2016

PRACTICA N°03 DE ADMINISTRACIÓN
HOTELERA

DOCENTE:
LIC. ISABEL RAMIREZ NUÑEZ
INTEGRANTES:
FARIAS SOCOLA BRENDA C
RAMIREZ MALCA PAUL
SILVA ESPINOZA BRYAN

especialmente los productos de limpieza. ¿Manual de procedimientos para un área definida de un establecimiento hotelero? MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OBJETIVO DEL MANUAL Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se desarrollan en el Hotel para mantener así el trabajo y espíritu en equipo y brindar un mayor servicio a nuestros clientes.2 Alcance Este procedimiento es aplicable a la adquisición de los productos de limpieza utilizados por el Hotel en cualquiera de las actividades que tenga que ver con garantizar la limpieza.1 Objetivo Del Procedimiento Este procedimiento tiene por objeto describir la metodología que emplea el Hotel para la compra de productos utilizados por el mismo en el desarrollo de su actividad.  Si los productos de limpieza se agotan. Procedimiento De Compra De Productos De Limpieza Para Las Habitaciones 1. PROCEDIMIENTOS 1. PRACTICA N° 03 DE ADMINISTRACIÓN HOTELERA 1.3 Responsabilidades  Responsabilidades Del Ama De Llaves:  El ama de llaves se encargará de seleccionar y aprobar los productos de la mayor calidad para el saneamiento de las diferentes áreas del hotel. es la encargada de realizarla solicitud de compras necesarias para mantener el inventario de útiles y equipos de limpieza utilizados por el departamento. arreglo y control de las áreas de piso. 1. 9 . habitaciones y áreas públicas del hotel. 1.

1.  Verificar el presupuesto.  Informar al Ama De Llaves de cualquier desviación que se detecte en los productos adquiridos.  Apegarse a la normatividad que rige las adquisiciones de bienes y servicios.  Atender los requerimientos de los productos de limpieza solicitados por el ama de llaves.  Evaluar posibles Proveedores para el Hotel.  Responsabilidades del Jefe De Compras.  Almacenamiento y protección de material.4 Método De Trabajo  Diagrama De Flujo 9 .

(1). Solicitud De Compras El Jefe De Compras debe recibir una solicitud de compras. que la solicitud de 9 . sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas. De tal forma.

3. Una copia debe guardarla el Ama De Llaves. Número de la solicitud. 4. Es conveniente. El original se le envía al Jefe De Compras. 2. que la solicitud de compras se elabore por triplicado para darle el siguiente manejo: 1. debidamente autorizada. 2. tiene que estar autorizada por el Jefe De Almacén. 5. 8. Con el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia por escrito de la investigación realizada. Fecha de la que se elabora. Dicha solicitud. puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las compras del material que se le solicitó. Fecha en que se requiere.compras es un instrumento de control que además de amparar la operación. (2). 7. Solicitud  Clave del material  Cantidad  Descripción  Observación 6. ello le permitirá corroborar que el material que llega al almacén. De tal forma que el Jefe De Compras debe efectuar una investigación con varios proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga. Nombre de la Empresa. Otra copia se envía al Depto. y debe incluir toda la información referente al material solicitado: 1. Firma de la persona que revisó (Jefe De Almacén). Firma de la persona que formuló (Ama De Llaves). es efectivamente el que se solicitó. el Jefe De Compras debe 9 . De Contabilidad. Solicitud De Cotización A Proveedores Una vez que el Jefe De Compras recibe la solicitud de compras. 3. evita que se efectúen compras cuando no es necesario hacerlas. Firma de la persona que autoriza (Jefe De Compras). El primer trámite consiste en buscar al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios al Hotel.

deberá actualizar los datos y cotizaciones de sus proveedores para poder elegir rápidamente al proveedor en el momento en el que se le solicite una nueva compra. Asimismo. las mejores condiciones y precios al negocio. deberá contener el espacio necesario para que el proveedor conteste lo siguiente: 1. 4. Otra de las tareas del Jefe De Compras es negociar descuentos sobre compras. 9 . Precio por unidad. Condiciones de pago. dependiendo de las condiciones y necesidades del Hotel. 9. Fecha en la que se elabora. anotando su número y la fecha en la que se expidió. 2.enviar a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a proveedores. Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización. La solicitud de cotización a proveedores. 2. Número de solicitud de cotización a proveedores. 6. ya sea. (3). Descripción del material solicitado. 5. en conjunto. 8. Es de suma importancia que el Jefe De Compras envíe las solicitudes de cotización a los proveedores potenciales en aquellas épocas que se consideran adecuadas para obtener los mejores precios. 3. Hacer referencia a la solicitud de compras. Clave del material que se solicita. Orden De Compra Cuando el Jefe De Compras recibe las contestaciones de las solicitudes de cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales. se inicia otra fase del trámite de compras. del Jefe De Compras. Firma de la persona que recibió la solicitud de cotización en el establecimiento del proveedor. 3. por volumen o bien por pronto pago. es decir. Cantidad solicitada. 7. Fecha límite para que el proveedor conteste. Dicho documento incluye la siguiente información: 1. Firma de la persona autorizada para hacer la solicitud de cotización. 4. Plazo máximo en el que se compromete a entregar la mercancía. el cual consiste en elegir a aquel proveedor que ofrece.

