0

STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP)

LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)
KABUPATEN KUANTAN SINGINGI

SEKRETARIAT LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE)

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI

KOMPLEKS PERKANTORAN PEMDA KABUPATEN KUANTAN SINGINGI
Telp. (0760)1516-561621 Fax.(0760)561617 Kode Pos 29382
www.lpse.kuansing.go.id

TELUK KUANTAN

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 1

PENDAHULUAN

Salah satu aspek penting dalam mewujudkan birokrasi yang profesional, efektif dan
efisien adalah dengan menerapkan Standart Operating Procedure (SOP)/Standar
Operasional Prosedur pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi Pelayanan.
Implementasi SOP tidak hanya memandang secara teori serta kebijakan, namun harus
mengakomodir kebutuhan pelayanan sesuai situasi dan kondisi sosial yang berkembang di
masyarakat sehingga SOP jangan sampai mengakibatkan proses administrasi dan birokrasi
yang panjang.

Dengan adanya Standar Operasional Prosedur Layanan Pengadaan Secara

Elektronik (LPSE) Kabupaten Kuantan Singingi secara bertahap dapat memberikan
gambaran dan pedoman bagi pengguna akan pentingnya setiap tahapan birokrasi yang di
jalankan dengan harapan profesionalisme tidak hanya dinilai dari penyelesaian
permasalahan yang ada, namun mempertimbangkan berdasarkan prinsip-prinsip
pengadaan sesuai ketentuan yang berlaku.

Teluk Kuantan, Januari 2014

LPSE KAB.KUANTAN SINGINGI
Ketua,

dto.

ADE FAHRER ARIF, ST

NIP. 19760616 200501 1 010

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 2

DAFTAR ISI
TING PROCEDURES (SOP)
LAYANAN PENGADAA ELEKTRONIK (LPSE) KABUPATEN KUANTAN SINGINGI
PENGANTAR ......................................................................................................................................................... 1
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................................ 2
A. SOP KEPADA SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH ........................................................................... 3
SOP Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa (RUP) .................................................................................. 3

B. SOP KEPADA UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) .................................................................................. 4

1. SOP Pendaftaran Pokja ULP .................................................................................................................... 4
2. SOP Perubahan Jadwal Pelelangan ......................................................................................................... 5
3. SOP Muncul Error Pada Menu Pengguna ................................................................................................ 6

C. SOP KEPADA PENYEDIA ............................................................................................................................. 7

1. SOP Pendaftaran Sebagai Penyedia di LPSE .......................................................................................... 7
2. SOP Muncul Error Pada Menu Pengguna ................................................................................................ 8
3. SOP Pendamping Upload Penawaran Penyedia ...................................................................................... 9
4. SOP Penggantian Email Penyedia............................................................................................................ 10

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 3

A. STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) KEPADA SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH

SOP Rencana Umum Pengadaan (RUP) Barang/Jasa Pemerintah

SATUAN KERJA ADMIN LPSE KETUA LPSE KETERANGAN

Mulai
Awal/Akhir Alur

Permintaan Akun
Proses
untuk Input RUP

Persyaratan: Keputusan
1. Nama Admin
RUP/Petugas
Input RUP
2. Berkas RUP Dokumen Fisik/
Elektronik
Menerima Daftar
Nama Admin
RUP/Petugas Input
RUP dan membuat Operasi secara
ID dan Passoword Manual
untuk Sub Admin
pada Masing-
Masing Satker
Sambungan
Menerima laporan Halaman
Rencana Umum
Pengadaan (RUP) dan
Daftar Nama Sub Admin
RUP seta Memberikan
Pertimbangan dan Saran
Penerbitan Akun

Konfirmasi User ID
dan Passoword
untuk Sub Admin
Selesai
RUP pada Masing-
Masing Satker

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 4

B. STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) KEPADA UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

1. SOP Pendaftaran Pokja ULP

ULP HELPDESK LPSE TRAINER LPSE ADMIN LPSE KETERANGAN

Mulai
Awal/Akhir Alur

Menyerahkan SK
Pokja ULP Proses

Persyaratan
1. Nama Pokja ULP
Keputusan
2. Identitas anggota
Pokja
Menerima Daftar
Nama Pokja ULP,
Membuat Draf Dokumen Fisik/
Usulan User ID dan Elektronik
Password

Operasi secara
Manual
Bisa/Tidak
Menggunakan (Ya)
Aplikasi SPSE

Sambungan
Halaman
(Tidak)
Membuat dan
Memberikan
Menyerahkan
Pelatihan
User ID dan
Pengguna
Password
SPSE

Konfirmasi User
Selesai ID dan
Password

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 5

2. SOP Perubahan Jadwal Pelelangan

ULP HELPDESK LPSE ADMINLPSE KETERANGAN

Mulai
Awal/Akhir Alur

Permohonan
Perubahan Jadwa Proses
Lelang

Persyaratan : Keputusan
1. Kode Lelang
2. Nama Lelang
3. Tahapan yang
diubah Dokumen Fisik/
Elektronik
4. Diubah Menjadi
5. User ID dan
Password

