You are on page 1of 5

Procedura pentru deconturile de trezorerie

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:

 stabilirea regulilor pentru completarea documentelor justificative care stau la baza
acordării şi justificării avansurilor de trezorerie;
 înregistrarea în contabilitate a operaţiilor efectuate prin avansuri de trezorerie astfel
încât:
 să se reflecte toate achiziţiile şi plăţile efectuate;
 să se asigure datele necesare efectuării inventarierii patrimoniului;

 Domeniul

Procedura se aplică la acordarea şi decontarea avansurilor de trezorerie de către persoanele
din cadrul compartimentului financiar-contabil, casierie şi orice persoană ce primeşte un avans
de trezorerie.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare;
 O.M.F.P. nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

Termenul de decontare al unui avans de trezorerie este stabilit în cadrul societății prin
decizie internă a administratorului şi este de ......................zile.

A. Documentele justificative

 Pentru achiziţia de bunuri materiale:

 Dispoziţia de plată

 Decontul de cheltuieli la care se anexează documentele justificative
aferente

 Dispoziţia de încasare

 Pentru efectuarea deplasărilor:
 Dispoziţia de plată

 Ordinul de deplasare

Se întocmeşte într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează
a efectua deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de
valori materiale cu plata în numerar.

Circulă:
- la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectuează deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea
sosirii şi plecării persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării
materialelor, stabilindu-se diferenţa de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a
eventualelor penalizări şi semnătura pentru verificare.
- la conducătorul unităţii, pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât
avansul primit, pentru diferenţa de primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de
plată către casierie.

La decontarea cheltuielilor, prin completarea pe verso a ordinului de deplasare se vor
ataşa documentele justificative aferente sumelor înscrise, cu excepţia diurnei pentru care nu se
ataşează documente şi se calculează astfel: diurnă/zi x nr. zile întregi.

 Dispoziţia de încasare

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât
avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de
Dispoziţie de încasare către casierie.

 Decont de cheltuieli pentru deplasări externe

Se întocmeşte într-un exemplar de către titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor
efectuate pe întreaga durată a deplasării.

Circulă:

- la persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de cheltuieli,
exactitatea calculelor privind sumele decontate la întoarcerea din deplasare şi calculul
eventualelor penalizări de întârziere, care semnează de verificare;
- la persoanele autorizate să aprobe plata diferenţei în cazul în care, la decontarea
sumelor primite pentru efectuarea deplasării, suma cheltuielilor efective depăşeşte avansul
primit;
- la casieria unităţii pentru plata diferenţei, caz în care titularul de avans semnează pentru
primirea diferenţei respective, fără a se mai întocmi document distinct.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât
avansul primit, diferenţa de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de
Chitanţă pentru operaţiuni în valută sau Dispoziţie de încasare către casierie.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

 Chitanţa pentru operaţiuni în valută

B. Înregistrarea operaţiunilor în contabilitate

În cazul plăţilor în valută suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc în
contabilitate la cursul din data efectuării operaţiunilor.

Sau (în funcţie de politica contabilă adoptată de societate)

În cazul plăţilor în valută suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc în
contabilitate la cursul din data sau la cursul din data decontării avansului.

Sumele reprezentând avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii şi nedecontate până la
data bilanţului, se evidenţiază în contul de Debitori diverşi sau creanţe în legătură cu personalul,
în funcţie de natura creanţei.

 Acordarea avansului de trezorerie:

542 = 5311
Avansuri de trezorerie Casa în lei

 Justificarea avansului pe baza decontului depus şi aprobat:

- achiziţii stocuri:

301, 302, 303, 361, 368, 371,
= 542
381, 388, 401
Avansuri de trezorerie

- efectuarea unor cheltuieli:

602, 604, 605, 611, 612, 613,
542
614, 622, 623, 624, 626, 628
Avansuri de trezorerie
- înregistrarea cheltuielilor de deplasare:

625 = 542
Cheltuieli cu deplasări, detaşări
Avansuri de trezorerie
şi transferări

 Înregistrarea diferenţelor de încasat reprezentând avansuri de trezorerie necheltuite:

5311 = 542
Casa în lei Avansuri de trezorerie

 Acordarea avansului de trezorie în valută:

542 = 5314
Avansuri de trezorerie Casa în valută

 Justificarea avansului pe baza decontului şi înregistrarea diferenţelor de curs între data
acordării şi data decontării:

625 = 542
Cheltuieli cu deplasări, detaşări
Avansuri de trezorerie
şi transferări

665 = 542
Cheltuieli cu diferenţele de curs
Avansuri de trezorerie
valutar

542 = 765
Venituri din diferenţe de curs
Avansuri de trezorerie
valutar

 Avansurile nejustificate până la data bilanţului:

 acordate salariaţilor:

428 = 542
Alte datorii şi creanţe în Avansuri de trezorerie
legătură cu personalul

 acordate unor terţi:

461 = 542
Debitori diverşi Avansuri de trezorerie

 Diferenţele favorabile din evaluarea avansurilor de trezorerie în valută la finele
lunii/anului:
542 = 765
Venituri din diferenţe de curs
Avansuri de trezorerie
valutar

 Diferenţele nefavorabile din evaluarea avansurilor de trezorerie în valută la finele
lunii/anului:

665 = 542
Cheltuieli cu diferenţele de
Avansuri de trezorerie
curs valutar

 Persoane responsabile

Directorul financiar contabil:
 organizarea şi conducerea contabilităţii;
 analizează, verifică şi aprobă documentele de acordare a avansurilor de trezorerie;
 urmărirea respectării prezentei proceduri;
 urmărirea revizuirii în timp a procedurii, în funcţie de schimbările reglementărilor
utilizate.

Personalul Biroului/Serviciului Contabilitate:
 verifică existenţa documentelor şi a aprobărilor necesare pentru acordarea avansurilor
de trezorerie;
 verifică existenţa documentelor justificative pentru justificarea avansurilor acordate;
 primirea spre operare a documentelor justificative care îndeplinesc condiţiile de formă
şi fond;
 contabilizarea deconturilor ce îndeplinesc condiţiile;
 respectarea procedurii de lucru;
 propunerea de modificare a procedurii în funcţie de modificările legislaţiei în domeniu.

Casierul:
 eliberează numerarul din casierie pe baza documentelor corespunzătoare pentru
acordarea avansului;
 primeşte diferenţa de numerar aferentă deconturilor în situaţia în care suma acordată
este mai mare decât suma decontată;
 înregistrează încasările şi plăţile efectuate în registrul de casă.

 Dispoziţii finale

Procedura va fi adusă la cunoştinţă personalului care execută activitatea respectivă.
Procedura intră în vigoare la data de .................. .