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Liquidacin por Administracin

Directa: Norma Contralora


N 195-88-CG
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

Introduccin

L
os Contratos de Obra tienen bsicamente tres aspectos fundamentales que marcan
la relacin contractual entre la empresa contratante y el contratista de obra, estas
son: el contratista se compromete a ejecutar la obra de acuerdo a las especifica-
ciones tcnicas, as como completarla en un plazo determinado, en compensacin el
cliente retribuye dichos trabajos de acuerdo a un precio pactado, es por esto que para
poder cumplir a cabalidad con el objeto del contrato es pertinente un adecuado manejo
econmico de los flujos que genera la obra a fin de permitir que se desenvuelva adecua-
damente que se refleja en las VALORIZACIONES.

Las valorizaciones varan de acuerdo a la forma de contratacin es decir bajo el sistema


de costos unitarios, suma alzada, adems en el presente manual se tomar como puntos
a tratar, aquellos que correspondan, a los aspectos para el control econmico tales como
procedimientos correspondientes a tratamientos de amortizaciones, reajustes y discrepan-
cias de obra, esperando que ello pueda servir para llevar un mejor control econmicos en
las obras a desempearse.

Direccin Acadmica

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Indice

INTRODUCCIN.................................................................................................... 3

UNIDAD I............................................................................................................... 9

LIQUIDACIN POR ADMINISTRACIN DIRECTA: NORMA CONTRALORAN195-88-CG........ 11

TRMINO Y RECEPCIN DE OBRA....................................................................................................... 11

VERIFICACIN DE VALORIZACIONES Y PAGOS EFECTUADOS: FACTURAS, BOLETAS DE VENTA, R.H.P....... 12

PAGOS EN CONTRATACIONES PBLICAS............................................................................................. 13

SEGUNDA FASE: FASE DE SELECCIN................................................................................................. 14

PROCEDIMIENTOS PARA EL PAGO....................................................................................................... 18

LIQUIDACIN TCNICO FINANCIERA.................................................................................................. 30

LA LIQUIDACIN TCNICO FINANCIERA DE ACUERDO A LA MODALIDAD DE ADMINISTRACIN DIRECTA.33

CONCILIACIN DEL INFORME TCNICO CONTABLE........................................................................... 33

INFORME FINAL VALORIZADO............................................................................................................. 35

LIQUIDACIN POR OFICIO................................................................................................................. 36

ACTIVIDADES DE AUTOAPRENDIZAJE.................................................................... 41

BIBLIOGRAFA...................................................................................................... 43
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Competencia del mdulo

Brindar a los participantes los conocimientos sobre Liquidacin de obras por Admi-
nistracin Directa.

Transmitir la Normativa sobre el proceso de Liquidacin de obras por Administracin


Directa.

Unidades didcticas

UNIDAD 1

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LIQUIDACIN POR ADMINISTRACIN


DIRECTA: NORMA CONTRALORA
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TRMINO Y RECEPCIN DE OBRA

Se produce la Liquidacin de obras por administracin directa


cuando se da por concluida una obra en la que una Unidad Eje-
cutora, ha ejecutado la obra utilizando su infraestructura, su pro-
pio personal, su equipo mecnico, y ha adquirido directamente
los materiales, de acuerdo al cronograma y actividades del expe-
diente tcnico de la obra en concordancia con las normas legales
vigentes.

Esta liquidacin se ve apoyada con la formalidad del trmino y


recepcin de la obra, el cual se documenta con un acta de re-
cepcin de obra que es un documento pblico elaborado por los
integrantes de la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra, el
Residente de Obra y el Supervisor o Inspector de Obra.

Para esta recepcin de obra el Ingeniero Residente de la Obra re-


mitir a su superior inmediato, el Jefe de la Unidad Ejecutora, la
Documentacin Tcnica Administrativa-Financiera del Proyecto de
Inversin ejecutado, teniendo un plazo que no exceder de cinco
(5) das hbiles de culminada la meta, paralizada la ejecucin por
falta o trmino de Presupuesto o por finalizacin del ejercicio Presu-
puestal, lo que ocurra primero. El jefe de la Unidad ejecutora, previa
revisin y conformidad del Informe del Ingeniero Residente remitir
su informe a la Gerencia de Infraestructura y/o quien haga sus ve-
ces, en un plazo mximo de cinco das hbiles, indicando que los
trabajos ejecutados se encuentran en condiciones de ser recepcio-
nados y solicitando disponer el apersonamiento de la Comisin de
Recepcin o Verificacin.

La Gerencia de Infraestructura o quien haga sus veces emitir su


Informe con la documentacin Tcnica-Administracin-Financiera
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a la Gerencia de Supervisin y Liquidacin o dependencia respon-


sable.

El Gerente de Supervisin y Liquidacin, evaluar el Informe y desig-


nar la Comisin de Recepcin de los Trabajos, que deber estar
integrada como mnimo por dos miembros:

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Un Ingeniero CIP o Arquitecto CAP (segn el tipo de Obra),


que no haya participado en la ejecucin, ni en la supervisin,
quien presidir la comisin.

Un contador Pblico o Colegiado.

VERIFICACIN DE VALORIZACIONES Y PAGOS EFECTUA-


DOS: FACTURAS, BOLETAS DE VENTA, R.H.P.
Verificacin de Valorizaciones

La valorizacin es la cuantificacin econmica de un avance fsi-


co, realizado en un periodo dado, tienen el carcter de pagos a
cuenta. Corresponde al contratista y al supervisor o inspector -de
forma conjunta-, formular y valorizar los metrados de obra ejecuta-
dos en un determinado periodo; precisando que, de no presentar-
se el supervisor o inspector para elaborar la valorizacin, el contra-
tista debe formularla.

Las valorizaciones sern elaboradas el ltimo da de cada perodo


previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor
y el contratista, en funcin de los metrados ejecutados, el plazo
mximo de aprobacin por el inspector o el supervisor de las va-
lorizaciones y su remisin a la Entidad para perodos mensuales ,
es de cinco (5) das, contados a partir del primer da hbil del mes
siguiente al de la valorizacin respectiva, y ser cancelada por la
Entidad en fecha no posterior al ltimo da de tal mes. A partir del
vencimiento del plazo previsto para que la Entidad pague las valori-
zaciones al contratista, este tiene derecho al reconocimiento de los
intereses pactados en el contrato o, en su defecto, al inters legal,
de conformidad con los artculos 1244, 1245 y 1246 del Cdigo
Civil

En tal sentido, para que el pago de una valorizacin se haga efec-


tivo, el contratista, conjuntamente con el inspector o supervisor,
debe formular la valorizacin el ltimo da del periodo establecido
en las Bases; es decir, presentar el clculo econmico de los me-
trados de obra ejecutados dentro del referido periodo, a efectos
que el supervisor o inspector los apruebe y los presente a la Entidad
para su pago.

El pago de valorizaciones y la recepcin de obra son procedimien-


tos independientes, pudiendo incluso tramitarse paralelamente,
cuando la ltima o nica valorizacin se elabore en el mismo pe-
riodo que la recepcin de obra, una vez culminada la ejecucin
de sta.

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En esa medida, para la procedencia del pago de una valorizacin


nica no se requiere que la Entidad haya recepcionado la obra
previamente, en tanto la normativa de contrataciones y adquisicio-
nes del Estado no establece tal requisito.

