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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD PEDAGÓGIA EXPERIMENTAL LIBERTADOR
INTITUTO DE MEJORAMIENTO PROFESIONAL DEL
MAGISTERIO
EXTENSIÓN ACADÉMICA PARAGUANÁ
LAPSO ACADEMICO 2017 – I
CURSO: ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
TUTOR: PROF. RAMÓN LÓPEZ

INFORME UNIDAD II
“MANUALES”

REALIZADO POR:
Br. Angel Amaya; C.I.: V-19.879.742
Cohorte 2013 “INFORMÁTICA”

Punto Fijo, 22 de Junio de 2017.

INTRODUCCIÓN

En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, instituciones
públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus procedimientos,
servicios y funciones; ya que es el conjunto de información que nos dice qué hacen
los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen. Es el soporte del sistema de
gestión de la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las formas de
operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos
los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías.

Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se puede
elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier
tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar
cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.

Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas de información
de una empresa frecuentemente, ya que explica las características técnicas y sus
operaciones, con el fin de brindar efectividad en el diseño de las estrategias y para
enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los operadores como
hacerlo funcionar; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando
un método único, estandarizado que proporcione una comunicación clara y rápida, ya
que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal,
adquisición de tecnologías y otros.

 El diseño del sistema de información administrativo. operación y mantenimiento. TIPOS DE DOCUMENTACIÓN Existen varios tipos de documentación.  Procedimientos para instalar el sistema de información administrativo. el cual consiste en una política formal cuya documentación se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de cómputo. que explica la lógica de un programa e incluye descripciones. diagramas de flujo. la del usuarios en forma general la naturaleza y capacidades del sistema y cómo usarlo. archivo y nuevos sistemas. . La de programas. Muchas organizaciones tienen lo que se conoce como un "programa de documentación".  Procedimientos para mantener el sistema de información administrativo. generalmente por escrito que contiene los siguientes elementos:  Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema.  Procedimientos para operar el sistema de información administrativo. listados de programas y otros documentos. su implantación. Otra definición sería la de registro físico.

no corresponden. sistemas documentales. científicos de la información. informáticos documentales. bibliotecarios. Por el contrario. recuperación y diseminación. unidades documentales. aunque pueda perecerse. archivistas. etc. Pero estos apelativos.” (HAYES y BECKER. su propagación y uso. etc. 1968) b) “El campo como particularmente interesado en mensajes registrados o almacenados. a actividades diversificadas. Los profesionales que realizan funciones o actividades diversas en fondos documentales reciben nombres distintos como: documentalistas. tanto manuales como mecánicas. archivos. bibliotecas.” (BORKO. las fuerzas que gobiernan el uso y el flujo de la misma y las técnicas. A continuación se mencionan algunos conceptos sobre Ciencia de la Información: a) “Ciencia interdisciplinaria que investiga el comportamiento de la información. 1970) . fruto de necesidades siempre en evolución. analistas. 1966) c) “El estudio de los procesos productivos de información en cualquier sistema de información en que pueden ocurrir.” (TAYLOR. todas quedan englobadas en una ciencia común: La Ciencia de la información. servicios de documentación. su creación o marcas distintivas o documentos. bancos de datos. TÉCNICAS DOCUMENTALES Existe una confusión de término y situación que impide la definición unívoca de la información documental. para procesar la información para sus óptimos almacenamientos. También los diversos centros documentales se denominan indistintamente según sus objetivos propuestos: centros de documentación.

1. Campo de la documentación de sistemas: Son aquellos que esporádica o periódicamente tienen necesidad de documentarse con motivo de estudio. 3.  Exhaustividad: deben proporcionarse al usuario todos los documentos que respondan a sus necesidades. formación permanente. Características de la documentación de sistemas:  Pertinencia: los documentos que se proporcionan deben responder a las necesidades específicas de los utilizadores.  Economía: el coste de la Documentación debe ser mínimo. docencia. . se limita el concepto de Ciencia de la Información que abarca el conjunto de Técnicas Documentales. Para simplificar ambigüedades. decisión. investigación. trabajo. etc. la documentación es el acto de reunir documentos sobre un tema dado y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión. 2.  Rapidez: los documentos pertinentes deben transmitirse al usuario interesado inmediatamente después de su publicación. al término generalizado de Documentación. ¿Qué es la Documentación? En términos generales.