12. 4. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía. 10. en este caso el Ama De Llaves. 13. 16. 6. Condiciones de pago. 3. Unidad. 9. Cantidad. Descripción del artículo. Precio unitario. Se deben manejar las siguientes copias: 1. 11. 5. Firma del Proveedor. Numero de orden de compra. Información Del Proveedor. Una vez que se ha seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios. El original se le entregará al Proveedor. Total. el Jefe De Compras efectúa el pedido mediante un documento conocido como: orden de compra. (1) copia al Departamento solicitante (Ama De Llaves). (1) copia al archivo. (4)Nota De Recepción 9 . Los datos que debe contener la orden de compra. 14. el cual tiene por objeto formalizar la operación de compra. IVA Desglosado. 2.No está de más que el Jefe De Compras le pida su opinión a la persona que le solicitó el material para hacer la elección del proveedor. 4. Importe total. Nombre de la empresa. Fecha en que se formula. (1) copia al Jefe de Compras. 2. Firma del Jefe De Compras. 3. Clave Del material. 8. son los siguientes: 1. (1) copia al Jefe De Almacén. 7. 5. 15.

3. 11. y por cuestiones de control. Firma de la persona que recibió el material (Ayudante De Almacén) La nota de recepción deberá emitirse con tres copias:  Una de ellas.Para que el Ayudante de Almacén realice la recepción de materiales deberá tener una copia de la orden de compra. 5. Dicha nota es el único documento que queda como evidencia formal de la entrega del material. 2. se envía al Jefe De Compras para que quede formalmente enterado de que la mercancía está en el almacén. 7. Fecha en la que se hizo la orden de compra. Precio unitario. Descripción del material. Número de nota de recepción. debe hablar con el Jefe De Compras antes de rechazar el pedido y solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra.  La tercera copia se envía al Depto. 9.  Otra copia se envía al Jefe De Almacén para que registre en su tarjeta de almacén la entrada de mercancía. si llega material al Hotel y el Ayudante De Almacén no tiene en su poder la orden de compra. 4. Importe total de la mercancía recibida. 10. debe hacer una inspección para detectar la existencia de material dañado. Clave del material. Asimismo. no se debe recibir material. éste emite una nota de recepción de materiales. No obstante. Fecha de recepción. contra la nota de remisión expedida por el proveedor. Nombre del proveedor. Número de orden de compra. La nota de recepción debe contener la siguiente información: 1. Las tareas del Ayudante De Almacén consisten en hacer un recuento físico y verificar que el material entregado por el Proveedor cumple con las características estipuladas en la orden de compra. Cantidad recibida. 6. de lo contrario. De Contabilidad para que realice el pago correspondiente y para que lleve un control de los costos de 9 . 8. La nota de recepción se le entrega a la persona que llevó el material. En caso de que la inspección realizada por el Ayudante De Almacén sea totalmente satisfactoria.

El Jefe De Compras. 3. es necesario regresar al proveedor material dañado o en malas condiciones. Otro ejemplar se envía al Depto. 8. producción. Referencia de la nota de recepción. Firma del Jefe de compras. En tal situación. Precio unitario. 3. Fecha en la que se efectúa la devolución. 7. 11. se debe expedir además. 9. Uno de ellas. 12. Otra. 10. 2. 2. De Contabilidad. Firma del proveedor o persona autorizada para recibirla. se envía al Jefe De Almacén. los espacios para el precio unitario y el importe total permanecen en blanco en todas las copias. 4. 5. (5). Con el objeto de que únicamente la persona involucrada en el cálculo de los costos conozca esta información. Número de nota de devolución. 6. una copia al agente aduanal incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la mercancía en cuestión. debe mantener en su poder otro ejemplar 9 . para que haga el registro correspondiente a la salida de mercancía en sus tarjetas de almacén. 4. Causa de la devolución. para el Proveedor. Importe de la mercancía objeto de la devolución. Cantidad. es responsabilidad del Jefe De Compras efectuar el trámite de devolución y solicitar al Proveedor que le bonifique el importe pagado por la mercancía objeto de la devolución. Descripción del material. Clave del material. Datos generales del proveedor. En caso de tratarse de un proveedor foráneo. Deben hacerse cuatro copias de dicha nota: 1. La nota de devolución de materiales a proveedores debe contener los siguientes datos: 1. Nota De Devolución De Materiales A Proveedores En algunas ocasiones. al igual que en la nota de recepción.

