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SIGA MC TABLAS

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Objetivo
Que el participante conozca las configuraciones previas a la utilizacin del Sistema Integrado de
Gestin Administrativa SIGA, as mismo la importancia del Catlogo de Bienes y Servicios dentro de
la Entidad, como herramienta necesaria para la realizacin de todos los pedidos emitidos por los
Centros de Costo.

Competencias a Fortalecer
El participante se encontrar en condicin de plantear alternativas de solucin respecto de temas
involucrados y en el manejo del sistema.

Estrategia y Metodologa
Se utilizar una metodologa activa y participativa, realizando introducciones eficaces, explicacin de a
parte terica a travs de diapositivas adecuadas a los temas, acompaados de explicaciones,
ilustraciones, exposicin y desarrollo de casos prcticos, con participacin activa de los participantes y
desarrollo de casos prcticos.

Materiales a utilizarse
Los ejercicios prcticos se realizara mediante los software actualizados correspondientes SIGA y SIAF
(Versiones Demo respectivamente), cabe sealar que para el caso de la exposicin; las exposiciones
correspondern a presentaciones POWER POINT.

Expositor
Ing. Ronald Vsquez Guerra.

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TEMARIO:

- Catlogo de Bienes y Servicios


Importancia Activacin de tems de bienes y servicios del catlogo SIGA y
catlogo institucional.
Activacin y desactivacin de Clasificadores de gasto, Cuentas contables y
reportes.
Solicitud de creacin de tem de Bien o Servicio, as como su inclusin del
mismo en el Catlogo Institucional.

- Personal
Registro de Personal que labora en la Entidad.
Asignacin a un Centro de Costo.
Autorizacin para la entrega de Pedidos.
Dar de baja.

- Proveedores
Utilizando el portal de bsqueda de RUC de la SUNAT (Ficha RUC)
Registro de la Informacin del Proveedor.

- Centro de Costo
Definicin de Centro de Costo.
Pautas para la Creacin de un Centro de Costo.
Asignacin de Metas Presupuestales.
Asignacin de Responsables de Centro de Costo.
Tareas: definicin, la importancia de su registro en el SIGA y tipos.
Creacin y Asignacin de Tareas.
Generacin de Plantillas de Gastos Generales.

- Otros
Definicin de Escala de Viticos.
Creacin de Almacn.
Registro de Marcas.

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CATLOGO DE BIENES Y SERVICIOS
1. IMPORTANCIA ACTIVACIN DE TEMS DE BIENES Y SERVICIOS DEL CATLOGO
SIGA Y CATLOGO INSTITUCIONAL.

1.1 Importancia Catlogo de Bienes y Servicios - CBSO


El CBSO Es la relacin de cdigos empleados para identificar unvocamente los bienes
y servicios.

El CBSO es importante porque permite disponer de informacin homognea y


ordenada de los bienes y servicios, as como a travs de un catlogo se puede
identificar, clasificar, inventariar y controlar los bienes y servicios utilizados por el
Estado.

Es considerado una herramienta de integracin: ya permite integrar las reas de


presupuesto a travs de los clasificadores de gasto, Logstica a travs de los procesos
de compra o contratacin, Control Patrimonial con lo relacionado a las cuentas
contables y Contabilidad de igual forma.

1.2 Activacin de tems de bienes y servicios del catlogo SIGA y Catlogo


Institucional
Dentro del tema de catlogo existen dos tipos de catlogo:
a) Catlogo SIGA MEF, que contiene el universo de Bienes, Servicios y Obras
aproximadamente 369, 107 tems, los cuales son activados a necesidad de la
Unidad Ejecutora.

b) Catlogo Institucional, es aquel catlogo que est comprendido por todos los tems
de bienes, servicios y obras de uso exclusivo de la Unidad ejecutora segn sus
necesidades, la cantidad vara dependiendo del tipo de Unidad Ejecutora.

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Bienes

CATALOGO SIGA MEF Obras

Servicios
CATALOGO
INSTITUCIONAL

1.3 Procedimientos

Para activar un tem y


este pertenezca a
nuestro catlogo
Institucional nos
dirigimos a la
siguiente ruta dentro
del SIGA MC:

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Se activa tems del catlogo SIGA MEF, en situaciones en las que no se encuentra
dentro del catlogo Institucional, por ejemplo se desea buscar en el catlogo
Institucional el tem 717200050376 PAPEL BOND 80 G TAMAO A4 COLOR
ANARANJADO, para ello buscamos segn la figura:

Como se puede apreciar en la imagen anterior no se hallaron resultado, as mismo


si se desea realizar una bsqueda masiva de tems hay que tener en cuenta que
se primero hay que seleccionar la naturaleza del tem, as mismo pueden usar
varios criterios de bsqueda desde el seleccionar el grupo, clase y familia, la fecha
de alta y el nombre del mismo tem, como se puede apreciar en el ejemplo se ha
utilizado un comodn el smbolo del porcentaje - %, usando este comodn se
podr realizar bsquedas ms especficas:

Si deseamos activar bastar slo seleccionar dndole clic a la casilla respectiva:

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Luego presionamos sobre el botn de Guardar y confirmamos el mensaje:

Y con esta accin realizada, volvemos a buscar nuestro tem en el catlogo


Institucional y aparecer:

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Si le damos clic en la carpeta amarilla, el sistema nos mostrar toda la
informacin del tem seleccionado:

2. ACTIVACIN Y DESACTIVACIN DE CLASIFICADORES DE GASTO, CUENTAS


CONTABLES Y REPORTES.

2.1 Introduccin
Para tener un catlogo bien depurado, y que este no confunda al usuario al momento
de realizar sus pedidos ya sean de compra o de Servicio, se deber de ingresar a la

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opcin respectiva y proceder a realizar lo mencionado, hay que tener en cuenta la
estructura funcional programtica con la que se est trabajando.

2.2 Procedimientos

Para ello nos dirigimos a la siguiente ruta dentro del SIGA ML:

Hay que tener en cuenta que dicho proceso se hace a nivel de Grupo, Clase y
Familia, razn por la cual el cambi a realizarse afectar a todos los tems que
comprendan dicha seleccin, por ejemplo Grupo 71, Clase 72 y Familia 0005, sin
distinguir los cdigos de tems, as como la unidad de uso, pero si en lo relacionado
a el tipo de uso, segn sea el caso:

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Presionamos sobre el botn Clasificador Cuenta:

A continuacin en la ventana que nos aparece deberemos de seleccionar los datos


mencionados anteriormente:

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Como se puede apreciar la seleccin realizada nos muestra solo 01 clasificador, as
mismo hay una serie de opciones que debemos de tener en cuenta:

Tipo

Clasificador
Tipo de Uso Estado Actual
Estado Final

Debemos seleccionar el tipo de uso:

Luego el tipo: Actividad o Proyecto:

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En el caso del Estado deberemos de seleccionar I : Inactivo, dado que los dems
clasificadores se encuentran en ese estado:

Como puede apreciar se han mostrado aquellos clasificadores que estn inactivos:

Luego debemos de cambiar el estado final a A: Activo

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Ahora seleccionamos la fila donde se encuentre el clasificador que vamos a activar
y presionamos la tecla TAB, a fin de poder llegar a la casilla para activarlo, y
presionamos sobre el botn Guardar:

Si todo est bien nos saldr el siguiente mensaje:

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Para comprobar cambiaremos el estado actual de Inactivo a Activo:

Y podremos apreciar que ahora nos aparece un clasificador ms a el Grupo, Clase


y Familia que hemos seleccionado:

3. SOLICITUD DE CREACIN DE TEM DE BIEN O SERVICIO, AS COMO SU INCLUSIN

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DEL MISMO EN EL CATLOGO INSTITUCIONAL.

3.1 Introduccin - Solicitud de creacin de tem de Bien o Servicio


Hay situaciones en las que el usuario al momento de generar su pedido ya sea de
compra o de servicio, el tem a solicitar no se encuentra en el catlogo institucional de
la Unidad Ejecutora, coordina con el personal responsable del catlogo y este busca
en el catlogo SIGA MEF y no encuentra el tem requerido, es entonces cuando se
debe de realizar mediante una solicitud al rea de Catalogacin del MEF, en el formato
establecido por ellos la creacin del tem:

El formato presentado en la imagen anterior ser enviado al correo respectivo indicado


por el rea de Catalogacin, posteriormente nos devolveran el formato junto con un
archivo de extensin .rar, el cual posteriormente el archivo ser descargado en nuestra
pc :

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3.2 Procedimientos

Una vez descargado


el archivo nos
dirigimos a la
siguiente ruta dentro
del SIGA ML:

Ingresando a la
opcin indicada en el
prrafo anterior nos
aparecer la
siguiente ventana:

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Damos clic en el
botn Seleccione
Archivo y nos
aparecer una
ventana donde Ud.
Deber de
seleccionar el
archivo enviado por
el rea de
catalogacin.

