You are on page 1of 14

Repere actuale privind activitatea grefierului

REPERE ACTUALE PRIVIND ACTIVITATEA


GREFIERULUI

Diaconu Constantin
Pre]edintele Tribunalului Dolj
Diaconu Cristian

L'activit du greffier prsente une importance particulire dans tout


systme judiciaire. L'analyse de l'organisation et du droulement de l'activit de
la greffe dans divers tats offre l'image de l'importance sociale de ce travail, de la
responsabilit qu'elle porte et des implications de celui-ci dans le bon cours de
l'acte judiciaire. Le Code deontologique du greffier comprend les responsabilits
morales, que d'autres actes normatifs me stipulent pas, et a pour but de dfendre
la dignit du greffier et de raffermir son prestige.

1. Repere de drept comparat privind rolul grefierului. n sistemul


nostru de drept au intervenit n ultima perioad modificri importante cu privire la
activitatea de fa1. Vom ncepe studiul de fa cu o privire asupra acestei probleme
n dreptul comparat, considernd c analiza organizrii i desfurrii activitii de
grefa n diferite state ofer imaginea importanei sociale a muncii, a rspunderii i
implicaiilor acesteia n sprijinirea actului judiciar.
Vom prezenta pe scurt aceast problem n cteva sisteme de drept i vom
ncepe cu dreptul belgian. Aici, justiia de pace se ocup de litigiile civile i
comerciale. n fiecare instan de acest fel exist cte un grefier-ef al grefei,
care cuprinde minimum patru grefieri. Tribunalul de Poliie se ocup de
contraveniile i delictele prevzute de codul de instrucie cu circumstane
atenuante, infraciunile rurale, forestiere, de circulaie, etc. Tribunalele de poliie
au un grefier-ef, asistat de unul sau mai muli comis-grefieri. Serviciul
Tribunalului de circumscripie este ndeplinit de grefierul-ef al tribunalului de
prim instan sau de un alt grefier desemnat de acesta. Grefierul asist
judectorul n toate actele sale judectoreti. Prin semntura sa, aplicat alturat
de cea a judectorului, grefierul confer valoarea autentic a actelor de
jurisdicie. n activitatea sa grefierul, n afar de ntocmirea actelor, a diverselor
formaliti, are i rolul de a fi martor la constatarea i relatarea cea mai fidel a
faptelor, o garanie important mpotriva arbitrarului i o siguran n plus pentru

1
La elaborarea prezentului studiu am pornit de la actele normative n materie, n principal: Legea nr.
304 din 28 iunie 2004, publicat n M. Of. nr. 576 din 29 iunie 2004, cu modificrile ulterioare; Legea
nr. 567 din 9 decembrie 2004 privind statutul personalului auxiliar de specialitate al instanelor
judectoreti i al parchetelor de pe lng acestea, publicat n M.Of. nr. 1197 din 14 decembrie 2004.
Legea nr. 17 din 11 ianuarie 2006 pentru modificarea i completarea Legii nr. 567/2004 publicat n
M. Of. nr. 48 din 19 ianuarie 2006. A se vedea, de asemenea, www.ccr.ro; www.just.ro;
www.csm.1909.ro.

184
Revista de tiine Juridice

judector. Una din misiunile grefierului este i aceea de depozitar i supraveghetor


al arhivei.
Grefierul ndeplinete toate sarcinile de jurisdicie care cad n competena
serviciului su, sub autoritatea i conducerea grefierului-ef. n acest sens: primete
actele introductive ale instanei, le nregistreaz; primete alte piese eseniale
pentru proces, le incorporeaz n dosarul de procedur i ntocmete inventarul
autentic; remite dosarul pentru distribuire preedintelui instanei; pstreaz
minutele, registrele i toate actele ntocmite (minutele arestrilor,
ordonanelor, procesele-verbale de anchet, verificrile grafologice,
registrele grefelor, registrele de stare civil i anexele lor, dosarele cauzelor
judecate, coleciile de legi i alte reglementri pentru uzul judectorilor); asigur
conservarea valorilor (a documentelor i obiectelor depuse la gref n
virtutea legii); elibereaz prilor interesate (la cererea lor) reproducerea integral
sau parial a actelor aflate n serviciul lor; rspunde de omisiunile sau greelile
din pricina crora o persoan sufer un prejudiciu.
Grefierul ef are ca atribuii: asigur conducerea grefei, ordinea
serviciului, nlocuirile ce se impun; asigur amenajarea localului; avizeaz
nominalizarea funcionarilor i prezint candidaii pentru funciile din
subordine; avertizeaz grefierii din subordinea sa; suspend din funcie pe cei
aflai n subordinea sa, cu avizul preedintelui instanei; distribuie fiecrui
grefier sarcini concrete conform necesitilor i aptitudinilor acestora; n
exercitarea atribuiilor sale de grefier nu se deosebete cu nimic de ceilali
grefieri. Pentru ncadrarea n funcia de grefier ef, exist condiii de studii,
vrst, stagiu. Pentru ocuparea postului de grefier-ef: exist condiia obligatorie
a doctoratului n drept; vrsta minim de 35 de ani. Pentru ocuparea postului de
grefier: studii juridice superioare ori studii medii recunoscute; vrsta minim ntre
21-32 ani.
Exist un statut al grefierilor care reglementeaz: depunerea jurmntului;
inuta grefierilor; incompatibiliti (nu este permis a exercita nici o funcie
public remunerat de ordin politic, administrativ, militar sau ecleziastic); s-i
asume aprarea prilor, fr arbitraj remunerat, s exercite o anumit form de
comer, s fie agent de afaceri ori s participe la administrarea
societilor comerciale; drepturi bneti; drepturi de concediu; msuri disciplinare.

