GESTION DE PROYECTOS

Introduccin
La gestin de proyectos es un trabajo reconocido desde los aos 50 y que a medida que
se complejizan las tareas dentro de las empresas recobra mayor peso, importancia y
protagonismo. La figura el jefe de proyecto o administrador del proyecto, es vital hoy
en da en la mayora de las medianas y grandes empresas.

PROYECTO?

ESFUERZO TEMPORAL PARA LA CREACIN DE UN PRODUCTO O SERVICIO NICO.

ES LA BSQUEDA DE UNA SOLUCIN INTELIGENTE AL PLANTEAMIENTO DE UN

PROBLEMA TENDENTE A RESOLVER, ENTRE MUCHAS.

ES UNA NECESIDAD HUMANA

PUEDEN SER ORIENTADOS A TECNOLOGA, METODOLOGA, EDUCACIN,

ALIMENTACIN, SALUD, AMBIENTE, CULTURA, ETC.

Qu es la Gestin de Proyectos?
La Gestin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

Consiste en el Estudio y Planificacin de un Proyecto en funcin de su alcance, as como en

el Control y Seguimiento del Proyecto durante su realizacin. Estas gestiones van
encaminadas a evitar desviaciones sobre los objetivos planteados en dicho proyecto. A esto,
a esta gestin de Proyectos nos ayuda Microsoft Project.

Planificacin de Proyectos

Importancia
Permite saber qu se deber hacer y quin lo va hacer

Permite saber (aproximadamente) cundo terminar el proyecto

Pone en evidencia los obstculos relevantes del proyecto, con el fin de tomar las
precauciones
Justificacin de Proyectos

Razones para iniciar proyectos:

Mejor control
Mejoras en la comunicacin
Reduccin de costos
Incrementar la produccin
Alcanzar Ventajas Competitivas
Mayor capacidad (velocidad, memoria, etc.)

Conceptos bsicos

Tarea: Actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se solapan, se enlazan, se
concatenan en el tiempo hasta alcanzar una tras otra, la finalizacin del proyecto. Todo
proyecto esta compuesto por tareas. A lo largo del proyecto se pueden establecer unos
hitos.

Hito: Tarea de duracin cero que sirve para evaluar objetivos parciales dentro del
proyecto antes de que ste concluya. Son como puntos de control o marcadores
situados estratgicamente en momentos importantes del proyecto (final de una fase o
parte importante...).

Recurso: Conjunto de personas, equipamiento y materiales empleados en la realizacin

de las tareas.

STAKEHOLDER
personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses
puedan ser afectados como resultado de la ejecucin o finalizacin del Proyecto.

Ciclo de Vida del Proyecto

*El ciclo de vida de un proyecto son las fases sucesivas de tareas planeadas orientadas
a alcanzar uno o varios objetivos.
*Cada fase del proyecto est determinada con el trmino de una o ms prestaciones.
Una prestacin es un producto de trabajo tangible y verificable como puede ser un
estudio de factibilidad, un diseo de detalle, o un prototipo funcional. Las prestaciones
y, por ende las fases, son parte de una lgica generalmente secuencial diseada para
asegurar la correcta definicin del producto del proyecto.
PROCESOS DE LOS PROYECTOS
Los proyectos se componen de procesos. Un proceso es una serie de acciones en pro de
un resultado. Los procesos de proyectos son ejecutados por personas, y generalmente
entran en una de las dos principales categoras:
Los procesos de gestin de proyectos
Los procesos orientados al producto
Categoras
 Los procesos de gestin de proyectos describe, organizan y completan el trabajo del
proyecto. Los procesos de gestin de proyectos son aplicables a la mayora de los proyectos.
Los procesos orientados al producto especifican y crean el producto del proyecto. Los
procesos orientados al producto son definidos, comnmente por el ciclo de vida del
proyecto y varan segn el rea de aplicacin.
Ciclo de vida de un proyecto de software

GRUPO DE PROCESOS DE LOS PROYECTOS

Inicicin
Planificacin
Ejecucin
Seguimiento y control
cierre

Iniciacin del Proyecto

la iniciacin reconoce oficialmente que un proyecto debe comenzar.