Como podr apreciar


la ruta y el nombre
de nuestro archivo
aparecer, luego de
esto Ud. Deber de
presionar sobre el
botn Importar
Archivo:

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Confirmamos el
mensaje:

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Una vez realizado lo
mencionado, el
sistema proceder a
insertar en nuestro
catlogo el tem
cargado:

3.3 Introduccin - Inclusin en el Catlogo Institucional


Luego de haberse realizado todo el procedimiento mencionado anteriormente, se
deber de proceder a activar el tem creado dentro del Catlogo SIGA MEF, a fin de
que ste aparezca en nuestro catlogo Institucional.

3.4 Procedimientos
Para ello nos
dirigimos a la
siguiente ruta dentro
del SIGA MC:

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Nos aparecer la ventana del Catlogo Institucional por defecto:

Luego nos dirigimos a el catlogo SIGA MEF a fin de buscar nuestro tem creado,
tenemos varias opciones, de las cuales se recomienda colocar la fecha de
creacin de tem, para posteriormente darle clic en el casilla de flag y
posteriormente guardar:

Confirmamos el mensaje mostrado en pantalla, y con ello el tem en mencin formar

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parte de nuestro Catlogo Institucional:

Buscamos en nuestro Catlogo Institucional:

PERSONAL

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4. PERSONAL

4.1 Registro de Personal que labora en la Entidad


Dentro del SIGA ML se deber de registrar a todos los trabajadores que laboran en
la Entidad, a fin de poder utilizar dicha informacin en los distintos procesos que se
llevan a cabo no solo en el Mdulo ML, sino en el MP y en el PPR, as mismo es
recomendable el relacionar cada uno de los trabajadores con sus respectivos centros
de costo, e indicar si este personal tendr la autorizacin de poder recepcionar lo
adquirido por su Centro de costo.

Cuando se empieza con el proceso de implementacin se puede optar por la migracin


de la informacin previamente adecuado a un formato en Excel facilitado por el rea de
Implantacin SIGA, para posteriormente este ser llevado a la Base de Datos del SIGA.

Si se lleva un buen control y mantenimiento de esta informacin se podr obtener la


relacin de personal ya sea activo o que ya no labora en la Entidad a fin de que esta
no aparezca en el SIGA al momento de hacer algn proceso.

4.2 Procedimiento de Registro de Personal que labora en la Entidad

Para registrar el
personal que labora
en nuestra Institucin
nos dirigiremos a la
siguiente opcin:

Inmediatamente nos aparecer la siguiente ventana, donde nos muestra la


relacin de personas que laboran en la Entidad.

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Para agregar un personal solo se deber de presionar el botn derecho el mouse
y seleccionar la opcin: Insertar Empleado.

Nos aparecer una ventana donde procederemos a llenar los datos no solo
personales sino laborales, as como la opcin de Autorizacin en la entrega de
Pedidos:

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Posteriormente le daremos clic en el botn de Guardar y para comprobar
buscaremos por el nmero del DNI al trabajador ingresado:

Si un Empleado ya no labora en la Entidad se deber de dar de Baja para que


ya no aparezca en la relacin de Activos, tan solo nos ubicamos en el empleado
y le damos clic en la carpeta amarilla:

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Posteriormente guardamos para que los cambios hagan efecto y comprobamos:

Para asignar a un personal con su respectivo centro de costo se proceder a


ubicarse en la zona respectiva (ver imagen) y presionar botn derecho Insertar
Centro de Costo:

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Presionamos sobre el binocular a fin de seleccionar el Centro de Costo:

Una seleccionado el Centro de Costo presionamos sobre el botn de Aceptar:

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Luego grabamos y con esto ya tenemos relacionado al personal con el Centro de
Costo donde labora:

PROVEEDORES
5. PROVEEDORES

5.1 Registro de Proveedores

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Dentro del SIGA ML se deber de registrar a los proveedores con los cuales contrata
la entidad, esto con el fin de poder utilizar esa informacin al momento de generar las
rdenes de Compra o de servicio, as mismo cuando se solicitan las cotizaciones
(estudio de mercado) y en los procesos de seleccin que sean registrados en el
sistema.

Ya registrados en el SIGA, no habr necesidad de registrarlos en el SIAF, como


anteriormente se haca.

