PUSAT LATIHAN PENGAJAR DAN KEMAHIRAN LANJUTAN

(CIAST)

MS ISO 9001 : 2008 PK-CIAST–P04

PROSEDUR KUALITI

PK-CIAST-P04
PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

NAZRIM BIN TAN GHAZLAN BIN GHAZALI
RABIA BINTI SIAMIR (PENGARAH)

Tandatangan Tandatangan

Tarikh : Tarikh :

3.7 PKPAD Penolong Ketua Pasukan Audit Dalaman Ketidakpatuhan Major  Pelanggaran sesuatu keperluan piawaian atau Prosedur yang membawa kesan langsung ke 4.3 TPW Timbalan Wakil Pengurusan 4.6 KPAD Ketua Pasukan Audit Dalaman 4.1 Garis Panduan bagi melaksanakan MS ISO 9001:2008 4. SKOP 2.5 MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 4.1 Prosedur ini digunapakai oleh Pasukan Audit Dalaman bagi menerangkan kaedah mengendalikan audit dalaman di CIAST.11 LKTP Borang Laporan Ketidakpatuhan (BK-P04-03) NO. KELUARAN: 3 NO. OBJEKTIF 1.8 KTP Major atas Sistem Pengurusan Kualiti.9 KTP Minor berkumpulan sekiranya tidak diberi perhatian akan menyebabkan kelemahan sistem atau sistem gagal berfungsi dengan baik.10 Pemerhatian memantapkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti sedia ada supaya menjadi lebih berkesan dan teratur Laporan Ketidakpatuhan 4. 2. Nota yang dikeluarkan bertujuan untuk 4.1 Prosedur ini untuk memastikan sistem pengurusan kualiti memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008 dan keperluan pengurusan.1 P(CIAST) Pengarah CIAST 4. RUJUKAN 3. PINDAAN: 0 TARIKH KUATKUASA: 01-08-2013 HELAIAN 2 / 1 .PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN PK-CIAST-S03 1. DEFINISI & SINGKATAN 4. Ketidakpatuhan Minor Pelanggaran sesuatu Prosedur secara sendiri atau 4.2 WP Wakil Pengurusan 4.4 CIAST Pusat Latihan Pengajar dan Kemahiran Lanjutan 4.  Ketidakpatuhan minor yang sama dan berulang- ulang melebihi 3 kali.

2.1 Pelantikan Juruaudit 5. KPAD 5.5 Menyediakan dokumen berikut kepada juruaudit berkaitan:- a.1. Dokumen kualiti (MK CIAST & PK CIAST) e. PKAD dan Juruaudit-juruaudit Dalaman untuk mengendalikan audit dalaman. 5. b.2 Jadual audit perlu meliputi keseluruhan sistem pelaksanaan MS ISO 9001:2008 CIAST bagi kursus customised dan modular.PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN PK-CIAST-S03 5.2.2 Perancangan dan Persediaan 5.1 Melantik KPAD. PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan WP 5.3 Sedia Jadual Pengagihan Tugas Pelaksanaan Audit kepada Juruaudit dalaman dan pastikan juruaudit tidak dibenarkan mengaudit unit atau bahagian sendiri. 5.6 Memaklumkan pelaksanaan audit dalaman kepada pihak yang diaudit sekurang-kurangnya satu (1) minggu sebelum pelaksanaan audit. 5. KELUARAN: 3 NO. 5. Borang Laporan Ketidakpatuhan (BK-P04-03) c.2. NO. Senarai Semak Audit Kualiti Dalaman(BK-P04-02) b. Borang Laporan Pemerhatian (BK-06-04) d. Lain-lain borang / manual yang berkaitan 5. Terangkan prosedur yang terlibat untuk bahagian atau unit yang hendak diaudit.2.4 Mengadakan perbincangan dengan juruaudit berkaitan:- a. PINDAAN: 0 TARIKH KUATKUASA: 01-08-2013 HELAIAN 3 / 1 .1. 5.1 Bertanggungjawab menyediakan jadual (BK-P04-01) dan menyelaras perancangan audit dalaman sekurang- kurangnya sekali dalam setahun atau mengikut keperluan.2 Memastikan Juruaudit dilantik telah menghadiri Kursus Audit Dalaman MS ISO 9001 : 2008 yang dijalankan oleh pihak yang berkelayakan .2.2. Laporan Audit yang lepas dan ambil perhatian terhadap ketidakpatuhan dan pemerhatian dalam laporan tersebut.