2. n dreptul spaniol. Dispoziiile referitoare la grefieri figureaz n


Legea Organic a puterii judiciare din 01 iulie 1985 n Cartea a IV-a, care
reprezint "personalul serviciului de administraiei al justiiei" i n Cartea a III-
a pentru atribuiile care revin instanelor cu un judector i instanelor colegiale.
n 1988 a fost elaborat noul Regulament al grefierilor spanioli, dup modelele
cele mai avansate ale lumii occidentale. Doctrina dominant susine c grefierul
spaniol este membru al Tribunalului, pentru c el particip la exercitarea funciei
jurisdicionale. Noul Regulament din 29 aprilie 1988 definete grefierii ca
"funcionari publici cu caracter tehnic, cu diplom superioar n serviciul
administraiei justiiei, cu funcia de autoritate, care exercit cu autonomie,
independen i credin activitatea public judiciar". Grefierii aparin celei mai
185
Repere actuale privind activitatea grefierului

nalte categorii ale administraiei publice.


Din punct de vedere al organizrii judiciare pentru grefieri exist urmtoarele
reglementri: fac parte din aceeai categoric tehnic cu judectorii i
magistraii pentru c au, ca i acetia, aceleai incompatibiliti i
interdicii; pentru recrutarea grefierilor, se organizeaz concursuri
asemntoare celor pentru judectori (dup admiterea probelor selective
sau concursului de competen, candidaii trebuie s urmeze cursurile centrului
de studii judiciare i numai dup aceea sunt numii grefieri, printr-o decizie a
Ministerului Justiiei); au obligaia de a respecta secretul profesional, de a
fi impariali n exercitarea funciilor lor i de a se recuza n cazurile prevzute
pentru judectori i magistrai; asigur pstrarea i depozitarea actelor i a
documentelor anexate la dosar; autentific actele procedurale, atest prezena
prilor la proces, redacteaz procese-verbale, informeaz justiiabilii, sunt
nsrcinai cu inerea registrelor.

3. n dreptul italian. Legea nr. 312/1980 a plasat personalul auxiliar al


Ministerului Justiiei pe acelai plan cu cel din administraia public. Corpul
grefierilor este mprit n dou categorii: dirigeniale i de direcie. Prima
categorie mparte grefierii cu funcii de conducere n: conductor superior, cel
care dirijeaz grefa Curii de Casaie i Curilor de Apel; primul conductor, cel
care coordoneaz grefa tribunalelor; director adjunct de grefa; director de secie,
care coordoneaz activitatea seciilor; consilier grefier, care colaboreaz cu
superiorii ierarhici la compartimentele care i sunt repartizate. La rndul su,
grefierul de direcie este nsrcinat cu ntmpinarea justiiabililor:
primete actele judiciare, le controleaz exactitatea i le arhiveaz; vegheaz la
respectarea legilor fiscale n activitatea instanei; are sarcini de cercetare,
supraveghere i control.
Exist i funcia de secretar grefier(funcionar din clasa inferioar),
care: elibereaz certificatele; asist magistraii n instruciile i audienele
civile i penale; redacteaz i semneaz procesele-verbale ale activitilor de
instrucie i audiene; ndeplinete sarcinile ce i sunt ncredinate; asigur
ndeplinirea atribuiilor cu caracter administrativ, contabil i tehnic2.

2
n Portugalia grefierii de justiie nu sunt integrai n funcia public. i nu sunt salarizai de la
bugetul de stat. Corpul grefierilor este format din grefier-ef, grefier, grefier adjunct i grefier
auxiliar. Grefierul de edin poart o rob neagr n timpul edinelor i audienelor la care trebuie s
asiste, iar grefierii-efi pot purta o tog, dac sunt liceniai n drept. Corpul grefierilor are un statut
propriu, care reglementeaz: incompatibilitile legale; responsabiliti; remuneraia;asistena social,
programul de munc etc. n dreptul marocan, corpul grefierilor cuprinde funciile de: comisar
judiciar divizionar; comisar judiciar; redactor judiciar; secretar grefier; ageni de birou. Legea impune
unele condiii de studi: absolvenii ciclului superior ai colii Naionale i Administraiei Publice;
studii superioare juridice, economice sau sociale. n fine, n dreptul japonez, grefierii sunt ncadrai
n Asociaia Japonez a Grefierilor i au ca atribuii urmtoarele: particip Ia toate edinele
(dezbateri orale, oferte de probe, dezbateri de fond); ntocmesc procesele-verbale; elibereaz
titlurile executorii; calculeaz taxele de timbru; asigur conservarea actelor. De subliniat c purtarea
costumului profesional negru i tradiional este obligatorie, iar durata zilnic de lucru este de 8
ore, de luni pn vineri i 4 ore n fiecare smbt dimineaa.
186
Revista de tiine Juridice

7. Repere privind psiohologia grefierului. A vorbi despre imaginea i


credibilitatea justiiei presupune a analiza din perspectiva psihologic fenomenele
care se produc n cadrul instanelor judectoreti. Funcia grefierului include:
aptitudini profesionale; acceptarea Codului deontologic (valori etice); c) acceptarea
existenei unei ndatoriri fa de societate. O astfel de discuie este absolut
necesar innd seama de faptul c o component esenial a structurii
organizatorice, numite instane judectoreti, o reprezint Corpul grefierilor i
de faptul c raiunea de a exista a compartimentelor auxiliare este slujirea
ceteanului.
n ntreaga lume se fac studii, analize, statistici din care s reiese cum se
simte un grefier n structura organizatoric n care lucreaz, dac are sau nu
satisfacii profesionale, cum nelege relaiile cu publicul, pe cele cu colegii, toate
acestea n vederea obinerii de performane n activitatea administrativ a
instanei i pentru a gsi metodele optime prin care ceteanului s fie
soluionate cererile3.