Un documento válido debe ser:  Original: Es decir. Fruto de un estudio o investigación. para nunca volver. . mantener y actualizar en forma satisfactoria.  Fiable: Digno de crédito. Si la documentación del sistema es incompleta el diseñador continuamente estará involucrado y no podrá moverse a otra asignación. Funciones de un documento:  Permite la comunicación humana. las ideas y dar cuenta de los hechos. La documentación adecuada y completa. frecuentemente es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención. IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS La importancia de la documentación bien podría ser comparada con la importancia de la existencia de una Póliza de Seguro. sin embargo. estudio o trabajo. es esencial en cualquier Sistema de Información. de primera mano. de una aplicación que se desea implantar.  Puede materializar todos los conocimientos humanos formando. de este modo. y susceptible de ser utilizado para consulta. un utensilio irreemplazable para transmitir los conocimientos. Identificación de autores y fuentes. una memoria colectiva.  Es un medio muy valioso de formación y enseñanza. mientras todo va bien no existe la precaución de confirmar si nuestra Póliza de Seguros está o no vigente. Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera a punto de irse a Siberia el siguiente mes. Todo conocimiento estará fijado materialmente sobre un soporte.

se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa. Por otra parte. la . sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas.  Entrevista Una Entrevista para la recopilación de información es una conversación dirigida con un propósito específico. En la entrevista se desea conocer tanto las opiniones como los sentimientos del entrevistado acerca del estado actual de los sistemas. en este para la realización de manuales de procesos y procedimientos de sistemas en una organización. De fácil acceso a los utilizadores.  Documentos confidenciales: de utilidad limitada. TÉCNICAS PARA HALLAR DATOS Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente. Es un canal de comunicación entre el analista y la organización. inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. la entrevista es un intercambio de información que se efectúa cara a cara. Dentro de una organización. cuestionarios. Las opiniones pueden ser aún más importantes y reveladoras que los mismos hechos. que se basa en un formato de preguntas y respuestas. Generalmente. Sobre todo esto.  Utilizable: Con posibilidad de difusión. así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevo. la entrevista es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. sus metas personales. de la organización y de los procedimientos informales. como entrevistas. Cada uno tiene ventajas y desventajas. se busca la opinión de la persona entrevistada. En otras palabras.

Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos. Escribir los resultados (Documentación). 3. Las encuestas son una fuente importante de conocimiento científico básico. conductas y características de las diversas personas claves de una organización. Entregar una copia al entrevistado. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y análisis posteriores (Documentación). a través de entrevistas telefónicas o en persona son las más comunes. . (Profesionalismo). lo cual es fundamental en transcurso del estudio. correcciones o adiciones.  Secuela de la Entrevista 1. que se encuentran involucradas en la operación de un sistema actual o en la implantación de uno nuevo. 2. El estándar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. tal como tablas y gráficas estadísticas.  Cuestionario Los cuestionarios constituyen una técnica de recopilación de información que permite a los analistas de sistemas recoger opiniones. posturas.  Encuesta Hoy en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir un método de obtener información de una muestra de individuos.entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpatía con el personal usuario. solicitando su conformación. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población bajo estudio. Las encuestas por correo.

Los sociólogos. dónde se hace y por que se hace. Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista. El concepto de experiencia generalmente se refiere al conocimiento procedimental (cómo hacer algo). ¡Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma. La historia de esta palabra se alinea con el concepto de experimento. deben diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad. cuanto tiempo toma. la observación tiene amplia aceptación científica. quien lo hace. en lugar del conocimiento factual (qué son las cosas). Los filósofos tratan el conocimiento basado en la experiencia como "conocimiento empírico" o "un conocimiento a posteriori". sin embargo. experiri = comprobar) Es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la observación. existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organización.  Observación Otra técnica útil para el analista en su progreso de investigación. cuando se lleva a cabo. Tanto el ser humano como también muchos animales pueden obtener esta forma de conocimiento llamada experiencia a lo largo de sus vidas. consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. como se está haciendo. Al igual que la entrevista. Como técnica de investigación. El propósito de la organización es múltiple: permite al analista determinar que se está haciendo.  Experiencia: (del Lat. . de la vivencia de un evento o proveniente de las cosas que suceden en la vida.

