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ESTATUTO ORGNICO POR PROCESOS DEL CENTRO PANAMERICANO DE

ESTUDIOS E INVESTIGACIONES GEOGRFICAS CEPEIGE

CEPEIGE ESTATUTO DE PROCESOS Pginas

INSTITUCIN
FECHA REVISIN:
Centro Panamericano de Estudios e
Marzo 2013 DOCUMENTO FINAL
Investigaciones Geogrficas

ESTATUTO ORGNICO POR


PROCESOS
DEL CENTRO PANAMERICANO DE
ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
GEOGRFICAS CEPEIGE

ELABORADO: APROBADO:
Ing. Marco Jaramillo Ing. Filemn Valencia
Jefe Administrativo Financiero Director
FECHA: Marzo 2013 FECHA: Marzo 2013
FIRMA: FIRMA:
ESTATUTO ORGNICO POR PROCESOS DEL CENTRO PANAMERICANO DE
ESTUDIOS E INVESTIGACIONES GEOGRFICAS CEPEIGE

RESOLUCIN No. DIR - 2013 - 001

INSTITUCIN: CENTRO PANAMERICANO DE ESTUDIOS E INVESTIGACIONES


GEOGRFICAS CEPEIGE

CONSIDERANDO:

Que, mediante Convenio entre el Gobierno del Ecuador y el Instituto Panamericano de


Geografa e Historia, publicado en Registro Oficial No. 460 del mircoles 26 de
diciembre de 1973, se cre el Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones
Geogrficas CEPEIGE, ratificado mediante Convenio Sustitutivo publicado en Registro
Oficial No. 563 del viernes 03 de abril de 2009,, como una institucin acadmica del
IPGH, con autonoma propia y con toda la libertad de accin inherente a una
organizacin internacional, estableciendo su sede en la ciudad de Quito, Ecuador.;

Que, es necesario que el Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas


CEPEIGE, cuente con una Estatuto Orgnico por Procesos, que regule su organizacin
y funcionamiento alineada con la naturaleza y especializacin de la misin consagrada.;

En ejercicio de las facultades y atribuciones de su Convenio de Creacin:

RESUELVE:

Expedir el siguiente ESTATUTO DE GESTIN ORGANIZACIONAL POR PROCESOS del


Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas CEPEIGE.
ESTATUTO ORGNICO POR PROCESOS DEL CENTRO PANAMERICANO DE
ESTUDIOS E INVESTIGACIONES GEOGRFICAS CEPEIGE

TTULO I
DE LA MISIN Y OBJETIVOS ESTRATGICOS

Art. 1.- De la misin institucional.- Difunde el conocimiento de las Ciencias Geogrficas en el


continente americano, mediante la organizacin de cursos de especializacin geogrfica,
realizacin de investigaciones, organizacin de eventos cientficos especializados, edicin de
documentos geogrficos y la cooperacin con organismos nacionales o internacionales a fin de
mantener una permanente actualizacin de las Ciencias Geogrficas.

Art. 2.- De los objetivos estratgicos: Para el cumplimiento de su misin institucional y la


satisfaccin de la demanda de servicios de sus clientes externos, se establece los siguientes
objetivos estratgicos:

Fortalecer la educacin de profesores, estudiantes y tcnicos participantes en los cursos


1 y eventos nacionales e internacionales, con la aplicacin de tcnicas modernas de
geografa para el cumplimiento de su misin institucional.
Impulsar la investigacin geogrfica mediante el fortalecimiento de la institucin para el
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desarrollo de proyectos.
Fortalecer el rea Acadmica y Administrativa Financiera mediante la bsqueda de
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fuentes de financiamiento para complementar el Presupuesto Institucional.

TTULO II
DE LA ESTRUCTURA POR PROCESOS

Art. 3.- De la estructura organizacional por procesos.- La estructura del Centro


Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas CEPEIGE., se alinea con su misin
institucional consagrada en Convenio de Creacin.

