DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio

* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones. * Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o
el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad

TIPOS DE DOCUMENTOS

Los documentos comerciales son:

1.- Factura

2.- Orden de compra

3.- Remito

4.- Recibo

5.- Nota de débito

6.- Nota de crédito

7.- Cheque

8.- Pagare

9.- Nota de crédito bancaria o boleto de depósito

1 Factura ordinaria De acuerdo a sus funciones. se trata de una compraventa. Entre ellas. para efectos impositivos. Asimismo. ya sea esta una compraventa o la prestación de algún servicio. Existen tres tipos de facturas. las que se denominan A. 1. Este tipo de factura debe recoger toda la información necesaria sobre dicha operación. al contrato de compraventa comercial. B y C. existen tres tipos distintos de facturas. estas son válidas para los organismos fiscalizadores dada la completa información que dan de cada transacción.2 Factura rectificativa Una factura rectificativa es precisamente un tipo de factura que se emite para corregir algún error o agregar algún dato que sea necesario. Una factura rectificativa es un documento que detalla alguna corrección en la factura ordinaria o bien la devolución de la mercancía. que por lo general. Esta factura se debe emitir en caso que la factura original no cumpla con los requisitos establecidos por la ley vigente. devoluciones. etc. La factura además reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio. rectificativas y recapitulativas. que. la factura de uso más frecuente es definitivamente la factura ordinaria. ya sean errores en el precio. 1. respectivamente corresponden a las facturas ordinarias. de forma instrumentalizada. En otras palabras. FACTURA Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica.1. también se debe emitir una factura rectificativa en caso que se produzca algún error con la mercancía. descuentos. . una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas. como un registro detallado de cada compra y venta. Una factura ordinaria es un documento que sirve para dejar constancia de una operación económica.

una factura recapitulativa agiliza y simplifica los procesos de facturación. 2.1. 3. Con estas pautas. ¿Qué contenido debe tener una factura? Las facturas deben incluir. serie. Nombre y apellidos o razón social completa.3 Factura recapitulativas Una factura recapitulativa ofrece la posibilidad de agrupar varias facturas emitidas hacia un mismo destinatario y dentro de un mismo mes. tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de las operaciones. pero siempre respetando la normativa vigente establecida por la ley. Fecha de la expedición. ya que desglosa el coste del bien o servicio adquirido. en su caso. Además. los siguientes requisitos: 1. como mínimo. sino que debe hacer una breve descripción de todas las operaciones que está agrupando. también debe cumplir los mismos requisitos básicos. Por esta razón. Número y. es necesario anular dichas facturas. Pero para que este documento sea válido. ¿Qué utilidad tiene la factura para el consumidor? La entrega de factura al consumidor garantiza la protección de sus intereses económicos. al tener el mismo valor legal que una factura ordinaria. ¿Quién tiene la obligación de expedir factura? Están obligados a expedir o entregar factura los empresarios o profesionales por las entregas de bienes y las prestaciones de servicios que realicen dentro del ejercicio de su actividad. la factura recapitulativa no solo debe mostrar el valor total de las ventas del mes. Esta factura. por lo que es necesaria para presentar posibles reclamaciones. . prueba la realización de la operación y los términos en que se llevó a cabo.

que deberá consignarse por separado. Fecha en que se haya efectuado la operación que se documenta.4. siempre y cuando su importe no exceda de 3. Tipos impositivos aplicados. en su caso. en su caso. tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. si es distinta a la fecha de expedición de la factura. 10. del obligado a expedir factura. 7. Servicios de hostelería y restauración. . IVA incluido. 9. 4. Descripción de la operación realizada. Las ventas y servicios que cuentan con esta posibilidad son: 1. 5. Número de identificación fiscal (NIF) atribuido por la Administración española o. Cuota tributaria que. 2. se debe indicar que lo es. 8. en determinados tipos de ventas o prestaciones de servicios se puede sustituir la factura por la expedición de un ticket. se repercuta.000 euros. ¿Es posible sustituir la factura por otros documentos? Sí. 6. Ventas al por menor. Ventas o servicios a domicilio. 3. Ventas o servicios en ambulancia. 5. 6. Domicilio. Servicios prestados por salas de baile y discotecas. Si es una copia. por la de otro Estado miembro de la Unión Europea. Transporte de personas y sus equipajes.

