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DAA N' 418/08 REMITE INFORME N' 4-F, DE 2008, SOBRE


EXAMEN DE CUENTAS EFECTUADA EN LA
FACULTAD DE CIENCIAS AGRONOMICAS
DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE.

SANTIAGO, 1 5. JUl. 08" n3 28 j 1

Cumplo con enviar a Ud., para su


conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 4 de 2008, con el
resultado de la auditora practicada por funcionarios de esta Divisin, en la Facultad
de Ciencias Agronmicas de la Universidad de Chile.

Sobre el particular, corresponde que esa


autoridad disponga se adopten las medidas pertinentes y que se implementen las
acciones informadas, tend ientes a subsanar las situaciones observadas, aspectos que
se verificarn en una visita posterior que practique en esa Entidad este Organismo de
Control.

Saluda atentamente a Ud.,

ROROPJ DE~ C:Cr,4;,~,' -!:;: CE:'r:,~:\,_

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AL SEOR
DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
C': AGRONOMICAS DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE
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Informe Final N 4 de 2008, sobre auditoria


practicada en la Facultad de Ciencias
Agronmicas de la Universidad de Chile.

SANTIAGO, 1 5 JUlo 2000

En cumplimiento del Programa Anual de


Fiscalizacin, funcionarios de este Organismo de Control se constituyeron en la
Entidad citada en el epigrafe con el objeto de practicar una auditora de transacciones.

Objetivo
Esta fiscalizacin tuvo por objeto realizar un
examen de cuentas a los gastos operacionales, efectuar una evaluacin al sistema de
control interno y practicar una revisin a las cuentas corrientes bancarias, del perodo
comprendido entre el 01 de julio de 2006 y el 30 de junio del ao 2007.

Metodologia

Esta labor se desarroll de conformidad con


las normas y procedimientos de auditoria aprobados por esta Contralora General
mediante las resoluciones Ns 1485 y 1486, de 1996 e incluy una revisin selectiva
de documentos y registros contables, como tambin, la aplicacin de otros
procedimientos de auditoria, en la forma y extensin que se consideraron necesarios
en las circunstancias.

Universo

De acuerdo con los antecedentes del Balance


General de la Facultad, en el perodo en examen se ejecutaron gastos por un monto
ascendente a $ 1,562.863.224,

Muestra

Para este examen, se seleccion una muestra


de $318.804,615,- del total de desembolsos efectuados y se examinaron las cuentas
corrientes: Ns. 162770144, 162775713 Y 02604001 del Banco de Chile; 39006227 del
Banco Santander Santiago; 10582274, 11967021 Y 10582282 del Banco de Crditos e
Inversiones.

Al respecto, se emiti el Preinforme W 4, el


cual fue puesto en conocimiento de esa Entidad a travs del oficio W 2780 de 2008, el
que fue respondidO por esa Facultad a travs del Oficio N 57, del presente ao,

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Del anlisis practicado corresponde informar


lo siguiente, en relacin con las materias que en cada caso se sealan:

1.- Control Interno.

a.- En materia contable, cabe seMlar que la


Facultad de Ciencias Agronmicas opera con un sistema de contabilidad denominado
"Administracin Universitaria y Gestin Econmica" (AUGE), el cual le permite llevar
un control presupuestario mediante cuentas genricas; sin que disponga de un
catlogo para tales efectos. En forma paralela se sigue llevando el ingreso contable
en otro sistema denominado INFORMAT

Hechas las indagaciones pertinentes, se


constat que ambos sistemas no interactan entre si, lo que ha generado diferencias
en la migracin de datos y en las transferencias de informacin.

A va de ejemplo, es posible indicar que el


mayor demostrativo del Sistema INFORMAT no registra los mismos comprobantes
contables que aquellos que contiene el Sistema AUGE, generndose inconsistencias
en la informacin.

Al respecto, el Decano seal que el sistema


AUGE es poco amigable y que debido a esta situacin no han podido manejar la
informacin en un solo sistema, lo que conlleva una doble tarea de registro y la
deteccin de numerosos errores. Sin embargo, se indic que se implement el uso
exclusivo del AUGE, para todos los ingresos y gastos de la Facultad a contar del 01
de enero del ao 2008.

b.- Se verific que la Facultad no posee


Manuales de Procedimientos que permitan un orden en el desarrollo de las tareas,
observndose que no existen definiciones claras de las labores que debe realizar
cada funcionario, ya que la gran mayoria cumple ms de una funcin, con los
consiguientes riesgos. Adicionalmente, se estn produciendo constantes cambios, y
de cinco personas que manejan dinero solo una de ellas posee fianza de fidelidad
funcionaria, transgrediendo el articulo 6W de la ley W 10.336.

