INTRODUCCION

El inters bsico de este manual de procedimientos para tramitar los contratos e

interventora brindar herramientas para ejercer un control fsico, financiero y
administrativo a travs de la EMPRESA DEPARTAMENTAL DE ACUEDUCTO,
ALCANTARILLADO Y ASEO DEL TOLIMA EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL, con el fin
de obtener una interpretacin cada vez ms transparente, eficiente y eficaz sobre
el rgimen de contratacin administrativa y unificar criterios sobre esta materia, el
cual se encuentra soportado en el mandato de la Ley 80 de 1993. Estatuto
General de Contratacin de la Administracin Pblica.

Acorde con los principios constitucionales y las polticas de modernizacin del

Estado, el manual de interventora ayuda al mejoramiento de la gestin de la
entidad, contribuye a elevar la productividad y a garantizar la eficiencia y la
eficacia en el proceso de ejecucin de las obras, y consultora, permitiendo definir
estrategias de mejoramiento de la calidad del producto esperado, y a la vez que
brinda un manejo sistmico de los procesos que se interrelacionan.

Siendo la ejecucin de las obras el mejor reflejo de la gestin de una

administracin, es muy importante tener definidas las directrices mediante las
cuales se establezca el alcance de la ejecucin de cada proyecto, logrando
clarificar cada inversin realizada acorde con el accionar de la administracin
pblica y basada en los lineamientos dados por el Gobierno Nacional en materia
de lucha contra la corrupcin y la transparencia.

La aplicabilidad de la Ley 80 de 1.993, Estatuto General de Contratacin de la

Administracin Pblica, y sus reglamentarios (Decreto 734 de abril 13 de 2012)
son severos y exigen gran atencin en que las entidades adelanten los
procedimientos precontractuales y contractuales acorde con las normas
establecidas, a la vez integrando una buena planificacin, proyeccin y ejecucin
de las obras, como tambin exige calidades profesionales de sus interventores
que aseguren la capacidad tcnica y la idoneidad de sus servicios, son ellos el
respaldo ms importante de la administracin y en caso de acciones contrarias u
omisiones a la ley, responder disciplinaria, civil y penalmente, incluyendo adems
la accin de repeticin contra los responsables.

La experiencia ha demostrado que no basta efectuar una buena labor en la etapa

de perfeccionamiento y legalizacin de los contratos administrativos, sino el poder
desarrollar una eficaz y oportuna interventora para asegurar que al concluir la
ejecucin de stos, se ajuste al objeto y gestin esperada por la administracin.

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Este manual contiene los lineamientos establecidos para la interventora en
contratos de consultora, y en Interventoras de obra, de igual forma contiene el
plan de control de calidad y los formatos de actas de interventora, junto con
anexos para registrar los indicadores de desempeo, instructivo para
supervisores, Recibo de Obra. El proceso de ejecucin de un contrato en todas
sus etapas debe surtirse documentalmente tanto al interior como al exterior de LA
EDAT SA ESP OFICIAL, documentacin que se debe cuidar y conservar, e impedir
su sustraccin destruccin, u ocultamiento para uso indebido.

Es importante generar mecanismos que fortalezcan la parte organizacional en

materia de ejecucin contractual, y de la prevencin de riesgos en el desarrollo de
los planes de desarrollo y la consecucin de los objetivos propuestos en l,
mediante una verdadera representacin de la Entidad, en la ejecucin de los
contratos, verificando que se d estricto cumplimiento a las especificaciones
tcnicas, los requerimientos administrativos, legales y contables acordados.

Por estas y muchas razones ms, el Manual especifica los procesos,

procedimientos, recursos, responsabilidades y normatividad vigente que debe
cumplir la interventora durante la vigencia del contrato suscrito con la EDAT SA
ESP Oficial y del amparo de la calidad y cumplimiento del servicio, de tal suerte
que se comprometa con el cumplimiento de las exigencias institucionales y las
haga exigibles a los contratistas.

El manual es una herramienta que facilita la toma de decisiones en las diferentes

etapas del proyecto. Las disposiciones establecidas en este documento son de
obligatorio cumplimiento tanto para el interventor y el contratista, como para los
supervisores de los contratos designados por la entidad para tal fin.

El presente manual ha sido elaborado en cumplimiento de las normas legales de

la Ley establecidas para tal fin y en concordancia con la ley 87 de 1.993, para el
fortalecimiento del sistema del control interno y la Ley 80 de 1.993, y el auto
control en el servicio de sus funciones de las interventoras.
De conformidad con las normas legales especialmente la Ley 99 de 1.993 y lo
establecido en el artculo 6 de la ley 87 de 1.993, El establecimiento y desarrollo
del sistema de control interno en los organismos y entidades pblicas ser
responsabilidad del representante legal.

Por ltimo, se debe sealar que la responsabilidad del interventor de acuerdo con
artculo 32 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 es igual a la del servidor pblico en
los trminos previstos en el artculo 53 y 55 del Estatuto Contractual; as como en
la Ley 734 de 2002, artculo 53 como sujetos disciplinables.

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Por tal razn y en cumplimiento de lo anteriormente citado se hace necesario la
elaboracin de un manual de procedimientos para tramitar los contratos de Obra
e interventora para el rea tcnica de LA EDAT SA ESP OFICIAL, que facilite la
gestin de stas, con una metodologa sencilla, objetiva y clasificada de manera
especial que facilite el cumplimiento de las normas y estandarizacin de los
procedimientos que exige La empresa como entidad de economa mixta y como
gestor del Plan departamental de aguas del Tolima PDA-PAP.

CAPITULO 1

1. CARACTERISTICAS DE INTERVENTORIA

1.1 DEFINICION DE INTERVENTORIA

Aunque en nuestro medio el concepto de interventora ha sido aplicado a la

construccin de obras, la acepcin abarca muchas ramas del proceder humano e
implica la intervencin o intermediacin en un asunto, la autorizacin o
fiscalizacin de acciones de un tercero para la realizacin de una accin, con las
intenciones bsicas de llevar a cabo de la manera ms eficaz y eficiente, que sea
posible y de evitar conflictos que pueden surgir entre las partes, ejerciendo una
forma de autoridad, soportada en el conocimiento de la accin contratada y sus
implicaciones.

Se entiende por interventora el servicio prestado por un profesional o `persona

jurdica en el control, fiscalizacin y evaluacin de las acciones de tipo
administrativo y tcnico encaminadas a optimizar el desarrollo y ejecucin del
objeto de un contrato que se ejecuta en cumplimiento de las metas fsicas de la
entidad. El interventor es el representante de la administracin ante el contratista
durante todas las etapas de un proyecto.

1.2 CALIDADES DE LOS INTERVENTORES

La interventora la ejercern personas naturales o jurdicas. Debern llenar una

serie de requisitos para el ejercicio de sus funciones, acorde al origen de su
relacin laboral, tcnico, financiero o contractual con la administracin, por tanto
debe ser ejercida por personas que adems de las facultades propias de su
condicin profesional, se considere factor indispensable la idoneidad, el criterio y
como principios fundamentales que deben normar su comportamiento, la tica y
las buenas relaciones humanas.

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El criterio como la capacidad de discernir con acierto, es tambin una facultad que
debe poseer para distinguir lo importante de lo secundario, lo urgente de lo
postergable, lo crtico de lo apenas conveniente. Para saber cunto y hasta donde
puede ser flexible.

En cuanto a la prctica de las buenas relaciones humanas, es necesario sealar

que no son en modo alguno incompatibles con la rectitud que debe caracterizar el
cumplimiento de la funcin de control,

Queda por sealar la tica como condicin esencial del interventor, pues sin el
debido respaldo moral de un comportamiento impecable que estos aspectos no
admite grados, su autoridad desaparecer. La tica profesional le exige, claros
conceptos y actitudes que demuestren, sin excepcin ni concesiones, su rectitud e
imparcialidad, acordes con la condicin de rbitro y moderador de que est
investido y que le confiere un gran poder decisorio del cual puede derivarse
importantes consecuencia para los intereses de las partes:

La administracin verificar (la ejecucin y cumplimiento de los

trabajos y actividades de los contratistas por medio de un interventor, que
podr ser funcionario vinculado a la planta de personal o contratado.

En caso de ser contratado, el interventor se presenta en calidad de

consultor, los sistemas de seleccin y contratacin que aplique la
administracin estarn totalmente acordes con el estatuto contractual
establecido legalmente en la Ley 80 de 1.993.

Adems de las calidades establecidas para las personas jurdicas

y/o naturales que presten sus servicios como consultores, se tendr en
cuenta su capacidad tcnica operativa y financiera.

Quienes ejerzan funciones de interventora, segn el rea de

competencia, debern acreditar experiencia como interventor no inferior a
un (1) ao.

1.3 OBJETO DE LA INTERVENTORA

La Interventora tiene el objeto de representar a la EDAT SA ESP OFICIAL,

supervisar y controlar la accin del contratista, para verificar que se cumplan las
especificaciones y normas tcnicas, las actividades administrativas, legales,

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contables, financieras y presupuestales, establecidas en los pliegos de
condiciones o trminos de referencia de los contratos celebrados por la Entidad.

La interventora se origina en la existencia de un compromiso contractual para la

realizacin de cualquier tipo de contrato (consultora, de obra y ambiental), siendo
el interventor el responsable y la mxima autoridad del contrato y su desarrollo.

1.3.1 OBJETIVOS DE UNA INTERVENTORIA:

Asegurar mediante una interventora proactiva, la calidad del

desarrollo del objeto del contrato.

Representar a la administracin para la adecuada ejecucin de los

contratos apoyndolo en la direccin y coordinacin del mismo sin ir en
contra de la misin y los valores de la misma.

Informar y conceptuar a la administracin en forma continua y

peridica sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el
desarrollo del contrato.

Llevar el control del archivo de interventora con la finalidad de

integrar un expediente claro del desarrollo del contrato.

Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente, requerimientos

de la Autoridad Ambiental competente y adems las especificaciones de
cada uno de los aspectos ambientales contenidos en el contrato.

Asegurar la mitigacin del impacto ambiental causado por la obra.

Asegurar la calidad de las obras, iniciando su intervencin desde la

revisin y aprobacin de los diseos.

Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados

por el contratista, a partir de las especificaciones tcnicas dadas por la
administracin.

Asegurar el cumplimiento de las metas contractuales logrando que se

desarrollen los contratos, dentro de los presupuestos, de tiempo e inversin
previstos originalmente.

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 Armonizar la interaccin del contratante y contratista, para el logro
general del objeto contractual que satisfaga las necesidades de la
comunidad.

1.4 FUNCIONES DEL INTERVENTOR

La interventora se origina en la existencia de un compromiso contractual para la

realizacin de cualquier tipo de obra bienes o servicios, es decir que no slo es
interventor de una obra sino tambin de un contrato, de un acuerdo entre partes y
por lo tanto se debe abarcar todos los aspectos concernientes a este hecho que
bsicamente son administrativos, tcnicos y legales.

Esta consideracin no implica que la persona jurdica o natural que se vaya a

ejercer la interventora deba ser un profesional con conocimientos en cada uno de
estos aspectos (administrativos, tcnicos y legales). La prctica correcta de la
interventora, le lleva a conocerlos en forma completa e integral, sin excluir
obviamente, la asesora que pueda y deba ser solicitada a especialistas en
situaciones que no sean de su total dominio o que su aplicacin final o legal
afecten a terceros.

1.4.1 FUNCION BASICA:

Corresponde al interventor el supervisar, controlar y coordinar el cumplimiento del

objeto de los contratos que le sean asignados a fin de garantizar a la
Administracin la correcta ejecucin de los trabajos de bienes y servicios
contratados con sujecin a los plazos, el cumplimiento de las especificaciones
tcnicas, costos y dems aspectos estipulados, asegurando de esta manera una
inversin ms eficiente de los fondos destinados, la ptima calidad de los
materiales, equipos, agilidad y cumplimiento de la realizacin de obras, entrega de
bienes o prestacin de servicios. As como recibir del contratista y entregar a la
dependencia autorizada los bienes objeto del contrato.

1.4.2 FUNCIONES ESPECFICAS:

Teniendo en base las condiciones pactadas en los contratos, se deben desarrollar

por el interventor las siguientes funciones:

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 1.4.3 FUNCIONES DE ORDEN ADMINISTRATIVO:

Abarca el control y seguimiento a todos los procesos de este tipo que deben
cumplir durante la marcha del compromiso contractual suscrito para la
construccin o implantacin de la obra, suministro, estudio, proyecto y prestacin
de servicios, a partir del mismo hasta la finalizacin y liquidacin del contrato, as:

1.4.3.1 Exigir al contratista el cumplimiento de todas las obligaciones estipuladas

en el contrato y el presupuesto tcnico - econmico que hace parte del mismo

De antecedentes, especificaciones, diseos, planos, carteras y

pliegos de anlisis y revisin de todos los documentos del contrato
legalizado.

Anlisis, condiciones, obras, reas a construir y dems

especificaciones para la ejecucin y vigilancia del contrato, suministrando al
contratista toda la informacin requerida.

Relacin de acciones preliminares necesarias para iniciar el objeto

del contrato.

Fuente de suministro de los recursos y/o materiales e insumos para

la obra.
Relacin del personal de apoyo.

Equipos y herramientas necesarias para los diferentes frentes de

trabajo.

Estadsticas, cuadros. Relaciones, controles y dems elementos de

juicio que sean necesarios para el normal desarrollo del contrato.

La propuesta tcnico econmica contendr un cronograma de

trabajo o actividades a desarrollar por el contratista con la supervisin del
interventor, el que deber ser enviado a la secretara de obras respectiva, el
original a la oficina de contratos.

1.4.3.2 Controlar y fiscalizar la inversin del anticipo concebido al contratista.

Todo gasto debe hacerse conforme al plan de inversin propuesto y debe

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respaldarse con facturas y planillas, para lo cual se llevar el archivo
correspondiente en la carpeta del contrato. Adems el interventor tendr que
realizar arqueos al anticipo y conciliaciones bancarias.

1.4.3.3 Velar por que el tiempo de ejecucin de cada etapa del contrato se
cumpla, a fin de que los resultados del mismo sean entregados dentro del trmino
estipulados sin dilaciones.

1.4.3.4 Revisar la obra y los documentos soportes que respaldan en trmite de

los comprobantes de pago as:

Efectuar visita y elaborar acta de recibo parcial.

Revisar y avalar con su firma las actas parciales de obra, actas de

labor y avance de estudio, donde se determine la cantidad de obra, estudio
o proyecto ejecutado, por concepto y valor a recibir, una vez constatadas
las planillas, facturas y dems gastos en que se haya incurrido.

Convalidar el valor del reajuste de precios conforme a los ndices

pactados y al presupuesto asignado al contrato.

1.4.4.3 Exigir al contratista la permanencia en la obra del profesional

residente, del personal tcnico y administrativo requerido y propuesto
por l, as como el equipo y maquinaria exigido para cumplir con el
programa de inversin

1.4.4.4 Efectuar visitas con la presencia del profesional residente a los

frentes de trabajo, hacer por escrito las observaciones y sugerencias
necesarias al contratista, presentar informes de ejecucin fsica de los
trabajos, inversiones y problemas en la ejecucin de las obras a la
oficina de respectiva y a la oficina de contratos. Las visitas se deben
efectuar con previo cronograma establecido segn las actividades a
desarrollar.

1.4.4.5 Junto con el contratista abrir un diario de la obra (bitcora de

obra), que deber permanecer en la oficina del interventor y copia en la
obra, en el cual quedarn consignadas todas las instrucciones,
observaciones, indicaciones, convenios, quejas, solicitudes y
determinaciones relativas al desarrollo del contrato, al igual que el
registro diario de las actividades realizadas.

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 1.4.4.6 Consignar en actas todos los acuerdos o pactos que sean
necesarios y convenientes para la buena marcha de los trabajos.

1.4.4.7 Exigir que las plizas que se establezcan en el contrato est

vigentes.

1.4.4.8 El interventor emitir conceptos responsables sobre

modificaciones en la ejecucin del contrato y someter a consideracin
del secretario de Obras o a la oficina respectiva, con las justificaciones
tcnico econmicas y anlisis que beneficie los casos que se
presenten:

Cambios o modificaciones en cantidades de obra.

Creacin de nuevos tems de obra.

Obras complementarios no previstas.

Cambios o modificaciones en mtodos constructivos.

Reprogramaciones de obra.

Tarifas de maquinaria.

Solicitud al secretario respectivo del contrato para la ampliacin del

plazo o valor, los que deben presentar un mes antes del vencimiento del
contrato y con la justificacin respectiva del contratista y del interventor.

1.4.4.9 En caso de retiro por causa alguna del interventor, se debe

elaborar por l un acta detallada de entrega de la interventora, al
secretario respectivo con todos los documentos generados durante su
desempeo como interventor del contrato. La EDAT SA ESP OFICIAL,
se abstendr de hacer liquidacin del contrato al contratista hasta tanto
no se cumpla lo anterior. En caso de retiro del interventor por fuerza
mayor debe elaborar una acta detallada de entrega de la interventora al
secretario respectivo quin asumir la funcin hasta la nueva asignacin
de sta.

1.4.4.10 El interventor avalar con su firma el acta de recibo parcial de

obra, suspensiones, reiniciacin, recibo final. Liquidacin del contrato
dentro del plazo fijado para la ejecucin del contrato.

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 1.4.4.11 Ejercer permanente control sobre la calidad de los materiales
y elementos, vigilando su utilizacin rechazando oportunamente
aquellos que no cumplan las condiciones requeridas; en los contratos de
obra, se exigir material de ptima calidad para las obras aplicadas y
calidad en los elementos adquiridos por contratos de suministro.

1.4.4.12 Elaborar el acta de entrega de la obra, estudio o proyecto al

entidad o usuario que se encargue en adelante del mantenimiento,
administracin y operacin del proyecto, del cual se har inventario
detallado.

1.4.4.13 Conservar la tica profesional y cumplir la reglamentacin

vigente sobre sta y publicada por las sociedades de ingenieros y
arquitectos.

1.4.4.14 El interventor presentar informe final de interventora que

contenga los siguientes aspectos:

Antecedentes y descripcin general de la obra o estudio.

Proceso constructivo de la obra o desarrollo del estudio del proyecto.

Fuentes de materiales utilizados para cada tipo de obra.

Disponibilidad de materiales para conservacin y mejoramiento

posterior.

Financiacin y costo de construccin o plantacin globales y

discriminadas por tems, con el cmputo de afluencia de cada tem en el
costo total.

Informe topogrfico y/o video.

Informe financiero sobre el manejo del anticipo.

En general todo aquello que permita determinar las caractersticas

particulares de obra, as como las recomendaciones especiales que el
interventor crea convenientes presentar.

1.5 FUNCIONES DE ORDEN TECNICO

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Abarca el seguimiento y control a todos los procesos segn correspondientes al
tipo de contrato que se vaya a ejecutar y cubran el termino de tiempo de
realizacin del mismo y del proceso precontractual (estudios y diseos, entre
otros) se harn cumplir los requerimientos de lo contratado y se velar por el
cumplimiento de las normas tcnicas y las especificaciones pactadas.

Las funciones de orden tcnicas se pueden definir as:

1.5.1 Participar de acuerdo a los requerimientos de lo contratado,

inspeccin de trabajos velando por el cumplimiento de las normas tcnicas
y las especificaciones pactadas por el contrato.

1.5.2 Estudiar y conceptuar sobre los cambios, modificaciones,

modificaciones y/o adiciones que sugiere la Administracin o el contratista y
que resultaren convenientes, las cuales debern ser informadas
oportunamente a su superior inmediato para su ejecucin y se proceder
segn lo indicado.

