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PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1

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Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01

PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL
“COMUNICACIÓN EXTERNA E INTERNA”

INDICE
1.- HOJA CONTROL DEL CAMBIO
2.- PROPÓSITO Y APLICACIÓN
3.- RESPONSABILIDADES
4.- DEFINICIONES
5.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
6.- DIAGRAMA DE COMUNICACIÓN PATRICIO NAVARRO
7.- DIAGRAMA DE COMUNICACIÓN PARA ACCIDENTES GRAVES Y
FATALES
8.- ANEXOS

Párrafo Fecha Modificación realizada . PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1 Página : 2 de 8 Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01 FECHA NOMBRE FIRMA Silvia Jara Concha REALIZADO POR Asesor en Prevención de Riesgos Patricio Navarro Muñoz APROBADO POR Administrador de Contrato 1.HOJA CONTROL DEL CAMBIO Ver..

. . a fin de mantener informado al personal perteneciente a la empresa y a las partes interesadas acerca de los temas relacionados con la calidad. . seguridad y salud ocupacional. Se modifica diagrama de comunicación de accidentes grave y fatales 2. PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1 Página : 3 de 8 Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01 1 Todos 05/02/2015 .PROPÓSITO Y APLICACIÓN. Establecer las actividades necesarias para realizar comunicaciones. Se modifica registro de firma . Se modifica párrafo de responsabilidades. Se modifica diagrama de comunicación de la empresa . tanto internas como externas. medio ambiente.

En todos los casos en que se deba emitir una comunicación externa. etc..1 Comunicador: Persona con ideas. puede ser contacto telefónico.3 Comunicación descendente: Se relaciona con toda aquella comunicación que fluye desde las personas en los altos niveles hasta los niveles más bajos jerárquicamente. llamadas telefónicas. 4. comunidad y otras partes interesadas en materia de calidad. folletos.DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5. PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1 Página : 4 de 8 Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01 Es aplicable al personal involucrado en los servicios incluidos. 4. personal.. Reuniones.6 Comunicación Externa: Es aquella que busca mantener informados a los clientes..DEFINICIONES.1 CARACTERÍSTICAS DE LA COMUNICACIÓN. informar inmediatamente a su Línea de Mando ante un acontecimiento y otro tipo de información. 4.RESPONSABILIDADES Administrador del contrato: Los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a utilizar. Para un correcto uso de las herramientas de comunicación disponibles en la compañía (correos electrónicos. seguridad y salud ocupacional. 4. o afectado por. 4. será el único ente autorizado por la empresa para entregar la comunicación oficial externa respectiva. registros. para que estos efectúen la comunicación tanto en forma interna como con los clientes y partes interesadas. el desempeño ambiental. 4. información y propósito para una comunicación. seguridad y salud ocupacional de una organización. Prevención de Riesgos: Controlar el correcto y permanente cumplimiento de este procedimiento por parte de todos los trabajadores de Transportes Navarro Conductor: Responsable de la correcta ejecución del procedimiento.7 Partes Interesadas: Individuo o grupo involucrado en.5 Comunicación Interna: Canales de información establecidos por la organización.4 Comunicación ascendente: Se relaciona con toda aquella comunicación entregada por comunicadores que están a un nivel más bajo que el receptor en la organización. 3.2 Medio: es el potador del mensaje. conversaciones. para satisfacer sus requerimientos y los de sus trabajadores en los diversos niveles y funciones de la organización. correos electrónicos. También se considera parte interesada a organismos fiscalizadores relacionados con el servicio de la empresa 5. intenciones. a través de documentos internos como cartas. 4. (sobres de comunicación . medio ambiente. 4.

