yaitu sub faktor sifat hubungan dan sub
faktor tujuan hubungan/kontak yang dilakukan.
1) Sub faktor sifat hubungan, sub faktor ini mencakup tingkat hubungan
organisasi, wewenang, atau pengaruh, dan kesulitan dalam melakukan
hubungan. Untuk dapat dinilai dalam faktor ini, maka mereka yang
dihubungi harus:
a) Ikut berperan dalam keberhasilan pelaksanaan pekerjaan;
b) Menjadi syarat yang diperlukan untuk perbaikan;
c) Memiliki dampak yang besar terhadap kesulitan dan tanggung-
jawab jabatan tersebut; dan
d) Merupakan hubungan langsung.
Sub Faktor 4A sifat hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai
sebagai berikut:

Level Faktor Nilai Faktor

60
4A 1 25
4A 2 50
4A 3 75
4A 4 100

2) Sub faktor tujuan hubungan, sub faktor ini mencakup tujuan hubungan
yang meliputi pengarahan, perwakilan, negosiasi, dan komitmen, yang
berhubungan dengan tanggung jawab penyeliaan dan manajemen.
Sub Faktor 4B tujuan hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai
sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
4B 1 30
4B 2 75
4B 3 100
4B 4 125

e. Faktor 5 kesulitan dalam pengarahan pekerjaan


Faktor ini mengukur kesulitan dan kerumitan pekerjaan dasar dalam
organisasi yang diarahkan, termasuk pekerjaan lini dan staf, atau pekerjaan
yang dikontrakkan yang menjadi tanggung jawab penyelia dalam hal
teknis atau pengawasan baik secara langsung atau melalui penyelia
bawahan, pemimpin tim, atau pihak lain.
Penyelia tingkat pertama
Tentukan kelas tertinggi pekerjaan dasar jabatan fungsional yang
diarahkan (yang berorientasi pada misi organisasi) yang merupakan 25%
(dua puluh lima persen) atau lebih beban kerja organisasi.
Penyelia tingkat dua
Gunakan metode yang diuraikan di atas untuk penyelia tingkat pertama.
Bagi sebagian besar penyelia tingkat dua, kelas pekerjaan dasar yang
dicapai dengan metode tersebut merupakan kelas yang sesuai.
Faktor 5 kesulitan dalam pengerahan pekerjaan memiliki 8 (delapan) level
dan nilai sebagai berikut:

61
Level Nilai
Kelas Pekerjaan Dasar
Faktor Faktor
Kelas 4 dan dibawahnya atau yang setara 5-1 75
Kelas 5 atau 6 atau yang setara 5-2 205
Kelas 7 atau 8 atau yang setara 5-3 340
Kelas 9 atau 10 atau yang setara 5-4 505
Kelas 11 atau 12 atau yang setara 5-5 650
Kelas 13 atau yang setara 5-6 800
Kelas 14 atau yang setara 5-7 930
Kelas 15 atau lebih tinggi atau yang setara 5-8 1030

f. Faktor 6 kondisi lain


Faktor ini mengukur berbagai kondisi yang mempengaruhi tingkat
kesulitan dan kerumitan dalam melaksanakan kewajiban, wewenang dan
tanggung jawab penyeliaan.
Untuk dapat menerapkan faktor ini dilakukan melalui langkah-langkah
sebagai berikut:
Langkah 1:
Bacalah setiap definisi level faktor dan pilihlah level faktor tertinggi yang
dipenuhi oleh jabatan itu.
Langkah 2:
Jika level yang dipilih adalah 6-1, 6-2, atau 6-3, maka rujuklah bagian
yang berjudul Situasi Khusus di bagian akhir faktor ini. Dari 8 (delapan)
situasi khusus, tentukan berapa banyak situasi khusus yang dipenuhi oleh
jabatan tersebut. Jika memenuhi 3 (tiga) atau lebih situasi khusus, maka
tambahkan satu level faktor pada level faktor yang dipilih dalam langkah
1. Misalnya, jika tingkat faktor yang dipenuhi oleh jabatan itu adalah level
faktor 6-3, dan jabatan tersebut memenuhi 3 (tiga) situasi khusus, maka
level faktor untuk jabatan tersebut menjadi level 6-4.
Jika level faktor yang dipilih dalam langkah 1 adalah level faktor 6-4, 6-5,
atau 6-6, maka jangan merujuk Situasi Khusus, dan jangan menambah
level faktor yang dipilih dalam langkah 1.

62
Faktor 6 kondisi lain memiliki 6 (enam) level dan nilai sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
61 310
62 575
63 975
64 1120
65 1225
66 1325

Situasi Khusus.
Ada 8 (delapan) situasi khusus yang mungkin mempersulit pekerjaan dan
pengawasan. Situasi dimaksud adalah ragam pekerjaan, operasi giliran
kerja, pegawai berfluktuasi atau batas waktu yang selalu berubah,
penyebaran fisik, situasi khusus penyusunan staf, dampak dari program
tertentu, perubahan teknologi dan bahaya khusus dan kondisi keselamatan
kerja.
Kriteria faktor jabatan struktural adalah sebagaimana tersebut dalam Anak
Lampiran 1 Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara ini.
2. Faktor Jabatan Fungsional
Faktor jabatan fungsional PNS terdiri dari 9 (sembilan) faktor jabatan. Setiap
faktor memiliki beberapa level dan setiap level memiliki kriteria dan nilai
tertentu dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Faktor 1 pengetahuan yang dibutuhkan jabatan.
Faktor ini mengukur sifat dan tingkat informasi yang harus dimengerti
pegawai dalam melakukan pekerjaan yang hasilnya dapat diterima (yaitu:
langkah-langkah, prosedur, unjuk kerja, ketentuan, kebijakan, teori,
prinsip-prinsip dan konsep) serta tingkat ketrampilan yang diperlukan
untuk menerapkan pengetahuan tersebut.
Faktor 1 pengetahuan yang dibutuhkan jabatan memiliki 9 (sembilan)
level dan nilai faktor sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
11 50

63
12 200
13 350
14 550
15 750
16 950
17 1.250
18 1.550
19 1.850

b. Faktor 2 pengawasan penyelia


Faktor ini mengukur sifat dan tingkat pengawasan penyelia secara
langsung atau tidak langsung, tanggung jawab pegawai, dan evaluasi hasil
pekerjaan. Pengawasan dilakukan dengan cara pemberian tugas dan
instruksi pada pegawai, disusunnya prioritas dan batas waktu, dan
ditetapkannya tujuan dan batasannya. Tanggung jawab pegawai
tergantung sampai tingkat mana pegawai mampu mengembangkan urutan
dan waktu berbagai macam pekerjaan, memodifikasi atau merekomen-
dasikan modifikasi instruksi, dan berpartisipasi dalam penetapan prioritas
dan penetapan tujuan. Tingkat evaluasi hasil pekerjaan tergantung pada
sifat dan luasnya peninjauan, antara lain, tinjauan singkat dan terperinci
dari setiap fase tugas, tinjauan terperinci dari tugas yang telah selesai,
tinjauan tertentu pada pekerjaan yang telah selesai untuk keakuratan, atau
tinjauan hanya untuk kesesuaian terhadap kebijakan.
Faktor 2 Pengawasan Penyelia memiliki 5 (lima) level dan nilai faktor
sebagai berikut:

Level Faktor Nilai Faktor


21 25
22 125
23 275

64
24 450
25 650

c. Faktor 3 pedoman
Faktor ini mencakup sifat pedoman dan pertimbangan yang dibutuhkan
untuk menerapkan pedoman tersebut. Sebagai contoh pedoman adalah
panduan kerja, prosedur dan kebijakan, praktek tradisional, dan bahan
referensi seperti kamus, jenis panduan, dan buku panduan teknik. Suatu
pekerjaan dalam bidang pekerjaan yang berbeda, bervariasi dalam hal
spesifikasi, penerapan, dan ketersediaan pedoman.
Oleh karena itu rintangan dan pertimbangan yang dibutuhkan pegawai
juga bervariasi. Contohnya, keberadaan instruksi, prosedur, dan
kebijakan tertentu dapat membatasi peluang pegawai membuat atau
merekomendasikan keputusan atau tindakan. Tetapi dengan ketidakadaan
prosedur atau dengan penetapan tujuan secara luas, pegawai dapat
menggunakan pertimbangan yang luas dalam penelitian literatur dan
pengembangan metode baru.
Pedoman tidak sama dengan Faktor 1 yaitu Pengetahuan yang
dibutuhkan jabatan. Pedoman memberikan referensi data atau
menentukan hambatan tertentu dalam penggunaan pengetahuan. Sebagai
contoh, dalam bidang teknologi medis, untuk diagnosa tertentu terdapat 3
(tiga) atau 4 (empat) jenis tes yang dinyatakan dalam buku panduan. Ahli
teknologi medis diharapkan memahami tes tersebut. Tetapi dalam suatu
laboratorium, kebijakan yang diberikan hanya menggunakan satu dari tes
tersebut, atau kebijakan menyebutkan secara spesifik kondisi persyaratan
pemakaian salah satu dari tes tersebut.
Faktor 3 Pedoman memiliki 5 (lima) level dan nilai faktor sebagai
berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
31 25
32 125
33 275

65
34 450
35 650

d. Faktor 4 kompleksitas
Faktor ini berhubungan dengan:
1) sifat penugasan mencakup jenis, jumlah dan keanekaragaman;
2) keputusan apa yang harus dilakukan; dan
3) tingkat kesulitan untuk melakukan tindakan atau respon yang dapat
diberikan.
Faktor 4 Kompleksitas memiliki 6 (enam) level dan nilai faktor sebagai
berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
41 25
42 75
43 150
44 225
45 325
46 450

e. Faktor 5 ruang lingkup dan dampak


Faktor ini mencakup hubungan antara cakupan pekerjaan, antara lain
tujuan, keluasan, dan kedalaman tugas, dan dampak dari hasil kerja atau
jasa di dalam dan di luar organisasi.
Dampak mengukur apakah hasil pekerjaan memfasilitasi pekerjaan orang
lain, pelayanan tepat waktu, atau berdampak pada penelitian.
Konsep dampak dan ruang lingkup pekerjaan akan memberikan
gambaran menyeluruh dalam melakukan evaluasi secara konsisten.
Hanya pekerjaan yang mempunyai dampak yang dipertimbangkan.
Faktor 5 ruang lingkup dan dampak memiliki 6 (enam) level dan nilai
faktor sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
51 25

66
52 75
53 150
54 225
55 325
56 450

f. Faktor 6 hubungan personal


Faktor ini meliputi pertemuan langsung, melalui telepon dan dialog
melalui radio dengan orang yang tidak berada dalam rantai penyeliaan.
Level faktor ini didasarkan pada apa yang dibutuhkan untuk
berhubungan, kesulitan komunikasi dengan mereka yang dihubungi, dan
penentuan dimana hubungan diadakan (antara lain, tingkat pegawai dan
mereka yang dihubungi mengetahui peran dan wewenang masing-
masing). Hubungan antara Faktor 6 dan 7 menghendaki hubungan yang
sama yang akan dievaluasi. Gunakan hubungan personal faktor 6 untuk
memilih level Faktor 7 tujuan hubungan.
Faktor 6 hubungan personal memiliki 4 (empat) level dan nilai faktor
sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
61 10
62 25
63 60
64 110

g. Faktor 7 tujuan hubungan


Faktor ini meliputi tujuan hubungan pribadi berkisar dari pertukaran
informasi tentang fakta sampai dengan situasi yang menyangkut
persoalan yang kontroversial atau yang penting dan sudut pandang,
tujuan atau sasaran yang berbeda. Hubungan dengan orang/pihak yang
dipergunakan sebagai dasar bagi pemilihan level untuk faktor ini harus
sama dengan hubungan yang menjadi dasar bagi pemilihan level untuk
faktor hubungan antar pribadi.

67
Faktor 7 tujuan hubungan memiliki 4 (empat) level dan nilai faktor
sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
71 20
72 50
73 120
74 220

h. Faktor 8 persyaratan fisik


Faktor persyaratan fisik mencakup persyaratan dan tuntutan fisik dari
tugas kerja yang diemban pegawai. Faktor ini meliputi karakteristik fisik
dan kemampuan (misalnya: kecepatan dan ketangkasan khusus) dan
pengerahan tenaga fisik pada pekerjaan (misalnya memanjat,
mendorong, menyeimbangkan, membungkuk, berlutut, merunduk,
merangkak atau menjangkau).
Dalam beberapa hal frekuensi atau intensitas dari pengerahan tenaga
fisik harus juga dipertimbangkan, misalnya pekerjaan yang
membutuhkan berdiri dalam waktu lebih lama banyak mengerahkan
tenaga fisik dari pada pekerjaan yang membutuhkan berdiri yang hanya
sebentar.
Faktor 8 persyaratan fisik memiliki 3 (tiga) level dan nilai faktor sebagai
berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
81 5
82 20
83 50

i. Faktor 9 lingkungan pekerjaan


Faktor ini mempertimbangkan resiko dan ketidaknyamanan dalam
lingkungan pekerjaan, atau sifat dari pekerjaan dan peraturan keamanan
yang dibutuhkan. Walaupun penggunaan alat pengaman dapat

68
menghilangkan bahaya atau ketidaknyamanan, situasi tertentu
membutuhkan persyaratan tambahan terhadap pegawai dalam
melaksanakan peraturan dan teknik keamanan.
Faktor 9 lingkungan pekerjaan memiliki 3 (tiga) level dan nilai faktor
sebagai berikut:
Level Faktor Nilai Faktor
91 5
92 20
93 50

Untuk dapat menentukan kelas jabatan, jumlahkan nilai semua faktor untuk
mendapatkan total nilai faktor. Total nilai faktor yang berada pada batasan nilai
menunjukkan kelas jabatan.

Batasan Nilai dan Kelas Jabatan


Batasan Nilai Kelas Jabatan
4055 - 5130 17
3605 4050 16
3155 3600 15
2755 3150 14
2355 2750 13
2105 2350 12
1855 2100 11
1605 1850 10
1355 1600 9
1105 1350 8
855 1100 7
655 850 6
455 650 5
375 450 4
305 370 3

69
245 300 2
190 240 1

D. Tahap Pelaksanaan Evaluasi Jabatan


1. Persiapan Evaluasi Jabatan
Tahap persiapan evaluasi jabatan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan
evaluasi jabatan. Tahap persiapan evaluasi jabatan meliputi kegiatan
pembentukan tim evaluasi jabatan, inventarisasi informasi/uraian jabatan dan
klasifikasi jabatan manajerial/fungsional.
a. Pembentukan Tim Evaluasi Jabatan
1) Tim Pengarah
a) Tim Pengarah terdiri atas:
(1) Seorang Ketua, yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian atau
pejabat lain yang ditunjuk.
(2) Paling banyak 6 (enam) orang Anggota, yaitu Pejabat Tinggi
yang merupakan representasi satuan kerja pada instansi
pemerintah.
b) Tugas Tim Pengarah
(1) Memberikan pengarahan terhadap keseluruhan proses analisis
dan evaluasi jabatan yang meliputi persiapan, pelaksanaan,
dan penyusunan nilai dan kelas jabatan serta penetapan dan
tindak lanjut hasil nilai dan kelas jabatan dari aspek strategi
dan kebijakan instansi pemerintah.
(2) Secara spesifik memberikan pertimbangan kepada Tim
Pelaksana dalam proses perumusan strategi dan kebijakan
penataan jabatan terkait dengan nilai dan kelas jabatan di
lingkungan instansi pemerintah.

2) Tim Pelaksana
a) Tim Pelaksana terdiri atas:
(1) Seorang Ketua merangkap anggota;
(2) Seorang Sekretaris merangkap anggota;

70
(3) Anggota, banyaknya disesuaikan dengan kebutuhan; dan
(4) Tenaga pendukung sekretariat, banyaknya disesuaikan
dengan kebutuhan.
b) Tugas Tim Pelaksana
(1) Membuat dan menyusun rencana kegiatan atau langkah-
langkah proses evaluasi jabatan di lingkungan instansi
pemerintah.
(2) Melaksanakan evaluasi jabatan di lingkungan instansi
pemerintah yang bersangkutan sesuai dengan pedoman
evaluasi jabatan.
(3) Menginventarisasi, menganalisis dan mengevaluasi jabatan
serta menyusun peringkat jabatan di lingkungan instansi
pemerintah.
(4) Mengkoordinasikan validasi peringkat jabatan di lingkungan
instansi pemerintah dengan Kementerian Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dan Badan
Kepegawaian Negara.
(5) Menyiapkan rancangan peraturan perundangan-undangan
tentang peringkat jabatan di lingkungan instansi pemerintah.
(6) Melaksanakan tugas-tugas lain yang dipandang perlu
berkaitan dengan pelaksanaan tugas sebagaimana dimaksud
pada angka (1), (2), (3), (4), dan (5).
c) Persyaratan Anggota Tim Pelaksana Evaluasi Jabatan
Persyaratan untuk dapat diangkat menjadi Ketua atau Anggota
Tim Evaluasi Jabatan di lingkungan instansi pemerintah adalah:
(1) berstatus sebagai Pegawai Negeri;
(2) memiliki kemampuan tentang evaluasi jabatan; dan
(3) syarat obyektif lainnya (pernah ikut diklat Anjab).
b. Inventarisasi Informasi Jabatan
Inventarisasi informasi jabatan adalah inventarisasi tentang informasi
identitas jabatan, deskripsi tugas jabatan, dimensi-dimensi jabatan, dan
spesifikasi jabatan serta informasi lainnya yang diperlukan.

71
1) Identitas jabatan meliputi nama jabatan, kode jabatan, dan posisi/
lokasi jabatan.
2) Deskripsi tugas jabatan meliputi ikhtisar/tujuan jabatan, uraian
tugas/kegiatan jabatan, serta bahan, alat/prosedur, dan hasil kerja.
3) Dimensi jabatan meliputi tanggung jawab, wewenang, pengawasan,
korelasi/hubungan jabatan, kondisi lingkungan kerja, dan
kemungkinan risiko bahaya.
4) Spesifikasi jabatan meliputi syarat jabatan, standar prestasi kerja yang
diharapkan, dan informasi lainnya.
c. Klasifikasi Jabatan
Langkah awal yang dilakukan dalam rangka pelaksanaan evaluasi jabatan
di lingkungan suatu instansi/lembaga adalah:
1) Mengidentifikasi Jabatan
Identifikasi jabatan dilakukan kepada seluruh jabatan yang ada di
lingkungan suatu instansi/lembaga yang akan dievaluasi. Identifikasi
jabatan dilakukan melalui identifikasi terhadap sifat dan jenis tugas,
tanggung jawab, serta wewenang dari suatu jabatan sesuai dengan
tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan.
2) Mengklasifikasi Jabatan
Klasifikasi jabatan dilakukan berdasarkan hasil identifikasi jabatan
terhadap seluruh jabatan yang ada. Klasifikasi jabatan di lingkungan
instansi pemerintah tersebut terdiri atas:
a) Jabatan Manajerial/Struktural;
b) Jabatan Fungsional Tertentu; dan
c) Jabatan Fungsional Umum.
2. Pelaksanaan Evaluasi Jabatan
Tahapan pelaksanaan evaluasi jabatan untuk jabatan manajerial/struktural,
fungsional tertentu, dan fungsional umum adalah sebagai berikut:
a. Penilaian Jabatan
1) Menyiapkan informasi jabatan yang lengkap dari semua jabatan yang
akan dievaluasi. Informasi jabatan ini dapat dilihat dalam format

72
uraian jabatan yang telah ditentukan atau dari hasil analisis jabatan
sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku;
Contoh Informasi jabatan adalah sebagaimana tersebut dalam
Lampiran.
2) Mempelajari setiap informasi jabatan yang disediakan dalam uraian
jabatan pada setiap jabatan yang akan dievaluasi;
3) Melakukan penilaian pada setiap jabatan, yaitu :
a) untuk jabatan struktural menggunakan 6 (enam) faktor dan
kriteria yang telah ditentukan dengan memilih tingkat (level) yang
dianggap tepat untuk masing-masing faktor dan dimulai dari
faktor 1 (satu) yaitu faktor ruang lingkup program dan dampak.
Untuk mempermudah penilaian jabatan manajerial/struktural
dengan menggunakan 6 (enam) faktor dan kriteria faktor jabatan
tersebut dapat digunakan daftar pertanyaan penilaian jabatan
manajerial/struktural .
b) untuk jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum dengan
menggunakan 9 (sembilan) faktor dan kriteria yang telah
ditentukan dengan memilih tingkat (level) yang dianggap tepat
untuk masing-masing faktor dan dimulai dari faktor 1 (satu) yaitu
faktor pengetahuan yang dibutuhkan jabatan.
Untuk mempermudah penilaian jabatan fungsional tertentu dan
fungsional umum dengan menggunakan 9 (sembilan) faktor dan
kriteria faktor jabatan tersebut dapat digunakan daftar pertanyaan
penilaian jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum
sebagaimana tersebut dalam Anak Lampiran 6 Peraturan Kepala
Badan Kepegawaian Negara ini.
b. Penyusunan Peta Jabatan
Penyusunan peta jabatan di lingkungan instansi masing-masing didasarkan
pada kedudukan setiap jabatan dalam unit kerja sesuai dengan struktur
organisasi yang ada. Peta jabatan dimaksud berisi informasi jumlah
kekuatan pegawai untuk setiap jabatan yang termasuk dalam unit kerja
setingkat unit kerja Biro atau satuan kerja mandiri (unit pelaksana teknis).

73
c. Penyusunan Informasi Faktor Jabatan
Informasi faktor jabatan di lingkungan instansi disusun berdasarkan
informasi jabatan, peta jabatan serta nilai dan kelas jabatan. Informasi
faktor jabatan terdiri atas informasi jabatan struktural dan informasi
jabatan fungsional tertentu dan informasi jabatan fungsional umum.
Informasi Faktor Jabatan meliputi:
1) Informasi Jabatan
Informasi jabatan meliputi jenis jabatan, nama jabatan, unit kerja,
instansi, peran/lkhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan hasil
kerja jabatan.
2) Level Faktor Jabatan
Level faktor jabatan meliputi tingkatan dan nilai masing-masing faktor
jabatan.
a) Level Faktor Jabatan Struktural
(1) Ruang lingkup dan dampak program, ditentukan berdasarkan
peran/lkhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan
hasil kerja jabatan.
(2) Pengaturan organisasi, ditentukan berdasarkan letak/ posisi
jabatan dalam peta jabatan unit kerja/organisasi.
(3) Wewenang penyeliaan dan manajerial, ditentukan
berdasarkan tingkat kewenangan jabatan dalam informasi
jabatan.
(4) Hubungan personal, ditentukan berdasarkan korelasi/
hubungan kerja jabatan dalam informasi jabatan.
(5) Kesulitan dalam pengarahan pekerjaan, ditentukan
berdasarkan tingkat kesulitan dalam pengarahan pekerjaan
sesuai jabatan yang ada di bawah jabatan yang bersangkutan
dalam peta jabatan.
(6) Kondisi lain, ditentukan berdasarkan tingkat kesulitan dan
kerumitan dalam melaksanakan kewajiban, wewenang, dan
tanggung jawab penyeliaan jabatan di bawah jabatan yang
bersangkutan dalam peta jabatan.