Le corresponde al inspector o supervisor verificar que la valorizacin


presentada por el contratista corresponda a los metrados efectiva-
mente ejecutados en el periodo valorizado, hecho que, de com-
probarse, generaba la aprobacin de la valorizacin y su presenta-
cin a la Entidad para que esta realizara el pago correspondiente.

Cabe precisar que la intervencin del inspector o supervisor en la


formulacin y aprobacin de las valorizaciones no enerva la po-
testad de la Entidad de verificar la procedencia del pago de una
determinada valorizacin, ello en su calidad de garante del inters
pblico que subyace a la contratacin.

Pagos en contrataciones pblicas

El pago constituye una actuacin administrativa que se encuentra


comprendida en la tercera fase del procedimiento de contratacin
pblica. A fin de analizar y evaluar la procedencia de un pago, se
debe verificar la existencia previa de las siguientes actuaciones, en
la primera y segunda fase:

Primera fase: Fase de Programacin o Actos Preparatorios

Requerimiento.

Incorporacin en el Plan Anual de Contrataciones, salvo ex-


cepcin (*).

Caractersticas Tcnicas Mnimas.

Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado.

Disponibilidad Presupuestal.

Aprobacin del Expediente de Contratacin.

Designacin de Comit Especial, salvo excepciones (**).


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Elaboracin de Bases Administrativas.

Aprobacin de Bases Administrativas.

Pre publicacin de Bases Administrativas (opcional).

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(*) Por ejemplo, el caso de la Adjudicacin de Menor Cuanta No


Programable.

(**) Por ejemplo, en el caso que exista un Comit Especial Perma-


nente o se trat de una contratacin derivada de una exoneracin
de proceso de seleccin o sujeta a Convenio Marco.

Segunda fase: Fase de Seleccin

Convocatoria.

Formulacin de Consultas y/u Observaciones, de ser el caso.

Absolucin de Consultas y/u Observaciones.

Integracin de Bases.

Presentacin de Propuestas.

Evaluacin de Propuestas.

Otorgamiento de la Buena Pro.

Consentimiento de la Buena Pro y/o resolucin de recurso de


apelacin.

Procedimiento para suscripcin de contrato.

Una vez verificadas estas actuaciones, se formaliza el contrato, me-


diante la suscripcin de un documento o a travs de la notificacin
de la orden de compra u orden de servicio, segn sea el caso.
Esta es la fase de ejecucin contractual, donde se realizan diferen-
tes actuaciones como: las modificaciones al contrato (addendas),
siempre que se encuentren dentro de los parmetros de la norma-
tiva de contratacin pblica para casos tales como adicionales,
ampliaciones, subcontratacin, cesin de derechos, entre otros. El
vnculo contractual culmina con la verificacin del otorgamiento
de la conformidad y liquidacin en casos de consultoras de obras
y obras y el pago respectivo. Para comprender mejor los procedi-
mientos previos y necesarios al pago, revisaremos los siguientes
subtemas: la conformidad, los documentos necesarios y el plazo
para otorgar la conformidad, y otros aspectos relevantes relaciona-
dos al presupuesto y la ejecucin del gasto pblico.

A. Conformidad

La conformidad de la prestacin es el acto por el cual el rgano


de administracin o en su caso, el rgano establecido en las Bases
como puede ser el rea usuaria, el rea tcnica u otro, sin perjuicio
de lo que se disponga en las normas de organizacin interna de la

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Entidad, otorga la aprobacin total o parcial a la ejecucin de la


prestacin materia del contrato realizada por el contratista.

Para que se otorgue la conformidad, la Entidad necesita verificar el


cumplimiento de la prestacin sealada en el contrato conforme a
las caractersticas tcnicas y condiciones establecidas en el reque-
rimiento; es decir, debe comprobar la entrega o suministro del bien,
la realizacin del servicio o la ejecucin de la obra en los mismos
trminos y condiciones que el requerimiento:

En la contratacin de bienes, la Entidad requerir la entrega


del nmero total o parcial de bienes adquiridos, respectiva-
mente, dependiendo si se trata de una adquisicin en una
sola entrega o del suministro peridico de bienes.

En la contratacin de un servicio, la prestacin del mismo se


verifica con la realizacin del mismo (total o parcial si se trata
de ejecucin peridica), y en algunos casos, cuando se trata
de consultoras, ello se refleja en un producto a entregar a la
Entidad a travs de informes.

En la ejecucin de obras, estamos hablando del trmite de


recepcin de la obra sealado en el artculo 210 del Regla-
mento.

En todos los casos (bienes, servicios y obras), siempre se considera


que la ejecucin de la prestacin se debe realizar dentro del plazo
que seale el contrato. De lo contrario, la Entidad aplicar las res-
pectivas penalidades.

Otro documento necesario para la Entidad para otorgar la confor-


midad es el informe del funcionario responsable del rea usuaria,
quien debe verificar la calidad, cantidad y cumplimiento de las
condiciones contractuales, debiendo realizar las pruebas que fue-
ran necesarias.

B. Plazo para el otorgamiento de la conformidad

Conforme lo seala el artculo 181 del Reglamento, el responsa-


ble de dar la conformidad de recepcin de los bienes o servicios
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deber hacerlo en un plazo que no exceder de los diez (10) das


calendario de ser recibidos stos. Es decir, el plazo mximo para
que la Entidad otorgue la conformidad de la prestacin de un con-
trato con el Estado, para bienes y servicios, es de diez (10) das
calendario contados desde el da siguiente de su recepcin. La
Entidad tiene el deber de emitir la conformidad de la ejecucin de
la prestacin, con los documentos necesarios y dentro del plazo

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de ley; ello debe indicarlo en un acta. La excepcin a la consig-


nacin de la conformidad mediante acta se da en el tratamiento
de las Adjudicaciones de Menor Cuanta distintas a las consultoras
y a la ejecucin de obras, en las cuales la conformidad se puede
consignar en las rdenes de compra o de servicio. No se emitir
conformidad cuando los bienes o servicios no cumplan manifies-
tamente con las caractersticas y condiciones ofrecidas. En estos
casos la Entidad no realizar la recepcin y considerar como no
ejecutada la prestacin, aplicando las penalidades que corres-
pondan, segn lo que se ha establecido en el contrato. En caso
el contratista entregue los bienes o preste el servicio objeto de la
prestacin, la Entidad podr manifestar su disconformidad al con-
tratista por la prestacin recibida dentro de ese plazo de diez (10)
das que la Entidad; sin embargo, no se da en todos los supuestos.
Solo cuando no se trate de un caso de incumplimiento manifiesto
de las caractersticas y/o condiciones ofrecidas, la Entidad, de no
encontrar conforme la ejecucin de la prestacin, consignar las
observaciones que considere en el acta respectiva. En esa misma
acta de observaciones, la Entidad deber otorgar al contratista un
plazo prudencial para la subsanacin de las observaciones, que
no puede ser menor de dos (02) ni mayor de diez (10) das calen-
darios. Si el contratista no subsana dichas observaciones dentro
del plazo sealado para tales efectos, la Entidad estar facultada
para resolver el contrato una vez vencido el plazo otorgado. Ello, sin
perjuicio que aplique las penalidades que correspondan.