8. Atitudinea grefierului. Atitudinea grefierului reprezint dispoziia


relativ stabil de a aciona sau de a reaciona ntr-un anumit mod ntr-o situaie
dat. Atitudinea desemneaz felul de a fi sau de a se comporta i este ncrcat
de afectivitate, ea fiind mai greu de modificat ntruct deseori este determinat
de subcontient nu de raionament. Atitudinea nu trebuie privit ca fiind
sinonim cu comportamentul, pentru c prin comportament nelegem
modalitatea de a aciona n anumite mprejurri sau situaii 4.
Importana studiului psihologiei grefierului rezult i din aceea c
atitudinea fiecrui grefier fa de colectivul cruia i aparine - fie secie,
compartiment, birou - este diferit. Exist grefieri total devotai colectivului
din care fac parte, exist grefieri total indifereni sau chiar ostili acestui grup (dar
cei ostili n mod sigur ajung s se autoexpulzeze din grup) i sunt grefieri
moderai, categorie care este preponderent. Evident, atitudinea fiecrui grefier
este determinat nu numai de relaiile din interiorul colectivului cruia i aparine,
ci de ansamblul relaiilor sociale.Analiza psihologici grefierului trebuie s
cuprind i un studiu privind atitudinea acestuia faa de obiectivele instanei,
3
Psihologia este tiina care ocup locul principal n activitatea de realizare a unor astfel de studii. n
analiza psihologiei grefierului din instanele judectoreti trebuie s se aib n vedere specificul
raportului grefier - public i s lum n considerare trei noiuni: atitudinea, comportamentul i
moralul grefierului.
4
Trebuie fcut distincie ntre noiunile "spirit de serviciu" i "spirit de corp". Prin "spirit de
serviciu" trebuie neles sentimentul pe care l dovedesc grefierii, care lucreaz n cadrul aceluiai
compartiment, birou, serviciu, secie etc. de a constitui un grup distinct, avnd specific i trsturi
proprii. Este ceea ce se exprim prin "specificul serviciului" sau "spirit de grup". Spiritul de serviciu
se concretizeaz n practic printr-un ataament mai mult sau mai puin contient la autonomia
serviciului, la tradiiile sale i prin ostilitate fa de tot ceea ce ar putea aduce atingere
integritii, autoritii sau renumelui instanei, seciei respective. Pentru a clarifica noiunea de "spirit
de corp" trebuie precizat c prin "corp" se nelege ansamblul grefierilor care au contiina
apartenenei la un grup care are valorile sale, normele sale, interese proprii care l disting de alte
colective, grupuri, ei avnd o atitudine favorabil fa de tot ceea ce poate determina creterea
prestigiului "corpului grefierilor" i ostil fa de orice amestec din afar.
187
Repere actuale privind activitatea grefierului

de scopurile seciei n cadrul creia i desfoar activitatea. Activitatea oricrui


grefier, indiferent de locul de munc, este sau ar trebui s fie orientat spre
scopurile instanei n cadrul creia i desfoar activitatea. n ceea ce privete
atitudinea grefierului fa de scopurile instanei n care lucreaz, se impune
subliniat c n procesul de recrutare i de formare profesional a grefierilor
trebuie s se pun accent pe dezvoltarea spiritului lor de analiz i sintez
pentru ca n practic s poat aciona echilibrat, pe baza unei gndiri obiective. O
activitate instructiv-educativ corespunztoare i ofer grefierului imaginea
corect asupra sistemului administrativ-judiciar, l ajut s neleag c acest
sistem este asemeni unui mecanism care nu poate fi funcional n lipsa unei roi i
c el, ca grefier, este o roti, un element n mecanismul unei instane
judectoreti.

Comportamentul. Revenind la noiunea de comportament al grefierului,


se impune subliniat c n timp ce atitudinea grefierului este predispoziia la a
ndeplini un act, comportamentul este conduita efectiv prin care se mplinete
actul respectiv5.
Cunoaterea tendinelor comportamentale este necesar pentru
stabilirea prghiilor i modalitilor optime prin care s se influeneze conduita
grefierului n timpul activitii zilnice de o manier care s i creasc eficiena. n
timp ce noiunile de "aptitudine" i "comportament" au un caracter analitic,
"moralul" este o noiune cu caracter sintetic, el nglobnd aceste noiuni.
Moralul. Moralul poate fi definit ca maniera n care individul triete i
interpreteaz situaia corect n care se afl. Moralul are, conform clasificrii
fcut de specialiti, trei niveluri: moralul ridicat = corespunztor unei stri de
mulumire, de optimism; moralul mediu = corespunztor unei stri de echilibru,
aflat ntre optimism i pesimism; moralul sczut = corespunztor unei stri de
nemulumire, de pesimism. Analiza psihologiei grefierului implic studiul
cumulativ al atitudinii i comportamentului individual raportate la nivelul
moralului.
Nivelul moralului poate fi determinat de urmtorii factori: programul de
lucru; nivelul de efort fizic i intelectual; nivelul salarizrii; nivelul de
responsabilitate; perspectivele de avansare; condiiile de munc, inclusiv
organizarea muncii i relaiile
interumane; prestigiul funciei n societate; atitudinea publicului fa de grefier.
Pentru a nelege psihologia grefierului trebuie efectuate studii i n
ceea ce privete influena asupra activitii acestuia a urmtorilor factori: vrsta

5
Ca exemplu, pot fi amintite urmtoarele comportamente: ca urmare a inadaptabilitii sale, sau a
pasiunii pentru un alt domeniu de activitate, un grefier solicit transferarea de la secia
civil la secia comercial sau penal; un grefier execut lent i cu ntrziere o dispoziie primit; un
grefier arhivar dorete s lucreze cu publicul; un grefier din compartimentul executri penale
solicit s fie transferat la grefa seciei conflicte de munc i asigurri sociale; un grefier nu
reuete s-i identifice prioritile i pierde din vedere activiti absolut necesare; un grefier nu
are o imagine real asupra timpului necesar pentru fiecare activitate n parte; un grefier ef
neglijeaz controlul.
188
Revista de tiine Juridice

- un grefier tnr este dornic de a se integra rapid, de a se adapta, dar n msura n


care este primit ntr-o atmosfer neprielnic el poate deveni inadaptabil i i poate
rata cariera; vechimea n specialitate - ntruct n activitatea
compartimentelor auxiliare vechime nseamn acumulare de experien, abilitate
n activitate zilnic; experiena profesional anterioar numirii n funcia de
grefier; temperamentul grefierului.

