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CODIGO: SA-M-03
DEPARTAMENTO DE BOYACA
CODIGO: SA-M-03
EQUIPO DE TRABAJO
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
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2. ALCANCE
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
4. DEFEINICIONES
5. APLICACIN
6. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
6.1. ACTIVOS FIJOS NO DEPRECIABLES
6.2. TERRENOS
6.3. MUEBLES EN BODEGA
6.4. ACTIVOS FIJOS DEPRECIABLES
7. ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS BIENES
7.1 ALMACEN
7.1.1 INVENTARIO DE BIENES EN BODEGA
7.1.2 INVENTARIO DE ACTIVOS EN SERVICIO
8. TIPOS EN MOVIMIENTO
8.1. ENTRADAS
8.1.1 ENTRADA POR COMPRAS
8.1.2 ENTRADA POR NUEVAS EXISTENCIAS EN EL INVENTARIO
8.1.3 ENTRADA POR ADICIONES Y MEJORA DE BIENES
8.1.4 ENTRADA POR REPOSICIN
8.1.5 ENTRADA DE BIENES RECIBIDOS EN DEMOSTRACIN, ENSAYO O
PRESTAMO.
8.1.6 ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN COMODATO O DPOSITO
PROVISIONAL
8.1.7 ENTRADA POR DONACIN
8.1.8 ENTRADA POR REINTEGRO
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INTRODUCCION
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OBJETIVO
Establecer las polticas y procedimientos que deben aplicar, los funcionarios del
Departamento de Boyac, en la planeacin, programacin, administracin,
operacin, control, recepcin y salida de materiales de almacn, as como en la
incorporacin, custodia y baja de los activos fijos que conforman el patrimonio de
la Entidad.
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ALCANCE
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
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APLICACIN.
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BASE LEGAL
Leyes, Decretos y Fecha Descripcin
Reglamentos No.
Decreto 1860 03/08/1994 Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 715 en los
aspectos pedaggicos y organizativos generales
Decreto 4117 22/11/2006 Por el cual se modifican los artculos 14, 15 y 17 del Decreto 855
de 1994.
Decreto 4444 25/11/2008 Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del
numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007
Decreto 4791 19/12/2008 Por medio del cual se reglamentan parcialmente Art. 11-14 de la
Ley 715 en relacin con el Fondo de Servicios Educativos de los
Establecimientos educativos estatales.
Ley 1474 12/07/2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de
corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
Ley 715 21/12/2001 Por el cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y
competencias para organizar la prestacin de servicios de
educacin y salud, entre otros
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Ley 1176 27/12/2007 Por la cual se desarrollan los artculos 356 y 357 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones
Ley 87 29/11/1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones
Procedimientos Contables
Instructivos Contables
Reglamentacin de Normas
Decreto 1082 26/05/2015 Por medio del cual se expide el decreto nico reglamentario del
sector administrativo de planeacin nacional
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1.2 Terrenos
Valor de los predios de propiedad del Departamento de Boyac, adquiridos a
cualquier ttulo, sobre los cuales se encuentran construidas las diferentes
edificaciones, de los destinados a futuras edificaciones o ampliaciones y de otros
sobre los cuales no se tiene una destinacin especfica. Estos bienes pueden ser
urbanos o rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos
construidos.
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2.1 Almacn
Es el lugar donde se almacenan los bienes de consumo y devolutivos para su
custodia temporal que adquiere o le transfieren al Departamento de Boyac, a
cualquier ttulo, con el objeto de atender las necesidades bsicas para el
desarrollo de las actividades que atienden sus dependencias.
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3. TIPOS DE MOVIMIENTO
3.1. ENTRADAS
3.1.1. ENTRADA POR COMPRAS
Producto de operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere
bienes a travs de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes,
programas, proyectos y el plan anual de adquisiciones de acuerdo con las
necesidades de la entidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de
contratacin en conformidad con la normatividad vigente. Se debe establecer
claramente en el proyecto, estudio previo y contrato de compra la titularidad del
bien a adquirir.
Los bienes adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del
proveedor de conformidad con la propuesta econmica y el contrato; en el evento
de presentarse o hacerse necesario recibir entregas parciales en razn de las
caractersticas del producto, especificaciones tcnicas, procesos de importacin,
para los bienes con fechas de vencimiento que deber quedar estipulado en el
contrato.
