You are on page 1of 5

Procedura de arhivare a documentelor

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:
o stabilirea unui set de reguli pentru arhivarea documentelor financiar-contabile.

 Domeniul

Procedura se aplică la arhivarea documentelor și scoaterea din arhivă a documentelor.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
 Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 2.634/2015, cu completările ulterioare.

 Descrierea procedurii

Arhivarea documentelor se poate realiza fie pe suport hârtie, fie pe suport electronic.

Termene de arhivare ale documentelor financiar-contabile

 Termen 50 ani - statele de salarii
- situații financiare anuale, raportări semestriale
 Termen 10 ani - Registrul-jurnal
- Registrul-inventar
- Cartea mare

Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani
se păstrează, de regulă, pe o perioadă de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

 Termen 5 ani

- Notă de recepţie şi constatare de diferenţe;
- Bon de primire în consignaţie;
- Bon de predare, transfer, restituire;
- Bon de consum;
- Fişă limită de consum;
- Dispoziţie de livrare;
- Fişă de magazie;
- Listă de inventariere;
- Chitanţă;
- Chitanţă pentru operaţiuni în valută;
- Dispoziţie de plată/încasare către casierie;
- Decont pentru operaţiuni în participaţie;
- Ordin de deplasare (delegaţie);
- Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate pentru transporturi internaţionale;
- Decont de cheltuieli pentru deplasări externe;
- Decont de cheltuieli valutare transporturi internaţionale;
- Notă de debitare-creditare;
- Extras de cont;
- Borderou de primire a obiectelor în consignaţie;
- Borderou de ieşire a obiectelor în consignaţie;
- Jurnal privind operaţiuni diverse;
- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse;
- Document cumulativ;
- Decizie de imputare;
- Angajament de plată.

Arhivarea pe suport hârtie

 Documentele se aranjează în dosare, în ordinea cronologică producerii sau înregistrării în
contabilitate.

 Gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu
financiar la care se referă acestea.

Documentele financiar-contabile se grupează în dosare, de maximum ....300....... file.

Documentele financiar-contabile se grupează anual, nu pe perioade mai mari.

La gruparea documentelor se urmărește așezarea documentelor de același fel, cu același termen de păstrare,
în ordine cronologică, de exemplu:

- facturi achiziție, facturi emise, avize de însoțire, documente de gestiune internă - note de intrare-recepție,
fișe de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc.;
- se arhivează distinct documentele de achiziție a unor imobilizări corporale cu durată de viață mai mare de
5 ani, care trebuie păstrate pe durata de viață a acestora;

În cazul în care numărul de documente este redus, se pot grupa toate documentele financiar-contabile emise
și primite într-un exercițiu financiar cu termen de arhivare 5 ani.

Statele de salarii, având durată de arhivare mult mai mare decât alte documente se arhivează separat,
indiferent de numărul de file al unui dosar.

 Dosarele se şnuruiesc și se leagă.

 Filele se numerotează.

Prima filă din dosar va purta numărul 1.

Numerele se înscriu cu pastă pe fiecare filă într-un loc vizibil (centru, colț, sus, jos).

 Următoarele informaţii se înscriu pe coperta fiecărui dosar:
- denumirea societăţii;
- conţinutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);
- perioada în care au fost emise documentele (data iniţială şi data finală);
- numărul de file;
- termenul de păstrare al documentelor cuprinse în dosar conform prevederilor legale.

 Dosarele se predau la arhiva societăţii.

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe
bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire.

Dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop,
asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-
contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.
Evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit Legii Arhivelor
Naționale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele și documentele intrate în arhivă, precum și
mișcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor

 La expirarea timpului de păstrare se constituie o comisie sub conducerea administratorului care
constată expirarea timpului de păstrare pentru anumite documente.

 Comisia este compusă din: președintele comisiei, secretarul comisiei și un număr impar de membri
din rândul specialiștilor proprii;

 Comisia se întrunește anual în perioada ....1-30 martie... pentru a analiza fiecare unitate arhivistică
în parte. Hotărârea luată se consemnează într-un proces-verbal.

 Comisia întocmește un proces-verbal prin care constată:
- documentele al căror termen de arhivare s-a scurs;
- perioada din care acestea provin.

Se propune eliminarea documentelor din arhivă și distrugerea acestora.

Procesul-verbal este semnat și aprobat de administratorul societății.

 Pe baza procesului-verbal întocmit de această comisie, însoțit de inventarul documentelor propuse
spre eliminare ca fiind lipsite de valoare se procedează la eliminarea documentelor din arhivă.

 Scăderea documentelor eliminate se consemnează în Registrul de evidenţă al arhivei.

Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale
comisiilor.

În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce
urmează a fi arhivate.

Potrivit prevederilor legale documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de
prestări de servicii, cu titlu oneros, și de către operatori economici autorizați, potrivit legii, în prestarea de servicii
arhivistice.

Răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului
de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității beneficiare.

Model de proces-verbal de eliminare a documentelor din arhivă

S.C. ............. S.R.L.

PROCES-VERBAL nr. din ....................
de eliminare a documentelor .............. din arhivă

Comisia de selecţionare, numită prin Decizia nr. .......... din data........., selecţionând documentele din anii .......
- .......... avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca nefolositoare, expirându-le termenele de
păstrare prevăzute de legislația în vigoare.

Preşedinte comisie, Membri,
..................... ..................... .....................
(numele şi prenumele) (numele şi prenumele)
Semnături..........

Arhivarea electronică

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost
convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007
privind arhivarea documentelor în formă electronică, cu modificările ulterioare.

Nu este necesară semnarea electronică a arhivei începând cu anul 2016.

Orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în formă electronică în
cadrul unei arhive electronice.

Documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de
legislația în vigoare, cu condiția să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la
cererea organelor de control.

Informaţiile în format electronic vor fi stocate şi pe dischete/CD-uri/stick-uri şi vor avea aceleaşi termene
de păstrare ca şi cele pe suport de hârtie.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezintă stocarea datelor prin echipamente electronice de
procesare, inclusiv compresia digitală, şi de stocare şi utilizând mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice
sau alte mijloace electromagnetice.

Societățile trebuie să asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client
ori de un terţ în numele şi în contul său, precum şi a tuturor facturilor primite.

Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu condiţia ca acestea să fie puse la dispoziţia
autorităţilor competente fără nicio întârziere ori de câte ori se solicită acest lucru.

Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei ţări cu care nu există niciun instrument
juridic referitor la asistenţa reciprocă sau la dreptul de a accesa documentele prin mijloace electronice, de a
descărca şi de a utiliza facturile respective.

Ca regulă generală, societățile care au sediul activităţii economice în România au obligaţia de a stoca pe
teritoriul României facturile emise şi primite, precum şi facturile emise de client sau de un terţ în numele şi în
contul său.

Pot fi păstrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea garantează accesul online
organelor fiscale competente.

În situaţia în care locul de stocare nu se află pe teritoriul României conducerea societății trebuie să
comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.

 Persoane responsabile

Pregătirea documentelor în vederea arhivării acestora se efectuează de către persoanele care au
produs/înregistrat în contabilitate respectivele documente justificative.

Primirea dosarelor în arhivă şi înscrierea acestora în Registrul de evidenţă al arhivei se vor executa de către
angajaţii desemnaţi prin decizia administratorului.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de ................... .