los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo. disminuye la dificultad . sino la que está capacitada para permitírselas. y que además ahorra tiempo. qué hacer en caso de presentarse algún problema. es beneficiarse y aprender de la experiencia de los que ya son sabios. La documentación le dirá al usuario cómo operar él software. incluyendo los manuales de procedimientos. Desde el punto de vista de la hermenéutica filosófica (Gadamer). prefiriendo su compañía a la de “los inexpertos”. los diagramas de flujo. el analista de sistemas transmite al programador los requerimientos de programación. La experiencia contribuye sensiblemente a la sabiduría. Aquí es donde. los diagramas Nassi-Schneiderman.  El método HIPO: consta de un sistema de programación que contiene subsistemas. y así también. una mejor manera de adquirir sabiduría. solamente son posibles las experiencias si se tienen expectativas. el analista también colabora con los usuarios para desarrollar la documentación indispensable del software. DESARROLLO Y DOCUMENTACIÓN DEL SOFTWARE Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO. Una persona con considerable conocimiento en un área determinada puede ganar reputación como un experto. por eso una persona de experiencia no es la que ha acumulado más vivencias (Erlebnis). Durante esta fase. Aunque se puede obtener cierto grado de sabiduría al sufrir castigo u observar a otros recibirlo.

Se van desarrollando hacia otras salidas del sistema.  Diagrama Warnier Orr: Es una técnica que utiliza una representación semejante a la de cuadros sinópticos para mostrar el funcionamiento y organización de los elementos que conforman el algoritmo. a las que se denomina palabras reservadas. El diagrama N-S cuenta con un conjunto limitado de símbolos para representar los pasos del algoritmo. obtenida en el diseño de arriba hacia abajo ya que los componentes se pueden manejar por separado. Los diagramas Warnier Orr son útiles porque son compatibles con las técnicas de programación estructurada. no estructurada. Los diagramas Warnier Orr son fáciles de leer y modificar y no tienen que completarse antes de ser útiles. Básicamente. al diseño y documentación de programas. y además. propia del pseudocódigo. ocupan mucho espacio debido a sus múltiples ramificaciones. son fáciles de desarrollar. solo se utiliza un conjunto de palabras.  Diagrama de flujo: guía visual. por ello se apoya en expresiones del lenguaje natural. Muestran el flujo del programa pero no su estructura y son extensos.  Diagrama N-S: también conocido como diagrama de Chapin es una técnica de especificación de algoritmos que combina la descripción textual. sin embargo. es decir. utiliza una notación de llaves para organizar los módulos y se auxilia en la siguiente simbología para indicar operaciones de control. dado que el lenguaje natural es muy extenso y se presta para la ambigüedad. . con la representación gráfica del diagrama de flujo.

ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN 1. -Asegura que el sistema opere correctamente. Ventajas de la Estandarización: -Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas. y otros. es esencial que dentro de una organización. Estandarización: -Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas. -Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas. reducción de costos de almacenamiento. adiestramiento menos costoso del personal de sistemas. Es común en la industria pero su falta de estándar impide la aceptación de todos.  Pseudo-código: puede ser usado como un paso para desarrollar el código de programa. se utilice un solo método. -Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas. . 2. por lo que no es un tipo particular de código. -Aun cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida.

-Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados. sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos: -Debe ser rotulada con claridad y bien organizada. . actualizados. Estándares Básicos de Documentación: -Toda documentación que se relacione con un sistema. -Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares. con secciones claramente indicadas.-Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan. -Los diagramas deberán ser claros. -Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados. documentados y legibles. no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible. almacenarlas en carpetas e índice. -La documentación siempre se conserva actualizada. 3. ya sea manual o por computadora. -La documentación deberá ser completa. 4. Normalización: -Asegúrese de que los estándares sean completos.

todos los términos utilizados deben explicarse. bien organizada actualizada y completa.  Ser preciso y definir los términos utilizados. desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos. La documentación se hará disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades. Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente. El estilo de redacción de los manuales de documentación debe ser:  Concreto. TEORÍA GENERAL DE LOS MANUALES DE DOCUMENTACIÓN Durante el desarrollo de un sistema.  Utilizar formas activas en lugar de pasivas.  Utilizar párrafos cortos.  No hacer referencia a una información solamente con el número de referencia. .  No emplear frases largas que presenten hechos distintos.  Utilizar títulos y subtítulos. que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.

