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Universidad Nacional de Trujillo

Escuela de Contabilidad y Finanzas

MTODOS DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.

La evaluacin del control interno, as como el relevamiento de la informacin para la


planificacin de la auditora, se podrn hacer a travs de:

1. Diagramas de flujo
2. Descripciones narrativas y
3. Cuestionarios especiales, segn las circunstancias, o se aplicar una combinacin de los
mismos, como una forma de documentar y evidenciar la evaluacin.

En ciertas oportunidades la realizacin de un diagrama puede llegar a ser ms til que la


descripcin narrativa de determina operacin, en otras y segn sea el componente, la existencia
de cuestionarios especiales puede ayudar de manera ms efectiva que el anlisis a travs de
alguna otra fuente de documentacin.

Al analizar la documentacin de sistemas, se debe verificar si existen manuales en la


organizacin que puedan llegar a suplir la descripcin de los sistemas realizados por el auditor.
Depender de cada una de las situaciones que se presenten el elegir uno u otro mtodo de
documentacin y especialmente identificar aquellas oportunidades en donde, utilizando el
material que facilite el ente, se pueda llegar a obtener la documentacin necesaria para
evidenciar la evaluacin del sistema de informacin, contabilidad y control.

USO DE CUESTIONARIOS COMO MEDIOS DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.

El objetivo de formular estos programas guas de procedimientos bsicos de auditora financiera,


gestin, etc., deben ser realizados de acuerdo a condiciones particulares de cada empresa y
segn las circunstancias, es el de indicar los pasos de las pruebas de cumplimiento, cuya
extensin y alcance depende de la confianza en el sistema de Control Interno.

Estos cuestionarios permiten realizar el trabajo de acuerdo con las Normas de Auditora
Generalmente Aceptadas, para evaluar el Control Interno y para:

1. Establecer un plan a seguir con el mnimo de dificultades.


2. Facilitar a los asistentes su labor y promover su eficiencia y desarrollo profesional.
3. Determinar la extensin de los procedimientos aplicables en las circunstancias.
4. Indicar a los supervisores y encargados, las pruebas realizadas y las no aplicables o
pendientes de efectuar.
5. Servir de gua para la planeacin de futuras auditoras.
6. Ayudar a controlar el trabajo efectuado por los asistentes.

En conclusin un cuestionario consiste en una serie de instrucciones que debe seguir o


responder el auditor. Cuando se finaliza una instruccin, deben escribirse las iniciales en el
espacio al lado de la misma. Si se trata de una pregunta, la respuesta (que suele ser
normalmente si o no o no aplicable) se anota al lado de la pregunta.

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El cuestionario hace preguntas especficas y normalmente una respuesta negativa sealar la


existencia de una deficiencia en el sistema. Este mismo cuestionario puede utilizarse durante
varios aos codificando las respuestas de forma que se pueda identificar el ao al que
corresponden; esto permitir al auditor detectar cualquier cambio en el sistema de control
interno de la empresa.

VENTAJAS.

Gua para evaluar y determinar reas crticas.


Disminucin de costos.
Facilita administracin del trabajo sistematizando los exmenes.
Pronta deteccin de deficiencias.
Entrenamiento de persona inexperto.
Siempre busca una respuesta.
Permite pre elaborar y estandarizar su utilizacin.

DESVENTAJAS.

No prev naturaleza de las operaciones.


Limita inclusin de otras preguntas.
No permite una visin de conjunto.
Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias
Que lo tome como fin y no como medio
Iniciativa puede limitarse
Podra su aplicacin originar malestar en la entidad.

USO DEL METODO DE LA DESCRIPCIONES O NARRATIVAS PARA EVALUAR LA ESTRUCTURA DE


CONTROL INTERNO.

Es la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas del


sistema de control interno para las distintas reas clasificadas por actividades, departamentos,
funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el
sistema.

Normalmente, este mtodo es utilizado conjuntamente con el de grficos, con el propsito de


entender este ltimo en mejor forma, ya que los solos grficos muchas veces no se entienden,
haciendo indispensable su interpretacin de manera descriptiva.

En la primera auditora que realiza el auditor, dentro de los papeles de trabajo permanentes
o de carcter histrico para resumir y entender el control interno existente utiliza
primariamente estos dos mtodos y ya cuando requiere evaluar de manera ms extensa utiliza
el mtodo de cuestionarios.

VENTAJAS.