Art. 4.- De los procesos del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones


Geogrficas CEPEIGE - Los procesos que permiten el logro de los objetivos estratgicos,
productos y servicios del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas
CEPEIGE., se ordenan y clasifican en funcin de su grado de contribucin o valor agregado al
cumplimiento de la misin institucional.

El Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas CEPEIGE., para el


cumplimiento de su misin y objetivos institucionales, desarrolla su gestin a travs de sus
procesos internos que estn conformada por:

1. Procesos gobernantes.- Monitorean la demanda de los clientes externos y orientan la


gestin institucional a travs de la formulacin de polticas y la expedicin de normas e
instrumentos para poner en funcionamiento la capacidad operativa de la organizacin,
estn integrados por los procesos de:

1.1. Direccionamiento Estratgico


1.2. Gestin Estratgica

2. Procesos agregadores de valor.- Generan, administran y controlan los productos y


servicios destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misin institucional,
denotan la especializacin de la misin consagrada, estn integrados por los procesos de:

2.1. Macro proceso: Gestin Acadmica.

2.1.1. Proceso de Capacitacin y Adiestramiento.


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2.1.2. Proceso de Cooperacin y Asistencia Tcnica.


2.1.3. Proceso de Investigacin y Estudios.

3. Procesos habilitantes.- Los procesos habilitantes de asesora y apoyo, estn


encaminados a generar productos y servicios para los procesos gobernantes, agregadores
de valor y para s mismos, viabilizando la gestin institucional, estn integrados por los
procesos de:

3.1 De apoyo

3.1.1. Proceso de Gestin Financiera;


3.1.2. Proceso de Gestin Administrativa; y;
3.1.3. Proceso de Servicios Generales.

Art. 5.- De las representaciones grficas.- La estructura organizacional por procesos del
Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas CEPEIGE, se definen de
acuerdo a las siguientes representaciones grficas:

1. Cadena de valor.- Es la representacin grfica del proceso de produccin del Centro


Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas CEPEIGE, definida sobre la
base de la misin institucional y los objetivos estratgicos, que se orienta a la
construccin de productos y servicios que demandan los clientes/usuarios externos.

Gestin
Estratgica
Entidades Pblicas y Privadas, ONGs, Estudiantes de universidades pblicas y privadas, Funcionarios del IGM, IEE,

Direccionamiento Estratgico Cooperacin y Asistencia Tcnica Investigacin y


Capacitacin y Adiestramiento
Estudios

Habilitantes de Apoyo

2. Mapa de procesos.- Es la representacin grfica de la interaccin de los procesos que


intervienen en la gestin institucional del Centro Panamericano de Estudios e
Investigaciones Geogrficas CEPEIGE, responsables de la generacin de productos y
servicios que demandan los clientes/usuarios internos y externos.
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CLIENTES EXTERNOS

Entidades Pblicas y Privadas,


ONGs, Estudiantes de
universidades pblicas y
privadas, Funcionarios del IGM,
IEE, Ministerios, Personas
particulares.

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

PROCESOS GOBERNANTES Gestin Acadmica.

Consejo Superior

Consejo Acadmico

Direccin

PROCESOS HABILITANTES

De Apoyo

Gestin Administrativa y Financiera.

3. Organigrama estructural.- Es la representacin grfica jerarquizada de las unidades


administrativas intervinientes en gestin de los procesos institucionales del Centro
Panamericano de Estudios e Investigaciones Geogrficas CEPEIGE.
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Consejo Superior

Consejo Acadmico

Direccin

Departamento Administrativa
Financiera
Departamento Acadmico

Coordinacin Asistencia Contabilidad Pagadura Asistencia Servicios


Acadmica Acadmica Administrativa Generales

TITULO III
DE LA ESTRUCTURA ORGANICA DESCRIPTIVA

Art. 6.- De los niveles funcionales.- Los procesos gobernantes, habilitantes de asesora,
habilitantes de apoyo y agregadores de valor se gestionarn a travs de unidades
administrativas establecidos en los siguientes niveles funcionales:

1. Nivel Directivo
1.1. Consejo Superior
1.2. Consejo Acadmico
1.3. Direccin
2. Nivel Operativo
2.1. Departamento Acadmico
2.1.1. Coordinacin Acadmica
2.1.2. Asistencia Acadmica
3. Nivel Habilitante de Apoyo
3.1. Departamento Administrativo Financiero
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3.1.1. Contabilidad
3.1.2. Pagadura
3.1.3. Asistencia Administrativa
3.1.4. Servicios Generales

1. Nivel Directivo

1.1. Consejo Superior

a. Misin.- Dirige la poltica general del CEPEIGE mediante la coordinacin del Consejo
Acadmico y la Direccin de la institucin para el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
El Consejo Superior, est representada por Presidente de la Seccin Nacional del
Ecuador, quien lo presidir; por el Presidente de la Comisin de Geografa del IPGH y
por un profesional de la geografa de pas diferente, preferentemente vinculado al medio
acadmico y la investigacin, cuya especialidad y experiencia incluya diferentes ramas
de la geografa, designado por el Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio e
Integracin del Ecuador (Direccin General de Poltica Multilateral) a partir de una terna
que surja del Consejo Directivo del IPGH.

b. Atribuciones y Responsabilidades.- A ms de las atribuciones y responsabilidades


establecidas en el Art. del Reglamento, le corresponde:
a. Dirigir la poltica general del CEPEIGE.
b. Velar por el cumplimiento del presente Convenio;
c. Coordinar la labor del Consejo Acadmico;
d. Mantener informado al Gobierno del Ecuador y al Consejo Directivo del IPGH,
sobre el funcionamiento del CEPEIGE;
e. Aprobar el Programa Presupuestario anual del CEPEIGE propuesto por el
Director, y;
f. Aprobar el Reglamento General del CEPEIGE y sus reformas.

1.2. Consejo Acadmico

a. Misin.- Asesora al Consejo Superior y a la Administracin en los programas y eventos


acadmicos para la aplicacin de la Geografa en Amrica.
El Consejo Acadmico est integrado por el Presidente de la Comisin de Geografa del
IPGH o por su delegado, un profesional de la geografa con experiencia acadmica e
investigativa, quien lo presidir, y por dos gegrafos de distintos pases, uno de los
cuales ser ecuatoriano, cuyas especialidades, en conjunto, cubran diversas ramas de
la Geografa y son nombrados por el Consejo Superior, de acuerdo con el reglamento
respectivo.

b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejercer las siguientes atribuciones y


responsabilidades:
a. Asesorar al Consejo Superior y a la Administracin en los asuntos de su
especialidad;
b. Planificar el programa acadmico para los cursos internacionales del CEPEIGE
en lo que se refiere a currculum y profesorado, y;
c. Evaluar los cursos internacionales ofrecidos en el CEPEIGE en trminos de su
nivel acadmico, estructura, inters generado e importancia para la
conceptualizacin y aplicacin de la Geografa en Amrica.

1.3. Direccin

a. Misin.- Representar legalmente a la institucin, tiene a su cargo la direccin y


administracin del mismo
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b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejecutar las siguientes atribuciones y


responsabilidades
a. Representar legalmente al CEPEIGE;
b. Ejecutar y hacer cumplir las resoluciones de los consejos Superior y Acadmico;
c. Actuar como Secretario de los consejos Superior y Acadmico del CEPEIGE;
d. Preparar el Presupuesto del CEPEIGE de acuerdo con el programa acadmico;
e. Velar porque el presupuesto anual contemple el financiamiento de los proyectos
nacionales de investigacin; y,
f. Asegurar fuentes adicionales de financiamiento para los cursos internacionales y
los proyectos de financiacin del CEPEIGE.

