You are on page 1of 2

2.5 Introduction  2.

7 Conclusions  Student Learning Support Service 
The introduction should  This section summarises the key findings of the 
§  Briefly describe context  report, as outlined in the Discussion. 
§  Identify general subject  They show the present situation. 
§  Describe the problem or issue to be 
reported on  The Conclusions should: 
§  Define the specific objective for this  §  Relate specifically to the report’s 
report  objectives (as set out in the 
§  Indicate the overall answer  Introduction) 
§  Outline the scope of the report  §  Identify the major issues 
§  Preview the report structure  §  Be arranged in order of importance  Report Format 
§  Comment on any limitations of the  §  Be specific, and succinct 
report (time frame, etc)  §  Be a list of numbered points 

2.6 Discussion  2.8 Recommendations 
The main body of the report (approx. 2/3 – 3/4 the  This section outlines future actions. 
word length), is divided into logical sections and 
sub­sections, using appropriate headings and  The Recommendations should: 
numbering, as shown in Figure 2.3.  §  Be action orientated, and feasible 
§  Relate logically to the Conclusions 
Its purpose is to  (i.e Conclusion 4.1 should lead to 
§  Explain the Conclusions  Recommendation 5.1) 
§  Justify the Recommendations  §  Be arranged in order of importance 
§  Be succinct 
Figure 2.3 Sample Discussion Headings 
2.9 References 
2. Discussion  These should list the sources referred to in the 
report, according to the formatting guidelines set 
2.1  Existing Data System  down by your course. 
2.2  Lack of Communication 
2.10 Appendices 
2.2.1  Interpersonal  Appendices contain information that is too 
complex to include in the report. You need to 
2.2.2  Interdepartmental direct readers to this information, as in 
2.7 Conclusions  “Appendix A provides an overview of the 
existing company hierarchy”. 
© Student Learning Support Service 
Victoria University of Wellington 
+64 4 4635999 
NB: There are many different ways of  2  Report Sections  The  purpose  of  this  report  was  to  analyse 
setting out Reports. Always check with your  data  management  systems  at  Perfect 
course coordinator.  2.1 Covering Letter  Products,  Ltd.  Specific objectives  were  to 
(NB: not always required in university  identify  key  problems  in  terms  of  efficiency 
assignments.)  and  offer  recommendations  to  streamline 
A Report is a practical project: it assumes  the system. 
someone has a problem and wants you to 
provide a solution.  The covering document should  Problems  were  found  in  the  methods  of 
§  Establish your role (company name,  inputting  data,  and  in  the  lack  of 
Be specific, and keep your audience’s needs in  contact details, etc)  communication  between  members  of  staff. 
mind.  §  Identify the report topic  The  report  recommends  installing  a  new 
§  Name the person who authorised  software  package  and  clarifying  job 
the report, and the date of  descriptions of key personnel. 
1 Basic Report Structure  authorisation. 
A Report consists of the following sections, as  §  Acknowledge any assistance in the 
preparation of the report  2.4 Table of Contents 
set out in Figure 1.1 below [always label and 
§  Indicate your willingness to provide  A Table of Contents helps provide reader with 
introduce graphics in this way]: 
further information.  an idea of the report’s scope.  Headings and 
sub­headings should be identical to those in 
Figure 1.1: Basic Report Structure 
the report. An example is shown in Figure 2.2 
2.2 Title Page  below: 
The title page should be focused and 
Covering Letter  Figure 2.2 Sample Table of Contents 
Title Page  preliminary 
brief, but descriptive so the report can 
Executive summary  sections  be filed accurately. 
Table of Contents 
Table of Contents 
Include the date, your name and the  Executive Summary  i 
Introduction  name of the person for whom it is  Table of Contents  iii 
Discussion  basic report  intended (course coordinator, tutor, or 
Conclusions  sections  ‘client’).  1. Introduction  1 
References  2. Discussion 
2.1  Existing Data System  3 
2.3 Executive Summary  Figure 2.1 Flowchart  4 
Appendices  supplementary  This provides an overview of the  2.2  Lack of Communication  5 
sections  report’s aims, objectives and main  2.2.1  Interpersonal                7 
findings or recommendations.  2.2.2  Interdepartmental         8 

3. Conclusions  9 
Write in complete sentences, as shown 
For further details on Report Writing, refer to  in Figure 2.1 below:  4. Recommendations  10 
Lisa Emerson. 1995. Writing Guidelines for 
Business Students. Dunmore Press.  Figure 2.1 Sample Executive Summary  5. References  11 

7. Appendix A: Present System  13