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Propuesta para mejorar ventas en paquetes
publicitarios

Juan Carlos Hernández Rincón

Código estudiantil: 1612010974

Institución Universitaria Politécnico Gran colombiano
Herramientas para la gerencia eficaz de proyectos
Pitalito-Huila
Junio 2017.
2

Especialización en Gestión Empresarial

Presentado a: Jair Alexis Galvis Pérez

Institución Universitaria Politécnico Gran colombiano
Herramientas para la gerencia eficaz de proyectos
Pitalito-Huila
Junio 2017
3

Tabla de contenido

Contextualización de la empresa y el proyecto ……………………...………………..4

Datos......................................................................................................................6

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................7

Propósito y Justificación del Proyecto.......................................................................7

Descripción del Proyecto y Entregables....................................................................7

Requerimientos del producto.................................................................................8

Requerimientos del proyecto.................................................................................8

Objetivos....................................................................................................................8

Premisas y Restricciones..........................................................................................9

Riesgos iniciales de alto nivel……………………………………………………......….9

Cronograma de hitos principales………………………………………………………10

Presupuesto estimado…………………………………………………………………..10

Lista de Interesados (stakeholders)……………………………………………………11

Requisitos de aprobación del proyecto………………………………………………..11

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad…………………………..11

Gerente de Proyecto………………………………………………………………….12

Niveles de autoridad………………………………………………………………….12

Personal y recursos preasignados…………………………………………………….13

Plan integrado de cambios……………………………………………………………..14

Plan de gestión del alcance…………………………………………………………….16

Plan de gestión del tiempo…………………………………………………………..…18

Conclusiones……………………………………………………………………………..19

Bibliografía.………………………………………………………………………………21
4

Contextualización de la empresa y el proyecto
La empresa para la investigación se llama Multiservicios Pitalito LV SAS se
encuentra en Pitalito Huila, tiene como objetivo tener en todo en un solo sitio. En
esta plataforma se puede encontrar servicios profesionales especializados en
cada una de las áreas, así como personas independientes con diferentes oficios,
servicios a domicilio de restaurantes como de otros comercios, venta y compra de
productos, pago de servicios públicos entre otros.

Los servicios ofrecidos por multiservicio Pitalito son los siguientes, servicio en
diseño de página web, y los siguientes paquetes publicitarios:
PLAN PLATA $/evento de acuerdo con el requerimiento.
PLAN ORO $25.000/MES
Ubicación por categoría y subcategoría, descripción de la empresa y servicios,
datos de contacto (dirección, teléfonos, e-mail), enlace directo al anuncio y 1 foto.
PLAN PLATINO
$200.000/MES
Ubicación por categoría y subcategoría, descripción de la empresa, servicios y
logo, datos de contacto, (dirección, teléfonos, e-mail) dirección web si existe,
comentarios, testimonios integración con redes sociales, enlace directo al anuncio,
galería de fotos 50, eventos por año: (1).
PLAN ESMERALDA
$400.000/MES
Ubicación por categoría y subcategoría, descripción de la empresa, servicios y
logo dirección web si existe, comentarios y testimonios, integración con redes
sociales, mapa con ubicación (Google)enlace directo al anuncio, galería de fotos:
100, cupones de descuento por año: ilimitados, videos:1, eventos por año:
ilimitados, registro de reservas online, horario de atención, integración tienda
online, búsqueda de cliente por mercadotecnia.
PLAN DIAMANTE
$700.000/MES
ubicación por categoría y subcategoría, descripción de la empresa, servicios y
logo, datos de contacto (dirección, teléfonos, web, e-mail)comentarios y
testimonios, integración con redes sociales, mapa con ubicación (Google) enlace
directo al anuncio, galería de fotos: 200, cupones de descuento por año: ilimitados,
videos: 2eventos por año: ilimitados, registro de reservas online, horario de
atención, búsqueda de cliente por mercadotecnia, promociones por correo
electrónicos con al a base de datos, notiventas periodística a convenir, integración
tienda online + diseño de página web + dominio + hosting por un año.
Con este amplio portafolio de servicio Multiservicios Pitalito propone generar
rentabilidad y bienestar social al servicio de comerciantes, pequeños, medianos y
grandes empresarios.

