You are on page 1of 5

Procedura privind întocmirea documentelor justificative

Elemente
privind Numele şi Funcţia Data Semnătura
responsabilii/ prenumele
operaţiunea
1 2 3 4 5
Elaborat Contabil
Verificat Contabil-şef
Aprobat Director

 Scopul procedurii

Scopul acestei proceduri este:
 stabilirea unui set de reguli pentru completarea, emiterea, arhivarea, păstrarea şi
reconstituirea documentelor.

 Domeniul

Procedura se aplică la emiterea, arhivarea, păstrarea şi reconstituirea documentelor.

 Reglementări aplicabile

 Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările
ulterioare;
 Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.802/2014, cu modificările și
completările ulterioare;
 Ordinul ministrului economiei şi finanţelor nr. 2.634/2015.

 Descrierea procedurii

 Emiterea documentelor justificative:

Documentele întocmite trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
 denumirea documentului;
 denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care
întocmeşte documentul;
 numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
 menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare;
 conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al
efectuării acesteia;
 datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după
caz;
 numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiunii economico-financiare.

Documentele emise menţionează şi forma juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul
social.

Documentele justificative se emit în limba română.

În cazul tranzacţiilor cu un partener străin, facturile se emit într-o limbă de circulaţie
(engleză, franceză, germană etc).

Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hârtie sau în
format electronic.

Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.

Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, concomitent
înscriindu-se alături textul sau cifra corectă.

Corectarea se face în toate exemplarele documentului şi se confirmă prin semnătura
persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării
corecturii.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-
primire a valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât
a predătorului, cât şi a primitorului.

 Numerotarea documentelor justificative
Societatea asigură un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile,
pentru toate documentele justificative emise.

Modelele documentelor financiar-contabile pot fi adaptate în funcţie de necesităţi.
Documentele justificative pot fi pretipărite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de
prelucrare automată a datelor.

Numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabileşte prin proceduri
proprii, în funcţie de necesităţile entităţilor.

Paşii necesari sunt:

 persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii – administratorii –
desemnează prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să
aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente;
 fiecărui formular i se va atribui de către societate un număr de ordine sau o serie, ce
trebuie să fie secvenţial. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura
organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
 se vor emite proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii, după caz,
prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria
de la care se emite primul document.

DECIZIE nr. ...............
din data ....................

Subsemnatul Popescu ION, în calitate de administrator la societatea ......................, prin
prezenta hotărăsc:

Salariatul ..........................., având funcţia de contabil la societatea ............... S.R.L., alocă
şi gestionează seriile şi numerele aferente documentelor justificative emise de societate.

Administrator
Popescu Ion

La începutul fiecărui an, persoana desemnată propune seriile şi numerele ce urmează a fi
alocate fiecărui tip de document justificativ utilizat de societate.

Referat

Subsemnatul ............., având funcţia de contabil la societatea ............... S.R.L., desemnat
ca responsabil cu alocarea şi gestionarea seriilor şi numerelor documentelor justificative emise
de S.C. ................... S.R.L. (S.A.), prin decizia internă nr. ........ din data ................ propun
alocarea următoarelor serii şi numere pentru anul 2016:
Facturile vor avea o singură (una) serie: DAT iar numerele de ordine alocate pentru anul
2016 vor avea următoarea structură:
Facturi emise la sediul social de la 20160001 la 20161999.
Facturi emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la 20162000 la 20162999.

Avizele de însoţire a mărfii vor avea o singură serie EDBT, iar numerele de ordine alocate
pentru anul 2016 vor avea următoarea structură:
Avizele emise la sediul social ........................... de la nr. 160001 la 160999.
Avizele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 161000 la 161900.

Chitanţierele vor avea o singură serie CHDAT, iar numerele de ordine alocate pentru anul
2015 vor avea următoarea structură:
Chitanţele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1999.
Chitanţele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 2000 la 2900.
DECIZIE nr. ...................
din data ........................

Subsemnatul Popescu ION, în calitate de administrator la societatea ..................S.R.L., prin
prezenta hotărăsc:
În urma propunerilor efectuate de dl. ........., responsabil cu alocarea şi gestionarea seriilor
şi numerelor documentelor justificative emise de S.C. .................. S.R.L. (S.A.) prin decizia
internă nr. ........ din data .............
Pentru anul 2016 se alocă următoarele serii şi numere:

Facturile vor avea seria: DAT, iar numerele de ordine alocate pentru anul 2016 vor fi:
Facturi emise la sediul social ................................ de la nr. 20160001 la nr. 20161999.
Facturi emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 20162000 la nr.
20162999.

Avizele de însoţire a mărfii vor avea o singură serie EDBT iar numerele de ordine alocate
pentru anul 2016 vor avea următoarea structură:
Avizele emise la sediul social ............................... de la nr. 160001 la 160999.
Avizele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 161000 la 161900.

Chitanţierele vor avea o singură serie CHDAT, iar numerele de ordine alocate pentru anul
2016 vor avea următoarea structură:
Chitanţele emise la sediul social de la nr. 1000 la 1999.
Chitanţele emise la punctul de lucru din str. Primăverii nr. 5 de la nr. 2000 la 2900.

Arhivarea documentelor

 Documente care se păstrează timp de 50 ani:
 situaţii financiare anuale, raportări semestriale;
 state de salarii.

 Documente care se păstrează timp de 5 ani:
 Notă de recepţie şi constatare de diferenţe;
 Bon de predare, transfer, restituire;
 Bon de consum;
 Dispoziţie de livrare;
 Fişă de magazie;
 Listă de inventariere;
 Chitanţă;
 Chitanţă pentru operaţiuni în valută;
 Dispoziţie de plată/încasare către casierie;
 Decont pentru operaţiuni în participaţie;
 Ordin de deplasare (delegaţie);
 Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate pentru transporturi internaţionale;
 Decont de cheltuieli pentru deplasări externe;
 Decont de cheltuieli valutare transporturi internaţionale;
 Notă de debitare-creditare;
- Fişă de cont pentru operaţiuni diverse;
- Decizie de imputare;
- Angajament de plată.

 Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor
bunuri cu durată de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă
de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

 Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative
care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva
persoanelor juridice timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului
financiar în cursul căruia au fost întocmite.

 În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul
programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi
tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată
fi listate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor
de control.