Seats2Share

Met de opkomst van de huidige kennis- en informatiesamenleving is een groot deel van ons werk niet langer tijd en plaatsgebonden. Door het sociale web (web 2.0) kunnen ambtenaren steeds sneller en makkelijker met ondernemers, burgers en kennisinstellingen samenwerken aan belangrijke maatschappelijke thema’s. Naast deze online netwerken is het belangrijk om fysieke plekken te creëren waar mensen elkaar kunnen ontmoeten en samen aan deze thema’s kunnen werken. Hiervoor hoeft de overheid geen nieuwe panden te kopen, zij heeft immers genoeg panden in haar bezit. Door overheidslocaties slimmer met elkaar te delen, worden medewerkers gefaciliteerd in tijd en plaatsonafhankelijk werken en ontstaan nieuwe ontmoetings- en samenwerkingsplekken in het land. Waarom Seats2Share Seats2Share (S2S) is een project om deze manier van samenwerken in hubs (knooppunten) naast online ook fysiek te ondersteunen. Overheidsorganisaties stellen een gedeelte van hun panden open waarbij ze werkplekken met elkaar delen. Hier komt kennis en ervaring van diverse partijen samen van waaruit weer nieuwe kennis gecreëerd wordt. Het kantoor wordt steeds meer een plek voor samenwerking en ontmoeting. Medewerkers maken alleen nog gebruik van een overheidsgebouw als dat voor hen de aantrekkelijkste optie is; ontmoeten van collega’s, ontvangen van gasten of het gebruik maken van specifieke faciliteiten. Ook zullen medewerkers steeds minder op hetzelfde moment werken en aanwezig zijn. Het gaat steeds meer om het hier en nu, dus ambtenaren zullen steeds vaker op het laatste moment een geschikte plek zoeken op basis van deelnemers en de locatie waar deze zich bevinden. Er is dan altijd een alternatief in de buurt beschikbaar. Via moderne communicatiemiddelen worden betrokkenen op de hoogte gebracht van de gekozen locatie. Duurzaam werken De pilot Seats2Share draagt ook bij aan duurzaam werken. Uit onderzoek blijkt dat in de meeste kantoren op een willekeurig moment gemiddeld slechts de helft van de werkplekken in gebruik is. Efficiënter gebruik van deze werkruimte, bijvoorbeeld door deze met elkaar te delen, kan dus een forse kostenbesparing opleveren (denk aan minder vierkante meters, energieverbruik, schoonmaak, interne verhuizingen). Ook kan het aantal kilometers dat door ambtenaren gemaakt wordt enorm dalen wat bijdraagt aan een beter milieu. Ook biedt Seats2Share ambtenaren de mogelijkheid om werk en privé beter te combineren en veel efficiënter in te richten. Inrichting pilot Seats2Share Er wordt gestart met een pilot om overheidsgebouwen open te stellen. Je kunt vergaderzalen en stoelen delen op elk gewenst niveau, bijvoorbeeld alleen voor ambtenaren of iedereen die wil bijdragen aan een thema, bijvoorbeeld open data. In de pilot gebruiken we de nieuwste technieken. Zo kun je via je mobiel met behulp van layar-technieken zien welke werkplekken erbij je in de buurt beschikbaar zijn en wie daar nog meer aanwezig zijn. De werkplekken kun je via je mobiele telefoon boeken maar ook via widgets op diverse websites. Je kunt de boeking koppelen aan de interne aanmeldprocedure zodat baliemedewerkers zien wie er aangemeld is.

Reserveringssysteem Om mee te doen met Seats2Share is onderstaande informatie nodig om het systeem in te richten. We beginnen klein, denk hierbij aan 10 tot max 15 werkplekken en bijvoorbeeld een vergaderzaal. Algemeen: ● Naam locatie ● Adresgegevens ● Algemeen e-mailadres / contactpersoon die werkplekken/zalen beheerd ● Website (optioneel) Openingsdagen: ● Maandag t/m vrijdag? Korte omschrijving van de locatie + foto Denk eraan om hier ook het protocol aan te geven (voor wie zijn de werkplekken, waar moet men rekening mee houden, is er wifi etc...) Werkplekken ● Aantal beschikbare werkplekken ● Foto + omschrijving van ruimte waarin werkplekken beschikbaar zijn ● Toelichting van faciliteiten aldaar Zalen: ● ● ● ●

Namen van alle zalen Omschrijving zaal Foto of impressie per zaal Mogelijke opstellingen per zaal incl. minimale en maximale aantallen per opstelling ● De volgende opstellingen hanteren we momenteel in het platform: ● - Congres (theateropstelling) ● - Creatief (kan een opstelling met banken zijn en in een flexibele zaal een cabaret of een kringopstelling) ● - Kennisoverdracht (een opstelling met tafels zoals een u-vorm, carre of een grote vaste tafel/hoge tafel) ● - Vergadering (zie kennisoverdracht, bij grote groepen kan dit een cabaretopstelling worden) ● - Workshop (Zie kennisoverdracht, kan ook een opstelling met banken zijn)

Boekbare dagdelen: ● Ochtend ● Middag ● Avond ● Ochtend & middag ● Middag & avond ● Ochtend & middag & avond

Boekbare items (vooral irt zaalverhuur): ● F&B (lunch, koffie/thee, zoete inval, borrel, hapjes, diner enz) incl. prijs pp of per stuk ● Audiovisuele middelen (beamer, laptop, flipover, geluidsinstallatie, microfoons enz) incl. prijs per stuk ● Parkeren (indien parkeerkaarten afgenomen kunnen worden) incl. prijs ● Overige (bijvoorbeeld bloemen) incl. prijs ● NB: alle items incl een omschrijving en een foto Inlogs: Namen van mensen die mogen inloggen incl. wachtwoord en e-mailadres

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful