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REQUISITOS DE COMUNICACIN

PLANIFICACION DE LAS COMUNICACIONES

Para este proyecto hemos determinado que las partes demandantes de comunicacin
son:

Patrocinador
Gerente del proyecto
Gerente administrativo
Gerente de diseo
Jefe financiero
Jefe de diseo
Jefe de bodega

CANALES DE COMUNICACIN

Canales formales:

1. Correos electrnicos: Es el canal que se usa con gran frecuencia debido a su


rapidez y facilidad de acceso.
Para que un correo electrnico tenga validez, debe ser enviado con copia al
Gerente del proyecto, Gerente Administrativo Financiero y Gerente de Diseo.
Adems, se sugiere que los destinatarios notifiquen mediante un mensaje el recibo
de un correo para as lograr una comunicacin ms confiable.
2. Reuniones: Ests sern realizadas cuando se quiere comunicar informacin
importante para el proyecto o en caso de discusin de un tema.
Se registrar el control de asistencia para cada reunin, y se informar va correo
electrnico sobre los temas que han discutido.
3. Asamblea: Es la reunin general del rgano representativo de los miembros de la
organizacin o institucin que toma decisiones. Se dar inicio a la asamblea una
vez establecido el qurum, adems se levantar un acta por cada asamblea
realizada.

Canales informales:
1. Telfono Mvil: Este canal se utilizar de forma auxiliar y emergente con el
propsito de obtener una respuesta inmediata. An as, este medio no formaliza
ningn tipo de requerimiento o acuerdo.
GESTION DE LAS COMUNICACIONES

Estos podrn comunicarse entre s de acuerdo a un esquema jerrquico determinado, el


cual est representado en el siguiente diagrama

PATROCINADOR

GERENTE DEL
PROYECTO

GERENTE DE DISEO GERENTE DEL


ADMINISTRATIVO

JEFE FINANCIERO

JEFE DE DISEO

JEFE DE BODEGA
DISTRIBUCIN DE LA INFORMACIN

Todos los informes generados por las Gerencias del proyecto sern almacenados en los
computadores individuales de cada Gerente, y debe ser tambin respaldados en la nube.

Por otro lado, en caso de requerir o transmitir cualquier tipo de informacin relacionada
con el proyecto, se debe enviar un correo electrnico a quien corresponda y con copia a
las dems partes de la siguiente manera:

Las distintas partes deben tener dos direcciones de correo electrnico: una principal, a
la cual sern enviados los mensajes de forma regular; y una secundaria, a la cual le sern
enviados los mensajes en caso de no poder hacerlo a la direccin principal.
Las partes deben informar por lo mnimo un nmero de telfono mvil que dispongan
para ser contactados en forma inmediata.
Las reuniones sern concretadas en un lugar acordado por las partes de forma
anticipada, dependiendo de la ubicacin y disponibilidad de cada una de ellas, y siempre y
cuando todas las partes participantes estn de acuerdo.

RENDIMIENTO
Se medir el rendimiento bajo el cual se est llevando a cabo el proyecto. Para esto se
considerarn los siguientes factores:
Cronograma.
Alcance.
Costos.
Calidad.

Esta evaluacin se har de con una frecuencia quincenal y permitir determinar si el


proyecto presenta desviaciones y realizar acciones preventivas y correctivas.
CONTROL DE LAS COMUNICACIONES

MATRIZ DE COMUNICACIONES

RESPONSABLE INFORMACIN CANAL FRECUENCIA DESTINATARIO


acciones Correo Cuando Gerente del
PATROCINADOR correctivas y electrnico corresponda proyecto
respuesta a / Reunin /
solicitudes Asamblea
GERENTE DEL Avance y Correo Diario. Patrocinador
PROYECTO estado del electrnico
proyecto, / Reunin /
problemas Telfono/
enfrentados Asamblea
GERENTE DEL Requerimientos Correo Semanal Gerente del
ADMINISTRATIVO y restricciones electrnico proyecto
aplicables al / Reunin /
proyecto Telfono
GERENTE DE Requerimientos Correo Semanal Gerente del
DISEO y restricciones electrnico proyecto
aplicables al / Reunin /
proyecto Telfono
JEFE Informacin de Correo Diario Gerente
FINANCIERO la gestin electrnico administrativo
financiera de la / Reunin /
empresa Telfono
JEFE DE DISEO Informacin y Correo Semanal Gerente de
solucin de electrnico diseo
problemas / Reunin /
Telfono
JEFE DE Requerimientos Correo Diario Gerente de
BODEGA y restricciones electrnico diseo
aplicables al / Reunin /
proyecto Telfono