9. Relaiile interumane. Importana comunicrii. Exist o legtur direct


ntre starea psihologic a grefierilor i modul de comunicare ntre ei. Grefierii cu
funcii de conducere trebuie s aib capacitatea de a comunica i a lucra cu
grefierii din colectivele pe care le coordoneaz n vederea asigurrii armoniei
sociale. Important este a nu se confunda procesul de comunicare cu cel de
informare. In cazul informrii, mesajul parcurge drumul numai ntr-un singur sens,
n timp ce comunicarea implic un schimb de idei, concepte n dublu sens. 37 n
cadrul comunicrii se stabilesc relaiile interumane care determin eficiena
activitii fiecrui colectiv de grefieri.
Relaiile interumane pot fi: formale - stabilite prin norme de conduit
obligatorii; informale, care au la baz comportamentul determinat de reguli
sentimentale. Relaiile informale presupun realizarea unui climat de munc
favorabil ndeplinirii obiectivelor instanei, ct i a obiectivel or grefierilor.
Pentru optimizarea activitilor grefierilor, o precondiie este comunicarea
reciproc ntre grefierii cu funcii de conducere i ceilali grefieri. Aceast
comunicare implic mprtirea reciproc de gnduri, sentimente i triri
emoionale curente, dar i sentimentul de comuniune, bazat pe credina c cellalt
te cunoate i te recunoate ea o valoare uman, ca o coprezen demn de
nelegere i respect. Totodat, sentimentul c cellalt este capabil s se transpun
n propriile situaii i triri omeneti, i confer grefierului sentimentul benefic al
nelegerii reciproce, care ntreine starea de confort psihologic.
Comunicarea cu atenie i respect total, necondiionat, coparticipnd la
autoanaliza problemelor grefierilor, are urmtoarele efecte: nnobileaz
conduitele interpersonale (felul n care grefierii se implic, particip la
activitatea seciei, colaboreaz i se ajut reciproc, au ncredere n colegi, i
mprtesc preocuprile profesionale sau problemele personale);
desvresc relaiile de intercomunicare de orice tip; contribuie la "descrcarea"
i relaxarea unor grefieri, la eliberarea lor de anumite tensiuni psihologice;
a) ofer suport moral, psihologic celor care au nevoie de acesta.
Un rol important n cadrul comunicrii l are capacitatea empatic a
grefierilor cu funcii de conducere. Empatia reprezint puterea de a nelege prin
propria noastr experien de via tririle sau experienele altora, ca i cum ar
fi propriile noastre "evenimente de via". Empatia reflect i puterea sufleteasc
a unei persoane de a transpune n tririle alteia. Energiile noastre sufleteti, ca i
cele spirituale, au puteri neobinuite n msura n care ele intr n circuitul
fenomenelor de comunicare uman. Noi existm n plan socio-uman doar n
msura n care putem participa n raport cu existena semenilor notri. Aceast
putere de a tri presupune capacitatea noastr de comunicare n toate sensurile i
189
Repere actuale privind activitatea grefierului

planurile vieii personale, familiale, sociale, profesionale, culturale, spirituale. Ne


strduim permanent s ne apropiem sufletete de alii. Astfel devenim fptuitori
de acte omeneti necesare acelui "spaiu socio-uman", care este locul de
munc, cu atributele necesare coexistenei omeneti ale comunicrii i
solidaritii umane. De modul cum reuim s comunicm ntre noi depinde i
comunicarea cu publicul.
Grefierul are nevoie de o minte liber i un suflet senin. O minte ngust devine o
nchisoare iar gndurile i emoiile se transform n gardieni ateni la uile
ferecate ale sufletului. Profesia de grefier nseamn vigilen permanent privind
propriul comportament i uneori lupta cu monotonia rutinei. Chiar dac nu este
att de simplu, trebuie fcute eforturi susinute pe drumul eficienei spre succes.
Schimbarea mentalitilor se face prin pregtirea profesional, care
trebuie s urmreasc urmtoarele obiective: comportamentul fa de public
(pri, avocai, martori), unde este cazul s se imprime voina schimbrii
unui comportament necorespunztor; oricine vine s se adreseze instanei
trebuie tratat cu respect, corect i n mod egal; standarde de performan; s
dezvoltm grefierilor dorina de a reui n profesie.