Borang Laporan Ketidakpatuhan (BK-P04-03) (Jika terdapat ketidakpatuhan major atau minor) c.2 Jelaskan kepada unit/ bahagian yang diaudit mengenai cara-cara dan kaedah pelaksanaan audit  Temubual  Kaji dokumen  Periksa rekod  Pemerhatian aktiviti  Keadaan persekitaran  Lain-lain yang bersesuaian Juruaudit 5.3.3 Pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman 5.3. 5. KELUARAN: 3 NO.3.5 Dapatkan pengesahan pihak yang diaudit ke atas prosedur dan proses bagi kes ketidakpatuhan dalam Borang Laporan Ketidakpatuhan (BK-P04-03) dan catatkan tindakan pembetulan yang akan diambil. Memaklumkan cara penemuan audit akan dilaporkan termasuk ketidakpatuhan sekiranya ada 5. Perkenal Juruaudit dan bahagian/ unit yang diaudit c. Borang Laporan Pemerhatian (BK-P04-04) (Jika terdapat cadangan penambahbaikan) 5.1 Memulakan audit dengan Mesyuarat Pembukaan sebelum audit dijalankan merangkumi agenda berkut: a. Sekiranya terdapat ketidakpatuhan bincang bersama kumpulan bagi memutuskan sama ada LKTP perlu dikeluarkan dan nyatakan cadangan penambahbaikan.PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN PK-CIAST-S03 Tanggungjawab Tindakan KPAD 5.3 Merekod penemuan audit dalam borang berikut:- a. Senarai Semak Audit. PINDAAN: 0 TARIKH KUATKUASA: 01-08-2013 HELAIAN 4 / 1 . (BK-P04-02) b.3.4 Melaporkan penemuan audit kepada KPAD.3. NO. Skop Audit b.

NO.7 Melaporkan hasil penemuan audit ke dalam Mesyuarat Penutup (Closing Meeting) dan memaklumkan tarikh audit susulan yang telah dipersetujui bersama dengan pihak yang diaudit.6 Laporan Analisa Audit 5. Laporan Audit Kualiti Dalaman ( BK-P04-06) 5.4 Pelaksanaan Tindakan Pembetulan bertanggungjawab 5. LKTP perlu ditutup.2 Membentang laporan penemuan keseluruhan dalam MKSP.5 Audit Susulan dan Penutupan LKTP 5.PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN PK-CIAST-S03 Tanggungjawab Tindakan KPAD 5.6. 5.3. KELUARAN: 3 NO.3.5.1 Jalankan audit susulan mengikut tarikh audit susulan yang telah dipersetuju dan ditetapkan dalam mesyuarat penutup.6.8 Memaklumkan kepada juruaudit untuk melaksanakan audit susulan mengikut tarikh yang ditetapkan.1 Laksanakan tindakan pembetulan seperti dalam LKTP berkaitan sebelum tarikh akhir yang telah ditetapkan.1 Sedia laporan keseluruhan hasil penemuan audit dalaman Laporan Analisa Audit Dalaman (BK-P04-07). Log Laporan Audit Kualiti Dalaman ( BK-P04-05) b. 5.3.5. ikut langkah 5.6 Menyediakan Laporan berikut:- a.3. KPAD 5. PINDAAN: 0 TARIKH KUATKUASA: 01-08-2013 HELAIAN 5 / 1 . Bahagian 5. Sekiranya tindakan pembetulan telah diambil. KPAD/ Juruaudit 5.4.2 Pastikan tindakan pembetulan telah diambil dan semak keberkesan tindakan pembetulan tersebut. Sebaliknya jika LKTP belum selesai. 5.

P04 .04 : Laporan Pejabat 6 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Pemerhatian. PINDAAN: 0 TARIKH KUATKUASA: 01-08-2013 HELAIAN 6 / 1 . BK . KELUARAN: 3 NO. Rekod No.05 : Pejabat 7 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Log Laporan Audit BK .1 Lampiran 1 Carta Alir Proses Pengendalian Audit Dalaman NO. LAMPIRAN 7.P04 . REKOD KUALITI Tempoh Bil.03 : Laporan Pejabat 5 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Ketidakpatuhan BK .P04 .01 : Jadual Audit Kualiti Pejabat 3 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Dalaman BK .P04 . Fail Lokasi Simpanan Pejabat 1 Surat Pelantikan Juruaudit Dalaman CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Memo Makluman Pelaksanaan Audit Pejabat 2 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Dalaman BK .07 : Pejabat 9 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Laporan Analisa Audit Dalaman 7.P04 .06 : Pejabat 8 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Laporan Audit Kualiti Dalaman BK .02 : Senarai Semak Audit Pejabat 4 CIAST 100-14/2/1 KPAD 3 Tahun Kualiti Dalaman BK .P04 .PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN PK-CIAST-S03 6.P04 .

PINDAAN: 0 TARIKH KUATKUASA: 01-08-2013 HELAIAN 7 / 1 .PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN PK-CIAST-S03 LAMPIRAN 1 CARTA ALIR PROSES PENGENDALIAN AUDIT DALAMAN MULA Lantik KPAD dan Juruaudit Perancangan Audit Dalaman Pemakluman Laksana Audit Dalaman Persediaan Juruaudit Dalaman Laksanakan Audit Dalaman Tidak Kepatuhan Kepatuha n Laksanakan Tindakan Pembetulan Laksanakan Audit Susulan Ya Tidak Selesai Kepatuha nYa Sediakan Laporan Audit Laporkan Analisa Audit dalaman MKSP TAMAT NO. KELUARAN: 3 NO.