74
Selain 6 (enam) faktor jabatan diatas, tambahkan jika ada
informasi lain yang terkait dengan situasi khusus, seperti ragam
pekerjaan, operasi giliran kerja, pegawai berfluktuasi atau batas
waktu yang selalu berubah, penyebaran fisik, situasi khusus
penyusunan staf, dampak dari program tertentu, perubahan
teknologi dan bahaya khusus dan kondisi keselamatan kerja.
b) Tingkat Faktor Jabatan Fungsional Tertentu dan Fungsional
Umum
(1) Pengetahuan yang dibutuhkan jabatan, ditentukan
berdasarkan syarat jabatan dalam informasi jabatan.
(2) Pengawasan penyelia, ditentukan berdasarkan tingkatan
pejabat struktural yang mengawasi/atasan langsung dalam
peta jabatan.
(3) Pedoman, ditentukan berdasarkan alat kerja, prosedur/
peraturan yang digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
sesuai informasi jabatan.
(4) Kompleksitas, ditentukan berdasarkan tingkat kesulitan
dalam mengidentifikasi dan melaksanakan pekerjaan.
(5) Ruang lingkup dan dampak, ditentukan berdasarkan
peran/ikhtisar jabatan, uraian tugas, tanggung jawab dan hasil
kerja jabatan.
(6) Hubungan personal dan tujuan hubungan, ditentukan
berdasarkan korelasi/hubungan kerja jabatan dalam informasi
jabatan.
(7) Persyaratan fisik, ditentukan berdasarkan tingkatan syarat
fisik yang dibutuhkan dalam pelaksanaan tugas sesuai syarat
jabatan dalam informasi jabatan.
(8) Lingkungan pekerjaan, ditentukan berdasarkan kondisi
lingkungan yang ada pada informasi jabatan.
c) Hasil Evaluasi Jabatan

75
Hasil evaluasi jabatan meliputi faktor jabatan, nilai yang
diberikan, dan tingkat faktor jabatan untuk masing-masing
jabatan (struktural dan fungsional tertentu dan fungsional umum).
3. Penetapan Hasil Evaluasi Jabatan Pegawai Negeri Sipil
a. Validasi nilai dan kelas jabatan
1) Hasil evaluasi jabatan yang dilakukan oleh Tim Evaluasi Jabatan
masing-masing kementerian/lembaga berupa:
a) Nilai dan kelas jabatan manajerial;
b) Nilai dan kelas jabatan fungsional tertentu; dan
c) Nilai dan kelas jabatan fungsional umum.
2) Nilai dan kelas jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga
selanjutnya divalidasi oleh:
a) Kepala BKN atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan;
b) Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB atau
pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan; dan
c) Sekretaris Kementerian/Lembaga atau pejabat lain yang
ditunjuk/ditugaskan.
b. Penyusunan berita acara hasil validasi nilai dan kelas jabatan
Hasil validasi/verifikasi nilai dan kelas jabatan oleh Kementerian PAN dan
RB dan BKN dituangkan dalam berita acara hasil validasi nilai dan kelas
jabatan di lingkungan instansi diparaf oleh pejabat struktural Kementerian
PAN dan RB, pejabat struktural di lingkungan BKN, dan pejabat struktural
dari instansi yang bersangkutan sebelum ditandatangani oleh:
1) Kepala BKN atau pejabat lain yang ditunjuk/ditugaskan;
2) Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB atau pejabat
lain yang ditunjuk/ditugaskan; dan
3) Sekretaris Kementerian/Lembaga atau pejabat lain yang ditunjuk/
ditugaskan
.
c. Penetapan hasil evaluasi jabatan
Tahapan pelaksanaan penetapan nilai jabatan dan kelas jabatan PNS
adalah sebagai berikut:

76
1
Tim Instansi Menyusun
(Uraian) Jabatan dan Informasi Faktor Jabatan

2
Tim Instansi Melaksanakan
Evaluasi Jabatan

3
Tim Instansi melakukan pembahasan dengan Kedeputian SDM
Aparatur dan BKN untuk memverifikasi hasil evaluasi jabatan (nilai
dan kelas jabatan)

4
Instansi mengadakan rapat finalisasi hasil evaluasi jabatan (nilai dan kelas
jabatan) dengan Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB,
Kepala BKN, dan Sekretaris K/L atau Pejabat yang ditunjuk/ditugaskan
dari masing-masing instansi tsb.
Hasil rapat finalisasi nilai dan kelas jabatan dibuat dalam berita Acara
Hasil Validasi Nilai dan Kelas Jabatan

4. Evaluasi
a. Pelaksanaan kegiatan evaluasi nilai dan kelas jabatan dilakukan:
1) Adanya perubahan tugas pokok dan fungsi jabatan; dan
2) Adanya perubahan struktur organisasi.
b. Mekanisme penilaian kembali atas perubahan yang terjadi sebagaimana
dimaksud pada huruf a, dilakukan sesuai dengan tahapan pelaksanaan
evaluasi jabatan yang diatur dalam Peraturan Kepala BKN ini.

BAB VI
PENUTUP

77
Materi analisis jabatan, analsis beban kerja dan evaluasi jabatan PNS pada
dasarnya adalah materi diklat dalam pendidikan dan pelatihan analis kepegawaian yang
saling terkait satu dengan yang lainnya, dan merupakan sesuatu yang sangat dinamis,
yaitu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta selalu
mengimbangi tuntutan zaman dan masyarakat. Oleh karena itu materi-materi tersebut
dan pelaksanaan di lapangan harus selalu dimutakhirkan dan diharapkan akan dapat
menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan di lungkungan PNS.

KUNCI JAWABAN

Analisis Jabatan :

78
Adalah proses pengumpulan data jabatan untuk dianalisis, disusun, dan disajikan
menjadi informasi jabatan dengan menggunakan metode tertentu.
Tujuan penyusunan analisis jabatan :
Untuk menyediakan informasi jabatan sebagai fondasi/dasar bagi program manajemen
kepegawaian, kelembagaan, ketatalaksanaan, dan pengawasan.

Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan data jabatan yaitu:


a. Metode observasi dan interview,
b. Metode daftar pertanyaan,
c. Metode studi referensi dan
d. Metode kombinasi.
Informasi jabatan yang dihasilkan dari kegiatan analisis jabatan, meliputi :
1) Nama jabatan; 2) Kode jabatan; 3) Unit kerja; 4) Kedudukan dalam struktur
organisasi; 5) Ikhtisar jabatan ; 6) Uraian tugas; 7) Bahan kerja; 8) Perangkat/alat kerja;
9) Hasil kerja; 10) Tanggung jawab; 11) Wewenang; 12) Korelasi jabatan; 13) Kondisi
lingkungan kerja; 14) Resiko bahaya; 15) Syarat jabatan; 16) Prestasi kerja yang
diharapkan; dan 17) Butir informasi lain.
Uraian Tugas Caraka :
a. Mempelajari standar, pedoman dan prosedur kerja serta peraturan perundangan
yang berkaitan dengan tugas-tugas pengiriman surat, naskah, dokumen sebagai
dasar pelaksanaan tugas;
b. Mengumpulkan surat-surat, naskah, dokumen yang akan dikirim serta mecatat pada
buku pengiriman/penerimaan sebagai bukti kepada atasan;
c. Membaca, mempelajari dan mengecek dengan teliti alamat yang tertera pada surat
untuk memudahkan pengiriman dan agar tidak terjadi salah alamat;
d. Menyusun rencana biaya yang diperlukan untuk pengiriman surat, naskah atau
dokumen baik yang melalui kantor pos atau agen pengiriman atau dengan cara yang
lain untuk diajukan kepada atasan;
e. Mencatat dan mengirimkan surat-surat, naskah, dokumen dengan cara melalui
kantor pos, kantor agen pengiriman atau yang harus disampaikan langsung kepada
alamat yang dituju sebagaimana tertera pada surat

