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Manual de uso Administrativo

Office 365

Contenido
Portal de administración de Office 365..............................................................................................3
OneDrive............................................................................................................................................4
Grupos de Office 365..........................................................................................................................6
Yammer..............................................................................................................................................7
OneNote y Planner.............................................................................................................................8
Skype For Business.............................................................................................................................8
PowerShell.........................................................................................................................................9

Portal de administración de Office 365.
Una vez dentro del portal de Office 365, podremos acceder a nuestro portal de Administrador
haciendo click en el icono de administrador.

Esto nos dará acceso a las herramientas administrativas de Office 365, cabe destacar que este
portal principal solo nos dará opciones de administración de identidades, ya sean usuarios, grupos,
contactos, recursos y además de llevar la administración general de Office 365 como licencias,
dominios, reportes y seguimiento de estado.

Dentro de cada uno de estos menús se desglosan una gran cantidad de configuraciones que
pueden realizarse, a pesar de esto, hay unas más relevantes en términos de usabilidad, como el
panel de usuarios, grupos y las herramientas administrativas del resto de los servicios.

OneDrive. Uso Compartido Las opciones de uso compartido permiten parametrizar los archivos compartidos con personas externas a la plataforma de Office 365. Desde el portal de administración de OneDrive. sincronización con computadoras y acceso desde dispositivos por direcciones IP. todo cambio que sea aplicado afectara a cada uno de los usuarios de nuestro Office 365. . este cambio no afecta dispositivos móviles como celulares o tablets. Desde el portal de administración de OneDrive se puede realizar la administración de seguridad de archivos compartidos.

Permitiendo configurar la duración los permisos de acceso y la duración de los vínculos de archivos compartidos. .

. bloqueando contenido específico o aplicando configuración para solo sincronizar en estaciones de trabajo unidas a dominio.Sincronizar Esta configuración permite controlar la sincronización de SharePoint y OneDrive.

Acceso de dispositivos Nos permite configurar el acceso a las herramientas de OneDrive y Sharepoint. junto a la cantidad de días que se guardaran los datos desde que se eliminó un usuario. pero no administra dispositivos móviles. .Almacenamiento Esta opción permite configurar la cantidad de almacenamiento que tendrán los usuarios en OneDrive.

políticas de retención. entre otros. Notificaciones Permite configurar las notificaciones que llegaran a los usuarios. .Cumplimiento Desde esta opción podemos obtener reportes de auditoria. prevención de perdida de datos.

. con el fin de aplicar alguna configuración específica. verificar su uso de OneDrive y acceder a la herramienta del usuario.Adicionalmente. se puede realizar la administración especifica por usuario.

ya que tendrá una dirección de correo electrónico para la difusión de información.Grupos de Office 365. y se les debe otorgar un nombre el cual no exista tanto a nivel de usuario como de grupo. . añadiendo nuevas características a estos las cuales se encuentran enfocadas directamente en la colaboración. Las características de seguridad de estos grupos se manejan dentro de la herramienta a utilizar. siendo este el nivel de permiso de acceso al grupo por parte de los usuarios:  Cerrado: Solo permite usuarios previamente invitados o aquellos que se acepte su solicitud de participación. pero principalmente los grupos se crean de dos tipos. Los grupos de Office 365 se encuentran en procesos de cambios. abiertos o cerrados. haciendo de los grupos de Office 365 una opción que cumple con:  Listas de distribución  Sitio de grupo  Grupos para otras herramientas o Correo electrónico o Calendario o Planner o OneNote o SharePoint (sitio de grupo) Estos grupos se crean desde el portal de Office 365.  Abierto: Permite que todos los usuarios de la plataforma accedan a la información de este grupo.

NOTA: El ID del grupo no puede ser cambiado una ves creado. En privacidad se debe especificar el tipo de grupo. abierto o cerrado.Creación de un grupo Para crear un grupo de Office 365. se debe acceder al panel de administración de grupo y seleccionar agregar un nuevo grupo. pero posterior a la creación se puede añadir más. ya que este será una dirección de correo para ser utilizado como lista de distribución. según sea necesario y seleccionar un propietario quien será el administrador del grupo. en un inicio se puede asignar solo un propietario. . Es importante definir el nombre del grupo.

