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Gerencia de Proyectos bajo el

enfoque PMI Quinta Edicin

Ing. Valle Pelaez Miguel, Mg


miguelvalle@cipchimbote.org

MAVP
About: Miguel Valle

Consulting, Training, Mentoring, Auditing


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Project Management PMI
Gestion de riesgos

Es una disciplina dentro de la Direccin de


Proyectos que a travs de la aplicacin de
procesos estandarizados busca aumentar la
probabilidad y el impacto de los riesgos
positivos y disminuir la probabilidad y el
impacto de los riesgos negativos en un
proyecto.

Qu es la Gestin de Riesgos?

La Gestin de Riesgos es clave para que los


proyectos resulten exitosos,
constituyndose en un pilar sobre el cual se
soporta la estrategia adoptada por la
organizacin
Actitud de los stakeholders frente al riesgo

Los stakeholders perciben el riesgo como el


efecto de la incertidumbre sobre los objetivos
del proyecto. Los stakeholders estn dispuestos
a aceptar diferente niveles de riesgo, en funcin
de su actitud frente al riesgo.
Esta actitud es afectada por una serie de
factores
1. Apetito de riesgo: Grado de incertidumbre
que una organizacin est dispuesto a
aceptar, buscando una recompensa.
2. Tolerancia al riesgo: Grado de riesgo que
podr resistir una organizacin.
3. Umbral de riesgo: Medida lmite del nivel
de incertidumbre que una organizacin est
dispuesta a aceptar.
Tipos de riesgo
Riesgos conocidos: Son aquellos que han sido identificados y analizados, por lo
que es posible planificar respuestas para ellos. Son recogidos en el Registro de
Riesgos. A los riesgos conocidos que no pueden ser gestionados
proactivamente y a los riesgos residuales, se les asigna una reserva de
contingencias.
Riesgos desconocidos: Son aquellos que NO son identificados en la etapa de
Identificacin de riesgos, por lo que no pueden ser gestionado
proactivamente. Para su tratamiento, se les asigna una reserva de gestin.
Riesgos positivos: Se conocen tambin como oportunidades. El equipo de
proyecto puede buscar explotar las oportunidades, mejorar su probabilidad de
ocurrencia e impacto, compartir el riesgo con organizaciones que tengan
mejores probabilidades de explotar el riesgo o aceptar el riesgo.
Riesgos negativos: Se conocen tambin como amenazas. El equipo de
proyecto puede buscar evitar los riesgos, mitigar la probabilidad de ocurrencia
e impacto, transferir el riesgo mediante el uso de seguros o aceptar el riesgo
Gestin Integracin: Riesgos
Proceso grupo de Planificacin
11.1 Planificacin de la gestin de 11.2 Identificacin de riesgos 11.3 Anlisis cualitativos de riesgos
riesgos

1. Factores ambientales de
1. Factores ambientales de la empresa
la empresa 2. Activos de los procesos 1 Activos de los procesos
2. Activos de los procesos de la organizacin de la organizacin
de la organizacin 3. Enunciado del alcance del 2. Enunciado del alcance
3. Enunciado del alcance proyecto del proyecto
del proyecto 4. Plan de gestin de 3. Plan de gestin de riesgo
4. Plan de gestin del riesgos 4. Registro de riesgo
proyecto 5. Plan de gestin del
proyecto

1. Evaluacin de
1. Tcnicas Analticas
1. revisin de probabilidad e impacto del
2. La evaluacin de
documentacin riesgo
expertos.
2. Tcnicas de recopilacin 2. Matriz de probabilidad e
3. Reuniones
de informacin impacto
3. Anlisis de lista de 3. Evaluacin de los datos
control de calidad sobre los riesgos
1. Plan de gestin de 4. Anlisis de asunciones 4. Categorizacin de riesgo
riesgos 5. Tcnicas de diagramacin 5. Evaluacin de la urgencia
del riesgo