79
f. Membuat rekapitulasi jumlah surat, naskah dan dokumen yang dikirim setiap bulan
sebagai bahan penyusunan laporan bulanan;
g. Menyimpan dengan baik dan rapi buku pengiriman/penerimaan pada tempat yang
aman;
h. Menyampaikan informasi, usul dan saran yang berkaitan dengan tugas pengiriman
surat, naskah dan dokumen kepada atasan;
i. Menjaga dan merawat sarana prasarana kerja yang dipergunakan dengan baik serta
memelihara kerapian dan kenyamanan tempat kerja;
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan maupun tertulis
yang berkaitan dengan bidang tugasnya.
Bahan Kerja Caraka:
a. Standar, pedoman, prosedur kerja dan peraturan perundang-undangan yang berkait
dengan tugas pengriman surat, naskah dan dokumen;
b. Buku/daftar alamat instansi pemerintah/instansi swasta/perusahaan ;
c. Uraian tugas Jabatan Caraka;
d. Surat-surat, naskah, dokumen yang akan dikirim.
e. Surat tanda terima
f. Surat tugas
Alat Kerja Caraka:
a. Alat tulis kantor;
b. Tas Surat;
c. Jas Hujan
d. Sepeda motor dan kelengkapannya
e. Denah Lokasi
f. Buku ekspedisi
Hasil Kerja Caraka:
a. Ketelitian atas pengecekan alamat yang tertera pada surat agar terhindar dari salah
alamat pengiriman;
b. Tersusunnya rencana biaya pengiriman surat, naskah atau dokumen baik yang
melalui Kantor Pos atau Agen Pengiriman atau dengan cara yang lain untuk
diajukan kepada atasan;

80
c. Terlaksananya pengiriman surat, naskah, dokumen melalui Kantor Pos, Agen
Pengiriman maupun yang langsung disampaikan kepada pihak/alamat yang dituju
sebagaimana tertera pada surat;
d. Rekapitulasi jumlah surat, naskah dan dokumen yang dikirim setiap bulan sebagai
bahan penyusunan laporan bulanan.
e. Tersimpannya Buku ekspedisi dengan baik pada tempat yang aman;
f. Usul dan saran yang berkaitan dengan tugas pengiriman surat, naskah dan dokumen
kepada atasan;
g. Terjaga dan terawatnya sarana prasarana kerja yang dipergunakan dengan sebaik-
baiknya serta terpeliharanya kerapian dan kenyamanan tempat kerja;
h. Terlaksananya dengan baik tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan, baik lisan
maupun tertulis yang berkaitan dengan bidang tugasnya.
Kegunaan Analisis Beban Kerja:
Analisis beban kerja diperlukan untuk mengetahui dengan tepat jumlah pegawai yang
dibutuhkan untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam suatu unit organisasi sehingga
tidak terjadi under employment, over load, dan inefisiensi sumber daya pegawai yang
berakibat pada tidak optimalnya hasil kerja
Pengertian Analisis Beban Kerja:
Adalah kegiatan menghitung perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan
organisasi (BKN, 2002:430). Pengertian lain suatu teknik manajemen yang dilakukan
secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi
kerja organisasi berdasarkan volume kerja (Permendagri Nomor 12 Tahun 2008).
Aspek-aspek dalam Analisis Beban Kerja:
Dalam melaksanakan penghitungan beban kerja terdapat beberapa aspek, yaitu aspek
waktu kerja, aspek beban kerja, aspek uraian tugas, aspek standar waktu kerja dan aspek
tingkat efisiensi jabatan

LAMPIRAN :
Contoh :

81
INFORMASI JABATAN

18. Nama Jabatan : Widyaiswara Madya


19. Kode Jabatan :
20. Unit Kerja : Pusdiklat Pegawai BKN
Eselon I : Deputi Bidang Pengembangan Kepegawaian
Eselon II : Pusdiklat Pegawai
Eselon III :-
Eselon I V :-
4. Kedudukan dalam Organisasi

KAPUSDIKLAT

KEPALA BAGIAN KEPALA BIDANG


UMUM PENYELENGGARAAN

KASUBBAG KASUBBAG
TATA USAHA TATA USAHA

WIDYAISWARA
Madya

5. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan proses kegiatan belajar dan mengajar pada lembaga diklat
pemerintah dengan melakukan tatap muka dengan peserta diklat baik diruang
tertutup maupun terbuka sesuai dengan waktu dan materi yang telah ditentukan
oleh panitia penyelenggara diklat untuk meningkatkan kompetensi peserta
pelatihan.

6. Uraian Tugas:

82
a. Menyusun kurikulum Diklat sesuai dengan materi pelatihan yang telah
ditentukan dalam bentuk laporan untuk dipakai sebagai acuan pelaksanaan
diklat.
Tahapan :
1) Mendata substansi materi yang akan disuaun
2) Memilih materi yang akan disusun
3) Membuat draf sesuai durasi waktu yang dtentukan.
b. Menyusun bahan ajar diklat teknis berdasarkan kurikulum yang ditentukan
pada peraturan kediklatan dalam bentuk naskah untuk dipakai sebagai bahan
pembelajaran peserta diklat
Tahapan :
1) Mendata substansi sesuai spesialisainya
2) emilih topic yang akan dibahas
3) Meresume dalam bentuktulisan ringkas.
c. Menyusun Bahan tayang Diklatpim III dalam bentuk naskah berdasarkan
kurikulum dan durasi waktu yang disediakan untuk memudahkan
penyampaian materi didepan peserta diklat
Tahapan :
1) Meringkas Tujuan Pembelajaran Umum dan Tujuan Pembelajaran
khusus materi yang akan disampaikan dalam formulir GBPP.
2) Menuangkan materi dalam balangko SAP sesuai satuan acara
pembelajaran yang akan diajarkan.
3) Mencari dan menulis rujukan peraturan yang digunakan sesuai materi
yang diajarkan
d. Menyusun bahan tayang Diklat Teknis dalam bentuk nakah berdasarkan
kurikulum dan durasi waktu yang disediakan untuk memudahkan
penyampaian materi didepan depan kelas.
Tahapan :
1) Meringkas Tujuan Pembelajaran Umum dan Tujuan Pembelajaran
khusus materi yang akan disampaikan dalam formulir GBPP.
2) Menuangkan materi dalam balangko SAP sesuai satuan acara
pembelajaran yang akan diajarkan.