1.5.3 Exigir la puntualizacin de planes con base en las modificaciones

efectuadas.

1.5.4 Estudiar con el contratista las mejores alternativas y definir las ms

convenientes para el ptimo desarrollo del objeto del contrato.

1.5.5 Velar y tomar las medidas del caso para que la construccin u obra
no sufran perjuicios de cualquier otra ndole y se encuentren en perfecto
estado. Efectuar ensayos y control de calidad para constatar el
cumplimiento con las normas y especificaciones pactadas.

1.5.6 Intervenir en la entrega fsica de la obra y suscribir el acta respectiva

en la cual avalar con su firma, el nmero de documento de identidad y
tarjeta profesional.

1.5.7 Ejecutar las actividades que adems de las anteriores se detallan en

el contrato como funciones del interventor.

1.6 RESPONSABILIDADES:

El principio de responsabilidad fue tratado en la Ley 80 de 1.993, en el marco de

una gestin pblica eficiente, eficaz y oportuna, para reflejar diligencia, recitad y
transparencia a la contratacin estatal y a las actuaciones de todos los sujetos en

11
ella intervienen. Se pretende de esta forma lograr un adecuado equilibrio entre la
libertad y responsabilidad.

Los funcionarios de la Administracin al igual que los consultores que ejerzan

interventoras estn obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la
contratacin y a vigilar la correcta ejecucin del objeto contratado, proteger los
derechos de la EDAT SA ESP OFICIAL y deben tener en cuenta que comprometen
su responsabilidad cuando incurren en actuaciones y omisiones que obligar a
indemnizar los daos causados.
Adems de las sanciones penales a que hubiere lugar, la persona natural o
jurdica que ejerza una interventora ser civilmente responsable de los perjuicios
originados en el mal desempeo de sus funciones, sin que ello exima la
responsabilidad que por el mismo concepto pueda responder el contratista,
adems los funcionarios de LA EDAT SA ESP OFICIAL que ejerzan interventoras
ser penal, civil, disciplinaria y fiscalmente responsable.

2. PROPSITO DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y/O TRMINOS DE

REFERENCIA

Los Pliegos de Condiciones y/o Trminos de Referencia son documentos que

sirven de base para la EDAT en la regulacin de la actividad contractual de la
Administracin. En ellos se especifican el suministro, obra o servicio que se
pretende contratar, las condiciones a seguir en la preparacin, ejecucin del
contrato, los derechos y obligaciones de la entidad contratante de los oferentes y
el futuro contratista.

2.1 OBJETIVO PROPSITOS:

* Informar en forma estandarizada a los aspirantes sobre las condiciones de

licitacin o concurso.

* Definir el objeto del contrato

* Divulgar la intencin de licitar.

* Definir los trminos del proceso. Recepcin de Observaciones.

* Proveer la informacin necesaria sobre requisitos de participacin y

formalidades que se deben cumplir.

12
* Definir los procesos nicos y particulares de evaluacin objetiva de las
propuestas Establecer las reglas para la seleccin objetiva del contratista.

* Definir y ponderar los criterios de evaluacin.

* Suministrar los formularios para los procesos que deben edelantarse.

* Reglamentar la actuacin de las partes contratantes.

* Proveer los instrumentos base para el control del contrato. (Normas, Leyes,
Resoluciones etc.).

* Reglamentar legalmente el contrato.

* Establecer las reglas de comunicacin.

* Suministrar las normas tcnicas, planos y documentos de referencia.

* Definir las condiciones de calidad y servicios, mtodos de control, seguimiento y

vigilancia.

* Definir los procedimientos para la medida y pago.

NOTA: Los pliegos de condiciones establecidos por la EDAT SA ESP Oficial se

establecen para el objeto referente a la ejecucin de obras (construccin,
mantenimiento, mejoramiento y rehabilitacin) y los trminos de referencia se
establecen para el objeto de ejecucin de obras, servicios, consultora, estudios y
diseos e interventora.

3. INTERVENTORAS

Considerando las diferentes actividades que deber realizar el interventor durante

la realizacin del proyecto, y/o ejecucin del contrato, se han dividido en dos
grandes grupos as:

1. Interventora de Consultora.

2. Interventora de obra.

Cada uno de ellos est definido en tres (3) etapas o procesos bsicos que son:

- Iniciacin del Contrato.

13
- Desarrollo tcnico y administrativo del contrato.

- Entrega y liquidacin del contrato, seguimiento posterior en la ejecucin de las

obras.

3.1 CONSULTORA:

3.1.2 RECIBO E INICIACIN DEL CONTRATO DE CONSULTORA:

Este proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparacin y establecimiento

de directrices para la ejecucin, y la elaboracin de las actas de iniciacin de los
contratos de interventora y de consultora; esto con el fin de establecer y
organizar los aspectos tcnicos, financieros y legales relacionados con el contrato,
de tal forma, que se logre la efectiva ejecucin de ste, conforme a lo programado.

Durante esta etapa, la interventora deber:

3.1.3 Orden de iniciacin de interventora:

Con el fin de formalizar el inicio de la labor de interventora, previa orden de

iniciacin de la Entidad (EDAT SA ESP OFICIAL), indicando las fechas de
iniciacin y terminacin, valor del contrato, revisin del personal, pago de aportes
parafiscales y el equipo que contar la interventora para el ejercicio de sus
funciones, el supervisor del proyecto, el cual ser la persona designada mediante
resolucin administrativa de la EDAT SA ESP OFICIAL para tal fin, y el Interventor
deben diligenciar y suscribir el acta de iniciacin del contrato, con revisin y Vo.Bo.
de la dependencia respectiva (Tomar formato PDA establecido para Acta de
iniciacin contrato de Consultora).

El original de dicha acta debe ser remitida a la Secretara respectiva que le

corresponda.

3.1.4 Reunin inicial por parte de interventora para el desarrollo del

proyecto:

El Interventor del proyecto debe organizar y llevar a cabo todas las reuniones con
la Supervisin, contratista y dems funcionarios que considere necesario.
Adicionalmente El Contratista (consultor) deber acogerse al reglamento
establecido de PDA con el respectivo control de la Interventora para el desarrollo
de los procesos del Plan de gestin Social, (en caso de ser necesario) vinculando
a la comunidad mediante comits de verificacin, los cuales podrn designarse,
luego de la primera socializacin del proyecto.

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El Interventor contar con los siguientes documentos:

* Propuesta ganadora y cuadro de evaluaciones, adendos, aclaraciones, tanto

para el contrato de obra como para el contrato de interventora.

* Anlisis de Precios Unitarios entregados por el contratista, debidamente

revisados y aprobados por interventora mediante documento de aprobacin.

* Resolucin de adjudicacin.

* Contrato de interventora y de Obra o Consultora al que ejerce control.

* Especificaciones generales del mtodo constructivo del objeto y/o

especificaciones tcnicas del mismo.

* Parmetros establecidos para el desarrollo del Plan de gestin Social, Liderado

por la EDAT S.A. E.S.P. Oficial.

* Manual de interventora y dems documentos que le permitan al interventor

conocer los requerimientos que le son exigidos por la EDAT SA ESP OFICIAL y la
normatividad vigente aplicable al contrato a manejar.

* Resolucin de la autoridad ambiental competente, en el caso de que se

necesaria.

* Especificaciones tcnicas de la EDAT SA ESP OFICIAL:

En el caso de que el contrato de consultora contemple la realizacin de estudios

de Impacto Ambiental y/o Planes de Manejo Ambiental y/o Plan de Gestin Social,
el supervisor ambiental de la EDAT SA ESP OFICIAL debe entregar al interventor
copia de los trminos de referencia ambientales, as como copia de las
resoluciones, providencias y requerimientos de las autoridades ambientales.

El interventor debe presentar el personal con quienes desarrollar la interventora

del contrato de consultora de acuerdo con lo establecido en la propuesta.

3.1.5 Documentacin del proyecto:

Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos informacin

en general, suministrados por el supervisor del proyecto, con el propsito de

15
establecer criterios claros y precisos sobre el desarrollo del proyecto, de modo tal
que pueda realizar de manera efectiva las labores y control encomendados.

3.1.6 Informacin tcnica contenida en los documentos:

Es deber de la interventora, revisar los requerimientos tcnicos exigidos al

consultor en los trminos de referencia y/o pliegos de condiciones; adicionalmente
y dependiendo del tipo de consultora sobre la cual se ejercer la Interventora, es
indispensable que sta ltima efecte una visita al terreno donde se ubicar el
proyecto a disear con el fin de identificar los requerimientos especficos del
mismo.

3.1.7 Reunines con el consultor:

La interventora debe organizar reunin con el consultor y dems personas que

considere conveniente, en la que se analice la programacin de la ejecucin del
contrato y en donde se establezcan los lineamientos, metodologa y dems
aspectos que se seguirn a lo largo del desarrollo de la consultora.

En esta reunin el consultor debe presentar, ante la interventora, el personal

postulado a utilizar en el desarrollo de la consultora de acuerdo con lo establecido
en su propuesta.

3.1.8 Acta de iniciacin del contrato de consultora e Interventoria:

De igual forma que en el inicio de la interventora, el consultor e interventor deben

elaborar y suscribir el Acta de Iniciacin del Contrato de Consultora, con revisin
del supervisor del contrato designado por la EDAT para la ejecucin del proyecto
y Vo.Bo. de la dependencia correspondiente (Formato Acta de Iniciacin contratos
de Consultora).

Dicha acta se suscribe con el fin de formalizar el inicio del desarrollo de la

consultora, dejando constancia de las fechas de iniciacin y terminacin, valor del
contrato, la revisin del personal y del equipo con que cuenta en el momento y los
que debe adicionar el consultor para el ejercicio de sus funciones.

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NOTA: Cuando se presenta el caso de que la misma firma inicia los estudios y
diseos y posteriormente la ejecucin de la obra, las actas se deben manejar por
separado e independientemente por las reas respectivas.

Cada Secretara ser responsable del seguimiento y control administrativo y

tcnico del contrato, con el fin de dar cumplimiento al objeto establecido, para ello
debern nombrarse supervisores de proyecto. Sin embargo, aunque el manejo de
las actas sea por separado, los supervisores de proyecto de las respectivas
dependencias, el contratista y el interventor debern elaborar el Acta de Iniciacin
del Contrato de Diseo y Construccin (Ver formato Acta de Diseo y
Construccin), para dejar constancia del inicio de la labor del contratista. De igual
forma, una vez finalice el proceso de Estudios y Diseos, se debe elaborar el Acta
de Recibo y Aprobacin de Diseo e Iniciacin de Ejecucin de Obra (Ver formato
Acta de Recibo y aprobacin de Diseos), para dejar constancia de la terminacin
y cumplimiento en la consultora y el inicio de las labores de la ejecucin de la
Obra.

3.1.9 Modificaciones al proyecto:

Para realizar modificaciones en la programacin u otro factor del proyecto, el

interventor en coordinacin con el consultor, deben elaborar la propuesta que
justifique las modificaciones planteadas, la cual deber ser avalada por el
Supervisor del contrato. Dicha propuesta adems, debe remitirse para revisin y
aval del Supervisor de Proyecto y de la secretara respectiva.

3.1.10 Entrega del anticipo y/o del pago anticipado:

La EDAT SA ESP OFICIAL entregar al consultor el valor pactado como anticipo o

pago anticipado; el cual debe ser verificado por el interventor, para lo cual se
suscribir un acta o documento equivalente entre el Consultor o ejecutor, el
Interventor y la Secretaria Administrativa de la Empresa. (Ver formato Acta de
Pago de Anticipo). Adicionalmente deber estar soportado por Informe detallado
de Interventora contemplando el balance financiero, debidamente avalado por la
Supervisin.

3.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TCNICO DE LA EJECUCIN DEL

CONTRATO DE CONSULTORA

Para el desarrollo administrativo y tcnico de la ejecucin del contrato de

consultora, se definen las siguientes actividades y responsabilidades que debe
realizar el interventor:

17
3.2.1 Trmites ante las entidades de servicios pblicos y autoridades
ambientales:

En caso de que los proyectos tengan relacin o interferencia con redes de

servicios pblicos, el Interventor deber verificar la presentacin de los
documentos por parte del consultor ante las empresas y entidades involucradas
en el desarrollo del proceso, que requieran de la aprobacin previa del Interventor.

Para el trmite de la solicitud de la aprobacin de los proyectos se debe tener en

cuenta lo siguiente:

* El consultor o ejecutor de la obra debe efectuar la solicitud de los datos tcnicos

del proyecto a ejecutar presentes a las diferentes Empresas de Servicios Pblicos
con el fin de confrontar la informacin soportada en el proyecto priorizado. Este
debe estar revisado y aprobado por La Interventora del contrato.

* El interventor debe verificar que los datos obtenidos cumplan con las
especificaciones tcnicas exigidas por las Empresas de Servicios Pblicos e
indicar al consultor mediante documento escrito los ajustes a realizar.

* La interventora debe aprobar el proyecto y diseo con su respectiva aprobacin

en los planos, Previo Vo.Bo. del rea tcnica (supervisor designado) de la EDAT
SA ESP OFICIAL, revisara los permisos y/o licencias ambientales a que haya
lugar con base en los estudios ambientales realizados por el consultor. Adems el
interventor debe tener en cuenta las siguientes actividades:

* Previa a la ejecucin de la obra, el Contratista de la Obra Fsica, debe solicitar

los permisos y/o licencias ambientales ante las Autoridades Ambientales
competentes, para lo cual el interventor debe revisar los trminos de referencia,
con el fin de supervisar, confrontar y controlar la realizacin del plan de manejo
ambiental de acuerdo con stos requerimientos.

* El interventor debe velar porque el ejecutor del contrato de cumplimiento tanto a

los trminos de referencia y pliegos de condiciones preparados por la EDAT SA
ESP OFICIAL para el desarrollo de los estudios de impacto ambiental y/o planes
de manejo ambiental, as como de los trminos de referencia y pronunciamientos
de la Autoridad Ambiental competente respecto al desarrollo de los estudios. De
otra parte el consultor debe efectuar los ajustes pertinentes en caso de que haya
un pronunciamiento de la Autoridad Ambiental respecto al estudio.

* El interventor debe participar en las reuniones requeridas por la Autoridad

Ambiental y/o la EDAT SA ESP OFICIAL en desarrollo de la evaluacin y

18
aprobacin del estudio de Impacto ambiental y/o licencias en el momento en que
se requiera.

* El interventor debe disponer como mnimo de un experto en el rea social, el

cual debe realizar el seguimiento al desarrollo y ejecucin del proyecto
relacionados con el plan de gestin Social y a los requerimientos definidos en la
evaluacin efectuada por las Autoridades competentes (EDAT-PDA), como
cumplimiento a exigencias en la fase contractual y de la fuente generadora de los
recursos.

* Una vez finalizados el plan de gestin social y estudio ambiental, el consultor o

deber presentarlo al interventor que lo aprobar y luego lo pasar para su
posterior evaluacin a la Secretara respectiva.

*Dems procedimientos por parte del contratista que requieran aprobacin por
parte del Interventor y que se encuentren contemplados en marco contractual para
ejecutar el proyecto o proyectos.

3.2.2 Gestin tcnica:

Para lograr la ejecucin oportuna de los trabajos, el interventor debe exigir al

consultor el inicio de los trabajos en las fechas previamente programadas. El
interventor ser el responsable ante la EDAT SA ESP OFICIAL de cualquier
retraso en el desarrollo de la Obra, a no ser que la causa le sea imputable al
contratista por incumplimiento o desacato de rdenes, entre otros aspectos. Sin
embargo, si el incumplimiento es del contratista y el interventor no lo requiere e
informa oportunamente la EDAT SA ESP OFICIAL, este ltimo ser igualmente
responsable.

La interventora debe revisar antes y durante la ejecucin del contrato, todos los
aspectos tcnicos (lo requerido en los estudios, mtodos constructivos,
especificaciones tcnicas y dems), de tal forma que le permitan posteriormente al
constructor de cmo se debe realizar y/o construir el objeto de lo contratado. De
igual forma, debe exigirle al ejecutor del contrato el respeto por todo lo tcnico
estipulado.

El interventor debe controlar el avance de la obra de acuerdo al proyecto de

estudios y diseos en forma permanente mediante visitas peridicas a las
instalaciones del consultor y adems las reuniones programadas desde un
principio con participacin del supervisor del contrato que la EDAT SA ESP
OFICIAL designe para tal fin. Para ello, debe revisar, aprobar y complementar el

19
programa de trabajo con el consultor para la ejecucin de los estudios. De igual
forma, debe efectuar por escrito, las observaciones que estime pertinentes a los
informes de avance de los estudios y diseos del consultor y velar porque se
entreguen en las fechas establecidas, de tal forma que garantice el cabal
cumplimiento de las actividades a efecto de lograr el correcto desarrollo de los
estudios y diseos. Adems debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

* Efectuar el seguimiento a las radicaciones de los estudios y diseos que haga el

consultor en las Alcaldas (administraciones municipales) o Empresas de Servicios
Pblicos, conducentes a obtener las aprobaciones de los componentes de
estructuras comprometidas y sistemas de redes propuestos, para la aprobacin
de los mismos, Lo anterior se realiza con el fin de que los municipios puedan
adelantar todo tramite tales como gestin documental, predial y concesiones
ambientales de aplicabilidad para el proyecto en desarrollo.

* Facilitar el acceso, en calidad de prstamo a los planos, estudios, documentos e

informacin general en poder de la Administracin de la EDAT SA ESP OFICIAL,
que sean necesarios para el desarrollo integral de los trabajos por parte del
consultor y/o contratista de la obra, si dichos documentos existen.

* El consultor debe presentar a la Interventora un plan de trabajo en los diferentes

frentes de ejecucin de lo contratado.

3.2.3 Gestin administrativa

En la labor de interventora, se generan diversos tipos de documentos, que deben

archivarse de manera adecuada y consecuente, con el fin de facilitar y garantizar
el buen manejo de la historia de cada contrato de los proyectos ejecutados por la
EDAT SA ESP OFICIAL. Adems el interventor debe seguir el procedimiento de
estructuracin de la carpeta tcnica suministrada por el grupo de archivo y
correspondencia.

Composicin de la serie documental.

El supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestin acerca de la

composicin de la serie documental del contrato, organizada por cuadernillos los
cuales fsicamente pueden diferenciarse uno de otros a travs de carpetas
debidamente identificadas segn el componente legal y tcnico.

* Carpeta legal

20
La carpeta legal contiene copia de los siguientes documentos:

- Trminos de referencia.

- Documento del proceso licitatorio o invitacin pblica (publicaciones, resolucin

de apertura y cierre, observaciones a los trminos de referencia, adendos,
evaluacin, acto administrativo de adjudicacin.

- Documentos del proceso de licitacin evaluacin y adjudicacin de contrato.

- Disponibilidad y registro presupuestal.

- Contrato
- Certificado de Pago de Estampillas que la entidad gubernamental requiera.
- Certificado de Pago de plizas y Garantas
- Acta de iniciacin de consultora e interventora (Ver formato Acta de iniciacin
de consultora e interventora).

- Acta de iniciacin del contrato de Diseo y Construccin (Ver formato Acta de del
contrato de Diseo y Construccin)

- Acta de recibo y aprobacin de diseo (Ver formato Acta de recibo y aprobacin

de diseo)

- Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato Acta de Pago de
Anticipo)

- Acta de suspensin (Ver formato Acta de Suspensin)

- Acta de reiniciacin (Ver formato Acta de Reiniciacin)

- Acta de cambio de supervisor de proyecto o de interventora (Ver formato Acta

de cambio de supervisor de proyecto o de interventora).