Indica que los recursos(humanos, financieros) deberan ser soportados por el
proyecto
Los siguientes son algunos logros de este grupo de procesos:

Determinar los objetivos principales del proyecto

Asignar el director del proyecto

Documentar y publicar el Acta de Constitucin del proyecto

Identificar a los interesados y documentar sus intereses, participacin e impacto

en el xito del proyecto.
Planificacin del Proyecto

Se refinan los objetivos

Se desarrollan y documentan los entregables y las necesidades.
Se formula un plan de comunicacin
Se determinan los parmetro de calidad y mucho ms.
Planificacin del Proyecto
Los logros de este grupo de procesos son los siguientes:
La documentacin y la publicacin de la declaracin sobre el alcance del proyecto.
Establecimiento del presupuesto del proyecto
Definicin de las actividades del proyecto
Elaboracin del cronograma del proyecto
Planear las actividades del proyecto
Se requiere las siguientes actividades:
 Definir fases y tareas implica realizar una lista de tareas para realizar el proyecto y
organizar esta lista de actividades en hitos, fases y tareas, e integrarlos en un plan de
proyecto.
Mostrar la organizacin del proyecto, significa representar todas las actividades por
medio de esquemas, que son ms fciles de interpretar y que puede agruparse por
tiempos de entrega, fases o hitos. Tambin pueden ser mostradas por medio de
cdigos de estructura de descomposicin del trabajo (EDT) integrados o
personalizados.
Duracin estimada de tareas es crear una programacin realista, a menudo
basndose nicamente en las duraciones de tareas y dependencias de tareas
especificadas, la mejor prctica es hacer esta estimacin en base a la duracin, pero
algunas veces podemos hacer la excepcin registrando fechas de inicio y fin de las
mismas.
Ejecucin del Proyecto
En esta fase es donde se realiza el trabajo del proyecto.
El jefe coordina y dirige los recursos. Supervisa la realizacin del plan del proyecto.
Los cambios aprobados para el plan de proyecto normalmente se implementan en
este proceso.
Ejecucin del Proyecto
Los logros de este grupo de procesos son los siguientes:
*Formar y motivar el equipo del proyecto
*Dirigir y liderar el equipo del proyecto
*Obtener otros recursos del proyecto
*Comunicar la informacin del proyecto
*Realizar reuniones de estado del proyecto
Supervisin y Control
El trabajo del proyecto se mide, verifica y es aceptado, o donde se toman medidas
para corregir el trabajo que no est en consonancia con el plan del proyecto.
Supervisin y Control
Algunos logros de este grupo de procesos son los siguientes:
*Medir el desempeo del proyecto contra el plan adopcin de medidas correctivas que
sean necesarias para poner medidas de la ejecucin dentro de ciertos lmites
*Garantizar que el proyecto avanza segn el plan
*Revisar e implementar las solicitudes de cambio
Cierre del Proyecto
Finaliza formalmente y ordenadamente el proyecto.
Logros de este grupo de procesos:
*Obtener la aprobacin de los entregable
*Documentar las lecciones aprendidas
*Formalizar el cierre del proyecto
*Liberar los recursos del proyecto
 El tringulo del proyecto.

EL TIEMPO.
*El tiempo, es por lo tanto la delimitacin ms conocida. Todo proyecto est sujeto al
tiempo, a una duracin.
*La mayora de los proyectos tienen una fecha lmite para la que el proyecto deber
estar concluido. Adems, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos
intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir en cuanto a fechas.

EL COSTE.
*El coste, no solo es econmico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento
(un ordenador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...),
de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costes,
al final y en definitiva se traducen en presupuesto econmico. Para todos los proyectos,
el coste supone una delimitacin restrictiva.
El tringulo del proyecto.