83
3) Mencari dan menulis rujukan peraturan yang digunakan sesuai materi
yang diajarkan
e. Menyusun Modul Diklat sesuai spesialisasinya pada Diklat Teknis
berdasarkan kurikulum jenis diklat yang akan diselenggarakan sebagai bahan
pegangan peserta diklat kelas .
Tahapan :
1) Menyiapkan bahan atau literature yang diperlukan.
2) Mengetik konsep modul sesuai materinya
3) Mengkonsultasikan konsep modulkepada pimpinan
4) Membahas materi modul dengan tim sesuai yang dijadwalkan.
5) Finalisasi modul sesuai jenis materi diklat.
f. Menyusun Soal Ujian Diklat diklat teknis dalam bentuk laporan berdasarkan
materi kurikulum jenis diklat yang akan diajarkan sebagai bahan bahan
evaluasi peserta diklat .
1) Menyiapkan bahan atau literature yang diperlukan.
2) Mengetik konsep soal sesuai materinya
3) Mengkonsultasikan konsep soalkepada pimpinan
4) Membahas materi soal dengan tim sesuai yang dijadwalkan.
5) Finalisasi soal
g. Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklatpim III berdasarkan
materi dan jam pelajaran yang telah ditetapkan untuk meningkatkan
kompetensi dan pengetahuan peserta diklat.
Tahapan :
1) Menanyakan instansi peserta diklat
2) Mengenalkan diri kepada peserta
3) Memberi gambaran garis besar materi
4) Melaksanakan proses belajar-mengajar andragigi

h. Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklat Fungsional berdasarkan


materi dan jam pelajaran yang telah ditetapkan untuk meningkatkan
kompetensi dan pengetahuan peserta diklat.
Tahapan :

84
1) Menanyakan instansi peserta diklat
2) Mengenalkan diri kepada peserta
3) Memberi gambaran garis besar materi
4) Melaksanakan proses belajar-mengajar andragigi
i. Melaksanakan tatap muka didepan kelas pada Diklat Teknis berdasarkan
materi dan jam pelajaran yang telah ditetapkan untuk meningkatkan
kompetensi dan pengetahuan peserta diklat.
Tahapan :
1) Menanyakan instansi peserta diklat
2) Mengenalkan diri kepada peserta
3) Memberi gambaran garis besar materi
4) Melaksanakan proses belajar-mengajar andragigi
j. Mengoreksi Jawaban Ujian Diklat Teknis dalam bentuk laporan dengan cara
menyocokkan anatara jawaban dengan kunci jawaban untuk menentukan
nilai hasil ujian .
Tahapan :
1) Menghimpun jawaban soal
2) Mengoreksi hasil jawaban
3) Merekap nilai jawaban
4) Melaporkan kepada pimpinan.
k. Membuat panduan dalam lingkup kediklatan sesuai dengan jenis diklat yang
akan diselenggarakan untuk dipakai sebagai pedoman/panduan bagi peserta,
pengajar dan panitia diklat .
Tahapan :
1) Mempelajari diklat yang akan diselenggarakan
2) Menghimpun bahan panduan yang diperlukan
3) Mengkonsultasikan konsep panduan kepada tim penyelenggara
4) Finalisasi panduan.
l. Berperan serta dalam workshop/seminar sebagai narasumber sesuai surat
perintah penugasan kegiatan workshop/seminar untuk peningkatan
kompetensi peserta pelatihan
Tahapan :

85
1) Mempelajari perintah penugasan
2) Menyiapkan materi pelatihan
3) Melakukan workshop
4) Meminta bukti kegiatan Workshop
m. Berperan serta dalam seminar sebagai peserta berkaitan dengan manajemen
kepegawaian berdasarkan undangan kegiatan seminar atau disposisi
Kapusdiklat untuk meningkatkan wawasan dan kompetensi widyaiswara.
Tahapan :
1) Mempelajari tawaran seminar
2) Mengkonsultasikan tawaran seminar kepada pimpinan
3) Melakukan seminar/lokakarya
4) Meminta bukti kegiatan seminar kepada penyelenggara
n Melaksanakan Tugas Kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan baik lisan
maupun tertulis
Tahapan :
1) Mempelajari tugas
2) Melaksanakan tugas
3) Melaporkan pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

86
1. Bahan Ajar Penyusunan Kurikulum
2. Surat Undangan Mengajar Penjadwalan Kegiatan
3. Jadwal Diklat Pengaturan Waktu
4. Surat Perintah Pelaksanaan Tugas
5. Literatur/Buku Bacaan Penyusunan Materi Modul
6. Materi Pembelajaran Penyusunan Soal
7. Jadwal Diklat Pelaksanaan Tatap Muka
8. Jadwal Diklat Pelaksanaan Tatap Muka
9. Jadwal Diklat Pelaksanaan Tatap Muka
10. Lembar Jawaban Soal Pengkoreksian
11. Program Diklat Penyusunan materi panduan
12. Surat Perintah Penugasan Pelakasanaan Workshop
13 Surat Undangan Pelaksanaan Seminar
14 Perintah Penugasan Pelaksanaan Penugasan

8. Perangkat/Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Peraturan Kepegawaian untuk menyusun Kurikulum


2. Peraturan Kediklatan untuk menyusun Bahan Ajar
3. Lap Top Untuk menyusun Bahan Tayang
4. Lap Top Untuk menyusun Bahan Tayang
5. Literatur & Peraturan Kepegawaian Untuk menyusun Modul
6. Peraturan Kepegawaian Penyusunan Soal Ujian
7. Papan Tulis, Flip chart, Lap top, LCD Pelaksanaan Tatap Muka
8. Papan Tulis, Flip chart, Lap top, LCD Pelaksanaan Tatap Muka
9. Papan Tulis, Flip chart, Lap top, LCD Pelaksanaan Tatap Muka
10. Kunci Jawaban Koreksi Jawaban
11. SOP Acuan Pelaksanaan Tugas
12. SOP Acuan Pelaksanaan Tugas
13. SOP Acuan Pelaksanaan Tugas
9. Hasil Kerja:

87
No Hasil Kerja Jumlah Satuan

1. Kurikulum Diklat Teknis 1 Laporan


2 Bahan Ajar Diklat Teknis 20 Naskah
3. Bahan Tayang Diklatpim III 1 Bahan Tayang
4. Bahan Tayang Diklat Tenis 20 Bahan Tayang
5. Modul Diklat Teknis 2 Modul
6. Soal Ujian Diklat Teknis 10 Laporan
7. Tatap Muka didepan Klas Diklatpim III 36 Jam Pelajaran
8. Tatap Muka didepan Kelas Diklat Fungsional 50 Jam Pelajaran
9. Tatap Muka didepan Kelas Diklat Teknisl 50 Jam Pelajaran
10. Koreksian Jawaban Ujian Diklat Teknis 10 Laporan
11. Panduan dalam lingkup Kediklatan 3 Panduan
12. Seminar sebagai Nara Sumber 4 Kali Kegiatan
13. Seminar sebagai Peserta 3 Kali Kegiatan

10. Tanggung Jawab:


e. Ketepatan waktu kehadiran
f. Keakuratan penyampaian materi sesuai yang diajarkan
g. Kelengkapan bahan simulasi untuk disampaikan kepada peserta
h. Kebenaran informasi yang disampaikan kepada peserta
i. Kerapihan berpakaian

11. Wewenang:
n. Memberikan materi sesuai waktu yang dijadwalkan
o. Menentukan metode belajar yang akan digunakan
p. Memotivasi belajar peserta diklat
q. Menilai hasil belajar peserta diklat
r. Meminta surat keterangan pelaksanaan kegiatan

12. Korelasi Jabatan:

88
Unit Kerja/
No Jabatan Dalam Hal
Instansi
1. Kapusdiklat Pegawai Pusdiklat pegawai Laporan Tugas
2. Kepala Bagian Umum Pusdiklat pegawai Koordinasi Penugasan
3. Kasubbag Tata Usaha Pusdiklat pegawai Administrasi SP
4. Kabid Penyelenggara Pusdiklat Pegawai Koordinasi Penugasan
5. Kepala Biro Kepegawaian BKN Laporan Kehadiran
6. Ketua LAN LAN Pembina Widyaiswara

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja - Didalam ruangan


2. Suhu - dingin dengan perubahan
3. Udara - Sejuk dan segar
4. Keadaan Ruangan - Cukup
5. Letak - Strategis
6. Penerangan - Terang
7. Suara - Tenang
8. Keadaan tempat kerja - Bersih dan rapih
9. Getaran - Tidak ada

14. Resiko Bahaya:


No Fisik / Mental Penyebab
1. Tidak ada

15. Syarat Jabatan:


s. Pangkat/Gol. Ruang : Pembina (IV/a)
t. Pendidikan : S-1
u. Kursus/Diklat
3) Penjenjangan : Diklat Fungsional Kewidyaiswaraan (TOT)
2) Teknis : Diklat Teknis Presentasi