El interventor y/o supervisor es el responsable de controlar las fechas de entrega
pactadas, recibir los bienes de acuerdo al objeto del contrato y el pliego de
condiciones, elaborar el acta de recibo suministros almacn con documentos
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1. Solicitud por parte del interesado para demostracin o ensayo del bien,
anexando copia de la correspondiente pliza de seguros contra todo riesgo,
dirigida a la Secretaria General de la Entidad.
2. El responsable del Almacn deber expedir el Comprobante de Entrada, con
copia al interesado, anotando todas las caractersticas fsicas que permiten
identificar claramente el bien o los bienes, el estado y las razones que ocasionan
el ingreso, definiendo el tiempo de la demostracin o ensayo.
3. Si la entidad adquiere el bien o bienes que se encontraban en demostracin o
ensayo, se proceder a efectuar el Comprobante de Salida reversando los
asientos o movimientos de la Cuenta de Orden Acreedora y se genera el
respectivo comprobante de entrada.
4. Si se presenta la devolucin o restitucin del bien, se proceder a efectuar el
Comprobante de Salida reversando los asientos o movimientos de la Cuenta de
Orden Acreedora, y se dejar constancia del recibido a satisfaccin por parte del
interesado, en la carpeta de seguimiento y control que se lleva en el Almacn para
este tipo de transacciones.
3.1.6. ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN COMODATO O DEPSITO
PROVISIONAL
Cuando una persona o entidad de derecho pblico o privado entrega bienes en
comodato, depsito provisional al Departamento, se debe realizar el comprobante
de entrada y registrarse en Cuentas de Orden , por cuanto se recibe o entrega el
uso y no la propiedad, especificando el trmino de duracin del comodato o
depsito provisional, segn sea el caso.
El Comprobante de entrada deber contener todos los requisitos establecidos en
el contrato, referente a las especificaciones tcnicas y fsicas del bien,
condiciones, trminos y valores, entre otras.
El responsable del tipo de bien abrir el expediente; el interventor o responsable
del bien, asumir la administracin, seguimiento y control de los bienes, en el
desarrollo del comodato o depsito provisional.
Con estas caractersticas el Almacenista y el responsable de control de
inventarios, solicitarn la adquisicin de la pliza de seguros que ampare el bien
por el trmino que estar a cargo de la entidad.
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El responsable al recibir los bienes debe verificar su estado, clase, tipo, marca,
modelo y dems caractersticas que se encuentren en el respectivo expediente. Al
encontrar conforme el bien, har el correspondiente comprobante de entrada. En
el evento en que los bienes no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan
diferentes especificaciones, el encargado se abstendr de recibir el bien e
informar por escrito al superior inmediato para que se investiguen los hechos y se
establezcan responsabilidades.
3.1.9. ENTRADA POR COMPRA PARA GASTO SOCIAL
Es la adquisicin de bienes para Gasto Social que se produce para la solucin de
las necesidades bsicas insatisfechas en los sectores definidos por la Ley como
son: Agua potable y saneamiento bsico, Cultura, Educacin, Medio Ambiente,
Salud, Vivienda, Desarrollo Comunitario, Recreacin y Deporte, en ejecucin del
Plan de Desarrollo. Es necesario para este tipo de bienes, dentro del proceso de
compra, ampliar las coberturas de las plizas contractuales que sean pertinentes
dependiendo de la naturaleza de los bienes.
3.1.10. ENTRADA POR BIENES CON CARGO A CONVENIOS
Cuando se reciban bienes pertenecientes a otras Entidades del Estado, de forma
definitiva, se producir una baja en la Entidad Pblica cedente y una entrada en
la entidad receptora. Se debern cotejar los bienes relacionados en los
documentos respectivos con el bien fsico; de encontrar diferencias, stas se
harn constar en el acto administrativo de recepcin.
Asimismo, el responsable de la entidad receptora verificar que se reciban los
documentos legales que acrediten la propiedad de los bienes transferidos, o los
permisos que permitan su uso, segn el caso y con los ttulos incorporarlos en las
plizas de seguro, garantizando su amparo desde la fecha de recepcin.
3.1.11. ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN ARRIENDO
Cuando la Entidad reciba bienes de propiedad de terceros en arrendamiento se
genera el respectivo Comprobante de Entrada con el objeto de incorporar el bien
en el Sistema Integrado de Informacin Financiera de la entidad, el responsable
llevar un registro de dichos bienes y de la documentacin que sustenta dicho
acto contractual. De ser el caso, en el contrato de arrendamiento se debe
especificar a cargo de quien estarn los amparos, de ser a cargo de la Entidad, se
deben incorporar los bienes a las plizas pertinentes.