1. Plan de gestin de
1. Registro de riesgos
riesgos
Proceso grupo de Planificacin
11.4 Anlisis cuantitativo de riesgos 11.5 Planificacin de la respuesta a los riesgos

1 Activos de los procesos de la


organizacin
2. Enunciado del alcance del
1. Plan de gestin de riesgo
proyecto
2. Registro de riesgo
3. Plan de gestin de riesgo
4. Registro de riesgo
5. Plan de gestin del proyecto
Plan de gestin del cronograma
Plan de gestin de costos del
proyecto 1. Estrategia para riesgos negativos
o amenazas
2. Estrategias para riesgos positivos
1 tcnicas de recopilacin y y oportunidades
representacin de datos 3. Estrategia comn ante amenaza y
2. Tcnicas de anlisis oportunidades
cuantitativos de riesgo y de 4. Estrategia para riesgo de
modelado contingencia

1. Registro de riesgo
actualizaciones 1. Registro de riesgo actualizaciones
2. Plan de gestin de proyecto
actualizaciones
3. Acuerdos contractuales
relacionados con el riesgo
Proceso grupo de seguimiento y control
11.6 Seguimiento y control de riesgos

1. Plan de gestin de riesgos


2. Registro de riesgos
3. Solicitud de cambios aprobados
4. Informacin sobre el rendimiento del
trabajo
5. Informes de rendimiento

1. Reevaluacin de los riesgos


2. Auditoria de los riesgos
3. Anlisis de variacin y tendencia
4. Medicin del rendimiento tcnico
5. Anlisis de reserva
6. Reuniones sobre el estado del la
situacin

1. Registro de riesgo actualizaciones


2. Cambios solicitados
3. Acciones correctivas recomendadas
4. Acciones preventivas recomendadas
5. Activos de los procesos de la
organizacin actualizaciones
6. Plan de gestin del proyecto
actualizaciones
Modelo
Proceso grupo de Planificacin
PROCESO 11.1
PLANIFICAR LA GESTION DE RIESGOS

Consiste en definir la forma como se ejecutarn


las actividades de gestin de riesgos. Debe
iniciarse tan pronto como se concibe el proyecto y
culminarse en etapas tempranas de planificacin
del mismo
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Herramientas y tcnicas
Tcnicas Analticas: Se Juicio de Expertos: Para asegurar una definicin exhaustiva
de las actividades de gestin de riesgos.
utilizan para entender y definir el contexto general de la gestin de riesgos del
proyecto, el cual es una combinacin entre las actitudes de los interesados frente al
riesgo y la exposicin al riesgo estratgico de un determinado proyecto.

Juicio de Expertos: Para asegurar una definicin exhaustiva de las actividades de


gestin de riesgos.

Reuniones de Planificacin: Se desarrollan elementos de costo y tiempo relativo a


la gestin de riesgos para incluirlos en el presupuesto y cronograma del proyecto. Se
establecen los criterios para utilizacin de las reservas de gestin y contingencia.
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Salidas

Es un componente del Plan para la


Direccin del Proyecto y describe el
modo en que se llevarn a cabo las
actividades de Gestin de Riesgos.
Incluye como mnimo, lo siguiente:
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Salidas

1. Metodologa: Define los enfoques, herramientas y fuentes de datos para llevar a


cabo la gestin de riesgos.
2. Roles y Responsabilidades: Estructura del proyecto.