- Acta de adicin y/o prrroga (Ver formato Acta de adicin y/o prrroga).

- Acta de terminacin del contrato de consultora (Ver formato SGT-014)

- Acta de recibo y liquidacin del contrato de consultora / Interventora

(Ver formato Acta de recibo y liquidacin del contrato de consultora /
Interventora).

21
Gestin Social

Como seguimiento por parte de la Interventora, enfocados a la Gestin Social, se

deben tener en cuenta todas las medidas y estrategias que contribuyan a
prevenir, mitigar y/o compensar los impactos negativos y potenciar los positivos,
derivados de la ejecucin de diagnsticos, estudios y diseos, que luego se
convertirn en los proyectos dirigidos para ejecutar las obras tendientes a mejorar
la prestacin de los servicios pblicos domiciliarios, de igual manera velar y
garantizar que el componente de infraestructura del Plan Departamental de Aguas
del Tolima con el componente de aseguramiento de la prestacin del servicio, se
incluyan dentro del desarrollo de estos procedimientos.

Dentro de la Gestin Social, La Interventora debe hacer control y seguimiento

para que el contratista-consultor garantice:

1. La labor social mediante un plan de gestin, implementado y mejorado por los

profesionales de las ciencias sociales que desarrollan su labor en las obras a
cargo de los contratistas de la infraestructura (Trabajo Social, Comunicador Social,
Socilogo, Psiclogo Comunitario).

2. Todos los documentos asociados con este captulo deben contemplar todos los
aspectos solicitados por EDAT S.A E.S.P OFICIAL a travs del rea de Gestin
Social en cabeza de la EDAT S.A E.S.P Oficial e Interventora, quien es la
encargada de su aprobacin y de realizar la interventora social de las obras.

Para el desarrollo del Plan de Gestin Social, el Consultor deber:

Contratar mnimo uno (1) o ms profesionales del rea social (segn trminos de
referencia del contrato) dependiendo de la complejidad del proyecto, que cumpla
con el perfil requerido para el acompaamiento y seguimiento a los procesos a
desempear.
Asignar un espacio fsico y los elementos necesarios tales como cmara
fotogrfica, cmara de video, computador entre otros elementos, los cuales son
indispensables para el desempeo profesional durante el desarrollo del proyecto.

Realizar reuniones peridicas con el Profesional Social y entregar los informes

que den cuenta de los avances de la gestin ante la comunidad y la receptividad
de la misma ante el proyecto, donde se evidencie el cumplimiento de los procesos,
con visto bueno del rea de Gestin Social de la EDAT S.A E.S.P Oficial, estos
como parte de los hitos de pago del contrato suscrito.

El Contratista, por medio del Profesional del rea Social, debe realizar una
reunin de socializacin-capacitacin con los ingenieros y personal a contratar,

22
sobre el plan de trabajo a desarrollar con la comunidad, esta reunin se debe
hacer en coordinacin con LA EDAT S.A E.S.P OFICIAL y la Gerencia Asesora
rea de Gestin Social e interventora, espacio en el cual se debe presentar la
matriz de impactos y los productos mnimos.

El Contratista est en la obligacin de apoyar en la conformacin del grupo de

auditores visibles, de acuerdo con el procedimiento definido por el programa de
Anticorrupcin de la Presidencia de la Repblica, se definir con ellos un plan de
trabajo que se ejecutara durante el tiempo de ejecucin del proyecto; el objeto de
estas auditoras es acompaar el desarrollo de las actividades propias del
proyecto desde el inicio hasta la finalizacin y garantizar su impecable ejecucin;
para lo cual se le brindar capacitacin sobre sus funciones, objeto, deberes y
derechos, programacin de visitas, etc.

Asegurar los elementos necesarios para la convocatoria y celebracin de

reuniones (papelera, Video Beam, publicidad) con la comunidad relacionados con
la el desarrollo del proyecto.

Gestin Ambiental

Como seguimiento y control por parte de la Interventora, se debe certificar ante la

entidad ambiental competente CRA, mediante documento idneo, ya sea licencia,
permiso o autorizacin que otorga para la ejecucin de un proyecto, obra o
actividad, que de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda ocasionar cualquier
alteracin en el sistema bitico, a bitico y socioeconmico con el desarrollo del
mismo y que posteriormente pueda ser beneficioso o adverso en las condiciones
inicialmente previstas.
Para el desarrollo de las actividades que comprometan un entorno ambiental, el
Consultor deber:

- Generar licencia ambiental para el propsito del que se quiere

intervenir, ya sea una actualizacin de una resolucin de concesin de
aguas, permiso de intervencin de ecosistemas, tala de rboles, etc.
- Licencia ambiental para permiso de vertimientos de aguas residuales
a una fuente hdrica, manejo y disposicin de residuos slidos.

Es indispensable que la interventora identifique, exija y controle, un marco de

referencia ambiental especifico, mediante la planificacin armnica, determinando
los beneficios a corto, mediano y largo plazo del entorno ecolgico y social
vinculados.

Gestin Documental y Predial

23
Es el proceso de seguimiento y control que la Interventora debe ejercer, para el
cumplimiento por parte del contratista con respecto a la investigacin jurdica,
fsica y socioeconmica, con el fin de identificar la relacin existente entre los
componentes especficos del proyecto vinculados, los predios afectados y los
propietarios, para dar inicio a negociacin de adquisicin o permiso de
servidumbre. Se debe garantizar que los resultados obtenidos sean incorporados
a las fichas prediales, certificados de tradicin de los predios, planos de
afectacin, con el fin de elaborar y definir el diseo definitivo en los que se
describen y registra la informacin tcnica y jurdica de los predios adquiridos y
con los cuales se iniciara los procesos de intervencin de las estructuras y el
desarrollo del proyecto. Adicionalmente es deber de la interventora velar que
todos los procedimientos vinculados a la obtencin de documentos y
certificaciones propias de las administraciones municipales (alcaldas), o entidades
encargadas de la operacin y prestacin de servicios pblicos domiciliarios, en la
estructuracin total de diagnsticos, estudios y diseos y proyectos para su
posterior ejecucin.

Carpeta tcnica:

Es responsabilidad de la Interventora constituir la carpeta tcnica, la cual

contendr copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de
seguimiento como son:

* Actas de seguimiento y dems documentos necesarios para supervisar el

desarrollo del contrato.

* Acta de seguimiento al contrato (Ver formato Acta de seguimiento al contrato).

* Correspondencia (copias y originales). Entrega de Archivos a la EDAT SA ESP

OFICIAL. Es responsabilidad del interventor hacer entrega de toda la
documentacin correspondiente del contrato a la unidad ejecutora
correspondiente, a fin de ser analizado y estudiado para su traslado a los archivos
correspondientes por parte de LA EDAT SA ESP OFICIAL.

* Llevar el control de recursos fsicos y humanos El interventor debe realizar un

seguimiento diario al personal y equipos utilizados por el consultor, verificando que
la cantidad y calidad de los mismos estn acordes con la propuesta presentada.

En caso de presentarse anomalas, el interventor exigir el cambio o adicin del

personal o equipo necesario, y lo reportar al supervisor del contrato.

24
Estos cambios deben ser avalados por el supervisor del proyecto designado por la
EDAT SA ESP OFICIAL. De no darse cumplimiento a las adiciones o cambios
solicitados, el Interventor debe solicitar a la dependencia correspondiente, a travs
del supervisor del contrato, la aplicacin de las sanciones previstas en el contrato.

* Efectuar reuniones peridicas de seguimiento El interventor debe concertar

reuniones peridicas con el contratista, con el fin de evaluar la gestin del
proyecto. En dichas reuniones el interventor podr ordenar al contratista, la
intensificacin de las labores que no est desarrollando de conformidad con lo
previsto en el contrato o la suspensin de actividades no contempladas en l o
inconducentes para el cumplimiento del objeto. Podr convocar a comits de
verificacin establecidos en el Plan de gestin social de PDA, las veces que
considere necesario, con el fin de concretar el respectivo seguimiento al
contratista.

* Control financiero del contrato:

La interventora debe conocer el estado financiero del contrato y registrar las

operaciones que se efecten con los fondos del mismo. Debe informar
mensualmente al supervisor del contrato de dicho estado, mediante un informe
que especifique el valor de dinero ejecutado a la fecha, el valor del presupuesto
que se asign al proyecto, la cantidad de presupuesto sobrante y las actividades
que faltan por ejecutar. Adems mensualmente debe entregar al supervisor de
contrato, junto con el informe mensual correspondiente, el Cuadro de control
financiero (Ver formato Cuadro de control financiero) a travs del cual, a manera
de registro, se describen las actas financieras que se han tramitado durante la
ejecucin del proyecto. El supervisor del contrato debe remitir copia de dichos
informes al supervisor del proyecto.

* Control legal del contrato

La interventora es responsable del manejo legal del contrato. Para ello debe llevar
control de los documentos, como plizas, contratos adicionales al valor, sanciones
y actas legales tramitadas durante la ejecucin del proyecto.

* Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista.

Es deber del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones

presentadas por del contratista, resolverlas por escrito oportunamente si son de su
competencia y emitir un concepto y recomendacin sobre las que no lo sean,
remitindolas al supervisor del contrato. Es deber del interventor solicitar, de
manera oportuna, la aplicacin de sanciones en contra del contratista en caso de

25
incumplimiento de obligaciones de este ultimo y sustentar tcnicamente dicha
solicitud y los dems actos que en razn del trmite de la respectiva sancin sean
necesarios. El interventor ser responsable de las consecuencias surgidas del
incumplimiento de esta obligacin

Ninguna orden del interventor podr darse verbalmente. "Es obligatorio para el
Interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben
enmarcarse dentro de los trminos del contrato" (Artculo 32, numeral 2, Ley
80/93).

3.2.4 Informes de interventora

La interventora en el desarrollo de las consultoras debe presentar al supervisor

designado por la EDAT SA ESP OFICIAL informes de seguimiento de acuerdo a
los requerimientos determinados en los pliegos de condiciones y los parmetros
del contrato adjudicado, que le permitan a este, estar enterado del avance y
dems aspectos relevantes del proyecto. Entre estos informes, se destacan:

- Informe Mensual

Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta recomendaciones

para la efectiva ejecucin del contrato. El interventor debe elaborarlo y enviarlo al
supervisor designado del contrato por parte de la EDAT SA ESP OFICIAL, durante
los diez (10) primeros das de cada mes. El cual consta de dos partes: un resumen
ejecutivo y un informe bsico.

Los informes mensuales deben ser presentados por el interventor con la

evaluacin del cumplimiento de las obligaciones contractuales (Ver formato de
Avaluacin de cumplimiento de obligaciones contractuales), el cual ser estudiado
por la dependencia a cargo durante los cinco (5) das hbiles siguientes a la
presentacin del informe y si de este se concluye que existen mritos para aplicar
multas, al da hbil siguiente lo enviar a la secretara respectiva correspondiente,
junto con los soportes y el oficio que solicite ejecutar las acciones legales para
proceder a la aplicacin de las multas, de conformidad con las clusulas del
contrato y de la Ley 80 de 1993. Lo anterior no excluye la obligacin del
interventor de solicitar, si considera pertinente, la aplicacin de las sanciones a
que haya lugar.

El informe debe contener adems de un resumen ejecutivo los siguientes

aspectos:

- El estado del contrato en el mbito financiero y presupuestal: realizando un

paralelo de ejecucin e inversin..

26
- Trabajos ejecutados: descripcin general de las tareas ejecutadas, estado de
avance del contrato (desarrollo fsico).

- Recursos: debe relacionarse el personal y equipo de la interventora y del

contratista empleado en el periodo correspondiente del informe.

- Aspectos tcnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas.

- Desarrollo del contrato de consultora y estado del mismo segn la

programacin.

- Aspectos administrativos.

- Aspectos varios: registros fotogrficos, actas, anexos e informacin adicional

relacionada con el proyecto.

- Comentarios y conclusiones.

- Informe Final.

Una vez terminado el proyecto, la interventora debe elaborar un informe que haga
memoria descriptiva del proyecto. El cual debe contener:

- Antecedentes y descripcin general del proyecto.

- Desarrollo del proyecto: ensayos realizados, desarrollo de los trabajos en el

tiempo y avance mensual de las actividades, entre otros aspectos.

- Aclaraciones tcnicas.

- Actas suscritas

- Registros fotogrficos y/o flmicos.

- Planos de localizacin de redes y de todos los dems aspectos pertinentes al

caso.
- Todos los dems documentos que se consideren pertinentes por parte de la
EDAT SA ESP OFICIAL.

- El Interventor y el Consultor adems de lo anterior, debe tener en cuenta de

manera especial las siguientes consideraciones generales:

27
- Disponer y administrar los recursos de personal, equipos, implementos y dems
servicios necesarios para el normal desarrollo de la interventora.

- Guardar absoluta reserva sobre los resultados obtenidos en el desarrollo del

contrato, y no utilizar, ni divulgar para fines distintos a los previstos en el mismo,
los resultados de su trabajo sin la autorizacin previa y escrita de la EDAT SA ESP
OFICIAL.

- Todos los documentos empleados y los resultados e informacin que se

produzcan en el desarrollo del contrato, pasarn a ser propiedad de la EDAT SA
ESP OFICIAL, manteniendo el Interventor copia de los mismos.

- Informe Semanal

Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta recomendaciones

para la efectiva ejecucin del contrato. El interventor debe elaborarlo y enviarlo al
supervisor de comn acuerdo entre las partes, ya sea en medio fsico o mediante
correo electrnico institucional.

- Dems informes extraordinarios que la Supervisin o administrativo de la EDAT

SA ESP OFICIAL requiera.

NOTA: El personal que utilice el interventor durante la ejecucin del contrato, esta
condicionado a las exigencias de los pliegos de condiciones y/o trminos de
referencia, el cual ser evaluado por el supervisor del contrato y/o supervisor del
proyecto y que solo podr ser reemplazado por otro profesional que cumpla o
mejore las mismas condiciones tcnicas del inicial presentado en la propuesta.
Entre aquellos profesionales que hacen parte del equipo de Interventora y la
EDAT SA ESP OFICIAL no existe, ni existir vnculo alguno. En consecuencia, el
Interventor responde de manera exclusiva por el pago de salarios, prestaciones
sociales e indemnizaciones laborales a que haya lugar.

3.2.5 Casos eventuales:

- Modificaciones del Proyecto:

Cuando se presenten cambios en los lineamientos originalmente contratados con

EL CONTRATISTA es factible incluir modificacin al mismo.

- Adiciones y/o Prrrogas (Cuando se requiera)

28
Si durante el desarrollo del contrato, se hace necesario un mayor plazo y/o mayor
presupuesto para el contrato, resultante de mayor o menor alcance del proyecto
original el Interventor, previa solicitud del CONTRATISTA, debe elaborar una
solicitud de adicin y/o prrroga debidamente justificada (Ver formato solicitud de
adicin y/o prrroga). Esta debe ser enviada a la Secretara correspondiente, a
travs del supervisor del contrato para el aval del supervisor del proyecto.
Las solicitudes podrn presentarse en el momento en que el Supervisor del
Proyecto las requiera, a ms tardar, un (1) mes antes de vencer el plazo inicial del
contrato.

- Suspensin, ampliacin y reinicio de labores:

La interventora solicitar a la EDAT SA ESP OFICIAL suspender temporalmente el

contrato, debido a causas de fuerza mayor no imputables ni al contratista ni al
interventor; as mismo podr solicitar, posteriormente ampliar el plazo pactado por
la suspensin temporal, la Interventora debe elaborar el Acta de
Suspensin debidamente suscrita por las partes y enviarla al Asesor Jurdico y/o
secretara Ejecutiva (Ver formato Acta de Suspensin del contrato) que formaliza
tales decisiones. De la misma forma, una vez finalizado el plazo de la suspensin,
la interventora debe elaborar el Acta de Reiniciacin (Ver formato Acta de
Reiniciacin del Contrato) para efectos de dejar documentado el reinicio de las
labores.

En los casos en que no se contine con la ejecucin del proyecto, la EDAT SA

ESP OFICIAL a travs de la Secretara respectiva con revisin del Asesor Jurdico
se debe realizar la liquidacin del contrato, cuando lo considere necesario y
soportado mediante un concepto tcnico y/o jurdico.

- Cambio de Interventor:

Si se hace necesario un cambio de la interventora, por razones imputables o no a

sta, el supervisor del proyecto debe elaborar el Acta de sesin del Contrato de
Interventora, previa solicitud del Interventor, debidamente justificada, donde este
mismo postulara un Profesional o grupo de profesionales idneos, que cumplan
con los mismos requerimientos expuestos inicialmente en los pliegos de
condiciones o mejores las condiciones de sus integrantes. Inmediatamente el
supervisor, tendr que evaluar si las condiciones propuestas del personal
profesional a modificar, cumplen con lo requerido, por lo que ser de
obligatoriedad que quede expuesto en dicha acta.

29
- Control de Cumplimiento y Sanciones:

En los casos en que el contratista incumpla sus obligaciones contractuales, el

Interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento de tales
obligaciones y una vez cumplidos estos plazos, de ser necesario, solicitar a la
EDAT SA ESP OFICIAL la aplicacin de las sanciones previstas en el contrato.

En caso que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer efectiva
cualquiera de las garantas contractuales, la interventora debe elaborar un
informe para la dependencia correspondiente, estableciendo y justificando su
concepto al respecto. Adicionalmente, debe presentar una evaluacin mensual
sobre el cumplimiento, respecto a las obligaciones contractuales. Para tal efecto la
EDAT SA ESP OFICIAL adelantar las acciones tendientes a obtener el
reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar, estipuladas en el
contrato.

3.3 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO, ENTREGA Y LIQUIDACIN:

Este proceso comprende todas las actividades que deben desarrollarse una vez
haya finalizado el proyecto. Estas actividades son descritas a continuacin:

3.3.1 Acta de terminacin:

Una vez finalizado el plazo para la ejecucin de la consultora, el interventor

procede a elaborar el acta de terminacin del contrato de consultora/
Interventora, la cual debe dejar constancia de la terminacin del proyecto. Esta
debe ser firmada por el interventor y el consultor.

3.3.2 Acta de entrega, recibo final y liquidacin:

El interventor debe elaborar el acta de entrega y recibo final donde El contratista

por medio del profesional del rea Social, con el apoyo del interventor deben
programar un comit con el propsito de coordinar de manera unificada la entrega
oficial de las obras a la comunidad, a este comit se debe convocar a la
Interventora, Gerencia Asesora, EDAT S.A E.S.P. OFICIAL y funcionarios de la
Alcalda Municipal. Se podrn realizar los eventos necesarios (recorridos, eventos
masivos, puntos de informacin) para la entrega y recibo a satisfaccin por parte
de la administracin municipal y la comunidad

30
El supervisor del proyecto debe elaborar la Liquidacin del contrato, mximo
durante los 4 meses siguientes a su finalizacin, de tal forma, que se logre dejar
constancia del estado definitivo en que estas actividades se recibieron. Esta
misma debe estar aprobada por la Secretaria Jurdica de La EDAT.

Por otro lado, el acta de recibo y liquidacin del contrato, debe contener los
amparos de estabilidad, las clases de documentos elaborados, la cantidad,
descripcin y nmero de copias a entregar, planos y la informacin en medios
magnticos.

3.3.3 Entrega de documentos a la EDAT SA ESP OFICIAL:

El Interventor debe entregar a la EDAT SA ESP OFICIAL, los siguientes

documentos como mnimo:

- Informe final de Interventora.