En lo relativo a este punto, la Entidad inform


que han procedido a elaborar los manuales de procedimientos y de funciones y que se
tomaron las plizas de fianza funcionaria respecto de aquellos funcionarios que
manejan efectivo.

c.- Se constat tambin la existencia de


comprobantes contables (egresos y traspasos), que no cuentan con las firmas de
aprobacin por parte del funcionario que los emite y por el que los autoriza. Esta
situacin representa una importante debilidad de control interno en la eventualidad
~~ que se efecten pagos sin la debida autorizacin, lo que impide determinar
'1responsabilidades.

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En lo referente a este prrafo, en la respuesta


recibida se seala que se procedi a tomar las medidas pertinentes, a partir de la
llegada de la nueva Directora Econmica de la Facullad.

d.- En materia de comprobantes contables se


estableci que aquellos emitidos y registrados por la Unidad de Contabilidad no son
confeccionados correlativamente, por cuanto existe una numeracin nica para toda la
Universidad. Se verific, adems, que el sistema permite modificar la fecha de emisin
de los comprobantes, lo que puede alterar el orden cronolgico de las operaciones
realizadas, situacin que afecta el control que debe ejercerse respecto de tales
desembolsos.

En relacin con esta materia, se argument,


que la correlatividad es una sola para la Universidad, no existiendo una para cada
Facultad y que la modificacin de la fecha se debe exclusivamente a motivos de orden
tributario.

e.- Se verific que las conciliaciones


bancarias son confeccionadas en el Departamento de Tesorera y su aprobacin
depende de la persona encargada de ste, quin a su vez, se encuentra autorizada
para firmar cheques. Igual situacin acontece con la encargada de los giros de
dineros de las cuentas corrientes de los proyectos Fonde!, toda vez que siendo la
persona responsable de los giros de los cheques, efecta la contabilizacin y
conciliacin bancaria de estos pagos, vulnerando el principio de oposicin de
funciones.

Con respecto a este punto, se inform que se


regulariz esta situacin a contar de la llegada de la nueva Directora Econmica, por
lo tanto, los cheques solo son suscritos por el Decano y esta funcionaria, y en su
defecto por los suplentes, esto es el Vice Decano y el Jefe Administrativo. Igual
situacin acontece con los Proyectos Fondef, en que los cheques son autorizados por
el Director del proyecto y la Directora Econmica o sus suplentes, separando las
funciones de conciliaciones y emisin de los documentos,

f,- Se observ, adems, la existencia de


debilidades en la aplicacin de las normas y procedimientos contables, como tambin,
falta de capacitacin para el personal de contabilidad, lo que puede afectar el anlisis
de las transacciones registradas en los sistemas. Por otra parte, se verific que el
personal que desarrolla labores contables no tiene los estudios necesarios para dicha
funcin.

Sobre el particular, el Decano de la Facultad


seala en su respuesta que realizar el estudio y rediseo pertinente de las
competencias funcionarias y de los cargos que desempean, determinando los
perfiles que permitan cumplir a cabalidad con los objetivos de la Facultad,

g,- Se observ que la gran mayoria de los


documentos pagados no son invalidados en la Facultad mediante un timbre u otro
G,\",'--:p,rocedimiento, lo que implica el riesgo de ser usados como respaldo de un nuevo
egreso.
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En relacin con esta materia, el Servicio


procedi a instruir sobre la confeccin de un timbre que permita inutilizar los
documentos, para evitar el uso indebido de los mismos,

h.- Se constat, adems, que existe un


constante atraso en el pago a los proveedores, segn se detalla en Anexo N1, como
tambin, una cantidad importante de documentos que figuran pendientes, y que an
no han sido cancelados a la Facultad, A via de ejemplo, se citan las facturas
Ns, 505720 y 444734, por $ 28.000,000.- Y $1.270.390, respectivamente, generando
una incertidumbre respecto de los recursos disponibles.

En lo referente a esta observacin, la


Direccin Econmica ha destinado un funcionario en forma exclusiva a regularizar
esta situacin, mientras se efecta el proceso de licitacin para externalizar los
servicios de cobranzas de la Facultad.

L- Se comprob, tambin que la entidad no


cumple con la Ley de Compras Pblicas W 19.886 para efectuar sus adquisiciones,

Sobre el particular, la Facultad inform que se


encuentra adoptando medidas para cumplir con la normativa vigente.

2,- Examen de cuentas,

a,- Gastos de Mantencin y Reparacin de Bienes Inmuebles

Se constat que en esta cuenta se han


registrado los arreglos menores que no son susceptibles de ser activados, como
tambin, gastos por concepto de la mantencin de reas verdes de la Facultad, cuya
cuenta en el balance se identifica con el cdigo 5.1.02.02,001.

Asi tambin, se verific que algunos pagos no


acompaan el Formulario Unidades Acadmicas ( FUA), documento mediante el cual
se solicita y autoriza cada gasto y su posterior cancelacin.