Áreas de la empresa Multiservicios Pitalito LV SAS

Áreas Gerencia
Gerente
Auxiliar Administrativo
Áreas Dirección de Diseño y Desarrollo Web
Director
5

Diseñador Web
Programador
Diseñador Gráfico
camarógrafo
Áreas Finanzas y Contabilidad
Contador publico
Auxiliar contable
Área de Mercadotecnia
Administrador de Mercadotecnia
Vendedores
6

Acta de Constitución del Proyecto
Propuesta para mejorar
ventas en paquetes
publicitarios
Fecha: [12/06/2017]
7
Información del Proyecto

Datos

Empresa / Organización Multiservicios Pitalito LV SAS
Proyecto Propuesta para mejorar ventas en paquetes
publicitarios
Fecha de preparación 12/06/2017
Cliente Multiservicios Pitalito LV SAS
Patrocinador principal Lida Andrea Valderrama Ortiz
Gerente de Proyecto Juan Carlos Hernández Rincón

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Lida Andrea Patrocinador
Valderrama Ortiz principal Administración Representante legal

Propósito y Justificación del Proyecto

- El principal requerimiento de los asociados de la empresa seleccionada es
identificar la estrategia que permita identificar como mejorar las ventas en
Multiservicios Pitalito LV SAS de Pitalito Huila.

Descripción del Proyecto y Entregables

- Propuesta de estudio para mejorar ventas en paquetes publicitarios
.
- Informe de resultados del estudio de ventas en paquetes publicitarios
Requerimientos del producto

- Identificar producto de mayor venta para la empresa.
- Realizar publicidad web, radial y de televisión con descuentos en
nuestros productos con registros de cliente.

Requerimientos del proyecto

- Desarrollar plan de mercadeo

- Capacitar vendedores

- Aprobar recursos financieros

Objetivos
Concepto Objetivos Criterio de Éxito
1. Alcance Efectuar con la Aprobación de todos los entregables
elaboración de los por parte del cliente.
siguientes
entregables:
- Propuesta de
estudio de plan
de mercadeo.
- Informe de
resultados del
estudio de
satisfacción de
clientes en la
entrega de
productos.
- Cumplir el Concluir el proyecto en 7 semanas
Cronograma
proyecto en el dos días, del 12 de junio al 31 de
(Tiempo)
2. plazo solicitado. Julio de 2017.
3. Costo - Cumplir con el No exceder el presupuesto del
presupuesto proyecto.
estimado del
proyecto de
$12.000.000.
Calidad - Medir los Ejecución de ventas propuestas para
4.
indicadores de alcanzar ganancias para la empresa.
calidad.

Premisas y Restricciones
- Los resultados de la investigación permiten detectar de forma objetiva las
principales debilidades de las ventas.
- Incremento de ventas, mediante la identificación de las oportunidades de
mejora.
- No se dará más plazo del pactado para la ejecución del proyecto.

Riesgos iniciales de alto nivel
.
- Que no se obtenga la venta requerida para la sostenibilidad total de la
empresa.
- Que se incremente el presupuesto del proyecto en el área de publicidad y
preparación del personal de ventas.
- Que los informes no sean aprobados por el cliente, retrasándose el pago del
servicio.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Desarrollar plan de mercadeo 12 de junio de 2017
Capacitar vendedores 18 de junio de 2017
Aprobar recursos financieros 25 de junio de 2017
Estimar los recursos financieros para realizar 8 de Julio de 2017
publicidad web, radial y de televisión con
descuentos en nuestros productos.
Vender productos del portafolio de la empresa 20 de Julio de 2017
por equipo de ventas
Realizar estudio de satisfacción de clientes 26 de Julio de 2017
Evaluar plan de mercadeo 29 de Julio de 2017
Verificar el tiempo de entrega de nuestros 12 de agosto de 2017
productos
Evaluar nuestro sistema de costos 06 de septiembre de 2017
Preparar informe 20 de septiembre de 2017
Evaluar informe 28 de septiembre de 2017
Fin del proyecto 30 de septiembre de 2017

Presupuesto estimado
Doce Millones de Pesos (12.000.000) incluyen gastos de publicidad, personal,
dotación, gastos de desplazamiento, alojamiento, manutención, papelería y alquiler
de equipos de recolección de datos. Se estima unas Las reservas para
contingencias del 10% y unas reservas de gestión del 8%
Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Multiservicios Pitalito
LV SAS Cliente Administración administrador
Lida Andrea Patrocinador Áreas Gerencia
Valderrama principal Representante legal
Desarrolladores
Mauricio Quiroga Programador Web Director
Administrador de Área de
Rafael Anacona Mercadotecnia Mercadotecnia administrador
Proveedor del
Pitalito Noticias S.A.S servicio Publicidad administrador
Proveedor del
webcamdesign servicio Publicidad administrador
Proveedor del
paginasamarillas.com servicio Publicidad administrador

Requisitos de aprobación del proyecto

, Multiservicios Pitalito LV SAS debe dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
- Cumplir con los acuerdos presentados en la propuesta
- Presentar informes con indicadores para la aprobación del proyecto
- Garantizar el pago de valor total del proyecto

Asignación del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad
- Gerente de Proyecto
Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
- Gerente de Juan Carlos Gerencia Gerente de Proyecto
Hernández
Proyecto
Rincón