- Diagnostico y Seleccin de la Alternativa de solucin.
- Registros fotogrficos y/o flmicos.
- Diseos definitivos, presupuesto y planos record, certificaciones que acreditan
el proyecto, escrituras y certificados de tradicin, permisos ambientales totalmente
terminados y aprobados, si fuere el caso.

4. INTERVENTORA DE OBRA:

4.1 RECIBO E INICIACIN DEL CONTRATO DE OBRA:

Este proceso se refiere al estudio del proyecto, la preparacin y establecimiento

de directrices para la ejecucin, expedicin de la orden de iniciacin del contrato
de obra; esto con el fin de establecer y organizar los aspectos en el mbito
tcnico, financiero y legal relacionados con el proyecto, de tal forma, que se logre
la efectiva ejecucin de ste, conforme a lo programado.

Es importante aclarar que es responsabilidad de las dependencias competentes

adelantar todos los trmites necesarios para la efectiva ejecucin del contrato,
como por ejemplo, adquisicin de predios, licitaciones, etc. El supervisor de
proyecto asignado debe recolectar toda la informacin relativa al contrato y facilitar
al Interventor seleccionado; Sin embargo es responsabilidad del interventor
solicitar y acopiar los documentos necesarios para el desarrollo del contrato.

31
4.1.1 Acta de iniciacin de interventora:

Con el fin de formalizar el inicio de la labor de interventora, la Secretara

respectiva de la EDAT SA ESP OFICIAL impartir la orden de iniciacin indicando
la fecha a partir de la cual se contabiliza el plazo del contrato, (Ver formato Acta de
iniciacin de contrato).

NOTA: Antes de impartir el Acta de iniciacin el supervisor del proyecto y del

contrato debe ser designado mediante acto administrativo.

4.1.2 Documentacin del proyecto:

El Interventor reunir los siguientes documentos del contrato de obra y del

contrato de interventora:

- Estudios y diseos correspondientes al proyecto.

- Pliegos de condiciones, trminos de referencia, adendos, aclaraciones,

resolucin de adjudicacin, contratos, plizas de garanta.

- Propuesta ganadora, equipo, maquinaria, personal, etc.

- Manual de interventora y dems documentos que le permitan al interventor

conocer los requerimientos que le son exigidos por la EDAT SA ESP OFICIAL y la
normatividad en general.

- Resolucin por medio de la cual se otorga el permiso o licencia ambiental para la

obra. En el caso de ser necesaria.

- Plan de manejo ambiental o instructivo de mnimas implicaciones ambientales.

- Especificaciones Generales de construccin, manuales, especificaciones

particulares si existieren y los Cdigos, Normas y Especificaciones existentes.

A su vez, se le proporcionar informacin del domicilio contractual del contratista,

para los contactos correspondientes.

32
Es responsabilidad del interventor revisar y estudiar los documentos e informacin
del proyecto, con el propsito de establecer criterios claros y precisos sobre el
mismo, de modo tal que pueda realizar de manera efectiva las labores
encomendadas.

4.1.3 Orden de iniciacin del contrato de obra:

A la expedicin del Acta de inicio del contrato de obra, el Supervisor y/o

funcionario administrativo designado por la EDAT SA ESP OFICIAL, se reunir
con el interventor y el contratista con el fin de impartir la orden de iniciacin
indicando la fecha a partir de la cual se contabiliza el plazo contractual. ( Ver
formato Acta de iniciacin del contrato).

El Interventor y el Supervisor de Contrato dejarn constancia de acuerdo con la

fecha de iniciacin y el programa de obra, del personal y del equipo con que
contar el contratista de obra para el ejercicio de sus funciones.

En el evento de que la misma firma inicia los estudios y diseos y/o la ejecucin
de la obra, una vez finalice el proceso de estudios y diseos, se debe elaborar el
Acta de recibo y aprobacin de diseo, (Ver formato Acta de Recibo y Aprobacin
de diseos), para dejar constancia de la terminacin y cumplimiento en la
consultora, y el inicio de las labores de la ejecucin de la obra.

4.1.4 Instalaciones:

Tanto el interventor como el contratista de obra deben organizar y disponer los

recursos de personal y equipo, acordes con las necesidades reales de la obra. El
contratista de obra debe instalar un campamento en un sitio cercano a la obra, con
las condiciones, equipos y personal adecuado para la ptima vigilancia, control y
ejecucin del proyecto. Este campamento debe permanecer durante el tiempo de
duracin del contrato. La Interventora debe verificar y exigir lo propuesto y
recomendar cambios o incrementos.

Adems el contratista debe conformar una infraestructura humana y tcnica

suficiente que garantice a la EDAT SA ESP OFICIAL el cumplimiento de los
programas, acciones y actividades establecidas en el plan de manejo ambiental,
cuando se requiera.

4.1. 5 Visita de Iniciacin al proyecto:

33
Es indispensable que el interventor efecte una visita conjunta con el contratista y
el supervisor de contrato al terreno donde se ejecutar el proyecto con el fin de
establecer las prioridades de las obras a ejecutar con el presupuesto del contrato,
de acuerdo con las necesidades actuales del sector contratado.

Igualmente se deben revisar las cantidades de obra establecidas en el contrato a

partir de la informacin suministrada, teniendo en cuenta las prioridades de obra a
ejecutar en esta primera visita, para las modificaciones de obra que eventualmente
se requieran.

Adems debe rendir informe a la EDAT SA ESP OFICIAL sobre aspectos que
considere importantes para el desarrollo del contrato.

4.1.6 Reunin con el contratista:

La interventora debe organizar una reunin con el contratista de obra y dems

personas que considere conveniente, en la que se analice la programacin de la
ejecucin del contrato, las posibles modificaciones que requiera el proyecto en
donde se establezcan los lineamientos, metodologa y dems aspectos que se
seguirn a lo largo de toda la ejecucin de la obra.

4.1.7. Inversin:

La EDAT SA ESP OFICIAL pagar al contratista el valor concedido como anticipo;

su monto no podr exceder del 50% del valor del contrato. Contar con la
aprobacin del Secretario respectivo, el interventor y el tesorero pagador para que
posteriormente el Contratista de obra la presente ante la Tesorera o secretaria
Administrativa para efectos del pago correspondiente, para lo cual se suscribir
documento de pago de Anticipo. Esta deber contar con los siguientes requisitos
como anexo:
- Plizas para amparos de garanta.
- Certificado de Pagos de Estampillas.
- Certificado de Pago de Aportes Parafiscales expedida por revisor
fiscal (persona jurdica) y/o planillas de pagos (persona natural).
- Informe de Supervisin y balance econmico contractual.

Al valor del acta parcial de obra se le descontar el valor correspondiente a la

amortizacin del anticipo de acuerdo a lo establecido en el contrato.

34
4.1.8 Reuniones semanales:

El interventor debe organizar y llevar a cabo una reunin semanal con el

contratista de obra, con el propsito de efectuar seguimiento a la ejecucin de la
programacin de la obra y solucionar los problemas encontrados, de la cual se
levantar un Acta. Siempre que sea posible se contar con la presencia del
Supervisor del contrato y dems funcionarios que considere conveniente. (Ver
formato Informe semanal de Interventora).

4.2 DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y TCNICO DE LA EJECUCIN DEL

CONTRATO

Para el proceso del desarrollo administrativo y tcnico de la ejecucin del contrato

de obra, el Interventor debe tener en cuenta las siguientes actividades y
responsabilidades:

4.2.1 Gestin tcnica y administrativa:

En el mbito tcnico, el interventor debe cumplir con lo establecido en el presente

manual el cual reglamenta las funciones de interventora para los contratos de
obra que celebra la EDAT SA ESP OFICIAL, as mismo deber cumplir lo
siguiente:

* Revisar los Estudios y diseos existentes y efectuar los ajustes

correspondientes.

* Revisar el replanteo topogrfico y la permanencia de referencias topogrficas El

contratista de obra e interventora deben revisar antes y durante la ejecucin del
contrato, las referencias topogrficas (puntos topogrficos, coordenadas y cotas),
de tal forma que le permitan al constructor localizar adecuadamente el proyecto
sobre el terreno. De igual forma debe, exigirle al ejecutor del contrato la
permanencia de las referencias topogrficas establecidas, su proteccin, traslado
o reposicin cuando sea necesario, en el caso de que el objeto contratado sea un
va.

* Llevar el control de la calidad de las obras ejecutadas El interventor debe

verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones tcnicas de la obra.
Para ello, debe efectuar ensayos de laboratorio (si es pertinente), control de

35
calidad de los materiales a partir de lo establecido en las especificaciones tcnicas
requeridas, control de los mtodos constructivos, controles topogrficos de las
secciones, localizacin y nivelacin de los elementos estructurales. En caso de
incumplimiento se abstendr de recibir la obra e informar a la Secretara
correspondiente.

En caso de identificarse cambios en las especificaciones, el interventor debe

informar al supervisor del contrato, quien a su vez informar al supervisor del
proyecto, para su evaluacin y Vo.Bo. de la secretara correspondiente, en los
casos en que se afecte considerablemente el proyecto.

* Controlar el impacto ambiental y la seguridad industrial del proyecto Con el fin de

llevar a cabo oportunamente el control del impacto ambiental y seguridad
industrial, la Interventora debe ejecutar las siguientes actividades:

- Coordinar con el contratista la prevencin o atenuacin de los posibles impactos

que se causen por la ejecucin de las obras, de acuerdo al Plan de Manejo
Ambiental respectivo y dems requerimientos de la Resolucin ambiental
aprobatoria.

- Exigir y vigilar el cumplimiento por parte del contratista del plan de manejo
ambiental y dems requerimientos establecidos en la resolucin que otorga el
permiso o licencia ambiental al proyecto.

- Asegurar que el contratista disponga de un campamento en el terreno donde se

adelantan las obras ubicado en zona privada.

- Garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la autoridad

ambiental, en el plan de manejo ambiental aprobado para la obra y los
requerimientos resultantes de las auditoras ambientales realizadas, adems el
interventor ambiental con una dedicacin de tiempo suficiente que permita
asegurar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista. (si es
necesario).

- Velar porque las fuentes de materiales a utilizar estn debidamente legalizadas

ante las autoridades competentes y se diligencien correctamente las planillas de
disposicin de escombros. (Ver formato de disposicin de escombros).

- Exigir y verificar el cumplimiento por parte del contratista las normas de

seguridad industrial necesarias en la ejecucin de la obra.

En el caso que las obras requieran de la utilizacin de materiales explosivos o de

alto riesgo, la Interventora debe llevar el registro de la provisin, consumo y

36
existencia de los materiales. Si el contratista es el ejecutor de las obras que
emplean tales materiales, la interventora debe exigir y verificar el cumplimiento de
las normas establecidas por el Ministerio de Defensa para el manejo y control de
explosivos. Tambin debe verificar el equipo y personal utilizado, de tal forma que
sea el ms adecuado para los trabajos a ejecutar.

El incumplimiento de cualquiera de obligaciones antes mencionadas por parte del

interventor y que deriven, sean causa, permitan o faciliten del incumplimiento del
contratista, lo har responsable conjuntamente con este ltimo, de los perjuicios
causados a la entidad contratante o a terceros.

* Exigir la iniciacin de los trabajos:

Para lograr le ejecucin oportuna de los trabajos, el Interventor debe exigirle al

contratista el inicio de las actividades en las fechas previamente programadas. El
Interventor ser el responsable ante la EDAT SA ESP OFICIAL de cualquier atraso
de la obra, a no ser que la causa le sea imputable al contratista por incumplimiento
o desacato de rdenes, entre otros aspectos:

- Llevar el diario de la obra (Bitcora):

El interventor debe llevar y mantener un libro de registro, que permita el control

diario de la obra, de las actividades desarrolladas, instrucciones, observaciones,
convenios, quejas, solicitudes, compromisos, tareas pactadas, decisiones tomadas
en las reuniones del Comit de Obra, el estado fsico semanal de las obras y
dems determinaciones relacionadas con el desarrollo de la ejecucin de la obra.

- Mantener actualizado el Archivo de Interventora:

En la labor de Interventora, se generan diversos tipos de documentos, que deben

archivarse de manera adecuada y consecuente, en concordancia con el Plan de
Aseguramiento o Gestin de la Calidad de la Interventora, con el fin de facilitar y
garantizar el buen manejo de la historia de cada contrato de los proyectos
ejecutados por la EDAT SA ESP OFICIAL. Adems el interventor debe seguir el
procedimiento de estructuracin del archivo tcnico, el cual se subdivide en dos
etapas:

a) Composicin de la Serie documental:

El supervisor del proyecto y el interventor deben desarrollar la gestin acerca de la

composicin de la serie documental del contrato, organizada por carpetas los

37
cuales fsicamente pueden diferenciarse uno de otros a travs de carpetas
debidamente identificadas segn el componente legal, tcnico y financiero.

- Carpeta legal:

Contiene copia de los siguientes documentos:

Pliego de condiciones, adendos.

Disponibilidad y reserva presupuestal.

Contrato

Orden de Iniciacin del contrato de obra

Orden de iniciacin del contrato de diseo y construccin (Ver formato)

Acta de recibo y aprobacin de diseo, (Ver formato)

Acta de anticipo del contratista y/o consultor (Ver formato)

Acta de pago mensual (Ver formato)

Acta de recibo parcial de obra (Ver formato)

Acta de fijacin de precios no previstos (Ver formato)

Acta de modificacin de cantidades de obra (Ver formato)

Acta de adicin y/o prrroga (Ver formato)

Acta de suspensin (Ver formato)

Acta de reiniciacin (Ver formato)

Acta de cambio de supervisor o interventora (Ver formato)

Acta de terminacin del contrato de obra (Ver formato)

Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato)

Acta de liquidacin del contrato de obra (Ver formato)

38
4.2.2 Gestin Ambiental

Como seguimiento y control por parte de la Interventora, se debe certificar ante la

entidad ambiental competente CRA, mediante documento idneo, ya sea licencia,
permiso o autorizacin que otorga para la ejecucin de un proyecto, obra o
actividad, que de acuerdo con la ley y los reglamentos pueda ocasionar cualquier
alteracin en el sistema bitico, a bitico y socioeconmico con el desarrollo del
mismo y que posteriormente pueda ser beneficioso o adverso en las condiciones
inicialmente previstas.

Para el desarrollo de las actividades que comprometan un entorno ambiental en la

ejecucin de las obras, el Consultor deber:

- Generar licencia ambiental para el propsito del que se quiere

intervenir, ya sea una actualizacin de una resolucin de concesin de
aguas, permiso de intervencin de ecosistemas, tala de rboles, etc.
- Licencia ambiental para permiso de vertimientos de aguas residuales
a una fuente hdrica, manejo y disposicin de residuos slidos, etc.

4.2.3 Gestin Documental y Predial

Es el proceso de seguimiento y control que la Interventora debe ejercer, para el

cumplimiento por parte del contratista con respecto a la investigacin jurdica,
fsica y socioeconmica, con el fin de identificar la relacin existente entre los
componentes especficos del proyecto vinculados, los predios afectados y los
propietarios, para dar inicio a negociacin de adquisicin o permiso de
servidumbre. Se debe garantizar que los resultados obtenidos sean incorporados
a las fichas prediales, certificados de tradicin de los predios, planos de
afectacin, con el propsito de elaborar y definir el diseo definitivo en los que se
describen y registra la informacin tcnica y jurdica de los predios adquiridos y
con los cuales se iniciara los procesos de intervencin de las estructuras y el
desarrollo del proyecto. Adicionalmente es deber de la interventora velar que
todos los procedimientos vinculados a la obtencin de documentos y
certificaciones propias de las administraciones municipales (alcaldas), o entidades
encargadas de la operacin y prestacin de servicios pblicos domiciliarios, en la
estructuracin total de diagnsticos, estudios y diseos y proyectos para su
posterior ejecucin.

Antes de iniciar la obra, el interventor debe asegurar que se cumplan las

obligaciones y requisitos ambientales y prediales. Para tal efecto el
Interventor velar porque el contratista cumpla con los requerimientos
ambientales, en el caso de que sean necesarios.

39
- Carpeta Tcnica:

Es responsabilidad del Interventor constituir la carpeta tcnica, la cual contendr

copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de seguimiento como
son:

Actas de seguimiento y dems documentos necesarios para supervisar el

desarrollo del contrato.

Acta de seguimiento al contrato (Ver formato).

Informe semanal de interventora (Ver formato).

Anlisis de precios unitarios (Ver formato).

Cuadro para el control de manejo de escombros (Ver formato).

Correspondencia (copias y originales).

- Carpeta Financiera:

Es responsabilidad del interventor constituir la carpeta financiera, la cual contendr

copia de todos aquellos documentos derivados del proceso de cuentas y/o pagos
tramitados en el desarrollo del contrato, en esta carpeta se debe constituir por las
siguientes actas:

Orden de iniciacin de la obra, cuando el contrato lo exija (Ver formato).

Acta de anticipo del contratista (Ver formato).

Acta de reajustes (Ver formato).

Acta de recibo parcial de obra (Ver formato).

Acta de recibo final de contrato de obra (Ver formato).

Acta de liquidacin del contrato de obra (Ver formato).

40
b) Consecutivo y numeracin de las actas:

Como se mencion anteriormente existen tres (3) cuadernillos para la

organizacin del archivo histrico de cada contrato como son el legal, tcnico y
financiero los cuales deben llevar una numeracin con su respectivo consecutivo
como se muestra a continuacin:

- Carpeta legal

La numeracin consecutiva va desde el nmero (1) orden de iniciacin hasta el

acta (n) de liquidacin, para efectos de las actas de recibo parcial se debe iniciar
con el nmero del acta y nmero del contrato.

- Carpeta financiera:

Lleva el consecutivo del cuadernillo legal de las actas correspondientes al trmite

financiero.

- Carpeta tcnica:

Debe orientarse por la numeracin del consecutivo de la carpeta legal, para

efectos de actas no legales (tcnicas) se manejar un consecutivo paralelo, como
se muestra a continuacin:

Acta No. 1 de Comit de Obra

Acta No. 2 de Comit de Obra
Acta No. 3 de Cambio de Especificaciones Tcnicas

* Controlar el avance del contrato:

El interventor debe controlar peridicamente el avance de los proyectos,

supervisando las cantidades de obra ejecutadas por el contratista de acuerdo con
los planos, diseos y especificaciones tcnicas a travs de mediciones realizada..
Adems debe informar oportunamente a LA EDAT SA ESP OFICIAL si se
presentan mayores o menores cantidades de obra y/o no previstos. As mismo
debe controlar el avance de obra de acuerdo con el programa de ejecucin vigente
y con el programa detallado de obra, esta informacin debe ser presentada en el
Comit de Obra que se programa semanalmente.

41
* Efectuar reuniones peridicas:

Adems del residente de obra quin estar presente diariamente cerca de las
instalaciones de la obra, el contratista debe asistir como mnimo una vez al mes a
la obra, para la revisin, control y coordinacin necesaria.

* Control Financiero del Contrato de Obra:

La interventora debe conocer las reservas presupuestales existentes, las

necesidades de adiciones si es el caso y el estado financiero de la obra
registrando las operaciones que se efecten con los fondos del mismo, por
ejemplo el trmite de contratos adicionales, actas de modificacin de cantidades
de obra, aprobacin de precios de tems no previstos, etc.

Adems la interventora debe informar al supervisor del contrato el estado,

mediante el informe mensual que especifique el monto de dinero gastado, el
monto del presupuesto que se asign al proyecto, la cantidad de presupuesto
sobrante y la cantidad de obra (en trminos de dinero) que falta ejecutar.

Adems debe entregar al supervisor del contrato, junto con el informe mensual
correspondiente, el cuadro de control financiero (Ver formato), a travs del cual, a
manera de registro, se describen las actas financieras que se han tramitado
durante la ejecucin del proyecto.

* Control legal del contrato de obra:

En el aspecto legal, la interventora es responsable del manejo del contrato de

obra. Para lograr un control detallado de cada uno de los documentos y trmites
efectuados durante la ejecucin del proyecto, debe presentar mensualmente al
supervisor del contrato, junto con el informe mensual correspondiente, el cuadro
de control legal (Ver formato).

* Estudiar sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista de obra:

Es obligacin del interventor estudiar las sugerencias, consultas y reclamaciones

presentadas por el contratista, resolverlas por escrito dentro de los 5 10 das
hbiles siguientes a su recibo, segn su complejidad, dicho documento debe ser
remitido al supervisor del contrato, quien a su vez emitir su concepto que enviar
a la secretara respectiva para el estudio correspondiente.

Es deber del interventor solicitar, de manera oportuna, la aplicacin de sanciones

en contra del contratista en caso de incumplimiento de obligaciones de este ultimo

42
y sustentar tcnicamente dicha solicitud y los dems actos que en razn del
trmite de la respectiva sancin sean necesarios. El interventor ser responsable
de las consecuencias surgidas del incumplimiento de esta obligacin.

Ninguna orden del interventor podr darse verbalmente. "Es obligatorio para el
interventor entregar por escrito sus rdenes o sugerencias y ellas deben
enmarcarse dentro de los trminos del respectivo contrato" (Artculo 32, numeral 2,
Ley 80/93).

* Elaborar las Actas de Obra e Interventora:

El interventor cuantificar las obras y labores realizadas durante el perodo
ejecutado con el fin de elaborar el Acta de Recibo parcial de obra (Ver formato)
correspondiente e igualmente acta mensual de interventora.

Las actas de obra y de costos de interventora deben ser remitidas a la EDAT SA

ESP OFICIAL en los diez (10) primeros das calendario del perodo siguiente al
ejecutado y adems deber adjuntar el informe mensual de Interventora, para
realizar el trmite de pago.

Igualmente se debe adjuntar con el Acta de Recibo Parcial de Obra, los

documentos soportes.

* Programar y organizar reuniones del Comit de Obra:

Con el fin de tratar y analizar temas y problemas relacionados con el desarrollo del
contrato, y acordar soluciones prcticas y oportunas, la Interventora debe
programar y organizar reuniones semanales de obra. En estas reuniones ser
obligatoria la asistencia y participacin del interventor, el residente de obra, el
contratista y siempre que sea posible del supervisor del contrato designado por la
EDATY SA ESP OFICIAL.

El interventor debe consignar en un acta los participantes de la reunin y los

aspectos acordados, especificando las tareas establecidas y los responsables del
cumplimiento de las mismas.

Estas actas sern firmadas nicamente por los asistentes a la reunin. Cuando las
necesidades de la obra lo requieran, la Interventora convocar a reuniones
extraordinarias.

4.2.2 Informes de interventora:

La interventora en el transcurso de la ejecucin de la obra, debe presentar al

43
Supervisor del contrato y/o del proyecto de la EDAT SA ESP OFICIAL los informes
necesarios, que le permitan a este ltimo estar enterado del avance y dems
aspectos relevantes del proyecto.

Entre estos informes, se destacan:

* Informe Mensual:

Este informe describe el estado actual del proyecto y presenta las

recomendaciones para la efectiva ejecucin del contrato. El interventor debe
elaborarlo y enviarlo al supervisor del contrato determinado por la EDAT SA ESP
OFICIAL durante los cinco (5) primeros das de cada mes. Este informe consta de
dos partes: un resumen ejecutivo y un informe bsico.

Los informes mensuales deben ser presentados por el interventor conjuntamente

con un corte parcial de Obra, especificando las actividades establecidas en el
contrato, las modificaciones implementadas y las obras ejecutadas, incluyendo la
descripcin de las actividades, cantidad y precios unitarios; con el fin de evaluar el
cumplimiento del contratista de obra en lo referente a las diferentes actividades y
acuerdos establecidos en el contrato de obra. En estos informes debe reflejarse el
control estadstico de asistencia a las reuniones semanales y observaciones
consignadas en la bitcora de obra que es obligatoria, as como el nombre de
cada visitante.

Igualmente se debe presentar la evaluacin del cumplimiento de las obligaciones

contractuales (Ver formato), la dependencia a cargo lo estudiar en cinco (5) das
hbiles siguientes a la presentacin del informe y si de este se concluye que
existen mritos para aplicar multas, al da hbil siguiente se debe remitir al Oficina
Asesor Jurdico o a la secretara respectiva, junto con los soportes y el oficio que
solicite ejecutar las acciones legales para proceder a la aplicacin de las multas de
conformidad con las clusulas del contrato y de la Ley 80 de 1993.

En caso de proyectos contengan de mediano y gran impacto ambiental, el informe

mensual de interventora deber seguir los siguientes lineamientos:

En la primera fase del informe de interventora ambiental se debe registrar la

descripcin del estado contractual de la obra indicando el nmero de contrato,
valor, adiciones, prrrogas, nombre de la empresa constructora e interventora y
del interventor ambiental, entre otros.

La segunda fase debe describir las actividades realizadas en el periodo respectivo,

detallando aquellas que han tenido mayor incidencia ambiental y ms relevancia
en el desarrollo de la construccin del proyecto.

44
La tercera fase, debe reportar como mnimo los siguientes aspectos:

- Reflejar las acciones adelantadas por la Interventora para verificar el

cumplimiento por parte del contratista sobre la implementacin de las medidas de
manejo ambiental contempladas en el Estudio de Impacto ambiental y/o Plan de
Manejo Ambiental.

- Identificar los inconvenientes y problemas ambientales que se presentan en

desarrollo de la obra.

- Indicar las acciones adoptadas por la Interventora en la implementacin de

soluciones proactivas para resolver los inconvenientes y problemas ambientales
que se presentan en desarrollo de la obra.

- Indicar los resultados del programa de seguimiento y monitoreo ambiental.

- Presentar el reporte de evaluacin del desempeo ambiental de la obra teniendo

en cuenta los indicadores ambientales definidos en el Estudio de Impacto
Ambiental y/o Plan de Manejo Ambiental y de los que resulten durante el
desarrollo de la obra.

- Presentar un anlisis del cumplimiento por parte del contratista de las

obligaciones establecidas por la autoridad ambiental en la resolucin ambiental
para el desarrollo de la obra.

- Reportar las auditorias ambientales internas realizadas al proceso de disposicin

de escombros, manejo de trnsito, implementacin del diseo paisajstico, el
cargue y descargue de materiales y suministros, entre otros.

- Actualizar la informacin relativa a la verificacin y actualizacin de las licencias y

permisos ambientales de zonas de disposicin de material de desecho o
sobrantes, canteras, plantas de asfalto y concreto.

- Actualizar los costos ambientales y compararlos con los definidos

contractualmente.

En la cuarta fase del informe, el interventor ambiental debe detallar las

conclusiones y recomendaciones resultantes del proceso de Interventora y
adems anexar registros topogrficos, fotogrficos, fotocopias de actas y otros
documentos que sean requeridos, con el fin de realizar el control de documento y
datos desarrollada por la interventora ambiental.

45
Adicionalmente para los proyectos de mnimo impacto, se deben entregar dos (2)
informes de interventora ambiental exigidos por la Autoridad Ambiental
competente, el primero al cumplirse el 50% del cronograma de actividades de obra
y el segundo al finalizar las labores constructivas. Estos informes deben contener
como mnimo la siguiente informacin:

- Informacin contractual.

- Breve descripcin de las obras realizadas.

- Descripcin detallada de cmo se han implementado los programas del

Plan de Manejo Ambiental en el estudio de impacto ambiental.

- Acciones y comunicaciones realizadas por la interventora para verificar la

implementacin del Estudio del Impacto ambiental y/o Plan de Mejoramiento
Ambiental.

- Las planillas de disposicin de material de desecho o sobrantes y un archivo

fotogrfico que muestre el avance de la obra.

- Resumen Ejecutivo Debe contener de manera concisa y precisa la informacin

que permita conocer suficientemente el estado y avance del proyecto. En este
informe ejecutivo se debe incluir:

a) Estado y avance fsico del proyecto: Especificando la cantidad de obra

presupuestada, ejecutada y modificada y los atrasos con respecto a la
programacin establecida.

b) Estado y avance presupuestal de las obras.

c) Reporte consolidado del nivel de calidad de las obras.

d) Recomendaciones y conclusiones

En los aspectos anteriores debe especificarse y estudiarse los puntos crticos o

relevantes para el desarrollo adecuado del proyecto.

* Informe Bsico:

Debe contener:

46
- El estado del contrato en el mbito financiero y presupuestal: anticipo, obra
ejecutada, estado de avance financiero.

- Trabajos ejecutados: descripcin general de las tareas ejecutadas, estado de

avance de la obra (en trminos monetarios y de unidades fsicas), modificaciones
del proyecto en cantidades, precios unitarios.

- Recursos: debe detallarse el personal y equipo de la Interventora y del

contratista de obra empleado.

- Aspectos tcnicos: modificaciones, problemas y soluciones adoptadas.

- Desarrollo del contrato de obra y comportamiento segn la programacin.

- Aspectos administrativos
- Aspectos varios: registros fotogrficos, informe meteorolgico o control diario del
estado del tiempo, actas, anexos e informacin adicional relacionada con el
proyecto.

- Comentarios y conclusiones.

* Informe Final:

Una vez terminado el proyecto, la interventora debe elaborar un informe que haga
memoria descriptiva del mismo. El informe deber estar debidamente empastado y
foliado, con una presentacin metodolgica adecuada (ndices, anexos, pie de
pgina, etc.).

El original del informe se debe remitir al grupo de archivo y correspondencia de la

secretara respectiva (archivo central).

- Contenido del Informe final de interventora de obra:

La relacin mnima de documentos y anexos que el informe final de interventora

debe contener adems de lo que la respectiva Unidad Ejecutora considere
pertinente, debe ser:

a) Datos completos del contratista de obra y firma interventora (nombre, telfono,

fax. E-mail y direccin).

b) Copia del contrato de obra, de los otro s, adiciones, prrrogas, suspensiones

y/o sanciones que tenga el contrato.

47
c) Copia de la pliza nica, incluye estabilidad de obra y certificado de
modificacin.

d) Memoria descriptiva de la ejecucin /desarrollo del contrato.

e) Actas de terminacin, entrega y recibo final de obra, liquidacin, pago final,

modificaciones en tems como en precios unitarios.

f) Ensayos de laboratorio. (si fuere el caso).

g) Registro fotogrfico, antes, durante y a la terminacin de la obra.

h) Copia de la bitcora de obra.

i) Proceso de construccin: rendimiento del personal, equipos y materiales

utilizados, cantidades de obras ejecutadas, relacin de metas fsicas ejecutadas y
no ejecutadas discriminadas por actividad, detallando cantidades, porcentajes de
obra ejecutada y por ejecutar.

j) Costos de construccin por tem y porcentajes de cada tem en relacin con el

costo total.

k) Aclaraciones tcnicas en los cambios de diseo, exclusiones de metas fsicas,

ampliaciones del objeto, e informe del control de calidad de la obra.

l) Actas suscritas.

m) Registros fotogrficos y/o flmicos en ejecucin y finales tanto de lo ejecutado

como de lo no ejecutado (con fechador).

n) Manual de mantenimiento y conservacin o recomendaciones especiales que

sean necesarios para la conservacin de las obras.

o) Libro de obra.

p) Pliza de estabilidad donde se distingan claramente las fechas de inicio y

vencimiento de su vigencia.

q) Informe final de aspectos ambientales. Si es el caso.

r) Informe del Plan de gestin social terminado.

48
s) Informe de la gestin documental lograda.

r) Todos los dems documentos que se consideren pertinentes por parte de la

EDAT SA ESP OFICIAL.

4.2.3 Casos eventuales:

Cuando se presenten mayores o menores cantidades de obra y/o no previstas, la

interventora debe consignarlas en el Acta correspondiente. para el caso indicado.

Si se consideran cambios en los mtodos constructivos o en las especificaciones

tcnicas, la interventora debe enviar una Acta de cambio de especificaciones (Ver
formato) en la cual se deben mencionar las propuestas y razones o causales que
sustenten las modificaciones.

- Precios no Previstos:

Generalmente, por causa de las modificaciones implementadas en la obra, la

Interventora debe estudiar los precios de obras no previstos presentados por el
contratista de obra para lo cual debe elaborar y presentar a la dependencia
respectiva en la EDAT SA ESP OFICIAL, un cuadro comparativo de precios
unitarios no previstos (Ver formato), un anlisis de precios unitarios (Ver formato),
y el acta de fijacin de precios no previstos (Ver formato), para el estudio
respectivo.

La dependencia correspondiente, por medio del supervisor de contrato verificar

durante la ejecucin del contrato, los precios y en caso de encontrar diferencias
considerables con respecto a los del mercado, har responsable a la Interventora.
En el caso que ya se hayan aprobado los precios, la Interventora debe asumir los
sobrecostos en que incurra o comprometa a LA EDAT SA ESP OFICIAL.

- Adiciones y/o Prrrogas:

Si durante el desarrollo del proyecto, se hace necesario un mayor plazo y/o mayor
presupuesto para el contrato de obra o de interventora, resultante como mayor o
menor cantidades no previstas en el acta respectiva, el interventor debe elaborar
una solicitud de adicin y/o prrroga (Ver formato), motivo por el cual el supervisor
de contrato velar porque las razones que obligaron a la adicin o prrroga del
contrato estn plenamente justificadas ante la secretara respectiva

49
correspondiente quien debe verificar que la informacin contenida en la solicitud
sea la requerida.

Las solicitudes deben presentarse treinta (30) das calendario antes de vencer el
plazo inicial del contrato.

La interventora debe ejercer el control permanente, para evitar que las obras
ejecutadas sobrepasen el valor contractual, advirtiendo de esto por escrito al
Contratista de obra.

- Reprogramacin de Obra:

Toda vez que se presenten modificaciones en cantidades, plazo, valor del

contrato, o suspensin del mismo, que alteren la normal ejecucin de las obras, la
Interventora debe exigir para su estudio por escrito al contratista de obra la
presentacin de una nueva programacin para la ejecucin o la nueva inversin
actualizada. El Interventor velar porque las reprogramaciones no ocasionen
mayores costos a la EDAT SA ESP OFICIAL.

- Suspensin, ampliacin y reinicio de actividades:

Si por causas de fuerza mayor, no imputables a la interventora, al contratista de

obra o a la EDAT SA ESP OFICIAL debe suspenderse temporalmente la ejecucin
de la obra o si se establece posteriormente ampliar el plazo pactado para la
suspensin temporal, la Interventora debe emitir un concepto tcnico previo sobre
la suspensin y a su vez debe elaborar el Acta de suspensin (Ver formato) que
formaliza las decisiones tomadas.

De la misma manera, una vez finalizado el plazo de la suspensin, la interventora

debe elaborar la orden de reiniciacin (Ver formato) para efectos de dejar
documentado el reinicio de las actividades.

En los casos en que no se contine con la ejecucin del proyecto, la EDAT SA

ESP OFICIAL y el interventor, realizarn la liquidacin del contrato y en esta se
efectuar el cruce de cuentas, tomando la parte sobrante del anticipo
correspondiente. Si esto no es suficiente (teniendo en cuenta los trabajos hasta el
momento ejecutados), se debe tomar el porcentaje de la retencin de la garanta
(en el caso que el contrato la contemple) y si an no es suficiente, har uso de la
pliza de buen manejo del anticipo, en caso tal de que el contratista no devuelva el
excedente.

50
- Cambio del Interventor:

Si se hace necesario un cambio de la interventora, por razones imputables o no a

sta, el supervisor del contrato debe elaborar el Acta de terminacin del contrato
de interventora. (Ver formato).

- Control de Cumplimiento y Sanciones:

En los casos en que el contratista de obra incumpliera sus obligaciones

contractuales, el interventor debe exigirle con plazos perentorios el cumplimiento
de tales obligaciones y una vez no cumplidos estos plazos, debe solicitar a la
EDAT SA ESP OFICIAL la aplicacin de las sanciones previstas en el Contrato.

En caso de ser necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer efectiva

cualquiera de las garantas contractuales, la interventora debe elaborar un
informe para la secretara correspondiente, estableciendo y justificando su
concepto al respecto. Adicionalmente debe presentar una evaluacin mensual
sobre el cumplimiento del contratista de obra con respecto a las obligaciones
contractuales.
Para tal efecto la EDAT SA ESP OFICIAL debe adelantar las acciones tendientes a
obtener el reconocimiento y pago de las sanciones a que hubiere lugar,
estipuladas en el contrato.

4.3 ENTREGA Y LIQUIDACIN DEL CONTRATO DE OBRA

Este proceso comprende todas las actividades que deben desarrollarse una vez
haya finalizado la ejecucin del proyecto y/o de la obra. Estas actividades se
describen a continuacin:

4.3.1 Acta de terminacin de obra:

Una vez finalizado el plazo para la ejecucin de la obra, el interventor debe

proceder a elaborar el Acta de Terminacin del Contrato de Obra vencimiento de
plazo (Ver formato), la cual debe dejar constancia de la terminacin parcial o total
de las obras.

Mediante la suscripcin de esta acta se asume plena responsabilidad por la

veracidad de la informacin en ella contenida y adems debe ser firmada por el
Contratista, Interventor, Supervisor del Contrato.

51
4.3.2 Visita previa y final de inspeccin de obra:

Una vez terminada la ejecucin del proyecto, la interventora debe programar,

mximo Diez (10) das despus de cumplido el plazo del contrato de obra una
visita, con el fin de determinar el estado final de la obra a recibir.

Esta visita la realizarn el responsable de la Interventora, el contratista de obra y

el supervisor del contrato por parte de la EDAT SA ESP OFICIAL.

En caso de que la obra no cumpla con los requisitos exigidos, por causas
imputables al contratista, se proceder con el proceso de reclamacin y/o de
fijacin de sanciones, acorde con las condiciones fijadas en el contrato. Si en
cambio, slo son necesarios arreglos de menor magnitud, el Interventor debe
hacer las solicitudes e indicaciones necesarias al contratista de obra, para que
proceda a realizar los arreglos necesarios. Estos arreglos deben terminarse en el
plazo establecido para tal fin.

Una vez verificada la realizacin de los correctivos de obra y/o trabajos

pendientes, se efectuar el recibo final de obra.

4.3.3 Acta de recibo final de obra:

El interventor debe elaborar el Acta de Recibo Final de obra a ms tardar un (1)

mes despus de la fecha de terminacin de la misma (Ver formato), dicha acta
debe suscribirse previa revisin y aceptacin de la EDAT SA ESP OFICIAL. Antes
de la liquidacin del contrato y/o a ms tardar a los dos (2) meses de la
terminacin del mismo se debe remitir a la dependencia correspondiente la
documentacin bsica del informe final de interventora, en documento remisorio
del informe final se debe hacer la salvedad de aquellos documentos que no se
pueden enviar debido a su trmite, como por ejemplo la gestin ante entidades
externas o dependencias internas de la EDAT SA ESP OFICIAL que participan, y
cuyas actas o documentos de recibo estn en periodo de suscripcin y
perfeccionamiento.