¿Qué contenido debe tener el ticket o documento sustitutivo de la factura? El ticket o documentos sustitutivos deberán contener los siguientes datos: 1. 3. Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público. Servicios de peluquería y prestados por institutos de belleza. ¿Cómo se debe expedir la factura o el documento sustitutivo? La factura o el ticket pueden expedirse por cualquier medio. ¿Cuándo se debe expedir la factura o documento justificativo? Tanto la factura como el documento justificativo. 4. Utilización de autopistas de peaje. Revelado de fotografía y servicios prestados por estudios fotográficos. Alquiler de películas. Servicios de tintorería y lavandería. 14. siempre que quede constancia de la fecha de expedición y sea posible registrarla y conservarla. 2. en papel o soporte electrónico. 13. Utilización de instalaciones deportivas. Tipo impositivo aplicado o la expresión "IVA incluido". . Aparcamiento y estacionamiento de vehículos. serie del ticket o documento. razón o denominación social completa del obligado a su expedición. 9. así como el nombre y apellido.7. Contraprestación total. 8. deben ser expedidos en el momento de realizarse la operación. 11. en su caso. 10. así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador. 12. Número de identificación fiscal. Número y.

Firma autorizada REMITO El remito es un documento que extiende el vendedor para documentar la entrega y/o remisión al cliente de las mercaderías.Nombre y dirección del proveedor. ORDEN DE COMPRA Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor.Fecha del pedido y fecha de entrega requerida. Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra.2. La nota de remisión o remito se utiliza aunque no haya orden de compra extendida en formulario ni nota de venta.Cantidad de artículos solicitados. con lo cual queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. mediante su firma.Precio unitario y total. REQUISITOS O DATOS DE LA NOTA DE REMISION O REMITO. La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. . La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:. reconoce haber recibido las mismas según el detalle efectuado en el remito. Costo total de la orden. de manejo.Número de catálogo.Descripción.Términos de entrega y de pago.Número de orden de compra. por determinados artículos a un precio convenido. que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. y sirve de base para la confección de la factura si la entrega de las mercaderías es previa a la facturación. de seguro y relacionados. La persona que recibe dichas mercaderías.Costo de envío.Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido.

descripción de las facturas (números que se pagan). quien lo revisa. 4. Según la Resolución General 3419 de la DGI. 7. si queda registrado. y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido. los precios totales. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor). La letra “R” en el recuadro central del borde superior remito_donacion. 5. los remitos deben contener los mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”. Los recibos por lo general.Hay de diversos tipos según el formato. Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa. quien lo opera. Lugar de entrega. Fecha de emisión. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher.Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes: 1. y otras características. Se refiere a . Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes). 2. 6. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio). se extienden por duplicado. los descuentos y los impuestos. quien lo recibe conforme a lo descrito. 3.jpg (244×320) RECIBO Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. fecha de recibido.

Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta. por el concepto que se indica en la misma nota. devoluciones o descuentos especiales.voucher cuando tiene copias al carbón. NOTA DE CRÉDITO Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente. NOTA DE DÉBITO Es un comprobante que una empresa envía a su cliente. . o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado. como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados. rebajas o disminución de precios. Además sirve para sacar cuentas de cuánto dinero se ha gastado. en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta. interés por mora en el pago. ya sea por un error en la facturación. por el concepto que se indica en la misma nota. o corregir errores por exceso en la facturación. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos.