10. Despre deontologia grefierului. Codul deontologic al grefierului


constituie un instrument de auto-control pentru personalul auxiliar de specialitate
al instanelor judectoreti. Orice cod deontologic se adreseaz n primul rnd
omului i contiinei lui, iar acceptarea lui trebuie s fie liber consimit. Din
perspectiva deontologiei profesionale sun fireti cteva ntrebri: Ct cunosc
grefierii prevederile Codului deontologic? Grefierii sunt de acord cu prevederile
acestuia? La aceste ntrebri putem rspunde c regulile de conduit profesional
au fost elaborate de Corpul grefierilor, cu sprijinul Consiliului Superior al
Magistraturii i Asociaiei Baroului American (ABA/CEELI)6.
Deontologia se refer la regulile proprii unei profesii, a crei exercitare o
guverneaz. O parte din aceste reguli sunt reglementate prin norme juridice,
altele sunt soluionate doar de normele etice. Codul deontologic al grefierilor
cuprinde principalele norme de conduit moral ce se impun a fi respectate
indiferent de locul de munc al grefierului. Deontologia profesional a grefierului
are n vedere normele de comportare fa de pri, martori, avocai, experi,
interprei, colegi, judectori, procurori, etc.
Codul deontologic al grefierului cuprinde responsabilitile morale ce nu
sunt prevzute n alte acte normative i are drept scop aprarea demnitii i
6
Conceptul "deontologie" provine din cuvintele greceti "deon/deontos", care nseamn cea ce
se cuvine i "logos", care nseamn tiin. Conform cu sorgintea sa etimologic, deontologia se
poate defini ca tiina a ceea ce trebuie s facem, a ceea ce trebuie fcut. ntr-o opinie, deontologia
este teoria datoriilor, ea vizeaz situaii i experiene legate de exercitarea unei activiti. Iniial,
deontologia a fost identificat cu morala i o regsim n lucrarea "Deontologia sau tiina moralei"
a juristului englez Jeremy Benthan, structurat n dou pri, consacrate, una "teoriei moralei" iar
cealalt "practicii virtuii". Prin specificul obiectului su de cercetare, deontologia se afl la
interferen ntre drept i moral. Ea poate fi definit ca reprezentnd ansamblul normelor care
contureaz un anumit tip de comportament profesional.

190
Revista de tiine Juridice

ntrirea prestigiului grefierului. Toi grefierii au obligaia s cunoasc i s


respecte normele de deontologie profesional, fiind de notorietate c nimeni nu
poate invoca n propria-i aprare sau absolvire de rspundere necunoaterea sau
nerespectarea acestor norme. Conduita etic a grefierilor este esenial pentru
calitatea actului de justiie, pentru transparena, spiritul de rspundere,
corectitudinea, integritatea i independena acesteia i pentru a dobndi ncrederea
publicului n sistemul de justiie.
n exercitarea profesiei, grefierii trebuie s respecte cteva reguli.
Mai nti, cu privire la prestigiul justiiei trebuie: s contribuie la respectarea
supremaiei legii, la asigurarea transparenei i a ncrederii ceteanului n
autoritatea judectoreasc; s contribuie la aprarea prestigiului justiiei.
Cu privire la dimensiunea profesionalismului trebuie: s dea dovad de o
bun pregtire profesional; s manifeste competen, imparialitate i celeritate;
s se abin de la orice fapt care ar putea aduce prejudicii justiiabililor ori
prestigiului justiiei; s i ndeplineasc atribuiile cu seriozitate i
responsabilitate; s serveasc n mod loial autoritatea judectoreasc; s i
ndeplineasc ndatoririle cu bun-credin; s manifeste o preocupare permanent
pentru perfecionarea pregtirii profesionale.
n ceea ce privete confidenialitatea grefierul trebuie s rein c: are
obligaia de a nu dezvlui sau folosi pentru alte scopuri dect cele legate de
exercitarea profesiei informaiile obinute pe parcursul desfurrii activitii
profesionale; s se abin de la orice ncercare de a obine date sau
informaii pe care nu este ndreptit s le cunoasc.
Cu privire la imparialitatea grefierului trebuie s reinem c se
sublinieaz: s fie obiectiv i s respecte fr nici o discriminare drepturile
i garaniile procesuale ale tuturor prilor; s aib o atitudine echidistant, fr
influene legate de ras, sex, religie, naionalitate, precum i de statutul
socioeconomic, politic i cultural al unei persoane; s se abin ori de cte ori se
afl n unul dintre cazurile de incompatibilitate prevzute de lege.
Cu privire la problema abuzului n funcie i conflictului de interese: s se
abin de la orice atitudine care l-ar putea face vulnerabil la influene; i este
interzis folosirea calitii oficiale pentru obinerea de privilegii sau avantaje
pentru sine ori pentru altul; nu poate pretinde sau primi cadouri ori servicii; nu va
ncheia, personal sau prin persoane interpuse, ori ca mandatar, contracte cu
instanele judectoreti sau cu parchetele de pe lng acestea pentru furnizarea de
servicii, materiale, echipamente.
Cu privire la atitudinea n profesie i n afara acesteia: s dea dovad de
moderaie i s nu i manifeste nemulumirea fa de persoanele cu care
intr n contact n calitate oficial; s fie respectuos, calm, amabil i lipsit de
arogan n relaiile cu justiiabilii, judectorii, procurorii, avocaii, colegii,
precum i cu orice alt persoan; i este interzis s exprime opinii cu privire la
legalitatea i temeinicia actelor ntocmite de instana de judecat sau de
parchetul unde lucreaz; s informeze conducerea instanei sau a parchetului
cu privire la orice conduit care ar putea aduce atingere prestigiului
justiiei; nu i este permis s comenteze sau s justifice n pres ori n emisiuni
191
Repere actuale privind activitatea grefierului

audiovizuale hotrrile ori soluiile date n dosarele despre care a luat cunotin
n exercitarea atribuiilor de serviciu sau cu privire la procese aflate n curs de
desfurare ori asupra unor cauze cu care a fost sesizat parchetul; nu i este
permis s se foloseasc de actele pe care le ndeplinete n exercitarea
atribuiilor de serviciu pentru a-i exprima convingerile politice; s-i bazeze
relaiile cu judectorii, procurorii i colegii pe respect i bun-credin; nu i
poate exprima prerea cu privire la probitatea profesional i moral a
judectorilor, procurorilor sau a altor colegi; s aib o inut ngrijit i decent,
evitnd extravaganele, n edinele de judecat acesta trebuie s poarte inuta
vestimentar corespunztoare, potrivit legii; s protejeze i s foloseasc conform
destinaiei lor bunurile ce i-au fost ncredinate n vederea exercitrii profesiei; nu
va recomanda nominal, persoanelor interesate, avocai, experi, notari,
executori judectoreti sau oricare alte persoane care exercit activiti n
legtur cu actul de justiie; nu i este permis s acorde consultaii juridice 7.