C. Aspectos relacionados a la ejecucin del gasto pblico

De conformidad con lo dispuesto en el Subcaptulo II: Gestin Pre-


supuestaria de los Fondos y Gastos Pblicos del Captulo IV: Ejecu-
cin Presupuestaria de la Ley N 28411, Ley General del Sistema
Nacional de Presupuesto Pblico, la ejecucin del gasto pblico
comprende las siguientes etapas:

1. Compromiso

Es el acto mediante el cual se acuerda, luego del cumplimiento


de los trmites legalmente establecidos1 , la realizacin de gastos
previamente aprobados, por un importe determinado o determi-
nable, afectando total o parcialmente los crditos presupuestarios,
en el marco de los Presupuestos aprobados y las modificaciones
presupuestarias realizadas. El compromiso se efecta con poste-
rioridad a la generacin de la obligacin nacida de acuerdo a Ley,
sea que se trate de un contrato o convenio. El compromiso debe
afectarse preventivamente a la correspondiente cadena de gasto,

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reduciendo su importe del saldo disponible del crdito presupues-


tario, a travs del respectivo documento oficial. Los funcionarios y
servidores pblicos realizan compromisos dentro del marco de los
crditos presupuestarios aprobados en el presupuesto para el ao
fiscal. Las acciones que contravengan lo antes establecido gene-
ran las responsabilidades correspondientes.

2. Devengado

Es el acto mediante el cual se reconoce una obligacin de pago,


derivada de un gasto aprobado y comprometido, que se produce
previa acreditacin documental ante el rgano competente de la
realizacin de la prestacin o el derecho del acreedor. El recono-
cimiento de la obligacin debe afectarse al presupuesto institucio-
nal, en forma definitiva, con cargo a la correspondiente cadena
de gasto. El devengado es regulado en forma especfica por las
normas del Sistema Nacional de Tesorera. As, el numeral 3.2 del
artculo 3 de la Resolucin Directoral N 001- 2011-EF/77.15, por la
que se dictaron disposiciones complementarias a la Directiva de
Tesorera N 001-2007-EF/77.15, seala que la informacin del Gas-
to Devengado debe registrarse y transmitirse a travs del Sistema
Integrado de Administracin Financiera del Sector Pblico (SIAF-SP)
dentro de los tres (3) das hbiles de producida la conformidad de
la recepcin de los bienes o servicios, o la recepcin de la corres-
pondiente valorizacin, a que se contraen los artculos 181 y 197
del Reglamento.

3. Pago

El pago es la etapa final de la ejecucin del gasto pblico. Es el


acto mediante el cual culmina el contrato regulado por la norma-
tiva de contratacin estatal, es decir, la fase de ejecucin contrac-
tual. El artculo 37 de la Ley General del Sistema Nacional de Pre-
supuesto Pblico establece tres (03) supuestos a seguir en el caso
de los compromisos y devengados a la culminacin del ao fiscal:

Los gastos comprometidos y no devengados al 31 de diciem-


bre de cada ao fiscal pueden afectarse al presupuesto ins-
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titucional del perodo inmediato siguiente, previa anulacin


del registro presupuestario efectuado a la citada fecha. En tal
caso, se imputan dichos compromisos a los crditos presu-
puestarios aprobados para el nuevo ao fiscal.

Los gastos devengados y no pagados al 31 de diciembre de


cada ao fiscal se cancelan durante el primer trimestre del
ao fiscal siguiente, con cargo a la disponibilidad financiera

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existente correspondiente a la fuente de financiamiento a la


que fueron afectados.

Con posterioridad al 31 de diciembre no se pueden efectuar


compromisos ni devengar gastos con cargo al ao fiscal que
se cierra en esa fecha.

Procedimientos para el pago

A efectos de pagar oportunamente aquellas obligaciones contrac-


tuales derivadas de procesos de seleccin sujetos al mbito de
aplicacin de la normativa de contratacin pblica, resulta nece-
sario conocer cules son aquellos procedimientos y disposiciones
que la Administracin Pblica debe seguir para cumplir con la pres-
tacin a su cargo.

A. El pago

Es el acto mediante el cual se extingue, en forma parcial o total, el


monto de la obligacin reconocida, debiendo formalizarse a tra-
vs del documento oficial correspondiente. Se prohbe efectuar el
pago de obligaciones no devengadas. Al igual que en el caso del
devengado, el pago es regulado en forma especfica por las nor-
mas del Sistema Nacional de Tesorera.

Para efectuar el pago, la Entidad debe verificar lo siguiente:

Que se haya otorgado la conformidad de la prestacin.

Que en contratista haya presentado el respectivo compro-


bante de pago (factura, recibo de honorarios).

En el caso de bienes, la Entidad verificar adems que en los


documentos sustentatorios se incluya la gua de internamien-
to de los bienes entregados.

En el caso de un consorcio contratista, la Entidad debe verificar que


se encuentre el contrato de consorcio formalizado ante Notario P-
blico, que fuera solicitado para la suscripcin del contrato, (dado
que en ese documento se sealan las obligaciones y porcentajes
de participacin de cada uno de los consorciados, conforme lo
sealaron en la promesa formal de consorcio presentada en su
propuesta tcnica), a efectos de verificar en este y otros documen-
tos si seala a cul de los miembros del consorcio debe efectuar el
depsito del monto a pagar.

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B. Forma en la que realiza el pago

La regla general es que el pago a los proveedores que contratan


con el Estado se debe realizar mediante abono en sus cuentas
bancarias. Para tal efecto, para la formalizacin del contrato, el
ganador de la Buena Pro debe entregar su cdigo de cuenta inter-
bancaria (CCI).

Si el contratista es un consorcio, debe indicar el CCI de la persona


natural o jurdica, miembro del consorcio a favor de quien se reali-
zar el depsito del monto del contrato; toda vez que no se puede
realizar el depsito simultneo a todas las personas que conforman
el consorcio.

A continuacin revisaremos la forma de pago de abono en cuenta


y otras formas de pago excepcionales:

1. Obligacin de pago a proveedores con abono en sus cuentas


interbancarias

Conforme al artculo 26 de la Directiva de Tesorera N 001-2007-


EF/77.15, es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo
a los fondos administrados y canalizados a travs de la Direccin
Nacional de Tesoro Pblico, incluyendo a los encargos otorgados,
se efecten a travs de abono directo en sus respectivas cuentas
bancarias.

Para tal efecto, las Entidades requerirn al proveedor su cdigo de


cuenta interbancario (CCI), en la oportunidad en el momento en
que se inicia su relacin contractual. En el caso de pagos a empre-
sas de servicios pblicos, es obligatorio que se les remita el detalle
de los recibos que han sido cancelados mediante dicha modali-
dad, antes de la fecha de vencimiento del recibo correspondiente.

Por tal motivo, el citado artculo dispone que las Entidades deben
precisar en las Bases de los procesos de seleccin que convoquen,
la obligacin de hacer uso de dicha modalidad de pago, de ma-
nera que incluso aquellos proveedores que, por razones propias,
carezcan de una cuenta bancaria en una entidad financiera distin-
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ta del Banco de la Nacin, puedan abrir una cuenta en esta institu-


cin, en el marco de lo establecido en su Estatuto aprobado por el
Decreto Supremo N 07-94-EF, modificado por el Decreto Supremo
N 207-2004-EF.

Para el abono en las cuentas de los proveedores se tendr en con-


sideracin lo siguiente:

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En la oportunidad del registro del gasto comprometido en el


SIAF-SP, la Entidad procede a ingresar el cdigo de cuenta
interbancario (CCI) del proveedor, para su correspondiente
validacin.

La validacin del cdigo de cuenta interbancario (CCI) con-


siste en la verificacin, a travs de la cmara de compensa-
cin electrnica, de la vigencia de la cuenta y de su respec-
tivo titular.