3. Presupuesto: Incluye protocolos para la utilizacin de la reserva de contingencias


y reserva de gestin.
4. Calendario: Define con qu frecuencia se realizarn los procesos de gestin de
riesgos. Establece las actividades de gestin de riesgos que sern incluidas en el
cronograma del proyecto.
5. Categoras de Riesgo: Una estructura de desglose de riesgos (RBS) puede ayudar
en la identificacin de riesgos
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Salidas - RBS Risk breakdown structure
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Salidas
6. Definiciones de la probabilidad e impacto de los riesgos: Las definiciones
generales de los niveles de probabilidad e impacto de los riesgos deben ser
adaptados para cada proyecto en particular.
7. Matriz de probabilidad e impacto: Vincula la probabilidad de ocurrencia de cada
riesgo con su impacto en los objetivos del proyecto.
8. Revisin de la tolerancia de los interesados.
9. Formato de los informes: Contribuyen a la documentacin, anlisis y
comunicacin de las salidas de los procesos de la gestin de riesgos.
10. Seguimiento y auditora a los procesos
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Salidas
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Salidas
11.1 Planificacin de la gestin de riesgos :
Salidas
Pregunta para discusin grupal

Ud. como Project Manager recin ha terminado el Plan de


Respuesta a Riesgos para un proyecto de ingeniera de US
$387,000 Cul de las siguientes actividades probablemente hara
inmediatamente despus?
A. Determinar el rating general de riesgos del proyecto.
B. Empezar a analizar los riesgos que pueden aparecer en los
planos detallados de ingeniera.
C. Adicionar tareas al WBS.
D. Iniciar revisiones peridicas generales de los riesgos del
proyecto.
Metodologia
Actividad Descripcin Herramientas Fuentes de informacion
Planificacin de gestin de riesgos Elabora el plan de gestin de riesgos Fuentes de informacin:
Herramientas PMBOK Sponsor y Usuarios en general
PM y equipo de proyectos
Base de datos "Big data"
Minera de datos

Identificacin de riesgos Elabora el plan de gestin de riesgos CheckList de riesgos Sponsor y Usuarios en general
Herramientas RBS Estndar Consultores y proveedores tecnolgicos
Archivos histricos de proyectos

Anlisis cualitativo de riesgos Evaluar la probabilidad e impacto Sponsor y Usuarios en general


Establecer ranking de importancia Definicin e probabilidad Consultores y proveedores tecnolgicos
Archivos histricos de proyectos

Anlisis cuantitativo de riesgo Evaluar la probabilidad e impacto Definicin de impacto Sponsor y Usuarios en general
global Matriz de probabilidad de Consultores y proveedores tecnolgicos
Calculo de la reserva de contingencia impacto Archivos histricos de proyectos
@risk
Planificacin de respuesta al riesgo Definir la respuesta al riesgo @risk Sponsor y Usuarios en general
Planificacin ejecucin de Consultores y proveedores tecnolgicos
respuestas Archivos histricos de proyectos

Supervisin y control al riesgo Verificar ocurrencia de riesgo @risk Sponsor y Usuarios en general
supervisar ejecucin de respuesta PM
verificar actividad de respuesta
verificar aparicin de nuevos riesgos
Pregunta para discusin grupal

Ud. como Project Manager ha recurrido a varios stakeholders para


determinar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados.
Luego verifico supuestos y evalu la precisin de la data utilizada, y
esta prximo a pasar al siguiente paso de la gestin de riesgos.
Basado en esta informacin Qu es lo que olvido realizar?
A. Evaluar tendencias en el anlisis de riesgos.
B. Identificar triggers.
C. Proporcionar una matriz estandarizada de rating de riesgos.
D. Crear un plan de respaldo.
Proceso grupo de Planificacin
PROCESO 11.2
IDENTIFICACIO DE RIESGOS

Qu? determinar qu riesgos podran afectar el


proyecto y documentar sus caractersticas.