11. Discuii privind responsabilitile grefierului ef. Pentru a fi


realizat mai uor activitatea de conducere trebuie s avem n vedere funciile
sale specifice i anume: previziunea, organizarea, coordonarea, antrenarea i
controlul. Avnd n vedere scopul demersului nostru, vom prezenta succint
importana acestor funcii8.
Funcia de planificare/programare (faza previzional). Activitatea de
planificare/programare a activitilor ce trebuie realizate nu trebuie neglijat
niciodat. Lipsa unor programe de activitate, a unor atribuii precise pentru
fiecare compartiment al instanei i pentru fiecare grefier poate determina apariia
unor stri de confuzie i nesiguran n rndul personalului auxiliar de
specialitate, care vor duce la scderea performanelor acestora. Fr o
viziune/perspectiv (obiective, competene precise, programe de aciune) asupra
activitii lor, grefierii nu cunosc ce au de realizat i ce se ateapt de la ei. Un
grefier cu funcie de conducere eficient ntocmete programe de activitate,
concentrate pe prioritile i nevoile de moment ale instanei, care sunt
comunicate, explicate i implementate.
Funcia de previziune rspunde la ntrebarea "Ce trebuie i ce poate fi
realizat n cadrul instanei/seciei?". Programarea activitilor trebuie s se bazeze
pe analiza unor aspecte precum: resursele disponibile, rezultatele activitii
trecute, situaia curent i scopurile activitii. Numai ca urmare a acestei
analize, grefierul ef poate identifica problemele existente i poate formula
soluii, proiectnd pe viitor activitatea seciei.

7
Observnd prevederile Codului deontologic, grefierii au posibilitatea s reflecteze asupra
conduitei lor n instan i n afara acesteia i s neleag c munca lor cotidian i poate pune n
situaii de vulnerabilitate i i poate expune la riscuri profesionale. Este important de reinut c
grefierii care nu respect conduita recomandat de Cod pot fi trai la rspundere disciplinar i
pot fi supui sanciunilor disciplinare, aa cum se prevede n Regulamentul de ordine
interioar al instanelor i n Legea nr. 567/2004 privind statutul grefierilor.
8
A se vedea art. 4-5 din Legea nr. 567/2004

192
Revista de tiine Juridice

Funcia de coordonare. Aceast funcie asigur organizarea aciunilor


grefierilor din compartimentele registratur, arhiv i grefa. Pentru realizarea cu
succes a coordonrii este necesar comunicarea adecvat ntre primul-grefier i
grefierii din compartimentele instanei. Coordonarea este funcia ce depinde n
mod esenial de calitile manageriale ale primului-grefier (tact i o bun
cunoatere a oamenilor). Coordonarea activitilor grefierilor este condiionat de
cunoaterea realitii din fiecare compartiment al instanei, de informarea
precis asupra activitii curente.
Funcia de antrenare. Contribuie la determinarea grefierilor s participe
ct mai eficient la realizarea atribuiilor ce le revin. n acest scop este necesar
motivarea grefierilor, n sensul corelrii realizrii intereselor acestora condiionat
de ndeplinirea sarcinilor de serviciu. Motivarea poate fi pozitiv (garanii privind
locul de munc, delegarea de competene, lauda i mulumirea exprimat n
cadrul colectivului, acordarea unor nvoiri pentru munca prestat n zilele
nelucrtoare, etc), dar i negativ, bazat pe ameninare, pedeaps, atenionare
etc. Practica a demonstrat c aplicarea factorilor motivaionali negativi a condus
la diminuarea performanelor profesionale ale grefierilor.
Funcia de implementare (faza de operaionalizare). Organizarea muncii
cere o gndire sintetic asociativ, critic, realist, simul timpului i temeinice
cunotine de specialitate pentru realizarea obiectivelor instanei. n acest context
un rol important revine primului-grefier/grefierului ef care asigur
impulsionarea grefierilor la ndeplinirea corespunztoare a atribuiilor ce le
revin potrivit fiei postului. Primul-grefier i grefierul ef urmrete ca sarcinile
stabilite prin fia postului s se realizeze cu celeritate i eficien.
Funcia de control - evaluare. Aceast funcie are un caracter de
constatare a modului ndeplinirii atribuiilor de serviciu de ctre grefieri prin
monitorizarea zilnic a activitii acestora. Pentru a fi eficient, funcia de control
- evaluare trebuie s aib un caracter continuu, preventiv, corectiv i flexibil.
Scopul principal al controlului l reprezint mbuntirea activitii i nlturarea
unor erori sau prevenirea lor. Controlul executrii obligaiilor de serviciu ce
revin grefierilor reprezint condiia sine qua non a bunei funcionri a
instanei9. Esena funciei de control este restabilirea parametrilor de performan
i perfecionarea continu a activitii.
Profilul grefierului-ef. Trsturile necesare ndeplinirii funciilor de
conducere de ctre grefieri formeaz profilul acestora. Primul-grefier, grefierul ef
de secie i grefierul ef sunt colaboratori apropiai ai preedintelui. Ei au menirea
s soluioneze numeroase i variate sarcini de serviciu, stabilite prin Regulament
(ROIIJ) sau de preedintele instanei. Realizarea acestor atribuii i cu rezultate
asupra eficienei activitii instanei, solicit din partea primului-grefier/grefierului
ef de secie i grefierului ef unele trsturi necesare, cum sunt: capacitate de
memorare, atenie distributiv, reacii rapide i mobilitate n nelegerea
9
Termenul de control provine din latinescul "rota" (roat) i are semnificaia observrii unei
activiti n desfurare i care este privit dimpotriv, din contr (de aici cuvntul control).
Cuvntul control deriv i din limba francez, "contre-rolle" - document de verificare a rezultatelor,
iar ndrumarea constituie o component a activitii de control.
193
Repere actuale privind activitatea grefierului

problemelor; spirit de disciplin, integritate profesional, discreie, amabilitate,


capacitate organizatoric i de previziune; aptitudinea de comunicare, capacitate
de a asculta, deprinderi de contactare i meninere a unor relaii umane normale,
echilibru nervos etc; ncredere n sine, urmrindu-i ferm programul propus,
gndire pozitiv.