Aplicacin en pequeas entidades.


Facilidad en su uso.
Deja abierta la iniciativa del auditor.

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DESVENTAJAS.

No todas las personas expresan sus ideas por escrito en forma clara, concisa y
sinttica.
Auditor con experiencia evala.
Limitado a empresas grandes.
No permite visin en conjunto.
Difcil detectar reas crticas por comparacin.
Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados.

USO DEL DIAGRAMAS DE FLUJO COMO MEDIO PARA EVALUAR LOS SISTEMAS DE CONTROL
INTERNOS

Los diagramas de flujo son la representacin grfica de la secuencia de las operaciones de un


determinado sistema. Esa secuencia grfica en el orden cronolgico que se produce en cada
operacin.

En la elaboracin de diagramas de flujos, es importante establecer los cdigos de las distintas


figuras que formarn parte de la narracin grfica de las operaciones.

Para la elaboracin de los flujogramas se deben observar los siguientes aspectos:

a) Los procedimientos deben describirse secuencialmente a travs del sistema.


b) Describir los documentos que tengan incidencia contable.
c) Demostrar cmo se llevan los archivos y como se preparan los informes con incidencia
contable.
d) Demostrar el flujo de documentos entre las distintas unidades de la organizacin.
e) Identificar el puesto y quin efecta el procedimiento.

Para identificar los controles principales, el auditor recoger toda la informacin pertinente
relacionada con las transacciones, como la documentacin y formatos.

Los flujogramas permiten al auditor:

Simplificar la tarea de identificar el proceso.


Orientar la secuencia de las actividades con criterio lgico, pues sigue el curso normal
de las operaciones.
Unificar la exposicin con la utilizacin de smbolos convencionales con las
consiguientes ventajas para el usuario.
Visualizar la ausencia o duplicacin de controles, autorizaciones, registros, archivos.
Facilitar la supervisin a base de las caractersticas de claridad, simplicidad,
ordenamiento lgico de la secuencia.
Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estn debidamente
aclarados, con el objeto de que el diagrama est de acuerdo con el funcionamiento real.
Verificar el flujograma levantado con la normatividad pertinente para determinar el
grado de concordancia con las disposiciones legales y reglamentarias.

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Demostrar a las autoridades las razones que fundamentan nuestras observaciones y


sugerencias, para mejorar los sistemas o procedimientos.

VENTAJAS DEL METODO DE FLUJOGRAMA

Evala siguiendo una secuencia lgica y ordenada.


Observacin del circuito en conjunto.
Identifica existencia o ausencia de controles.
Localiza desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo.
Permite detectar hechos, controles y debilidades.
Facilita formulacin de recomendaciones a la gerencia.

DESVENTAJAS DEL METODO DEL FLUJOGRAMA.

Necesita de conocimientos slidos de control interno.


Requiere entrenamiento en la utilizacin y simbologa de los diagramas de flujo.
Limitado el uso a personal inexperto.
Por su diseo especfico, resulta un mtodo ms costoso.

USO DE MATRICES DE CONTROL

El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localizacin de debilidades de


control interno. Para su elaboracin, debe llevarse a cabo de los siguientes procedimientos
previos:

Completar un cuestionario segregado por reas bsicas, indicando el nombre de los


funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempean.
Evaluacin colateral del control interno.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO El control interno comprende el plan de organizacin y


todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera y
la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operacin y provocar
adherencia a las polticas prescritas por la administracin.

Segn el Boletn 3050 emitido por la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora, dentro
de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluacin del control interno se efecta con
el objeto de cumplir la norma de ejecucin del trabajo que requiere que "el auditor debe
efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base
para determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de
auditora".

El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no
solamente en los planes de la direccin sino en la ejecucin real de las operaciones cotidianas.
La evaluacin del control interno es la estimacin del auditor, hecha sobre los datos que ya
conoce a travs del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de
efectividad que ese control interno suministre. De este estudio y evaluacin.

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MTODOS

1. Mtodo Descriptivo o de memorndum. El mtodo descriptivo consiste, como su nombre


lo indica, en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y
empleados, y los registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse
en el error de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u
objetivamente. Debe hacerse la descripcin siguiendo el curso de las operaciones a travs
de su manejo en los departamentos citados. Consiste en la descripcin de las actividades y
procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que
conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados
con esas actividades y procedimientos. La descripcin debe hacerse de manera tal que siga
el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se
practicar en forma aislada o con subjetividad.