Niveles de autoridad
Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

- Áreas Gerencia decisiones - Gerencia
de personal
- Gestión de presupuesto y de -Finanzas y Contabilidad
sus variaciones
- Decisiones técnicas - Equipo de implementación
Mercadotecnia y Dirección de Diseño y
Desarrollo Web
- Resolución de conflictos - Gerencias

- Ruta de escalamiento y - Finanzas y Contabilidad / Gerencia
limitaciones de autoridad -

Gerente de Proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
- Patrocinador Lida Andrea Administración Representante
Valderrama legal
- Gerente de Juan Carlos Gerencia Gerente de
Hernández
Proyecto Proyecto
Rincón

Firma del Gerente de Proyectos Firma del Patrocinador

Juan Carlos Hernández Rincón Lida Andrea Valderrama Ortiz

Nombre del Gerente de Proyectos Nombre del Patrocinador

Personal y recursos preasignados
Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Juan Carlos Hernández Rincón Áreas Gerencia Gerente
Jeovany Bonilla Montiel Auxiliar
Áreas Gerencia Administrativo
Áreas Dirección de
Diseño y Desarrollo
Mauricio Quiroga Web Director
Áreas Dirección de
Diseño y Desarrollo
Adolfo Núñez Web Diseñador Web
Áreas Dirección de
Diseño y Desarrollo
Mauricio Aguilera Web Programador
Áreas Dirección de
Diseño y Desarrollo
Lucia Toledo Web Diseñador Gráfico
Áreas Dirección de
Diseño y Desarrollo
Raúl Moncayo Web Camarógrafo
Áreas Finanzas y
Contabilidad
Jorge Calderón Claros Contador
Áreas Finanzas y
Jenifer Tatiana Ruiz Contabilidad Auxiliar contable
Administrador de
Mercadotecnia
Rafael Anacona Administrador
Equipo de venta (3 personas) Ventas Vendedores

Aprobaciones

Patrocinador Fecha Firma

Lida Andrea Valderrama Ortiz 12-06-12
PLAN INTEGRADO DE CAMBIOS

Al ejecutar el control integrado de cambios es el proceso cuyo objetivo es la
exploración de todos los intereses de cambio y consentimiento de las mismas.
Este juicio actúa desde el inicio al fin del proyecto, de este modo se garantizará
que el plan para la gestión del proyecto, el alcance y todos los entregables se
mantengan actualizados a través de una gestión rigurosa y continua de los
cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos.
Así se afirmará que sólo los cambios idóneos se incorporen a las líneas base
examinadas de precio, tiempo e importancia del proyecto.

Para ello es importante los procesos de gestión de las solicitudes de cambio
involucrado en el proyecto el cual siempre debe registrarse por escrito e
ingresarse al sistema de gestión de cambios en el formato relacionado a
continuación:

PLAN DE GESTION DEL ALCANCE

1. Descripción del proyecto
El proyecto Propuesta para mejorar ventas en paquetes publicitarios nace de la
necesidad de mejorar las ventas en Multiservicios Pitalito LV SAS dedicada a
publicidad web y desarrollo de portales en espacio virtual, esta tecnología virtual que se
utilizaran están basadas en la plataforma web de multiservicios, donde se realizar
mercadotecnia por el servicio de correo electrónico que nos permite llegar a cada una
de las empresas registrada en base de datos adquirido en cámara de comercio de
Pitalito. Esta información reside en el hosting y dominio de la página lo que nos
permite salvaguardar la información como la de los clientes y usuarios.

2. Entregables

Acta de Constitución
Enunciado del alcance
Plan de gestión del alcance
EDT
Plan de roles y responsabilidades
Cronograma
Plan de tiempo
Plan de costos
Plan de riesgos
Plan de gestión de cambios
Informes de rendimiento

3. Criterios de aceptación

Ventas de paquetes publicitarios suficientes desarrollado en un plazo de 3 meses.
G Configuración del Sistema
Entrenadores de usuarios del Sistema capacitados.
Personal del Área de mercadotecnia capacitado con mayor resultados en ventas.
Material de entrenamiento
Guía de administración y operaciones.

4. Exclusiones
Renovación de página web.

5. Supuestos
Se cuenta con la infraestructura necesaria para la implementación.
 Se tiene un alto porcentaje de usuarios del servicio.
 El proveedor de servicio web está preparado para la nueva tecnología.

