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GERENCIA DE

SISTEMAS

2007 - 2

Sesión 9:

PRESUPUESTO DE T.I.
T.I.
Y CONTROL DE
COSTOS

Plan de Trabajo – Agosto 15/16 de 2007

1) Conexión del tema
Presupuesto con el de
Análisis de Inversiones en TI

2) Componentes Principales y
Análisis del Portafolio de TI

1
Information
(15)
Portafolios de TI en Diferentes Sectores
Strategic
(5)
Nonmetal Wholesale Information
Transactional (40) Manufacturing,
Finance, Utilities,
Metal Manu- Retail, &
Infrastructure (40) No. of firms Insurance1 Construction facturing Transport Services5 All
7 19 86 21 14 147
Firm-wide $IT as a Percent
of Net Sales 3.5 1.4 2.3 1.3 2.0 2.1
(Three year averages)

Firm-wide $IT as a Percent
of Discretionary Expense3 5.2 1.7 2.6 1.4 2.0 2.5
(Three year averages)

12% 20% 18% 13% 22% 11% 17% 17% 26% 11% 20% 13%
IT Investment 2001/02 14% 15% 11% 14% 18% 13%
54% 54% 56% 52% 45% 54%

13% 13% 22% 15 14% 22% 14% 16% 14%
IT Investment 1993–974
(54 businesses over 5 years) 13% 12% 12% 13%

61% 52% 52% 57%
1 4
Net Sales = Interest Income plus Fees Source: Leveraging the New Infrastructure: How Market Leaders Capitalize on
2
Total Expenses = Net Sales – (Net Sales * Net Margin) Information Technology, Peter Weill & Marianne Broadbent, HBS Press, 1988.
3 5
Discretionary Expenses = Net Sales – (Net Sales * Operating Services include Professional, Scientific and Technical Services, Heath Care
Margin before Depreciation) Services, Social Assistance, Accommodation and Food Services
NSF Grant Number IIS-0085725
Center for Information Systems Research

Gastar con la cabeza: el nuevo
equilibrio del presupuesto de TI
Hoy en día, los costes de infraestructura y mantenimiento se han
apropiado del presupuesto de sistemas de información. ¿Cómo se
puede cambiar esta tendencia? Al frenar los costes de la tecnología
utilizada para las actividades ordinarias, a la larga las empresas
podrán dedicar más recursos a aquellas tecnologías que les permitan
diferenciarse de verdad.
Las fuentes de gasto más comunes provienen de la adquisición de
tecnologías que no se necesitan y de un gasto excesivo en las
tecnologías que sí son necesarias. Es relevante disponer de una
segmentación de las tecnologías en función de su contribución.

Estudio realizado por A.T. Kearney entre
200 altos directivos de Europa, Estados Unidos y Canadá - 2005

2
Gastar con la cabeza: el nuevo
equilibrio del presupuesto de TI

Objetivo: Priorización del Presupuesto
• Los que generan ganancias,
afectan procesos clave del negocio
y/o impactan la rentabilidad de la
empresa
• Los que están orientados a
disminuir costos o incrementar
productividad: su justificación está
ligada a lo que “puede perder la
empresa” por quedarse como está

Análisis del Portafolio
Evaluar cada inversión para maximizar el valor del
portafolio completo y reducir el riesgo potencial del
proyecto

3
Análisis de Beneficios Proyectados

Gains ($'000)
3000 2540
2340
2500
1990
2000
1520
1500
740
1000
500
0
1996 1997 1998 1999 2000
Reducción en gastos administrativos y generales
Reducción de Cartera
Control de gastos de ventas
Ganancias por control de inventarios
Descuentos logradops en compras

Componentes Principales del Presupuesto TI
+ Desafíos …

IT Budget (before) Example Cost Savings Example Outcomes
$$ Saved from Ops and
Maintenance can be
Capital Additional FUNDS SQUEEZED
from Operational Budgets used to fund Highly
Projects Strategic new Projects
20-30% of IT Spend • Savings in choosing right
projects
Operational • Savings in executing more New systems deployed
Services effectively
faster and better aligned
• Savings in pulling plug quicker
to strategic goals
on errant projects
70–80% of IT Spend
• Savings in executing better Better Alignment of entire
Legacy Systems, Assets, price/performance IT Spend to Goals
Maintenance Projects,
Contracts • Savings in consolidating and Vendor Management
etc. reducing redundancy considerably simpler

• Savings in Contract Bring tremendous value to
Consolidation Agencies, Legislature,
Governor
Source: Artemis

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Componentes Principales del Presupuesto TI
+ Desafíos …

• Planear Aplicativos • Planear Redes
TIC – Demandas de conectividad
– Portafolio y • Plan de Sistemas
cronograma de
– Trasladar metas
aplicativos que deben
estratégicas en recursos
construirse o
precisos de hardware,
meoificarse durante el
software, redes y demás
período presupuestal
• Planear Datos • Planear Proyectos
– Complementan el Plan de
– Capacidades de
Sistemas
Almacenamiento actual
y proyectada – Definen proyectos factibles
y manejables
– Performance versus
sus implicaciones

Cómo determinar el costo-
.efectividad del portafolio de T.I.?
Ejemplos básicos de Variaciones del
Portafolio
• Comience definiendo los
porcentajes de gasto
– Proyectos (planes)
– Ejecución Actual (base)
– Actualizaciones /Mejoras Dominado por Proyectos Dominado por Operación
• Divida esto en porciones
Ejecución Actual (Base)
– Dominado por Proyectos Proyectos