Editar un grupo Para editar un grupo debe ser seleccionado en el portal de administración de grupo. miembros. Añadir propietarios. y podremos aplicar los cambios que sean necesarios. . NOTA: La privacidad del grupo no puede ser cambiada una vez creado el grupo. y cambiar el nombre son las configuraciones que están habilitadas para su modificación.

estas configuraciones incluyen diseño. existen diversas configuraciones para realizar sobre la plataforma. Desde el portal de administración de Yammer. políticas de uso. seguridad e informes.Yammer. al ser una herramienta de la que todos los usuarios tienen acceso de manera más libre. los cambios realizados afectan a todos los usuarios de la red social. administración de usuarios. permisos de usuarios externos. .

Configuración Esta opción permite modificar información básica de Yammer. Adicionalmente permite administrar aquellos dominios que se añadan a Office 365 para que sean parte de Yammer. como el nombre de la red y el mensaje que verán los alumnos al momento de realizar un Post. modificación de notificaciones y características como:  Adjuntos  Aplicaciones de terceros  Organigramas  Traductor de mensajes Microsoft Translate .

esta modificación también incluye a los correos electrónicos enviados por Yammer. .Diseño Permite modificar el aspecto de Yammer. modificando la tonalidad de colores y cargando los logos de los colegios.

Administradores Permite asignar administradores de Yammer. Política de uso Permite escribir un acuerdo de uso el cual los usuarios deberán aceptar con el fin de acceder a la plataforma. . quienes podrán tener control total sobre la plataforma y acceder a la consola de administración.

Redes Externas Permite modificar los permisos de creación de redes externas en Yammer. en caso de subredes. . Migración de red Esta opción se utiliza para migrar redes de Yammer de los dominios aceptados en Office 365. además de aplicar restricciones con respecto a las solicitudes de acceso.

esta opción solo permite usuarios de la plataforma de Office 365.Invitar usuarios Es posible enviar invitaciones directas a los usuarios para que accedan a la plataforma. . Invitar usuarios invitados Esta característica permite invitar gente externa al colegio para poder acceder y ser notificados sobre las actualizaciones del sitio.

Quitar usuarios Permite eliminar usuario de Yammer para que no accedan a la plataforma. Actividad de cuenta Permite observar las últimas sesiones de acceso de los usuarios. .

estas cuentas no deben ser miembros de Yammer. .Bloquear usuarios Permite bloquear cuentas para que accedan a la plataforma. siempre y cuando sea un correo enviado por Yammer. Correos electrónicos devueltos Permite obtener información de aquellos correos electrónicos que no llegaron a destino.

Actualización masiva de usuarios Permite actualizar simultáneamente cuentas de usuarios en Yammer creación de cuentas nuevas. eliminación y desactivación son las opciones de configuración y se debe utilizar un archivo CSV como en el ejemplo para utilizar esta funcion. a menos que se deba desactivar de Yammer masivamente. actualización. . NOTA: Se recomienda llevar la administración de los usuarios a través de Office 365.

Integración con el directorio Permite realizar la modificación de las invitaciones por correo electrónico. habilitar un mensaje de bienvenida y configurar el mensaje de bienvenida. Exportar usuarios Permite obtener un reporte actualizado de todos los usuarios que actualmente se encuentran utilizando la plataforma. .

.Campos de perfil Administra la información personal de los usuarios que será mostrada en sus perfiles de Yammer.

.Supervisar palabras claves Nos permite utilizar palabras o frases las cuales no sean permitidas y poder tener registro del suceso. adicionalmente se debe configurar la cuenta de correo donde llegara este informe.

Adicionalmente permite crear directivas de contraseña. pero la configuración de Office 365 es mandatorio sobre Yammer.Configuración de seguridad Permite configurar un rango de direcciones IP para acceder a Yammer. . esta administración no afecta a dispositivos móviles.

. adjuntos. etc.Exportar Datos Permite exportar en un archivo CSV todos los datos de la red de Yammer. publicaciones. redes externas. grupos internos.