6. Restricciones
 Seguridad de seguridad en sitio web.
EDT (Estructura de Desglose del Trabajo)

NOMBRE DE
NOMBRE DEL PROYECTO
Propuesta para mejorar ventas en paquetes publicitarios
CÓDIGO DEL PAQUETE DE NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO (PDT):
TRABAJO (PDT): SEGÚN EL WBS SEGÚN EL WBS
Propuesta para mejorar ventas en paquetes
publicitarios
2.0
Mejorar las ventas en Multiservicios Pitalito LV SAS de Pitalito
Huila
OBJETIVO DEL PAQUETE DE

TRABAJO:
PARA QUE SE ELABORA EL PDT.
DESCRIPCIÓN DEL PAQUETE DE Documento que detalla: la realización de las actividades
necesarias para identificar la estrategia que permita identificar
como mejorar las ventas en Multiservicios Pitalito LV SAS de
Pitalito Huila.
TRABAJO:

QUÉ CONTIENE, EN QUÉ CONSISTE,
CÓMO ES, DIMENSIONES, COTAS, ETC .

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO A
Actividades a realizar:
REALIZAR (ACTIVIDADES):

CÓMO SE VA A ELABORAR EL PDT.
- Habilitar los servicios On-Line.

- Inscribir todos los Dominios STMP de las empresas.
- Documentar las actividades Realizadas.

- Documentar Informe de resultado de actividades.

ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES: Responsable: Juan Carlos Hernández Rincón
QUIÉNES INTERVIENEN, Y QUE ROL Rol: Gerente
DESEMPEÑAN EN LA ELABORACIÓN.

FECHAS PROGRAMADAS: Inicio: 12/06/17
CUÁNDO SE VA A ELABORAR EL PDT. Fin: 31/06/17

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN: Stakeholder que acepta: Lida Andrea Valderrama Ortiz
QUIÉN, Y CÓMO SE DARÁ POR VALIDO Y Requisitos que deben cumplirse: El equipo del proyecto
ACEPTADO EL PDT. debe recibir una copia en versión digital de las
Actividades realizadas así como el informe resultante.
Forma en que se aceptará: Reunión del equipo de
proyecto
SUPUESTOS: SITUACIONES QUE SE Se utilizará el Documento de Diseño brindado por
TOMAN COMO VERDADERAS , REALES, O el Gerente de Proyectos.
CIERTAS, PARA EFECTOS DE LA
PLANIFICACIÓN DEL PDT.
RECURSOS ASIGNADOS Y Personal: Consultor de Infraestructura 1
COSTOS: QUÉ RECURSOS SE Equipos o Máquinas: 1 Laptop, 1 Servidor
NECESITAN PARA ELABORAR EL PDT, DE
QUE TIPO, EN QUE CANTIDADES, Y CON
DEPENDENCIAS: QUÉ PRECEDENTE Antes del pdt: 4.0
Y SUBSECUENTE TIENE EL PDT. Después del pdt: 3.0

PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO

Componente Descripción

Grupo Multiservicios Pitalito LV SAS
Propuesta para mejorar ventas en paquetes publicitarios
Título del Proyecto

Gerente del
Juan Carlos Hernández Rincón
Proyecto
Descripción de
cómo será
1.Definir el cronograma 2.Publicar el cronograma 3.Monitorear
gestionado el
el cronograma 4. Actualizar el cronograma
cronograma del
proyecto
Los cambios al cronograma se realizan mediante acuerdos,
Identificación y
cambiando el inicio y fin de las actividades, reemplazando
clasificación de los
recursos por actividades de tal manera que algunas actividades
cambios al
puedan ser terminadas antes de lo planificado y moviendo las
cronograma del
actividades hasta que el proyecto tenga un nuevo cronograma
proyecto
que alcance así las fechas de inicio y fin.
El personal autorizado para realizar los cambios pertinentes es
el Director de Diseño y Desarrollo Web Mauricio Quiroga por
motivos de sobrecarga laboral debido a las ventas de paquetes
publicitarios que contienen la creación de páginas web El
Procedimiento de
tiempos estimado para ello es diario de acuerdo a las ventas
control de cambios
establecidas El cual deberá informar al gerente Juan Carlos
al cronograma
Hernández Rincón quien deberá concertar con y stakeholders
Lida Andrea Valderrama Ortiz para realizar los ajustes
pertinentes.