2. Mtodo Grfico. Tambin llamado de flujo gramas, consiste en revelar o describir la


estructura orgnica las reas en examen y de los procedimientos utilizando smbolos
convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la
entidad. Seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de los
puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio
de las operaciones. Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o
aspectos donde se encuentran debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que
se requiere de mayor inversin de tiempo por parte del auditor en la elaboracin del flujo
gramas y habilidad para hacerlos. Se recomienda el uso de la carta o grfica de organizacin
que segn el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintticos que indican los
aspectos ms importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales
funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada
empleado encargado de su funcin respectiva.

3. Mtodo de Cuestionario. En el proceso de evaluacin del control interno un auditor debe


revisar altos volmenes de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a
programar pruebas de carcter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de
sus operaciones. Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su
representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadstico, para lo cual se
deben tener en cuenta los siguientes aspectos primordiales:

La muestra debe ser representativa.


El tamao de la muestra vara de manera inversa respecto a la calidad del control
interno.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una
inferencia adecuada.
Siempre habr un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la
conclusin no sea adecuada. Consiste en la evaluacin con base en preguntas, las
cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas reas bajo
examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr evidencia que deber
constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los
controles operan tal como fueron diseados. La aplicacin de cuestionarios ayudar a
determinar las reas crticas de una manera uniforme y confiable.

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ISO 9001:2015, COSO como metodologa de gestin de


riesgo

ISO 9001

En la nueva norma ISO


9001:2015 la innovacin
que ms est llamando la
atencin a los usuarios
del Sistema de Gestin de
Calidad es la gestin de
riesgos.

Numerosos profesionales
se preparan para hacer
frente a este nuevo proyecto de norma y puede ser que estn revisando estndares
para la gestin de cualquier riesgo. En este artculo hablaremos de uno de estos
estndares de riesgo, este es COSO.

Podemos desglosar COSO como el Committee os Sponsoring Organization og


Treadway Commission, y se crea en 1985 como consecuencia de las malas prcticas
empresariales y los aos anteriores de crisis. Lo que se pretenda con esta inicitica era
llevar a cabo un liderazgo intelectual para la gestin de riesgo empresarial, la disuasin
del fraude y el control interno.

En el ao 1992, se publica el denominado COSO I con el fin de ayudar a las


organizaciones a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno. Dicho informe
defini al control interno como un proceso generado por la direccin y dems
trabajadores de una entidad y diseado para proporcionar un grado de seguridad
adecuado para la consecucin de objetivos respecto a:

Confiabilidad de cualquier informacin financiera de la organizacin.


Cumplimiento de la normativa aplicable.
Eficacia y eficiencia en operaciones.

Dicho estndar se dispona dividido en 5 captulos, siendo stos:

Ambiente de control.
Evaluacin de Riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Supervisin.

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En 2004, se publica COSO II o tambin, Enterprise Risk Management Integrated Framework


(ERM). Nosotros lo conocemos como Marco Integrado de Riesgos, el que extendi el concepto
de control interno de COSO I a la gestin de riesgos en la que se implica a la totalidad de la
plantilla de la entidad.

La metodologa COSO II cuenta con 8 componentes a tener en cuenta para la


gestin de riesgo

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Pasamos a tener de 5 componentes en COSO I, a 8 en COSO II, siendo stos:

Ambiente de control.

Trata de los valores y filosofa de la entidad, este aspecto influye en la visin de los empleados
de los riesgos y sus actividades de control. Es la base de sobre la que posicionan al resto de
elementos, e influye fundamentalmente en los objetivos y en la estrategia.

Establecimiento de objetivos.

Se lleva a cabo el establecimiento de objetivos tanto estratgicos como operativos, de informacin


y de cumplimiento. Tiene que establecerse antes de la identificacin de posibles acontecimientos
que dificulten su consecucin. Tienen que alinearse con la estrategia de la empresa.

Identificacin de eventos.

Nos interesa todo evento que pueda tener impacto sobre el cumplimiento de objetivos, pudiendo
ser tanto negativos como positivos.

Evaluacin de Riesgos.

Se basa en la identificacin y anlisis de los riesgos fundamentales en la consecucin de


objetivos. Es necesario para poder determinar el efecto que podran tener, de materializarse, en la
consecucin de objetivos. Se llevaran a cabo tcnicas cuantitativas y cualitativas. La evaluacin
del riesgo primero se centrar en el riesgo inherente y, a continuacin de ste, en el riesgo
residual.