claro impedimento del servicio prestado al cliente. la Gerencia.  Recepción por los trabajadores de la empresa Las comunicaciones pueden llegar a la empresa desde cualquiera de las partes interesadas. se entiende que esta puede provenir desde el cliente.1 Procedencia. La procedencia de la comunicación puede ser externa o interna. y por diferentes medios (ejemplo: E mails. Por otro lado las comunicaciones internas pueden provenir desde la cadena de mando. se consideran los siguientes caminos para canalizar la información proveniente de cualquier fuente descrita en el punto  Recepción por parte de los administradores de contrato.1.  Evento de consecuencia o posible consecuencia posterior.2 FORMAS DE RECEPCIONAR LA COMUNICACIÓN. sean éstas de carácter público local o regional.. En Transportes Navarro. son manejadas según lo descrito en este procedimiento. Ya sea esto directa o indirectamente. EMERGENCIAS Y CRISIS Para el manejo comunicacional de incidentes. teléfono. La categoría está fundamentalmente destinada a discriminar si la comunicación afecta o no y en qué grado.3 COMUNICACIONES DURANTE INCIDENTES.1.2 Categoría. Para medir la condición de urgencia de una comunicación. fax y otros) los cuales una vez recepcionados por cualquier miembro de la empresa. 5. en cualquier sentido. Para el caso de la comunicación externa. es la encargada de definir los contenidos de los mensajes a entregar y . emergencias y crisis. incumplimiento grave de un proveedor o cualquier otro evento que requiera la acción de respuesta inmediata. incumplimiento del servicio acordado con los proveedores. etc. y departamentalmente. 5. 5. PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1 Página : 5 de 8 Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01 interna).1. 5. 5.. se han establecido dos eventos posibles:  Evento de consecuencia presente : Accidentes medianos o graves.3 Urgencia. calidad del servicio deteriorado por elementos acumulativos y/o específicos. el proveedor y/o la comunidad. es necesario conocer y diferenciar las características de la comunicación que se recepcionará. lo cual asegura que tanto las comunicaciones Internas como externas sean de “dos vías” y que los ciclos se cierren. y potencial evento no deseado: Presencia de trabajo con condiciones no seguras o subestándar. accidentes con pérdidas materiales.

entre otros.5 PROCESO DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN La Dirección de la empresa consultará a través de la representación de los trabajadores con la debida antelación la adopción de las decisiones relativas a:  La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción de nuevas tecnologías.  El proyecto y la organización de la formación. Informes. si no ha habido reclamación alguna por parte de los trabajadores.DIAGRAMA DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA TRANSPORTES NAVARRO GERENTE GENERAL Patricio Navarro 74793154 . Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la seguridad y salud. solicitando las firmas de recepción por parte del receptor. 5. tales como. cartas. En cada caso se mantiene el respaldo correspondiente de la información entregada. En caso de que los trabajadores den su opinión a la consulta será estudiada y valorada por la Dirección 6.  La designación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia.4 HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN La empresa deberá implementar y mantener herramientas de comunicación internas y externas. Email. PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1 Página : 6 de 8 Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01 los medios a utilizar. que una vez transcurridos. memorándum. Existe un plazo de 15 días. La información dirigida a trabajadores es realizada mediante los siguientes medios:  Paneles informativos  Informativos impresos  Cartas (de éste último medio.  Los procedimientos de información y documentación. con el apoyo del representante del área afectada y previa consulta al asesor legal de la compañía. 5. cuando corresponda a información entregada personalmente. incluida la designación de trabajadores o el recurso a un servicio de prevención ajeno. ya que no ha habido reclamaciones. se mantienen los respaldos correspondientes). la Dirección de la empresa presupone la conformidad de los consultados..  La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención. letreros.

PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1 Página : 7 de 8 Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01 SECRETARIA ASESOR EN PRVENCIÓN DE Carolina Concha Z..DIAGRAMA DE COMUNICACIÓN PARA ACCIDENTES GRAVES Y FATALES EVENTO Administrador CSI Ltda INESPERAD Carlos Acevedo O . RIESGOS 055-2540226 Silvia Jara C. 5-9536099 CONDUCTORES (3) 7.

cl Humberto.machulas@sernageomin.cl pseleme@seremisalud2. informar el evento para fijas las inmediatamente de evidencias y lo ocurrido a: reflexionar Informe flash 600-42-000-42 DIAT Mesa Central Investigación de Acc INSPECCIÓN DEL TRABAJO SEREMI DE SALUD SERNAGEOMIN Contacto Contacto Contacto Srta Ester Salvatierra Alvarez Srta Pasme Seleme Herrera Sr Humberto Burgos esalvati@dt.cl mipaz@seremisalud.ANEXOS Srta Sandra Del Castillo Srta María Isabel Paz Sr Fernando Machulas scastillo@dt.burgos@sernageomin.gob. 2221465 . PROCEDIMIENTO ESTRUCTURAL Versión N° : 1 Página : 8 de 8 Comunicación Externa e Interna Código : PRE-01 Minera El Abra Accidente grave o (055-2818555) fatal (circular 2345) Asesor en Prevención de riesgos CSI Ltda 9-76686326 Autosuspención de Suspender en la actividad TRANSPORTES forma inmediata las directamente NAVARRO actividades relacionada con el Área donde ocurrió momentáneamente accidente.cl Fono Fono Fono 2563265 2655011 2222320 .cl Fernando.cl 8..gob.