 Resumen Administrativo  Compendio de los puntos que se describen en el manual. de acuerdo con los usuarios de dicho Sistema.  Planteamiento Este punto tiene como finalidad registrar los antecedentes que servirán de partida al desarrollo del análisis del sistema. Una vez lograda la aprobación. se estará en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e ir integrando el resto de la documentación.  Contenido  Nombre del sistema  Describir el nombre del sistema a implantar en la empresa. MANUAL ADMINISTRATIVO Sirve como punto de partida al Sistema propuesto. ya que será función de la gerencia. determinar si lo expuesto en él satisface los requerimientos del propio sistema. En este punto aparece por primera vez el nombre del sistema.  Equipo Encargado Del Sistema  Nombre del personal encargado del análisis y diseño del sistema. este deberá conservarse invariable en todos los documentos referentes a ese sistema. el cual tiene como propósito permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de la propuesta del sistema. Se debe mencionar:  Dependencia que requirió el trabajo. . El manual tiene como finalidad el permitir a la alta gerencia tener la información necesaria y suficiente sobre un sistema en particular y servir como fuente de consulta una vez que el Sistema ha sido implantado. el cual debe ser único.

en forma clara y precisa para evitar errores de interpretación. Se deberán mencionar todos los datos que en forma secundaria originan una entrada importante al sistema. Objetivos del Sistema Aquí se dejarán establecidos los objetivos que debe cubrir el sistema. y otros)  Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del trabajo. Ejemplo: Módulo o Usuarios que Nombre del Procedimiento Origen del manejan el Documento Fuente donde entra el documento documento documento Salidas del Sistema (Resultados a Obtener) En este punto. Entradas Del Sistema (Información A Captar) Debe quedar especificado en este punto. Ejemplo: . los documentos fuentes que inician las operaciones del sistema así como la información detallada de aquellos conceptos que serán los datos a captar por el sistema. solamente se describirán los resultados de mayor importancia obtenidos a través de todo el proceso. En esta sección se debe dar mayor énfasis a la información que el sistema proporciona cuidando de no hacer tan sólo mención de los resultados a obtener. disposiciones legales.  Fechas correspondientes. memorandos.  Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de requerirse el trabajo (acuerdos.

tanto humanos como materiales que son necesarios para poder llevar a cabo el sistema. ahora se describe en forma genérica. tales como: análisis. elaboración de formas. Requerimientos del Sistema Se establecen los recursos. programación. además de las cantidades que se requieran. aunque en forma generalizada. Se deberá resaltar aquellas fases del proceso en las cuáles se obtengan resultados de importancia así como aquellas que requieran una supervisión especial. explicando los procesos que se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles técnicos o específicos. Estimación de la fecha probable de Implementación del Sistema Es necesario que exista una fecha probable de implantación cuya base será la terminación de todas las actividades para la creación del sistema. Presentar costos y descripción. La técnica a utilizar y la simbología debe ser seleccionada por los interesados. Explicaciones de Las Fases del Sistema Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya que lo que se muestra gráficamente. . y otros. Periodicidad en que Usuarios que lo Nombre de la salida Destino se genera requieren Diagramación General del Sistema Es la representación gráfica de las fases del Sistema y su flujo a través de las dependencias que intervienen en el mismo.

disminución de costo. Ejemplo: Escala del tiempo en semanas Actividades a realizar 1 2 3 4 Presentación de la ***** Propuesta Análisis ***** Costo / Beneficio Adquisición del ***** Equipo Entrenamiento ***** Consideraciones Generales del Nuevo Sistema En este punto se deberá señalar las ventajas. Se recomienda utilizar diagrama de Grantt o de Pert para establecer el período de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema. Además. confiabilidad y otros. tales cómo seguridad. desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que no file considerado en el desarrollo de los puntos antes mencionados. y principales diferencias del nuevo sistema con el anterior. desventajas. . ahorro de tiempo. flexibilidad.

 Servir como manual de referencia. Ejemplo: usuarios directos.  Definir las funciones que debe realizar el usuario.  Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que usarían el sistema. Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario:  Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionará con el sistema. es necesario que se detallen todas y cada una de las características que tienen los programas y la forma de acceder e introducir información. Objetivos  Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada. . normas y documentación necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.  Definir los módulos en que cada usuario participará: Se describen los módulos o procesos que se ejecutarán por cada usuario en forma narrativa breve y clara.  Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error. Reúne la información. Para lograr esto. indirectos. Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema.  Servir como manual de aprendizaje.  Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida. MANUAL DE USUARIO Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado.

Por consiguiente.  El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos. . Al elaborar el Manual de Usuario.  Los formatos de los documentos. debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario. Contenido  Diagrama general del sistema Muestra en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realizan en el sistema. salida. Deben especificarse los archivos de entrada.  Diagrama particular detallado.Importancia del Manual de Usuario El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:  Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.  Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos. Proporciona una visión general del sistema. hay que tener en cuenta a quién va dirigido es decir.  Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.  El momento en que se debe solicitar una operación deseada. Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del departamento usuario a quien está dirigido este manual. el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. revisiones y procesos manuales. los resultados.