Respuesta a los Riesgos.

La respuesta al riesgo ser evaluada en base a cuatro clases: evitar, reducir, compartir y aceptar.
En el momento que se tenga la respuesta al riesgo ms correcta para una situacin en cuestin, se
efectuar otra evaluacin del riesgo residual.

Actividades de control.

Se trata de polticas y procedimientos que aseguran la adecuada ejecucin de acciones contra


riesgos. Dichas actividades sern generadas en toda la entidad, a todos los niveles y funciones.

Informacin y comunicacin.

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La informacin tiene que estar disponible para la totalidad de niveles de la empresa, para no
cometer errores en la identificacin, evaluacin al riesgo y no comprometa la consecucin de
objetivos.

Supervisin.

La supervisin consiste en el seguimiento de la metodologa con el fin de garantizar que funciona


adecuadamente y que est ofreciendo datos de calidad.

COSO II es una metodologa capaz de abordar la gestin de riesgos en las empresas desde un
enfoque integrador y que signifique una gran oportunidad para crear valor para sus partes
interesadas o stakeholders.

COSO II define la gestin de riesgos corporativos de la siguiente manera: La gestin de riesgos


corporativos es un proceso efectuado por el consejo de administracin de una entidad, su direccin
y restante personal, aplicable a la definicin de estrategias en toda la organizacin y diseado para
identificar eventos potenciales que puedan perjudicar a sta, gestionar sus riesgos dentro del
riesgo aceptado y proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.

La definicin se caracteriza por:

Proporciona seguridad.

Ser un proceso continuo.

Se orienta hacia la consecucin de unos objetivos.

Estar diseada para identificar peligros potenciales y gestionar los riesgos.

Se traslada a todos los niveles de la organizacin.

En este mbito, el modelo clasifica los objetivos de toda entidad en cuatro:

Objetivos estratgicos.

Son los objetivos generados desde el mayor nivel de la empresa y estn conectados con la misin
y visin de la misma.

Objetivos operativos.

Los objetivos operativos son aquellos relacionados con la eficacia y eficiencia de las operaciones
de la entidad, sin olvidar los relativos al desempeo y la rentabilidad.

Objetivos relativos a la informacin suministrada a terceros.

Son objetivos que perjudican a la efectividad del reporting de informacin suministrada.

Objetivos relativos al cumplimiento regulatorio.

Incluye cualquier objetivo relacionado con el cumplimiento, por parte de la empresa, de todos los
requisitos legales, reglamentarios y normativos y aplicables.

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COSO II interrelaciona cada uno de los objetivos antes descritos con los ocho elementos que lo
llevan a cabo y que ms arriba definimos.

En ltimo lugar es necesario nombrar los beneficios que aporta la aplicacin de este modelo, cabe
destacar:

Ayuda a las exigencias normativas en la gestin y control de riesgos.

Permite una respuesta ms rpida y mejor a los cambios del entorno, a los mercados y a
las partes interesadas.

Permite obtener un conocimiento ntegro de los riesgos de la organizacin.

Mejora la reputacin de la organizacin.

Aumenta la probabilidad de xito en la implantacin de la estrategia.

Proporciona un notable aumento de la credibilidad y confianza entre los mercados y


grupos de inters.

Hace de la toma de decisiones un proceso ms seguro.

Asigna mejor y ms eficientemente los recursos para la gestin de riesgos y


oportunidades.

Ofrece una gestin eficaz del control sobre los riesgos.

Identificacin proactiva y aprovechamiento de oportunidades.

Permite prever mejor los impactos de los riesgos que afectan a una organizacin.

Como hemos podido observar, COSO II se orienta a la gestin del riesgo, materia que preocupa
en el mundo de la calidad. La norma ISO9001:2015 no nos impondr a usar ninguna metodologa
para este tema, por lo que evaluaremos esta opcin entre otras y adoptaremos la que ms nos
convenga.

Sistema de Gestin de la Calidad

Tal vez sea una favorable alternativa la automatizacin del Sistema de Gestin de la
Calidad basado en la norma ISO 9001. Para llevarlo a cabo hay mecanismos como el Software
ISOTools que facilitan la implementacin, mantenimiento y control de todo el sistema,
incluyendo as la gestin de riesgos.

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