Con un segundo envo y dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes, el
interventor debe completar la totalidad de la documentacin solicitada en el
informe final de interventora. Mediante la suscripcin del Acta de Recibo Final de
Obra se asume plena responsabilidad por la veracidad de la informacin en ella
contenida y adems debe ser firmada por el contratista de obra e interventor de tal

52
forma que se logre dejar constancia del estado definitivo del desarrollo del
contrato.

Para ello, el acta de recibo final de obra debe contener una descripcin detallada
de todos los trabajos realizados durante la ejecucin del contrato, con su
localizacin exacta y a su vez debe especificar la cantidad de obra ejecutadas, el
valor unitario y el valor total de cada tem, para as lograr definir el valor total
definitivo de la obra ejecutada.

NOTA: Anexo al acta de recibo final de obra, debe actualizar la pliza de amparo
de estabilidad de obra ejecutada.

4.3.4 Informe final y planos rcord de obra:

La descripcin del procedimiento para la elaboracin del informe final est

consignada en el numeral 3.2.4. Y adems debe anexarse al informe final los
estados definitivos de la obra, los cuales deben reflejar todas las modificaciones
realizadas durante la ejecucin del proyecto. Si se considera pertinente, se incluir
informacin adicional.
Cada dependencia de la empresa que hace seguimiento a contratos de obra
deber remitir a la Secretaria general y jurdica de la EDAT, una copia del
correspondiente informe final de interventora, con el propsito de realizar el
seguimiento de ley, mediante la inclusin del objeto del contrato ( construccin de
acueductos, sistemas de alcantarillados, construccin de infraestructura en
centros educativos, vas, puentes, andenes, entre otros.) en la programacin de
las visitas tcnicas a las obras, a fin de constatar su estabilidad o en su defecto
proceder al respectivo requerimiento al contratista y si este no repara, proceder a
presupuestar de daos para la aplicacin de la garanta de ley.

Previo a la liquidacin del contrato y como requisito para esta, la interventora y el

Contratista de obra deben efectuar la entrega de la obra a la comunidad
beneficiada, mediante certificacin (Ver formato certificacin de recibo de Obra).

El supervisor del proyecto designado para cada contrato debe velar para que la
interventora presente en original y copia el respectivo informe final de
interventora.

4.3.5 Acta de liquidacin del contrato:

Mediante la suscripcin del Acta de Recibo final de Obra, el contratista de obra y el

interventor asumen plena responsabilidad por la veracidad de la informacin en

53
ella contenida, y en esa medida deben garantizar el cumplimiento de todas y cada
una de las obligaciones contractuales de las dos partes. Con base en el Acta de
Recibo final de obra, y la actualizacin de la garanta de estabilidad de las obras
ejecutadas, se elaborar el Acta de Liquidacin del contrato de acuerdo con la
normatividad vigente, para la suscripcin por las partes.

Se debe dejar constancia del estado financiero, de los valores de la obra

ejecutada y ajustes pagados, la amortizacin del anticipo, de los valores retenidos,
de disponibilidades y reservas presupuestales, de las actas legales tramitadas de
los contratos adicionales de modificaciones contractuales, de acciones legales en
proceso (si es del caso), de garantas y dems informacin requerida.

Las actas de liquidacin deben llevar la firma del contratista de obra e Interventor
en cada una de sus hojas, puesto que de no hacerlo se podra incurrir en una
posible falsedad de documento pblico.

4.3.6 Entrega de documentos a la EDAT SA ESP OFICIAL:

El interventor debe entregar al supervisor del contrato entre otros los siguientes
documentos para la suscripcin del Acta de Recibo Final y
Liquidacin del Contrato de Interventora:

Informe final de Interventora.

Registro fotogrfico Original.

Registro flmico. Si fuera el caso.

Planos Rcord aprobados en original y una (1) copia. Si fuera el caso.

Acta de recibo final de Obra, suscrita por el Contratista y el Interventor.

Proyecto de Acta de recibo final de Interventora.

2.3.7 Acta de terminacin del contrato de interventora:

Una vez finalizado el plazo para la ejecucin de la obra, el interventor procede a

elaborar el Acta de Terminacin del Contrato de Consultora / Interventora (Ver
formato), la cual debe dejar constancia de la terminacin de la ejecucin de la
obra. Esta acta debe ser firmada por el interventor, y el supervisor del contrato.

2.3.8 Acta de recibo final y de liquidacin del contrato de interventora:

54
Mediante la suscripcin del Acta de Recibo Final del Contrato de Interventora, el
Interventor asume plena responsabilidad por la veracidad de la informacin en ella
contenida. Con base en esta Acta se proceder a la elaboracin del acta de
liquidacin del contrato de Interventora teniendo en cuenta el plazo establecido en
el pliego de condiciones como mximo dentro de los cuatro meses siguientes a la
finalizacin del contrato, para la suscripcin por las partes (Ver formato).

Se debe dejar constancia del estado financiero, de amortizacin del anticipo, de

las disponibilidades y reservas presupuestales, de las actas de pago de
Interventora, de las actas legales, contratos adicionales, de las modificaciones
contractuales, acciones legales en proceso y sanciones (s es el caso), garantas,
reconocimientos y relacin de documentos entregados a la EDAT SA ESP
OFICIAL.

Si en el contrato de Interventora se pact retencin de garanta adicional, el

Supervisor del contrato debe elaborar el acta respectiva de la devolucin y
tramitarla a la vez con el acta de liquidacin.

Las actas de liquidacin deben llevar la firma del Interventor en cada una de sus
hojas, puesto que de no hacerlo se podra incurrir en una posible falsedad de
documento pblico.

3. PLAN DE CONTROL DE CALIDAD:

El contratista presentar y desarrollar un Plan de Control de Calidad especfico
para el proyecto, conforme a lo estipulado por la EDAT SA ESP OFICIAL, el que
deber conocer y velar por su cumplimiento, el Interventor del proyecto debe hacer
las sugerencias que crea convenientes y necesarias para su aplicacin y/o
correccin.

El Interventor del proyecto podr hacer las sugerencias que crea convenientes y
necesarios para su aplicacin o correccin de los mismos.

3.1. CONSIDERACIONES GENERALES:

El contratista deber proporcionar a la EDAT SA ESP OFICIAL un trabajo acorde
con la calidad definida en los documentos del contrato, y para lograr este objetivo,
ejecutar y controlar los trabajos bajo el enfoque de un modelo de Aseguramiento
o Gestin de la Calidad conforme a la Norma NTC-ISO 9000:1994 o NTC-ISO
9001:2000.

El contratista deber presentar un Plan para el Control de Calidad especfico para

el proyecto, en el cual deber incluir los requisitos de un sistema de
Aseguramiento o de Gestin de la Calidad. Para el entendimiento y definicin de

55
los trminos tcnicos sobre calidad, el contratista se remitir a la Normas NTC-
ISO: 8402 y NTC-ISO: 9000:2000 con relacin al vocabulario, y a las diferentes
normas de la serie NTC-ISO 9000.

Durante la ejecucin de los trabajos, la responsabilidad por la calidad del servicio

es, nica y exclusivamente, del contratista y cualquier supervisin, revisin,
comprobacin o inspeccin que realice la EDAT SA ESP OFICIAL, o sus
representantes, se har para verificar su cumplimiento, y ello no lo exime de su
obligacin sobre la calidad de la obra.

Durante la ejecucin de los trabajos, el contratista deber elaborar los registros de

acuerdo con los procedimientos e instrucciones del Plan de Control de Calidad. La
confiabilidad de estos registros deber ser tal que le garantice a la EDAT SA ESP
OFICIAL que los trabajos contratados se estn desarrollando de acuerdo con los
procedimientos documentados que se presentan en los siguientes requisitos del
Plan de Control de Calidad.

3.2. REQUISITOS Y ALCANCE DEL PLAN DE CALIDAD

3.2.1 Responsabilidad gerencial:

El contratista deber hacer una declaracin formal, por escrito y firmada, segn
formato modelo polticas de calidad, responsabilidad gerencial (formato Anexo), o
similar segn el Sistema de Aseguramiento o Gestin que maneje, en donde
establecer las polticas, objetivos y el compromiso de la calidad en relacin con el
proyecto.

El personal deber conocer el alcance, la responsabilidad y la autoridad de las

funciones relacionadas directa o indirectamente con la planeacin y control de los
procesos a aplicar en la obra, con los elementos del Plan de Control de Calidad y
con la calidad del proyecto, as como con las acciones correctivas y preventivas
para el mejoramiento de los mismos.

3.2.2 Compras y subcontratos:

El contratista deber solicitar a sus subcontratistas y proveedores el cumplimiento
de los requisitos de calidad del contrato, exigindoles a los mismos la
presentacin de una declaracin formal, por escrito y firmada, segn formato
modelo (Ver formatos calidad proveedores y subcontratistas, anexo) o similares
segn el Sistema de Aseguramiento o Gestin que manejo.

En todos los casos, previa autorizacin de la EDAT SA ESP OFICIAL, el

contratista deber seleccionar a sus proveedores y subcontratistas, de acuerdo

56
con la capacidad que tengan para suministrar bienes y servicios con la calidad
requerida, as como los controles a los que sern sometidos aquellos.

Antes de proceder a una compra o a una subcontratacin, deber evaluar y

seleccionar a sus proveedores o subcontratistas para asegurarse que poseen la
capacidad adecuada para:
- Satisfacer los requisitos de entrega.
- Satisfacer los requisitos de calidad.
- Satisfacer cualquier requisito especfico que se exija para el producto que se
compra o se subcontrata.

El contratista deber asegurar que las rdenes de compra, rdenes de trabajo o

subcontratos proporcionan al proveedor o al subcontratista, de manera clara y
precisa, toda la informacin necesaria para cumplir con los requisitos de la EDAT
SA ESP OFICIAL. Cualquier cambio en las especificaciones deber ser
transmitido oportunamente a los proveedores y/o subcontratistas.

El contratista establecer acuerdos para que la EDAT SA ESP OFICIAL, o su

representante, puedan verificar el cumplimiento de las especificaciones de los
servicios subcontratados, en las instalaciones del proveedor o del subcontratista,
antes de su entrega.

NOTA: el contratista puede subcontratar siempre y cuando el contrato no disponga

lo contrario.

3.2.3 Plan de control de calidad:

Para la coordinacin de las diferentes actividades, el contratista deber desarrollar
la documentacin del Plan de Control de Calidad de manera ordenada, sistemtica
y comprensible. El documento utilizado para describir el control de calidad del
proyecto, la poltica y objetivos de calidad ser el Plan de Control de Calidad.

A partir de las necesidades y expectativas identificadas por la EDAT SA ESP

OFICIAL, expresadas en los documentos de la presente contratacin y/o licitacin
pblica, el contratista deber planear la realizacin de las actividades que
asegurarn la calidad del proyecto, considerando los requisitos y especificaciones
de los servicios que deber prestar y los controles necesarios para garantizar su
cumplimiento.

El contratista deber indicar las instrucciones tcnicas o procedimientos

especficos para las actividades sometidas al Plan de Control de Calidad (Ver
formato listado de actividades sometidas al Plan de Calidad, anexo) o similares
segn el Sistema de Aseguramiento o Gestin que maneje.

57
Deber elaborarse un organigrama que muestre las relaciones de responsabilidad
y autoridad de las funciones correspondientes al Plan de Control de Calidad, y las
interrelaciones de la organizacin del contratista con las entidades que intervienen
en el proyecto. As mismo deber describir las funciones del personal encargado
de la calidad que intervendr en los trabajos, de acuerdo con el organigrama del
proyecto.

El contratista de acuerdo con el requisito de Control de Documentos y Registros

de Calidad deber tener una estructura documental mnima de acuerdo con los
formatos, listados y documentos exigidos dentro del Plan de Control de Calidad.
Se podr ampliar el nmero de documentos de acuerdo con la experiencia en
Aseguramiento o Gestin de Calidad del contratista, si este lo considera necesaria
para mejorar el Plan de Control de Calidad del proyecto.

3.2.4 Control de los documentos y datos:

La siguiente es la relacin de la documentacin mnima requerida dentro del
Plan de Control de Calidad:

- Formato de responsabilidad gerencial (Ver formato).

- Formatos de compromiso calidad: proveedores y subcontratistas, (Ver formatos).

- Listado de actividades sometidas al control de calidad, (Ver formato).

- Formato de actividades a subcontratar (Ver formato).

- Listados de elementos a comprar (Ver formato).

El contratista podr si lo considera necesario implementar al Plan de Control de

Calidad otros documentos siempre que lo anterior redunde en el mejoramiento de
la calidad de la obra.

El contratista establecer disposiciones para cuando se presenten cambios y

modificaciones en la documentacin del Plan de Control de Calidad, de forma tal
que sea revisada y aprobada por un funcionario con nivel de autoridad y
responsabilidad. Los cambios debern notificarse oportunamente a las reas
afectadas.

Los documentos que genere el contrato debern ser incluidos dentro de la

documentacin, para lo cual el contratista disear un procedimiento para realizar
el control de la documentacin y de los datos, el cual deber ser mencionado en el
plan de control de calidad y estar disponible para consulta de la EDAT SA ESP
OFICIAL.

58
El contratista indicar los responsables del archivo de la documentacin.

3.2.5 Control de los registros de calidad:

Debern mantenerse registros de calidad para demostrar el cumplimiento del Plan
de Control de Calidad. Por lo tanto, el contratista deber tener procedimientos
para el control de los registros de calidad, los cuales debern identificarse
claramente con los trabajos, clasificarse de manera que sean fcilmente
recuperables, archivados o almacenados para evitar su deterioro, protegidos
contra acceso no autorizado y alteraciones, disponibles para la EDAT SA ESP
OFICIAL y retenidos durante un perodo acordado contractualmente.

Todos los registros del plan de calidad del contratista se mantendrn en la oficina
de la obra, y de acuerdo con el derecho de acceso, podrn ser inspeccionados por
la EDAT SA ESP OFICIAL cuando lo estime conveniente.

El contratista deber indicar el responsable en su organizacin de ejecutar el

control de los registros de calidad.

El contratista deber conservar los registros de calidad durante cinco (5) aos; al
cumplirse este perodo, y un mes antes de destruir dichos registros, deber
informar a la EDAT SA ESP OFICIAL sobre tal accin, y si ste lo considera
adecuado, podr conservarlos, evitando as su destruccin.

3.3 RESPONSABILIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL

3.3.1 Poltica de la calidad:
3.3.1.1 Objeto:
El contratista se encargara de presentar de acuerdo a la normatividad vigente, el
objeto y polticas de calidad que se van a implementar en el proyecto, el cual
remitir al interventor para su aprobacin.

3.3.1.2 Alcance:
Este requisito es aplicable a todas las actividades que impliquen estar dentro del
plan de control de calidad,

3.3.1.3 Responsabilidades:
Corresponde a la EDAT SA ESP OFICIAL, definir la poltica y objetivos de calidad,
establecer las funciones y responsabilidades del personal y proporcionar los
recursos necesarios para el Plan de Calidad. Corresponde al personal aplicar las
polticas de calidad y colaborar en el logro de los objetivos de calidad.

3.3.1.4 Objetivos de la calidad:

59
Nuestros logros en el desarrollo de calidad se medirn a travs del cumplimiento
de los objetivos establecidos por el contratista y/o representante legal del
contratista.

3.3.1.5 Compromiso:
Con el fin de cumplir los requisitos de calidad, la Alcalda mediante el supervisor
velar por el cumplimiento del Plan de Control de Calidad para el contrato y por la
calidad durante la ejecucin de las actividades. Para tal efecto se asignarn los
recursos tcnicos y humanos necesarios, manteniendo una comunicacin
permanente.
3.3.1.6 Responsables de la ejecucin y la calidad del contrato:
El (contratista) (Nombre del contratista), design a (Nombre del Ingeniero
encargado del Aseguramiento o Gestin de la Calidad en la Obra) como
responsable de la ejecucin del contrato y de la calidad del contrato resultante.

El (contratista) (Nombre del contratista), se compromete a hacer cumplir la

aplicacin de las polticas y objetivos de calidad propuestos en el Plan de Control
de Calidad, con el fin de realizar todas las actividades de obra de acuerdo con los
requerimientos y especificaciones estipulados para la misma.

SIGUE- PLAN DE GESTION SOCIAL: Requiere incorporarlo de acuerdo a las

socializaciones con la comunidad, Los grupos de auditores visibles y los
documentos y formatos de calidad que se requieran implementar.

PLAN DE GESTION SOCIAL DE OBRAS

INTRODUCCIN
El Plan de Gestin Social de Obras del Tolima establece estrategias que
contribuyan a prevenir, mitigar y/o compensar los impactos negativos y potenciar
los positivos, derivados de la ejecucin de las obras dirigidas a mejorar la
prestacin de los servicios pblicos domiciliarios, de igual manera articular el
componente de infraestructura del Programa Agua y Saneamiento para la
Prosperidad-Planes Departamentales para El Manejo Empresarial de los Servicios
de Agua y saneamiento PAP-PDA, con el componente de aseguramiento de la
prestacin del servicio, de tal manera que se evidencie la importancia de la
ejecucin de las obras en la prestacin del servicio y como la comunidad es
participe de su sostenibilidad.

Los contratistas de obras civiles deben tener en cuenta que el Plan de Gestin
Social de obras hace parte de la poltica social de la EDAT S.A E.S.P OFICIAL,
como un instrumento de planificacin que busca garantizar la participacin activa y

60
el compromiso de la comunidad, para el empoderamiento de la infraestructura de
Acueducto, Alcantarillado y Aseo as como su sostenibilidad en el marco de la
prestacin del servicio.

De igual manera es de anotar que el presente documento est elaborado teniendo

en cuenta lo establecido en la siguiente normatividad:

Ley 489 de 1.998, en la cual se asigna al Departamento Administrativo de la

funcin pblica, la responsabilidad especfica frente al tema de control social
captulo 8 artculo 35, el diseo y promocin del Plan nacional de formacin de
Veedores. Se refuerza esta facultad por lo establecido ntegramente en el captulo
8 de la citada ley, articulo 33, 34, y 35 en lo que se precisa que los organismos de
administracin pblica deben incentivar la formacin de mecanismo de control
social y prestarles el apoyo requerido y en armona de este, disposicin con los
artculos 103 y 270 de la constitucin poltica de Colombia, en los cuales establece
que los ciudadanos podrn revisar la gestin pblica y sus resultados y la Ley 142
de 1.994, que reglamenta los servicios pblicos domiciliarios y el decreto 1429 de
1.995 ordena en desarrollo de las normas institucionales la creacin en todos los
municipios los comits de desarrollo y control social de los servicios pblicos
domiciliarios.

De igual manera el programa de Auditorias Visibles, del Gobierno Nacional para

controlar la ejecucin de los recursos en los departamentos y municipios que se
benefician de estos proyectos, en el cual la ciudadana participa de una manera
activa. Sern los beneficiarios inmediatos de obras en agua potable y saneamiento
bsico, quienes vigilen y controlen la ejecucin de las obras.

Con esta nueva herramienta se busca que los proyectos de infraestructura pblica
se ejecuten de acuerdo con lo estipulado en el contrato de cada obra y evitar que
se cometan irregularidades en el proceso de ejecucin y construccin de los
mismos.

El Plan de Gestin Social de Obras debe ser:

1. Elaborado, implementado y mejorado por los profesionales de las ciencias

sociales que desarrollan su labor en las obras a cargo de los contratistas de la
infraestructura (Trabajo Social, Comunicador Social, Socilogo, Psiclogo
Comunitario).

2. Con experiencia en trabajo con comunidad, manejo y resolucin de conflictos,

habilidades comunicativas y expositivas, capacidad de trabajo en equipo,
liderazgo, excelentes relaciones interpersonales e iniciativa.