2. Nivel Operativo

2.1. Departamento Acadmico

a. Misin.- Supervisa la Planificacin Acadmica y Ejecucin de la misma, asegurando


que las actividades se complemente para alcanzar los objetivos propuestos.
Este rgano administrativo est representado por el Jefe Acadmico.

b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejercer las siguientes atribuciones y


responsabilidades:
a. Dirige los planes y programas de estudio para los cursos a travs de la
Planificacin Anual para el cumplimiento de las actividades anuales.
b. Define y organiza los contenidos acadmicos con la participacin de los
profesores invitados, instituciones participantes para la efectividad de la
Coordinacin Acadmica.
c. Coordina permanentemente a travs de Procesos Contractuales los aspectos
acadmicos para instituciones y organizaciones.
d. Supervisa las necesidades de apoyo acadmico a travs de la modernizacin
tecnolgica (software, hardware) para el cumplimiento de la gestin acadmica.
e. Recomienda acciones estratgicas con una Programacin Anual para el
Cumplimiento de Planes Acadmicos;
f. Coordina las actividades de la Direccin con una Gestin de Promocin Anual
para el establecimiento de Convenios Acadmicos.
g. Suscribe informes sobre Actividades Acadmicas con evaluaciones de los
diferentes eventos para Retroalimentacin, y;
h. Participa en la Programacin de Publicaciones como miembro del Consejo
Editorial para la impresin de ediciones.

El Departamento Acadmico del Centro Panamericano de Estudios e Investigaciones


Geogrficas CEPEIGE, se gestionar a travs de los siguientes procesos o unidades
administrativas:

- Coordinacin Acadmica
- Asistencia Acadmica

2.1.1. Coordinacin Acadmica

a. Misin.- Colaborar directamente con la Direccin Acadmica en la Planificacin y


Ejecucin de los eventos y otras actividades acadmicas desarrolladas por la
institucin.

b. Productos y Servicios.-
a. Informe de planificacin de actividades acadmicas
b. Control de ejecucin de actividades acadmicas
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c. Elaboracin de horarios
d. Actualizacin de fuentes de informacin geogrfica
e. Informe de registros de docentes y alumnos
f. Actualizacin de base de alumnos y ex alumnos
g. Apoyo en proyectos de investigacin
h. Informe de documentos de evaluacin
i. Informe de necesidades de materiales
j. Informe de inventarios de equipo

2.1.2. Asistencia Acadmica

a. Misin.- Atender las labores concernientes a la Direccin y Coordinacin Acadmica


con una adecuada comunicacin y apoyo tecnolgico.

b. Productos y Servicios.-
a. Actualizacin de archivo acadmico
b. Atencin a clientes internos y externos
c. Organizacin de documentacin de eventos
d. Transcripciones de informes y evaluaciones
e. Tabulacin de notas y calificaciones
f. Actualizacin de direcciones de alumnos y ex alumnos
g. Informe de registros acadmicos
h. Levantamiento y armado de publicaciones
i. Informe de reparaciones de equipos audiovisuales
j. Administracin de la pagina web
k. Manejo de internet
l. Monitoreo de convenios de cooperacin
m. Contratos de facilitadores
n. Registro de inscripciones
o. Elaboracin de Certificados de Aprobacin
p. Reproduccin digital de materiales de apoyo
q. Solicitudes para pago
r. Informe de actividades anuales

3. Nivel Habilitante de Apoyo

3.1. Departamento Administrativo Financiero

a. Misin.- Le corresponde planificar, conducir, coordinar y controlar las operaciones


administrativas y financieras, asegurando un apoyo oportuno a las actividades
acadmicas, financieras, administrativas y de Direccin. Este rgano administrativo est
representado por el Jefe Administrativo Financiero.

b. Atribuciones y Responsabilidades.- Le compete ejercer las siguientes atribuciones y


responsabilidades:

a. Gestiona ante instituciones el apoyo logstico y econmico, a travs de una


programacin peridica, que permitan el cumplimiento de actividades.
b. Elabora informes de la administracin del personal, mediante el anlisis de los
registros y documentos para evaluar el cumplimiento de las actividades.
c. Supervisa los procesos de pagadura, a travs de monitoreo y control de la
documentacin de ingresos y gastos para mantener un registro ordenado de las
operaciones.
d. Coordina la organizacin de los diferentes eventos con una programacin
oportuna de requerimiento de recursos para asegurar el cumplimiento de la
planificacin anual.
e. Establece soluciones a los problemas eventuales, a travs del monitoreo y
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control de las operaciones, para asegurar el apoyo oportuno a las actividades