 Instalación del Sistema La instalación del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular.  Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. -La obtención de un resultado parcial. Se analizan cada una de las fases señalando: -El proceso principal que se desarrolla. los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores. Los sistemas de ayuda en línea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.  Iniciación Al Uso Del Sistema En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar sus cualidades comunes. -La entrada de la información. . Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso. Dependiendo del sistema.  Manual De Referencia Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volúmenes. -El envío de información a otra dependencia. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.

éstos podrán tener un período de retención y un destino especificado. Objetivos -Documentar al usuario a cerca del recorrido a través de las pantallas del sistema. Contenido  Diagrama General Del Sistema Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla.  Caducidad de Documento Fuente y Destino Final Como el usuario trabajará con documentos fuentes.  Diagramas De Pantalla Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada módulo.  Puntos a documentar en una pantalla: . -Conocer la forma cómo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la ejecución del sistema. MANUAL DE CAPTACIÓN Permite tener una clara visión del proceso de Captación de los datos fuentes previo al procesamiento electrónico de los mismos. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques ( es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).

breve de todos los módulos que se presentan en el diagrama general. dando una explicación del encendido. -Equipo Utilizado Para La Captación -Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema. -Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema -Es una explicación clara. -Situaciones Anormales -Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o cualquier condición fuera de lo normal. -Ejemplo: como entrar y salir del sistema. Ejemplo: Situación anormal Mensaje Causas Soluciones  Entregas Al Computador . -Entrenamiento del Software de la aplicación: -Explicación del software utilizado en complemento al sistema.-Explicación del recorrido para llegar a la pantalla. manejo. -Formato de los datos a captar. -Formato en que son captados los datos. control y del material que se usa como medio de captación de los datos.  Debe contener los siguientes puntos: -Uso del equipo: Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captación de la información.

al igual que un horario para la obtención de resultados. Si es un sistema en línea no se requiere. el fin a que han de destinarse ya sea para su destrucción. Ejemplo: Operación Frecuencia Objetivo Hora de Entrada Hora de salida Solicitud de Semanal Actualizar Antes de las 2:00 3:00 p.  Manual de operación Objetivo Contiene la información que permite al personal de operación utilizar en forma eficiente la operación de los sistemas de procesamiento electrónico. El calendario determina marca cuándo las actividades deben llevarse a cabo de manera que la gestión del sistema no se vea afectado.m. devolución o conservación en un archivo. Mensual departamento X  Caducidad De Documentos Fuentes Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes. Contenido  Diagrama general del sistema . reporte informe del p. Establecer un calendario con fechas de entrega al computador.m.

Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo). Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla. . -Instructivo De Operación Por Programa -Se debe desarrollar por cada programa del sistema. (Ejemplos: cintas. discos. disquetes). Se representa en este diagrama todo el ambiente periférico que interactúa en el sistema en cuanto a: entradas manuales. -Formato en que son captados los datos. Incluye: -Diagrama electrónico del programa.  Diagrama De Pantallas Del Sistema -Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada módulo. medios magnéticos y dispositivos de salida. breve de todos los módulos que se presentan en el Diagrama general descrito anteriormente.  Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema Es una explicación clara. La simbología a utilizar debe ser establecida como estándar.  Diagrama general del flujo del proceso electrónico. -Puntos a documentar en una pantalla: -Explicación del recorrido en pantalla.

ya que esta informa de manera detallada la operación de un sistema determinado. Con la documentación de sistemas podemos construir y modificar nuestros sistemas para poder mejorar las debilidades y ofrecer a los clientes calidad en cuanto a servicios. puesto de trabajo o funciones de dispositivo tecnológico. CONCLUSIÓN El trabajo realizado provee una clara y precisa idea de lo importante que es el uso de la documentación en los sistemas de in información. además a través de la documentación se puede conocer las políticas y normas con las cuales se rige una empresa. productos y tecnología. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .

*Enlace: http://www.  La Documentación de Sistemas de Información. Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”. *Página web: Monografías. *Autor: Rodolfo A.com/trabajos6/dosi/dosi. Cátedra: Documentación de Sistemas. *PDF: TÉCNICAS Y ELEMENTOS DE LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS. Diéguez H.monografias.com.shtml#ixzz4kknm8p3m . Convenio: ASOTAN.