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Una vez entregado el bien, se proceder a efectuar el retiro de las plizas que lo
amparaban.
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COMIT DE INVENTARIOS
INTEGRANTES
El Comit estar conformada por cinco (5) miembros, as: El Director de Servicios
Administrativos quien siempre lo presidir, El Director jurdico, o quien haga sus
veces, El Director Financiero y Fiscal; El Subdirector Tcnico de Contabilidad, o
quien haga sus veces; el responsable del Almacn, quien ejercer la Secretara
Tcnica.
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FUNCIONES
El objetivo principal del Comit de Inventarios es establecer planes y programas al
interior de la entidad, que permitan mantener actualizados los inventarios de la
misma.
Dentro de esta perspectiva, las funciones propias del Comit, son:
1. Disear los mecanismos y acciones requeridas para la actualizacin de los
inventarios fsicos de la entidad.
2. Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados in-
servibles o no utilizables de la entidad, previo anlisis y presentacin de las
investigaciones y estudios correspondientes, dentro de los cuales se podrn
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En caso siniestro prdida total daos, la baja solamente podr producirse cuando
la compaa aseguradora, remita la comunicacin informando la prdida total.
En cualquiera de estas 2 eventualidades, la ubicacin del bien en SIIF o la baja
definitiva a Contabilidad y el profesional responsable de los seguros dentro de los
5 das hbiles siguientes a la legalizacin del comprobante.
Si se comprueba que el siniestro fue responsabilidad del funcionario que tiene a
cargo el uso del bien, el deducible ser asumido por ste.
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4. ASPECTOS GENERALES
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LNEA RECTA
Este mtodo se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme
en cada perodo contable, y consiste en determinar una alcuota peridica
constante que se obtiene de dividir el costo histrico del activo entre la vida til
estimada.
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Edificaciones 50
Redes, lneas y cables 25
Plantas, ductos y tneles 15
Maquinaria y equipo 15
Equipo mdico y cientfico 10
Muebles, enseres y equipo de oficina 10
Equipos de transporte, traccin y elevacin 10
Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 10
Equipos de comunicacin 10
Equipos de computacin 5
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DEFINICIONES
ACTIVO: Bienes y derechos, tangibles e intangibles, de la entidad contable publica
obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que
fluyan un potencial de servicios o beneficios econmicos futuros en desarrollo de
sus funciones de obligacin estatal. Estos bienes y derechos se originan en las
disposiciones legales, en los negocios jurdicos y en los actos o hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales de la entidad contable pblica.
Desde el punto de vista econmico, los activos surgen como consecuencia de
transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la
realizacin de ingresos. Tambin constituyen activos los bienes pblicos que estn
bajo la responsabilidad de las entidades contables pblicas pertenecientes al
gobierno general.
ACTIVO AGOTABLE. Representan los recursos naturales de propiedad de la
empresa y su cantidad disminuye de acuerdo al tiempo que dura su explotacin,
su valor histrico se conforma por el valor de adquisicin, ms todas las
erogaciones incluidas en la explotacin y todos los rubros que aumenten su valor.
Frente a la generacin de ingresos debe reconocerse mediante su agotamiento
calculado en las reservas que se tenga por los estudios en trminos para la
recuperacin de la inversin. Son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o
reemplazados, lo cual implica un agotamiento en la medida que sean explotados.
El agotamiento es la extincin de un recurso natural mediante la extraccin,
bombeo, corte, o de algn otro medio que reduzca el depsito, la existencia o el
crecimiento de los recursos naturales.
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ACTIVO DEPRECIABLE: Son aquellos que pierden parte de su valor por el paso
del tiempo, utilizacin u obsolescencia, como la propiedad, planta y equipo de la
entidad. Son aquellos que pierden parte de su valor por el paso del tiempo,
utilizacin u obsolescencia, como la maquinaria y equipo, flota y equipo de
transporte y las edificaciones. Recurso tangible susceptible de depreciacin.
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ACTIVO FIJO. Son bienes de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no
puede convertirse en lquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para
el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta. Como los bienes
inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc .Recurso tangible que posee una
entidad para su uso en la produccin de bienes y prestacin de servicios, para
arrendarlos a terceros o para propsitos administrativos, sin que se tenga prevista
su venta o suministro a la comunidad durante el ciclo normal de las operaciones y
que se espera usar durante ms de un periodo contable.