- 9 . Hotelero es un Sistema de Información desarrollado bajo Tecnología OpenSource por lo que resulta ser compatible con la mayoría de Plataformas Activas. Información Del Proveedor (Dirección. Firma de quien revisó 12. entre otras. Reportes y Estadísticas. Descripción 7. Nombre o razón social de la Empresa 2. cuenta con más de 15 Módulos que cumplen con las necesidades de Administración de Habitaciones. fáciles de manejar y muy cómodas. Firma del que Recibió El Original se manda al Departamento de Contabilidad. tiene por objeto hacer constar la entrada de productos al almacén. Teléfono. Administración de Sesiones y Permisos de Usuarios Registrados. Asignación de Habitaciones (Check In). Observaciones 10. cuenta con diversos módulos de información para cubrirlas necesidades de los Hoteles. Importe total 9. 2. Consultas. Unidad 6. Registros de Usuarios. Todos sus módulos con Interfaces Gráficas de Usuario agradables a la vista.¿Proponga un sistema de información aplicarse en un establecimiento hotelero? Hotelero es un Sistema de Información pensado en atender las necesidades de hoteles de hasta dos estrellas. Firma del que Formuló 11. Cantidad 5.(6) Aviso De Entrada Al Almacén Es un documento que hace el Ayudante De Almacén después de recibir y revisar los productos y es de carácter interno para el Hotel. Configuraciones y Personalizaciones del Sistema. Numero de Aviso 3. Debe contener lo siguiente: 1. Este Sistema de Información es totalmente personalizable. Precio Unitario 8. Registros de Clientes. Entrega de Habitaciones (Check Out). una copia al Proveedor.. Correo Electrónico) 4. otra copia al Ama De Llaves y la ultima copia al Almacén.

en el caso de que poseas más de un establecimiento hotelero. Los aspectos sobresalientes o relevantes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:  Implantación exitosa  Se aplica en otras funciones de la empresa. Características más relevantes:  Comienza con la adquisición de la primera computadora.  Hotelogix Se trata de un software hotelero muy fácil de instalar y de usar. ¿sistema de información que coordine. 4. Cuenta con varios módulos dedicados a: control de habitaciones. lo que permite tener acceso a más de 1200 portales de viajes. en un servidor web.  Los gastos empiezan a crecer. 2. 3. controle e integre la información utilizando la tecnología en una base de datos? 1. ventas y marketing. Proponga un sistema de soporte de decisión gerencial para él establecimiento hotelero.Su apariencia fresca y uso de Tecnología Biométrica así como de Multimedia (Capturas de Fotografías) hacen de este Sistema de Información un Software de última tecnología y sofisticado. diseñado para hoteles.  Especialista en el área de sistemas. Está basado “en la nube”.  Resistencia al cambio para aplicar nuevos sistemas. Etapa de inicio. Etapa de contagio o expansión.  Los sistemas depende de la contabilidad. central de reservas. y se puede acceder a él a través de cualquier ordenador con conexión a internet.  Se realiza de manera desordenada y sin control.  No hay preparación formal en el área de computación. 9 .  Se implantan nóminas o contabilidad. Se pueden controlar varios hoteles con la misma cuenta.

 El departamento de Sistemas tiene una posición Gerencial.  El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios. Etapa de madurez. Las características de esta etapa son las siguientes:  La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. reemplazando los sistemas antiguos.  Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada. 3. es decir.  Se orienta al control administrativo y la justificación económica. Etapa de control o formalización.  Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos. sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación. en beneficio de la organización.  Desarrollo de estándares de trabajo. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:  El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.  El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes. almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.  Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas. Etapa de administración de datos. hicieron posible la integración. 9 .  Se integra al personal en el departamento de Sistemas 4. 5. 6. Etapa de integración.  Están orientados a facilitar el control de las operaciones. Para identificar a una empresa que transita o pasa por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:  Controlar el uso de recursos computarizados.

 Planeación de los recursos de cómputo.Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa.  Desarrollo de sistemas de manufactura.  Aplicación de tecnología en la base de datos.  Buena comunicación con la dirección general y los usuarios de la organización.  Se perfeccionan los controles implantados. 9 . se incluyen los siguientes:  Informática de la organización definida.