Responsables de
aprobar los cambios Comité de Control de Cambios- Gerente- Juan Carlos
al cronograma Hernández Rincón y stakeholders Lida Andrea Valderrama Ortiz
Definición de
cambios que
pueden ser Ajustes de costos a paquetes publicitarios del 20%
aprobados sin
revisiones
Integración del
control de cambios
Se realiza el cambios del cronograma aprobado por los
del cronograma con
encargados integrado con el sistema previamente aprobado.
el control integrado
de cambios
Documentación requerida, Plantilla de solicitud de cambio al
Requerimientos
cronograma formato establecido por gerencia.
para solicitud de
Sistemas de seguimiento
cambios al
Procedimientos de resolución de disputas
cronograma
Niveles requeridos de aprobación
proyecto

PROCESO

actividad Descripción Predecesora inmediata
A Desarrollar plan de mercadeo ---------------------------------
B Capacitar vendedores A
C Aprobar recursos financieros A
D Estimar los recursos A-C
financieros para realizar
publicidad web, radial y de
televisión con descuentos en
nuestros productos.
E Vender productos del portafolio A-B-D
de la empresa por equipo de
ventas
F Realizar estudio de E
satisfacción de clientes
G Evaluar plan de mercadeo D-E
H Verificar el tiempo de entrega F
de nuestros productos
I Evaluar nuestro sistema de G
costos
J Preparar informe F-G-H-I

Diagramación con flechas proceso (ADM)

C

A
D G I
B E F HB J
PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
1. Roles y responsabilidades

Rol Responsabilidades
Diseñar, planificar, coordinar el
plan de Medios y plan de
mercadeo para lograr incrementar
el valor Multiservicios Pitalito LV
SAS de Pitalito través de un sólido
Gerente posicionamiento en el mercado
El director del Diseño y Desarrollo
Web coordina y comunica la
implementación táctica del día a
día del proyecto del sitio web,
actuando dentro de los límites de
las solicitudes y las metas
propuestas en el plan de
mercadeos para aumentar la
ventas del proyecto, determina
presupuesto de ventas en los
paquetes publicitarios, calendario
de desarrollo y los objetivos de
calidad establecidos en las etapas
Director de Diseño y Desarrollo Web de planificación.
Director Finanzas y Contabilidad Revisar que se cumplan con los
principios de Administrativos y
contables en el desarrollo de
costos de Multiservicios Pitalito.
Mantener y cumplir los
lineamientos del Sistema de
Gestión de la Calidad.
Velar por la aplicación de la norma
y el cumplimiento de las normas de
la organización.
Cumplir con los proyectos
programados realizando las tareas
requeridas para el cumplimientos
de metas del proyecto.
Director de Mercadotecnia Diseñar e implementar el Plan de
Marketing de Multiservicios.

Definir las estrategias de marketing
para la oferta de productos o
servicios de los paquetes
publicitarios.

Planificar, elaborar y gestionar el
presupuesto para la dotación y
capacitaciones de los vendedores,
bajo unos estándares de eficiencia
y optimización de recursos.

Analizar las acciones del
departamento y evaluar y controlar
los resultados de ventas.

Dirigir y liderar el equipo de trabajo.

2. Política de Calidad del Proyecto

Aspectos generales y directrices de la organización: Tener en un solo sitio
todos los prestadores de servicio de la región.

Enfoque para la planificación de la calidad del proyecto: Prestar todos los
servicios y oficios todo en un solo lugar basado en un directorio regional,
préstamo un servicio donde la plataforma web es el mecanismo de solución
a diferentes necesidades particulares y nosotros como empresa obtenemos
utilidades por tener todos los prestadores de servicios, y ganancias por los
paquetes publicitarios.

Enfoque para el aseguramiento de la calidad del proyecto:
Cumplir con parámetros establecidos, cada rol realiza los trabajos
proyectados y presupuestados.

Enfoque para el control de la calidad del proyecto: El control se realiza de
forma jerárquica
Mediante los roles de funciones donde el gerente realiza seguimiento y
verificación de cumplimiento.

3. Línea Base de Calidad (factores y métricas)

Línea Base de Calidad (métricas)

Objetivo de Métrica (s) Definició Resultado Frecuenci Responsa
Calidad n de la esperado a de ble del
métrica medición cumplimie
(método nto de la
de métrica
medición)
Prestar un Indicadores Verificaci Increment Numero Gerente
excelente ón de os de específico
servicio en indicador clientes s de
publicidad es potenciale clientes
resultado s
s
Tener el Indicadores Portal Increment Numero Director
mejor portal más o de específico de Diseño
web de la visitado visitas a s de y
región nuestra visitas al Desarrollo
pagina portal Web
web
Publicidad Indicadores Cliente Increment Clientes Director
mercadotecni satisfech o de antes y de
a digital o clientes después Mercadot
para ecnia
nuestros
usuarios

4.Plan de aseguramiento y control
Factores de éxito para la calidad (de acuerdo con la priorización de requisitos del
proyecto)

Actividades
Entregabl de Frecuenc Responsabl
Requisito
e aseguramien ia e
to y control
Aseguramient Director de
Cumplimien
Informe o: diario Mercadotecn
to o no
diario de ia
cumplimient
avance Control:
o Revisión Gerente
Aseguramient Director
Cumplimien
o: diario Finanzas y
Informe to o no
Contabilidad
de costos cumplimient
Control: Gerente
o Revisión
Informe Cumplimien Aseguramient diario Director de
diario de to o no o: Diseño y
avance de cumplimient Desarrollo
desarrollo o Web
de
paquetes Control:
Revisión Gerente
publicitari
os