Se comprob, adems, que algunas


operaciones de gastos no tienen como respaldo el egreso correspondiente, en el
cual, normalmente queda individualizada la persona que retira el cheque.

De igual modo, se constat que en los pagos


de consumos de gas tampoco se identifica quin retir el cheque, como acontece, a
va de ejemplo en los egresos N's.60659533, por $ 999,841.-, 60667244.- por un
monto de $999.870.-.

.. ~ En lo relativo a las observaciones de este


punto se inform que se tomarn las medidas para regularizar las situaciones
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b.- Aseo y Mantencin

Sobre el particular es posible seMlar que en


esta cuenta se contabilizan, principalmente, los gastos correspondientes a un contrato
con la Empresa Eulen Chile S.A., destinado a proporcionar el servicio de aseo de la
Facultad.

Al respecto, se verific que existe un


promedio de 85 dias de atraso en el pago de las facturas de este proveedor,
vulnerando la clusula tercera del acuerdo finmado por ambas partes, que expresa
que debe ser cancelado dentro de los 7 dias hbiles siguientes al servicio prestado. A
via de ejemplo, la factura N 22087 por un total de $ 5.093.486.- emitida con fecha 08
de junio de 2006, fue cancelada con el egreso N 60459 (INFORMAT) y N 60655894
(AUGE) el dia 06 de septiembre del mismo ao.

Esla situacin, si bien, no ha significado el


desembolso de multas e intereses, representa una debilidad en la gestin de los
recursos debido a que no se cuenta con procedimientos formales que permitan la
eficiente administracin de las cuentas por pagar. Anexo N' 1.

Sobre el particular, se seal que se dispuso


colocar a un funcionario para que regularice las situaciones complejas, que sean de
responsabilidad de la Facultad,

c.- Publicidad y difusin:

En esta cuenta se contabilizan todos los


avisos de difusin y publicidad de la Entidad, habindose efectuado gastos en el
periodo ascendentes a $ 10.864.666.-

Al igual que en las cuentas anteriores, en


algunos casos los desembolsos no han sido realizados previa emisin del fonmulario
para unidades acadmicas, como acontece en los egresos N 60041, W63259,
N 64022 N 64444, N 65711 Y N 64237 (INFORMAT).

Se constat, adems, que en los


comprobantes de egreso N 60665999 Y N 70762817 no se indica el funcionario que
los confeccion, tampoco la firma autorizada y quin procedi a retirar los cheques
Nso 4499377 y 4417256, emitidos por $ 261.800.- Y $ 151.090.-, respectivamente. Al
respecto, se indic que se tomarn las medidas necesarias para que las
observaciones efectuadas por las situaciones aludidas no se repitan en el futuro.

d.- Libros y otros para la Biblioteca

, En este rubro se consideran las suscripciones


a revistas internacionales para el desarrollo de la carrera de Ciencias Agronmicas, de

1 uso cotidiano e imprescindible para los alumnos y docentes. Los valores que se

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l cancelan por este concepto los asumen las distintas Facultades, y la solicitud de
(>/ estas suscripciones se centralizan en una Unidad denominada "Sistema. de Servicios
'1/\ de Informacin y Bibliotecas ".

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Las cantidades que debe aportar la Facultad


de Ciencias Agronmicas son indicadas por medio de un documento denominado
DIRFAP que seala en su punto W 6 los valores que corresponden pagar en tres
cuotas por el proceso de suscripcin de libros y revistas del ao 2007. Sobre el
particular, no se aportaron antecedentes para constatar la efectividad de las sumas
que debe cancelar la Facultad, las que procede a pagar sin conocer con certeza lo
que le corresponde.

Sobre el particular, se verific la existencia de


las revistas a las cuales se encuentran suscritos, no obstante se estableci que un
nmero importante de ejemplares antiguos an no han llegado, a pesar de que estas
suscripciones fueron canceladas. El monto pagado en exceso asciende
aproximadamente a $ 1.997.644.-, ya que stas se valorizan en dlares (Tipo de
cambio al 05 de diciembre de 2007). Tambin, ocho revistas que no aparecen en el
control de suscripciones, se encuentran pagadas. Anexo N 2.

En esta cuenta, adems, se evidenci que los


comprobantes de egresos no cuentan con las autorizaciones de control necesarias,
como tampoco con el Formulario para Unidades Acadmicas. Cabe sealar, que de
todos los documentos analizados en este rubro solo uno de ellos, el egreso N 67018,
considera todos los controles establecidos,

Con respecto a este tema, se comunic que


se enviar a la Direccin Econmica copia de las facturas que respaldan las
suscripciones, para verificar el cobro correcto a la Facultad de Agronomia, como
tambin, se solicitarn los documentos ( Revistas ), que aun no han llegado, o bien, el
reintegro del valor de la suscripcin, si es que lo amerita.

e.- Gastos de Vigilancia

Los desembolsos por este concepto provienen


de un contrato firmado con la Empresa de Asesorias y Servicios de Seguridad
Empresarial Limitada "Pegasus". Tales servicios deben ser solicitados y cancelados
con un documento denominado Formulario de Unidades Productivas (FUP), sin
embargo, se verific que el pago de los servicios del recinto Rinconada de Maip, se
efectu con el Formulario para Unidades Acadmicas (FUA).