5.2 Procedimiento Registro de Proveedores


Para ellos consultaremos a la pgina Web de la SUNAT la ficha RUC del Proveedor tal
y como muestra la siguiente figura, dichos datos los pasaremos al SIGA:

Para registrar
los
proveedores
nos
dirigiremos a

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la siguiente
opcin:

Presionamos
sobre el botn
derecho del
mouse y
seleccionamos
: Insertar
Proveedor

Procedemos a
registrar todos
los datos
proveniente de
la Ficha RUC
de la SUNAT y
grabamos:

CENTRO DE COSTO
6. INTRODUCCION

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Dentro del SIGA ML el Centro de costo es considerado como la Gerencia, Oficina o
rea comprendida dentro de la estructura organizacional de la Entidad (Organigrama),
en relacin a la actual normativa de contrataciones y adquisiciones sera el centro de
costo considerado como el rea usuaria. Hay que indicar que dentro de la creacin de
los centros de costo hay niveles que debemos de considerar a fin de poder mantener
un orden jerrquico entre ellos, as mismo se debern de asignar las metas
presupuestales ya sean programticas o estratgicas, segn sea el caso, tambin se
deber de considerar al responsable del Centro de costo, normalmente se considera al
jefe o encargado, el mismo que previamente deber de estar registrado en la opcin de
personal.

As mismo se debern de relacionar las tareas a los centros de costos que han sido
creados en el sistema, hay que indicar que el aadir tareas va relacionado con las
tareas provenientes de las actividades que realiza por funcin el centro de costo y que
se encuentran comprendidas en el Plan Operativo Institucional POI para el caso de
metas programticas y dentro del PESEM para el caso de estratgicas.

Plantilla de Gastos Generales, el sistema permite la utilizacin de plantillas para todos


los gastos considerados como generales: Servicio de Seguridad, Internet, limpieza,
agua potable, electricidad, etc., dichas plantillas son usadas al momento de realizar el
pedido para su posterior pago de los mismos.

6.1 Procedimiento de Registro de Centro de Costo

Para registrar
los centros de
costo nuestra
Institucin nos
dirigiremos a la
siguiente
opcin:

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Nos aparecer
la siguiente
ventana donde
podremos
apreciar la
relacin de
centros de costo
ya registrados.

Para registrar un
nuevo Centro de
Costo,
presionamos el
botn derecho
del mouse y
seleccionamos:
Insertar Centro
de Costo.

Nos aparecer
la siguiente
ventana donde
se proceder a
registrar la
informacin del
CC.

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El primer campo
a registrar es el
del nivel, el cual
corresponde al
nivel de
jerarqua al que
pertenece, hay
que tener en
cuenta que el 1
Nivel est
cedido para el
Nombre de la
Ejecutora, el 2
Nivel para la
Gerencia o rea

As mismo en funcin
a el nivel indicado est
el cdigo, por ejemplo
si quisiramos insertar
el Centro de Costo
dentro de la Oficina de
Administracin
deberemos tener en
cuenta lo siguiente: 1
Nivel 01 corresponde
al nombre de la
Unidad Ejecutora, 2
Nivel 0105
corresponde al nombre
de la Oficina de
Administracin y el
cdigo a ser asignado
sera el numeral

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siguiente en base al
ltimo registrado:

Luego hay que colocar


el nombre y
abreviacin del centro
de costo as como a la
sede a la que
pertenece.

Hay que indicar al responsable del CC dndole clic botn del binocular, as
como el nmero de personas.

Debiendo quedar de la
siguiente manera,
luego grabamos:

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Posteriormente el sistema nos llevar a esta ventana donde procederemos a
registrar la meta.

Para ellos presionamos botn derecho del mouse, y seleccionamos Insertar


Meta

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Seleccionamos la Meta
as como la fuente de
Financiamiento:

Al final nos debe de


quedar de esta manera,
luego presionamos en el
botn de Guardar

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Seleccionamos la Meta
as como la fuente de
Financiamiento:

Luego presionamos en el
botn de Guardar y al
final nos debe de quedar
de esta manera,

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6.2 Procedimiento de Registro de Tareas

Para registrar
las tareas nos
dirigimos a la
siguiente
opcin:

Nos
aparecer la
siguiente
ventana,
posteriorment
e nos
ubicaremos
en la pestaa
Tareas:

Para registrar
una tarea slo
deber de
presionar
sobre el botn
derecho del
mouse y
seleccionar:
Insertar
Tarea

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El sistema
nos ubicar al
final de la
relacin de
las tareas:

Empezamos
a registrar los
datos
necesarios de
la tarea como
son:
denominacin
, tipo,
presupuesto,
Tipo de Uso.

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Luego
presionamos
sobre el
botn de
guardar y
con esto
nuestra tarea
quedar
registrada:

6.3 Asignacin de Tareas al Centro de Costo


Tal y como se mencin en el punto 4.3, se deber de asignar las tareas
correspondientes a cada centro de costo, esto en funcin a sus actividades a corto
plazo para el caso de Plan Operativo Institucional POI.

Hay que indicar que el Plan Operativo, documento de gestin que cada Unidad
Ejecutora debe poseer, va relacionado con los objetivos institucionales trazados para
el presente ao fiscal, en funcin al sector al cual pertenece, as como el nivel de
gobierno al que corresponde: Nacional, Local o Regional.

El Presupuesto Institucional de Apertura PIA, est comprendido dentro de este


documento de gestin, dado que cada actividad con sus respectivas tareas estn
previamente financiadas de un ao fiscal hacia otro, esto con el fin de poder prever los
recursos oportunamente.

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6.4 Procedimiento de Asignacin de Tareas a un Centro de Costo

Para asignar una


determinada tarea
a un Centro de
Costo nos
dirigimos a la
siguiente opcin:

Una vez en la
ventana de
Centro de Costo,
presionaremos
sobre el botn:
Carga de Tareas:

El sistema nos
llevar a la
siguiente ventana,
donde
procederemos a
seleccionar el
centro de costo
en primera
instancia:

Posteriormente

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seleccionaremo
s la tarea:

Una vez
seleccionado el
Centro de Costo
y la tarea
presionaremos
sobre el botn
guardar y
confirmamos el
mensaje:

Si todo sali
bien nos deber
salir este
mensaje:

6.5 Generacin de Plantillas de Gastos Generales

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A fin de poder registrar los pedidos por gastos generales, se deber de generar las
respectivas plantillas, esto tambin es importante al momento de realizar los cuadros
de necesidades, dado que sin estas plantillas no podemos programar los gastos
generales.

6.6 Procedimiento de Generar Plantillas

Para generar la
plantilla nos
dirigimos a la
siguiente
opcin:

Presionamos
sobre el botn
Generar
Plantilla de
Gastos
Generales:

Posteriormente
seleccionaremo
s el rubro al
cual deseamos
generar la
plantilla:

Presionamos

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sobre el botn
Carga, y nos
saldr la
siguiente venta
en donde
deberemos de
seleccionar el
Centro de
Costo a ser
afectado.

Una vez
seleccionado el
Centro de
Costo,
presionaremos
sobre el botn
de Guardar.

Nos saldr el
siguiente
mensaje:

Luego el
sistema nos
indicar si

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queremos que
el total del
gasto ser
afectado al
Centro de costo
seleccionado

Confirmamos el
mensaje y nos
debera de
quedar de esta
forma:

OTROS
7. ESCALA DE VIATICOS, ALMACEN Y MARCAS
El sistema permite la generacin de planillas de viticos as como su respectiva interface
entre el SIGA y el SIAF, as mismo permite la generacin de Ordenes por pasaje (en el caso
de Viajes areos) y realizacin de las rendiciones de las mismas.

Para ellos deberemos de tener registrado la respectiva escala de viticos en el sistema, la


cual deber de estar acorde con las actuales normas en lo relacionado a el otorgamiento
de viticos para viajes en comisin de servicios en el territorio nacional.

As mismo se registrar un Sub Almacn, as mismo el registro de marcas comerciales, con


el fin de que estas sean utilizadas al momento de realizar los procesos de compras y las
altas patrimoniales.

7.1 Procedimientos

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Para crear lo
mencionado
nos dirigimos a
la siguiente
opcin:

Para registrar la
escala de
viticos nos
ubicamos en la
pestaa
Viticos:

Para registrar la
escala
presionamos
clic derecho del
mouse y
seleccionamos
Insertar Ficha

No aparecer
una ventana
donde
procederemos

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a registrar la
denominacin
de la escala as
como la
moneda y el
monto diario:

Presionamos
sobre el botn
guardar y nos
quedar de
esta manera:

Para registrar
un nuevo Sub
Almacn nos
ubicamos en la
pestaa
almacn:

Para registrar
un nuevo
Almacn
Principal o Sub

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Almacn
presionamos
botn derecho
del mouse y
seleccionamos
Insertar
Almacn

Procedemos a
Registrar los
datos que nos
solicita la
ventana como
si es Principal o
Sub Almacn,
as como datos
propios del
almacn, luego
grabamos:

Podremos
apreciar
nuestro
almacn en la
relacin:

Para registrar
un nueva
Marca nos
ubicamos en la

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pestaa marca:

Para registrar
una nueva
Marca
presionamos
botn derecho
del mouse y
seleccionamos
Insertar Marca

El sistema nos
ubicar al final
de todos los
registros
colocamos el
nombre de la
marca y
grabamos

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