61
3. El presente documento debe contemplar todos los aspectos solicitados por
EDAT S.A E.S.P OFICIAL a travs del rea de Gestin Social en cabeza de la
EDAT S.A E.S.P Oficial e Interventora, quien es la encargada de su aprobacin y
de realizar la interventora social de las obras.

Para el desarrollo del Plan de Gestin Social, el contratista deber:

Contratar mnimo uno (1) o ms profesionales del rea social (segn trminos de
referencia en los pliegos de condiciones y del contrato) dependiendo de la
complejidad del proyecto, que cumpla con el perfil requerido para el
acompaamiento y seguimiento a las obras civiles.
Asignar un espacio fsico y los elementos necesarios tales como vehculo,
cmara fotogrfica, cmara de video, computador entre otros elementos, los
cuales son indispensables para el desempeo profesional durante la obra.
Realizar reuniones peridicas con el Profesional Social y entregar los informes
que den cuenta de los avances del Plan de Gestin Social de Obras, donde se
evidencie el cumplimiento del mismo, con visto bueno del rea de Gestin Social
de la EDAT S.A E.S.P Oficial, estos como parte de los hitos de pago del contrato
suscrito.
Asegurar los elementos necesarios para la convocatoria y celebracin de
reuniones (papelera, Video Beam, refrigerios) con la comunidad relacionados con
la ejecucin de las obras.

ALCANCE
El presente documento establece los requisitos mnimos para prevenir, reducir,
controlar y/o mitigar de manera oportuna y eficiente el impacto que generan las
obras civiles relacionadas con la construccin, optimizacin y/o ampliacin y/o
mejoramiento de la infraestructura de los sistemas de Acueducto, Alcantarillado,
Aseo y obras complementarias.

OBJETIVO GENERAL
Implementacin desde LA EDAT S.A E.S.P OFICIAL, la gestin social en las obras
que se adelantaran en el marco del Programa Agua y Saneamiento para la
Prosperidad-Planes Departamentales para el Manejo Empresarial de los Servicios
de Agua y Saneamiento PAP-PDAT de Agua del Tolima, mediante procedimientos
sociales adecuados, que contribuyan a reducir y mitigar los impactos de las obras
en sus reas de influencia, a travs de los contratistas, trabajadores y dems
actores que participan en el PAP-PDA del Tolima.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Dar a conocer a la comunidad en general el estado de la infraestructura
existente de los servicios pblicos domiciliarios y las actividades que ejecutara

62
 el Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales
para el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento PAP-
PDAT de Agua del Tolima, a travs de los contratos suscritos dirigidos a
mejorar la prestacin de los servicios.
Sensibilizar a los actores que participan en la ejecucin de obras sobre la
responsabilidad que se tiene al intervenir el espacio pblico, socializando las
polticas y medidas diseadas para la adecuada intervencin de ste y el
respeto a su uso.
Dar respuesta oportuna a las inquietudes de la comunidad y propender por
el bienestar de la comunidad, de los trabajadores y de los contratistas
respetando y protegiendo el entorno natural y urbano.
Promover la participacin de la comunidad en la gestin de los servicios
pblicos domiciliarios.

PRELIMINARES DE OBRA
Culminados los trmites de legalizacin del contrato y antes de iniciar con las
obras, los profesionales del rea Social debern ejecutar las siguientes
actividades en campo.

DIAGNOSTICO ZONA DE INFLUENCIA DIRECTA DEL PROYECTO

Se requiere determinar la zona directa de la obra, mediante un plano de
localizacin general y planos especficos por tramo o sector a intervenir, con la
ubicacin de manera detallada (lista) de barrios, nmero de viviendas,
establecimientos comerciales e institucionales.

Se debe realizar un inventario del estado, tipo y nmero de instalaciones

existentes parques, vas, andenes, sardineles, antejardines, senderos peatonales,
ciclo rutas, mobiliario urbano, (bancas, canecas, sealizacin y luminarias),
incluidos dentro de la zona directa de la obra, con su respectivo registro fotogrfico
y audiovisual. El estado actual de los espacios de sensibilidad ambiental como:
Humedales, zonas recreativas, zonas verdes, zonas de ronda y manejo y
preservacin ambiental y describir las actividades de coordinacin a realizar para
proteger el patrimonio cultural y ecolgico.

Hacer un inventario de todos los accesos que se afectarn por la obra, as como
de su estado, para ello se debe recorrer el rea en el momento del replanteo,
definir las medidas a implementar como: Pasos provisionales, parqueaderos
alternos, senderos peatonales entre otros.

Es responsabilidad del contratista garantizar siempre el acceso a las viviendas y

establecimientos, en los casos en que el acceso sea interrumpido
permanentemente sin posibilidad de utilizar medidas temporales, si es necesario el

63
contratista deber coordinar con el propietario de la vivienda o pagar
parqueaderos alternos hasta que se restablezca el acceso.

Determinar en planos actualizados y a escala adecuada (mximo 1:2000), la

existencia de redes de acueducto, alcantarillado, energa, gas, telfonos, fibra
ptica entre otros.

Realizar inventario de los rboles, arbustos, cercas, postes (en caso de no aplicar
omitir el tem) de la zona de influencia directa del proyecto y establecer las
acciones de proteccin que se requieran.

Es de anotar que todos los inventarios que se realicen deben estar soportados con
registros fotogrficos y audiovisuales.

LNEA BASE DE DATOS

De igual manera se debe recopilar una base de datos que permita identificar el
entorno y los hbitos conductuales, que las comunidades beneficiadas por el
Programa Agua y Saneamiento para la Prosperidad-Planes Departamentales para
el Manejo Empresarial de los Servicios de Agua y Saneamiento PAP-PDAT de
Agua del Tolima tienen en consonancia con: La utilizacin del recurso hdrico, la
correlacin con las empresas prestadoras de los servicios de Acueducto y
Alcantarillado, la posicin ante la responsabilidad individual y colectiva para la
sostenibilidad de las infraestructuras y de la prestacin adecuada de los servicios,
la cultura de pago, la incidencia de estos servicios en, la calidad de vida, el
desarrollo econmico y social de los municipios adscritos al PDA del departamento
de Tolima, y la salud de sus habitantes, con el propsito de tener un referente que
permita verificar el impacto que se genere con la intervencin del PAP-PDA a
travs de todos sus componentes de intervencin.

As como estadsticas de atencin mdica a poblacin de nios menores de 5

aos por enfermedades hidrosanitarias, estadsticas de ausentismo escolar por
enfermedades hidrosanitarias. Para recopilar esta informacin se har entrega de
un instrumento gua, diseado para recopilar y tabular la informacin. Ver formato
N 001

CENSOS DE INMUEBLES
Realizar el inventario del nmero de viviendas, lotes y negocios que estn
incluidos dentro de la zona de influencia directa de la obra por barrio o sector a
intervenir.

64
Una vez realizado el inventario se debe proceder con la realizacin de los censos
al 100% de cada uno de los predios, lotes y negocios incluidos en la zona de
influencia directa de la obra, esto con el fin de determinar su estado antes de
iniciar las labores fsicas. La identificacin se debe realizar a travs del
diligenciamiento del formato establecido en el Plan de Gestin Social de Obras, de
igual manera de registros fotogrficos de los cuales se requiere entre 5 a 10
fotografas, dependiendo de las condiciones de la vivienda y del criterio del
profesional encargado, material audiovisual de cada vivienda y negocio censado.
Ver formato N 2

Para la realizacin de esta actividad se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:
Se debe propiciar el espacio (reunin preliminar de obra) o el medio para
informar a la comunidad de la realizacin de los censos con mnimo 15 das de
anticipacin y/o tambin suministrar la informacin con la entrega de un volante
a cada una de las viviendas a censar, con la firma del recibido por parte del
propietario, arrendatario o tenedor con mnimo 5 das de aviso previo para la
realizacin del censo. Ver formato N 3.
BASE DE DATOS DE ACTORES
Se requiere hacer una recopilacin de un conglomerado de los diferentes actores
institucionales, gremiales, entre otros, que estn presentes en el municipio, la
poblacin beneficiada con las inversiones y los componentes del PDA, teniendo
en cuenta: gnero, edad, poblacin minoritaria, (Indgenas, desplazados,
reinsertados, victimas, etc.), actores polticos, econmicos, religiosos, educativos,
culturales, lideres, comunitarios, agremiaciones y otros que presenten relevancia
para constituir una red de apoyo durante la ejecucin del Plan de Gestin social
en la obra, e identificar la poblacin objeto a travs de los diferentes componentes
del PDA.

MAPA DE ACTORES
Se requiere construir un mapa de interaccin de actores en torno a la prestacin
de los servicios pblicos domiciliarios, con el propsito de identificar quienes al
interior de la comunidad ejercen liderazgo en torno a la participacin comunitaria
sobre estos aspectos. La elaboracin de este documento se deber realizar con el
encargado directo de la prestacin de los servicios pblicos domiciliarios en cada
municipio.

RECORRIDO RUTA SALUDABLE INICIAL

Una vez realizadas las actividades preliminares en campo, el contratista debe
programar un recorrido con los lderes comunitarios, funcionarios de la Alcalda
Municipal e interventora, en donde se especifique y se deje constancia a la
comunidad y dems participantes de la extensin de la zona de influencia directa

65
del proyecto, el estado actual de la infraestructura existente de los sistemas de
acueducto y alcantarillado y la proyeccin de obras a desarrollar. Ver formato N
4.

AUDITORIAS VISIBLES
Las Auditores Visibles es un programa que dise el Gobierno Nacional para
controlar la ejecucin de los recursos en los departamentos y municipios que
reciben regalas derivadas del crudo, en el cual la ciudadana participa de una
manera activa. Sern los beneficiarios inmediatos de obras en los sectores de
educacin salud, vivienda, agua potable y saneamiento bsico, restaurantes
escolares y servicios pblicos quienes vigilen y controlen la ejecucin de las obras.

Con esta nueva herramienta se busca que los proyectos de infraestructura pblica
se ejecuten de acuerdo con lo estipulado en el contrato de cada obra y evitar que
se cometan irregularidades en el proceso de ejecucin y construccin de los
mismos.

Su finalidad es realizar un seguimiento visible y efectivo a la inversin pblica

mediante el control social a obras o servicios en las reas de salud, educacin,
medio ambiente, agua potable y saneamiento bsico, vivienda de inters social y
alimentacin escolar. Tambin busca informar a los beneficiarios sobre la
naturaleza de la obra, los plazos, el presupuesto y el origen de los recursos, as
como procurar la prevencin de hechos de corrupcin, de ineficiencia y de
ineficacia en el manejo de los recursos pblicos.

Las entidades que participan para garantizar la dinmica en la implementacin de

este ejercicio, la Vicepresidencia de la Repblica y el Programa Presidencial,
convocaron a:
Departamento Nacional de Planeacin
Ministerio del Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Ministerio de Educacin Nacional
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios
Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo (Fonade)

Adicionalmente, se cuenta con el apoyo de la Agencia Nacional de Hidrocarburos,

la Contralora General de la Nacin. Por parte del Sector Privado, se han
vinculado la Asociacin Colombiana de Petrleo y sus Asociados, la
Confederacin Colombiana de Cmara de Comercio y sus Asociados, y la Unin
Temporal de Cajas de Compensacin Familiar para Subsidio de Vivienda de
Inters Social. Con la presencia de estas entidades se busca articular la presencia

66
institucional del Estado en las diferentes regiones del pas, aunar esfuerzos y
compartir bases de datos, a travs de convenios ya suscritos.

Una vez seleccionado el contrato para hacer seguimiento, se conforma un grupo

de beneficiarios del proyecto quienes participan activamente en todo el proceso. El
Ente Territorial coordinar la realizacin de un foro de inicio, un foro de
seguimiento y un foro de finalizacin del ejercicio con la participacin de la firma
contratista e interventora, la supervisin de nivel central, la administracin local,
los beneficiarios y dems personas y entidades relacionadas con el proyecto. En
este espacio los beneficiarios del proyecto, contratistas, interventores,
supervisores y administracin local, pueden suministrar informacin, resolver
inquietudes, plantear observaciones y recomendaciones y llegar a acuerdos y
compromisos relacionados con el desarrollo del contrato, los cuales quedan
registrados en un acta elaborada por el Programa.

Como principales productos del ejercicio, se producen los siguientes documentos:

1. Formatos con informacin general de la obra y los documentos soporte que se
recopilen en el proceso.
2. Acta de cada uno de los foros donde se plantean las conclusiones, acuerdos,
compromisos y recomendaciones.
3. Registro fotogrfico tanto de los foros como del avance en la ejecucin del
contrato.
4. Acta de conformacin del grupo de beneficiarios.
5. Fichas con seguimiento peridico a las observaciones planteadas por las
personas y entidades vinculadas al proyecto.
6. Informe final del ejercicio de auditoras visibles.
7. Sondeo de opinin, resultados y anlisis sobre la percepcin de los
beneficiarios que participaron en el ejercicio de seguimiento visible al proyecto.
8. El profesional del rea Social debe colaborar con la eleccin, capacitacin,
coordinacin y seguimiento del plan de trabajo del grupo de Auditorias Visibles.
Ver formato N 5 y 17.

REUNIONES COMUNIDAD
El profesional del rea Social debe coordinar la realizacin de las actividades de
socializacin con la comunidad.

REUNIN INICIAL DE OBRAS

Con el fin de informar a la comunidad el inicio de las obras, se debe realizar una
reunin ya sea por cada barrio o sector a intervenir o mediante censo casa a
casa. El contenido de las presentaciones debe contener como mnimo la siguiente
informacin:
Objeto del contrato
Nmero del contrato

67
 Objetivos de la reunin
Responsables de la ejecucin: Contratistas e interventora.
Beneficios de la obra (PDA)
Impactos que pueden generarse y esquema de mitigacin.
Actividades de gestin social a realizar: Reuniones con la comunidad, recorridos,
capacitaciones, entre otras)
Conformacin de auditoras visibles (diligenciar acta de constitucin de
auditoras visibles).
Coordinacin con entidades locales
Contratacin Mano de Obra no Calificada
Funcionamiento de Puntos de Atencin a la Comunidad (Ubicacin, horarios de
atencin, profesional a cargo)
Proceso constructivo con cada uno de sus componentes. (Cronograma de
actividades)
Ubicacin de la zona(s) a intervenir (plano de localizacin)
Dudas e inquietudes.
Compromisos

Las presentaciones de las reuniones deben ser enviadas con previa anticipacin a
la Gerencia Asesora e interventora del rea de Gestin Social, para su respectiva
revisin y aprobacin.
Para la reunin de inicial de obras se deben tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. A la Alcalda Municipal y dems autoridades locales, se les debe remitir una
carta informando el inicio de las obras, el tiempo de duracin, los datos de la
oficina de atencin de a la comunidad, datos del profesional social responsable,
direccin, barrio, telfono, email, das, horarios de atencin y el trmite de
atencin a la comunidad, de igual manera la fecha y lugar de la reunin. Ver
formato
2. Con respecto a la comunidad zona de influencia del proyecto, se debe convocar
con 1 semana de anticipacin, haciendo entrega del volante de la reunin de inicio
a cada una de las viviendas, la entrega debe ser personalizada con firma de
recibido del volante y en los casos en que no se encuentre al propietario,
arrendatario o tenedor, se debe fijar el volante en la puerta y tomar un registro
fotogrfico como evidencia de que se inform. Ver formato N 7.
3. En los equipamientos pblicos, privados y comunitarios se debe fijar un (1)
afiche a color en medio pliego, informando la realizacin de la reunin.
4. Los espacios logsticos sugeridos para las reuniones con la comunidad deben
ser en lo posible de fcil traslado, central, que no requiera de sistema de
transporte, que garantice lo mnimo de atencin a la reunin, amplio con sillas,
adecuada visibilidad para la proyeccin del video beam. Se recomienda gestionar
con los lderes de la comunidad para el trmite del prstamo o alquiler del sitio.

68
5. Con respecto a la metodologa a utilizar debe ser de manera expositiva, con
presentacin en video beam, modelo plantilla aprobada por el rea de Gestin
Social.

Los productos mnimos a requerir de la reunin inicial de obras son:

Elaborar acta de la reunin, haciendo relevancia de aspectos importantes del

proceso constructivo y de la comunidad, compromisos acordados por parte del
contratista, la interventora, alcalda y/o lderes o representantes de la comunidad.
Una vez finalizada la reunin se deben divulgar los compromisos resultantes de la
reunin a los cuales se les debe hacer seguimiento.
Registrar listados de asistencia de cada uno de los participantes, tomar registros
fotogrficos de la reunin (5 a 10 fotografas).
El profesional social encargado de la reunin debe portar al igual que todo el
equipo de profesionales de la obra, el carnet, camiseta, chaleco y/o algn distintivo
que lo identifique ante el auditorio. Ver formato N 8.

INTERFERENCIAS PRESENTADAS DURANTE LA OBRA

Durante la ejecucin de la obra, es posible que se presenten algunas
interferencias, las cuales el profesional del rea social del contratista debe
prevenir, mitigar y/o controlar con la implementacin de las siguientes actividades:

ACCESIBILIDAD A VIVIENDAS Y ESTABLECIMIENTOS

En los casos que se presenten interferencias en la accesibilidad a viviendas y
negocios, el profesional del rea social debe realizar una visita a cada uno de los
predios afectados, levantar un acta individual que contenga los datos del predio y
del propietario y acordar en comn acuerdo cules sern las medidas que se
tomarn para garantizar el acceso. Ver formato N 9

DAOS A EDIFICACIONES, MOBILIARIO Y ZONAS VERDES

Cuando se presenten situaciones de daos a edificaciones, mobiliario y zonas
verdes, se debe entregar un volante informativo al propietario para que conozca
cual debe ser el mecanismo a utilizar. Ver formato N 10.

SUSPENSIN DE SERVICIOS PBLICOS

Con respecto a los posibles cortes o suspensiones de servicios pblicos
efectuados por la ejecucin de las obras, el contratista debe informar a toda la
comunidad afectada con tres das de anticipacin, esta suspensin debe ser
coordinada con la empresa prestadora del servicio, en los casos en que se
presenten suspensiones de servicio diferentes a las programadas por el

69
contratista, ser responsabilidad exclusiva del prestador del servicio. Ver formato
N 11.

TRABAJOS NOCTURNOS
Cuando se requiera la realizacin de trabajos nocturnos, se debe informar al 100%
de los propietarios con tres das de anticipacin. Como mnimo entregar volantes
al 100% de los ciudadanos afectados, as como carta a las autoridades locales
respectivas. Ver formato N 12.

ACTIVIDADES A REALIZAR DURANTE LA EJECUCIN DE LAS OBRAS

Con el propsito de hacer un adecuado seguimiento a las obras, con el
acompaamiento de la comunidad se deben ejecutar las siguientes actividades.

RECORRIDOS POR LOS FRENTES DE OBRA

El profesional del rea social debe permanentemente realizar recorridos con el fin
de acompaar, informar e interactuar con las comunidades, adems de recopilar la
informacin que alimente la lnea base.

RUTAS SALUDABLES
Se deben realizar recorridos por las obras de infraestructura adelantadas en el
municipio con los recursos del PDA, con el fin de que la comunidad tenga
conocimiento de los beneficios particulares de las inversiones y exista claridad de
que las obras son del Municipio y por ninguna razn sern cobradas a los usuarios
va tarifas.
De igual manera se pretende empoderar a la comunidad de sus bienes y
beneficios derivados del PDA del tal forma que se asegure la sostenibilidad de las
inversiones y el mejoramiento en la prestacin del servicio.