Estos documentos tienen por finalidad solicitar


la autorizacin del gasto al Director Econmico, como tambin, autorizar el pago del
mismo. En este caso se debe solicitar y cancelar con el FUP, para diferenciarlo de los
gastos propios de la Facultad de Agronoma, el cual usa el FUA, pero este control se
encuentra debilitado, por cuanto los egresos Ns. 61306, 62688 Y 64401
(INFORMAT), cada uno por un monto de $ 833.000.-, estn respaldados con el FUA.

Por otra parte, se constat que en los

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egresos N 66477 (INFORMAT) y N 70752862 (AUGE), por $ 416.500, no se indica
///~t1 el nombre de quienes procedieron a su confeccin y autorizacin, como asimismo no
j1 cuentan con el RUT, con el nombre, firma y fecha, de quin retiro el cheque
respectivo.
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Se verific. adems. que en ningn


comprobante de egreso por pago de vigilancia de la Rinconada de Maip, se
adjuntaba al menos copia de la boleta de garantia, por el monto de UF 223
equivalente a $ 4.362.377.-, que se seala debe tener para poder realizar el
desembolso.

En relacin con este tema, se evidenci que


se tomaron las medidas pertinentes para subsanar las observaciones enunciadas en
este punto, ya que se adjunta copia de la boleta de garantia respectiva.

f.- Egresos por Articulas Alimenticios

Los servicIos de alimentacin son


proporcionados a travs de un casino entregado en concesin a la Empresa
"Gastronomia Integral Limitada", segn consta en contrato de prestacin de servicios
de fecha 17 de junio de 2005 el cual fue aprobado a travs del Decreto Universitario
exento N 0026953 I 2006. Este acuerdo no contempl la exigencia de cancelar valor
alguno por la concesin.

Esta dependencia proporciona el servicio de


almuerzos a alumnos que realizan diplomados, a quienes poseen becas, a
funcionarios de la Facultad, como tambin, a particulares.

Por esos servicios la Facultad carga los


gastos pertinentes. los cuales en el periodo analizado ascendieron a $ 27.106.886.-
salvo aquellos correspondientes a consumos de particulares.

Respecto de los funcionarios, cabe sealar


que estos perciben en sus remuneraciones la asignacin de colacin establecida por
la ley. y cancelan mensualmente en efectivo un valor determinado segn el grado en
la caja de dicho casino.

Ahora bien, las diferencias que se producen


entre los valores de las colaciones y lo cancelado por cada funcionario son
financiadas por la Facultad, sin que exista autorizacin alguna para hacerlo. A via de
ejemplo, se verific que en el mes de julio del ao 2006 el monto subsidiado fue de
$ 857.870.-, Y benefici a 55 personas, y en el mes de diciembre de 2006 se cancel
un total de $642.450.-, beneficiando a 41 funcionarios.

Este procedimiento fue utilizado hasta mayo


de 2007 y a contar del mes siguiente mediante resolucin N79 de 09 de mayo del
mismo ao, se estableci el descuento de la asignacin de colacin a los funcionarios
que utilicen este servicio y el monto que pagar la Facultad a la concesionaria por
este concepto, lo que signific que el subsidio pagado en el mes de junio de 2007
disminuyera a $ 373.798.-

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Cabe consignar, adems, que el ccntrato de


concesin en su clusula sptima establece que los gastos de los consumos bsicos
de electricidad, agua, telfono y gas sern de cargo de la concesionaria, empresa que
debe cancelrselos a la Facultad, sin embargo, se pudo establecer que dicha
obligacin ha sido cumplida parcialmente, existiendo ingresos por estos conceptos el
28 de junio, 5 de septiembre, 19 y 22 de octubre, del ao 2006 por $ 756.303.-;
$600.000.-; $ 500.000.- Y $ 800.000.-, respectivamente.

Analizada la cuantia de los gastos incurridos


desde el inicio del contrato a la fecha, se constat que existe una deuda, por parte de
la concesionaria que asciende a un total de $ 14.589.435.-

En relacin con esta materia, se verific,


adems, que la boleta de garantia por UF 150 para respaldar el contrato de concesin
del casino tiene fecha de vencimiento el dia 29 de junio del ao 2007, por lo tanto se
encuentra vencida.