89
v. Pengalaman kerja : 8 tahun di bidang kediklatan
w. Pengetahuan kerja : Peraturan dibidang kepegawaian dan Kediklatan
x. Keterampilan kerja : Presentasi efektif, membuat power point
y. Bakat Kerja :
G (Intelegensia)
V (Bakat Verbal)
Q (Ketelitian)
z. Temperamen Kerja:
3) R (Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu)
4) T (Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki
pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi atau standar-
standar tertentu)
aa. Minat Kerja :
1) 3.a (Pilihan melakukan kegiatan-kegiatan rutin, konkrit & teratur)
2) 4.a (Pilihan melakukan kegiatan yang dianggap baik bagi orang lain)
3) 5.b (Pilihan melakukan kegiatan yang menghasilkan kepuasan nyata dan
dengan proses)
bb. Upaya Fisik :
3) Duduk (Berada dalam suatu tempat dalam posisi duduk biasa)
4) Berjalan (Bergerak dengan jalan kaki)
5) Berdiri (Menyampaikan materi didepan kelas sebagi variasi dari posisi
duduk biasa)
cc. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Pria/Wanita
2) Umur :
3) Tinggi badan :
4) Berat badan :
5) Postur badan :
6) Penampilan :
dd. Fungsi Jabatan :

90
4) D.2 (Menganalisis data)
5) O.7 (Melayani orang)
6) B.4 (Mengerjakan benda dengan tangan atau perkakas)

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :


Waktu
No Hasil Kerja JumlahSatuan Yang
Diperlukan
1. Kurikulum Diklat Teknis 1 Laporan
2. Bahan Ajar Diklat Teknis 20 Naskah
3. Bahan Tayang Diklatpim III 1 Bahan Tayang
4. Bahan Tayang Diklat Tenis 20 Bahan Tayang
5. Modul Diklat Teknis 2 Modul
6. Soal Ujian Diklat Teknis 10 Laporan
7. Tatap Muka didepan Klas Diklatpim III 36 Jam Pelajaran
8. Tatap Muka didepan Kelas Diklat 50 Jam Pelajaran
Fungsional
9 Tatap Muka didepan Kelas Diklat 50 Jam Pelajaran
10 Teknis 10 Laporan
11 Koreksian Jawaban Ujian Diklat Teknis 3 Panduan
12. Panduan dalam lingkup Kediklatan 4 Kali Kegiatan
13 Seminar sebagai Nara Sumber 3 Kali Kegiatan
Seminar sebagai Peserta

17. Butir Informasi Lain .........................................................................

Jakarta,. 20..

Contoh :

91
INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL UMUM

NAMA JABATAN : PEMROSES MUTASI PEGAWAI


UNIT KERJA : BIRO KEPEGAWAIAN

I. PERAN/IKHTISAR JABATAN:
Mengumpulkan dan menyusun data pegawai per unit kerja sebagai bahan
pembuatan konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan.

II. URAIAN TUGAS:


1. Mengumpulkan dan menyusun data pegawai per unit kerja dan Tata Naskah
berdasarkan komposisi pegawai per unit kerja sebagai bahan pembuatan
konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan;
2. Menyiapkan usul persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat;
3. Menyiapkan surat pengantar pengembalian usul yang menyatakan bahan
tidak lengkap (BTL), atau tidak memenuhi syarat (TMS);
4. Menyiapkan usul pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan sebagai
bahan pertimbangan BAPERJAKAT;
5. Menyiapkan bahan konsep SK mutasi pegawai maupun mutasi jabatan sesuai
sidang BAPERJAKAT;
6. Menyiapkan Naskah Keputusan Kenaikan Pangkat;
7. Menyiapkan berita acara sumpah jabatan, surat pernyataan pelantikan
jabatan, surat pernyataan melaksanakan tugas;
8. Mengirim SK Mutasi pegawai dan mutasi jabatan kepada yang bersangkutan
dan unit kerja terkait berdasarkan arahan pimpinan;
9. Menerima dan meminta kelengkapan data kepada ahli waris Pensiun
Janda/Duda/Anak sebagai bahan konsep SK Pensiun;
10. Menyiapkan bahan konsep naskah SK Pensiun Janda/Duda/Anak, Pensiun
APS, Pensiun karena keuzuran jasmani;
11. Meminta dan mengetik Nomor SK;
12. Menyiapkan dan mengagendakan bahan konsep Salinan SK Pensiun untuk
ditandatangani Sekretaris Utama;

92
13. Menyerahkan dan mengirim SK Pensiun kepada yang bersangkutan dan
instansi terkait;
14. Membuat laporan rekapitulasi pegawai yang mutasi dan pensiun untuk bahan
laporan pimpinan; dan
15. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan
maupun tertulis.

III. TANGGUNG JAWAB:


1. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep rencana pemindahan/mutasi
pegawai dan mutasi jabatan;
2. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep usul persetujuan/pertimbangan
teknis kenaikan pangkat;
3. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep surat pengantar pengembalian
usul;
4. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep SK mutasi pegawai/ mutasi
jabatan;
5. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep Naskah Keputusan Kenaikan
Pangkat;
6. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep surat berita acara sumpah
jabatan, surat pernyataan pelantikan jabatan, surat pernyataan melaksanakan
tugas;
7. Kebenaran dan keakuratan pembuatan konsep naskah SK Pensiun
Janda/Duda/ Anak, Pensiun APS, Pensiun karena keuzuran jasmani;
8. Kebenaran dan keakuratan pembuatan Laporan rekapitulasi pegawai yang
mutasi dan pensiun; dan
9. Menjaga kerahasiaan konsep surat-surat mutasi pegawai/mutasi jabatan.

IV. HASIL KERJA:


1. Konsep rencana pemindahan/mutasi pegawai dan mutasi jabatan;
2. Konsep usul persetujuan/pertimbangan teknis kenaikan pangkat;
3. Konsep surat pengantar pengembalian usul;
4. Konsep SK mutasi pegawai/mutasi jabatan;

93
5. Konsep Naskah Keputusan Kenaikan Pangkat;
6. Konsep surat berita acara sumpah jabatan, surat pernyataan pelantikan
jabatan, surat pernyataan melaksanakan tugas;
7. Konsep naskah SK Pensiun Janda/Duda/Anak, Pensiun APS, Pensiun karena
keuzuran jasmani; dan
8. Laporan rekapitulasi pegawai yang mutasi dan pensiun.

V. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN
1. Pengetahuan tentang peraturan, kebijakan, prosedur kepegawaian dan
menyelesaikan masalah teknis kecil.
2. Pengetahuan tentang formulir yang digunakan untuk menuangkan data
kepegawaian yang terkait dengan mutasi kepegawaian.
3. Pengetahuan tentang peraturan kerahasian informasi untuk menjamin
kerahasiaan dokumen dan data pegawai dan untuk menjaga semua
informasi kepegawaian.

FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA


1. Pejabat ini melayani dibawah pengawasan pejabat struktural atau pejabat
yang jenjangnya lebih tinggi, untuk menentukan tujuan, prioritas, dan
tenggat waktu, dan untuk menbantunya dalam dalam situasi yang tidak
biasa dan tidak jelas.
2. Pejabat ini mengambil inisiatif dalam melakukan tugas dan mengikuti
instruksi, kebijakan, dan praktek yang ada.
3. Pekerjaan dievaluasi untuk melihat kesesuaiannya dengan instruksi.
4. Evaluasi semakin sering dilakukan apabila tugas yang diberikan lebih
sulit atau belum biasa.

