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Gestin de Almacenes

El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su mbito de


competencia. El almacn es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la
estructura orgnica y funcional de una compaa, comercial o industrial, con
propsitos bien definidos de custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos. En la actualidad, lo que antes se caracterizaba como un espacio
dentro de la empresa destinado al uso exclusivo de arrume de mercanca, es
una estructura clave que provee elementos fsicos y funcionales capaces de
generar valor agregado.

Qu es la gestin de
almacenes?
La gestin de almacenes puede definirse como el proceso logstico que se
encarga de la recepcin, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo
almacn hasta el punto de consumo de cualquier unidad logstica, as como el
tratamiento de informacin de los datos generados en cada uno de los procesos.

La gestin de almacenes tiene como principal propsito optimizar un rea


logstica funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son: el
abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una
de las actividades ms importantes para el funcionamiento de la cadena de
abastecimiento.

El objetivo general de la gestin de almacenes consiste en garantizar el


suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin
requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida, de tal manera
que el flujo de produccin de una organizacin, se encuentra en gran medida
condicionado por el ritmo del almacn.

La gestin de almacenes se ubica en el Mapa de Procesos Logsticos entre la


Gestin de Inventarios y la Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera
el mbito de responsabilidad del rea de almacenes nace en la recepcin de la
unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento
del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.
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El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa
logstico es: Qu funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin
de existencias) y que a la Gestin de Almacenes?. La siguiente grfica despeja
con exactitud el interrogante.

Basado
en: Manual Prctico de Logstica - PriceWaterhouseCoopers

Importancia y objetivos de la
gestin de almacenes
Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente
de los fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin
embargo tal como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser
almacenado" quien formula las cuestiones de fundamento y principio es
la gestin de inventario o existencia, y en estas se basa la gestin de almacenes
para tener una gran importancia y unos claros objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:


OBJETIVOS
Rapidez de entregas
Fiabilidad
Reduccin de costes
Maximizacin del volumen disponible
Minimizacin de las operaciones de manipulacin y transporte
y los beneficios (que justifican su importancia) son:
BENEFICIOS
Reduccin de tareas administrativas
Agilidad del desarrollo del resto de procesos logsticos
Optimizacin de la gestin del nivel de inversin del circulante
Mejora de la calidad del producto
Optimizacin de costes
Reduccin de tiempos de proceso
Nivel de satisfaccin del cliente

Funciones del almacn

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de


mltiples factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones
resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de
inventarios y contabilidad.1

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TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

Principios del almacn

Como ya ha sido tratado en el mdulo deAdministracin de Inventarios, todo


manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la
cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de operacin. Para llevar a cabo tal empresa,
la gestin de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes
fundamentales, conocidos como principios del almacn (aplicables a cualquier
entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse


siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones
especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin,
despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y control
de produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el
nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal ajeno
al almacn.
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia
o departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del
almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo
permitan las condiciones de operacin.2

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TREJOS NOREA, Alexander. Gestin logstica, Stocks, almacenes y bodegas.Seminarios Andinos.

Proceso de la gestin de
almacenes
El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes
transversales que representan los procesos principales - Planificacin y
Oraganizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que
componen la gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el
movimiento.

Planificacin y Organizacin
El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico,
dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas
y objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de
potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las
actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificacin
y organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa


necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que
esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta
para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las
decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que
requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de
transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la
planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de
distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde
uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de
almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una
cantidad significativa de elementos: Nmero de almacenes, las
ubicaciones, la propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras
tener identificadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la
compaa debe decidir qu tipos de almacenes y centros de distribucin
se ajustan a sus necesidades de manera ms eficiente, as como la
ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o


Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se
procede a determinar si se autogestionar el almacn o si se
subcontratar. Una vez ms la decisin depende de muchos factores
dependientes de la estrategia de la organizacin, de su mercado, tamao
y cadena de abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y
desventajas de acuerdo al tipo de gestin (propia o por subcontratacin),
dentro de las ms significativas se encuentran:
Basado
en: Pricewaterhousecoopers. - Click para ampliar
Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin
se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior
profundizaremos en mtodos matemticos que permitan establecer elementos
cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda


que la localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con
doble perspectiva:

- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea


amplia, y
- Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las
zonas acotadas en la visin general.
Historicamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el
tema de la localizacin de almacenes mediante mltiples mtodos matemticos,
entre los que se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber,
Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad (Este ltimo lo abordaremos desde
el mdulo de Diseo y Distribucin en Planta). Sin embargo los factores no son
meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que
evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:
Fuente:
BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logstica y Cadena de Abastecimiento
(Gestin de Almacenamiento) - Click para ampliar

Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado


principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao,
caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la
demanda). Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben
ser considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn.
Los factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn
son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)


- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Tiempos de produccin
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias

Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la


capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros
cbicos. En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos
matemticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y


sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo
de materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este
sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el
mdulo deDiseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos este
tema a profundidad.
Recepcin

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de
unidades, descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la
actualizacin de los registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de


mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o
minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto.
Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin
de programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que
reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que
no aaden valor.
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una
previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado
y que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin,
este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas
Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas,
plataformas moviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas


de las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son
significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de
que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercanca.Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de
la compaa tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el
caso de traslado de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin
a almacn. Las mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones
de llegada ms exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el
proveedor (cita previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y
responsabilidad desde el almacn.

Detalle de
Actividades de Recepcin mediante la implementacin de EDI
Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera
inmediata y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben
pasar a almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin
definitiva, bien sea fijo en su ubicacin definitiva.

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la


guarda y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el
producto, personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El
almacn puede dividirse en las siguientes zonas:
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De
adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para
mercancas especiales, devoluciones, etc
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar
por la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la
inspeccin final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin
para permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la
ubicacin de puestos de trabajo
auxiliares a las operaciones propias de almacn
Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las
operaciones propias de almacn

Basado en: Pricewaterhousecoopers

Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en


mdulos independientes.

Movimiento

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los


materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona
de recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover
fsicamente mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una
gran variedad de equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas
utilizado depende de una serie de factores como son:

Volumen del almacn


Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos


de entrada y salida del almacn de las mercancas son variadas, como
por ejemplo:
Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es
la primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente
utilizada en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn,
es la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada
para evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de
caducidad es el primero en salir.

Informacin

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y


efectividad en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de
informacin, este es un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la
gestin de almacenes no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto,
objetivo de primer orden en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a
todos los procesos anteriormente descritos Planificacin y organizacin,
recepcin, almacn y movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos
por tres vas:

Informacin para gestin.


Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out


Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria.

La identificacin de las ubicaciones la profundizaremos en el mdulo de Diseo


y Lay-out de almacenes. Por otro lado la identificacin y trazabilidad de
mercancas se detalla en el mdulo de identificacin de mercancas.
Indicadores de la gestin de
almacenes
Los indicadores para la gestin de almacenes se encuentran en: INDICADORES
PARA LA GESTIN DE ALMACENES.

INDICADORES DE
DESEMPEO LOGSTICO -
KPIs

"Lo que no se puede medir no se puede controlar, lo que no se puede controlar


no se puede administrar". La mtrica es muy importante para el funcionamiento
de una organizacin, dado que esta impacta directamente en la actitud y
comportamiento de sus miembros, situndolos en un punto de evaluacin
respecto a los objetivos planteados y alcanzados.
Hoy por hoy, se hacen necesarios mtodos de evaluacin que permitan la
captura de informacin tanto cuantitativa como cualitativa, dado que los sistemas
mtricos exclusivamente financieros no permiten determinar con certeza la
magnitud y por ende no permiten potenciar las competencias y habilidades que
se exigen a las organizaciones actuales, habilidades y competencias tales como
logstica, mejoramiento continuo e innovacin y desarrollo.