Se comprob, tambin, que al igual que los


gastos analizados anteriormente, los comprobantes de egresos y contables, no
cuentan con las autorizaciones de control necesarias, como tampoco con el FUA
(Formulario para Unidades Acadmicas)

Asimismo, se constat que el comprobante


contable que respalda la transaccin por el pago del servicio de colacin del mes de
enero del ao 2007, no concuerda con el N de comprobante que registra el mayor de
la cuenta antes sealada. En efecto, el comprobante de respaldo adjunto es el
N 71396883, sin embargo, en el mayor aparece el N 71396881, ambos por la misma
cantidad de $ 496.244.-

Sobre la materia, la Universidad no tiene


autorizacin para subsidiar el consumo de colacin de sus funcionarios, por lo cual no
se da respuesta a esta observacin.
Por otra parte, la deuda vigente de la
Empresa "Gastronomia Integral Limitada", al dia de la entrega de los ltimos
antecedentes adjuntos al oficio N 57, es de $ 7.047,883.

Cabe agregar, que la Facultad mantiene en


su poder los bienes de propiedad de la empresa antes descrita, con la finalidad de
salvaguardar y garantizar el pago de la deuda, como tambin se encuentra en
cobranza judicial dicho monto,

3.- Revisin de las conciliaciones bancarias.

Sobre el particular, debe sealarse que los


recursos para gastos propios de la Facultad de Ciencias Agronmicas, se encuentran
en la Cuenta Corriente N 01-62-770144, del Banco de Chile,

Se examinaron las conciliaciones bancarias


de las siete cuentas corrientes sealadas inicialmente, las cuales son preparadas por
personal de Tesoreria y visadas por la Encargada de Caja de la Direccin Econmica
" \1 y Administrativa, quin manifest que no se cuenta con procedimientos formales para

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su confeCCin, plazos de preparacin y de aprobacin.
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No obstante lo anterior, en su confeccin se


utiliza un programa computacional que efecta los calces entre los montos indicados
en las cartolas bancarias y el libro mayor del mes correspondiente.

En relacin con esta materia se mantiene la


observacin, por cuanto no se emiti respuesta alguna.

Al respecto, cabe hacer presente que las


conciliaciones bancarias de la Cuenta Corriente N 162770144, del Banco de Chile,
que es la cuenta principal de la Facultad, presenta situaciones anmalas que se
manifiestan en el manejo de los montos pendientes por regularizar.

-Corresponde consignar que en forma regular


se efectan revalidaciones de cheques sin que se realice el ajuste contable
pertinente, como se evidencia en 42 documentos, por un monto de $ 9.112.178.-, en
el periodo comprendido entre el 01 de julio de 2006 y el 30 de junio del ao 2007, con
lo cual se vulnera el cumplimiento de la normativa y los procedimientos contables
establecidos por la Contralora General de la Repblica respecto de los cheques
caducados (Resoluciones Ws 60.820, de 2005 y 356. de 1993) de este Organismo
( anexo N 3).

En esta mate ra , se mantiene la observacin


realizada por este Organismo de Control. por cuanto no se emiti respuesta alguna
acerca de los referidos cheques revalidados.

-Del mismo modo, las conciliaciones del 01 de


Julio del ao 2006 al 30 de junio del ao 2007, se proporcionaron en forma de
resumen, las cuales contienen conceptos, tales como Cargos no Calzados Banco.
Cargos no Calzados Universidad. Abonos no Calzados Banco y Abonos no Calzados
Universidad, los cuales son utilizados en su confeccin y que representan
movimientos de arrastre no aclarados a la fecha del presente examen. Adems, las
conciliaciones no se encontraban al dia, solo se maneja un detalle de las partidas al
31 de diciembre del aM 2006.

-As tambin, se verific que el control


establecido para cautelar el manejo de los fondos mantenidos en la referida cuenta
corriente bancaria no est cumpliendo el objetivo para el cual fue implementado,
debido a que sta contiene saldos sin aclarar desde el ao 2002, por un monto
ascendente a $10.624.837.293 al 31 de diciembre de 2006.

-La cantidad de partidas que conforman la


cifra sealada equivalen a 18.018 movimientos, y su origen, segn seal, la Jefe de
Tesorera Seora Lucy Benitez, dice relacin con la migracin de datos de un sistema
a otro. vale decir, informacin del sistema INFORMAT al sistema AUGE, los cuales se
llevan en paralelo, situacin que se habra generado en el ao 2002.

Sin embargo, su anlisis permite establecer


que solamente en el ao 2006 existen 1.765 movimientos por un monto que asciende

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conceptos mencionados anteriormente.

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Examinada una muestra de las operaciones


citadas se constat que existen nmeros de documentos inexistentes, por lo que es
imposible relacionarlos para un calce, ya que segn las explicaciones proporcionadas
por la funcionaria anteriormente indicada solo se deberia a que los montos no son los
exactos, y por ende, el sistema de conciliacin automatizado no logra cuadrar y
eliminarlos para que este no quede como movimiento pendiente.