Quines? el equipo de proyecto, el equipo de


gestin de riesgos, expertos en la materia
provenientes de otras reas de la compaa,
clientes, usuarios finales, otros directores de
proyectos, interesados en el proyecto y expertos
externos.
Nombre del Proyecto: Justo a Tiempo para Navidad

Preparado por: Consultores JIT


Fecha: 16/03/2016
Facilitador de la sesin: Santa Clauss
Cargo: Jefe de Proyecto

Grupo Participante: Equipo de Proyecto


Ubicacin: Polo Norte
Riesgo Identificado Probabilidad Grado de Acciones propuestas Identificado
de ocurrencia Impacto por

Entregable: Captulo I. Orden de Inicio de Proyecto

Responder cambios en la Alto Alto


Demanda de juguetes Definir el rediseo de Santa
procesos y estrategias Clauss
con la alta direccin
Pregunta para discusin grupal

El CPI de un proyecto es 0.6 y el SPI es 0.71. El proyecto tiene 625 tareas y


ser completado en un periodo de 4 aos. Los miembros del equipo son
inexpertos y el proyecto recibi poco soporte durante la fase de planeamiento.
Cul de las siguientes es la mejor alternativa a tomar? :

A. Actualizar la identificacin y el anlisis de riesgos.


B. Emplear mas tiempo en mejorar los estimados de costos.
C. Remover del proyecto la mayor cantidad posible de tareas.
D. Reorganizar la matriz de asignacin de responsabilidades.
Proceso grupo de Planificacin
PROCESO 11.3
ANALISIS CUALITATIVO

Evaluar el impacto y la probabilidad de los riesgos


identificados.

Priorizar riesgos.
.
Pregunta para discusin grupal

Ud. ha sido contratado como manager de un nuevo, largo y complejo proyecto.


Debido a que el proyecto es crtico para el negocio y muy visible, la alta gerencia le
ha solicitado analizar a la brevedad los riesgos del proyecto y preparar estrategias
de mitigacin para ellos. La organizacin tiene procedimientos de gestin de riesgos
pero son poco usados y por lo tanto ha tenido una larga historia de mal manejo de
riesgos. El primer hito del proyecto es en dos semanas. Para preparar el plan de
manejo de riesgos, el input de quien, es generalmente el MENOS importante:
A. Miembros del equipo de proyecto.
B. Sponsor del proyecto.
C. Individuos responsables de poltica /plantillas de gestin de riesgos.
D. Stakeholders claves.
Proceso grupo de Planificacin
PROCESO 11.4
ANALISIS CUANTITATIVO

Analiza numricamente la probabilidad de cada


riesgo y sus consecuencias en los objetivos del
proyecto, como as tambin la magnitud del
riesgo total del proyecto.
.
.
Pregunta para discusin grupal

Un proyecto de desarrollo de software esta cerca del cierre cuando se descubre


un riesgo que no haba sido identificado.
Este riesgo afecta potencialmente la capacidad total del proyecto de generar su
entregable final. Qu es lo que Ud. debe hacer PRIMERO?
A. Alertar al sponsor del impacto potencial en el costo, alcance, y schedule.
B. Calificar el riesgo.
C. Mitigar el riesgo desarrollando un plan de respuesta.
D. Desarrollar un plan de emergencia (work around).
Pregunta para discusin grupal
Un Project Manager experto ha sido contratado para trabajar en un proyecto, en
una gran empresa integradora de tecnologas de informacin. Lo primero que
desea hacer es empezar a identificar todos los riesgos del proyecto. Para esto,
Cul de los siguientes ser de MAYOR ayuda en este esfuerzo?:
A. Un artculo de PM Network Magazine.
B. La declaracin de alcance generada en la fase de planeamiento del proyecto.
C. El plan de recursos de la fase de planeamiento del proyecto.
D. Una conversacin con un miembro de equipo de un proyecto similar que fallo en
el pasado.
Pregunta para discusin grupal

El cliente ha solicitado un cambio que incrementar el riesgo del proyecto.


Cul de la siguientes alternativas se debera ejecutar antes que las otras?
A. Incluir el valor esperado del riesgo en el nuevo estimado de costos.
B. Hablar con el cliente acerca del impacto del cambio solicitado.
C. Analizar el impacto del cambio con el equipo.
D. Cambiar el plan de gestin de cambios.