REUNIN DE AVANCE DE OBRA

El contratista debe realizar las reuniones que sean solicitadas de manera (verbal
o escrita) por parte de la ciudadana, las autoridades municipales y/o los
organismos de control. Las reuniones de avance de obra, tienen por objeto
realizar seguimiento a las obras y al cumplimiento de las obligaciones, as como
informar a la comunidad el estado de la obra civil y los posibles impactos
generados con la ciudadana. Los dems aspectos a tener en cuenta sern los
mismos establecidos para la reunin de inicio de obras pero informadas como
seguimiento.

PUNTO DE ATENCIN A LA COMUNIDAD

70
A partir de la fecha en que se d inicio a las obras, se debe brindar un espacio
fsico de atencin a la comunidad, el cual debe ser atendido por el profesional del
rea social quien recibir y tramitar todas las inquietudes de la comunidad
relacionadas con el PDA especficamente con las obras. Ver formatos N 13 y14.

De igual manera el contratista est obligado a cumplir con los siguientes

requerimientos de los puntos de Atencin a la Comunidad:

1. La ubicacin de la oficina se debe hacer en un lugar central a la zona de

influencia directa de la obra garantizando el fcil acceso de la ciudadana, este no
podr funcionar en el campamento de obra.
2. El Punto de Atencin debe contar con un pendn informativo del mismo.
3. Debe estar equipado cmodamente para ofrecer un buen servicio a la
comunidad y con un espacio mnimo para reuniones de comits, veeduras
ciudadanas, etc.
4. El horario de atencin para la comunidad debe ser mnimo de (16) horas
semanales de las cuales ocho (8) deben ser de recorrido por cada uno de los
frentes de obra de la zona de influencia directa, esto con el propsito de
recepcionar y aclarar cualquier inquietud ciudadana relacionada con los proyectos
de obra.
5. Los das y horarios de atencin se deben establecer mediante consenso con los
lderes comunitarios representativos del sector a intervenir, teniendo en cuenta la
disponibilidad de tiempo de la comunidad. Estos acuerdos se deben mantener
hasta que se culminen las obras.
6. El Profesional del rea Social debe presentar, el cronograma de atencin a la
comunidad con los recorridos por los frentes de obra.
7. El punto de atencin a la comunidad, se mantendrn en funcionamiento desde
el inicio de la ejecucin de la obra fsica hasta la fecha de firma del acta de
terminacin, cumpliendo con todas las especificaciones del Plan de Gestin
Social.
8. Los horarios y fechas de atencin se deben difundir en el 100% de las
actividades comunitarias realizadas por el contratista, as como mediante la
entrega de volantes informativos al 100% de los predios ubicados en la zona de
influencia directa del proyecto.
9. De todas las consultas generadas en los puntos de atencin se deben presentar
informes mensuales con su respectivo trmite y solucin.

COMITS DE TRABAJO SOCIAL

El Profesional del rea Social, debe realizar una reunin de socializacin-
capacitacin con los ingenieros y personal de mano de obra no calificada, sobre el
plan de trabajo a desarrollar con la comunidad, esta reunin se debe hacer en
coordinacin con LA EDAT S.A E.S.P OFICIAL y la Gerencia Asesora rea de

71
Gestin Social e interventora, espacio en el cual se debe presentar la matriz de
impactos y los productos mnimos. Ver formatos N 15 y 16.

ACOMPAAMIENTO Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE TRABAJO DEL GRUPO

DE AUDITORES VISIBLES
Es necesario que el profesional del rea Social apoye la conformacin del grupo
de auditores visibles, de acuerdo con el procedimiento definido por el programa de
Anticorrupcin de la Presidencia de la Repblica, se definir con ellos un plan de
trabajo que se ejecutara durante el tiempo que dure la obra; el objeto de estas
auditoras es acompaar el desarrollo de la obra desde el inicio hasta la
finalizacin y garantizar su impecable ejecucin; para lo cual se le brindar
capacitacin sobre sus funciones, objeto, deberes y derechos, programacin de
visitas, etc. Ver formato N 17.

ACTIVIDAD DE ENTREGA DE OBRA A LA COMUNIDAD

COMIT INFORMATIVO PARA ENTREGA DE OBRA
El profesional del rea Social, con el apoyo del contratista deben programar un
comit de obras, con el propsito de coordinar de manera unificada la entrega
oficial de las obras a la comunidad, a este comit se debe convocar a la
Interventora, Gerencia Asesora, EDAT S.A E.S.P. OFICIAL y funcionarios de la
Alcalda Municipal.

RECORRIDO RUTA SALUDABLE FINAL

Una vez culminado todo el proceso constructivo y realizado el comit de obras, el
profesional del rea Social, debe programar con el apoyo y coordinacin del
contratista, un recorrido por las obras de infraestructura culminadas en el
municipio.
Para el desarrollo de esta actividad se debe convocar con mnimo 8 das de
anticipacin a los lderes de la comunidad, comits, juntas de accin comunal,
auditorias visibles, EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, Interventora, Gerencia Asesora,
Alcalda Municipal y dems autoridades locales. Durante este recorrido se debe
hacer el Acta de Entrega Protocolaria de Obras, de igual manera hacer registro
de asistencia de los participantes al igual que las evidencias con registros
fotogrficos y video. Ver formato N 18.

CIERRE DE LOS PUNTOS DE ATENCIN A LA COMUNIDAD

El profesional del rea Social, una vez culminado el proceso constructivo, debe
hacer el cierre de todas las reclamaciones que se encuentren pendientes, en el
caso de que exista alguna dificultad de cierre , el profesional social debe informar
en el ltimo comit de obra de forma escrita, las razones por las cuales no se ha
podido realizar el trmite y de esta manera poner a discusin en comit acuerdos
y/o compromisos para los cierres, los cuales se deben evacuar antes de la reunin

72
de finalizacin de obras con la comunidad, la firma de acta de liquidacin y
entrega de informe final.

REUNIN DE FINALIZACIN
Con el propsito de informar al 100% de la comunidad la finalizacin de las obras,
se debe realizar una reunin por cada barrio o sector intervenido. Durante este
escenario se debe presentar a la comunidad el siguiente contenido:
1. Objeto del contrato
2. Nmero del contrato
3. Objetivos de la reunin
4. Responsables de la ejecucin: Contratistas e interventora.
5. Beneficios de la obra (PDA)
6. Impactos generados e impactos mitigados.
7. Actividades de gestin social realizadas: Reuniones con la comunidad,
recorridos, capacitaciones, entre otras)
8. Comits conformados (Datos generales: Nombres, apellidos cargos, telfonos)
9. Actividades realizadas con los comits (Auditorias Visibles)
10. Coordinacin con entidades locales
11. Contratacin Mano de Obra no Calificada
12. Puntos de Atencin a la Comunidad presentados y cerrados
13. Proceso constructivo con cada uno de sus componentes.
14. Planos de obra realizada.
15. Actividades realizadas.
16. Dudas e inquietudes.
17. Cierre

Para todas las presentaciones se deben incluir registros fotogrficos de las

actividades realizadas durante la ejecucin de las obras y ser enviadas con
mnimo 8 das de anticipacin a la interventora para su respectiva revisin y
aprobacin.

Las actividades de gestin a realizar para la reunin de finalizacin a tener en

cuenta son las siguientes:
1. A la comunidad zona de influencia del proyecto, se debe convocar con 1
semana de anticipacin, haciendo entrega del volante de reunin de finalizacin
de obras a cada una de las viviendas, la entrega debe ser personalizada con
firma de recibido del volante y en los casos en que no se encuentre al propietario,
arrendatario o tenedor, se debe fijar el volante en la puerta y tomar un registro
fotogrfico como evidencia de que se inform de la actividad.
2. En los equipamientos pblicos, privados y comunitarios se debe fijar un (1)
afiche en medio pliego, informando la realizacin de la reunin.
3. Los espacios logsticos sugeridos para las reuniones con la comunidad deben
ser en lo posible de fcil traslado, central, que no requiera de sistema de

73
transporte, que garantice lo mnimo de atencin a la reunin, amplio con sillas,
buena visibilidad para proyectar la presentacin. Se recomienda gestionar con las
juntas accin comunal para el trmite del prstamo o alquiler del sitio.
4. Con respecto a la metodologa a utilizar debe ser de manera expositiva, con
presentacin en video beam, modelo plantilla aprobada por el rea de gestin
social.
5. A la Alcalda Municipal y dems autoridades locales, se les debe remitir una
carta informando el lugar, fecha y hora de la reunin de finalizacin de las obras.

Los productos mnimos de la reunin de finalizacin de obras son:

Elaborar acta de la reunin, haciendo relevancia de aspectos importantes del
proceso constructivo y de la comunidad. Una vez finalizada la reunin se deben
divulgar los compromisos resultantes de la reunin los cuales son de obligatorio
cumplimiento de forma inmediata.
De igual manera se debe levantar listado de asistencia de cada uno de los
participantes, tomar registros fotogrficos de la reunin (5 a 10 fotografas). El
profesional social encargado de la reunin debe portar al igual que todo el equipo
de profesionales de la obra, el carnet, camiseta, chaleco y/o algn distintivo que lo
identifique ante el auditorio.

EVENTO MASIVO CON LA COMUNIDAD

El profesional del rea social deber hacer entrega a EDAT S.A E.S.P. OFICIAL a
travs del rea de gestin social de la Gerencia Asesora, una propuesta del
evento de la entrega de las obras a la comunidad, la cual debe llevarse a cabo una
vez se concluyan las obras por parte del contratista y cuya preparacin y costos
est a cargo del contratista.

INDICADORES DE GESTIN
El control del impacto de trabajo realizado con la comunidad durante la ejecucin
del contrato de obras, se debe medir a travs de la repeticin de la recoleccin de
informacin de la lnea base, la cual se debe aplicar a una muestra representativa,
de acuerdo con el nmero de personas intervenido; la diferencia en los hbitos,
conductas y percepciones de la comunidad frente a los temas relacionados con las
capacitaciones, lo cual permitirn observar el impacto de las mismas en la cultura
del agua en los municipios.

PRESENTACIN DE INFORMES
De todas las actividades que se realicen antes, durante y finalizadas las obras se
deben presentar informes ejecutivos con los respectivos soportes, teniendo en
cuenta los lineamientos establecidos en el Plan de Gestin Social de Obras.

74
INFORMES PRELIMINARES
Una vez realizadas las actividades en campo, el profesional del rea Social, debe
entregar un informe en Excel tabulado del diagnstico de la zona de influencia
directa del proyecto, la lnea base de datos y las estadsticas de atencin mdica a
la poblacin de nios menores de 5 aos por enfermedades hidrosanitarias y
estadsticas de ausentismo escolar por enfermedades hidrosanitarias.

MATRIZ DE IMPACTOS GENERADOS DURANTE LA OBRA

Durante la realizacin de las actividades en campo, el profesional del rea Social,
debe elaborar la matriz de identificacin de impactos, de acuerdo a los criterios
que el profesional social considere pertinentes de medir.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
A partir de la fecha de inicio de las actividades del Profesional del rea Social en
campo, debe enviar transcurridos los siguientes ocho (8) das calendario al rea
de gestin social de la EDAT SA ESP OFICIAL, con copia a la interventora social,
el cronograma quincenal de las actividades a realizar durante el periodo siguiente,
de igual manera enviar de manera semanal la programacin de actividades tales
como: Reuniones de comunidad, comits de obra, recorridos de obra,
capacitaciones entre otras actividades de ndole comunitario, estos cronogramas
sern monitoreados por las interventoras sociales de cada municipio quienes
sern las encargadas de realizar las interventoras de campo, para verificacin del
cumplimiento del Plan de Gestin Social, de igual forma debe quedar pactado la
entrega de informes mensuales de avance de actividades en el Plan de gestin
Social de acuerdo a lo establecido en el Cronograma General.

En cada una de las auditoras realizadas en campo, se debe registrar acta de

visita con las observaciones encontradas y las respectivas recomendaciones, las
cuales sern remitidas al rea de Gestin Social con copia al contratista.

Es de anotar que si por alguna circunstancia se modifica alguna de las actividades

programadas, se debe reportar de forma inmediata, al correo Institucional del rea
de gestin Social de la EDAT SA ESP OFICIAL con copia a la interventora social.
Ver formato N 19.

CENSOS DE INMUEBLES
Para la realizacin del informe se debe recopilar la informacin de cada una de las
fichas, las cuales deben estar debidamente diligenciadas y con las respectivas
firmas del ciudadano, los profesionales encargados y el visto bueno de la
interventora, posteriormente se deben organizar en medio digital los registros
fotogrficos en carpetas por direcciones o cuadras y luego armar las subcarpetas
de cada vivienda.

75
En el informe fsico se debe colocar en la ficha de registro de fotografas una o dos
fotos principales de cada vivienda o negocio censado, los datos generales: Tipo de
proyecto, barrio, N de contrato, Contratista, direccin del predio, estado de las
paredes internas, fachada, pisos, cubierta (techo), antejardn, anden, sardinel, la
fecha del registro fotogrfico y las observaciones generales.

Los productos a entregar en el informe son:

1. Informe fsico con datos estadsticos de cada uno de los componentes.
2. Un flder (s) Carpeta de los censos originales, debidamente organizados por
barrio o zonas de influencia, en cada censo debe estar el formato del registro
fotogrfico debidamente diligenciado.
3. Un CD con la informacin debidamente organizada y de fcil acceso.
4. Un video marcado con su respectivo registro de tomas y tiempo de duracin.
5. Las Actas de entrega de inmuebles una vez culminadas las obras. Ver formato
N 20 y 21.

INFORMES MENSUALES
Los tres primeros das hbiles de cada mes y cada vez que se presente un acta
para pago, el contratista y los profesionales sociales, deben entregar en la
Gerencia Asesora rea de Gestin Social, un informe del avance de las
actividades, dichos informes sern revisados por la interventora social, verificando
que estos cumplan con los lineamientos establecidos en el Plan de Gestin Social
de Obras, luego sern enviados para aprobacin a la coordinadora del rea de
Gestin Social para su respectivo tramite.

Los informes que no cumplan con los requisitos mnimos, sern devueltos al
profesional del rea social con las observaciones requeridas, las cuales se deben
evacuar de forma inmediata.

INFORME FINAL
Una vez finalizada la obra y antes de firmar el acta de liquidacin del contrato, el
profesional del rea social debe presentar un informe final ejecutivo, con los
respectivos soportes de todas las actividades generadas durante la ejecucin de la
obra, de los cuales estn:
1. Informe fsico con los lineamientos establecidos para informes con los productos
finales.
2. Informe final impreso con fotografas a color y en medio digital.
3. Copia de los registros levantados de todas las actividades realizadas con la
comunidad, acta de reuniones, comits de control social, comits de obra, entre
otras actividades.

76
4. Material audiovisual: Registros fotogrficos (DVD con los respectivos soportes
clasificados). DVD y videos (Enumerar y marcar los DVD con su respectivo
registro de tomas, tiempo de duracin).
5. La organizacin y entrega de esta informacin debe ser por sector o barrio
intervenido, la documentacin debe estar organizada cronolgicamente de forma
ascendente.

VALLA INFORMATIVA
Es responsabilidad del contratista ubicar dos (2) vallas por obra.
Dimensiones: Vallas rectangulares de seis (6) metros de ancho por tres (3)
metros de altura.
Texto: Elaboracin del texto (Segn lineamientos entregados por la
coordinacin del rea de gestin social de la EDAT SA ESP).
Contenido: Deber contener como mnimo el escudo del Gobierno, el logo
y slogan del PDA, el logo del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial - Viceministerio de Agua y Saneamiento, del Departamento, del
Municipio y de la Corporacin Ambiental siempre y cuando aporte al PDA,
nombre del proyecto, lugar, poblacin beneficiada, tipo de proyecto, contratista,
presupuesto vigencia, valor proyecto, cofinanciado por, interventor y fecha de
inicio y terminacin del proyecto.
Sin embargo para su publicacin se deber solicitar aprobacin por parte de
EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, a travs del rea de gestin social de la EDAT SA
ESP e Interventora.
Materiales de la vallas: Lmina galvanizada de calibre 22 como mnimo y
se decorarn con pinturas especiales para soportar la intemperie.
Instalacin de las vallas: Se instalarn en sitios visibles previamente
determinados por el interventor o por el supervisor del contrato. Las vallas
sern soportadas por torres fabricadas con cerchas metlicas elaboradas en
ngulo de hierro, cubiertas con pintura anticorrosiva u otros elementos rgidos
que garanticen su estabilidad. Sern hincadas en el terreno a una profundidad
no menor de noventa (90) centmetros, sobre bases en concreto cuya
resistencia mnima sea de 150 kilogramos por centmetro cuadrado. La parte
inferior de las vallas deber quedar a una altura mnima sobre el nivel del
terreno que garantice su visibilidad y que brinde seguridad. En ningn caso
ser inferior a uno coma ocho (1,8) metros.
Para disminuir el empuje del viento sobre las vallas de informacin, se podrn
hacer perforaciones no mayores de 4 milmetros sobre las lminas modulares
distribuidas en forma de cuadrcula, a 10 centmetros una de la otra. Esto
siempre y cuando no se afecte la decoracin.
Plazo: El contratista instalar la valla en un plazo no mayor de veinte (20)
das calendario contados a partir de la fecha de suscripcin del acta de
iniciacin de las obras.

77
 Sostenibilidad: La valla estar siempre en perfecto estado de legibilidad.
En el caso de deterioro debern reemplazarse en un plazo mnimo de quince
(15) das calendario. Finalizada la obra, el contratista retirar la valla en un
trmino no mayor de veinte (20) das calendario.
La interventora durante la ejecucin y terminacin del proyecto har seguimiento
y tomar fotografas a la valla.

CUAS RADIALES
El profesional del rea Social, debe hacer un levantamiento de informacin de los
medios de comunicacin (radio) que se encuentran en la zona de influencia, y a
travs de una cua publicitaria debe informar mensualmente las acciones
ejecutadas en el marco del Plan Departamental de Agua del departamento del
Tolima, especficamente de las obras contratadas.

CONTRATACIN MANO DE OBRA

La generacin de empleo en los municipios es uno de los indicadores ms
importantes del PAP-PDA, por lo tanto el control de este es de carcter prioritario.
El contratista deber contratar la mano de obra no calificada en el municipio donde
se realicen las obras, el Profesional del rea Social deber incluir en los informes
mensuales, un reporte de la mano de obra calificada y no calificada en el formato
No. 22 que la Gerencia Asesora le proporcione, esto junto con los respectivos
pagos de los parafiscales acordes a la fecha de entrega del informe. Ver Formato
N 22.

OBSERVACIONES
Cada una de las actividades contempladas dentro del Plan de Gestin Social de
Obras contiene los formatos y/o registros especficos que sern entregados por
EDAT S.A E.S.P. OFICIAL, interventora y el rea de Gestin Social de la
Gerencia Asesora, al inicio de cada obra civil.

De la misma forma se realizar una capacitacin inicial a cargo de la

coordinadora del rea de Gestin Social, en donde se informara de manera
detallada el desarrollo de los siguientes temas:

1. Levantamiento de informacin preliminar. Censos de inmuebles.

2. Presentacin de informes preliminares, mensuales, finales.
3. Planeacin y ejecucin de reuniones con la comunidad.
4. Presentacin de los contenidos en plantilla PDA. Ver Formato N 23.
5. Diligenciamiento de los formatos y dems anexos contemplados en el Plan de
Gestin Social de Obras.
6. Inquietudes y varios.

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