-Se evidenci que existen otros problemas


que impiden realizar esta operatoria que permita regularizar estas operaciones.

En efecto, se estableci que 1.090 partidas


por un monto de $ 907.081.642.- se encuentran sealadas como "Abonos no calzados
banco", y 1068 de ellas por un monto de $ 797.319.970.-, se encuentran con el
nmero de documento errneo (Anexo N 4).

Con respecto a 217 movimientos por un total


de $ 101,448.955,-, que aparecen como "Abonos no calzados Universidad", se
constat que 28 de ellos difieren del nmero correlativo de los documentos que se
emitieron, por un monto de $ 41.260.376,-, existiendo cuatro documentos con nmero
"cero", como tambin, otros en los cuales el correlativo es el mismo, pero, le quitan o
le agregan un nmero para diferenciarlo del otro ( Anexo N 5 ).

En relacin con esta materia, en 116


movimientos por un monto que asciende a $ 124.299.179,-, Y que se incluyen en el
concepto" Cargos no calzados banco ", se observ que 13 de ellos por un total de
$ 31.841.608.-, los nmeros de los documentos son errneos, y en dos casos no
fueron aclarados, ya que figuran con nmeros cero ( Anexo N 6).

Existen, adems, 342 movimientos por un


monto de $ 910.788.228.-, cuyo concepto utilizado es "Cargos no calzados
Universidad ", entre los cuales 231 por un total de $ 875,731.019.-, figuran con el
nmero de documento errneo ( Anexo N 7 ).

Es necesario sealar que no existe


pronunciamiento con respecto a los errores detallados en los prrafos anteriores, y
que hacen imposible la conciliacin de dichos movimientos.

Respecto de las cuentas corrientes restantes


se observaron situaciones menores, relacionadas con la exactitud y cuadratura de las
cifras de las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente N' 39006227, del Banco
Santander Santiago, en las cuales faltan dos depsitos que se encuentran sin aclarar
por un monto de $ 171.877.-

Asimismo, en el caso de la cuenta corriente

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N11967021, del Banco Crdito e InverSiones (BCI), figura con diferencias por cobro
de comisiones de boletas de garantas no aclarados un monto de $ 92 426.-, Y un

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depSito no regularizado por $ 20 170 -

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
11 AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL
SECTOR 11
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Se regularizaron al 31 de diciembre de 2007,


los cobros que no correspondan por boletas de garantas, pero no se ha aclarado el
depsito.

Adems, la cuenta corriente N 10582274, del


Banco de Crditos e Inversiones (BCI), contiene abonos no calzados por la
Universidad por un monto de $ 832.120.-, Y la cuenta corriente N 002604001, del
Banco de Chile, tiene abonos no calzados por la Universidad por $ 1.156.913.-.

Por su parte. la cuenta corriente


N 10582282, del mismo Banco figura con Abonos no calzados por la Universidad por
un monto de $2.854.681.-.

En lo que respecta a estas tres cuentas


corrientes se subsanaron las observaciones, de acuerdo a los antecedentes
aportados.

Finalmente, la cuenta corriente N162775713,


del Banco de Chile, contiene abonos no calzados por la Universidad por un total de
$ 616.149.-.

En relacin con esta cuenta corriente existen


$ 153.050, que corresponden a tres documentos que se encuentran caducados y
deben ser reingresados, segn lo instruido mediante Oficio N 60820 de 2005, de la
Contralora General de la Repblica

CONCLUSIONES

En mrito de lo expuesto, es posible concluir


lo siguiente:

1.- En relacin con las observaciones relacionadas con el sistema de control interno,
cabe precisar que los respaldos de las operaciones efectuadas por los Organismos
sujetos a la fiscalizacin de esta Contralora General, deben cumplir con los requisitos
de forma. fondo, y oportunidad establecida en la normativa legal y reglamentaria
dispuesta al efecto, como asimismo, con los procedimientos que cautelan la integridad
de la ejecucin de las labores contratadas.

Sobre el particular corresponde:

a).- Que se instruya y capacite al personal


evitando de esta forma debilidades en la aplicacin de las normas y procedimientos

~
ontables necesarios para el desarrollo de su labor.

, b) - Todo documento con el cual se realiz un


',elfO debe ser Inutilizado para impedir su reutilizaCin.

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i,~.~f. DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
~( .I AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL
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SECTOR 11

c).- Los contratos o convenios suscritos


deben ser cumplidos a cabalidad, evitando el riesgo de cobros innecesarios de
intereses por atrasos en los pagos.

