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PRINCE2 o PMBoK: ¿Qué es mejor para gestionar mi proyecto?

El pasado jueves (16 de setiembre) asistí al webinar PRINCE2 vs PMBoK organizado por el PMI de Barcelona y que impartió Ángel Águeda
desde Madrid. La conferencia se pudo seguir totalmente online y contó con 67 asistentes de todo el mundo.

El ponente, experto tanto en PMBoK como en PRINCE2, realizó durante algo más de una hora una explicación orientada a ver similitudes y
diferencias entre ellos y no a realizar una comparación exhaustiva ya que los dos tienen finalidades diferentes. El PMBoK es una guía o norma
(conjunto de mejores prácticas, orientado a la descripción de los que se hace o utiliza) y PRINCE2 es un método (modo de hacer, prescriptivo,
orientado al uso o a la acción).

Al final de la exposición, Ángel concluyó:

“PRINCE2 y PMBoK no compiten entre sí, son compatibles y complementarias y su combinación puede mejorar la calidad de los productos y de
los servicios prestados, a la vez que mejora la satisfacción de las necesidad de negocio”.

Podéis visualizar la conferencia en la web del PMI de Barcelona.

A continuación comparto con vosotros un resumen de las notas que tomé durante el webinar respecto a similitudes y diferencias:

Similitudes entre PMBoK y PRINCE2
1. Basadas en buenas prácticas
2. Aplicables a proyectos de cualquier tamaño y sector
3. Proveen de un vocabulario común
4. Se basan en conseguir los productos y no en realizar las tareas o actividades

Diferencias entre PMBoK y PRINCE2
1. PMBoK está orientado a project managers y PRINCE2 a toda la organización que interviene en el proyecto
2. PRINCE2 define con más detalle los roles y responsabilidades dentro del proyecto y la organización de gestión y toma de decisiones.
3. PRINCE2 se basa en una gestión por excepción, donde la organización de proyecto permite que cada uno sepa lo que tiene que hacer
y pueda tomar las decisiones que le corresponden.
4. PMBoK está orientado a la finalización del proyecto y PRINCE2 a la consecución del Business Case.
5. PMBoK describe las técnicas que se usan al gestionar un proyecto mientras que PRINCE2 apenas lo hace.
6. PMBoK incluye la gestión de adquisiciones mientras que el PRINCE2 no lo hace.
7. PMBoK incluye las habilidades de gestión e interpersonales mientras que PRINCE2 no lo hace

Aunque he impartido algunas clases con este tipo de sistemas webinar, es la primera vez que asisto a uno con tanta gente conectada. He de decir
que la calidad de recepción de la imagen y del sonido fue muy buena, así como también la comodidad de escuchar la conferencia desde casa.

PRINCE2 deja fuera de su alcance aspectos que si cubre PMBOK. No obstante. PRINCE2 se basa en los mismos principios que PMBOK y amplia los conceptos que este presenta. a su vez. lideraje y delegación  Técnicas de planificación genéricas como Critical path y Gantt Charts  Técnicas de gestión del riesgo  Técnicas de análisis financiero o presupuestario Estructura general PRINCE2 se encuentra compuesto por procesos que tienen lugar durante el transcurso del proyecto y. interaccionan con diferentes componentes básicos: . como por ejemplo:  Gestión de personas: motivación. PRINCE2 PRINCE2 como complemento a PMBOK para la gestión de proyectos (project management) PRINCE2 (“PRojects IN Controlled Environments”) es una metodología de gestión de proyecto desarrollada inicialmente por el Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) del gobierno de Reino Unido y que actualmente también es usado en organizaciones privadas. proporcionando técnicas complementarias para reducir el riesgo e incrementar la calidad en los proyectos de la forma más efectiva.