5. Plan de mejora (generación de valor a los procesos)

a. Enfoque para la mejora

Realizar reuniones periódicas para verificación de resultados y aplicar la
mejoras correspondientes sin escatimar recursos y personal.

b. Temas foco para la mejora

Calidad
Atención al cliente.
Mejora de la plataforma web
Edición

c. Procesos clave para la mejora (describa al menos 1 para el proyecto)

Descripción del proceso
1. Contar con el soporte de hosting y dominio suficiente para no tener
problemas de la plataforma ya que soporta todos los servicios de la región.
Inicio del proceso Finalización del proceso
12_junio de 2017 30 de septiembre de 2017
Dueño del proceso Otros stakeholders relacionados
Lida Andrea Valderrama
Métricas relacionadas

Procedimiento para la toma de acciones correctivas | preventivas en el
proyecto

Paso Responsable
1 Diagnosticar Dependencia que identifique
la falencia
2 Evaluar Gerencia
3 Tomar decisión de mejora Gerencia- Dueño del proceso
4 Asignar responsable Gerencia- Dueño del proceso
5 Evaluar los resultados Gerencia- Dueño del proceso
Página 1 de 3

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

Director
Finanzas
y Juan Carlos
Contabilid Lida Andrea Hernández 06-09-
1 ad Valderrama Rincón 2017 COSTOS

PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Propuesta para mejorar ventas en
paquetes publicitarios
PPMVEPP

TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO:

TIPO DE NIVEL DE
ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN PRECISIÓN
Es importante porque se estima como y
cuanto se requiere para la realización de la
PRESUPUESTO propuesta -15%

UNIDADES DE MEDIDA:.
TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA

Salarios establecidos según el perfil para cumplimiento
Humano De la propuesta.

Compra de equipo necesarios para cumplir con los
Equipos objetivos del proyecto
Presupuesto del Reserva de
Proyecto Gestión

Doce Millones Línea Base Cuentas de Reserva para
de Pesos de Costos Control Contingencias
(12.000.000)
incluyen gastos Reserva para
de publicidad, Estimaciones de Contingencias
personal, Costos de los de
dotación, gastos Paquetes de las
de Trabajo Actividades
desplazamiento, Estimación de
alojamiento, Costos
manutención, de las
papelería y Actividades
alquiler de
equipos de
Las reservas Reservas
recolección de Doce Millones para de
datos. Se de Pesos contingencias gestión
estima unas (12.000.000) del 10% y del 8%

Componente del Presupuesto del Proyecto

Estimación de costos
Línea base de costos

PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
3. Roles y responsabilidades
Rol Responsabilidades
Diseñar, planificar, coordinar el
plan de Medios y plan de
mercadeo para lograr incrementar
el valor Multiservicios Pitalito LV
SAS de Pitalito través de un sólido
Gerente posicionamiento en el mercado
El director del Diseño y Desarrollo
Web coordina y comunica la
implementación táctica del día a
día del proyecto del sitio web,
actuando dentro de los límites de
las solicitudes y las metas
propuestas en el plan de
mercadeos para aumentar la
ventas del proyecto, determina
presupuesto de ventas en los
paquetes publicitarios, calendario
de desarrollo y los objetivos de
calidad establecidos en las etapas
Director de Diseño y Desarrollo Web de planificación.
Director Finanzas y Contabilidad Revisar que se cumplan con los
principios de Administrativos y
contables en el desarrollo de
costos de Multiservicios Pitalito.
Mantener y cumplir los
lineamientos del Sistema de
Gestión de la Calidad.
Velar por la aplicación de la norma
y el cumplimiento de las normas de
la organización.
Cumplir con los proyectos
programados realizando las tareas
requeridas para el cumplimientos
de metas del proyecto.
Director de Mercadotecnia Diseñar e implementar el Plan de
Marketing de Multiservicios.

Definir las estrategias de marketing
para la oferta de productos o
servicios de los paquetes
publicitarios.

Planificar, elaborar y gestionar el
presupuesto para la dotación y
capacitaciones de los vendedores,
bajo unos estándares de eficiencia
y optimización de recursos.

Analizar las acciones del
departamento y evaluar y controlar
los resultados de ventas.

Dirigir y liderar el equipo de trabajo.

4. Política de Calidad del Proyecto

Aspectos generales y directrices de la organización: Tener en un solo sitio
todos los prestadores de servicio de la región.