12. Discuii privind atribuiile primilor-grefieri ai curilor de apel


i tribunalelor. Atribuii comune. n cadrul funciei de planificare/programare:
pentru fiecare zi, planific problemele de rezolvat n ordinea importanei lor
(sarcinile curente); planific zilnic timp pentru verificarea activitii
grefierilor; stabilete prin fia postului atribuii precise pentru fiecare grefier;
identific i previzioneaz factori de care depind buna desfurare a activitii
instanei; planific sarcinile de perspectiv. n cadrul funciei de coordonare: a)
coordoneaz activitatea personalului auxiliar de specialitate, att al instanei la
care funcioneaz, ct i al instanelor din circumscripie, personal sau prin
grefieri cu funcii de conducere desemnai; b) coordoneaz uniformizarea
nregistrrilor statistice n colaborare cu departamentul de specialitate din
cadrul Consiliului Superior al Magistraturii; c) ndrum evidena i gestiunea
bibliotecii.
n cadrul funciei de antrenare: solicit preedintelui delegarea unor
competene pentru grefieri (responsabiliti, etc); aduce mulumiri grefierilor
care se evideniaz prin ndeplinirea lucrrilor n condiii de calitate i la
termenele prevzute de lege, regulament sau stabilite de conducerea instanei;
propune preedintelui acordarea unor nvoiri pentru compensarea timpului
lucrat n zilele nelucrtoare; atenioneaz grefierii care nu i ndeplinesc sarcinile
de serviciu. n cadrul funciei de implementare: ntocmesc fiele posturilor
pentru personalul auxiliar de specialitate; asigur evidena i gestionarea datelor
i documentelor ce nu sunt destinate publicitii; ntocmesc i contrasemneaz
corespondena cu caracter administrativ a instanei; in registre speciale
prevzute de lege pentru instana la care funcioneaz; pstreaz registrul de
control al curii i ia msuri ca un registru de control s se pstreze la fiecare
secie a curii i la instanele din circumscripia acesteia; duc la ndeplinire
msurile stabilite pentru asigurarea pazei sediului instanei, securitii
bunurilor, pazei contra incendiilor i proteciei muncii; in evidena concediilor
personalului; in registrele privind confirmarea i autorizarea interceptrii i
nregistrrii convorbirilor telefonice i autorizarea percheziiilor; ndeplinesc, n
limita funciei, orice alte atribuii de serviciu date de preedintele instanei, potrivit
legii.
n cadrul funciei de control-evaluare: controleaz activitatea personalului
auxiliar de specialitate; urmrete uniformizarea nregistrrilor statistice; verific
modul n care se respect regulile de acces al publicului n incinta instanei;
ntocmesc acte de constatare a neregulilor evideniate n activitatea personalului
auxiliar controlat i sesizeaz preedintele instanei pentru luarea msurilor
corespunztoare; verific modul n care se asigur securitatea lucrrilor ce nu
sunt destinate publicitii; urmresc respectarea de ctre personalul auxiliar
194
Revista de tiine Juridice

al instanelor a normelor de conduit n raporturile cu avocaii i cu


publicul; verific evidena i gestiunea bibliotecii.
Atribuiile exclusive. Primii-grefieri ai curilor de apel: in registrele
privind controlul averilor; asigur evidena cererilor privind accesul la propriul
dosar i deconspirarea securitii ca poliie politic; asigur evidena notarilor
publici i a executorilor judectoreti. Primii-grefieri ai tribunalelor: in registrele
privind persoanele juridice; asigur evidena traductorilor i interpreilor
autorizai. Primul-grefier al Tribunalului Bucureti: ine registrele privind partidele
politice i alte formaiuni politice;
Atribuiile grefierului ef de secie. Atribuii n cadrul funciei de
planificare/programare: propune preedintelui de secie repartizarea grefierilor n
edinele de judecat; planific problemele de rezolvat zilnic; previzioneaz
factori de care depind buna desfurare a activitii instanei; planific sarcinile
de perspectiv.
Atribuii n cadrul funciei de coordonare: coordoneaz activitatea grefierului
desemnat cu executarea silit; coordoneaz activitatea grefierilor din cadrul seciei.
n cadrul funciei de antrenare: propune preedintelui instanei delegarea
unor competene ctre ali grefieri; aduce mulumiri grefierilor care s-au
evideniat n activitatea seciei; atenioneaz grefierii care nu i ndeplinesc
corespunztor atribuiile de serviciu.
n cadrul funciei de implementare: ajut judectorul desemnat la
repartizarea aleatorie a cauzelor; ine evidena soluiilor pronunate privind
recuzarea i abinerea; ine registrul de eviden a redactrii hotrrilor seciei i
pstreaz mapele de hotrri; particip, conform programrii, la edinele de
judecat ca grefier de edin; ntocmete situaiile lunare cu prezena
zilnic a personalului auxiliar al seciei;asigur aprovizionarea seciei cu
materialele necesare; ine evidena i gestioneaz titlurile de valoare i obiectele
ce servesc ca mijloc de prob n cauzele aflate pe rolul seciei; ine registrele de
eviden a privind arestarea preventiv; ine registrul privind evidena practicii
instanelor de control judiciar, n care nregistreaz toate dosarele sosite din cile
de atac; ine evidena nregistrrilor audio sau video ale edinelor de judecat;
d numere de hotrri, n ordinea nscrierii lor, n condica de edin, separat pe
materii; primesc i rezolv cererile pentru eliberarea certificatelor (certificatul se
verific i se semneaz de grefierul-ef).
n cadrul funciei de control-evaluare: supravegheaz i verific lucrrile
ntocmite de personalul auxiliar al seciei; supravegheaz comunicarea n termen a
hotrrilor penale; supravegheaz completarea corect a registrelor de
eviden i punere n executare a hotrrilor penale; urmrete tehnoredactarea
n termen a hotrrilor ntocmite n concept de judectorii seciei; verific
dosarele seciei nainte de trimiterea lor altor organe judiciare, cu respectarea
dispoziiilor regulamentare; verific i semneaz pentru conformitate copiile
legalizate i certificatele ntocmite; verific modul de completare i pstrare a
evidenelor seciei; verific i supravegheaz modul de nregistrare a
edinelor de judecat, prin mijloace tehnice audio sau video, n condiiile
legii; controleaz activitatea de eviden i punere n executare a hotrrilor civile
195
Repere actuale privind activitatea grefierului