Procesos Los proyectos gestionados mediante PRINCE2 se descomponen en etapas (stages) y se encuentran gestionados por los siguientes procesos: .  Gestión del riesgo: Análisis del riesgo y definición de estrategias para afrontarlo.  Gestión de configuraciones: Proporciona mecanismos para realizar seguimiento y control de los entregables y los aspectos pendientes (issues). deberán tomarse decisiones de inversión y efectuar un control presupuestario. el control de las desviaciones en tiempo/costes y la verificación de que la viabilidad del proyecto no se ve afectada según los criterios establecidos en el Business Case. los procesos de PRINCE2 interactúan con 8 componentes básicos:  Business Case: Documentación corresponde a la fase previa al inicio del proyecto.  Gestión del cambio: Verifica el impacto de cambios potenciales sobre el Business Case. preparados por el Project Manager y aprobados por el Project Board.  Gestión de la calidad: Los requerimientos de calidad son descritos mediante “Product Descriptions”.  Organización: El proyecto requerirá recursos de la organización.  Planes: Espina dorsal del proyecto. siendo un apoyo fundamental para la toma de decisiones.Componentes básicos Como hemos apuntando.  Controles: Es necesario es garantizar el cumplimiento de los requisitos. donde se detalla la planificación de las diferentes partes del mismo. la cual definirá el rumbo del proyecto.

 Iniciación del Proyecto (Initiating a Project): Análisis y definición de los requerimientos y elementos críticos mediante la creación del documento PID (Project Initiation Document). actividades y recursos disponibles. proporcionando información al Project Board para validar la aceptación del paso de etapa. en caso de ser necesario.  Puesta en marcha del Proyecto (Starting up a Project): Diseño y elección del equipo de trabajo (incluido el Project Board).  Control sobre una etapa (Controlling a Stage): Trabajo diario del Project Manager. recolección de información sobre el grado de avance.  Gestión de los limites de las etapas (Managing Stage Boundaries): Gestión de la transición de una etapa a la siguiente. cuyo principal objetivo radica en facilitar la correcta ejecución del proyecto.  Gestión de la entrega del producto (Managing Product Delivery): Sistema de autorización de trabajo. etc. se realizan sugerencias de cara a futuro y se liberan los recursos ocupados. sobretodo en organizaciones que no trabajan orientadas a proyectos y estos son puntuales. escalado de problemas o peticiones al Project Board. toma de decisiones para la aplicación de medidas correctivas y. definición de la necesidad a cubrir y el approach para afrontarla.  Planificación (Planning): La planificación tiene lugar de forma repetida en diversos procesos (p.  Dirección del Proyecto (Directing a Project): Tiene lugar durante todo el proyecto y permite al Project Manager consultar y solicitar apoyo/autorización al Project Board. El objetivo es la creación de planes y calendarios en base a los requerimientos. el cual se encarga de la gestión de cambios.). Planificación del proyecto.ej. Aportaciones principales de PRINCE2 sobre PMBOK Project Board PRINCE2 introduce la idea de disponer de una junta o Project Board. Inicio de una etapa. En repetidas ocasiones.  Cierre del proyecto (Closing a Project): Se valida que las necesidades han sido cubiertas. el Project Manager controla y dirige el proyecto pero no dispone de . el cual ofrece mecanismos para establecer que trabajo debe ser realizado mediante Work Packages.

) o intangible (p. Con dicha finalidad. software).ej. entendiendo producto como un elemento tangible (p. Sin embargo.ej. PRINCE2 presenta la técnica de la generación del Product Breakdown Structure (PBS). documentos) necesarios para la gestión (productos de gestión). Product Descriptions y Product Flow Diagram PRINCE2 se orienta a la generación de productos. Product Breakdown Structure. Los productos de gestión son comunes para todos los proyectos. El PBS es utilizado para la identificación tanto de los entregables (productos específicos) como de los productos (p. dado que estos son principalmente los que PRINCE2 establece: . si se constituye un Project Board con miembros pertenecientes a la cúpula directiva media o alta.ej.suficiente autoridad. etc. documentos. el Project Manager puede superar las limitaciones en su autoridad mediante esta junta. maquinaria.