– Dominado por Operación Actualizaciones
/ Mejoras
– Actualizaciones: cree una Mixto

lista y priorice
Para aquellas empresas que tratan de recortar los costos del
portafolio, el categorizar los gastos es una buena recomendación

5
Cuáles elementos del Ppto SI/TI Prevalecen?
Modelo Anterior: Tendencia Futura:
Salarios Personal TI: 45% Outsourcing: 30-85%
Hardware: 25% Insource (Nucleo IS) : 70-15%
Software: 20%
Administracion: 10%
100%

Government
IT budget
pie chart

Source: Business Technographics® November 2005 North American And European Enterprise IT Budgets And Spending Survey

Relación entre Activos y Proyectos
dentro del Portafolio de TI

DEFINA ESTRATEGIAS CLARAS PARA LOGRAR
MAS EN FUNCIÓN DEL PRESUPUESTO ASIGNADO

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Ciclo: Ppto, Análisis
Contable, Distribución

Requerimientos Plan Operacional Análisis de Costos Distribución /
de TI - Negocio (Presupuesto) (Contabilización) Prorrateo

Enfoque Modelos de Políticas de
Financiero Costeo Asignación

Retroalimentación – Propuestas de Cambio

Proceso de Análisis del Portafolio

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ANÁLISIS PRESUPUESTO DE T.I.
Cuánto se debería “gastar” en
TI? (Funding)

CONTRASTAR ELEMENTOS
CLAVE DEL PRESUPUESTO:
• Principales Rubros
Presupuestales
• Comportamiento histórico

Composición Típica del Presupuesto de SI/TIC

Government IT typically spends more on O&M

Source: Business Technographics® November 2005 North American And European
Enterprise IT Budgets And Spending Survey

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Technology Trends

Ejemplo: Data Center Scenario –
2004/05
Projected Data Center
Budget Growth: 2002-12
180%

160%

140%

120%

100%

80%

60%

40%

20%

0%
2002 2004 2006 2008 2010 2012

Network People Software Servers Storage

Data center representa 50%-75% del Ppto TI

Vistas adicionales del portafolio de T.I. (1/2)
Presupuesto de TI por unidad de
negocio
UEN 3
(I&D) Corporativo
$30 Presupuesto de T.I. por Grandes
UEN 1 $30 Proyectos s
$100 e
(Ventas) $40 rc
ou
M es
ob R
W i le an
eb D ev um s
Se ice H ia l
UEN 2 B rv s c
Co usin ic an
(Servicio) nt e es Fin
inu ss
Supply
ity $1 $2 . 00 0
$3.0 .0 0 .0 0 $2 $2.5 Chain
0
0
Security $2.50 $4.5

$3.00
0
$2.0 5 0 $7.50
$1.
Data Center Consolidation

Server Consolidation CRM
l
rta
Po

9
Vistas adicionales del portafolio de T.I. (2/2)
Discriminación por SubÁrea de Costos fijos .vs. Costos
T.I. Variables
Hardware Variable
$30
$60
$90 $40
$15 Software $140
Projects $35

Network
Fixed
People

TCO Hardware: Costos de
Capital + Otros
Presupuesto por Proveedor de T.I. Otros
IBM
$3
Microsoft
Other $10 $7
$40 $5 Oracle
$10 $28
$12 $8 $8 HP

Sun Capital
Sprint EMC

IT Budget Worksheet (ejemplo)

Information Technology Last Year’s This Year’s Percent
Key Budget Items Budget Budget Change
x $1,000 x $1,000
Maintenance 40 45 +13%
Hardware Rental/lease 160 170 +6%
Software 100 90 -10%
Networking 70 115 +64%
Application Development Services 20 30 +50%
Strategic Planning -- -- --
Building / Office Depreciation or Rent -- -- --
Utilities 15 15 0
Telephone / Facsimile Charges 110 125 +14%
Communication and Internet Connection 120 130 +8%
Charges
Taxes (other than Payroll) 50 60 +20%
Miscellaneous Administrative Expenses 50 55 +10%
Allocated to IT Dept.
Outsource to System Integrator 80 60 -25%
Other Expenses -- -- --
Total Budget Amount

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Reglas de Negocio que Guían la
Elaboración del Presupuesto de IT
(Dayton, 1997)
• Incremental - ajustado a la base de los
objetivos del negocio (ejem: rentabilidad,
inflación, …)
• Base Zero - refleja el valor de proyectos
específicos ligados al logro de objetivos
básicos de negocio (ejem: Inventario
Justo a Tiempo, EDI, …)
• Línea Base - Se parte de costos fijos o
muy bajos para calcular los ítems del
presupuesto

Preparando el Presupuesto …
Principales Pasos
1. Pronosticar los gastos de un período de tiempo
determinado: Nuevos proyectos; Operaciones
básicas; Mejoramiento
2. Determinar las imputaciones presupuestarias
dominantes (análisis multidimensional).
Apoyarse en Análisis Costo - Beneficio
3. Preparar justificaciones para Alta Dirección:
Explicar los estimativos que se usaron para
formular el presupuesto (ejem: cantidad de
personas, operaciones bajo outsourcing,
porcentajes de inflación, …). Sustentar lo
necesario por medio de “Business Case”
4. Destacar las estrategias corporativas que se
respaldarán con las soluciones TI a implementar
durante la vigencia cubierta por el presupuesto

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