FAKTOR 3: PEDOMAN

94
1. Pedoman terperinci dan khusus, yang meliputi semua aspek penting
tugas yang terkait dengan mutasi kepegawaian.
2. Pegawai harus patuh dan taat pada pedoman, penyimpangan harus
disetujui oleh penyelia.

FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS
1. Pekerjaan terdiri dari tugas-tugas yang jelas dan berhubungan secara
langsung dengan data data yang terkait dengan mutasi kepegawaian.
2. Tidak terdapat pilihan yang harus dibuat di dalam memutuskan apa yang
harus dilakukan.
3. Tindakan yang akan diambil sesuai dengan pekerjaan yang ditangani
terkait dengan berbagai jenis mutasi kepegawaian.
4. Pekerjaan secara cepat dapat dikuasai.

FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK


1. Tugas meliputi pekerjaan tertentu bersifat rutin dengan beberapa
prosedur mutasi kepegawaian yang terpisah.
2. Hasil kerja dapat digunakan untuk memfasilitasi pekerjaan orang.

FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL


Hubungan mencakup semua tingkatan pegawai, pejabat struktural, dan staf
administrasi organisasi yang dilayani, masyarakat umum, dan/atau kantor
lapangan.

FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN


Hubungan dilakukan untuk memberikan dan menerima informasi.
Hubungan mencakup:
menjawab pertanyaan dasar;
memberikan instruksi standar; dan
memastikan semua dokumentasi tertata dengan baik.

FAKTOR 8: PERSYARATAN FISIK

95
Pekerjaan ini rutin dan tidak membutuhkan persyaratan fisik tertentu.

FAKTOR 9: LINGKUNGAN PEKERJAAN


Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara umum.

Contoh :
FORMULIR HASIL PENILAIAN JABATAN FUNGSIONAL UMUM

Nama Jabatan : Pemroses Mutasi Pegawai


Organisasi : Biro Kepegawaian
Nama Instansi : BKN

Standar Jabatan
Fungsional
Nilai yang
Faktor Evaluasi Yang Keterangan
diberikan
Digunakan
(jika ada)
1 Faktor 1: Pengetahuan Yang
Tingkat Faktor 1-3
Dibutuhkan Jabatan 350
2 Faktor 2: Pengawasan
125 Tingkat Faktor 2-2
Penyelia
3 Faktor 3: Pedoman
25 Tingkat Faktor 3-1

4 Faktor 4: Kompleksitas
25 Tingkat Faktor 4-1

5 Faktor 5: Ruang Lingkup dan


25 Tingkat Faktor 5-1
Dampak
6 Faktor 6: Hubungan Personal 10 Tingkat Faktor 6-1
7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7-1
8 Faktor 8: Persyaratan Fisik 5 Tingkat Faktor 8-1

96
9 Faktor 9: Lingkungan Kerja 5 Tingkat Faktor 9-1
K Total Nilai 590
E
S
I
M
P Kelas Jabatan 5 (455-650)
U
L
A
N

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:


Ketua Tim

(..)

Anggota Tim Anggota Tim

(..) (..)

Contoh :

97
Berita Acara Hasil Evaluasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan

KOP KEMENTERIAN/LEMBAGA......

BERITA ACARA
HASIL VALIDASI NILAI JABATAN DAN KELAS JABATAN DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA......
Pada hari ini ...... tanggal ...... bulan ...... Tahun ......, telah dilakukan Rapat Finalisasi
Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga ......

Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan Kementerian/Lembaga ......


dilakukan bersama oleh Deputi Bidang SDM Aparatur Kementerian PAN dan RB,
Kepala Badan Kepegawaian Negara, dan Sekretaris Jenderal/Sekretaris
Utama/Sekretaris Kementerian/Lembaga ......, dengan hasil sebagaimana terlampir.

Berita Acara Hasil Validasi Nilai Jabatan dan Kelas Jabatan di lingkungan
Kementerian/Lembaga ...... dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, ........................20.............
Sekretaris Jenderal/Sekretaris Utama/Sekretaris
Kementerian/Lembaga ...... (atau yang ditugaskan)

(..)

Kepala Deputi Men.PAN dan RB Bidang


Badan Kepegawaian Negara, SDM Aparatur
(atau yang ditugaskan) Kementerian PAN dan RB,
(atau yang ditugaskan)

(......) (..)
DAFTAR PUSTAKA

98
Aswin Eka Adhi dan Suparjiyanta, Analisis Jabatan, Modul Diklat Manajamen PNS, Pusdiklat
Kepegawaian Badan Kepegawaia Negara, 2006
Desy Anwar,Kamus Lengkap Bahasa Indonesia Terbaru dilengkapi Ejaan Bahasa Indonesia
yang disempurnakan, Amelia,Surabaya,2003
Fathoni,Abdurrahmat,Manajemen Sumber Daya Manusia, PT.Rineka Cipta, Jakarta, 2006
Rachmawati,Ike Kusdyah, Manajemen Sumber Daya Manusia,Andi Offset,Yogyakarta, 2007
Subekhi,Akhmad dan Jauhir, Jauhar,Muhammad, Pengantar Manajemen Sumber Daya
Manusia,Prestasi Pustakaraya,Jakarta,2012
Undang-undang No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara;
Permenpan dan RB No.33 Tahun 2011 tentang Pedoman Analisis Jabatan;
Perka BKN No.12 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Analsis Jabatan;
Permenpan dan RB No.34 Tahun 2011 tentang Pedoman Evaluasi Jabatan;
Perka BKN No. 21 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Evaluasi Jabatan;
Permendagri No. 12 Tahun 2008 tentang Pedoman Analsis Beban Kerja.
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dan-konsep.html
http://psychologymania.wordpress.com/2011/07/14/analisis-jabatan-job-analysis
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dan-konsep.html

99
BIO DATA PENYUSUN

Suparjiyanta, lahir di Ponjong, Gunungkidul, Yogyakarta, tanggal


02 Februari 1958, mulai bekerja di Badan Administrasi
Kepegawaian Negara sejak tanggal 01 Januari 1980, sebagai staf
pada Sub.Bagian IV/B-2 Biro Tata Usaha Kepegawaian sampai
dengan Januari 1991. Kemudian Tahun 1991 sampai dengan tahun 1993 diangkat
menjadi Kepala Urusan Pengadaan Pegawai pada Bagian Kepegawaian D Biro
Pengadaan Kepegawaian. Tahun 1993 sampai dengan tahun 1999 ditugaskan menjadi
Pengawas pada Inspektur Pembantu IV/A Inspektur I Deputi Pengawasan. Mulai
tanggal 01 Januari 2000 sampai dengan 01 Maret 2006 ditugaskan sebagai Ka
Subbidang Perencanaan Diklat Kepemimpinan Bidang Bina Program Pusat Pendidikan
dan Pelatihan Pegawai BKN. Adapun pada saat ini bertugas Sebagai Widyaiswara
Madya pada Pusdiklat kepegawaian BKN Jakarta.
Diklat yang pernah diikuti antara lain, Spada tahun 1992, Spala tahun 1993,
Diklat Pengawasan Fungsional tahun 1996, Diklat Analisis Jabatan tahun 2000, Diklat
Dasar-dasar Penelitian tahun 2001, Spama tahun 2001, Diklat Teknis Manajemen
Kepegawaian tahun 2002, Diklat Evaluasi Jabatan tahun 2003, Diklat Pengelola Jabatan
Fungsional Analis Kepegawaian tahun 2005, Diklat teknis Analisis Organisasi tahun
2005 diklat TOT Kewidyaiswaraan berjenjang Tingkat Pertama tahun 2005, Diklat
Budaya Kerja tahun 2007, TOT Tata Kepemerintahan tahun 2008, Perumusan Standar
Kompetensi tahun 2009, Training For Trainers tahun 2010, Training needs Analysis
tahun 2010, Train The Trainers tahun 2011 dan Pelatihan Evaluasi Jabatan tahun 2012.

100