Retención de datos Permite administrar que pasará con aquellas publicaciones eliminadas. . si la información será eliminada permanentemente o podrá ser obtenida desde la exportación de datos.

se recomienda no activar esta configuración a menos que exista un respaldo legal de por medio.Modo de contenido Esta opción permite activar el modo de contenido privado el cual puede ver toda la interacción entre personas. .

estas herramientas no tienen administración de por medio y cualquier usuario de la plataforma puede acceder a este siempre y cuando tenga el producto asignado en su licencia. Skype For Business Al igual que con OneDrive.OneNote y Planner OneNote y planner son herramientas que utilizan los grupos de Office 365. Adicionalmente. Panel Contiene un resumen de usuarios en Office 365 y usuarios que pueden utilizar Skype. . junto a las invitaciones de meeting a través de Outlook. Skype for Business tiene su propio portal de administración. desde el cual podremos tener visualización de los usuarios que utilizan el servicio. obtener reportes de usabilidad y configurar el uso externo de la herramienta. además de permitirnos realizar un ambiente hibrido con una versión on-premise de Skype For Business para servicios de VoIP. cada usuario mantiene su OneNote personal el cual tampoco es administrable ya que es una herramienta del paquete de Office Online.

Además de configurar el acceso de usuarios externos.Usuarios Desde el menú de usuarios podremos obtener un listado completo de aquellos alumnos o docentes que tienen acceso a la plataforma. . Organización Permite configurar la privacidad de presencia ya sea para todos los usuarios o solo contactos.

Voz Permite configurar números de teléfono de los usuarios. . pero requiere un tipo de licenciamiento especial. Conferencia de acceso telefónico local Para el servicio VoIP Microsoft provee información de todos aquellos números que utiliza como puente en una llamada o conferencia. pero esto requiere servicios de VoIP configurados. Enrutamiento de llamadas Permite configurar operadores automáticos.

usuarios bloqueados y . URL que re-direcciones a un portal de atención de usuario y el texto que acompañará a la invitación.Reuniones en línea Con el fin de personalizar los correos de invitación a conferencias de Skype for Business. URL que contenga información legal en caso de ser necesaria. se utiliza esta opción y permite añadir un logo. Informes Permite obtener información de uso de los servicios de VoIP. Herramientas Contiene herramientas administrativas que pueden ser utilizadas a modo de diagnóstico o solucionador de problema.

PowerShell Existe un módulo de PowerShell para Office 365.office. este es utilizable desde la aplicación de Azure Active Directory para Windows PowerShell. podremos tener un listado completo de los scripts para utilizar. . debemos utilizar el siguiente cmdlet: Connect-MsolService E ingresamos con una cuenta de administrador Global del tenant y podremos utilizar los servicios de PowerShell. se recomienda siempre ejecutar esta aplicación como administrador. Para poder conectar con el Tenant de Office 365. De esta forma existen una infinidad de script que pueden ser utilizados.com/. se ejecutamos PowerShell con la herramienta de ISE. el cual se encuentra se puede obtener desde el siguiente link http://powershell.

UserPrincipalName -Password $_.  Foreach-Object: condicionante para la ejecución del script por cada fila dentro del CSV. se utiliza después del atributo a modificar como “- FirstName”  { }: Expresiones utilizadas para encapsular un script dentro de la función Foreach-Object .UsageLocation } Estos datos son obtenidos de un CSV el cual se encuentra adjunto en este correo. Import-CSV c:\Test\libro.FirstName -LastName $_.NOTA: Se debe seleccionar el módulo de MSOline para los scripts de Office 365.  $_.LastName -DisplayName $_.csv | Foreach-Object { New-MsolUser -FirstName $_.  New-MsolUser: Script utilizado para indicar que se crearan usuarios nuevos con estos datos.Nombre: Es el método que se utiliza para identificar el atributo en base a la primera fila de cada columna del archivo CSV.DisplayName -UserPrincipalName $_.  Import-csv: Importa los datos que se encuentran dentro de un archivo CSV en la ruta especificada.Password -UsageLocation $_. El ejemplo de Powershell mostrado en la sesión de capacitación fue el siguiente.