prin care s-au stabilit creane pentru care executarea se face din oficiu;
supravegheaz modul de ntocmire i trimitere a titlurilor executorii ctre organele
de executare de ctre grefierul desemnat cu executarea silit.

Atribuiile grefierului ef al judectoriei. Grefierul ef al judectoriei are


mai multe atribuii. Atribuii n cadrul funciei de planificare/programare:
propune preedintelui de secie repartizarea grefierilor n edinele de judecat;
planific sarcinile de perspectiv ale instanei; planific sarcinile curente ce revin
grefierilor. Atribuii n cadrul funciei de coordonare: coordoneaz activitatea
grefierilor. n cadrul funciei de antrenare: atenioneaz grefierii care nu i
ndeplinesc corespunztor sarcinile de serviciu; aduce mulumiri grefierilor care
se evideniaz prin ndeplinirea lucrrilor n condiii de calitate i la termenele
prevzute de lege, regulament sau stabilite de conducerea instanei; propune
preedintelui acordarea unor nvoiri pentru compensarea timpului lucrat de unui
grefieri n zilele nelucrtoare. n cadrul funciei de implementare: ine evidena
soluiilor pronunate privind recuzarea i abinerea; ajut judectorul
desemnat la repartizarea aleatorie a cauzelor; particip, conform programrii,
la edinele de judecat ca grefier de edin; ine registrele de eviden a privind
arestarea preventiv, precum i celelalte registre prevzute de lege n materie
penal; ine registrul special privind evidena practicii instanelor de control
judiciar, n care nregistreaz toate dosarele sosite din cile de atac; ntocmete
situaiile lunare cu prezena zilnic a personalului auxiliar, pe care le
trimite compartimentului de specialitate; ncaseaz i pltete drepturile salariale
ale personalului judectoriei; ine evidena i gestioneaz bunurile instanei,
titlurile de valoare i obiectele ce servesc ca mijloc de prob n cauzele aflate pe
rol; se ngrijete de buna desfurare a activitii gospodreti i de aprovizionarea
instanei cu materialele necesare; duce la ndeplinire msurile stabilite pentru
asigurarea pazei sediului instanei, securitatea bunurilor, paza contra incendiilor i
protecia muncii; asigur evidena, pstrarea i manipularea datelor i
documentelor ce nu sunt destinate publicitii; ntocmete i contrasemneaz
corespondena cu caracter administrativ a judectoriei; organizeaz activitatea de
tehnoredactare n termen a hotrrilor redactate n concept de judectorii instanei;
ine la zi registrul de eviden a redactrii hotrrilor instanei; pstreaz mapele
de hotrri; ine registrele speciale prevzute de lege; pstreaz dosarele
administrative i biblioteca instanei; ntocmete lucrrile de statistic judiciar ale
judectoriei.
n cadrul funciei de control-evaluare: supravegheaz i verific lucrrile
ntocmite de personalul auxiliar al judectoriei; verific i semneaz pentru
conformitate copiile legalizate i certificatele ntocmite; verific dosarele
instanei nainte de trimiterea lor altor organe judiciare, cu respectarea
dispoziiilor regulamentare; verific modul n care se respect regulile de
acces al publicului n incinta instanei; verific modul cum se asigur
securitatea lucrrilor, cu respectarea normelor legale privind informaiile
clasificate; urmrete tehnoredactarea n termen a hotrrilor ntocmite n concept
de judectorii instanei.
196
Revista de tiine Juridice

Delegarea atribuiilor10. Primii-grefieri pot delega, cu acordul


preedinilor instanelor, unele atribuii grefierilor anume desemnai (art. 51
alin. 1 Regulament). n cazul seciilor cu volum marc de activitate, unele atribuii
ale grefierului ef de secie pot fi delegate unui alt grefier, prin decizie a
preedintelui instanei, (art. 52 alin.2 Regulament). La judectoriile cu volum
mare de activitate, unele dintre atribuiile prevzute pentru grefierul ef pot fi
delegate unui alt grefier, prin decizie a preedintelui instanei. Munca permanent
a grefierilor cu funcii de conducere implic delegarea unor atribuii altor
grefieri. Preedintele l investete pe grefierul delegat cu autoritate. Pe de alt
parte, grefierul delegat i asum responsabilitatea ndeplinirii sarcinilor primite.

10
Delegarea este procesul de atribuire temporar a unor atribuii aparinnd, potrivit legii,
grefierilor cu funcii de conducere ctre ali grefieri desemnai de preedintele instanei. Ea
reprezint o form managerial modern, care degreveaz grefierii cu funcii de conducere de
responsabilitatea direct a rezolvrii unor probleme, cnd sunt prea ocupai i nu pot acorda
suficient timp unor probleme.
197

You might also like