2.- En cuanto a lo observado en el examen de los gastos, cabe indicar lo sigu,ente:

a).- Todos los giros deben contener las


aprobaciones pertinentes de los responsables, tanto en los documentos que respaldan
la operacin, como en el egreso, comprobantes internos, comprobantes contables,
etc.

b).- Se debe clarificar el mtodo de clculo


de los pagos por concepto de suscripciones a revistas, como tambin, verificar
aquellas suscripciones por las cuales se pag sin que stas hayan llegado,
requiriendo los ejemplares respectivos o la devolucin de los valores cancelados.

c).- Con respecto a las boletas de garanta


de servicios contratados, se deben ejercer controles de resguardo de los intereses de
la Entidad, para evitar que estos documentos venzan y sean incobrables.

d).- Esta Facultad no tiene autorizacin para


subsidiar el consumo de colacin de sus funcionarios, lo que ha significado pagos
indebidos a la Empresa Concesionaria, al menos, por $6.792.493, lo cual dar origen
al correspondiente juicio de cuentas.

e).- Por otra parte, la deuda de la Empresa


"Gastronoma Integral Limitada", por concepto de consumos bsicos, a la fecha de
entrega de los ltimos antecedentes acompaados por la Facultad, era de
$ 7.047.883.-, sin que se cuente con boleta de garanta ni contrato vigente. Sin
embargo, este Servicio mantiene en custodia los bienes que son de propiedad de la
empresa antes aludda, con la finalidad de garantizar el pago de la deuda descrita, la
cual se encuentra facturada y en proceso de cobranza judicial.

3.- Referente a lo observado en relacin con las conciliaciones bancarias es


indispensable que se aclaren aquellas partidas o movimientos que se encuentran
pendientes y sin regularizar.

a).- Con respecto a la cuenta corriente


principal de esta Facultad ( N 162770144 del Banco de Chile ), se debe instruir un
sumario administrativo, por los mltiples errores detectados en los nmeros de
documentos registrados en el sistema AUGE, que impiden tener una informacin clara
y fehaciente de dichos registros, por ser sta una herramienta fundamental de control,
que permite conocer el monto de los recursos disponibles.
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Gi~~ DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
al ~ AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL
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b).~ Se deben regularizar los movimientos


que no se encuentran calzados y que contienen numerosos errores, y tomar las
medidas para que se mantenga al da este mecanismo de control, debiendo ser
confeccionadas con oportunidad y claridad y ser visadas por el funcionario
responsable, ya que stas no se encontraban al da al trmino de la visita.

c).- Debe instruirse al personal de esta


Facultad, con respecto al Oficio N 60820, de 2005, de la Contralora General en lo
que respecta a la revalidacin de cheques, que en forma reiterativa, se efectuaron
durante el periodo examinado.

4.- Atendidas las observaciones que fueron aclaradas en el Oficio respuesta,


respecto de las cuales no se adjuntan los antecedentes respectivos, se proceder a
validarlas en una prxima visita que realice este Organismo Fiscalizador.

Finalmente, en cuanto a aquellas


observaciones que no fueron aclaradas, mencionadas en prrafos anteriores, procede
que el seor Decano tome las medidas que corresponda con el fin de normalizar las
situaciones descritas e informe a este Organismo de Control, sobre el particular.

Saluda atentamente a Ud .

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Por orden del ContraJor General
Subjefe Subrogante
Divisin de Auditoria AdministrAtv~
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N 1
Facturas de aseo pagadas con atraso

Monto Observaciones

,,
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVlSION SOCIAL

ANEXO N2
Suscpciones de Revistas pagadas cuy;~ C USS no han llegado al ~~ode noviembre de 2007

Va'o,de
Nde Monto pagado
N" N U Revista Nombre de Revista Fecha de revista
ejemplares do ms en $
US$
554 Acta Ju"lo de 200 2.261.81 8 141. 13
,
3 728 Acta l , de 2006 4.54,1,42 8 283.' 101
l
5 121 1) Ame,",," '"0 de 2001 12
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Septiembre de 2005 1.125,00 9 62.500

50 83(3 ) peStiC'd~ov Oct,bre de 2005 62.500

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CONTRALORIA GENERAL DE LA RE PUBLICA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N3
cheques revalidados entre el 01 de julio de 2006 al 30 de junio de 2007

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25342

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62081
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1.54

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591
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11.
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.200

,:,-+--'*----1
10
7 27390 123.5:06. 0.2006
61775 19.' 200 14
8 ~ 29.1~ 3.005 ~ 26.01200~7-+-----,C'9:---1
f-.;:;-t9-.~27539 16 O~--+-~25 ..2~'00o.-B+--~ ~9.1 2007 2C
1C 29337.700 ~uuo J7 5E
11 29780 2: '.000 64531 )7 65
:; 28642 00 ,2006 ~~6g 63980 .~~~+--.g67~60---l
14 28938 25. ,3441 73
~:~c+---*j~ .00 l4589 ;~
~006 ~ii-*-+-_"",i::~~04~~t==t=::;7~6=:j
5