EL MBITO.
*El mbito del proyecto, tambin llamado alcance, es el trabajo requerido para
realizarlo y conseguir el objetivo, el producto.
*Otra cosa bien distinta es el mbito del producto (mbito de proyecto frente a mbito
de producto) que es el conjunto de caractersticas, funciones, especificaciones y calidad
final que tiene dicho producto una vez terminado.
.
TRIANGULO PROYECTO
Suponiendo que el tringulo del proyecto est formado por esos tres lados, y que dada
la magnitud del proyecto ese tringulo tiene una superficie determinada, y cada lado
con un tamao determinado, se observa que si uno de los tres factores se modifica (la
longitud de uno de los lados vara), se ven afectados los otros dos para seguir
manteniendo el proyecto con la misma magnitud (en el tringulo, la misma superficie
o rea).
Ejemplos
*Si se reducen las personas que se dedican al proyecto, dada una calidad
determinada, ser necesario reducir el alcance del proyecto y/o aumentar su fecha de
entrega.
*Si se reduce la fecha en la cual se debe entregar el proyecto, dada una calidad
determinada, ser necesario reducir el alcance del proyecto y/o aumentar los recursos
que se dedicarn a l.
*Si se aumenta el alcance del proyecto, dada una calidad determinada, ser necesario
aumentar el la fecha de entrega del proyecto y/o aumentar los recursos que se
dedicarn a l.

Tcnicas para la programacin de Proyectos

 Diagrama Gant.
-Diagrama de barras en la que se representa la realizacin de las actividades vs. tiempo
duracin
Grficos Pert.
-Un proyecto se representa por una red de nodos y flechas, que se evalan para determinar
cules son las actividades crticas, y para revisar el avance del proyecto una vez iniciado.
Actividades Tpicas para un Proyecto de Sistemas

*Actividades Estratgicas
*Actividades de Desarrollo de Sistemas
*Planeamiento Fsico
*Obtencin del Equipo
*Planeamiento de Software
Actividades Estratgicas

Definir Polticas y Objetivos

Nombrar Comits
Nombrar Grupo de Sistemas
Capacitar Grupo de Sistemas
Tcnicos
Administrativos
Gerencia del Negocio
Definir Requerimientos
Delinear Organizacin
Actividades Estratgicas

Establecer presupuestos
Preparar Estndares
Definir Prioridades
Asignar Personal
Definir Funciones
Preparar Plan de Implementacin
Entrenar Gerencia y Usuarios
Actividades del Desarrollo de Sistemas

Realizar Estudios de Factibilidad

(tcnica/econmica/operativa)
Definir proyectos
Contratar Analistas y Programadores
Preparar especificaciones tcnicas
Especificar requerimientos funcionales/no funcionales
Planear conversin/migracin de datos
 Construir Sistemas (anlisis, diseo y programacin)
Realizar Pruebas
Contratar Personal Operativo
Definir Procedimientos Operativos
Definir Data Entry - entrada de datos
Entrenar Usuarios
Convertir/migrar datos
Iniciar cambio
Implementar Sistemas
Planeamiento Fsico
Obtener locales temporales
Definir requerimientos para nuevo local
Seleccionar local
Verificar y acondicionar local
Realizar mudanza
Instalacin de muebles y equipos
Obtencin de Equipos
Colocar orden para servidor, PC clientes,
equipo auxiliar (impresoras, scaner, etc),
de oficina (desktop, laptop), equipo de
comunicaciones, y de Data Entry.
Seguir el trmite de la orden
Instalar, configurar y probar equipo
Entrenar personal en su uso
Planeamiento Herramientas de Software
Analizar Requerimientos de software bsico, paquetes de software
sistema operativo,
antivirus
productividad (control proyectos, texto, flujo, etc)
modelamiento,
base datos, y
programacin
Probar y seleccionar Software
Colocar orden compra de software
Entrenar a usuarios
Actualizar releases o parches