Cuando se pretende iniciar un proceso de evaluacin de la gestin logstica de


una organizacin, es imperativo extraer un conjunto de indicadores conocidos
como KPI (Key Performence Indicators), estos varan de acuerdo al proceso o a
la actividad en consideracin, y proporcionan una cuantificacin del desempeo
de la gestin logstica y de la cadena de abastecimiento.
QU ES UN INDICADOR DE
DESEMPEO LOGSTICO?
Los Indicadores de Desempeo Logstico son medidas de rendimiento
cuantificables aplicados a la gestin logstica que permiten evaluar el
desempeo y el resultado en cada proceso de recepcin, almacenamiento,
inventarios, despachos, distribucin, entregas, facturacin y flujos de informacin
entre las partes de la cadena logstica. Es indispensable que toda empresa
desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores de gestin
logstica, con el fin de poder utilizar la informacin resultante de manera oportuna
(tomar decisiones).
CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES DE
DESEMPEO LOGSTICO - KPIs
Los KPIs logsticos deben de relacionarse con la misin, visin, estrategia
corporativa y factores de competitividad de la organizacin.
Los KPIs logsticos deben de enfocarse en el mtodo para conseguir
resultados, no tanto en los resultados mismos.
Los KPIs logsticos deben de ser significativos y enfocados en la accin:
de tal manera que los trabajadores puedan mejorar el resultado de los
indicadores mediante su trabajo.
Los KPIs logsticos deben ser coherentes y comparables, en la medida de
lo posible deben ser estndar para permitir evaluaciones comparativas
(benchmarking) entre diversas organizaciones.

PLANIFICACIN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO


Rotacin de Inventario de Producto Terminado

Roturas de Stock de Materias Primas no Planificadas

Errores de previsin de demanda

ABASTECIMIENTO

Rotacin de Inventario de Materias Primas


Para efectuar el clculo del Stock medio es frecuente sumar el Inventario Inicial y el Final
y luego dividirlo entre dos (2).

Costo medio de orden de compra

Plazo de aprovisionamiento (Lead Time)

Coste porcentual de materias primas sobre el total de ventas

Plazo medio de pago

Cumplimiento de plazos (%)

Porcentaje de errores en facturacin


TRANSPORTE

Costo de transporte medio unitario

Porcentaje del Costo de transporte sobre las ventas

Mix de Carga

Costo por Kilmetro

Costo de transporte por kilogramo movido y por modalidad

Utilizacin de transporte (%)*


*
Este indicador debe tenerse en cuenta solo si se dispone de flota de transporte propia

Porcentaje de coste de transferencias internas sobre el total

Entregas a tiempo (%)

Envos no planificados (urgentes %)

Envos por pedidos

DISTRIBUCIN

Productividad en volumen movido

Productividad de entradas al almacn sobre el costo de la mano de obra


Productividad de salidas del almacn sobre el costo de la mano de obra

Productividad referente a unidades logsticas procesadas en "picking"

Porcentaje de utilizacin del espacio en el Centro de Distribucin

Unidades procesadas por metro cuadrado

Relacin porcentual entre los costos de operacin del CEDI y las ventas

Plazo de envo en Centro de Distribucin


GESTIN DE PEDIDOS

Entregas perfectas

Entregas certificadas (vase Entregas Certificadas):

- Entregas completas.

- Fecha de entrega es igual a la estipulada por el cliente.

- La documentacin que ampara la transaccin es completa y exacta.

- Artculos en perfectas condiciones de calidad.

Entregas a tiempo

Entregas Completas

Documentacin sin problemas


Costo medio de gestin de pedidos

CADENA DE ABASTECIMIENTO

Tiempo del ciclo de pedido

Adems todos los indicadores logsticos pueden considerarse como indicadores de


Cadena de Abastecimiento. Vale la pena aclarar que esta caracterstica no es conmutativa,
dado que la logstica se encuentra contenida en la Gestin de la Cadena de Suministro.
Vase Cadena de Abastecimiento y Logstica

INCIDENCIA DE LOS KPIs LOGSTICOS


EN LA MEJORA CONTINUA
El xito de un proceso de mejora continua depende en gran medida de la solidez
de su proceso de retroalimentacin, es decir, la capacidad de ajustar lo necesario
en marcha. Para ello es necesario contrastar los resultados proyectados con el
actual progreso.

El proceso de retroalimentacin en un proceso de mejora continua se genera


desde la funcin de control y verificacin, funcin que se divide en las siguientes
acciones:

Establecer estndares de desempeo


Realizar el seguimiento del proceso actual
Cotejar los resultados con los estndares establecidos
Si existiesen variaciones, es necesario determinar las causas y efectuar las
acciones correctivas.
Vale la pena aclarar que el proceso de mejora continua obtiene su movimiento
de avanzada sobre la pendiente mediante la "Actuacin" y la "Realizacin". Los
estndares que se generan desde la funcin de "Verificacin" sirven de cua
para impedir que se genere un retroceso en el proceso, y a partir de estos
estndares se apoyan las funciones restantes.