.
17 , :6801
~:~;+----;~"" 106.' 23 51 O. ~ ~:1
241'64 106.101 51 01 144
11 24029 91. 21 51 44
22 25 49 4 75 ~ .08.2006 53

~! -F=t==~'5~0~ I.;~~ 5st72J9~-+-_..;;:~542-B---I


25 ~ .2006 1.913 59190 169
25142 ,. 53.30 5889 183
25438 51 '.510 5925 183
25742 17.0 . 006 3: ~ ~ 02. 185

~~~
31 25822
~:. ~===t~2~~~Ot~t~~~~~=~0,20~:~~200~0===~:~~~:j
~ 50.416 59557 17. .200 195
32 15078
f-3:c:':3+----;o'5"'811=5--1_~1~7.' .2006
16 12'
511.416
58849
~
~20.: ~"'t=t=='~9R=l
2Q.l ~ 198
~~ ~ ~;)7.2006 3~'1~'o0 ~
~ 559.959 59143
25826 50.416 5955711.2006
26834 14.' 19.2006 38.31: ~ 11.200

~-+-"'!,~."'"
~.41+---:~-t---2~9..+':~"'~~~~-I---~
~;'---l
27311 22.1> 61717 "
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CQNTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
OIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXON4
Numeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006

ca10la comprobanre
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

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DIVISlON DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
. ,- ....REA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISIQN SOCIAL

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CKICl
ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006

comrob~nte
CONTRALORlA GENERAL DE LA REPUBLICA
DIVISION OE AUOITORlA AOMINISTRATlVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ano 2006
CONTRALORIA GENEFtAL DE LA REPUBLICA
OIVlSION OE AUOITORIA AOMINISTRA TIVA
AREA OE EOUCACION, TRABAJO V PREVI510N SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros arrn90S por Abonos no Calzados Banco ao 2006
GONTRALORlA GENERAL DE LA REPU6LI4;A
DlVISION DE AUDITORlA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRAaAJO y PREVI810N 80CIAL

ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006

,
' -',

A
,\-/
CONTRAtORIA GENERAL DE LA REPUSLlCA
DIVI510N DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISlON SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006
CONTRALORIA GENERAL OE LA REPUBLICA
DIVIS.ON DE AUD.TOR.AADMINI3TRATIVA
AREA OE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDITORIAADMINISTRATIVA
AR~ DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N"4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ano 2006

fecha cartola oomprooante


CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DlVrsrQN DE AUOrTQRlA AOMINISTRATIVA
AREA DE EOUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006

""mprcba~ts
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBUCA
DIVISION DE AUDITORIAADMINISTRATIVA
A.REA DE EDUCAClON, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros errn90S por Abonos no Calzados Banco ao 2006
CQNTRALORIA G&N&RAL DE LA REPUBLlCA
DIVISlON DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO V PREVlSION SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros elT6neos por Abonos no Calzados Banco ao 2006

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CONTRALORIA GENERAL OE LA REPUBLlCA
OIVISION DE AUDITORII\ ADMINISTRATIVA
AREA DE EOUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO ND 4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco a"o 2006

fecl!a cariol" comprobmte

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CONTRALORIA GENERAL DE LA RE:PUBLICA
DlVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUC;AC;ION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N4
Nmeros errneos por Abonos no Calzados Banco ao 2006

cartola compr~bartte abono

797.319.970

Tolal N' Err6,,~us Abonos BCD.


1000 9D7.0B1 G42
22 "09.761.672
_ 1068 '97.Jl~.~ilJ

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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDlTORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO NS
Numeros Errneos de Abonos no calzados Universidad afio 2006

t.f' Errneos Abonos U


28 4'I,Z50376
217 101446.955
189 60 1136.579

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CQNTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLlCA
DIVISION DE AUDITORIAADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO y PREVISION SOCIAL

ANEXO N6
Nmeros errneos por Cargos no Calzados Banco ano 2006

Total
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
DMSION DE AUDlTORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCAC10N, TRASAJO y PRSII510N SOCIAL

ANEXO N7
Nmeros errneos de moylmlentos por Cargos no calzados UnlvQrsidad afio 2006
CONTRALORJA. GENERAL DE LA REPUBUCA
DIVISIOIII DIO AUDITORlAADMINISTRATf\/A
AREA DE EDUCACIOIII. TRABAJO V PREVlSION SOCIAL

ANEXO N'7
Numeros errneQ6 de movimientos por Co1U"9OS no calzadOS Univer5k1i1d ano 2006
CONTRALORlA GENERAL DE LA REF'UBLICA
OIVlSION DE AUOITORlA ADMINISTRATIVA,
AREA DE EDUCACIOtJ, TRABAJO V PRIOVISlON SOCIAl

ANEXO N' 7
Nmeros elTnoos de movlmlontos por Cargos no calzados Unlvorsldad al'io 200S

T~}I"~c..rgtIU
III a~,a~7.ZO!l

211