Operasi secara
Manual
Menerima dan
Meneruskan
Permohonan
Perubahan Jadwal
Sambungan
Kepada Admin Halaman

Perubahan
Jadwal Lelang

Konfirmasi
Selesai
Perubahan Jadwal

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 6

3. SOP Terjadi Error Pada Menu Pengguna

ULP HELPDESK LPSE ADMIN LPSE LKPP KETERANGAN

Mulai
Awal/Akhir Alur

Terjadi Error pada

Halaman Proses
Pengguna dan
Menyampaikan
Kepada Helpdesk
Keputusan

Persyaratan:
1. 1. Melalui E-Mail
Dokumen Fisik/
2. 2. Melalui Surat
Elektronik
3. Kepada LPSE
Mengecek
Permasalahan Menerima dan
Menyangkut Menganalisa
Teknis, Secara Teknis Operasi secara
Permasalahan Manual
diteruskan
Kepada Admin

Sambungan
Halaman
(Ya) Berhasil (Tidak)
Diatasi/Tidak

Mengirimkan
Permasalahan
Melalui e-mail
ke LKPP

Memberikan
Konfirmasi
Penyelesaian
Permasalahan

Konfirmasi
Selesai Penyelesaian
Permasalahan

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 7

C. STANDAR OPERATING PROCEDURES (SOP) KEPADA PENYEDIA/REKANAN

1. SOP Mendaftar Sebagai Penyedia di LPSE

PENYEDIA HELPDESK VERIFIKATOR TRAINER

KETERANGAN
/REKANAN LPSE LPSE /ADMIN LPSE

Mulai
Awal/Akhir Alur

Permohonan
Pendaftaran LPSE Proses

Persyaratan:
1. KTP Direksi/
Keputusan
Direktur/Pemilik
2. NPWP
3. TDP
4. Akta Perusahaan
5. Form. Pendaftaran Dokumen Fisik/
6. Form Keikutsertaan Verifikasi Data Elektronik
7. Memiliki e-mail
Konfirmasi Pendaftaran
Pendaftaran Penyedia

Operasi secara
Manual
Sudah Bisa
(Tidak)
Menggunakan
Aplikasi SPSE
Sambungan
Halaman
(Ya)

Berkas
Pendaftaran
Pelatihan
(Tidak) Sudah Lengkap Pengguna SPSE

Mengaktifkan User
Selesai ID dan Password
Penyedia

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 8

2. SOP Terjadi Error Pada Menu Pengguna

ULP HELPDESK LPSE ADMIN LPSE LKPP KETERANGAN

Mulai
Awal/Akhir Alur

Terjadi Error pada

Halaman Proses
Pengguna dan
Menyampaikan
Kepada Helpdesk
Keputusan

Persyaratan:
4. 1. Melalui E-Mail
Dokumen Fisik/
5. 2. Melalui Surat
Elektronik
6. Kepada LPSE
Mengecek
Permasalahan Menerima dan
Menyangkut Menganalisa
Teknis, Secara Teknis Operasi secara
Permasalahan Manual
diteruskan
Kepada Admin

Sambungan
Halaman
(Ya) Berhasil (Tidak)
Diatasi/Tidak

Mengirimkan
Permasalahan
Melalui e-mail
ke LKPP

Memberikan
Konfirmasi
Penyelesaian
Permasalahan

Konfirmasi
Selesai Penyelesaian
Permasalahan

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 9

3. SOP Permintaan Pendamping Upload Penawaran

ULP HELPDESK LPSE ADMIN LPSE KETERANGAN

Mulai
Awal/Akhir Alur

Penyedia Meminta
Pendamping untuk Proses
Upload Penawaran

Menerima File Dalam

Bentuk RHS/Sudah di
Keputusan
Enskripsi dan Diketahui
Oleh Admin

Dapat Menggunaan Bidding

Room LPSE untuk Upload Dokumen Fisik/
Elektronik
Penawaran

Selesai
Operasi secara
Manual

Sambungan
Halaman

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1

 10

4. SOP Permintaan Pergantian e-mail Penyedia

ULP VERIFIKATOR LPSE ADMIN LPSE KETERANGAN

Mulai
Awal/Akhir Alur

Proses
Permohonan
Penggantian Email

Keputusan

Persyaratan:
Dokumen Fisik/
7. 1. User Id/Password
Elektronik
8. 2. Email Lama/Baru
9. 3. KTP Direksi/
10. Direktur/NPWP
11. (Disyaratkan Hanya Operasi secara
12. Satu dan Asli) Manual
13.
14.
Menerima
Alasan/Keperluan Sambungan
Pergantian Email dari Halaman
Penyedia

Analisa Teknis
Penggantian Email
Berdasarkan Permohonan
dan Keperluan Penyedia

(Tidak) Persetujuan
Penggantian

Konfirmasi Perubahan Email

Selesai
(ya)

KABUPATEN KUANTAN SINGINGI Versi 1.1