ACTIVO INTANGIBLE: Representa los costos de adquisicin o desarrollo del
conjunto de bienes inmateriales, o sin apariencia fsica, que puedan identificarse,
controlarse, de cuya utilizacin o explotacin pueden obtenerse beneficios
econmicos futuros o un potencial de servicios. Tambin incluyen los intangibles
formados, es decir, los que ha obtenido y consolidado la entidad contable pblica a
travs del tiempo y que se caracterizan por generar ventajas comparativas frente a
otras entidades.
Bien inmaterial, o sin apariencia fsica, que pueda identificarse, controlarse, de
cuya utilizacin o explotacin pueden obtenerse beneficios econmicos futuros o
un potencial de servicios, y su medicin monetaria debe ser confiable. Un activo
intangible produce beneficios econmicos futuros para la entidad contable pblica
cuando est en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de
servicios que posea genere una reduccin de costos.
Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pblica tenga
el poder de obtener los beneficios econmicos futuros que procedan de los
recursos que se derivan del mismo, y adems pueda restringir el acceso de
terceras personas a tales beneficios; puede identificarse cuando es susceptible de
ser separado o escindido de la entidad contable pblica y vendido, cedido, dado
en operacin, arrendado o intercambiado; o cuando surge de derechos legales,
con independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la
entidad o de otros derechos u obligaciones; y su medicin monetaria es confiable
cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o
la estimacin del valor dependan de variables que se pueden medir.
ALTA DE BIENES: Son bienes dados de baja que por su estado y utilidad son
reasignados a funcionarios para su utilizacin en otra dependencia.
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Erogacin u obligacin contrada con relacin a un activo fijo que tiene como
propsito introducir cambios cualitativos al bien y que pueden aumentar su
productividad.
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entidades contables pblicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso
permanente recibidos sin contraprestacin de otras entidades del gobierno
general.
RECUPERACIN DE CARTERA: 1. Procedimiento administrativo por el cual una
entidad contable pblica busca cobrar los derechos que a una fecha determinada
se consideran vencidas, bien sea que se encuentren provisionadas o se hayan
retirado del balance. 2. Concepto presupuestal que representa los ingresos
provenientes del recaudo de las cuentas por cobrar correspondientes a vigencias
anteriores que en su momento se consideraron irrecuperables o que no se
registraron al cierre del ejercicio fiscal.
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da al producto o servicio con el fin de conseguir una mayor satisfaccin del cliente
o usuario.
VALOR DE REALIZACIN: Importe en efectivo o el equivalente mediante el cual
se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones
normales.
VALOR EN LIBROS: Diferencia entre el monto bruto de una partida o grupo de
partidas de activos, segn aparece en los libros de contabilidad, y cualquier
deduccin o compensacin aplicable.
VALOR EN LIBROS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Valor resultante
de restarle al costo histrico de un bien, la depreciacin o amortizacin
acumulada y la provisin, y sumarle la valorizacin.
VALOR INTRNSECO: Es el valor de decisin de comprar o vender una accin y
se basar en la relacin entre este valor y el precio de cotizacin. Si el precio de
cotizacin es inferior al valor intrnseco y ofrece un margen de seguridad
adecuado, un inversor valu comprar.
1. Monto que resulta de dividir el patrimonio de la entidad por el nmero de
acciones en circulacin. 2. Porcin total del patrimonio que representa cada accin
incluyendo las valorizaciones.
VALORIZACIN: Aumento neto del valor de los activos, determinado mediante
avalos con criterios y normas de reconocido valor tcnico.
VENTA: Contrato que consiste en que una de las partes se obliga a transferir la
propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero o medios lquidos.
VENTA DE ACTIVOS: Concepto presupuestal que define los ingresos que reciben
las entidades pblicas, por concepto de la venta de activos no corrientes de su
propiedad, incluidos los ttulos valores de vencimiento mayor a un ao.
VERIFICABILIDAD. Criterio tcnico de la informacin contable que permite que
ella sea Confiable. La informacin contable pblica es verificable cuando es
posible comprobar su razonabilidad y objetividad a travs de diferentes
mecanismos de comprobacin.
VIDA TIL: 1. Perodo durante el cual se espera que un activo pueda ser usado
por la entidad contable pblica, en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal. 2. Nmero de unidades de produccin o unidades de trabajo que la
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