Una vez concluida la validacin, el indicado cdigo de


cuenta interbancario (CCI) queda confirmado en el SIAF-SP
como nico los abonos que se efectan, inclusive para otras
transacciones con cualquier Entidad.

El cdigo de cuenta interbancario (CCI) confirmado puede


ser sustituido por otro cdigo de cuenta interbancario (CCI), a
pedido expreso del proveedor.

Una vez aprobado el compromiso, procede a registrar el gas-


to devengado, de acuerdo a lo dispuesto en la mencionada
directiva.

En la oportunidad del registro del gasto girado en el SIAF-SP,


se consigna el monto a ser abonado en el cdigo de cuenta
interbancario (CCI) del proveedor.

El monto a ser abonado, el nombre o razn social del pro-


veedor, el registro nico de contribuyente (RUC) y el cdigo
de cuenta interbancario (CCI) deben constar en el compro-
bante de pago.

El pago se realiza mediante la transferencia electrnica de


fondos a la cuenta del proveedor, debitndose la subcuenta
bancaria de gasto u otra cuenta bancaria de la entidad au-
torizada por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico.

El pago a proveedores mediante el abono en sus cuentas es efec-


tuado nicamente por las personas acreditadas por la Direccin
Nacional de Tesoro Pblico ante el Banco de la Nacin, como res-
ponsables titulares y suplentes del manejo de las cuentas bancarias
de la Unidad Ejecutora.

Dicho pago queda sustentado con la informacin del dbito regis-


trado por el Banco de la Nacin y procesado en el SIAF-SP en las
cuentas bancarias de la Entidad y con el comprobante de pago.
De esta manera, la factura u otro comprobante presentado por el

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proveedor en la fase del gasto devengado queda cancelado con


la transferencia electrnica abonada en la cuenta del proveedor.

2. Pago mediante cheques y cartas a la orden

El pago mediante cheque solo procede en caso de excepciones.


Para el giro de cheques, adems de las formalidades establecidas
en la Ley N 27287 Ley de Ttulos Valores, se debe tener en cuenta
lo siguiente:

Suscripcin mancomunada por parte de los funcionarios


acreditados.

Atencin del orden de su numeracin e impresin de la frase


No Negociable.

A nombre del emisor de los comprobantes de pago estable-


cidos por la SUNAT.

Al respecto, el artculo 30 de la Directiva de Tesorera N 001-2007-


EF/77.15 seala que, de estimarlo pertinente, el Director General
de Administracin o quien haga sus veces puede establecer un
determinado rgimen mancomunado de firmas y su vigencia, ha-
cindolo de conocimiento de la entidad bancaria.

As, el artculo 31 de la misma norma indica que las Entidades pue-


den usar cheques, en forma excepcional, slo para los siguientes
pagos:

Al personal cuyo contrato no exceda de cuatro (4) meses.

Por retenciones tales como AFP, ONP, tributos y descuentos au-


torizados por el trabajador o pensionista.

Al personal de la Entidad por concepto de encargo, habili-


tacin y reposicin del fondo para pagos en efectivo o caja
chica y para el pago de jornales.

A los proveedores imposibilitados de abrir cuentas bancarias


en el Sistema Financiero Nacional. 9 Con cargo a fondos dis-
tintos de los autorizados por la Direccin Nacional de Tesoro
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Pblico.

Viticos, cuando no pueda utilizarse la modalidad del abono


en cuentas bancarias.

Subvenciones a favor de personas naturales o jurdicas, auto-


rizadas de acuerdo a ley.

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Tributos y tasas a las que se encuentre obligada la Entidad, en


su condicin de contribuyente.

A las empresas que prestan servicios pblicos, nicamente


cuando la Entidad, por razones del sistema de cobranza de
dichas empresas, no pueda brindar la informacin que per-
mita identificar los correspondientes recibos.

Por compras con la modalidad de pago contra entrega, si as


lo estipula el respectivo contrato.

Por cesin de derechos, debidamente acreditados.

Por devolucin de montos a personas naturales o jurdicas por


cobros en exceso o por la cancelacin de un servicio.

Otros casos que apruebe la Direccin Nacional de Tesoro P-


blico.

Para el caso de las cartas orden, estas deben ser numeradas en


forma correlativa por cada cuenta bancaria y por cada ao fiscal.
Para tal efecto, el campo del SIAF-SP correspondiente a la numera-
cin de las cartas orden slo acepta ocho (08) caracteres numri-
cos; los cuatro primeros para el ao fiscal y los cuatro ltimos para
el correlativo de su emisin. Solo para conocimiento de los provee-
dores, les indicamos que el artculo 33 de la Directiva de Tesorera
N 001-2007-EF/77.15 seala lo siguiente:

El Banco de la Nacin paga los cheques girados o atiende


las cartas orden emitidas contra subcuentas bancarias de
gasto o cuentas bancarias de reversin encargos, si su pre-
sentacin se efecta dentro de los treinta (30) das calendario
contados a partir de la fecha de giro o emisin.

El gasto girado que haya caducado debe ser anulado y registra-


do en el SIAF-SP. De mantenerse la obligacin de pago, la Entidad
establecer el procedimiento para su reprogramacin y posterior
aprobacin por parte de la Direccin Nacional de Tesoro Pblico.

Es obligatorio efectuar verificaciones mensuales de las trans-


ferencias electrnicas, de los cheques y de las cartas orden
atendidas por el Banco de la Nacin con la informacin ob-
tenida del SIAF-SP.

Debe verificarse que el monto total de los cargos efectuados


en el mes, en la subcuenta bancaria de gasto, por transfe-
rencias electrnicas, cheques pagados y cartas orden no ex-
ceda el total de las autorizaciones de pago aprobadas en el
mismo perodo.
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3. Procedimiento para el pago

El artculo 14 de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15 sea-


la que el pago extingue, parcial o totalmente, la obligacin contra-
da hasta por el monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-
SP, con cargo a la correspondiente especfica del gasto, cualquiera
sea la fuente de financiamiento.

Para ello es indispensable que:

Se haya recibido, a travs del SIAF-SP, las autorizaciones de


giro y de pago correspondientes, en el caso de los fondos
administrados y procesados a travs de la Direccin Nacional
de Tesoro Pblico.

Se haya verificado la disponibilidad de los montos deposita-


dos en la respectiva cuenta bancaria, en el caso de fondos
provenientes de otras fuentes de financiamiento.

Asimismo, dicho artculo indica que no procede el pago si no se


ha consignado en los documentos relacionados con la obligacin
contractual el nmero de registro SIAF- SP correspondiente, confor-
me lo establece el artculo 32 de la Ley N 28693, Ley General del
Sistema Nacional de Tesorera

C. Plazo para el pago

La regla general es que el pago debe realizarlo la Entidad despus


de ejecutada la prestacin, parcial o total, despus de emitida la
conformidad del bien o servicio y entregado el comprobante de
pago respectivo. No obstante, cabe una excepcin: se efecta
antes de ejecutada la prestacin, segn su naturaleza, cuando por
razones de mercado el pago del precio sea condicin para la en-
trega de los bienes o la realizacin del servicio.