Ejemplo de PFD: . Por otra parte.No obstante. los productos específicos dependen en su totalidad del proyecto y cada uno de ellos sera documentado mediante un Product Description que contendrá:  Objetivo  Requerimientos  Tareas necesarias  Recursos necesarios  Criterios para su aceptación  Mecanismos para medir los criterios de aceptación Ejemplo de PBS de productos entregables: Una vez se dispone del PBS. se procede a elaborar el Product Flow Diagram donde se definen las dependencias entre productos y el orden de creación. según el proyecto. este esquema puede reducirse o ampliarse en función de las necesidades.

Las cajas corresponden a productos a ser desarrollados y las elipses a productos ya elaborados y que quedan fuera del alcance. Una vez definidos el Product Breakdown Structure y el Product Flow Diagram. se procede a la definición de tareas y actividades orientadas a la generación de los diferentes productos. El contenido de los mismos se encuentra compuesto por los siguientes elementos:  Product Descriptions (uno o varios)  Planificación en tiempo y coste  Autorización del Project Manager  Información sobre potenciales riesgos  Indicaciones sobre: . Esta técnica puede ser considerada como complementaria a la generación del Work Breakdown Structure (WBS) que define PMBOK para la descomposición de las fases y actividades del proyecto. Work Packages Los paquetes de trabajo se representan por un conjunto de información que detalla la creación de uno o más productos.

el Project Manager no puede autorizar ningún cambio sobre el mismo sin la aprobación del Project Board. Todos los cambios o solicitudes de cambio deben ser registrados en un Issue Log. son utilizados como elementos clave en diversos procesos:  Control sobre una etapa: o Autorización de un work package o Recepción de un work package completado  Gestión de la entrega de productos: o Aceptación un work package o Ejecución un work package o Entrega de un work package Gestión del cambio La gestión del cambio permite organizar y analizar solicitudes para la incorporación de cambios al proyecto y garantizar las siguientes premisas:  Si un producto debe ser modificado. o Cómo el trabajo será revisado. los Work Packages se convierten en PID (Product Initiation Document) con un ámbito mucho más reducido que. Quality Review En cualquier momento del proyecto se pueden efectuar revisiones de calidad con el objetivo de:  Validar que los productos cumplen los requisitos (Product Descriptions)  Proporcionar oportunidades de mejora continua  Involucrar a todas las partes que tienen un determinado interes en los diferentes productos  Proporcionar un mecanismo para la monitorización y el control Las revisiones pueden ser efectuadas por personas independientes al Project Manager y constan de diversos pasos básicos: .  Una vez un producto ha sido aprobado. se deben validar los cambios en el Product Description. comprobado y aprobado o Cómo seran reportados los problemas y sugerencias En definitiva. adicionalmente. especificando:  Descripción  Evaluación  Decisiones  Estado De esta forma se facilita la catalogación. seguimiento y revisión de cuestiones durante el proceso de Control y en la finalización de cada etapa (Managing Stage Boundaries).

. cabe destacar que PMBOK es conceptualmente más completo que PRINCE2 y que por tanto. permitiendo la selección de aquellas ideas o técnicas que parezcan más idóneas para la tipología de trabajo que este desempeñando. Registro de incidencias/sugerencias.  Confirmación de que el producto se encuentra listo para ser revisado. Plan de comunicación. este segundo debe ser tratado como un complemento al primero. No obstante. etc. Finalmente. señalar que en la web de PRINCE2 se encuentra disponible para su descarga gratuita todo un conjunto de plantillas para la elaboración del Business Case.  Revisión del producto  Elaboración del listado de dudas a contrastar con el responsable del producto  Reunión de contraste donde se definiran acciones futuras  Notificación al Project Manager y seguimiento Conclusión PRINCE2 puede resultar de utilidad para cualquier Jefe de proyecto. Reportes de final de etapa/proyecto. PID.