Enfoque para la planificación de la calidad del proyecto: Prestar todos los
servicios y oficios todo en un solo lugar basado en un directorio regional,
préstamo un servicio donde la plataforma web es el mecanismo de solución
a diferentes necesidades particulares y nosotros como empresa obtenemos
utilidades por tener todos los prestadores de servicios, y ganancias por los
paquetes publicitarios.

Enfoque para el aseguramiento de la calidad del proyecto:
Cumplir con parámetros establecidos, cada rol realiza los trabajos
proyectados y presupuestados.

Enfoque para el control de la calidad del proyecto: El control se realiza de
forma jerárquica
Mediante los roles de funciones donde el gerente realiza seguimiento y
verificación de cumplimiento.

3. Línea Base de Calidad (factores y métricas)

Línea Base de Calidad (métricas)

Definició
Responsa
n de la
Frecuenci ble del
Objetivo de métrica Resultado
Métrica (s) a de cumplimie
Calidad (método esperado
medición nto de la
de
métrica
medición)
Prestar un Indicadores Verificaci Increment Numero Gerente
excelente ón de os de específico
servicio en indicador clientes s de
publicidad es potenciale clientes
resultado s
s
Tener el Indicadores Portal Increment Numero Director
mejor portal más o de específico de Diseño
web de la visitado visitas a s de y
región nuestra visitas al Desarrollo
pagina portal Web
web
Publicidad Indicadores Cliente Increment Clientes Director
mercadotecni satisfech o de antes y de
a digital o clientes después Mercadot
para ecnia
nuestros
usuarios

4.Plan de aseguramiento y control
Factores de éxito para la calidad (de acuerdo con la priorización de requisitos del
proyecto)

Actividades de
Entregable Requisito aseguramiento Frecuencia Responsable
y control
Aseguramiento: Director de
Informe Cumplimiento diario
Mercadotecnia
diario de o no
Control:
avance cumplimiento Revisión Gerente
Director
Aseguramiento:
Cumplimiento diario Finanzas y
Informe de
o no Contabilidad
costos
cumplimiento Control: Gerente
Revisión
Informe Director de
diario de Aseguramiento: Diseño y
diario
avance de Cumplimiento Desarrollo
desarrollo o no Web
de cumplimiento
Control:
paquetes Revisión Gerente
publicitarios

6. Plan de mejora (generación de valor a los procesos)

d. Enfoque para la mejora
Realizar reuniones periódicas para verificación de resultados y aplicar la
mejoras correspondientes sin escatimar recursos y personal.

e. Temas foco para la mejora

Calidad
Atención al cliente.
Mejora de la plataforma web
Edición

f. Procesos clave para la mejora (describa al menos 1 para el proyecto)

Descripción del proceso
1. Contar con el soporte de hosting y dominio suficiente para no tener
problemas de la plataforma ya que soporta todos los servicios de la región.
Inicio del proceso Finalización del proceso
12_junio de 2017 30 de septiembre de 2017
Dueño del proceso Otros stakeholders relacionados
Lida Andrea Valderrama
Métricas relacionadas

Procedimiento para la toma de acciones correctivas | preventivas en el
proyecto

Paso Responsable
1 Diagnosticar Dependencia que identifique
la falencia
2 Evaluar Gerencia
3 Tomar decisión de mejora Gerencia- Dueño del proceso
4 Asignar responsable Gerencia- Dueño del proceso
5 Evaluar los resultados Gerencia- Dueño del proceso

PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

1. Roles y responsabilidades (incluye para cada integrante del equipo de proyecto: Rol,
Nombre, Autoridad, Responsabilidad, Competencias/Habilidades requeridas)
2. Organigrama
3. Perfil y Matriz RACI (incluye: (a) Perfil requerido para cada integrante del equipo a
partir de estudios y experiencia, (b) Matriz RACI para cada integrante del equipo en
relación con los entregables del proyecto y actividades principales a ejecutar en el mismo)
4. Plan para la gestión del personal (incluye: (a) Adquisición del personal, (b)
Calendario de recursos, (c) Plan de liberación del personal, (d) Necesidades de
capacitación, (e) Reconocimientos y recompensas)
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

1. Requisitos de comunicación de los stakeholders (relacionados con las necesidades
de comunicación identificadas para los stakeholders)
2. Roles en las comunicaciones del proyecto (tener en cuenta hacer visible quién será
el responsable de autorizar la divulgación de información confidencial)
3. Proceso de escalamiento (incluye identificación de plazos y cadena de mando para el
escalamiento de incidentes que no puedan resolverse en un nivel inferior)
4. Directorio del equipo de proyecto y de los principales stakeholders del proyecto
(incluye: rol, persona de contacto, datos de contacto)
5. Método y tecnología de la comunicación a utilizar (tener en cuenta que los métodos
y tecnologías seleccionados, se deben reflejar también en la matriz de comunicaciones
para cada stakeholder)
6. Matriz de comunicaciones (incluye: stakeholder, información requerida, propósito,
frecuencia, método, responsable de envío)

5. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RIESGOS

1. Equipo de trabajo (presentar el equipo de trabajo y las responsabilidades que tendrá
cada integrante en relación con la gestión de los riesgos)
2. Proceso de identificación de riesgos (incluye: (a) Actividad a realizar en relación con
los riesgos, (b) Responsable de la actividad, (c) Descripción de la actividad, (d)
Periodicidad o frecuencia con que se ejecuta la actividad)
3. Valoración cualitativa y cuantitativa de riesgos (incluye: (a) Escala de probabilidad,
(b) Escala de impacto, (c) Matriz de probabilidad por impacto)
4. Monitoreo, seguimiento y control de los riesgos (incluye: (a) Cómo se llevará a
cabo la documentación y monitoreo de riesgos, (b) Cómo se realizará el seguimiento a la
gestión de los riesgos identificando estados de acción a tener en cuenta y estado de los
riesgos, (c) Plan de respuesta a los riesgos)
5. Matriz de riesgos aplicada al proyecto (incluye la estructuración y diligenciamiento de
la primera versión de la matriz de riesgos del proyecto, sobre la cual se hará el monitoreo,
seguimiento y control a los mismos cuando el proyecto se encuentre en ejecución)

6. PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

1. Necesidad de adquisiciones externas (describir si son requeridas adquisiciones
externas y en un par de párrafos cuáles “asesores, personal experto, compras, entre
otros”)
2. Identificación de adquisiciones (presentar en una tabla qué se requiere adquirir,
descripción de la adquisición, especificaciones de la adquisición, precio/costo de la
adquisición, para qué se utilizará la adquisición)
3. Tipos de contrato a utilizar (describir los tipos de contrato que serán utilizados en las
adquisiciones previstas, de acuerdo con las modalidades presentadas por el PMI)
4. Proceso de efectuar las adquisiciones (describir el proceso que se llevará a cabo
para la selección de proveedores, de acuerdo con el tipo de adquisición a obtener,
incluyendo los criterios de selección estilo lista de chequeo y las fechas en las cuales se
espera contar con la adquisición efectuada)
5. Proceso de control de las adquisiciones (describir cómo se monitoreará y controlará
la ejecución de los contratos, incluye métricas a tener en cuenta, frecuencia del
seguimiento y productos que se obtienen del control)
7. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

1. Registro de interesados (incluye individuos, grupos u organizaciones que pueden
afectar, verse afectados o percibirse a sí mismos como afectados por una decisión,
actividad o resultado del proyecto, así como el tipo de interesado (interno-
externo/partidario-neutral-reticente), sus intereses y etapa del proyecto en la cual se
espera mayor influencia)
2. Gestión de los interesados (incluye la presentación de la matriz de impacto e
influencia a ser utilizada en el proyecto, así como una matriz de gestión de cada
interesado que contenga (a) Interesado, (b) Tipo de interesado, (c) Nivel de interés, (d)
Nivel de influencia, (e) Acciones posibles de parte del interesado tanto de impacto positivo
como de impacto negativo, (f) Estrategias para la gestión del interesado, (g) Qué tipo de
información y con qué frecuencia se enviará esta al interesado para mantenerlo informado
sobre la ejecución del proyecto)

CONCLUSIONES

Una vez estudiado el material de trabajo y en el desarrollo del proyecto ESTUDIO
PROPUESTA PARA MEJORAR VENTAS EN PAQUETES PUBLICITARIOS se
concluye el desarrollo de las fases de inicio y planificación establecidas
ASIGNATURA – HERRAMIENTAS PARA LA GERENCIA EFICAZ DE
PROYECTOS, la cual incluye la descripción de las siguientes áreas del
conocimiento:

- Punto 1 (Contextualización de la empresa y el proyecto)
- Punto 2 (Acta de Constitución del Proyecto)
- Punto 3 (Plan integrado de cambios)
- Punto 4 (Plan de Gestión del Alcance)
- Punto 5 (Plan de Gestión del Tiempo

Una vez escogida la empresa, se identificó los principales intereses de los
asociados, investigación a partir de la cual se expusieron oportunidades de mejora
el área de ventas como línea base para la construcción del proyecto, quedando
señalado en el acta de constitución.

En cuidado a lo anterior se puede concluir la importancia del estudio del desarrollo
de proyectos, ya que permite recolectar la información necesaria para iniciar,
planificar, ejecutar, supervisar, y controlar un proyecto de venta.

BIBLIOGRAFÍA

Project Management Institute. (2013). Guia de los Fundamentos para la Direccion de
Proyectos Quinta Edicion.