El pago se realiza por el total del monto del contrato o por presta-
ciones parciales o peridicas; si as lo indican las Bases y el con-
tratista lo solicita presentando la documentacin que justifique el
pago y acredite la existencia los bienes o la prestacin de los servi-
cios. En el caso de prestaciones parciales o peridicas, la Entidad
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pagar al contratista el valor de los bienes y servicios contratados


en cumplimiento del objeto del contrato. Los montos entregados se
consideran como pagos a cuenta.

El artculo 181 del Reglamento no establece un plazo perentorio


para que la Entidad realice el pago al contratista, sino que lo deja
a su discrecin sealar un plazo para dicho efecto en las Bases o

23
Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

en el contrato. En otras palabras, es en uno de los dos (02) docu-


mentos que se debe sealar dicho plazo.

Sin embargo, el artculo 5 de la Resolucin Directoral N 001-2011-


EF/77.15 s establece un plazo mximo a seguir para que las En-
tidades procedan a efectuar el pago, que es de treinta (30) das
calendario de su procesamiento en el SIAF-SP, conforme se seala
continuacin:

Artculo 5.- Plazo para el pago

5.1. En el marco de lo dispuesto en la Stima Disposicin Comple-


mentaria y Final de la Ley N 29628, Ley de Equilibrio del Presupues-
to del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2011, el pago del Gasto
Devengado por toda fuente de financiamiento, debidamente for-
malizado y registrado debe realizarse dentro de los 30 das calen-
dario de su procesamiento en el SIAF-SP (Devengado en estado
A), para cuyo efecto el registro del Gasto Girado se transmite con
la debida antelacin.

En ese contexto, el numeral 5.2 del artculo 5 mencionado seala


que el registro del gasto girado transmitido fuera del plazo esta-
blecido en el numeral precedente, ser procesado previa solicitud
expresa a la Direccin Nacional de Tesoro Pblico. Esta solicitud
deber ser formulada por el Director General de Administracin o
quien haga sus veces en la Unidad Ejecutora o Municipalidad, y
deber adjuntar copia del informe remitido al rgano de Control
Institucional, en el cual se detalla las razones que motivaron la falta
de oportunidad en el pago.

En esta norma no se establece sancin alguna para la Entidad por


no efectuar el pago en el plazo mximo permitido. No obstante,
este plazo es muy importante porque actualmente los proveedores
saben que la Entidad no puede demorarse seis (06) meses para
efectuar el respectivo pago, despus de otorgada la conformidad.
Ello podra tener un efecto contrario al desincentivo de las demoras
que se pueden generar para dicho acto.

La norma de contratacin pblica es la que establece las conse-


cuencias de no pagar dentro del plazo que se seal en las Bases
o en el contrato. El artculo 48 de la Ley seala que en caso de
atraso en el pago por parte de la Entidad, salvo que se deba a
caso fortuito o fuerza mayor, esta reconocer los interese legales
correspondientes.

As, si la Entidad no paga dentro del plazo que seale las bases
o el contrato, sino luego de vencido aquel, el retraso gener au-

24
Liquidacin por Administracin Directa:
Anotaciones
Norma Contralora N 195-88-CG

tomticamente el derecho del contratista a solicitar el pago de


los intereses legales, contado desde la oportunidad en que debi
efectuarse.

Constancia de prestacin y aspectos relacionados al pago

El artculo 178 del Reglamento establece que, una vez otorgada


la conformidad de la prestacin, el rgano de administracin o el
funcionario designado expresamente por la Entidad es el nico au-
torizado para otorgar al contratista, de oficio o a pedido de parte,
una constancia que deber precisar, como mnimo:

La identificacin del objeto del contrato.

El monto correspondiente.

Las penalidades en que hubiera incurrido el contratista.

Solo se podr diferir la entrega de la constancia en los casos en que


hubiera penalidades, hasta que sean canceladas. Los artculos 44,
45, 46 y 47 del Reglamento establecen que estas constancias o
certificados se utilizarn para evaluar el factor de evaluacin cum-
plimiento de la prestacin, en las contrataciones de bienes, servi-
cios en general, servicios de consultora y obras.

Si bien la normativa de contratacin pblica indica que la eva-


luacin debe efectuarse en funcin del nmero de constancias o
certificados que acrediten que las contrataciones empleadas para
acreditar la experiencia del postor se ejecutaron sin incurrir en pe-
nalidades, debe haber una vinculacin entre la documentacin
presentada para acreditar la experiencia del postor y la presentada
para acreditar el factor referido al cumplimiento de la prestacin.

Esta exigencia se justifica pues no solo es importante determinar la


experiencia del postor en determinada actividad, sino que esta ex-
periencia, que determinar su eleccin como proveedor, haya sido
adquirida a travs de prestaciones ejecutadas de manera eficiente
y diligente.

El objeto del factor cumplimiento de la prestacin no es slo eva-


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luar el nmero de relaciones contractuales en las que particip el


postor, pues ello es evaluado por el factor experiencia, ni su com-
portamiento en general; sino el comportamiento en las prestacio-
nes que el postor emplee para que su propuesta sea considerada
la ms adecuada para satisfacer las necesidades de la Entidad.
De all la vinculacin exigida entre unas y otras.

25
Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

En este sentido, la Direccin Tcnica Normativa del Organismo


Supervisor de las Contrataciones del Estado OSCE, a travs de
sus pronunciamientos, y atendiendo al objeto y razonabilidad del
factor cumplimiento de la prestacin, ha propuesto la siguiente
frmula de evaluacin:

A. Relacin de la constancia de prestacin con el factor de evalua-


cin cumplimiento de la prestacin

En una observacin se cuestion la metodologa de asignacin


de puntaje del factor de evaluacin cumplimiento del servicio.
De acuerdo con ella, para obtener el mximo puntaje en el factor
citado, resulta necesaria la presentacin de cinco (05) certificados
o constancias en las que se pueda verificar que las relaciones con-
tractuales presentadas para acreditar la experiencia se ejecutaron
sin incurrir en penalidades.

El cuestionamiento se sustent en el hecho que los certificados


o constancias de cumplimiento deben encontrarse relacionados
con los documentos presentados para acreditar la experiencia. La
metodologa cuestionada obliga a los postores a acreditar su expe-
riencia con cinco relaciones contractuales por lo menos; pues, en
caso contrario, no podran obtener el mximo puntaje en el factor
relacionado con el nivel de cumplimiento de dichas contratacio-
nes. Ello pondra en desventaja a los postores que acrediten su ex-
periencia con un nmero menor de relaciones contractuales, aun
cuando todas estas se hayan ejecutado sin incurrir en penalidades.

Al respecto, el OSCE emiti el Pronunciamiento N 278-2009/DTN


sealando lo siguiente:

De acuerdo con las Bases, se otorgar seis (6) puntos por


cada constancia o certificado que acredite que el servicio
relacionado con dicho documento fue ejecutado sin incurrir

26
Liquidacin por Administracin Directa:
Anotaciones
Norma Contralora N 195-88-CG

en penalidades, siempre que dicho servicio sea uno de los


presentados para acreditar la experiencia del postor. El mxi-
mo puntaje ser treinta (30) puntos.

Si bien el numeral 2 a) del artculo 45 del Reglamento indica


que la evaluacin debe efectuarse en funcin del nmero
de constancias o certificados que acrediten que los servicios
presentados para acreditar la experiencia del postor se eje-
cutaron sin incurrir en penalidades, siempre que no se exija
ms de diez (10) servicios para otorgar el mximo puntaje5,
del citado numeral se desprende que la normativa en con-
trataciones ha establecido un correlato entre la documenta-
cin presentada para acreditar la experiencia del postor y la
presentada para acreditar el factor referido al cumplimiento
de la prestacin.

La vinculacin que exige la normativa de contratacin pbli-


ca reside en que no slo es importante determinar la expe-
riencia del postor en determinada actividad, sino que ade-
ms resulta trascendente que la experiencia que determinar
su eleccin como proveedor, haya sido adquirida a travs de
prestaciones ejecutadas de manera eficiente y diligente.

La finalidad de la normativa no es evaluar el nmero de re-


laciones contractuales en las que particip el postor, que es
evaluado por el factor experiencia, ni su comportamiento
en general, sino el comportamiento en las prestaciones que
este empleen para que su propuesta sea considerada la ms
adecuada para satisfacer las necesidades de la Entidad. De
all la vinculacin exigida entre unas y otras.

Con la metodologa prevista por las Bases, podra presentarse


el caso en que un proveedor haya obtenido la experiencia
necesaria para obtener el mximo puntaje en tal factor (y, por
tanto ser, en ese aspecto, la mejor opcin para la Entidad)
con un nmero de prestaciones menor al exigido para ob-
tener el mximo puntaje en el factor que evala su compor-
tamiento como proveedor (cumplimiento de prestaciones),
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con lo que, aun cuando la totalidad de dichas prestaciones


se hayan ejecutado sin incurrir en penalidades, no podra ob-
tener el puntaje que, por su comportamiento como agente
de mercado, le correspondera.

Podra presentarse el caso en que dos postores acrediten la


experiencia necesaria para obtener el mximo puntaje en
dicho factor: el primero de ellos la acredita con cinco relacio-

27
Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

nes contractuales, de las cuales tres fueron ejecutadas sin pe-


nalidades; mientras que el segundo acredita su experiencia
con tan solo dos relaciones contractuales, ejecutadas am-
bas sin incurrir en penalidades. En este supuesto, con la me-
todologa de evaluacin empleada, el postor que present
un comportamiento menos adecuado en la obtencin de la
experiencia que presenta para ser elegido como proveedor
de la entidad, obtendra un puntaje mayor que aquel que
obtuvo toda su experiencia con un comportamiento ideal.

En atencin a estas consideraciones, el OSCE decidi aco-


ger la observacin. Por tanto, debe reformularse el factor
de modo tal que no resulte necesario presentar un nmero
preestablecido de relaciones contractuales para obtener el
mximo puntaje.

Considerando que el objeto y razonabilidad del factor en


cuestin es que la experiencia del postor se sustente en con-
trataciones ejecutadas de manera eficiente y diligente, el
OSCE propuso la siguiente frmula de evaluacin:

Finalmente, el OSCE precisa que se debe tener presente que an


cuando la norma denomine constancias o certificados a los docu-
mentos con los que se acreditar el presente factor, no puede pre-
tenderse que tal acreditacin se efecte nicamente con aquellos
documentos que cuenten con tal denominacin, sino que, inter-
pretando los trminos en cuestin en su acepcin ms amplia, el
factor podr ser acreditado mediante la presentacin de cualquier
documento en el que conste o se certifique que el servicio presen-
tado para acreditar la experiencia fue ejecutado sin penalidades.

B. Modelo de constancia de prestacin o de cumplimiento de la


prestacin

28
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

C. Aspectos relevantes del pago


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El pago se realiza por el monto sealado en el contrato; sin embargo, este monto puede modificarse por
cuestiones de mercado, solo en caso se haya previsto expresamente dicha opcin en las Bases, como por
ejemplo por causa de aumento en los costos de materiales, entre otras causas.

29
Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

Los reajustes permitidos slo se aplican cuando las condiciones


que dieron origen al contrato han variado. El reajuste del precio
(hacia arriba o abajo) se aplica cuando se produce incremento en
los costos del contratista. Algunos ejemplos cuya causa es una nor-
ma expresa son los casos de Impuesto General a las Ventas (IGV) y
de Remuneracin Mnima Vital (RMV).

El efecto del pago es la culminacin del contrato y el cierre del


Expediente de Contratacin respectivo. Para el caso de bienes y
servicios, el contrato concluye con la conformidad de la ltima
prestacin ms el pago correspondiente; y para el caso de obras,
el contrato concluye con el consentimiento de la liquidacin ms
el pago correspondiente.

La recepcin conforme y la realizacin del pago no invalida el


derecho de la Entidad a reclamar posteriormente al contratista por
defectos o vicios ocultos. Las controversias que surjan se pueden
resolver en la va conciliatoria y/o arbitral, incluyendo los que sean
por causa de defectos o vicios ocultos.

Los plazos para el reclamo por vicios ocultos, en bienes y servicios


es no menor a un ao (01) contado a partir de la conformidad otor-
gada; con excepcin de bienes fungibles o perecibles, siempre
que no se adecen al plazo; y para el caso de obras, el plazo para
el reclamo de vicios ocultos es no menor a siete (07) aos.

LIQUIDACIN TCNICO FINANCIERA

El responsable de la ejecucin del proyecto, en un plazo no mayor


de 30 das calendario de concluido el proyecto, remitir toda la
documentacin de ejecucin de la obra o proyecto, segn sea
el caso, al responsable de realizar la Liquidacin de Proyectos de
Inversin Pblica.

Los documentos a presentar son los siguientes:

Para la Liquidacin Tcnica:

1. Informe de Pre Liquidacin

a. Copia del documento que declara la viabilidad del proyecto.

b. Estudio Definitivo y documento de aprobacin.

c. Copias de resoluciones.

d. Especificaciones Tcnicas segn el Estudio Definitivo o Expe-


diente Tcnico.

30
Liquidacin por Administracin Directa:
Anotaciones
Norma Contralora N 195-88-CG

e. Presupuesto de las partidas ejecutadas.

f. Especificaciones Tcnicas y/o replanteo del proyecto conclui-


do.

g. Informe de ejecucin presupuestal del proyecto concluido


desagregado por especifica de gasto de acuerdo al clasifi-
cador del gasto pblico..

h. Expediente de modificacin presupuestal y resoluciones de


aprobacin y formatos SNIP.

i. Documento de aprobacin de entregables

j. Verificacin fsica in situ, efectuada por el responsable de la


elaboracin de la Liquidacin Tcnica de los avances fsicos
de las actividades o metas ejecutadas.

k. Relacin de ensayos de calidad adjuntando los resultados, se


ser el caso Evaluacin de la calidad de los trabajos ejecuta-
dos y el cumplimiento de metas.

l. Verificacin de los saldos de materiales, de corresponder, al


trmino de la ejecucin de las actividades o metas de inver-
sin.

m. Registros fotogrficos.

n. Acta de Conclusin del Proyecto.

2. Expediente de Liquidacin Tcnica

En base al informe de pre-liquidacin, se elabora el informe de Li-


quidacin Tcnica. Debe ser preparado por la Comisin de Recep-
cin y Liquidacin Tcnicas y Financiera del proyecto, que debe
contener:

a. Antecedentes del proyecto.

b. Descripcin del Proyecto ejecutado.

c. Observaciones, conclusiones y recomendaciones tcnicas.


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d. Actas de entrega del proyecto.

e. Registros fotogrficos.

f. Planos de verificacin fsica de los proyectos de infraestructura


y/o adecuaciones, si corresponde.

g. Firma de la Comisin.

31
Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

Para la Liquidacin Financiera:

1. Informe de Pre Liquidacin

Consiste en la recopilacin de la informacin financiera del PIP, la


cual es realizada por la Unidad Ejecutora representada por la Ofici-
na de Administracin. Debe contener:

a. Informe de verificacin del presupuesto asignado.

b. Informe de verificacin del anlisis de tallado por componen-


te del proyecto y meta, de acuerdo al registro en el SIAF

c. Informe de verificacin de la documentacin sustentatoria de


los comprobantes de pago emitidos por la unidad ejecutora.

d. Informe de verificacin de los Pedidos de Comprobantes de


salida

e. Informes de verificacin de adquisicin de bienes de capital.

f. Informe de verificacin de la documentacin, resoluciones,


convenios y otros, que sustenta los aportes de los beneficiarios
y de donaciones.

g. Inventario Final Valorizado del saldo de materiales en el pro-


yecto.

2. Expediente de Liquidacin Financiera

Es elaborado por la Comisin de Recepcin y Liquidacin Tcnica


y Financiera del Proyecto, en base del Informe de Pre Liquidacin
financiera, el expediente de liquidacin financiera contendr:

a. Cuadro consolidado de informacin financiera de los presu-


puestos ejecutados.

b. Cuadro de Rendiciones de cuentas presentadas.

c. Extractos Bancarios

d. Resumen de la informacin financiera por cada ao fiscal


por especfica de gasto.

e. Observaciones, conclusiones y recomendaciones del proce-


so de liquidacin financiera.

f. Acta de Conciliacin Financiera debidamente firmada entre


el responsable de la Liquidacin Financiera con el Jefe de la
Unidad de Finanzas.

g. Copia de la documentacin sustentatoria de gasto.

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Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

LA LIQUIDACIN TCNICO FINANCIERA DE ACUERDO A LA MODALIDAD DE ADMINISTRA-


CIN DIRECTA

Se produce cuando la entidad desarrolla con su personal, sus recursos y equipos, todo el proceso construc-
tivo de la obra, incluyendo los aspectos tcnicos y financieros necesarios. La liquidacin Tcnica Financiera
se encuentra enmarcada dentro de la Resolucin de contralora N 195-88-CG

4. CONCILIACIN DEL INFORME TCNICO CONTABLE

En caso que una de las partes no acoja las observaciones formuladas por la otra, aqulla deber manifes-
tarlo por escrito dentro de los quince (15) das calendario de haber recibido la observacin. En tal supuesto,
dentro de los quince (15) das hbiles siguientes, cualquiera de las partes deber solicitar el sometimiento a
conciliacin y/o arbitraje.

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Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

34
Liquidacin por Administracin Directa:
Anotaciones
Norma Contralora N 195-88-CG

5. INFORME FINAL VALORIZADO

LA COMISION presentar el Informe de Liquidacin de Obra, debi-


damente ordenado, firmado y foliado, de acuerdo a la siguiente
estructura:

3.1 CARATULA, donde se indica:

Nombre de la Entidad.

Nombre del Ingeniero Residente de Obra y del Administrador


de Obra.

Nombre de la Obra, tal como aparece en el Expediente Tc-


nico.

En la parte central Liquidacin de Obra por la Modalidad de


Ejecucin Presupuestaria Directa.

Nombre del Inspector o Supervisor.

Mes y Ao de la ejecucin de la Liquidacin de Obra.

Lugar de sede de la Entidad.

3.2 INDICE, el contenido de la documentacin ser ordenado y


numerado

3.3 ANTECEDENTES

3.3.1 Aprobacin del Expediente Tcnico de Obra.

3.3.2 Designacin del Ingeniero Residente de Obra y Administrador


de Obra.

3.3.3 De la designacin y/o seleccin del Supervisor o Inspector.

3.3.4 Del inicio de los trabajos (Incluir Acta de Entrega del Terreno)

3.3.5 De la culminacin de los trabajos.

3.3.6 De la recepcin de la Obra (Adjuntar copia del Acta de Re-


cepcin de Obra).
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3.4 ANALISIS

En concordancia con el numeral 11 de la Resolucin de Contralora


N 195-88-CG, la Comisin de Recepcin y Liquidacin de Obra,
designada mediante Resolucin....... N ........ presenta el siguiente
Informe de Liquidacin de Obra consistente en:

3.4.1 Liquidacin Tcnica de Obra. (Se adjunta el Anexo B como


modelo para LA COMISION, cuyo contenido no es limitativo).

35
Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

Nota En la Ficha de Liquidacin Tcnica de Obra, en el rubro 1.6.10


INVERSION o GASTO, se consignar el monto total determinado en
la conclusin de la Liquidacin Financiera.

3.4.2 Liquidacin Financiera, (Se adjunta el Anexo C como modelo


para LA COMISION, cuyo contenido no es limitativo).

El Monto Final de Obra se precisar en la Conclusin de la Liquida-


cin Financiera.

3.5 CONCLUSIONES

3.5.1 Determinacin del monto final de la Obra.

3.5.2 Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presu-


puestado (precisar variaciones).

3.5.3 Determinar las caractersticas tcnicas de la obra concluida.

3.5.4 Sealar si la obra permite ampliar o mantener el Patrimonio


Vial del Estado, segn corresponda a la naturaleza y ejecucin pre-
supuestal.

3.6 DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS

Indicar la relacin de documentos que se anexan en cada uno de


los Informes de Liquidacin Tcnica y Liquidacin Financiera.

6. LIQUIDACIN POR OFICIO

La Liquidacin de Oficio, es una manera de denominar a las regu-


larizaciones de las liquidaciones, que por distintas razones, no se
han realizado oportunamente (medida administrativa correctiva).
Al tratarse de una regularizacin, no existe normatividad especfica.
Por ello, se recomienda que la entidad emita una directiva que
formalice este procedimiento[1]. Se recomienda que la Directiva
interna considere lo siguiente:

a. El trmite lo debe iniciar el rgano de la entidad encargado


de las liquidaciones, la cual presentar la solicitud correspon-
diente a la Gerencia de Desarrollo Urbano Rural, u rgano
de la entidad que haga sus veces, adjuntado un informe de-
tallado sustentando la necesidad de realizar la liquidacin de
oficio[2]. Esta solicitud puede incluir una o ms obras.

b. El responsable de la UE debe verificar el estado de los proyec-


tos ejecutados en el inventario de proyectos. En el caso que
el componente de obra de un proyecto no fuera liquidado
por la entidad, debe emitir un informe solicitando las accio-

36
Liquidacin por Administracin Directa:
Anotaciones
Norma Contralora N 195-88-CG

nes administrativas que corrijan dicha deficiencia, a fin de


deslindar las responsabilidades administrativas, civiles o pena-
les que pudieran presentarse frente a las obras terminadas y
no liquidadas en su oportunidad.

En el caso de obras por contrata, solo se hace referencia a liquida-


cin de oficio por la entidad cuando el contratista no presente la
liquidacin en el plazo previsto, asumiendo este ltimo los costos de
la liquidacin. En caso la entidad no realice las medidas correctivas
de liquidacin de obras, quedara tambin como responsable de
las eventuales irregularidades que presenten las obras concluidas y
no liquidadas. Se recomienda que, en la Directiva de Cierre y Liqui-
dacin de Obra, se incluya un captulo correspondiente a las ac-
ciones y responsabilidades para la Liquidacin de Obra de Oficio.

Pasos para realizar la Liquidacin de Oficio

Paso 1: Elaborar informe de sustento

La UE, responsable de la ejecucin del proyecto, debe elaborar


un informe argumentando las razones que hacen imposible contar
con la informacin necesaria para liquidar un proyecto. El informe
debe ser aprobado mediante Resolucin Gerencial.

En caso la entidad cuente con un nmero alto de proyectos sin


liquidar, se recomienda agrupar proyectos a fin de realizar solo un
proceso de liquidacin de oficio. Los proyectos se pueden agrupar
por: antigedad, ausencias de informacin, situacin encontrada.

Paso 2: Designar la Comisin de Liquidacin de Oficio

Mediante la resolucin de autorizacin de inicio del proceso, se


debe designar una Comisin de Liquidacin de Oficio responsable
de hacer cumplir los procedimientos administrativos y verificar el
contenido de los informes de liquidacin tcnico y financiero. La
comisin designada, dependiendo de la entidad y la naturaleza de
las obras, podra estar conformada principalmente por:

Representante del rea de liquidacin de obras.


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Representante del rea de contabilidad.

Representante del rea de presupuesto.

Representante del rea de control patrimonial.

Representante del rea de ejecucin de obras.

Representante del rea de supervisin de obras.

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Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

Representante del rea que brinda servicios (relacionados a


la infraestructura generada por la obra).

Representante de la gerencia de infraestructura y/o adminis-


tracin, debiendo uno de ellos presidir la Comisin.

En cada entidad se debe definir un nmero no mayor de cinco


personas para que integren la Comisin de Liquidacin de Oficio
como titulares, lo cual no implica que los otros funcionarios que no
integren la Comisin, no estn obligados a cumplir las funciones
que les corresponden en el proceso de liquidacin de obras, para
lo cual sern requeridos en su oportunidad.

Paso 3: Seleccionar y Designar a los Liquidadores

Dado que no existe informacin y documentacin de sustento sufi-


ciente en los aspectos tcnicos y financieros, y a fin de poder con-
tar con prueba cierta que sustente las acciones administrativas y/o
penales de los responsables de la ejecucin y liquidacin de la
obra en su oportunidad, es importante que la entidad identifique
y seleccione por lo menos cuatro peritos de parte[3], que son pro-
fesionales responsables de emitir el informes pericial de liquidacin
tcnica de obra y el Informe pericial de liquidacin financiera de
obra[4].

Para las obras culminadas sin recepcin y sin liquidacin, y de ser el


caso sin documentacin, los peritos, estudiarn la materia de dic-
tamen y estarn autorizados a solicitar aclaraciones de las partes,
requerir informes, visitar lugares, examinar bienes muebles o inmue-
bles, ejecutar calcos, planos, relieves, solicitar pruebas de laborato-
rio (de suelos, concreto, etc.), etc., analizar los aspectos financieros
y contables, etc.

Es conveniente que los Peritos designados cuenten con la especia-


lidad requerida para la labor a realizar y estn convenientemente
registrados y acreditados por los Colegios Profesionales respectivos,
y de ser el caso pertenecer al Cuerpo Tcnico de Tasacin del
Per u otro organismo similar. Se recomienda tener en cuenta los
siguientes perfiles:

a. El Perito Liquidador Tcnico de obra debe tener el siguiente


perfil mnimo:

Profesional en Ingeniera y/o Arquitectura, o carrera afn.

Experiencia profesional no menor de cinco aos.

38
Liquidacin por Administracin Directa:
Anotaciones
Norma Contralora N 195-88-CG

Experiencia laboral especfica como profesional no menor de


tres aos en formulacin, evaluacin, ejecucin o liquidacin
de proyectos de inversin pblica.

Acreditacin de estudios o capacitacin como perito en su


especialidad.

Acreditacin de estudios o capacitacin en sistemas admi-


nistrativos del Estado, especialmente del SNIP.

b. El Perito Liquidador Financiero de obra debe tener el siguiente


perfil mnimo:

Profesional contador, economista o administrador, o carrera


afn.

Experiencia profesional no menor de cinco aos.

Experiencia laboral especfica como profesional no menor de


tres aos en presupuesto pblico, contabilidad de entidades
pblicas o administracin y liquidacin de PIPs.

Acreditacin de estudios o capacitacin como perito en su


especialidad.

Acreditacin de estudios o capacitacin en sistemas admi-


nistrativos del Estado, especialmente presupuesto y contabi-
lidad.

Paso 4: Elaborar el Informe de Liquidacin

Los miembros de la Comisin de Liquidacin de Oficio deben con-


ciliar la informacin correspondiente a la valorizacin final y metas
fsicas de la obra ejecutada, sobre la base de los Informes pericia-
les. Luego, la Comisin de Liquidacin es responsable de emitir el
informe de liquidacin correspondiente.

Paso 5: Aprobar la Liquidacin

El presidente de la Comisin de Liquidacin de Oficio debe enviar


al funcionario o autoridad competente (quien debe ser la misma
persona que aprob el Expediente Tcnico de la Obra -normal-
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mente Gerente de Infraestructura o Desarrollo Urbano y Rural, fa-


cultado o delegado, o el Alcalde), la propuesta de resolucin de
aprobacin de la liquidacin de obra.

Paso 6: Realizar el Registro Contable de la Liquidacin.

La oficina de Contabilidad, o quien haga sus veces, realizar el re-


gistro contable correspondiente, en concordancia con lo estableci-

39
Anotaciones
Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

do en el informe de liquidacin, aprobado mediante la resolucin


correspondiente.

Paso 7: Realizar el Registro Patrimonial.

La Oficina de Control Patrimonial, o quien haga sus veces, realizar


los trmites correspondientes para la Declaratoria de Fbrica de la
infraestructura construida, as como el saneamiento legal corres-
pondiente, inscribiendo la propiedad en los registros pblicos de
propiedad inmueble o mueble segn corresponda; adems debe-
r actualizar el registro del marges de bienes municipales.

Paso 8: Transferir el Proyecto

La infraestructura generada por las obras liquidadas debe ser trans-


ferida a la entidad o rea responsable de su administracin, ope-
racin y mantenimiento.

a. Los proyectos cuya administracin no son atribucin de la


entidad, sern transferidos al sector o entidad pblica corres-
pondiente, la cual formalizarse por medio de mediante una
Resolucin de Transferencia de Infraestructura o Bienes gene-
rados por el proyecto, basada en un Acuerdo del Concejo
Municipal, sobre cuya base se suscribe un Acta o contrato de
cesin de uso. Una vez que sea transferida la infraestructura,
es competencia del sector o entidad las acciones de opera-
cin y mantenimiento.

b. En el caso de proyectos de competencia municipal (por


ejemplo: pistas, parques, saneamiento), una vez stos son
liquidados, se traslada la responsabilidad de operacin y
mantenimiento al rea orgnica que de acuerdo al Regla-
mento de Organizacin y Funciones tiene las competencias
para la operacin del servicio o el mantenimiento de la in-
fraestructura.

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Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

Actividades de autoaprendizaje

1. Las liquidaciones de obras pueden efectuarse por separado y solo con la liquidacin
tcnica se puede rebajar la cuenta de construcciones en curso?

2. De quin es la responsabilidad de las acciones de saneamiento contable?

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Liquidacin por Administracin Directa:
Norma Contralora N 195-88-CG

Bibliografa

1. DECRETO LEGISLATIVO NO. 1017 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,


y modificatorias.

2. ING LUIS DIAZ H. VALORIZACIN Y LIQUIDACIN DE OBRA.

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