Knuth-check2. prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. salvo que transmita el documento a un tercero.Desde el punto de vista de la empresa. el titular). y la nota crédito significa una erogación. .png (900×408) CHEQUE A LA ORDEN A la orden de una persona determinada: esto es en el anverso del cheque escribimos el nombre del legítimo tenedor persona que. extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento. El incluir la cláusula "A LA ORDEN" tiene el mismo efecto que no incluirla si bien pone de manifiesto explicitamente la capacidad que tiene el legítimo tenedor del cheque de transmitir o endosar este a un tercero. CHEQUE Un cheque (anglicismo de cheque o check) es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraerdinero de una cuenta (por ejemplo. es quien lo debe cobrar. la nota debito significa un ingreso para ésta.

de acuerdo a sus políticas internas. ni escribir los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo. ya que en caso de extravío o robo.CHEQUE AL PORTADOR Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Características particulares: El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo. Este tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del beneficiario. Recomendaciones: Al recibir un cheque al portador. podrá ser cobrado por cualquier persona. . El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada institución determine. No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro. deposítalo o cóbralo inmediatamente. ya que la persona que sea “ el portador” del cheque es quien podrá cobrarlo.

Dentro de un mes si fueran expedidos y pagaderos en diversos lugares del territorio nacional. salvo en caso de robo. la institución bancaria tiene la obligación de pagarlo a quien lo presente para su cobro. ya que al ser disposiciones del Banco de México. Respecto a la cancelación de este tipo de cheques. y dentro de 3 meses si son expedidos en el extranjero y pagaderos en territorio nacional o viceversa. no puede ser cancelado el cheque.Recuerda que aunque el cheque te haya sido robado. misma que señala que será de 15 días naturales que sigan al de su fecha. si fueran pagaderos en el mismo lugar de su expedición. estas pueden variar. por lo que debes notificar inmediatamente el extravío o el robo al banco. Mientras no transcurran estos plazos. ésta se hará efectiva hasta que hayan transcurrido los plazos de presentación que establece la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito. además de seguir el procedimiento que éste te indique para llevar a cabo este tipo de cancelación. CHEQUE CERTIFICADO En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmenteseguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el . Antes de expedir un cheque al portador verifica con tu banco cual es la cantidad máxima por la que este puede ser expedido.

banco. por lo que puede decirse que únicamente es para clientes de ese banco. para éste tipo de cheques es necesario que quien lo emite tenga una cuenta en el banco que lo va a certificar. Este cheque podrá ser cancelado por el cuentahabiente que solicitó su certificación siempre y cuando no haya sido cobrado y se devuelva el documento al banco para realizar la cancelación. . quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos. Junto con la leyenda en que se indique que el cheque está certificado. Características particulares El cuentahabiente es el único que puede solicitar la certificación. Debe ser nominativo. ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos. A diferencia del cheque de caja. sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. No es negociable por lo que no pueden cederse sus derechos mediante endosos y sólo puede canjearse por el beneficiario. quien deberá cobrarlo o depositarlo en su cuenta. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide. para lo cual solicita al librador. es decir estar a nombre de una persona o una empresa determinada. debe contener dos firmas de funcionarios facultados por el banco. Se cobra comisión por su certificación.

. CHEQUE DE CAJA Los cheques de caja son emitidos por una institución de crédito para que el cliente sólo pueda cobrarlos en una de las sucursales o filiales de dicha institución. Recomendaciones Pregunta en tu banco sobre las comisiones que cobra por la certificación de cheques y el cargo en caso de cancelación. Si la cancelación se debe a robo o extravío del documento.Este tipo de documento puede ser muy útil cuando se quiere asegurar de que el cheque entregado como pago tenga fondos cuando se cobre en el banco. deberás levantar un acta ante el ministerio público y presentarte con una copia de la misma ante el banco para que procedan a realizar los trámites de cancelación.

PAGARE El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para documentar una deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar su futuro cobro. para ser sumada a la cuenta del titular. NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETO DE DEPOSITO La nota de crédito bancario (o boleta de deposito) es un documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de valores en calidad de depósito. sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.El cliente entrega al banco la cantidad de dinero por la que expedirá el cheque y éste será pagado en esa misma institución o en su caso podrá depositarse en una cuenta del beneficiario. . En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayorí-a utiliza esta arma comercial tan importante.

.Las clases de depósitos bancarios más comunes son:• Cuenta corriente. etc.Es decir la nota de credito bancaria es el documento que emite el banco cuando nos acredita dinero en nuestra cuenta.• Plazo fijo.• Caja de Ahorro.También hay notas de crédito bancarias por acreditación de intereses. devolución de gastos mal cobrados.