del centro.
f. Evala el cumplimiento de las disposiciones reglamentarias, administrativas y
financieras, a travs de la aplicacin del reglamento del personal para asegurar
una gestin eficaz.
g. Coordina las actividades mensuales del Personal de la unidad, a travs de un
control diario, para cumplir con la planificacin institucional, y;
h. Coordina que el registro de las transacciones se realicen basndose en las
normas internacionales de informacin financiera para la presentacin oportuna
de los estados financieros.

La Unidad Administrativa Financiera se gestionar a travs de las siguientes unidades


integradas en:
- Contabilidad
- Pagadura
- Asistencia Administrativa
- Servicios Generales

3.1.1. Contabilidad

a. Misin.- Ejecutar y mantener actualizado el sistema integrado de contabilidad y


presupuesto requeridos por la institucin de acuerdo a la legislacin e instructivos
vigentes.

b. Productos y Servicios
1. Proforma presupuestaria;
2. Informe de evaluacin y ejecucin presupuestaria;
3. Informe de evaluacin y ejecucin de las reformas presupuestarias;
4. Liquidaciones presupuestarias;
5. Manejo del Sistema Contable;
6. Respaldo del Sistema Contable;
7. Cdulas presupuestarias;
8. Registros contables,
9. Informes financieros;
10. Estados financieros;
11. Conciliaciones bancarias;
12. Liquidacin de haberes;
13. Declaraciones de impuestos;
14. Anexos transaccionales;
15. Actas de Entrega Recepcin
16. Administracin de Archivos contables y de presupuesto

3.1.2. Pagadura

a. Misin.- Manejar los fondos de la institucin, elaboracin y control de los documentos


financieros.

b. Productos y Servicios.-
1. Inventario de Bienes muebles valorados
2. Inventario de Suministros de materiales valorados
3. Roles de Pago
4. Comprobantes de Pago
5. Cheques elaborados
6. Plan Peridico de Caja
7. Retenciones y aportaciones
8. Pagos
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9. Depsitos
10. Transferencias Bancarias
11. Informes de pagos
12. Libro de Bancos

3.1.3. Asistencia Administrativa

a. Misin.- Apoyar de forma oportuna a todas las actividades administrativas, responsable


de biblioteca y difusin de publicaciones.

b. Productos y Servicios.-
1. Controles de Asistencia
2. Informe de Catalogacin de textos
3. Base de Datos de Biblioteca
4. Canje de Publicaciones
5. Recorte de datos de prensa
6. Atencin de clientes externos
7. Exposicin de publicaciones
8. Promocin de ventas
9. Informes de ventas
10. Informes de donaciones
11. Informes de biblioteca
12. Informes de inventarios
13. Administracin de archivos de biblioteca
14. Informe de vacaciones, licencias

3.1.4. Servicios Generales

a. Misin.- Operacin y mantenimiento de las instalaciones, edicin de publicaciones y


vehculos de la institucin.

b. Productos y Servicios.-
1. Recorrido de alumnos y profesores
2. Revisin de vehculos
3. Reporte de averas de vehculos
4. Recorridos en salidas de campo
5. Registros de control de vehculo
6. Gestiones de mensajera
7. Reproduccin de documentos
8. Impresin de publicaciones
9. Compaginacin de documentos
10. Encuadernacin de documentos
11. Limpieza de instalaciones
12. Arreglo de locales para eventos
13. Prevencin de los equipos de impresin y reproduccin
14. Inventario de imprenta
15. Servicio de cafetera
16. Limpieza general de reas
17. Mensajera interna y externa
18. Pequeas instalaciones elctricas y de mantenimiento
19. Informe sobre necesidades de reparaciones

La presente resolucin entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial.


Dado en la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano a los siete das del mes de
marzo del dos mil trece.
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